Diamant MS Excel Integration Input & Output - Ihre Geschäftsberichte, Auswertungen und Planungs-formulare mit Standleitung zum Rechnungswesen
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Diamant MS Excel Integration Input & Output
Ihre Geschäftsberichte, Auswertungen und Planungs-
formulare mit Standleitung zum Rechnungswesen
Whitepaper
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Ihre Geschäftsberichte, Auswertungen und Planungsformulare
mit Standleitung zum Rechnungswesen
Ob für Geschäftsberichte, Auswertungen oder Planungen – MS Excel ist
im Rechnungswesen und Controlling mittelständischer Unternehmen
nicht wegzudenken. Das hat gute Gründe, denn in der Tabellenkalkulati-
on stehen umfangreiche Rechenfunktionen zur Verfügung und Layouts
lassen sich völlig frei gestalten.
Ist Microsoft Excel die tragende Säule Ihres Berichtswesens?
Sie sind Entscheider und ärgern sich regelmäßig über inkonsis-
tente Daten aus verschiedenen Quellen? Ein effizienter Planungs- und Berichts-
Aktualisieren Sie regelmäßig Ihre Tabellen manuell? prozess zeichnet sich bereits dadurch
aus, dass nicht über die Herkunft und
Verbringen Sie wertvolle Zeit mit der Suche nach den Fehlern
Richtigkeit der Zahlen diskutiert wird,
in Ihren Excel-Tabellen oder Excel-Formularen?
sondern über deren Aussagekraft und
Nervt der manuelle Übertrag der Daten in Ihr Rechnungswe-
Auswirkungen auf Entscheidungen, die
sen? die Zukunft und das Wohl des Unter-
Brauchen Sie regelmäßig Ihr Wochenende oder Überstunden nehmens und der Mitarbeiter betref-
für die Aufbereitung Ihrer Berichte? fen.
Diamant Software macht die Arbeit mit dem Microsoft-Excel jetzt zu einem neuen
Erlebnis: Das Modul MS Excel-Integration Input/Output erlaubt auf einfache Art und
Weise den bidirektionalen Datenaustausch von MS Excel mit dem Diamant Rech-
nungswesen.
Berichte und Auswertungen adhoc erstellen
Die moderne Web Services Technologie ermöglicht, dass alle für den Datenaustausch
benötigten Funktionen aus dem Diamant Rechnungswesen in MS Excel eingebunden
und direkt dort genutzt werden können - von Datenfeldern über Teilfunktionen bis hin
zu ganzen Auswahlmenüs. Sie können damit jederzeit und adhoc in Ihrer Microsoft
Excel Tabellenkalkulation auf operative Daten der Rechnungswesen- und Controlling-
lösung zugreifen, sie weiterverarbeiten und sogar zurückschreiben. Und das bei
höchstmöglicher Sicherheit, denn maßgeblich bleibt dabei die Berechtigungssteue-
rung von Diamant. So ist sichergestellt, dass nur befugte Mitarbeiter in MS Excel die
Daten abrufen, ändern und zurückspeichern können.
Der Vorteil für Sie liegt auf der Hand
Die Arbeit mit MS Excel wird weiter automatisiert, beschleunigt und vereinfacht. Ein
großer Nachteil von MS Excel, die Fehleranfälligkeit manuell aufgesetzter und ge-
pflegter Tabellenwerke im Berichtswesen und Controlling Ihres Unternehmens entfällt
nun endgültig.
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Berichtswesen mit MS Excel
Je größer ein Unternehmen ist, desto vielfältiger und komplexer können Kenn-
zahlen und Messgrößen ausfallen. Umso wichtiger ist es, dass jeder von den glei-
chen Zahlen spricht. Grundlage hierfür ist eine konsistente Datenbasis und ein
standardisiertes, unternehmensweit anerkanntes Berichtswesen, auf das sich Ent-
scheidungsträger und Mitarbeiter verlassen können.
In der Praxis sind die Berichte allerdings häufig Gegenstand von Kritik. Besonders,
wenn es sich dabei um manuell erstellte Berichte in MS Excel handelt:
ungenügende Datensicherheit
nur bedingte Nachvollziehbarkeit in den manuell erstellten Berichten
Bindung wertvoller Arbeitszeit
Die Diamant MS Excel-Integration unterstützt die Anwender durch einen genial einfa-
chen Ansatz. Zum Beispiel: Hochwertige Berichte (Lageberichte, Kostenstellenreport-
ing, Quartalsberichte für die Banken, etc.) lassen sich flexibel nach individuellen Anfor-
derungen wie gewohnt in MS Excel erstellen. Sind diese einmal erstellt, befüllt das
Diamant Rechnungswesen sie künftig per Knopfdruck mit aktualisierten Echtdaten aus
dem Rechnungswesen. So präsentieren Sie immer aktuelle Zahlen.
Abbildung: Sie haben sogar die Möglichkeit in Ihre Word-Dokumente, wie z.B. einen Geschäftsbericht, Ihre Rech-
nungswesendaten einzubinden. Erfolgen Änderungen in Ihren Exceltabellen, werden diese in Ihrem Word- Doku-
ment sofort bzw. beim nächsten Öffnen aktualisiert.
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So funktioniert es:
Sie erstellen wie gewohnt standardisierte Berichte
Kundenstimme zur Diamant „MS
Excel Integration In- und Output“
Im nächsten Schritt binden Sie Textbausteine für Geschäfts-
berichte, z.B. Lagebericht, Erläuterungen der Bilanzen ein „Die Tabellenkalkulation ist so in das
Rechnungswesen eingebunden, dass
Die nötigen Geschäftsdaten aus der Diamant Software ste- die für Reports benötigten Geschäfts-
daten automatisch übertragen werden.
hen Ihnen über die „MS Excel-Integration Output“ direkt in
Für mich bedeutet das, dass ich heute
den Berichten zur Verfügung. meine Berichte lediglich einmal anle-
gen muss. Mit den aktuellen Zahlen
Ändern sich die Daten im Rechnungswesen, werden sie auch werden sie nun automatisch aus Dia-
in den Berichten automatisch aktualisiert – und umgekehrt. mant/3 befüllt. Das ist für mich, die
doch wirklich viele Berichte und Aus-
Gut zu wissen: Das lästige, zeitraubende und fehleranfällige ma- wertungen fährt, eine große Arbeitser-
nuelle Hin- und Herkopieren entfällt. leichterung.“
Melanie Röhr, Leiterin Rechnungswesen
der WHW Walter Hillebrand GmbH &
Co. KG
Abbildung: Musterauswertung einer Kostenstellenplanung
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Mit einem Klick aus Ihrer MS Excel Auswertung in das Diamant Rech- nungswesen wechseln Nahtlose Integration: Mit der Drill-Down-Funktion aus Ihrem Reporting in das Rech- nungswesen sind alle Zahlen jederzeit nachvollziehbar. Abbildungen: Direkt aus Excel kann der Anwender per „Drill-Down“ auf weiterführende Informationen in Diamant verzweigen - z.B. in das Sachkonto „4510 KfZ-Steuern“ Nutzen Sie Ihre bestehenden Formulare weiter Die für Ihre Prozesse nötigen Formulare lassen sich flexibel erstellen und frei formatie- ren. Ihre bisher erstellten und genutzten Excel-Dateien können selbstverständlich ein- gebunden und weiterhin verwendet werden. Sie müssen lediglich einmal die Verbin- dung zum Diamant Rechnungswesen herstellen. Ein komfortabler Softwareassistent unterstützt Sie dabei. Programmierkenntnisse sind hierzu nicht erforderlich. 6
Unternehmensplanung mit MS Excel
Unternehmungsplanung ist ein Prozess mit mehreren Beteiligten: Die Ge-
schäftsleitung entwirft Planszenarien für das ganze Unternehmen, zu-
gleich erstellen die Führungskräfte der einzelnen Fachabteilungen Pla-
nungen für ihren Verantwortungsbereich. Wie kann beides optimal abge-
glichen und zu einem Gesamtplan zusammengeführt werden?
Für die Abstimmung der Teilplanungen mit den Planungen der Geschäftsführung wer-
den häufig individuell erstellte Excel-Formulare eingesetzt. Ein Beispiel für den Ab-
stimmungsbedarf ist die Kostenplanung für Mitarbeiter und Ressourcen, welche meist
den Verantwortlichen für die Fachbereiche (Abteilungsleitern etc.) zufällt. Ausgehend
vom Entwurf der Geschäftsführung planen sie „ihre“ Ausgaben (z.B. zur Weiterbildung
von Mitarbeitern), die nicht selten die Vorgaben der Unternehmensleitung überschrei-
ten. In einem „Hin-und-her“ zwischen Geschäftsführung und Bereichs-
/Abteilungsleitern müssen deshalb die unterschiedlichen Vorstellungen (Einspar-
möglichkeiten, Budgetverteilung) einander angenähert werden, bis die verbindlichen
„Zahlen“ für den Gesamtplan stehen, was mitunter ineffizient und fehleranfällig ist.
Doch was zusammengehört – zentrale Planung und Bereichsplanung –, ist daten-
und systemtechnisch meist getrennt.
Vereinfachen Sie Ihren unternehmensweiten Planungsprozess!
Integrieren Sie einfach Ihre bestehenden Excel-Formulare mit dem Modul „MS-Excel
Integration Input/Output“. Durch die jetzt mögliche nahtlose Integration mit dem Di-
amant Rechnungswesen werden diese Formulare künftig automatisch mit Ihren Plan-
zahlen ausgestattet.
Kaufmännische Leitung
Top Down Bottom Up
Bereichsverantwortung Bereichsverantwortung B Bereichsverantwortung C
A
Gegenstromverfahren - Abgleich zwischen Top-Down und Bottom-Up Planung z.B. Kostenstellenplanung
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Top-Down-Planung – So erstellt z.B. die Geschäfts- oder Kaufmännische Leitung ihre
Planung mit den Planungstools des Diamant Rechnungswesens, indem sie damit Ist-
und Planwerte kopiert, Plan-Alternativen erzeugt, Hochrechnungen durchführt oder
Was-wäre-wenn-Szenarien durchspielt.
Bottom-Up-Planung – Die dezentralen Führungskräfte des einzelnen Bereiches hin-
gegen nutzen für ihre Teilplanungen ein separates System – oft Tabellen in Excel. Die
hier eingetragenen Werte müssen mit der MS Excel-Integration Input/Output nicht
mehr manuell mit den zentralen Daten im Rechnungswesen abgeglichen werden.
Beispielhafter Planungsprozess
Versand Detailplanung
Planentwurf pro Bereich;
an Bereichs- Planentwurf
leitung/ ergänzen,
Kostenstellen- ändern oder
verantwortung freigeben
nicht
akzeptiert
Erstellung
Planentwurf an
Planentwurf
Kfm. Leitung
durch kfm.
zurücksenden
Leitung
Abstimmung/
Freigabe
Planentwurf
durch Kfm.
Leitung
akzeptiert
Abbildung: vereinfachte Abstimmung im
Übertragung
Planungsprozess
per Knopfdruck
Kaufmännische Leitung
Hat die kaufmännische Leitung die Planung vorbereitet (z.B. die Hochrechnung der Ist-Werte
zum Jahresultimo inkl. Vortrag dieser Hochrechnung ins Planungsjahr mit entsprechenden Kor-
rekturen, wie Budgetanpassungen, pauschale Lohnsteigerungen) und die Planungsformulare je
Bereich zusammengestellt, so erfolgt am Einfachsten eine Versendung dieser Excelformulare per
Email an die jeweiligen Bereichsverantwortlichen.
Bereichsverantwortung/ Kostenstellen-Verantwortlicher:
Jetzt erfolgt die Detailplanung pro Bereich. Diese können den Entwurf bestätigen, ergänzen,
ändern und zurücksenden.
Abstimmung/ Freigabe
Akzeptiert die kaufmännische Leitung die Änderungen, speichert sie den überarbeiteten Ent-
wurf. Die Daten werden dann automatisch in das Planungsmodell der Diamant Software zurück-
geschrieben – und das auf Knopfdruck. Lehnt er sie ab, geht das Formular für eine weitere Ab-
stimmungsrunde wieder zurück.
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Beispiel: Planung mit „MS Integration Excel Input/Output“
Legen Sie Ihre Excel-Berichte lediglich einmal an und verknüpfen Sie diese mit Diamant.
Mit den aktuellen Zahlen werden sie dann zukünftig automatisch befüllt (Daten Lesen -
Output). Auch das Zurückschreiben (Daten schreiben - Input) Ihrer Zahlen aus MS Excel
ins Diamant Rechnungswesen erfolgt komfortabel per Knopfdruck.
MS Excel
Effiziente Unternehmenspla-
nung: Erstellt ein Geschäftsführer
oder Bereichsverantwortlicher
seine Planungen mit einem
Excel-Formular, kann er dort
Plandaten aus Diamant abrufen
(lesen), bearbeiten und zurück-
schreiben.
Abbildungen:
Detailplanung der Kostenstelle
Diamant Rechnungswesen
160 auf Monatsbasis in Excel
und im Diamant Rechnungswe-
sen
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100 Prozent Datensicherheit garantiert Berechtigungen Für Sicherheit sorgt die Software, indem sie die Rechte für die jeweiligen Objekte prüft. Die Berechtigungen aus dem Rechnungswesen gelten auch im Rahmen der MS Excel Integration. So kann beispielsweise ein Verantwortlicher im Profit Center nur diejeni- gen Daten ändern, die auch sein Profit Center betreffen oder eine Person, die z.B. im Rechnungswesen die Kostenstelle 80 nicht einsehen darf, kann es auch hier nicht. Vor- genommene Änderungen werden dabei von Diamant immer protokolliert. Verknüpfung von Diamant Software mit Microsoft Excel Abbildungen: Über die komfortablen Vorschlagsmenüs „Objekte auswählen“ und „Formeln bearbeiten“ lassen sich die einzelnen Zellen Ihrer Excelvorlagen definieren und so mit dem Rechnungswesen ganz einfach verbinden. 10
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dungen, Screenshots und Beschreibungen abweichen. Alle Angaben in
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triebssysteme, Datenbanken) und der Diamant-Produkte können wir
nicht ausschließen. Bitte beachten Sie die aktuellen Systemvorausset-
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Version 10/2012
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