Digitale Tools haben großes Potenzial für den Planungserfolg von Unternehmen
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Next Generation Financial Planning Digitale Tools haben großes Potenzial für den Planungserfolg von Unternehmen Digitale Medien stellen die für die Planung benötigten Informationen schnell, ortsunabhängig und immer aktualisiert bereit. Für die Finanzplanung könnte das dynamische Impulse setzen. 2 DMR Online • 03 / 2015
Digitale Trends verändern die Welt. Wer hätte sich vor 15 Planung wird vom Management kritisch gesehen
Jahren vorstellen können, dass man für ein privates Treffen nur
noch die Koordinaten des Standpunkts bequem per WhatsApp „Planung ist die Entwicklung eines bewerteten Maßnahmen-
verschickt? Wer hätte gedacht, dass man jederzeit und überall katalogs, um die Absichten einer Organisation, unter Berück-
ein persönliches Gespräch mittels Videoübertragung führen sichtigung der im Unternehmen sowie im Markt verfügbaren
kann? Eine neue Generation von Internet Usern wächst Ressourcen, zu realisieren. Mit einem formalen, strukturierten
heran, für die die digitalen Trends (siehe Abbildung 1) selbst- Ansatz trägt sie zur Implementierung von Unternehmensstra-
verständliche Instrumente des täglichen Lebens bereit halten. tegien innerhalb der Organisation bei.“1
Aus dieser Generation sind auch jene Mitarbeiter, die im ope-
rativen Teil des Planungsprozess schon jetzt eine große Rolle Eine Überprüfung dieser Definition in der Praxis zeigt, dass
spielen. viele Manager der Planung als wesentliches Instrument der
Unternehmensführung per se kritisch gegenüberstehen.2
Verhilft uns dieser Kulturwandel samt der neuen technolo- Die gefühlte Dauer und der damit verbundene Aufwand
gischen Möglichkeiten dazu, die Stellhebel der Finanzplanung der Planung stehen im Ungleichgewicht zur Ergebnisqua-
(siehe Abbildung 2) zu revolutionieren und einen größeren lität. Oft wird der Detailierungsgrad der Planung genutzt,
Planungserfolg sicherzustellen? um Genauigkeit vorzutäuschen. Darüber hinaus setzt die
überwiegende „Ein-Punkt-Genauigkeit“ – Beispiel: Erlöse
Digitale Medien können uns die für die Planung benöti- in 2017 sind EUR 1.489.673,98 – in der Darstellung des
gen Informationen schneller, ortsunabhängig und vor allem Planungsergebnisses falsche Anreize. Zudem werden häufig
aktueller bereitstellen. Firmeninterne Social-Media-Platt- leistungsschwache und veraltete Tools eingesetzt. In einem
formen ermöglichen eine direktere Kommunikation der an dynamischen Marktumfeld sind jedoch flexible und auch un-
der Planung beteiligten Personen. Filter über diverse Hierar- terjährige Anpassungen notwendig. Die heute verwendeten
chien können auf diese Weise umgangen und eine effizientere Tools ermöglichen dies jedoch meist nur mit hohem Aufwand.
und zielorientierte Abstimmung der Planungsinhalte erreicht
werden. Insgesamt kann eine deutlich höhere Anzahl an Pla- Bekannte Lösungsansätze für das eine oder andere Problem
nungsprämissen und -informationen sorgfältig und genau be- innerhalb der Planung reichen aus, um das Symptom zu be-
arbeitet werden. Die Voraussetzung für wertschöpfende Ana- handeln und punktuelle Verbesserungen zu erreichen. Will
lysen und somit auch für eine signifikante Verbesserung des man aber nachhaltig und disruptiv die Planung verändern,
Planungsergebnisses ist gegeben. lohnt es sich, einen Blick auf die Bausteine der Planung zu
werfen (siehe Abbildung 2) und diese zunächst auf ihren Ein-
Um dieser These nachzugehen, sollten zunächst die fluss auf den Planungserfolg hin zu analysieren.
wesentlichen Stellhebel der Planung definiert werden, um
die Potenziale der digitalen Trends auf den Planungserfolg zu 1 www.onpulson.de/lexikon/5087/unternehmensplanung/
identifizieren. 2 Deloitte, Integrated performance Management 2014;
Horvath & Partners CEO aktuell 2012;
Abbildung 1: Wirkung digitaler Trends auf den Planungserfolg
Digitale Trends
Digitale Trends > Social Media > Self service
können die Planung verbessern
> Always on > Seamless UI
> Growd sourcing > etc.
> Aktuelle Informationen können
über verschiedene (digitale) Positive Auswirkungen
Medien abgefragt werden
> Offene und direkte Kommunika- PLANUNG 2.0
tion und Diskussion über Online Bausteine der Planung Planungserfolg
Medien
> Kommunikation und Koordination > Durchlaufzeit
> Höheres Datenvolumen an > Formalisierung/Standardisierung > Ressourceneffizienz
Informationen bietet Potenziale > Unternehmensstruktur/-organisation > Abweichnung zum Ist
für genauere wertschöpfende > IT-Werkzeuge > Committment
Analysen > Vollständigkeit
> Belastbarkeit
Quelle: Detecon
3 DMR Online • 03 / 2015Nach unserer Meinung setzt sich der Planungserfolg aus den Die Bausteine „Kommunikation & Koordination“, „Forma-
Parametern Durchlaufzeit, Ressourceneffizienz und Planungs- lisierung/ Standardisierung“, „Unternehmensstruktur/-or-
qualität zusammen, wobei mit Qualität die Kombination aus ganisation“ und „IT-Werkzeuge“ haben in Expertenanalysen
einer geringen Abweichung zum Ist, einer Verpflichtung der den größten Einfluss auf den Planungserfolg und sind somit
Planenden zum Ergebnis, der Vollständigkeit der Planungsin- im Fokus des weiteren Vorgehens. Im nächsten Schritt wer-
halte sowie der Belastbarkeit des Planungsergebnisses gemeint den die relevanten digitalen Trends und ihr Einfluss auf diese
ist. Planungsbausteine betrachtet.
Abbildung 2: Bausteine der Planung
Rahmenbedingungen • Bedingungen gegeben durch Unternehmensstrategie Die KPIs der Planung und somit auch
• Definition der Planungsinhalte, -tiefe und des Komplexitätsgrades die Planungsbreite und -tiefe sollten
sich nach der Unternehmensstrategie
ausrichten.
Kommunikation und • Zeitliche, sachliche und hierarchische Abstimmung der Der Informations- und Kommunika-
Koordination Planungsprozesse tionsfluss muss klar definiert werden, um
• Abstimmung über Ressourcenverwendung und Reichweite von Miss-verständnisse zu verhindern und
Teilplänen einheitliches Commitment zu fördern.
Dauer und Häufigkeit • Dauer und Repetition einzelner Planungsschritte und der Definierte und akzeptierte Zeitpläne
Gesamtplanung sowie Entscheidungsträger ermöglichen
einen effizienten Planungsprozess und
verringern die Anzahl notwendiger
Iterationen.
Formalisierung und • Standardisierung von Prozessen in Abhängigkeit des Standardisierung/Formalisierung schaf-
Standardisierung Detailierungsgrades fen eine klare Definition und Inhaltsab-
• Formalisierung von Regeln und Zeitplänen sowie klare Kompetenz grenzung sowie einheitliche Berichts-
und Verantwortungsverteilung formate. Somit wird eine reibungsfreier
Planungsprozess ermöglicht.
Unternehmens- • Aufstellung der Kompetenzen und Verantwortungen in der Verantwortungen sowie Entscheidungs-
organisation Organisation des Unternehmens und Kompetenzträger innerhalb der
• Steuerungslogik und folgende Ansprüche an die Planung Segmente und des Konzerns sollten
(Segment vs. Funktionale Steuerung etc.) transparent dargestellt und kommuni-
ziert werden.
IT-Werkzeuge • Ermöglichen eines konsistenten Versionsmanagements sowie einer Erstrebenswert ist ein in sich und der
einheitlichen Datenbevorratung Datenbasis harmonisiertes IT System mit
• Unterstützen einer zuverlässigen Berichtserstattung und klaren einer hohen Datenqualität und leistungs-
Visualisierung der Planungsinhalte starken Performance.
Planungskultur • Grundsätzlicher Planungsansatz (Bottom-Up vs. Top-Down) Planungsdisziplin in Hinsicht auf zeit-
• Führungskultur und Verhaltensmuster im Planungsprozess liche und inhaltliche Vorgaben sowie ein
(z.B. Budget Gaming, Sandbagging) starker, vertrauensvoller Kooperations-
geist sollten die Planungskultur prägen.
Einfluss auf andere • Finanzielle Beteiligung und Incentivierung am Planungserfolg Die Anpassung der IST-Struktur an die
Steuerungsinstrumente durch z.B. Financial Target Setting PLAN-Anforderungen ermöglicht ein
• Planung als Mittel zur Integration der Unternehmensstrategie Herunterbrechen der Planung auf ein-
in die Steuerungsinstrumente deutige, operative Ziele. Somit entsteht
eine Verankerung der Planung & Strate-
gie im Unternehmen.
Quelle: Detecon
4 DMR Online • 03 / 2015Relevante technologische Trends für die durchgeführt. Unangefochten an der Spitze, und das ist wenig
Next Generation Planning überraschend, liegen die im privaten Umfeld schon stark
gelebten Trends „Always On“ und „Social Media“.
Die erste Herausforderung ist es, aus der unglaublich hohen
Zahl von Schlagwörtern im Zusammenhang mit der digitalen Hypothesen für den Einsatz in der Planung
Transformation greifbare und im Unternehmensalltag an-
wendbare Trends zu identifizieren. Hierzu haben wir die we- Ein weiterer Workshop mit Experten ergab, dass die Trends
sentlichen Trends in drei Gruppen klassifiziert: „Always On“ und „Social Media“ einen starken Einfluss auf
den Planungsbaustein „Kommunikation“ haben, die Trends
In der Gruppe „Einfache Bedienung“ sind Trends zu finden, „Self Service BI“ und „Over the top (OTT-)Services“ dage-
die auf eine möglichst einfache (intuitive) Nutzung der An- gen hohes Potenzial zur Verbesserung der IT-Werkzeuge im
wendung abzielen (anwendungsgetrieben). Trends, die die Planungskontext besitzen. Folgende Hypothesen wurden ab-
intensive Nutzung des Internets umfassen (nutzergetrieben), geleitet:
werden in der Gruppe „Connected Life“ zusammengefasst.
Die Gruppe „Datenmanagement“ enthält Trends, die beson- Hypothese I zielt auf den Planungsbaustein
ders großes Potenzial haben, die Datenhaltung zu automati- „Kommunikation & Koordination“
sieren und/oder zu vereinfachen (datengetrieben).
Die Anwendung der Trends „Always Online“ und „Social
Diese Trends wurden anhand von zwei Kriterien nach ihrer Media“ ermöglicht die Nutzung von Echtzeitinformation
Unternehmens- und Implementierungstauglichkeit bewertet. und führt zu einem potenziellen Hierarchieabbau in der
Kriterium 1 umfasst den Reifegrad des Trends: In wieweit Kommunikation. Somit kann der Planungsprozess in kürzerer
kann dieser Trend schon jetzt im Unternehmenskontext ange- Zeit mit höherer Genauigkeit abgestimmt und mit größerem
wendet werden? Kriterium 2 betrifft den Implementierungs- Fokus auf den Inhalt durchgeführt werden.
aufwand des Trends: Wie hoch ist die Komplexität der Imple-
mentierung des jeweiligen Trends in den Planungsalltag eines Generell führt eine verbesserte Kommunikation und Koor-
Unternehmens? dination zu einer klaren und akzeptierten Entscheidungsfin-
dung mit geringeren Reibungsverlusten, das heißt weniger
Die Bewertung der einzelnen Trends wurde auf Grundlage Iterationsschleifen und Vermeidung von Missverständnissen.
von Expertenmeinungen und solider praktischer Erfahrung Zudem kann eine Ressourcenersparnis in Bezug auf die in-
Abbildung 3: Gruppierte Trends der digitalen Transformation
Anwendungsgetrieben: Einfache Bedienung Nutzergetrieben: Connected Life Datengetrieben: Autom. Datenmanagement
Self-Service BI Always Online Big Data
Bedeutet, einen Anwender in die Lage zu Fasst die ständige Kommunikationsbereitschaft Beschreibt die Erhebung und Auswertung
versetzen, auf die benötigten Informationen unabhängig von Ort und Zeit sowie die Mög- großer untenehmensinterner und -externer
zuzugreifen um schließlich die gewonnenen lichkeit der Informationsaufnahme, für die Datenmengen.
Erkenntnisse mit anderen Beteiligten des gilt: „any information, anywhere, anytime“,
Informationsprozesses zu teilen. zusammen. Internet of Things
Das Internet der Dinge steht für die automa-
Over-The-Top-Services Social Media tische Datenübertragung zwischen technischen
Anwendungen, die auf bestehenden Hardware- Social Media steht für den starken Anstieg der Geräten unterschiedlichster Art.
oder Softwarelösungen aufsetzen und dadurch Kommunikation über Soziale Medien.
einen Schritt näher am Nutzer sind.
Crowdsourcing
Seamless User Interface Beschreibt die Möglichkeit, spezielle Fähigkei-
Bedeutet, verschiedene Softwareanwendungen ten dynamisch, von überall und von irgend-
so zusammen zu bringen, dass sie eine gemein- jemanden, je nach Notwendigkeit, zu beziehen.
same Benutzeroberfläche aufweisen.
Beyond Spreadsheet
Subsumiert die Bestrebungen, die Tabellen-
kalkulation durch Tools zu ersetzen, die die
bekannten Nachteile der Tabellenblätter nicht
mehr aufweisen.
Quelle: Detecon
5 DMR Online • 03 / 2015volvierten Personen und die Anzahl der benötigten Bespre- auch den benötigten Ressourceneinsatz, da manuelle Bear-
chungen sowie Abstimmungsrunden erreicht werden. Gute beitungsschritte durch automatisierte Abläufe ersetzt werden.
Kommunikation und Koordination erhöht die Planungsqua- Zudem können geeignete IT-Werkzeuge die Planungsqualität
lität, indem weniger Information verloren gehen, Missver- erhöhen, indem durch einheitliche Informationsquellen ein
ständnisse vermieden, aktuellere Informationen genutzt und deutlich geringerer Informationsverlust und eine effiziente
die gewünschten sowie relevanten Informationen abgebildet Abrufung beziehungsweise Auswertung von großen Daten-
werden. mengen realisierbar ist.
Die Kombination der Trends „Always On“ und „Social Die Nutzung von „OTT-Services“ und „Self-Service
Media“ kann die Kommunikation und Koordination im BI“-Lösungen könnte vor allem die Planungsqualität erhö-
Planungsprozess verbessern, indem Verhaltensmuster aus hen, da sie die Anwendung nutzerspezifischer Applikations-
dem Privaten in die Unternehmenswelt getragen werden. oberflächen ermöglicht und trotzdem auf nur eine Datenquelle
Auf den „Social Intranets“ der Firmen können gemanagte zugreift. Somit würde sowohl eine einheitliche Informations-
Diskussionsforen eingerichtet werden, um Planungsprämis- und Datenbasis sichergestellt als auch eine nutzerspezifische
sen sowie Umsatz- und Kostenprognosen zu erörtern und IT-Unterstützung des Planungsprozesses ermöglicht. Zudem
abzustimmen. Dies erlaubt eine schnellere, transparentere könnten Abteilungen den Aufsatzpunkt für die Plandaten
und einheitliche Planung. Unstimmigkeiten werden schneller selbst beschaffen und schneller und genauer planen. Die
entdeckt und beseitigt. Zudem wäre eine direkte und transpa- Datenverantwortung würde weiterhin zentral geführt, jedoch
rente Kommunikation zwischen Top Management und Fach- die in der Planung involvierten Mitarbeiter könnten jedoch
experten möglich, ohne dabei die Hierarchieebenen zu über- selbständig auf die ihnen freigegebenen Daten zugreifen. Ins-
gehen. Generell könnte der Einsatz von Social Media mehr gesamt würde sich somit die Planung schneller, genauer und
Transparenz über den Planungsstand und -prozess bringen. für den Planenden einfacher gestalten.
Dies unterstütze nicht nur ein besseres Planungsverständnis,
sondern schlussendlich auch ein höhere Verbindlichkeit zur „OTT-Services“ konnten sich in einigen Teilbereichen bereits
Planung. etablieren, stoßen allerdings auf Grund von Sicherheitsbeden-
ken und bestehenden, heterogenen Planungstools auf Wider-
Die Trends “Always On” und “Social Media” haben im pri- stand im Unternehmenskontext. Durch höhere Flexibilität bei
vaten Bereich bereits eine sehr hohe Akzeptanz und lassen der Datenauswertung wird „Self-Service BI“ bereits in Unter-
sich mit geringem Schulungsaufwand in das Geschäftsleben nehmen eingesetzt und verzeichnet eine steigende Nachfrage.
übertragen. Somit hält sich der Implementierungsaufwand Externe Anwendungen müssen explizit unter Einhaltung der
der Trends gering, da die dafür notwendig Hardware wie Unternehmenskultur und rechtlichen Rahmenbedingungen
Smartphone oder Tablet PC auch jetzt schon in den Betrieben an jede Organisation angepasst werden. Interne Trainings für
eingesetzt wird. Eine Facebook-ähnliche Software für „Social jede Änderung der IT-Tools sind unerlässlich.
Media“ muss allerdings unternehmensindividuell noch bereit-
gestellt werden. Von einer guten Finanzplanung zum guten
Unternehmensergebnis
Hypothese II wirkt auf den Planungsbaustein
„IT-Werkzeuge“ Die Anwendung von digitalen Trends im Finanzplanungs-
prozess hat ein noch nicht ausgeschöpftes Potenzial. Vieles ist
Der Einsatz von „OTT-Services“ ermöglicht einen gezielten denkbar, manches in Ansätzen auch schon in Unternehmen
Einkauf von Fachexpertise und den Einsatz von Nischen- vorhanden. Das punktuelle Einbringen von digitalen Ele-
lösungen. „Self-Service BI“ erlaubt eine automatisierte, menten in die Bausteine der Planung kann das Planungser-
flexible Analyse und Ausgabe von Datenmengen, aufbauend gebnis inhaltlich und nachhaltig deutlich verbessern. Mutig
auf einer einheitlichen Informationsquelle. Dies verringert voranzugehen, einen digitalen Trend aufzugreifen, sanft in die
den Koordinations- und Abstimmungsaufwand innerhalb des einzelnen Elemente des Planungsprozesses zu integrieren und
Planungsprozesses, erhöht die Planungsgenauigkeit und ver- Schritt für Schritt zu optimieren, kann sich somit in einem
bessert die Reaktion auf sich ändernde Marktanforderungen. besseren Planungsergebnis, aber – am Ende des Tages – auch
einem besseren Unternehmensergebnis auszahlen.
Ein besserer Einsatz von IT-Werkzeugen kann den Planungs-
prozess stark verkürzen, indem sie eine automatisierte Daten-
übernahme (Eingabe, Überspielen, Reporting, IST-Übernah-
Martin Kellner ist Managing Consultant und berät Kunden aus der Telekom-
me), weniger manuelle Anpassungen und generell eine bessere munikationsbranche, insbesondere die Deutsche Telekom AG, zu Control-
Toolperformance ermöglichen. Schlussendlich verringert dies ling- und Finance-Themen.
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