Einfach digital arbeiten - by Pius Schäfler - Fastly
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Modulbroschüre
simplyfile AG
Pius-Schäfler-Gruppe
Ausgabe 1.0 / 2021
by Pius Schäfler
@
Einfach
digital
arbeiten
Alles digital und keine Spur
besser? Das wärs ja noch.
«Noch einer, der sagt, er sei Digitalisierungsprofi!»
Ja genau. Noch einer. Also eher: Der eine. Wir
machen dich simpel digital und das auf die
einfache Art. Ohne Papipapo, aber auch ohne
Abkürzungen. Logisch und leicht verständlich
und in kleinen Schritten.
«Es ist doch schon alles digital!»
Das stimmt zum Teil. Aber eben nicht ganz.
Das zeigen die unzähligen Papierstapel auf den
Schreibtischen. Je grösser das Unternehmen
und je komplexer die Abläufe, desto mehr Daten-
silos existieren. Diese verursachen Probleme
Editorial
und verhindern die Gesamtsicht auf deine Firma.
«Was bringt die Digitalisierung?»
Sie macht nicht einfach alles besser, aber fast.
Wer digital denkt, der vereinfacht Prozesse.
Daran arbeiten wir – nomen est omen – und
liefern Geräte, die den Weg dafür ebnen. Unsere
Scanner und Kopierer sind das Tor in die digitale
Welt ... manchmal macht analog eben digital.
Trotzdem sind wir keine Besserwisser, sondern
wissen gern, was du weisst. So werden wir
alle besser und schaffen eine bessere digitale
Zukunft.
Los gehts.
3
Stark als Gruppe
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Editorial simplyfile-Workflow Fazit
Alles digital und Unser … simplyfile
keine Spur besser? Vorgehen ist besser
2 9 17
Intro Der modulare Prozess Wir für dich
Persönlich Unsere Unser
5 Module Team
10–11 18
Deine Vorteile Inhaltsdiskussion Kontakt
Digitalisieren – Unsere technische Lageplan
unsere Mission Kompetenz und Adresse
6 13 20
4
Persönlich
«Manches muss man spüren.
Anderes muss man simpel
finden und nutzen.»
Inhalt / Intro
Neben Papeterie, Schultheks und
Spielwaren bietet die Pius-Schäfler-
Gruppe mit ihrer Tochter simplyfile
nun auch Digitalisierungslösungen
an. Macht das Sinn? Absolut. Wir
haben nämlich festgestellt, dass sich
viele unserer Kundinnen und Kunden
einen verlässlichen und kompetenten
Ansprechpartner in diesem Bereich
und in unserer Region wünschen.
Wir vermischen keine Themen,
sondern präsentieren für unsere Mit-
arbeitenden und den Markt ein klares
Bild. Deshalb entstand simplyfile.
Hier bilden wir Geschäftsprozesse
digital ab und verbessern sie dadurch.
simplyfile macht uns viel Freude.
Viele neue Kundenprojekte geben der
gesamten Pius-Schäfler-Gruppe einen
echten Innovationsschub.
Patrick Ammann
Inhaber und CEO
5
Digitalisieren –
unsere Mission
«Wir sind
der Kundenversteher
im digitalen Dschungel.»
Urs Kälin, Geschäftsführer von simplyfile
Deine Vorteile
Die Digitalisierung kommt. Das wissen alle. Es wird nur das umgesetzt, was
Aber wie viel Digitalisierung braucht es wirklich? du auch wirklich brauchst.
Welche Schritte sind für ein Unternehmen Ein individuelles System ohne
sinnvoll, was absolut überflüssig oder sogar ein individuell unnötigen und teuren Ballast.
Muss?
Kleinere und mittlere Unternehmen können oft
kaum abschätzen, wo und wie viel in die Digitali-
sierung investiert werden soll. Im Dialog mit
simplyfile findest du die Bereiche mit dem nach- Die Module sind untereinander
haltigsten Potenzial. Und dank des modularen, zu 100 Prozent kompatibel. Du
skalierbaren Aufbaus bekommt jedes Unterneh- setzt auf ein System mit kompati-
men eine massgeschneiderte Lösung. blen Schnittstellen. Das erhöht
kompatibel
Funktionalität und Usability.
Was bringts? Mit deinen Ansprüchen oder der
Grösse deines Unternehmens
– Prozesse werden einfacher und schneller. wächst auch das modulare Sys-
– Alle repetitiven Arbeiten laufen künftig digital ab. skalierbar tem. Durch die Skalierbarkeit sind
sämtliche Module zukunftssicher
– Die Effizienz wird messbar erhöht. und du immer bestens ausgerüstet.
– Die internen Kosten werden reduziert.
– Die Wettbewerbsfähigkeit bleibt bestehen.
Ein digitales Cockpit fungiert als
Steuerzentrale. Es fasst die Funk-
tionalität sämtlicher Module
übersichtlich
zusammen und bildet sie in einem
übersichtlichen User Interface ab.
6Analog macht digital
physisch virtuell
Scanner oder Kopierer …
s nur ein
Für manche ist e
« … für uns ist es das Tor
in die digitale Welt.»simpel effizienter
«Input-Prozesse
effektiv gebündelt.»
Matthias Graf, Head of IT & Applicationen
BDO AG, Solothurn
Kunden Case
«BDO Schweiz hatte früher verschiedene Scan-
prozesse auf viele kleinere Applikationen verteilt.
simplyfile baute den gesamtem Prozess um und
vereinfachte den Ablauf. Heute schlagen wir uns
nicht mehr mit den Problemen von nicht
gewarteter Software herum und haben freie
Ressourcen für neue Projekte. simplyfile hat uns
effizienter gemacht.»
Digitale Modulbox
Digitales Cockpit
360-Grad-Sicht mit einem Tastendruck
Datenextraktion mit KI
Digitalisierung
Input-Prozesse
Digitalisierung
Kreditoren- Vertrags- digitales
prozess management Auftragsdossier
Workflow
HR-Dossier eQMS
Engine
digitale revisions-
individuell
Revision fähiges Archiv
8Unser Vorgehen
Wir haben grosse Pläne und gehen kleine Schritte.
Das ist unser Erfolgsrezept. Als Lösungsintegrator
aber arbeiten wir simpel und zielorientiert.
Wir überladen keine Projekte und achten darauf,
schnell einen Mehrwert für unsere Kundinnen
und Kunden zu generieren. Schritt für Schritt
machen wir Unternehmen digitaler. So wachsen
wir gemeinsam: vom Kleinen zum Grossen.
KUNDE
simplyfile-Workflow
S TA M
M D AT E N
DI
GIT 1. ITT
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B. K SS
RE DITORENPROZE
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DOSSIER
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NEHMENSSUCHE 3
Legende
simplyfile
Kundenumgebung
Konnektoren / Schnittstellen
9Unsere Module
Wir hören zu. Im Zentrum stehen nämlich nicht un-
sere Module, sondern deine Wünsche und das, was
du dir von einer nachhaltigen Digitalisierung ver-
sprichst. Manchmal passen unsere Module perfekt,
manchmal nicht. Dann lassen wir Module Module
sein und beraten dich in deiner Individualentwick-
lung. Massgeschneidert digital. So, dass es einfach
rundum passt. Das ist unser gemeinsames Ziel.
1 Input gleist dann Prozesse auf, damit diese Unterlagen
Modul
einheitlich erfasst werden können. Wie weit zu-
Daten managen rück das Sinn macht, definieren wir gemeinsam.
Jetzt können auf Inhalte durch Suchbegriffe zu-
Digitalisierung beginnt beim Input. Alle analo-
gegriffen werden. Die digitale Welt wird greifbar.
gen und elektronischen Daten müssen erfasst
werden, damit sie intelligent im Alltagsprozess
genutzt werden können.
Deshalb analysiert simplyfile zuerst, wie papier- Mit welcher Software tun wir das?
gebundene und elektronische Belege (Lieferan-
tenrechnungen, Kundenbestellungen, Liefer-
scheine) in das Unternehmen gelangen und
2 Extraktion
Modul
Software erfasst, ausgelesen und automatisch
ins Zielsystem geschrieben. Das hört sich kom-
Daten verfügbar machen pliziert an, ist es aber nicht. simplyfile hat diesen
Prozess automatisiert und kann ihn out of the box
Es ist Zeit, die Chancen der Digitalisierung zu mit minimalem Vorlauf und aus unterschiedli-
nutzen. Wenn du dich mit uns auf den Weg chen Vorlagen realisieren.
machst, werden Daten künftig automatisch
erfasst und zwar durch eine selbstlernende Soft-
ware. Ja, sowas gibts!
Mit welcher Software tun wir das?
Zuerst prüfen wir gemeinsam, welche Informa-
tionen immer wieder benötigt werden. Die smartINVOICE
notwendigen Daten werden dann durch unsere
3 Plattform (ECM/DMS) Der neue Standard unterstützt eine saubere Um-
Modul
setzung der Projektvorgaben. Einzelne Excel-Charts
Daten kommunizieren und begleitende Word-Notizen verschwinden.
Ein digitales Cockpit mit einem übersichtlich Und was heisst das für die Mitarbeitenden? Ganz
gestalteten Interface (GUI) erlaubt es, die be- einfach. Es wird noch einfacher und besser. Ein
schriebenen Module zu steuern und mit exter- neuer Komfort für alle mit mehr Speed im Alltag.
nen Partnern oder Kunden zu interagieren. Das
Informationsmanagement-System wird so zur
Drehscheibe nach innen und aussen (siehe Grafik Mit welcher Software tun wir das?
Seite 9). Es bildet z. B. regelmässig Bestell- und
Lieferprozesse ab und bietet vereinfachte Mög-
lichkeiten für eine ganzheitliche Kommunikation.
10Darauf kommts an
Multifunktionsgeräte (MFP)
als Inputquelle
Aufbereitung PDF/A
Scannen / Capturing 1 (revisionsfähiges Datenformat)
OCR anwenden
(alle Inhalte volltextdurch-
suchbar machen) Einfache
Userführung
Bewirtschaften
von E-Mails / Inboxen
Abbilden von Workflows,
um Daten direkt an den Zielort zu führen.
Der modulare Prozess
Datenextraktion in
Cloud/Server installiert
2
Speichern /Archivieren
Erfassen und Auslesen (revisionssicher)
(KI)
Unstrukturierte Dokumente
(keine einheitliche Datenstruktur auslesbar)
Strukturierte Dokumente
auslesbar (von einem Software-System
wie einem ERP generiert)
Vernetzt arbeiten
mit der ECM-/DMS-Plattform
3 Integrieren
Bereitstellen
Automatisieren wieder-
kehrender Aufgaben
Kollaborieren mit
den Umsystemen
11simpel im Vorteil
«Der Revisor ist dank
digitalen Prozessen in
zwei Stunden durch.»
Thomas Holderegger, CEO
Blumer Techno Fenster, Waldstatt
Kunden Case
«Ein Fenster geht kaputt – im M-Files geben wir
einfach einen dazugehörigen Suchbegriff ein
und voilà: Das relevante Auftragsdossier steht
zur Verfügung! Dank M-Files und dem schnellen
Datenzugriff konnten wir uns sogar einen Wett-
bewerbsvorteil im Markt erarbeiten. No way back.»
Digitale Modulbox
Digitales Cockpit
360-Grad-Sicht mit einem Tastendruck
Datenextraktion mit KI
Digitalisierung
Input-Prozesse
Digitalisierung
Kreditoren- Vertrags- digitales
prozess management Auftragsdossier
Workflow
HR-Dossier eQMS
Engine
digitale revisions-
individuell
Revision fähiges Archiv
12Unsere technische Kompetenz
Sind meine Date
n denn sicher?
«Bei uns entscheidet die Kundschaft,
wo Daten gespeichert werden.»
Adi Grüninger, Digital Solution Architect bei simplyfile
Sicherheit und Agilität
Ein Auto ohne Motor ist kein Auto. Eine Digitali-
sierungssoftware wie ECM ohne Datensicherheit
ist keine Lösung. Die Datensicherheit steht ganz
Inhaltsdiskussion
zuoberst auf der Agenda. Ob die Daten intern, Cloud
in der Swiss Cloud oder als Hybridlösung ge-
speichert sind: So oder so ist die absolute Daten-
sicherheit in jedem Fall gegeben. Dafür sorgen
regelmässige Backups und zuverlässige Partner.
lich zusammen?
e System e wirk
Passen di
«Schnittstellen zu implementieren,
ist eine Kernkompetenz von uns.»
Rico Solèr, Business Consultant & Integration bei simplyfile
Schnittstellen und Vernetzung
Softwareschnittstellen bilden den Übergang
zwischen unterschiedlichen Programmen und
ermöglichen dadurch den Datenaustausch
Schnittstellen zwischen diesen. So können zum Beispiel Daten
einer Textverarbeitungssoftware in eine
Datenbankanwendung eingebunden werden.
Schnittstellen sind der Schlüssel zu einer
soliden digitalen Vernetzung.
13simpel organisiert
«Dokumentenkreislauf
im Griff.»
Bratschi AG, St. Gallen
Kunden Case
«Als führende Anwaltskanzlei mit sehr vielen
und schützenswerten Informationen war und ist
ein umfassendes System für das Informations-
management zentral. Der automatisierte Um-
gang mit Word und E-Mail bildet nach wie vor
ein äusserst wichtiges Fundament in der täg-
lichen Arbeit. Die Out-of-box-Funktionalitäten
von M-Files haben uns von Beginn an sehr gut
gefallen. Doch benötigen wir auch ein Instrument
und einen Integrationspartner wie simplyfile, der
mit uns und unseren Bedürfnissen wächst und
versteht, wie eine Kanzlei arbeitet.»
Digitale Modulbox
Digitales Cockpit
360-Grad-Sicht mit einem Tastendruck
Datenextraktion mit KI
Digitalisierung
Input-Prozesse
Digitalisierung
Kreditoren- Vertrags- digitales
prozess management Auftragsdossier
Workflow
HR-Dossier eQMS
Engine
digitale revisions-
individuell
Revision fähiges Archiv
14simpel sichtbar
«Wir sind der
living show room.»
Patrick Ammann, CEO & Inhaber
Pius Schäfler AG, Gossau
Kunden Case
«Wir von der Pius Schäfler AG mit unseren
breiten Marktleistungen für Geschäfts- und
Privatkunden müssen pro Monat über 2000
Lieferantenrechnungen verarbeiten. Dies tun wir
vollautomatisiert durch eine Verbuchung mit
Abacus und mit simplyfile. Ein Klick und wir wer-
den fündig. Das ist ein Komfort, auf den alle Mit-
arbeitenden und das Management nicht mehr
verzichten möchten und nicht mehr verzichten
können. Bei uns wird sicht- und erlebbar, was wir
mit simplyfile verkaufen.»
Digitale Modulbox
Digitales Cockpit
360-Grad-Sicht mit einem Tastendruck
Datenextraktion mit KI
Digitalisierung
Input-Prozesse
Digitalisierung
Kreditoren- Vertrags- digitales
prozess management Auftragsdossier
Workflow
HR-Dossier eQMS
Engine
digitale revisions-
individuell
Revision fähiges Archiv
15Zeit sparen ist nicht alles
Mein ERP kann das schon lange!
pa ren im A lltag . Wieso?
Zeit eins
e Le ute sind ja eh da!
Mein
Es geht auch anders.
«Das sind Argumente, aber …»
abtippen automatisieren… simplyfile ist besser
Wir sind Ober-Digitalisierer und
Kundenversteher. Gemeinsam mit
unseren Kundinnen und Kunden
wachsen wir an den Herausfor-
derungen der Zeit. Alles, was wir
lernen, fliesst in neue Projekte ein.
So werden wir täglich besser.
«Wir sind gerne
ein bisschen verliebt in
Fazit
unsere Lösungen.»
Sasha Klacar, Digital Solution Architect bei simplyfile
Wir sind gerne ein bisschen produktverliebt,
ganz besonders wenn es um M-Files geht.
Dass wir mit diesem Produkt eines finnischen
Softwareunternehmens auf das richtige Pferd
gesetzt haben, das wissen wir und auch unse-
re Kundinnen und Kunden. So macht arbeiten
Spass.
Unsere Produkte sind so gut, weil Menschen es
besser machen, die es im Alltag nutzen. Men-
schen bauen digitale Lösungen für Menschen.
Das ist der richtige Ansatz. Diesen gewinnbrin-
gend einzusetzen, ist die einzige Herausforde-
rung für simplyfile.
17Wir für dich
icht ohne Menschen.
Es geht aber n
«Wir bleiben da und
begleiten Unternehmen
in die digitale Zukunft.»
Unser Team
Karin Eisenlohr
Administration & Lizenzmanagement
simplyfile
Michael Keiser
CTO / Digital Solution Consultant
simplyfile
Patrick Ammann
Inhaber
Urs Kälin
Geschäftsführer & Business Consultant
Adi Grüninger
Digital Solution Architect
Sasha Klacar
Digital Solution Architect
Rico Solèr
Business Consultant & Integration
Mike Lüchinger
IT Supporter & Solution Architect
1819
Schaffhausen
Deutschland
Konstanz
Bodensee
Frauenfeld
Weinfelden
Amriswil
Winterthur Arbon
Bregenz
St. Gallen
Flawil Gossau
Teufen
Zürich
Wetzikon Lichtensteig Appenzell
Österreich
Zürichsee
Die Standorte
der Pius-Schäfler-Gruppe
Pius Schäfler AG
Amriswil Rütistrasse 10b 8580 Amriswil T 071 411 13 18 pap.amriswil@piusschaefler.ch
Appenzell Poststrasse 2 9050 Appenzell T 071 787 47 55 pap.appenzell@piusschaefler.ch
Arbon St. Gallerstrasse 18 9320 Arbon T 071 447 30 00 pap.arbon@piusschaefler.ch
Flawil Bahnhofstrasse 1 9230 Flawil T 071 393 84 20 pap.flawil@piusschaefler.ch
Frauenfeld Rheinstrasse 10 8500 Frauenfeld T 052 723 29 00 pap.frauenfeld@piusschaefler.ch
Gossau Ringstrasse 5 9200 Gossau T 071 388 48 48 info@piusschaefler.ch
Gossau St. Gallerstrasse 60A 9200 Gossau T 071 388 48 28 pap.gossau@piusschaefler.ch
Schaffhausen Hohlenbaumstrasse 19 8200 Schaffhausen T 052 630 03 33 info@piusschaefler.ch
Weinfelden Bahnhofstrasse 5 8570 Weinfelden T 071 622 57 1 1 pap.weinfelden@piusschaefler.ch
Markwalder + Co. AG
St. Gallen Kornhausstrasse 5 9001 St. Gallen T 071 228 59 31 info@markwalder.com
Teufen Dorf 15 9053 Teufen T 071 333 10 80 teufen@markwalder.com
simplyfile AG
Gossau Ringstrasse 5 9200 Gossau T 071 228 59 69 info@simplyfile.ch
Büro Strässle AG
Lichtensteig Wilerstrasse 144 9620 Lichtensteig T 071 987 00 87 info@buero-straessle.chSie können auch lesen
