Elektronische Kassenführung zum 1.7.2020 - Für unsere Mandanten - Rinninger & Partner mbB
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Für unsere Mandanten Elektronische Kassenführung zum 1.7.2020 Allgemeines In den letzten Jahren wurden die Anforderungen an das ordnungsgemäße Führen einer Kasse immer weiter verschärft. Die Verschärfung der Anforderungen an die ordnungsgemäße Kassenführung führt zu Unsicherheiten in der Praxis: Was muss meine Kasse können? Was bedeutet die Zertifizierungspflicht für mein Unternehmen? Darf ich meine „alte“ Kasse überhaupt noch ab dem Jahr 2020 weiterverwenden und worauf ist bei einem Neukauf zu achten? Auf den folgenden Seiten werden wir Ihnen zu den aktuell dringendsten Fragen Antworten geben.
Inhalt Hinweis: Es ist allerhöchste Zeit zu prüfen, ob Ihre
Kasse diesen Anforderungen genügt!
1 Was muss meine Kasse können?
Insbesondere dürfen Speicherkarten nicht
2 Zertifizierung der Kasse ab 2020 überschrieben werden können. Achten Sie
unbedingt auch darauf, Programmier- und
3 Finanzverwaltung gewährt
Wartungsprotokolle Ihres Herstellers sorgfältig
Übergangsregelung
und lückenlos zu archivieren.
4 Ausnahmen von der Aufrüstungspflicht?
5 Belegausgabepflicht ab 2020
2 Zertifizierung der Kasse ab 2020
6 USt-Senkung ab 1.7.2020
Seit dem 1.1.2020 müssten grundsätzlich alle
7 Verfahrensdokumentation elektronischen Aufzeichnungssysteme mittels
8 Fazit einer technischen Sicherheitseinrichtung
(TSE) vor Manipulationen geschützt sein. Das
9 Weitere Informationen Gesetz sieht vor, dass die TSE aus einem
Sicherheitsmodul, einem Speichermedium und
einer einheitlichen digitalen Schnittstelle besteht.
1 Was muss meine Kasse können?
Die eingesetzte TSE muss durch das Bundesamt
Durch die Kassenrichtlinie wurde definiert, welche für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI)
Anforderungen eine elektronische Kasse erfüllen zertifiziert sein.
muss: Hinweis: Das BSI veröffentlicht aus
§ Geschäftsvorfälle müssen einzeln Wettbewerbsgründen keine Liste zertifizierter
aufgezeichnet werden. Hierbei müssen Kassen bzw. Hersteller. Es bleibt daher aktuell
folgende Angaben ersichtlich sein: keine andere Möglichkeit, als mit dem Hersteller
- der verkaufte, eindeutig bezeichnete Ihres Kassensystems direkt in Kontakt zu
Artikel, treten, um die Möglichkeit einer Aufrüstung mit
- der Einzelverkaufspreis, einem solchen TSE-System abzuklären.
- der dazugehörige Umsatzsteuersatz
Achtung: Steht bei Ihnen eine Umrüstung
und -betrag,
des Kassensystems bzw. eine Neu-
- vereinbarte Preisminderungen,
anschaffung an, müssen Sie sicherstellen,
- die Zahlungsart,
dass die Neugeräte schon ein solches,
- das Datum und der Zeitpunkt des
zertifiziertes TSE-System besitzen. Der Kauf
Umsatzes
von Gebrauchtgeräten ist daher nicht zu
- sowie die verkaufte Menge bzw.
empfehlen.
Anzahl.
§ Die aufgezeichneten Daten müssen
jederzeit lesbar und maschinell
auswertbar sein und sind 10 Jahre lang zu
archivieren. 3 Finanzverwaltung gewährt Übergangs-
§ Alle Änderungen von Programmier- und regelung
Stammdaten der Kasse müssen ebenfalls
Die Finanzverwaltung hat nun eine
10 Jahre aufbewahrt werden. Übergangsfrist eingeräumt. Zwar sollen die
notwendigen Anpassungen und Aufrüstungen
Achtung: Auch für Privat-Barentnahmen und
umgehend durchgeführt werden, doch wird es
Privat-Bareinlagen muss immer ein
nicht beanstandet, wenn die elektronischen
Eigenbeleg erstellt werden. Der Eigenbeleg
Aufzeichnungssysteme bis zum 30. September
stellt eine Dokumentation dar und ist zu
unterzeichnen.
à Ein Muster-Beleg ist diesem Schreiben als 2
Anlage beigefügt.2020 noch nicht über eine zertifizierte TSE Achtung: Diese Übergangsregelung findet
verfügen. auf nicht aufrüstbare PC-Kassen keine
Derzeit wird eine weitere Verlängerung der Anwendung! Diese Kassen dürfen lt.
Übergangsfrist über den 30.9.2020 hinaus Finanzverwaltung seit dem 1.1.2020 nicht
diskutiert. mehr eingesetzt werden.
Durch den Deutschen Fachverband für Kassen-
und Abrechnungssystemtechnik e.V. wurde zwar
eine weitere Verlängerung der
Übergangsregelung angeregt. Lt. 5 Belegausgabepflicht ab 2020
Bundesfinanzministerium bestehen aber derzeit
Unabhängig von der Frage der Aufrüstung und
keine Überlegungen (von Seiten der
ggf. möglichen Weiterverwendung, gilt seit dem
Finanzverwaltung) die Übergangsregelung über
1.1.2020 eine Belegausgabepflicht an alle
den 30.9.2020 hinaus zu verlängern.
Kunden - egal ob diese den Beleg mitnehmen
oder nicht.
Achtung: Damit besteht akuter Handlungs-
bedarf! Soweit noch nicht geschehen, sollten Ein ordnungsgemäßer Beleg muss enthalten:
Sie zeitnah an ihren Kassenhersteller § Name/Anschrift des leistenden
herantreten und sich (schriftlich) Auskunft Unternehmens
darüber geben lassen, wann dieser Sie mit § Datum und Zeitpunkt (!) der
einem zertifizierten Kassensystem beliefern Belegausstellung
bzw. eine TSE auf Ihr bestehendes System § Menge und Art der gelieferten
nachrüsten kann. Waren/Dienstleistungen
§ Entgelt incl. etwaige Preisminderungen
§ Umsatzsteuerbetrag
4 Ausnahmen von der Aufrüstungspflicht?
Wie oben dargestellt, müssen alle aufrüstbaren Hinweis zu den Angaben auf dem Beleg:
Kassensysteme auch tatsächlich nachgerüstet
Nach § 6 KassenSichV in der derzeitigen Fassung
werden. Hierzu haben sie nur noch bis zum muss der Beleg mindestens enthalten:
30. September 2020 Zeit.
1. den vollständigen Namen und die
Sollte Ihnen ihr Kassenhersteller jedoch mitteilen,
vollständige Anschrift des leistenden
dass ihr Kassensystem nicht mit einer TSE
Unternehmers,
aufrüstbar ist (Bestätigung bitte aufbewahren),
2. das Datum der Belegausstellung und den
wird entscheidend, wann sie Ihre Kasse
Zeitpunkt des Vorgangbeginns sowie den
angeschafft haben:
Zeitpunkt der Vorgangsbeendigung,
§ Bei Anschaffung vor dem 26. November 3. die Menge und die Art der gelieferten
2010 dürfen Sie die Kasse längstens bis Gegenstände oder den Umfang und die Art
zum 30. September 2020 der sonstigen Leistung (vgl. dazu auch
weiterverwenden - dann ist Schluss, d.h. AEAO zu § 146, Nr. 2.1.3.),
Sie kommen um eine Neuanschaffung nicht 4. die Transaktions‐Nr.,
herum! 5. das Entgelt (anzugeben ist der Betrag je
§ Sie haben die Kasse nach dem 25. Zahlungsart gem. AEAO zu § 146a, Nr.
November 2010 und vor dem 01. Januar 5.4, Tz. 7) und den darauf entfallenden
2020 angeschafft: Diese Kassen dürfen Steuerbetrag für die Lieferung oder
(soweit diese die Vorgaben der sonstige Leistung in einer Summe sowie
Kassenrichtlinie erfüllen) ausnahmsweise den anzuwendenden Steuersatz oder im
noch bis zum 31. Dezember 2022 weiter Fall einer Steuerbefreiung einen Hinweis
genutzt werden. darauf, dass für die Lieferung oder
3sonstige Leistung eine Steuerbefreiung gilt Sollte das Programm-Update der elektronischen
und Kassensysteme nicht pünktlich zum 1.7.2020,
6. die Serien‐Nr. des elektronischen sondern erst später möglich sein, dann Vorsicht
Aufzeichnungssystems oder die Serien-Nr. bei der Bonierung. Wird z. B. im Juli 2020 mit den
des Sicherheitsmoduls. alten Steuersätzen boniert, droht die Gefahr des
überhöhten Steuerausweises. Hierzu laufen
aktuell verschiedene Anträge beim Bundesfinanz-
Hinweis zu der Bezeichnung der Ware:
ministerium (BMF). Es wird gefordert, dass eine
Welche Angabe auf dem Beleg bezüglich Bonierung im Juli 2020 mit 19 % oder 7 %
„Bezeichnung der Ware“ zu erfolgen hat, dazu unschädlich und somit kein unrichtiger
finden sich Erläuterungen in Nr. 2.1.3 des AEAO Steuerausweis i.S. des § 14c UStG sein soll.
zu § 146 AO sowie Abschnitt 14.5 Absatz 15 Sätze
Von Seiten des BMF liegen hierzu noch keine
2 ff. des UStAE (siehe Anlage).
Reaktionen vor.
Die Bezeichnungen Lebensmittel,
So müssen u. a. angepasst bzw. upgedatet
Dienstleistung oder Handelsware sind danach
werden:
auf keinen Fall ausreichend. Dies sind
Oberbegriffe, in die vieles eingeordnet werden - Preislisten, Kataloge, Flyer
kann. - Bestell-Software
Spätestens ab dem 1.10.2020 kommen dann - Online-Vertrieb – Preisangaben
noch bei den entsprechenden Kassensystemen - Fakturierungsprogramme
die Seriennummer und Signatur der TSE hinzu. - Elektronische Kassensysteme
Mit Zustimmung des Kunden ist auch die - Rechnungswesen-Software
Bereitstellung eines elektronischen Belegs
erlaubt.
7 Verfahrensdokumentation
Zur Bereitstellung des Belegs im elektronischen
Daneben ist zu beachten, dass eine ordnungs-
Format stehen bereits verschiedenste Verfahren
gemäße Kassenführung auch eine entsprechende
zur Verfügung. So z. B.
Verfahrensdokumentation beinhaltet.
§ Kundenkonto mit Beleg-Archiv
Diese besteht regelmäßig aus
§ QR-Codes
§ Apps § Dem allgemeinen Benutzerhandbuch,
§ Near Field Communication = Nahfeld- § einer Anwenderdokumentation (insbe-
kommunikation (NFC) sondere bei individueller Einrichtung bzw.
§ E-Mail mit Anhang (z. B. Kassenbeleg als Programmierung durch den Hersteller)
pdf-Datei) sowie
§ SMS § der laufenden Systemdokumentation
(Updates, Wartung etc.) und den
entsprechenden Programmierprotokollen.
6 USt-Senkung ab 1.7.2020
Die Senkung der Umsatzsteuer (USt) von 19 % Hinweis: Dies gilt auch für Ihre Bestandskasse:
auf 16 % bzw. 7 % auf 5 % gilt vom 1.7. – Ob die verlängerte Übergangsfrist bis 31.
31.12.2020. Dezember 2022 greift, macht die
Finanzverwaltung hier vom Vorliegen einer
Vor dem 1.7.2020 ist sicherzustellen, dass ab
entsprechend vollständigen Verfahrens-
dem 1.7.2020 Programme, Stammdaten,
dokumentation abhängig.
Verträge usw. den neuen USt-Sätzen von 16 %
bzw. 5 % entsprechen.
48 Dokumentation coronabedingter Sach- Darstellung und ersetzt nicht die Beratung im
verhalte und deren Auswirkung Einzelfall. Eine Haftung für den Inhalt dieses
Informationsbriefs kann daher nicht übernommen
Sämtliche Umstellungen bzw. Änderungen in
werden.
Ihrem Unternehmen, die aufgrund der Corona-
Krise durchgeführt werden mussten, sollten
dokumentiert werden, um diese für spätere Zeiten
In dieser herausfordernden Zeit stehen wir
nachvollziehbar zu halten.
Ihnen jederzeit für Fragen zur Verfügung!
Beispiele:
Kommen Sie gerne auf uns zu.
§ zeitweise Schließung des Betriebes
§ eingeschränkter Geschäftsbetrieb
§ neue Vertriebswege Mit freundlicher Empfehlung
§ Zeitraum, für den diverse Fördermittel
beantragt wurden (z.B. Soforthilfe) Ihr Berater-Team
§ Schwund / verdorbene Ware RINNINGER & PARTNER mbB
Eine Muster-Vorlage zum Zwecke dieser
Dokumentation finden Sie in der Anlage dieses
Kontakt-Box:
Schreibens.
9 Fazit RINNINGER & PARTNER mbB
Ab 2020 werden die Anforderungen an die Steuerberater und Rechtsanwalt
Kassenführung noch einmal verschärft. Hier
müssen Sie gewappnet sein und rechtzeitig
handeln. Lindauer Straße 57
Anbei noch einmal der Fahrplan: 88316 Isny im Allgäu
§ Erfüllt Ihr Kassensystem die
Anforderungen der Kassenrichtlinie
(siehe Punkt 1)? Telefon: +49 7562 9716 0
§ Falls ja, wurde diese vor oder nach dem Telefax: +49 7562 9716 97
26. Nov. 2010 angeschafft (siehe Punkt 4)?
§ In jedem Fall an den Kassenanbieter
wenden und schriftlich abklären, ob die mail@rinninger-partner.de
Kasse auf den TSE-Standard aufrüstbar ist.
§ Nur wenn dies nicht der Fall ist, besteht ggf.
die Möglichkeit die Kasse bis zum 31. Dez.
2022 weiterverwenden zu können.
§ In allen anderen Fällen müssen Sie bis
zum 30. Sept. 2020 Ihr Kassensystem
umrüsten bzw. eine Neuanschaffung
tätigen.
§ Vorsicht bei PC-Kassen, da dort die
verlängerte Übergangsfrist bis 31. Dez.
2022 nicht greift. Weitere Informationen
Die vorstehenden Ausführungen und Beiträge
sind mit größter Sorgfalt und nach bestem Wissen
und Kenntnisstand verfasst worden. Es handelt
sich nicht um eine abschließende und vollständige
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