Erläuterung der Nutzung des Dienstes Zoom zur digitalen Durchführung von Vorlesungen
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Stand: 21.03.2020
Erläuterung der Nutzung des Dienstes Zoom zur digitalen
Durchführung von Vorlesungen
Inhalt
Einsatzmöglichkeiten ........................................................................................................ 1
Anleitung ........................................................................................................................... 2
Installation der Zoom Desktop-Anwendung .................................................................. 2
Erstellen/Planen einer Veranstaltung ............................................................................ 4
Durchführen einer Veranstaltung .................................................................................. 8
Einsatzmöglichkeiten
Der Dienst Zoom besticht durch eine sehr intuitive und einfache Handhabung. Besondere
Vorkenntnisse sind nicht erforderlich. Die maximale Teilnehmer*innenanzahl liegt je nach
Lizenz zwischen 100 und 1000 Teilnehmer*innen, theoretisch möglich sind sogar Webinare
mit bis zu 10.000 Zuschauern.
Zoom bietet eine hervorragende Bildschirm-Teilen-Funktion (Screen Sharing). Darüber lassen
sich bequem alle Dokumente mit den Teilnehmer*innen durcharbeiten, die Sie auch auf Ihrem
Bildschirm sehen können (z.B. Powerpoint-Präsentationen). Selbstverständlich können Bild
und Ton übertragen werden, soweit die entsprechende Hardware vorhanden ist. Als Mikrofon
genügt in qualitativer Hinsicht ein einfacher Kopfhörer mit Mikrofon, wie er auch für das
Smartphone verwendet wird. Diesen schließen Sie an Ihren Computer an. Die meisten Laptops
und viele Desktops verfügen, aber ohnehin über ein eingebautes Mikrofon.
Zusätzlich ist eine flüssige Interaktion mit den Teilnehmer*innen per Chat und wenn
gewünscht auch per Ton und sogar Video möglich.
Für die Nutzung von Zoom ist der einmalige kostenlose Download des Programms notwendig.
Auch die Teilnehmer*innen sollten die Desktop-Anwendung nutzen. Diese können am
Meeting aber notfalls auch im Browser oder über die Smartphone-App teilnehmen.
Stand: 21.03.2020
Anleitung
Installation der Zoom Desktop-Anwendung
Die Nutzung setzt die Installation der Zoom-Anwendung auf den eigenen Computer voraus.
Bei der Erstellung der Anleitung wurde Windows 10 genutzt, die Anwendung ist aber
selbstverständlich auch für andere Betriebssysteme (zB Mac OS) verfügbar. Für den Download
wurde Firefox verwendet, bei anderen Browsern ist das Vorgehen vergleichbar.
- Besuchen Sie in Ihrem Browser die Seite https://zoom.us/download.
- Laden Sie den Zoom-Client für Meetings herunter. Es handelt sich gleich um die erste
Datei, die zum Download angeboten wird.
- In Ihrem Browser erscheint ein Fenster, das Sie zum Speichern der Datei auffordert. Je
nach Browser können Sie die Anwendung u.U. auch sofort ausführen.
- Bei der Nutzung von Firefox klicken Sie zum Ausführen der heruntergeladenen Datei
oben rechts auf den kleinen (blau gewordenen) Pfeil und dann auf die Datei
ZoomInstaller(1).exe
Stand: 21.03.2020 - Sobald die Zoom-Anwendung installiert ist, sollte sich folgendes Start-Fenster öffnen, in dem Sie auf Anmelden klicken. - In dem erscheinenden Fenster geben Sie die E-Mail-Adresse ein, mit der Ihr Zoom- Account registriert wurde, und das zugehörige Passwort ein. Die Ersteinrichtung ist damit abgeschlossen.
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Erstellen/Planen einer Veranstaltung
Wenn Sie die Zoom-Anwendung öffnen, gelangen Sie in diese Startansicht:
- Zum Erstellen eines neuen Meetings klicken Sie auf Planen. Es öffnet sich ein Fenster,
in dem Sie die Daten Ihrer Veranstaltung eingeben und weitere Einstellungen
vornehmen können. Geben Sie einen Titel der Vorlesung und die Zeit ein. Findet die
Veranstaltung regelmäßig statt, können Sie dies unter Wiederkehrendes Meeting
einstellen. (Beachten Sie: Bei der Darstellung dieser Funktion kann es in der Zoom-
Desktop-Anwendung u.U. zu Problemen kommen. Sie können die Einstellung dann
über den Browser vornehmen.)
Sie können ein Passwort für Ihr Meeting vergeben, das für den Zutritt eingegeben
werden muss. Das Video für den Host können Sie auf aktiv schalten, wenn Sie gesehen
werden möchten (Das Video lässt sich aber selbstverständlich auch in der
Veranstaltung an- und ausschalten). Das Video für die Teilnehmer*innen können Sie
auf inaktiv schalten.
Unter Audio sollten Sie Computeraudio oder Telefon und Computeraudio wählen.
Bei Kalender wählen Sie Andere Kalender.
Stand: 21.03.2020 Bei Bedarf können Sie weitere Einstellungen vornehmen, indem Sie auf Erweiterte Optionen klicken. Hier können Sie einen Warteraum aktivieren, von dem Sie die Teilnehmer*innen manuell in das Meeting einlassen müssen (nicht für große Veranstaltungen empfohlen). Die Teilnahme vor dem Host (=Veranstalter*in, also Sie) kann, aber muss nicht ermöglicht werden. Der Haken bei Teilnehmer beim Eintrag auf
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Stummschaltung stellen (gemeint: „beim Zutritt“ (Übersetzungsfehler aus Engl.:
„Enter“) sollten Sie setzen, die Übrigen nicht.
- Klicken Sie abschließend auf die Schaltfläche Planen. Es erscheint folgendes Fenster.
Testdozent
- Indem Sie auf die blaue Schaltfläche In Zwischenablage kopieren klicken, können Sie
den Text kopieren. Sie können Ihn dann etwa in eine Mail an die Teilnehmer*innen
oder in einem entsprechenden Text bei eCampus einfügen (Rechtsklick → Einfügen,
oder Strg + V) – je nach dem, in welcher Form Sie über Ihre Veranstaltung informieren
möchten. Danach können Sie das Fenster schließen.
Stand: 21.03.2020 - Klicken Sie nun in der Startansicht noch auf das Zahnrad oben rechts, um in die Einstellungen zu gelangen. - Dort können Sie diverse gewünschte allgemeine Einstellungen vornehmen. Empfohlen wird insbesondere, in der Kategorie Video Den Haken bei Teilnehmer ohne Videoübertragung ausblenden zu setzen. Andernfalls werden Ihnen im Meeting für diese Teilnehmer*innen schwarze Platzhalter mit deren Namen neben Ihrem eigenen Video angezeigt.
Stand: 21.03.2020 Durchführen einer Veranstaltung - Teilen Sie den Vorlesungsteilnehmer*innen rechtzeitig die Streaming-URL, also den Link, mit, z.B. über eCampus. Die Einladung mit dem Link können Sie jederzeit aufrufen, indem Sie in der Startansicht auf die drei Punkte neben Ihrer Veranstaltung klicken. - Sie können Ihr Meeting zudem jederzeit bearbeiten, löschen, einsehen oder starten, indem Sie oben den Reiter Meetings wählen. Dort können Sie auch die Einladung mit der Meeting-URL ansehen und kopieren. - Starten Sie rechtzeitig vor der angegebenen Startzeit das Meeting, indem Sie auf einer der beiden obigen Ansichten auf Starten klicken (s. die beiden letzten Abbildungen).
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- Beim erstmaligen Betreten eines Meetings werden Sie ggf. aufgefordert, Ihren Audio-
Ausgang für die Tonwiedergabe des Meetings festzulegen. Um sicherzugehen, dass
Ihre Tonwiedergabe einwandfrei funktioniert, können Sie auf Computer-Audio testen
klicken. Danach klicken Sie hier Per Computer dem Audio beitreten. Außerdem können
Sie den Haken vor Bei Betreten eines Meetings immer Computeraudio verwenden
setzen.
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- Sobald das Fenster geschlossen ist, sehen Sie die Ansicht Ihres Meetingraums. Wenn
Sie wie oben in den Meeting-Einstellungen unter Video und dort Host die Wahl inaktiv
getroffen haben, sehen Sie folgende Ansicht. Haben Sie dort aktiv gewählt, wird das
Bild Ihrer Webcam angezeigt.
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- Am unteren Rand des Fensters sehen Sie die Steuerleiste für Ihr Meeting. Je nach den
vorgenommenen Einstellungen erscheinen u.U. einige Funktionen nicht (s. bspw.
vorige Abbildung). Je nach Größe des Fensters erscheinen einige Funktionen unter
dem Punkt Mehr an der rechten Seite. Die Funktionen sind überwiegend
selbsterklärend.
Stummschalten Die Einladen- Über diesen wichtigen Zeichnen Sie über
Ihres Mikrofons. Funktion benötigen Button geben Sie diesen Button Ihr
Über den Pfeil Sie i.d.R. nicht, Ihren Bildschirm frei. Meeting auf. Sie
können Sie zudem wenn Sie den So können Sie etwa können es
Ihr Mikrofon sowie Teilnehmer*innen eine PowerPoint- entweder in der
Ihre Lautsprecher bereits vorher die Präsentation mit den Cloud oder lokal
wählen und URL (und das Teilnehmer*innen auf Ihrem PC
weitere Optionen Passwort) mitgeteilt durchgehen (s.u.). speichern.
aufrufen. haben.
Ein-/Ausschalten Hier können Sie eine Liste Hier rufen Sie den Diese
Ihrer Webcam. der Teilnehmer*innen Chatbereich auf. Funktion
Über den Pfeil einblenden und deren So können Sie benötigen
können Sie Berechtigungen verwalten schriftliche Fragen Sie für eine
zwischen mehreren (sie etwa stummschalten). der Lehrveran-
Webcams wählen Außerdem sehen Sie Teilnehmer*innen staltung
und weitere etwaige Reaktionen der sehen und bei i.d.R. nicht.
Optionen aufrufen. Teilnehmer*innen, falls Bedarf selbst
diese freigegeben sind. etwas schreiben.Stand: 21.03.2020 - Öffnen Sie nun auf Ihrem Rechner die Datei, die Sie bei Ihrer Veranstaltung verwenden möchten (etwa PowerPoint, OneNote o.ä.). Hierbei kommen grundsätzlich alle denkbaren Dateiformate in Betracht. Die Datei können Sie natürlich auch bereits vor Betreten des Meetings öffnen. Im Folgenden wird das Vorgehen am Beispiel einer PowerPoint-Präsentation erläutert. - Klicken Sie nun in Ihrem Meeting in der Mitte der Steuerleiste auf die Schaltfläche Bildschirm freigeben. In dem erscheinenden Fenster wählen Sie das gewünschte Dokument (PowerPoint-Präsentation für die Stunde). Dann klicken Sie auf Teilen. - Das Bild wechselt nun zu der gewählten Präsentation. Gleichzeitig verschiebt sich die Zoom-Steuerleiste an den oberen Bildschirmrand. Per Drag&Drop (Anklicken, Halten und an die gewünschte Position ziehen) können Sie die Leiste auch verschieben.
Stand: 21.03.2020 - Nun können Sie wie gewohnt Ihre PowerPoint-Bildschirmpräsentation starten (z.B. unten rechts über die Schaltfläche mit dem Flipchart (s. Abbildung), unter Windows auch über das Tastenkürzel F5. - Falls Sie Ihr Video aktiviert haben, sollte dieses oben rechts als Miniaturansicht zu sehen sein. Ist dies nicht der Fall, können Sie über die Schaltfläche Mehr und dort unter Videopanel anzeigen Ihr Video einblenden. Genauso können Sie Ihr Video ausblenden. In dem Menü können Sie zudem das Chatfenster einblenden (Chat), um Fragen der Teilnehmer zu sehen. Daneben können Sie diverse weitere Einstellungen vornehmen, insbesondere die Aufzeichnung auf Ihrem Computer oder in der Cloud starten. Über Annotierung durch Teilenehmer deaktivieren entziehen Sie den Teilnehmern das Recht, über die Kommentieren-Funktion in Ihre PowerPoint zu zeichnen (empfohlen). Über die Schaltfläche Teilnehmer verwalten können Sie sich zudem eine Liste der
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Teilnehmende einblenden lassen und dort etwaige Reaktionen sehen. Hier sehen Sie
auch, ob sich einzelne Teilnehmende melden.
Hinweis zur Darstellung:
Wenn Sie die volle Übersicht über das Meeting behalten möchte und daher alle
relevanten Fenster einblenden (Ihre Webcam, Chatfenster,
Teilnehmerübersicht), kann es auf Ihrem Bildschirm recht voll werden, sodass
Sie Ihre Präsentation nicht mehr komplett sehen (s. Abbildung).
Im Idealfall stehen Ihnen zwei Bildschirme zur Verfügung, um auf einem die
Präsentation, auf der anderen die Funktionen von Zoom anzuzeigen.
Haben Sie nur einen Bildschirm, können Sie die PowerPoint-Präsentation in den
Fenstermodus schalten, um mehr Platz für die Zoom-Funktionen zu haben.
Klicken Sie dazu in PowerPoint unter Bildschirmpräsentation auf
Bildschirmpräsentation einrichten. Dort wählen Sie unter Art der Präsentation
statt der Standardeinstellung (Präsentation durch einen Redner (volle
Bildschirmgröße)) die Einstellung Ansicht durch ein Individuum (Fenster) und
bestätigen mit OK.Stand: 21.03.2020
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Nun können Sie den Präsentationsmodus von PowerPoint nutzen, ohne dass
dieser den gesamten Bildschirm einnimmt. Beachten Sie aber, dass Sie nach
dem Starten der Präsentation das PowerPoint-Fenster dennoch möglichst groß
ziehen sollten, da die Qualität des Bildes im Stream der Qualität der Anzeige
auf Ihrem Monitor entspricht.
Neben Ihrer Präsentation können Sie auf diese Weise weitere Fenster
platzieren, etwa wie im folgenden Beispiel:Stand: 21.03.2020 - Sie können nun wie gewohnt durch die PowerPoint-Präsentation klicken. Mit der Kommentieren-Funktion in der Steuerungsleiste können Sie zudem in Ihrer Präsentation zeichnen. - Wenn Sie die Veranstaltung aufzeichnen möchten, denken Sie daran, entweder bereits vor dem Teilen Ihres Bildschirms auf die Schaltfläche Aufzeichnen zu klicken oder falls Sie das Teilen des Bildschirms bereits begonnen haben über die Steuerleiste in den weiteren Einstellungen die Aufzeichnung zu starten (s. für beides bereits oben). Hinweis zur Mikrofonberechtigung der Teilnehmer*innen: Wenn Sie für Ihre Einstellung die entsprechende Einstellung vorgenommen haben (wie oben empfohlen), sind die Mikrofone der Teilnehmer*innen ausgeschaltet, wenn sie Ihre Veranstaltung betreten. Sie haben aber grundsätzlich die Berechtigung, ihre Mikrofone selbständig zu aktivieren. Dies können Sie verhindern, indem Sie im Meeting in der Teilnehmerübersicht auf Mehr klicken und dann den Haken bei Den Teilnehmer gestatten, ihre Stummschaltung selbst aufzuheben deaktivieren. Sie müssen den Teilnehmer*innen dann in der Teilnehmerübersicht separat die Sprechberechtigung erteilen, wenn diese etwa über ein Handzeichen auf sich aufmerksam gemacht haben.
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