External Supplier Control Obligations - Überprüfung personenbezogener Daten - Home.Barclays
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External Supplier Control
Obligations
Überprüfung personenbezogener
Daten
Version 11.0, Oktober 2021Bezeichnung der Zeitlicher Ablauf Geltungsbereich Beschreibung der Kontrolle Über die Bedeutung
Kontrolle*
1. Überprüfung der Vor der Alle Funktionen Feststellung der Identität einer Einzelperson durch Zur Bestätigung, dass die Angaben der Person über
Identität Anstellung/Zuweisung Überprüfung gültiger Originalfotos als Nachweis die eigene Identität stimmen.
der Person sowie Aufbewahrung einer Kopie als
Zusatznachweis.
2. Amtliche Vor der Alle Funktionen Überprüfung, ob die Person per Gesetz zur Arbeit im Dient zur Bestätigung, dass die Person per Gesetz
Arbeitsberechtigung für Anstellung/Zuweisung entsprechenden Rechtssystem berechtigt ist, indem zur Arbeit im entsprechenden Rechtssystem (bzw.
das zugewiesene Land der Person die von den Behörden ausgestellte Originalurkunde den -systemen) berechtigt ist.
eingeholt und eine Kopie davon als Nachweis
aufbewahrt wird.
4. Überprüfung des Innerhalb von 6 Alle Funktionen (mit Prüfpunkte: Damit soll Folgendes bestätigt werden:
beruflichen Wochen nach Beginn Ausnahme der Funktionen Beruflicher Werdegang der letzten drei Jahre die Eignung und Integrität der Person,
Werdegangs bzw. der in Verbindung mit (sechs Jahre bei regulierten Funktionen), dass Lücken in der Berufslaufbahn von über
früherer Arbeitgeber Anstellung/Zuweisung Anlagen- und Personen, die in der Vergangenheit von Barclays drei Monaten untersucht und bewertet werden,
um sicherzustellen, dass alle Angaben bezüglich
Haustechnik/Geldautomat- entlassen wurden oder deren Arbeitsvertrag
vorheriger Beschäftigungen stimmen, und
Wartung) bzw. befristetes Arbeitsverhältnis von Barclays dass die vorherigen Arbeitgeber echt sind.
beendet wurde, dürfen Barclays nicht
zugewiesen werden,
Belege zu Lücken in der Berufslaufbahn, und
Vertrauenswürdigkeit der Kontaktangaben
bezüglich vorheriger Arbeitgeber (über
unabhängige Quellen). Vorherige Arbeitgeber,
die nicht anerkannt werden, müssen über
unabhängige Quellen überprüft werden (z. B.
durch eine Prüfung beim britischen
Gesellschaftsregister (Companies House)).
*Kann der Lieferant aufgrund rechtlicher Auflagen des betreffenden Landes die Prüfungen nicht durchführen, wird er automatisch hiervon freigestellt und muss lediglich Barclays davon in Kenntnis
setzen. Lieferanten müssen zudem etwaige nach den Rechtsvorschriften des betreffenden Landes vorgeschriebene zusätzliche/erweiterte Prüfungen durchführen, die über die Mindestanforderungen
von Barclays hinausgehen.
Version 11.0, Oktober 2021Bezeichnung der Zeitlicher Ablauf Geltungsbereic Beschreibung der Kontrolle Über die Bedeutung
Kontrolle h
5. Vor der (Hiervon Nachweis der Konformität mit geltenden Ist eine Person auf einer behördlichen oder sonstigen
Sanktionierungsprüfun Anstellung/Zuweisung ausgenommen ist die Sanktionsgesetzen durch Überprüfung, ob eine Sanktionsliste eingetragen, kann dies für Barclays die
gen der Person Bereitstellung von Person in einer offiziellen Sanktionsliste oder in Gefahr regulatorischer Konflikte oder der Rufschädigung
Waren bzw. die amtlichen Registern zur Einschränkung der bergen.
Erbringung von Handlungsfähigkeit eingetragen ist.
Dienstleistungen, für
die Barclays keine
Arbeiter zur
Verfügung gestellt
werden)
6. Prüfung politisch Vor der (Hiervon Prüfung, ob es sich bei der Person: Aus Sicht der Bestechungs- und
exponierter Personen Anstellung/Zuweisung ausgenommen ist die Korruptionsbekämpfung schützt diese Überprüfung vor
(PEP) der Person Bereitstellung von - um eine politisch exponierte Person (PEP), dem Risiko, dass der PEP-Status ausgenutzt wird, um
Waren bzw. die - einen direkten Angehörigen einer PEP oder
unlauteren Einfluss auf oder im Namen von Barclays
Erbringung von - einen engen Vertrauten einer PEP (z. B. einen
auszuüben.
Dienstleistungen, für nahen Geschäftspartner einer PEP) handelt.
die Barclays keine Falls die Person eines der obigen Kriterien erfüllt, ist
Arbeiter zur Barclays zu informieren und ggf. eine Lösung zu
Verfügung gestellt vereinbaren.
werden)
7. Bonitäts- Vor der Alle Funktionen Durchführung erfolgt über polizeiliche oder andere Diese Prüfungen dienen zur Feststellung, ob bei einer
/Liquiditätsprüfungen Anstellung/Zuweisung Amtsträger, eine Bonitäts- bzw. Liquiditätsprüfung Person die Gefahr eines Interessenkonflikts besteht, falls
der Person der Person sowie die Aufbewahrung einer Kopie der der Kandidat außerhalb der Arbeitsumgebung unter
aktenkundigen Bonitätsauskunft. finanziellem Druck steht.
8. Überprüfung des Vor der Alle Funktionen Durchführung einer Überprüfung auf etwaige Dient der Überprüfung der Zuverlässigkeit der Person
Führungszeugnisses Anstellung/Zuweisung Vorstrafen über behördliche Amtsträger und und hilft beim Schutz vor unangemessener Offenlegung
der Person Aufbewahrung des Nachweises über erfolgte von Informationen durch Einzelpersonen mit krimineller
Prüfungen. bzw. böswilliger Absicht.
9. Innerhalb von 6 Wochen Für alle Funktionen Durchführung: Dient bei Einzelpersonen, die Funktionen des betroffenen
Direktorenämter/Medi nach Beginn der mit Zugang zu Unabhängige Überprüfung auf etwaige Anwendungsbereichs innehaben, zur Prüfung, dass
enrecherchen Anstellung/Zuweisung geheimen Direktorenämter, die einen potenziellen keinerlei Interessenkonflikte vorliegen bzw. dass bei der
Informationen** und Interessenkonflikt bzw. ein Ausschlusskriterium Person keine Gefahr der Rufschädigung besteht.
für solche, die gemäß darstellen könnten, und
den Anforderungen Medienrecherche zur Feststellung, ob die Person
der zuständigen auf unerwünschte Weise die Aufmerksamkeit
Finanzaufsichtsbehör der Medien auf sich gezogen hat.
Version 11.0, Oktober 2021de eine
regulatorische
Genehmigung/Zertifi
zierung erfordern.
**Geheime Informationen: Informationen, deren unbefugte Offenlegung (intern oder extern) schwerwiegende finanzielle Schäden oder Rufschädigungen, einen deutlichen Verlust an
Wettbewerbsvorteilen oder eine regulatorische bzw. rechtliche Strafmaßnahme zur Folge haben kann.
Bezeichnung der Zeitlicher Ablauf Geltungsbereic Beschreibung der Kontrolle Über die Bedeutung
Kontrolle h
10. Prüfungen seitens Vor der Nur für Funktionen, Prüfung, ob eine Einzelperson in beliebiger Funktion, Überprüfung, ob eine Person die erforderliche
der Anstellung/Zuweisung die gemäß den die eine regulatorische Genehmigung/Zertifizierung Genehmigung seitens der Regulierungsbehörde hat und
Regulierungsbehörde der Person Anforderungen der benötigt, in der betreffenden Datenbank bzw. im ob sie als „geeignet und fähig“ erachtet wird,
zuständigen zugehörigen Register nachgewiesen werden kann. regulatorische Risiken zu verhindern.
Finanzaufsichtsbehör
de eine
regulatorische
Genehmigung/Zertifi
zierung erfordern.
11. Unvollständige Nach Bedarf Alle Funktionen Der Lieferant muss über einen Prozess für den Dient zur Bestätigung, dass Personal des Lieferanten
Prüfungen oder Umgang mit unvollständigen Prüfungen oder mit nicht automatisch Barclays zugeordnet wird, wenn der
nachteilige Ergebnisse nachteiligen Ergebnissen der Überprüfung erforderliche Nachweis einer Überprüfung für eine
personenbezogener Daten verfügen. Dazu gehören Einzelperson nicht eingeholt werden kann oder wenn
u. U. eingehende Gespräche mit der Person, eine diese eine Prüfung nicht besteht.
Erklärung zu den Sachverhalten oder eine
Risikobewertung, um festzustellen, ob eine
Anstellung dennoch in Frage kommt.
12. Veränderungen der Nach Bedarf Alle Funktionen Beim Lieferanten muss ein Prozess für Folgendes Prüfpunkte:
persönlichen vorhanden sein: - Nachträglich bekannt gewordene Änderungen
Umstände und - damit Einzelpersonen ihn über der Umstände, die Einfluss auf die
Zurückhaltung von Veränderungen der persönlichen Entscheidung bei der ersten Überprüfung der
Auskünften Umstände (beispielsweise spätere Person gehabt hätten, werden überprüft,
strafrechtliche Verurteilungen, Insolvenz) - Personen, die wesentliche Informationen nicht
benachrichtigen, offenlegen, werden von den ihnen
- um sicherzustellen, dass bei einer späteren zugewiesenen Aufgaben entbunden, und
Erkennung nachteiliger Informationen eine - Bei ehemaligen Angestellten, die der Lieferant
entsprechende Untersuchung sowie erneut anstellt, wird eine angemessene
Folgemaßnahmen vorgenommen werden, Neuuntersuchung vorgenommen.
sofern angemessen (beispielsweise ein
Gerichtsverfahren, das während der
Version 11.0, Oktober 2021Überprüfung personenbezogener Daten
noch nicht bekannt war), und
- zur erneuten Überprüfung einer Person, die
ihr Arbeitsverhältnis mit dem Lieferanten
beendet hat und nach über 3 Monaten
wieder angestellt wird. (In allen Fällen ist
der Nachweis für die amtliche
Arbeitsberechtigung einzuholen.)
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