MICROSOFT OFFICE WORD 2003 - auf Einführungsschulung - "So finden Sie Sich im neuen Layout zurecht"
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U M S T I E G MICROSOFT OFFICE WORD 2003 auf WORD 2010 Einführungsschulung - „So finden Sie Sich im neuen Layout zurecht“ ZID/D. Serb/ Jän. 2011
INHALTSVERZEICHNIS
Ein neues Gesicht ........................................................................................... 3
Das Menüband .................................................................................................................................... 3
Die 8 Registerkarten ........................................................................................................................ 3
Die Gruppen .................................................................................................................................... 8
Die Live-Vorschau........................................................................................... 8
Automatische Anzeige von Tools .................................................................... 9
Automatische Anzeige der Minisymbolleisten ................................................ 9
Die „Backstage-Ansicht“ – hinter den Kulissen ..............................................10
Option „Informationen“ .................................................................................................................... 10
Option „Neu“ (Formatvorlagen)........................................................................................................ 10
Option „Speichern und Senden“ (E-Mail/Web/Sharepoint/Blogs) ................................................... 11
Option „Hilfe“ .................................................................................................................................... 11
Dialogfeld „Optionen“ ....................................................................................................................... 12
Symbolleiste für den Schnellzugriff ............................................................................................... 12
Der Navigationsbereich .................................................................................13
Ihre aktuelle Position......................................................................................................................... 13
Inhalte verschieben ........................................................................................................................... 13
Inhalte suchen ................................................................................................................................... 13
Tastenkombinationen ...................................................................................14
ANHANG .......................................................................................................15
Wechseln zwischen neuen und früheren Word-Versionen .............................................................. 15
Variante 1: Öffnen der älteren Datei im Kompatibilitätsmodus ................................................... 15
Variante 2: Ältere Datei in Word 2010 konvertieren .................................................................... 15
Variante 3: Standardformat ändern .............................................................................................. 16
Die Kompatibilitätsprüfung ............................................................................................................... 16
Öffnen einer Word 2010 Datei in Word 2003 oder älter .................................................................. 16
Wo finde ich….................................................................................................................................... 17
…das Menü „Datei"? ..................................................................................................................... 17
…die „Optionen“ des einstigen Menüs „Extras“?......................................................................... 17
…die Option „Anpassen“ des einstigen Menüs „Extras“? ............................................................ 17
…die Option „Seite einrichten“?.................................................................................................... 17
…die „Seitenansicht“? ................................................................................................................... 17
…die „Eigenschaften“? .................................................................................................................. 17
…die Option „Suchen“? ................................................................................................................. 17
…die Option „Dokument Schützen“ des einstigen Menüs „Extras“? ........................................... 17
…den „Schnelldruck“? ................................................................................................................... 17
Umstieg Microsoft Office Word 2003 auf Word 2010/ Einführungsschulung
3
Ein neues Gesicht
Word 2010 ist mit einer neuen Office Fluent-Benutzeroberfläche ausgestattet und unterscheidet sich
sowohl optisch als auch in ihrer Anwendung von den Benutzeroberflächen älterer Versionen. Menüs
und Symbolleisten wurden durch das Menüband ersetzt, die Backstage-Ansicht regelt nun die
Belange des früheren Datei- Menüs und beinhaltet die Programmeinstellungen. Die klar strukturierte
Anordnung der Befehle und die intuitive Bedienung sollen das Arbeiten in Word 2010 noch
komfortabler machen.
Das Menüband
Dieses ersetzt die bisherigen Menüs und Symbolleisten und besteht aus drei Hauptkomponenten:
Den 8 Registerkarten, den zugehörigen Gruppen und den Befehlen.
Die 8 Registerkarten
… befinden sich am oberen Rand des Menübandes. Sie sind aufgabenorientiert.
Tipp: Brauchen Sie mehr Platz am Bildschirm? Durch Klicken auf den Pfeil im rechten oberen Eck oder
per Doppelklick im Menüband lassen sich die Registerkarten ein- und ausblenden.
1. Datei
2. Start
3. Einfügen
4. Seitenlayout
5. Verweise
6. Sendungen
7. Überprüfen
8. Ansicht
Umstieg Microsoft Office Word 2003 auf Word 2010/ Einführungsschulung
4
1. Registerkarte „Datei“
Befehle für die Dateiverwaltung:
Speichern
Öffnen
Schließen
Drucken…
2. Registerkarte „Start“
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3. Registerkarte „Einfügen“
4. Registerkarte „Seitenlayout“
Umstieg Microsoft Office Word 2003 auf Word 2010/ Einführungsschulung
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5. Registerkarte „Verweise“
6. Registerkarte „Sendungen“
Umstieg Microsoft Office Word 2003 auf Word 2010/ Einführungsschulung
7
7. Registerkarte „Überprüfen“
8. Registerkarte „Ansicht“
Hinweis: In der unteren Statusleiste des Fensters befinden sich ebenfalls Zoomsteuerungselemente!
Umstieg Microsoft Office Word 2003 auf Word 2010/ Einführungsschulung
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Die Gruppen
Fehlt der gewünschte Befehl in einer Gruppe?
Die Live-Vorschau
Die Live Vorschau macht die Auswirkungen verschiedener Befehle noch vor dem Anklicken im
Arbeitsbereich sichtbar. Z. B. beim Auswählen einer Schriftart:
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Automatische Anzeige von Tools
Hinweis: Kontextabhängige Registerkarten wie diese gibt es auch für andere Anwendungsbereiche
wie Tabellen, Diagramme usw.
Automatische Anzeige der MinisymbolleistenUmstieg Microsoft Office Word 2003 auf Word 2010/ Einführungsschulung
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Die „Backstage-Ansicht“ – hinter den Kulissen
Hier stehen die bekannten grundlegenden Befehle zum Öffnen, Speichern und Drucken von
Dokumenten zur Verfügung. Des Weiteren befinden sich hier folgende wichtige Optionen:
Option „Informationen“
Gibt Informationen zur Datei an, wie etwa Dokumentengröße, Seitenanzahl und Änderungsdatum.
Es ist die Standardeinstellung des Backstage-Bereichs. Außerdem können Sie hier:
• Berechtigungen festlegen (Dokument verschlüsseln, freigeben usw.)
• Überprüfungen durchführen (auf persönliche Informationen, Barrierefreiheit, Kompatibilität usw.)
• Versionen verwalten
Option „Neu“ (Formatvorlagen)
• Beinhaltet sämtliche Formatvorlagen (Berichte, Briefe, Formulare …)Umstieg Microsoft Office Word 2003 auf Word 2010/ Einführungsschulung
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Option „Speichern und Senden“ (E-Mail/Web/Sharepoint/Blogs)
Sie können Ihr Dokument
• per E-Mail senden (z.B. automatisiert als PDF).
• im Web speichern (mittels Windows Live ID von anderen Orten aus zugreifen).
• im SharePoint ablegen.
• als Blogbeitrag veröffentlichen.
Option „Hilfe“
Beinhaltet u.a.
• Onlinehilfen
• Erste Schritte mit Word 2010Umstieg Microsoft Office Word 2003 auf Word 2010/ Einführungsschulung
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Dialogfeld „Optionen“
Hier können Sie sämtliche allgemeine und benutzerspezifische Einstellungen treffen. In früheren
Versionen waren diese im Menü „Extras“ unter „Optionen“ zu finden:
• „Autokorrektur“ in Word 2010 in der Auswahl „Dokumentprüfung“
• „Menüband anpassen“ zum Einfügen Ihrer häufig verwendeten Befehle im Menü; entspricht
„Anpassen“ in Word 2003.
• „Symbolleiste für den Schnellzugriff“: Die Schnellzugriff-Symbolleiste anpassen.
Symbolleiste für den Schnellzugriff
Diese beinhaltet ständig benötigte Befehle. Sie ist immer sichtbar, egal, auf welcher Registerkarte
Sie sich gerade befinden. Sie können Ihre Lieblingstools hinzufügen, indem Sie auf den neben
befindlichen Pfeil klicken und den gewünschten Befehl auswählen. Ist dieser nicht in der Liste zu
finden, gehen Sie bitte auf „ 1Weitere Befehle…“
1
Auch über Registerkarte „Datei“, „Optionen“, „Auswahl Symbolleiste für den Schnellzugriff“ erreichbar.Umstieg Microsoft Office Word 2003 auf Word 2010/ Einführungsschulung
Der Navigationsbereich 13
Ihre aktuelle Position
Mit dem Navigationsbereich wissen Sie immer, wo Sie sich gerade im Dokument befinden und es ist
einfach, von einer Position zu einer anderen zu gelangen. Zum Öffnen des Navigationsbereiches
wechseln Sie zur Registerkarte „Ansicht“ und wählen „Navigationsbereich anzeigen“ aus.
Ansicht „Seiten“
Ansicht
„Navigationsregisterkarten
Hinweis: Um Navigationsregisterkarten zu erzeugen, müssen Sie im Dokument Überschiften erstellen!
Inhalte verschieben
Sie können Überschriften samt zugehörigem Inhalt an eine andere Position verschieben, indem Sie
den Titel im Navigationsbereich mit der linken Maustaste gedrückt halten und an die neue Position
ziehen.
Inhalte suchen
Wenn Sie ein Wort, ein Bild oder eine Tabelle finden möchten, geben Sie den Suchbegriff im
Suchfeld ein und Word zeigt Ihnen die Suchergebnisse an. Alle Vorkommen werden hervorgehoben.
Sie können die Suchergebnisse in der Liste anzeigen und Sie können die Pfeiltasten klicken, um das
jeweilige Ergebnis anzuzeigen.Umstieg Microsoft Office Word 2003 auf Word 2010/ Einführungsschulung
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Tastenkombinationen
Hinweis: Tastenkombinationen mit der STRG-Taste, wie z.B. „STRG+C“ für den Kopierbefehl, ändern
sich gegenüber früheren Word-Versionen nicht! Allerdings ist es erforderlich, diese auswendig zu
kennen, da sie nicht mehr angezeigt werden!15
ANHANG
ANH ANG
Wechseln zwischen neuen und früheren Word-Versionen
Eine Datei, die Sie in Word 2003 oder älter erstellt haben, weist ein 2anderes Format als das
Standardformat von Word 2010 auf. „docx“ ersetzt „doc“!
Was passiert nun, wenn Sie eine ältere Datei in Word 2010 öffnen?
Variante 1: Öffnen der älteren Datei im Kompatibilitätsmodus
Die Auswahlmöglichkeiten von Word 2010 stehen dann nicht zur Verfügung. Damit wird
sichergestellt, dass es bei der Bearbeitung zu keinen Problemen kommt. Der Kompatibilitätsmodus
ist in der Titelleiste erkennbar!
Zum Vergleich:
So sehen die überarbeiteten WordArt Features in Word 2010 aus:
Variante 2: Ältere Datei in Word 2010 konvertieren
Sie können den Kompatibilitätsmodus umgehen und die Datei wie folgt direkt in das Word
2010-Format konvertieren:
2
Das neue Dateiformat basiert auf den neuen Office Open XML-Formaten (XML steht für "Extensible Markup Language"). Sie benötigen keine XML-
Kenntnisse, sollten aber Folgendes wissen:
Es erhöht die Sicherheit Ihrer Dokumente, da es Dateien trennt, die Skripte oder Makros enthalten. Dadurch lassen sich unerwünschter Code und
unerwünschte Makros leichter finden und blockieren. Dokumentdaten lassen sich dadurch verkleinern und sind weniger anfällig für Beschädigungen.16 ANHANG Variante 3: Standardformat ändern Die letzte Variante besteht darin, das Standardformat beim ersten Speichern festzulegen: Die Kompatibilitätsprüfung Bevor Sie ein Word 2010 Dokument freigeben, können Sie überprüfen, wie dieses in einer älteren Version dargestellt wird. In diesem Beispiel sehen Sie, dass einige Effekte nicht oder in geänderter Form angezeigt würden, wenn das Dokument in einer älteren Version geöffnet würde. Hinweis: Die Kompatibilitätsprüfung wird standardmäßig angezeigt, wenn Sie ein Word 2010 Dokument in einem älteren Format speichern und es bestimmte Features enthält, die nicht unterstützt werden. Öffnen einer Word 2010 Datei in Word 2003 oder älter In diesem Fall werden Sie aufgefordert, ein (kostenloses) Compatibility Pack von Microsoft zu installieren.
17 ANHANG Wo finde ich… …das Menü „Datei"? Das Menü Datei wurde durch die „Registerkarte Datei“ ersetzt. …die „Optionen“ des einstigen Menüs „Extras“? Auf der Registerkarte „Datei“. …die Option „Anpassen“ des einstigen Menüs „Extras“? Auf der Registerkarte „Datei“, „Optionen“ Auswahl „Menüband anpassen“. …die Option „Seite einrichten“? Auf der Registerkarte „Seitenlayout“, Gruppe „Seite einrichten“. …die „Seitenansicht“? Auf der Registerkarte „Datei“, Auswahl „Drucken“. …die „Eigenschaften“? Unter Registerkarte „Datei“, Auswahl „Informationen“. …die Option „Suchen“? Auf der Registerkarte „Start“, Gruppe „Bearbeiten“. …die Option „Dokument Schützen“ des einstigen Menüs „Extras“? Auf der Registerkarte „Datei“, Auswahl „Informationen“. …den „Schnelldruck“? Aktivieren Sie den Befehl für den Schnelldruck in der Symbolleiste für den Schnellzugriff (s. S. 12, „Symbolleiste für den Schnellzugriff“) Hinweis: Unter folgender Adresse können Sie interaktiv auf ein Word 2003 Menü oder eine Schaltfläche zeigen und es wird der neue Ort in Word 2010 angezeigt: http://office.microsoft.com/de-de/outlook-help/position-von-menu-und-symbolleistenbefehlen-in-office-2010- HA101794130.aspx#
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