FINANZORDNUNG SOZIALVERBAND VDK SAARLAND E.V.
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Finanzordnung Sozialverband VdK Saarland e.V. Gültig ab 01.07.2019
Inhaltsverzeichnis
1. Anwendungsbereich .......................................................................................... - 4 -
2. Bankkonten ........................................................................................................ - 4 -
3. Neueröffnung/Löschung eines Bankkontos....................................................... - 4 -
4. Änderung von Verfügungsberechtigungen eines Bankkontos .......................... - 4 -
5. Kontoauszüge .................................................................................................... - 5 -
6. Barkasse ............................................................................................................. - 5 -
7. Einnahmen und Ausgaben ................................................................................. - 5 -
8. pauschale Vergütung/Sitzungsgelder ................................................................ - 5 -
9. jährlicher „Kassenbericht“ ................................................................................. - 6 -
10. Vorgehensweise und Sanktionen bei Nichteinreichung .................................... - 6 -
11. jährliche Meldung „Ermittlung der Betriebsmittelrücklage“ ............................ - 6 -
12. Inventarverzeichnis ............................................................................................ - 6 -
13. Tätigen von spekulativen Geldanlagen.............................................................. - 7 -
14. Aufnahme und Gewähren von Darlehn ............................................................. - 7 -
15. Empfang und Vergabe von Spenden ................................................................. - 7 -
16. Fahrt- und Reisekosten für ehrenamtlich tätige Personen ................................. - 8 -
17. Zuwendungen an Mitglieder/Aufmerksamkeiten .............................................. - 8 -
18. Revisionen ......................................................................................................... - 8 -
19. Revisoren ........................................................................................................... - 8 -
20. Revisionsbericht ................................................................................................ - 9 -
21. Geschäftsjahr ..................................................................................................... - 9 -
22. Änderungen ....................................................................................................... - 9 -
23. Inkrafttreten ....................................................................................................... - 9 -
-1-Anlagenverzeichnis
Anlage 1 Formular Änderungsmeldung Bankkonto
Anlage 5 Muster Ermittlung der Betriebsmittelrücklage der
Ortsverbände
Anlage 6 Muster Inventarverzeichnis
Anlage 7 Reisekostenordnung
Anlage 8 Formular Reisekosten
Anlage 9 Formular Sammelfahrtkosten
Anlage 10 Fallbeispiel Aufmerksamkeiten
Anlage 11 Revisionsbericht
-2-Vorbemerkung
Die Finanzverwaltung ist eine der verantwortungsvollsten Aufgaben innerhalb
eines Verbandes – eine Vielzahl gesetzlicher und steuerrechtlicher
Bestimmungen müssen beachtet werden und es ist eine jederzeitige
ordnungsgemäße Rechenschaftslegung gegenüber dem Finanzamt über alle
Einnahmen, Ausgaben und Vermögenswerte des Verbandes sicherzustellen.
Dem Sozialverband VdK Saarland e.V. wird seitens der Finanzverwaltung das
Privileg der Gemeinnützigkeit zuerkannt. Die Regelungen zum Erwerb und zur
Erhaltung der Gemeinnützigkeit sind im 3. Abschnitt der Abgabenordnung
§§ 51–68 niedergelegt. § 55 Nr. 1 AO verlangt, dass Mittel der gemeinnützigen
Körperschaft nur für satzungsmäßige Zwecke verwandt werden dürfen und dies
zudem zeitnah zu erfolgen hat (vgl. § 55 Nr.5 AO). Die Geschäftsführung des
Sozialverband VdK Saarland e.V. hat entsprechend des Auftrages des § 63 Abs.
1 AO für die Einhaltung dieser Regeln Sorge zu tragen. Insbesondere wird sie in
§ 63 Abs. 3 AO darauf verpflichtet dies durch ordnungsmäßige Aufzeichnung
ihrer Einnahmen und Ausgaben nachzuweisen. Diese Norm wird durch TZ 10 zu
§ 55 AO im Anwendungserlass zur Abgabenordnung ergänzt, worin den
gemeinnützigen Körperschaften eine Mittelverwendungsrechnung abverlangt
wird.
Im Bereich „Finanzen“ muss es daher verbindliche Richtlinien geben, die von
allen Verbandsstufen des Sozialverband VdK Saarland e.V. beachtet und
eingehalten werden müssen, um die Überprüfung der Gemeinnützigkeit durch
die Finanzverwaltung und die damit verbundene Steuerbefreiung nicht in Frage
zustellen bzw. zu gefährden.
Gleichzeitig sollen diese Richtlinien eine Hilfestellung für Ihre Arbeit vor Ort sein
und Ihnen die Sicherheit geben, dass Ihr Handeln den gesetzlichen Vorgaben
entspricht.
-3-1. Anwendungsbereich
Die Finanzordnung des Sozialverband VdK Saarland e.V. in Ihrer jeweils gültigen Fassung
ist für alle Verbandsstufen des VdK Saarland bindend.
2. Bankkonten
Da die Verbandsstufen aus rechtlicher Sicht unselbständige Untergliederungen des
Sozialverband VdK Saarland e.V. sind, also keine eigenständige juristische Person
darstellen, können diese auch nicht Inhaber von Bankkonten sein. Kontoinhaber ist
immer der Sozialverband VdK Saarland e.V..
Die genaue Inhaberbezeichnung muss wie folgt lauten:
Sozialverband VdK Saarland e.V.
Ortsverband/Kreisverband (Name der Verbandsstufe)
3. Neueröffnung/Löschung eines Bankkontos
Zur Neueröffnung oder Löschung eines Bankkontos benötigen die Verbandsstufen eine
Vollmacht des Sozialverband VdK Saarland e.V., die beim Landesverband Abteilung
Finanzen schriftlich angefordert werden muss. Dazu ist das Formblatt
„Änderungsmeldung Bankkonto“ (Anlage 1) auszufüllen zu unterschreiben und an die
Abteilung Finanzen des Landesverbandes in Saarbrücken zu senden.
Bei einer Neueröffnung eines Bankkontos beantragt die jeweilige Verbandsstufe (Kreis-
bzw. Ortsverband) nach dem Erhalt der Vollmacht bei der Bank die Kontoeröffnung mit
der nachfolgenden Inhaberbezeichnung:
Sozialverband VdK Saarland e.V.
Ortsverband/Kreisverband (Name der Verbandsstufe eintragen)
Als Zeichnungsberechtigte (Verfügungsberechtigte) werden von der Verbandsstufe die
hierfür vorgesehenen Personen benannt.
4. Änderung von Verfügungsberechtigungen eines Bankkontos
Bei Änderung von verfügungsberechtigten Personen der Verbandsstufe wegen
Neuwahlen oder anderen Gründen, ist ebenfalls eine Vollmacht des Sozialverband VdK
Saarland e.V. erforderlich. Diese ist mit dem Formblatt „Änderungsmeldung Bankkonto“
(Anlage 1) bei der Abteilung Finanzen des Landesverbandes in Saarbrücken
anzufordern.
-4-5. Kontoauszüge
Im Rahmen der Zentralen Belegerfassung sind alle Kontoauszüge jeweils bis zum 15. des
Folgemonats beim Landesverband einzureichen. Über Ausnahmen entscheidet die
Abteilung Finanzen.
6. Barkasse
Im Zuge der Einführung der Zentralen Belegerfassung sind alle Belege für Ein- und
Ausgaben bis zum 15. des Folgemonats jeweils einzeln mit Hilfe des Formblatts
Belegeinreichung unter Angabe des Verwendungszwecks beim Landesverband
einzureichen. Über Ausnahmen entscheidet die Abteilung Finanzen.
Auf dem zugehörigen „Anschreiben zur Belegeinreichung“ ist zum Zwecke des
Abgleichs der aktuelle Stand der Barkasse zu erfassen.
Der Bargeldbestand der Barkasse darf einen Betrag von 300 € nicht übersteigen.
Beträge die den Betrag von 300 € übersteigen sind umgehend auf das Konto der
Verbandsstufe einzuzahlen.
7. Einnahmen und Ausgaben
Einnahmen und Ausgaben dürfen nur für satzungsmäßige Zwecke des Verbandes
verwendet werden. (siehe Satzung § 2 Nr. 6 Satz 2)
Ausgaben über 50 € sind durch Unterschrift des Vorsitzenden der Verbandsstufe oder
dessen Vertreter auf dem Ausgabenbeleg zu bestätigen.
Ausgaben über 150 € können nur durch einen Vorstandsbeschluss der jeweiligen
Verbandsstufe getätigt werden. Eine Kopie des Beschlusses ist als Anlage dem
Kontoauszug bzw. dem Barauszahlungsbeleg beizufügen.
8. pauschale Vergütung/Sitzungsgelder
Eine angemessene pauschale Vergütung für Arbeits- und Zeitaufwand
(Tätigkeitsvergütung) kann gemäß § 2 Nr. 6 der Satzung nur an die Mitglieder des
Landesvorstands im Rahmen der Entschädigungsordnung des Sozialverband VdK
Saarland e.V. sowie für ausdrücklich in der Entschädigungsordnung genannte
Tätigkeiten gezahlt werden.
Die Zahlung von pauschalen Vergütungen, Sitzungsgeldern und pauschalen
Aufwandsentschädigungen an ehrenamtlich tätige Vorstandsmitglieder der Kreis – und
Ortsverbände ist in der Satzung nicht geregelt und somit gemeinnützigkeitsschädlich
und deshalb nicht zulässig.
Der Ersatz tatsächlich entstandener Auslagen (z. B. Fahrtkosten) an Vorstands- und
andere Vereinsmitglieder bleibt unberührt.
-5-9. jährlicher „Kassenbericht“
Im Rahmen der Einführung der Zentralen Belegerfassung entfällt die Abgabe von
Kassenberichten der Orts- und Kreisverbände.
Die Landesgeschäftsstelle leitet den Orts- und Kreisverbänden nach vollständiger
Verbuchung aller Geschäftsvorfälle des Geschäftsjahres eine Übersicht zu, die Auskunft
über die im Jahr erfolgten Bewegungen der Barkasse und des Girokontos gibt.
10. Vorgehensweise und Sanktionen bei Nichteinreichung
Der Landesverband stellt für alle Verbandsstufen, die trotz Rückfrage seitens der
Abteilung Finanzen mit der Abgabe Ihrer Unterlagen mehr als einen Monat in Verzug
sind, unverzüglich die Zahlung der anteiligen Mitgliedsbeiträge ein. Die Zahlung darf erst
nach Abgabe der ordnungsgemäßen Kassenbelege wieder aufgenommen werden.
Eine Nachzahlung der anteiligen Mitgliedsbeiträge für die Zeit der Aussetzung ist
ausgeschlossen.
Für den Fall, dass bei einem einzelnen Mitglied oder einem Ortsverband der Verdacht
einer betrügerischen Handlung besteht, wird zunächst versucht, über den zuständigen
Kreisvorsitzenden mit dem Ortsverband Kontakt aufzunehmen. Bei Erfolglosigkeit
schreibt die Abteilung Finanzen das betreffende Mitglied bzw. den betreffenden
Ortsverband an und setzt für die Klärung der Sachverhalte eine Frist von zwei Wochen.
Verstreicht diese Frist ohne befriedigendes Ergebnis, ist umgehend Strafanzeige zu
stellen.
11. jährliche Meldung „Ermittlung der Betriebsmittelrücklage“
Die Ansammlung von Zweckvermögen sowie die Bildung von Rücklagen sind nur unter
Beachtung der steuerrechtlichen Vorschriften zulässig. Orts- und Kreisverbände dürfen
nur eine sogenannte Betriebsmittelrücklage bilden.
Auf Grundlage der Ein- und Ausgaben ermittelt die Abteilung Finanzen die Höhe der
zulässigen Betriebsmittelrücklage und informiert den Orts- bzw. Kreisverband über deren
Höhe. Darüber hinaus gehende Finanzmittel sind im Anschluss umgehend als Spende
an die Sozialrechtsschutz gGmbH VdK Saarland abzuführen, wo sie zur Erfüllung
satzungsgemäßer Aufgaben verwendet werden.
12. Inventarverzeichnis
Alle Anschaffungen von Wirtschaftsgütern (z.B. Computer, Laptop, Infostand usw.) über
150 € sind durch die Orts- und Kreisverbände, in einem Inventarverzeichnis (Muster siehe
Anlage 2) aufzuführen.
-6-Abgänge von Wirtschaftgütern (durch Verkauf, Verschrottung, Defekt u. ä.) sind im
Inventarverzeichnis durch Unterschrift des Vorsitzenden sowie eines weiteren
Vorstandsmitglieds der Verbandsstufe zu bestätigen.
Das Inventarverzeichnis verbleibt bei den Verbandsstufen als Nachweis des
Anlagevermögens der jeweiligen Verbandsstufe.
13. Tätigen von spekulativen Geldanlagen
Das Tätigen von spekulativen Geldanlagen (wie zum Beispiel Investitionen in
Wertpapiere, Aktien oder Aktienfonds) ist den Verbandsstufen untersagt.
14. Aufnahme und Gewähren von Darlehn
Den Verbandsstufen ist es untersagt jeglichen Personen, Institutionen oder Firmen ein
Darlehn aus Mitteln der Verbandsstufe zu gewähren. Auch die Aufnahme von Darlehen
im Namen des Verbandes ist nicht gestattet.
Des Weiteren ist das Überziehen der Bankkonten durch die Verbandsstufen untersagt.
15. Empfang und Vergabe von Spenden
Für eingehende Spenden bis zu einem Betrag von 200 € ist ein vereinfachter
Spendennachweis ausreichend. Dieser kann auf der Internetseite des Landesverbandes
im Menüpunkt „Spenden“ heruntergeladen werden. Zusammen mit dem Kontoauszug
auf dem die Spende ersichtlich ist, gilt dieser als Spendennachweis gegenüber dem
Finanzamt. Gesonderte Zuwendungsbescheinigungen werden hierfür nicht ausgestellt.
Bei eingehenden Spenden von mehr als 200 € wenden sich die Verbandsstufen für die
Ausstellung einer Zuwendungsbescheinigung (Spendenbescheinigung) direkt an die
Abteilung Finanzen.
Jegliche Geld- und Sachzuwendungen dürfen nur für satzungsmäßige Zwecke
verwendet werden.
Der Sozialverband VdK Saarland vergibt grundsätzlich keine Geldspenden an andere
Personen oder Organisationen.
Es steht den Orts- und Kreisverbänden jedoch frei, durch freiwillige Zuwendungen die
Arbeit der Sozialrechtsschutz gGmbH VdK Saarland zu unterstützen. (IBAN: DE71 5509
0500 0005 9809 09 Verwendungszweck: „Spende OV-Musterstadt)
-7-16. Fahrt- und Reisekosten für ehrenamtlich tätige Personen
Für Erstattungen von Fahrt- und Reisekosten von ehrenamtlich tätigen Personen der
Verbandsstufen ist die Reisekostenordnung des Sozialverband VdK Saarland e.V. in ihrer
jeweils gültigen Fassung (siehe Anlage 3) anzuwenden. Leistungen über die
Reisekostenordnung hinaus sind nicht zulässig. Für die Beantragung von
Fahrt-/Reisekosten ist das Formular Reisekosten (siehe Anlage 4) bzw.
Sammelfahrtkosten (siehe Anlage 5) zu verwenden.
17. Zuwendungen an Mitglieder/Aufmerksamkeiten
Mitglieder dürfen keine Zuwendungen aus Mitteln des Vereins erhalten.
Aufmerksamkeiten stellen im Sinne von R 19.6 der Lohnsteuerrichtlinien keine
Zuwendungen dar.
Aufmerksamkeiten aus Anlass eines persönlichen Ereignisses oder eines besonderen
Vereinsanlasses sind in einem bestimmten Rahmen möglich (Ausführungen und
Fallbeispiel siehe Anlage 6).
18. Revisionen
Gemäß § 10 Nr. 4 und § 11 Nr. 2 der Satzung des Sozialverband VdK Saarland e.V. ist
durch die Revisoren der jeweiligen Verbandsstufe einmal jährlich eine Revision
durchzuführen.
Auf Anweisung des Vorstandes der jeweiligen Verbandsstufe bzw. der übergeordneten
Verbandsstufe oder des Landesverbands, können zusätzliche Revisionen angeordnet
werden.
Im Rahmen der Revision ist mit Hilfe der von der Abteilung Finanzen zur Verfügung
gestellten Buchungsübersicht die satzungsgemäße Mittelverwendung zu prüfen.
Werden bei einer Revision Mängel festgestellt, die auf Verstöße gegen gesetzliche
Vorschriften, die Satzung bzw. Richtlinien oder Verordnungen des Sozialverband VdK
Saarland e.V. zurückzuführen sind, ist der Landesvorstand umgehend über die
Abteilung Finanzen schriftlich durch die Revisoren zu informieren.
19. Revisoren
Die Revisoren sind für die satzungsgemäße Mittelverwendung innerhalb Ihrer
Verbandsstufe mitverantwortlich. Bei ihren Prüfungen orientieren sie sich an den
gesetzlichen Vorschriften, der Satzung sowie den Richtlinien und Verordnungen des
Sozialverband VdK Saarland e.V..
-8-Die Revisoren werden satzungsgemäß tätig. Sie treffen ihre Prüfungsentscheidungen in
eigener Zuständigkeit und Verantwortlichkeit. Hinsichtlich sachlicher Feststellungen und
persönlicher Eindrücke sind sie gegenüber Dritten zum Stillschweigen verpflichtet.
Die Revisionsergebnisse sind in einem schriftlichen Bericht gemäß Punkt 20 zu verfassen.
Wird den sachlichen Revisionsfeststellungen durch den Vorstand der jeweiligen
Verbandsstufe nicht abgeholfen, so ist der Vorstand der übergeordneten
Verbandsstufe schriftlich darüber zu informieren.
20. Revisionsbericht
Der Revisionsbericht ist anhand des Vordrucks „Revisionsbericht“ (siehe Anlage 7) zu
erstellen.
Der Revisionsbericht ist mit Ort und Datum zu versehen und von allen teilnehmenden
Revisoren zu unterschreiben.
Eine Kopie des Revisionsberichts ist dem Vorstand der geprüften Verbandsstufe
vorzulegen sowie umgehend bei der Abteilung Finanzen einzureichen.
21. Geschäftsjahr
Das Geschäftsjahr des Sozialverband VdK Saarland e.V. ist das Kalenderjahr.
22. Änderungen
Der Landesvorstand ist berechtigt die Finanzordnung aus gegebenem Anlass zu
ändern, zu ergänzen und/oder fortzuschreiben.
23. Inkrafttreten
Die Änderungen zur Finanzordnung vom 01.07.2019 treten gemäß Beschluss des
Landesvorstands vom 08.06.2021 am 15.06.2021 in Kraft.
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