VERTRAGSVORBEREITUNG Katarina Rohsmann - FFG
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VERTRAGSVORBEREITUNG Katarina Rohsmann
VERTRAGSVORBEREITUNG – KEINE „VERTRAGSVERHANDLUNGEN“ Was bedeutet das… …bei der Evaluierung: • Anträge werden „wie eingereicht“ evaluiert (nicht aufgrund ihres Potentials nach Durchführung von Änderungen) • Fehler und Defizite führen zu einer schlechteren Bewertung (weniger „Verbesserungsvorschläge“) …bei der Vertragsvorbereitung: • Substanzielle Änderungen des Antrags sind nicht zulässig Österreichische Forschungsförderungsgesellschaft | Sensengasse 1 | 1090 Wien | www.ffg.at 1
TIME TO GRANT
Horizon 2020:
Projektphasen
Projektidee Vertrags-
vorbereitungs- Projekt-
Projektantrag
phase durchführung
Evaluierung
Information über 3 Monate
Evaluierungsergebnis: bis zum
bis 5 Monate Vertragsabschluss
ab Call-Deadline
Quelle:
https://ec.europa.eu/programmes/horizon2020/sites/h
8 Monate „time to grant“ orizon2020/files/horizon_2020_first_results_1.pdf
Österreichische Forschungsförderungsgesellschaft | Sensengasse 1 | 1090 Wien | www.ffg.at 2ÜBERSICHT VERTRAGS-
VORBEREITUNGSPHASE
Vertragsvorbereitungsphase
Einladung zur Vertragsvorbereitung Unterzeich- Unter-
Vertrags- im Participant Portal nung zeichnung
vorbereitung (Ergänzung div. Konsortial- Grant
(an den Informationen…)
vertrag Agreement
Koordinator)
Prüfungen (Financial (konsortiums- (online)
Viability Check etc.) interner Vertrag;
Umsetzung von „Ethics auf Papier)
Review“, „Security
Scrutiny“
Unterzeichnung
„Declaration of
Honour“ (online)
Österreichische Forschungsförderungsgesellschaft | Sensengasse 1 | 1090 Wien | www.ffg.at 3AUFGABEN DES KOORDINATORS I Festlegung des Projektbeginns: Standard: 1. Tag des Monats nach der GA-Unterzeichnung In begründeten Ausnahmefällen: 1. Tag eines anderen Monats (nicht vor der Einreichung des Antrags) Überprüfung der voreingestellten Berichtsperioden: Standard: 18 Monate – Änderungen soweit unbedingt nötig Festlegung des Budgets (Annex 2): allfällige Anpassungen aufgrund der Einladung zur Vertragsvorbereitung Höhe des Pre-Financing wird festgelegt (bei Projekten mit zwei RP: ca. die durchschn. Förderung einer RP) Budget von Linked Third Parties wird getrennt dargestellt Österreichische Forschungsförderungsgesellschaft | Sensengasse 1 | 1090 Wien | www.ffg.at 4
AUFGABEN DES KOORDINATORS II Überprüfung der Zusammensetzung des Konsortiums: Änderungen sind nur in außergewöhnlichen Fällen möglich (z.B. Konkurs, Wechsel zentraler MitarbeiterInnen), müssen begründet und mit dem Project Officer besprochen werden Überprüfung der PICs: Jeder Partner und jede Linked Third Party benötigt einen validierten PIC (und einen für H2020 validierten LEAR) Bekanntgabe der Bankdaten des Koordinators (für die Überweisung der Förderung) Österreichische Forschungsförderungsgesellschaft | Sensengasse 1 | 1090 Wien | www.ffg.at 5
AUFGABEN DES KOORDINATORS III
Vorbereitung der Description of the Action (DoA, Annex 1):
Part A:
1. „Workplan tables“ ausfüllen (Work Package Descriptions,
Deliverables, Milestones etc.)
2. pdf wird anschließend automatisch generiert
Part B:
1. Anpassungen gegenüber dem Antrag durchführen
(Für Details siehe
http://ec.europa.eu/research/participants/data/ref/h2020/grants_man
ual/gap/doa/h2020-doa-ria-ia-csa_en.pdf)
2. in pdf konvertieren und hochladen
Angaben in Part A und Part B müssen übereinstimmen!
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FINANCIAL VIABILITY CHECK Überprüft wird (normalerweise) nur der Koordinator • Ausnahmen: keine Prüfung bei - Förderung unter 500.000 € - „Public Bodies“ - Projekten mit einem einzigen Teilnehmer • Bei begründeten Zweifeln an der finanziellen Lage kann jede Organisation überprüft werden Ergebnisse: • Good: • Acceptable: • Weak: Koordinator muss ausgetauscht werden; Projekt- teilnahme als Partner möglich (zusätzliches Monitoring) • Insufficient: Projektteilnahme normalerweise nicht möglich Österreichische Forschungsförderungsgesellschaft | Sensengasse 1 | 1090 Wien | www.ffg.at 8
PARTICIPANT PORTAL Im Participant Portal (PP) müssen zumin- dest folgende Rollen eingerichtet sein: • Koordinator: CoCo (Coordinator Contact; wird automatisch aus Antrag übernommen), LSIGN, LEAR • Übrige Partner: PaCo (Partner Contact; wird automatisch aus dem Antrag übernommen), LSIGN, LEAR • Alle: Zuweisung eines LSIGN zum Projekt ( PLSIGN) Auch Linked Third Parties benötigen einen validierten PIC (muss durch den Partner im PP mit dem Projekt verlinkt werden) Österreichische Forschungsförderungsgesellschaft | Sensengasse 1 | 1090 Wien | www.ffg.at 9
LEAR, LSIGN/PLSIGN LEAR: Legal Entity Appointed Representative • Muss die Organisationsdaten im Participant Portal aktuell halten • ist für die Nominierung von LSIGN und FSIGN zuständig • Neu-Nominierung für H2020 notwendig (P)LSIGN: (Project) Legal Signatory: • ist berechtigt, Verträge für die Organisation zu unterzeichnen (Grant Agreement, Accession Form, Declaration of Honour, Vertragsänderungen) • damit er für ein konkretes Projekt unterschreiben kann, muss er im PP dem Projekt „zugeteilt“ werden • dadurch wird der LSIGN zum PLSIGN („Project Legal Signatory“) Österreichische Forschungsförderungsgesellschaft | Sensengasse 1 | 1090 Wien | www.ffg.at 10
RÜCKFRAGEN ZUR VALIDIERUNG (PIC, LEAR) 1. Log-in als LEAR (oder Account Administrator) 2. Registerkarte „My Organisations“ Modify Organisation 3. Neue Nachricht (“Message”) im Pop-Up-Fenster verfassen Österreichische Forschungsförderungsgesellschaft | Sensengasse 1 | 1090 Wien | www.ffg.at 11
UNTERZEICHNUNG DER DECLARATION OF HONOUR • Durch den PLSIGN jedes Projektteilnehmers zu unterzeichnen Bestätigt werden: • Korrektheit der bekanntge- gebenen Informationen • Wille zur Projektteilnahme • kein Vorliegen einer die Teil- nahme ausschließenden Situation (z.B. Konkurs) Österreichische Forschungsförderungsgesellschaft | Sensengasse 1 | 1090 Wien | www.ffg.at 12
UNTERZEICHNUNG GRANT AGREEMENT, ACCESSION FORMS • Üblicherweise unterschreibt zuerst der Koordinator, dann die EU-Kommission/Agentur das GA • Inkrafttreten des GA: mit dem Tag der letzten Unterschrift • Die übrigen Partner treten dem Vertrag bei („Accession Form“, Annex 3) • Die Vertragsunterzeichnung erfolgt rein elektronisch (Vertrag kann ausgedruckt werden) • Pro Organisation kann nur ein PLSIGN unterzeichnen (anderslautende organisationsinterne Vorgaben müssen angepasst werden) Österreichische Forschungsförderungsgesellschaft | Sensengasse 1 | 1090 Wien | www.ffg.at 13
ELEKTRONISCHE UNTERZEICHNUNG
IM PARTICIPANT PORTAL
Der
PLSIGN
wird
automatisch
informiert,
wenn
Dokumente zu
unterschreiben
sind
Österreichische Forschungsförderungsgesellschaft | Sensengasse 1 | 1090 Wien | www.ffg.at 14STANDARD-FRISTEN FÜR DIE VERTRAGSVORBEREITUNG Ab Information über das Evaluierungsergebnis: 3 Wochen für die 1. Version des Grant Agreement (DoA und Budget) 2 weitere Wochen für die finale Version des GA 6 Wochen für die Unterzeichnung der Declaration of Honour Ab Inkrafttreten des Grant Agreement: 30 Tage für den Vertragsbeitritt der Partner Fristen können im Einzelfall abweichen (siehe Einladung zur Vertragsvorbereitung) Die Nichteinhaltung der Fristen (ohne Fristverlängerung) kann zum Scheitern des Projekts führen! Österreichische Forschungsförderungsgesellschaft | Sensengasse 1 | 1090 Wien | www.ffg.at 15
TAKE HOME MESSAGES Rein elektronische Vertragsvorbereitung und -unterzeichnung Knapper Zeitplan – Deadlines einhalten! Rollen im Participant Portal rechtzeitig festlegen Austrian Research Promotion Agency | Sensengasse 1 | 1090 Vienna | www.ffg.at 16
WEITERE INFORMATIONEN
Model Grant Agreement inkl. Annexes:
http://ec.europa.eu/research/participants/data/ref/h2020/mga/gga/h2020-mga-gga-multi_en.pdf
Guide for Grant Agreement Preparation:
http://ec.europa.eu/research/participants/data/ref/h2020/grants_manual/gap/h2020-guide-gap_en.pdf
Template “Declaration of Honour”:
http://ec.europa.eu/research/participants/data/ref/h2020/other/legal/templ/h2020_tmpl-decl-honour-
gga_en.pdf
Template “Annex 1 to the Grant Agreement (Description of the Action)”:
http://ec.europa.eu/research/participants/data/ref/h2020/grants_manual/gap/doa/h2020-doa-ria-ia-
csa_en.pdf
Erklärungen zum Rollenmanagement im Online Manual des Participant Portal:
http://ec.europa.eu/research/participants/docs/h2020-funding-guide/user-account-and-roles/roles-and-
access-rights_en.htm
Erklärungen zur Unterzeichnung der Declaration of Honour und des Grant Agreement im Online
Manual des Participant Portal:
http://ec.europa.eu/research/participants/docs/h2020-funding-guide/grants/from-evaluation-to-grant-
signature/grant-signature_en.htm
Austrian Research Promotion Agency | Sensengasse 1 | 1090 Vienna | www.ffg.at 17DANKE FÜR IHRE AUFMERKSAMKEIT 18
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