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Universität Potsdam
HINWEISE ZU
POSTDIENSTLEISTUNGEN
A N D E R U N I V E R S I TÄT P O T S D A M
Stand: Dezember 2020
INHALT
Hinweise zu Postdienstleistungen an der Universität Potsdam
1. Allgemeine Hinweise & Ansprechpersonen ............................................................................................ 4
1.1. Kontakt zur Poststelle .............................................................................................................................. 4
1.2. Allgemeine Hinweise zum Postversand ............................................................................................... 4
2. Hauspost .................................................................................................................................................... 5
3. Briefpost......................................................................................................................................................6
3.1. Posteingang .............................................................................................................................................. 7
3.2. Postausgang ............................................................................................................................................ 7
3.3. Dienstaustauschpost ...............................................................................................................................9
3.4. Briefzusatzleistungen .............................................................................................................................9
Einschreiben...........................................................................................................................................9
Postzustellaufträge ............................................................................................................................... 10
Expresssendungen ............................................................................................................................... 10
3.5. Kuvertierung ........................................................................................................................................... 11
4. Pakete/Frachtpost ..................................................................................................................................... 11
4.1. Paketeingang .......................................................................................................................................... 11
4.2. Versendung im Inland und EU-Ausland ............................................................................................. 11
4.3. Nicht-EU-Ausland ................................................................................................................................. 12
5. Botendienste ............................................................................................................................................. 12
6. Postfächer................................................................................................................................................. 12
Notizen.......................................................................................................................................................... 13
Impressum ................................................................................................................................................... 141. ALLGEMEINE HINWEISE & ANSPRECHPERSONEN
Eine Abstimmung mit der Poststelle ist dabei vor der ersten Versendung notwendig. Verbrauchsmaterialien (Postzustel-
laufträge, Rückscheine, Einschreiben etc.) werden durch die Poststellen zur Verfügung gestellt.
1.1. Kontakt zur Poststelle
Die Einhaltung der Regelungen des Außenwirtschaftsgesetzes (AWG), der Außenwirtschaftsverordnung (AWV) und
Gerne beraten die Poststellen zu allen Dienstleistungen und Fragen. Die Öffnungszeiten finden Sie auf der Webseite der Dual-Use-Verordnung der Europäischen Union ist vor der Übergabe an die Poststellen zu prüfen. Insbesondere
der Zentralen Abteilung unter: www.uni-potsdam.de/verwaltung/za/post. darf keine Weitergabe von rüstungsrelevanten Technologien und Technologien mit doppeltem Verwendungszweck
ohne vorherige Genehmigung des Bundesamtes für Wirtschaft und Ausfuhrkontrolle (BAFA) erfolgen. Die Poststellen
Allgemeine Anfragen/Beratung: Leitung der Poststelle gehen davon aus, dass an die Poststelle übergebene Sendungen den Regelungen entsprechen, die Verantwortung dafür
+49 331 977-4957 | z-poststelle@uni-potsdam.de liegt bei den versendenden Bereichen.
Privatpost kann frankiert in den Poststellen abgegeben werden, eine Versendung auf Kosten der Universität Potsdam
Standort Neues Palais Golm Griebnitzsee ist nicht gestattet.
Am Neuen Palais 10 Karl-Liebknecht-Straße 24-25 August-Bebel-Straße 89
14469 Potsdam, Haus 2 14476 Golm, Haus 14 14482 Potsdam, Haus 1
Kontakt poststelle-np@uni-potsdam.de poststelle-golm@uni-potsdam.de poststelle-gs@uni-potsdam.de 2. HAUSPOST
+49 331 977-1013 +49 331 977-2330 +49 331 977-3352
Hauspost dient zur internen Kommunikation zwischen den Bereichen der Universität Potsdam und den zugehörigen
1.2. Allgemeine Hinweise zum Postversand Außenstellen. Die Hauspost wird durch die Botendienste abgeholt und zur weiteren Bearbeitung und Verteilung in
die Poststellen gebracht. Es besteht auch die Möglichkeit die Hauspost selbständig in die Poststellen zu bringen. Dafür
Die Universität Potsdam hat eine Postordnung verabschiedet, in der generelle Regelungen zusammengefasst sind. Die können die Öffnungszeiten der Poststellen oder die vor den Poststellen befindlichen Kästen genutzt werden.
Postordnung ist im Intranet verfügbar.
Bei Sendungen, die innerhalb der Universität versendet werden sollen, können die Vorlagen auf der Webseite der Zent-
Auf ausgehenden Postsendungen ist immer die Angabe des Absendenden notwendig. Damit ist sichergestellt, dass ralen Abteilung genutzt werden: www.uni-potsdam.de/de/verwaltung/za/post.html.
Rückfragen schnell beantwortet werden können und die Bedingungen der Versandunternehmen eingehalten werden.
Der Absendende kann im Sichtfenster, per Stempel oder handschriftlich aufgebracht sein. Ist kein Absendender ver- Um eine schnelle Zustellung zu ermöglichen, sind folgende Punkte zu beachten:
merkt, muss die Sendung durch die Poststelle geöffnet, der Absendende ermittelt und zur Korrektur zurückgesendet
werden. • Lehrstuhl/Bereich, Institut/Einrichtung und Standort sowie ggf. den Namen der empfangsberechtigten Person
möglichst vollständig angeben
Durch die Poststelle können bei Bedarf Antwortkuverts mit dem Aufdruck „Entgelt zahlt Empfänger“ zur Verfügung • Beschriftung leserlich auf dem Brief vermerken
gestellt werden. Damit ist die Rücksendung von Unterlagen für den Absendenden kostenfrei. Eine Versendung von vor- • alle vorherigen Anschriften durchstreichen
frankierten Briefumschlägen ist nicht möglich. • möglichst keine Abkürzungen verwenden
• bei Umlaufsendungen, z.B. Mitzeichnungen bei Verträgen, die eigene Erledigung vermerken (z.B. Name oder Ein-
Die Kosten für die Versendung von Postsendungen (Briefe und Pakete) werden zentral durch die Zentrale Abteilung richtung durchstreichen bzw. unterschreiben), um den nächsten Empfänger deutlich zu machen
übernommen. Ausgenommen hiervon sind Express- und Kuriersendungen, die direkt durch die versendenden Be-
reiche finanziert werden müssen. Stehen in Projekten Mittel für Portokosten zur Verfügung kann eine Umbuchung
erfolgen.
4 5Im Inland dürfen Waren (z.B. USB-Sticks, Proben) in Briefsendungen enthalten sein. Im Ausland ist dies nicht gestat-
tet, hier dürfen in Briefsendungen ausschließlich Dokumente enthalten sein. Eine Versendung von Waren ins Ausland
Hauspost ist als Warensendung oder als Paket möglich. Notwendig sind dabei jeweils eine Pro-forma- oder Handelsrechnung in
dreifacher Ausführung und eine Zollinhaltserklärung.
Professur/Bereich
Institut/Einrichtung
RICH Für Fragen oder Informationen zu weiteren Produkten (z.B. Bücher-, Presse- oder Dialogpostsendungen) stehen die
Poststelle
Zentrale Abteilung
TIG Poststellen gerne zur Verfügung.
3.1. Posteingang
Standort
ANP -I Bei Bestellungen und Kommunikation mit externen Dienstleistern ist immer darauf zu achten, dass zusätzlich zur
Hausadresse die Ansprechperson, Lehrstuhl/Bereich sowie Institut/Einrichtung angegeben werden. Eine Postfachad-
Professur/Bereich
Umlauf resse existiert an der Universität Potsdam nicht.
Institut/Einrichtung RICH Absender: D3 Datum: 16.08.19
Math-Nat
Bioorganische Chemie
TIG Empfänger Bearbeitet/Weitergeleitet am
Beispiele für die korrekte Adressierung:
Fr./Hr. Mustermann 1.
D1 – Fr./Hr. Mustermann Namenskürzel/19.08.19
Universität Potsdam Universität Potsdam
Standort Golm -II 2. Institut für Postwissenschaft Zentrale Abteilung
Kanzler Namenskürzel/21.08.19
Professur für Paketdienste Am Neuen Palais 10
Professur/Bereich 3. Fr./Hr. Mustermann 14469 Potsdam
Institut/Einrichtung Präsident Namenskürzel/23.08.19
FAL Am Neuen Palais 10
Math-Nat
SCH 4. 14469 Potsdam
Fr./Hr. Mustermann Abbildung 2: Beschriftungsbeispiel Umlauf
Standort Golm -II 3.2. Postausgang
Um den Briefversand noch am selben Tag zu gewährleiten, sind folgende Abgabezeiten zu beachten:
Abbildung 1: Beschriftungsbeispiel Hauspost
• Neues Palais: Abgabe in der Poststelle bis 14:00 Uhr (Freitag bis 13:00 Uhr)
• Golm: Abgabe in der Poststelle bis 12:00 Uhr
• Griebnitzsee: Abgabe in der Poststelle bis 11:00 Uhr
3. BRIEFPOST
Die Botendienste an der Universität Potsdam sind so getaktet, dass die Sendungen, die bis zu den angegebenen Zeiten
(siehe 5. Botendienste) in den Postschränken eingelegt wurden, noch am selben Tag versendet werden. Alle Briefsen-
Briefpost dient zur Kommunikation zwischen der Universität Potsdam und externen Kontakten. Zur Briefpost gehören dungen sind versandfertig abzugeben. Besonders wichtig ist dabei die Frankierzone freizulassen und die Sendung mit
neben den Briefsendungen in den gängigen Größen („Postkarte“, „Standard“, „Kompakt“, „Groß“ und „Maxi“) auch einen Stempel des absendenden Bereichs zu versehen. Tipps zur Briefgestaltung bietet auch die Deutsche Post AG:
Sendungen mit Zusatzleistungen wie Einschreiben, Postzustellungsurkunden oder Expresszustellung. www.deutschepost.de/de/b/briefumschlag-richtig-beschriften.html.
6 722 Standard und Kompakt: Gestaltung der Aufschriftseite
3.1.1 Gestaltung der Lesezone von Sendungen ohne Fenster
Die Aufschrift muss sich bei Sendungen ohne Auch eine dunkle Gestaltung der Ruhezone ist
Fenster vollständig in der Lesezone befinden möglich. In diesem Fall wird für die Aufschrift
und dementsprechend vom oberen Rand der jedoch ein Aufschriftfeld (etiketten-/
Sendung mindestens 40 mm entfernt sein. fensterähnliche Fläche) von mindestens
Von den übrigen Rändern ist zudem ein Abstand 70 mm Länge und 45 mm Breite benötigt. 3.3. Dienstaustauschpost
Briefsendung
von mindestens mit
15Fenster
mm einzuhalten. Dieses Aufschriftfeld muss rechteckig sein Für Sendungen an öffentliche Einrichtungen der Länder Berlin und Brandenburg ist der gebührenfreie Austausch
74 mm
und sich mit einem deutlichen Kontrast von nutzbar. Hierbei können längere Beförderungszeiten eintreten, da die Post über Sammelstellen geleitet wird. Diese
Der Hintergrund der Aufschrift, inklusive der angrenzenden Gestaltung abheben. Sendungen werden durch die Poststellen aussortiert und an den Landeskurier übergeben. Jeweils aktuelle Übersichten
eines umlaufenden Bereiches von 3 mm rund Zudem muss die Aufschrift mindestens 3 mm der beteiligten Einrichtungen der beiden Bundesländer können per E-Mail bei den Poststellen angefragt werden. Die
Absenderzone Frankierzone 40 mm
um diese, muss weiß oder einfarbig in einem von allen Rändern des Aufschriftfeldes Abholung erfolgt Montag bis Donnerstag jeweils am Vormittag. Die Zustellung erfolgt in der Regel am folgenden Werktag.
Pastellfarbton gehalten sein. entfernt bleiben.
Die übrige Lesezone darf farblich/grafisch Gleiches gilt auch für die Verwendung von
3.4. Briefzusatzleistungen
gestaltet werden. In diesem Fall ist rund um Etiketten.
Einschreiben
die Aufschrift eine Ruhezone von 20 mm zu
15 mm Lesezone 15 mm
Durch Einschreiben sind Briefsendungen nachverfolgbar. Möglich ist eine Einlieferung als Einwurfeinschreiben (Ein-
berücksichtigen, die weiß oder hellfarbig Alphanumerische Angaben dürfen nur links
wurf in den Briefkasten wird vermerkt), Übergabeeinschreiben (Übergabe an Haushaltsmitglied), Übergabeeinschrei-
gestaltet sein muss. und oberhalb der Aufschrift in einem Abstand
von mindestens 20 mm angebracht werden.
ben mit persönlicher Übergabe (Übergabe nur an empfangsberechtigte Person). Die Übergabeeinschreiben sind auch
Ausnahmen bilden alphanumerische Angaben als Einschreiben mit Rückschein möglich.
Codierzone 15 mm
im Negativdruck. Diese dürfen – bis 5 mm an
die Aufschrift heranreichend – auch innerhalb
150 mm Einschreiben sowie Einschreiben mit Rückschein sind als solche über der Anschrift zu kennzeichnen. Rückscheine
Abb. 13 Die Aufschrift muss sich stets im Fenster befinden
Abb. 13
Sendung mit Fenster der Ruhezone angebracht werden. müssen ordnungsgemäß ausgefüllt und auf der Rückseite der Sendung befestigt werden. Die notwendigen Unterlagen
Sendung mit Fenster
(Rückscheine) können in den Poststellen abgeholt werden. Die Sendungsnummer wird in der Poststelle vergeben.
Abbildung 3: Gestaltung Briefsendung mit Fenster (Quelle: Deutsche Post AG)
3.2 Frankierzone
Briefsendung ohne Fenster
74 mm
Die Frankierzone ist für die Frankierung von Sendungen vorgesehen. Es dürfen nur von der Die Vorderseite
Deutschen Post zugelassene Frankierarten angebracht werden. Die Frankierzone ist darüber hinaus
sonstigen postalischen Vermerken
Absenderzonesowie weiteren ServicehinweisenFrankierzone
der Deutschen Post 40 mm
Bitte tragen Sie hier Ihre Adresse per Adressetikett,
vorbehalten.
Stempel, handschriftlich oder ggf. maschinell ein.
Die Frankierzone befindet sich auf der Alle Angaben, die darüber in die Irre führen,
Aufschriftseite in der rechten oberen Ecke der welches Unternehmen zum Brieftransport Bitte beachten: Firmenstempel dürfen keine Tele-
Sendung. Sie ist ab dem rechten Rand 74 mm beauftragt wurde, sind unzulässig. fonnummer enthalten und müssen gut lesbar sein
lang und ab dem oberen Rand 40 mm breit.
Lesezone
(nicht zu blass, große Schrift). Ansonsten kann es
15 mm Alphanumerische Angaben, frei stehende
15 mm
Digitale Frankiervermerke sind immer in dem Grafiken (beispielsweise Logos oder Störer) und zu Problemen bei der Rücksendung kommen. Wir
jeweils dafür vorgesehenen Bereich anzubringen, Codes jeglicher Art, die über die Frankierung empfehlen, Adressetiketten zu verwenden.
d. h. in der Frankierzone oder innerhalb der hinausgehen, sind unzulässig. Ausnahmen
Aufschrift. Beispielsweise darf ein verkürzter hiervon gibt es lediglich bei Verwendung einer
Codierzone 15 mm
Frankiervermerk ausschließlich innerhalb der Frankierung innerhalb der Aufschrift.
Aufschrift angebracht werden. 150 mm
Abb. 11 Beachten SieBereich
Bevorzugter darüber
für diehinaus die
Platzierung derBesonder-
Anschrift
Für die Nutzung von kundenindividuellen heiten der von Ihnen gewählten Frankierart.
Darstellungen
Abbildung 4: Gestaltung in Frankiervermerken
Briefsendung ohne Fenstergelten
(Quelle: Deutsche Post AG)
besondere Regelungen. Abbildung 5: Ausfüllanleitung Einschreiben mit Rückschein (Quelle: Deutsche Post AG)
8 9Die Rückseite 3.5. Kuvertierung
Für große Briefmengen bietet die Poststelle die Kuvertierung (Dokumente mit einem Briefumschlag versehen) von
Sendungsnummer / Identcode: Kleben Sie die Sen- Sendungen an. Um eine ordnungsgemäße und zuverlässige Kuvertierung zu ermöglichen, ist die Poststelle mit Vorlauf
dungsnummer auf oder tragen Sie diese ein. von mindestens einer Woche zu kontaktieren, um die Details zu besprechen.
Bitte beachten: Ohne Sendungsnummer kann der
Rückschein nicht als Auslieferungsnachweis ge-
nutzt werden. 4. PAKETE/FRACHTPOST
Empfängeranschrift: Bitte tragen Sie Namen und
Anschrift des Empfängers ein oder kleben Sie die Frachtpost dient zur Versendung und zum Empfang von Waren, die über das Maß/Gewicht von Briefsendungen hin-
Adresse auf. Aktenzeichen sind nicht ausreichend. ausgehen. Zu Frachtsendungen gehören Inlands-, Auslands- und Expresssendungen.
Auch hier empfehlen wir die Verwendung von
Adressetiketten. 4.1. Paketeingang
Bei eingehenden Paketen ist zusätzlich zu den Angaben bei Briefsendungen (Anschrift der Universität, Ansprechper-
son, Lehrstuhl/Bereich sowie Institut/Einrichtung) auch die Nummer des Gebäudes und die Raumnummer anzuge-
Postzustellaufträge ben. Nur in diesem Fall werden Pakete durch Lieferdienste direkt bis ins Büro geliefert.
Mithilfe von Postzustellungsurkunden wird urkundlich festgehalten, wem, wann, wo und unter welchen Umständen
das Schriftstück zugestellt wurde. Die ausgefüllte Zustellungsurkunde geht an den Auftraggebenden zurück und hat
weitreichende Rechtswirkungen. Universität Potsdam Universität Potsdam
Institut für Postwissenschaft Zentrale Abteilung
Die Urkunden und die dazugehörigen Umschläge können in den Poststellen abgeholt werden. Professur für Paketdienste Haus 2, Raum 0.11
Fr. Mustermann Am Neuen Palais 10
Eine Ausfüllhilfe ist auf den Webseiten der Zentralen Abteilung zu finden: Haus 56, Raum 0.11 14469 Potsdam
www.uni-potsdam.de/de/verwaltung/za/post.html. Am Neuen Palais 10
14469 Potsdam
Expresssendungen
Besonders eilige Briefsendungen können per Expresssendung versendet werden. Um einen reibungslosen Ablauf zu
gewährleisten, müssen diese Sendungen bis 11:30 Uhr in der Zentralen Poststelle (Neues Palais) sein. Folgendes ist 4.2. Versendung im Inland und EU-Ausland
dabei zu beachten: Folgendes ist beim Versenden zu beachten:
• bei Sendungen außerhalb der EU muss eine Pro-forma-Rechnung in dreifacher Ausführung beigelegt werden, • Adressat (unten rechts) und absendende Stelle (oben links) sind am Paket anzubringen,
• Telefonnummer und E-Mail-Adresse der empfangsberechtigten Person angeben. • die Länge einer Seite darf höchstens 175 cm betragen, das Gürtelmaß (ergibt sich aus: 2x (Höhe + Breite) + Länge)
darf 300 cm und das Gewicht von 31,5 kg nicht überschreiten,
Die Beauftragung und das Ausfüllen der Frachtbriefe dieser Sendungen erfolgt durch die Poststelle Neues Palais. Die • für die Adressierung so viele Informationen wie möglich angeben und gut lesbar schreiben (Absendende Stelle/
Finanzierung muss durch die versendenden Bereiche erfolgen. Adressat in Druckbuchstaben),
• jedes Paket ist bis 520 Euro versichert, eine Höherversicherung ist nicht möglich.
10 11NOTIZEN
4.3. Nicht-EU-Ausland
Folgendes ist beim Versand von Sendungen in das Ausland (außer EU) zu beachten:
• absendende Stelle und Adressat sind nicht am Paket anzubringen, bitte Informationen gesondert beilegen,
• für die Adressierung so viele Informationen wie möglich angeben und gut lesbar schreiben (Absendende Stelle/
Adressat in Druckbuchstaben),
• für Weltpakete muss eine Pro-forma- oder Handelsrechnung in dreifacher Ausführung offen am Paket beigelegt
werden,
• zur Schaffung der handelsrechtlichen Grundlagen (Zoll), ist immer eine Abstimmung mit dem Dezernat für
Haushalt und Beschaffung notwendig (Beratung zu Zollangelegenheiten unter Tel.: -124443),
• eine Länge von 120 cm, Breite von 60 cm und Höhe von 60 cm sowie ein Gewicht von 31,5 kg darf nicht über-
schritten werden,
• jedes Paket ist bis 500 Euro versichert, eine Höherversicherung ist nicht möglich.
Bei Paketen außerhalb der angegebenen Maße ist selbständig eine Spedition zu beauftragen.
5. BOTENDIENSTE
Botendienste werden auf dem Gelände der Universität durch die Poststelle durchgeführt. Diese dienen zum Postaus-
tausch der Eingangs- und Ausgangspost. Da die Kapazitäten beim Transport begrenzt sind, können Pakete nicht durch
den Botendienst transportiert werden. Pakete müssen daher selbständig in die Poststellen gebracht oder der Trans-
port durch den Fahrdienst beauftragt werden. Die Zeiten der jeweiligen Botendienste können in der Poststelle erfragt
werden.
6. POSTFÄCHER
Postfächer in den Poststellen der Universität Potsdam dienen zur internen Verteilung der Haus- und Eingangspost.
Diese werden durch die zentrale Poststelle vergeben. Die Vergabe der Postfächer erfolgt nach formlosen Antrag durch
die zentrale Poststelle. Wir bitten um Verständnis, dass pro Institut/Bereich nur ein Postfach vergeben werden kann.
12 13IMPRESSUM Herausgeber: Universität Potsdam Zentrale Abteilung Christian Stempfl, Leiter Zentrale Abteilung Am Neuen Palais 10 14469 Potsdam Redaktion: Dieter Pana, Elke Schröder, Thomas Mielke, Zeljko Hagelkris, Heike Jung, Stefanie Unmack, Romina Tommasi de la Vega, Jelka Hönicke Layout: ZIM – Multimediaproduktion | Grafik Titelfoto: ZIM – Multimediaproduktion | Ernst Kaczynski Stand: 01.12.2020
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