Kommunikationsoffensive 2022 - WEGE ZUR MOBILISIERUNG UND EINBINDUNG VON KOMMUNEN BEI DER DIGITALISIERUNG VON VERWALTUNGSLEISTUNGEN - OZG Brandenburg
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Kommunikationsoffensive 2022 WEGE ZUR MOBILISIERUNG UND EINBINDUNG VON KOMMUNEN BEI DER DIGITALISIERUNG VON VERWALTUNGSLEISTUNGEN
Inhaltsverzeichnis
Blick auf die aktuelle Lage
Kommunen sehnen Führung durch den gesamten Nach-
„Einer-für-Alle (EfA)“- nutzungsprozess erwarten.
Leistungen herbei
Gut informiert
Mit Beginn des Jahres 2022 liegen den
Die kommunale Familie ist durch Ver-
Brandenburgischen Ressorts knapp
anstaltungen, Workshops, Leitfäden,
100 nachnutzbare Onlinelösungen,
Pressemitteilungen, persönliche Ge-
Interessenabfragen oder Aufrufe zur
spräche oder durch das Onlineportal
Mitarbeit in den Umsetzungsprojek-
ten aus dem bundesweiten Kontext
https://ozg.brandenburg.de
vor. Viele dieser Verwaltungsleistun-
gen werden auf Bundes- oder Lan-
desebene geregelt und in den Kom- des MIK und der kommunalen Spit-
munen vollzogen. Die kommunale zenverbände bereits gut über die
Ebene, die hier stellvertretend auch Gesamtthematik des Onlinezugangs-
für Kammern, Hochschulen, Sozial- gesetzes (OZG) informiert und er-
versicherungsträger, Beliehene oder wartet nunmehr aus dem Kreise der
Verbände stehen, ist unmittelbar von Ministerien die zügige Breitstellung
den bundesweit zur Verfügung ge- von Detailinformationen zur weiteren
stellten Online-Lösungen, die durch Einbindung der Kommunen zur ange-
die fachlich zuständigen Ministerien strebten Nachnutzung der insbeson-
im Rahmen ihrer politisch-strate- dere nach dem EfA-Prinzip bereitge-
gischen Führungsverantwortung in stellten Online-Lösungen.
Brandenburg zu prüfen und freizuge-
ben sind, abhängig. Die Kommunen
Kommunikationsverant-
und die Kommunalen Spitzenver- wortung folgt der Fach-
bände spiegeln dem Ministerium des verantwortung
Innern und für Kommunales (MIK) Mit steigender Zunahme nachnutzba-
häufig, dass sie von den Ministerien rer Online-Lösungen aus dem bundes-
mehr Informationen und eine stärkere weiten Kontext und vor dem Hinter-
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grund des in Brandenburg verankerten „Drei-Schritte-Aikido“:
und beschlossenen dezentralen An- Praktische Wege für die
satzes bei der OZG-Umsetzung ent- Fachkommunikation in
lang der politisch-strategischen Zu-
die kommunale Ebene
ständigkeiten der Ministerien müssen
die Kommunen nun über die Sach- Die bereits in den vergangenen Jah-
stände der einzelnen EfA-Projekte in- ren kommunizierten Erfahrungen des
formiert werden. MIK und die bisherige Praxis vieler
Ministerien bei der Beteiligung der
Quo vadis Verwaltungsleistung?
Kommunen zeigen nachfolgende
Wann kann eine spezifische OZG-Lö- Möglichkeiten auf, wie die Kommu-
sung durch eine Kommune nachge- nen im Rahmen der OZG-Umsetzung
nutzt werden? durch die ministeriell zuständigen
Wie ist der Sachstand der Umsetzung Fachbereiche zielführend informiert
im Themenfeld? und mobilisiert werden können.
Welche Schritte plant das jeweilige
Ministerium bei der Umsetzung?
Wird das Fachrecht angepasst, um
die Online-Lösung praxistauglich zu
gestalten?
Und: Mit welchen (Betriebs-) Kosten
für die jeweilige Online-Lösung müs-
sen die Kommunen rechnen?
Fragen, die nur die zuständigen Mi-
nisterien beantworten und fachlich-
kommunikativ in die kommunalen
Fachbereiche steuern können.
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Handlungsempfehlungen
1. Ansprache und sind auf ozg.brandenburg.de ab-
Erstinformation der rufbar1. Hierbei nehmen die OZG-
Koordinatorinnen und OZG-Ko-
Kommunen
ordinatoren der Ministerien eine
■ Es empfiehlt sich, dass jedes Mi- zentrale Rolle ein. Sie bilden das
nisterium die kommunalen Fach- Bindeglied zwischen dem MIK als
bereiche frühzeitig über den bun- landesweite OZG-Steuerungsin-
desweiten Umsetzungsstand, stanz und den Ressortfachberei-
fachliche Entwicklungen, Termine chen. Die OZG-Koordinatorinnen
und über die Nachnutzungspläne und OZG-Koordinatoren sind auf
des Ministeriums je zuständiger ozg.brandenburg.de veröffent-
Verwaltungsleistung informiert. licht. 2
Dies setzt eine enge Verzahnung ■ Mit den folgenden Instrumenten
des Fachministeriums mit dem können die ministeriellen Fachbe-
zuständigen OZG-Themenfeld- reiche die Kommunen im ersten
führenden voraus. Denn nur wenn Schritt informieren:
das Fachministerium die Entwick-
• Zu nutzen sind die bereits vor
lungen im Themenfeld kennt und
dem OZG durch die Ministe-
sich bestenfalls in die Themen-
rien etablierten kommunalen
feldarbeit aktiv einbringt, kann es
Austauschformate und -struk-
landesintern die notwendigen In-
turen für die unterschiedlichen
formationen steuern und ggf. die
Politikfelder und Fachthemen
Kommunen in die Themenfeld-
(z. B. Gremien, Arbeitsgruppen-
arbeit einbinden. sitzungen, regelmäßige Jours
Die ressortspezifischen Zustän- fixes, Newsletter usw.).
digkeiten wurden im Rahmen der 1 https://ozg.brandenburg.de/ozg/de/digitalisierungsprogramm/umset-
zung-in-brandenburg/
KV 408/21 „Umsetzung des On- Hinweis: Die dortigen Zuständigkeitsfestlegungen sind statisch und wer-
den nicht fortgeschrieben. Die Übersicht wird kurzfristig durch ein OZG-
linezugangsgesetzes (OZG) im Monitoring- und Projektmanagementtool abgelöst.
2 https://ozg.brandenburg.de/ozg/de/digitalisierungsprogramm/umset-
Land Brandenburg“ festgelegt und zung-in-brandenburg/
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• Mailing. 2. Identifizierung und
• Informationsschreiben an die Ansprache geeigneter
Kommunen. (Pilot-) Behörden
• Videokonferenz. ■ Im Land Brandenburg sind 138
• Pressemitteilung oder Social amtsfreie Gemeinden, 51 Ämter
Media. mit 270 amtsangehörigen Ge-
meinden, eine Verbandsgemein-
• Information der Kommunalen
de mit vier Ortsgemeinden sowie
Spitzenverbände als Multipli-
14 Landkreise und vier kreisfreie
katoren in die Kommunen.
Städte beheimatet, ein Dutzend
■ Sofern seitens der ministeriellen
Hochschulen, mehrere Kammern,
Fachbereiche noch keine kommu-
Sozialversicherungsträger, Belie-
nalen Austauschformate oder Kon-
hene und Verbände.
takte etabliert wurden, kann für In-
formationsschreiben oder Mailings ■ Die Bereitstellung von EfA-Lösun-
das Kommunalverzeichnis des gen auf „einen Schlag“ für diese
Landesserviceportal des Landes hohe Anzahl beteiligter Stellen
Brandenburgs (enthält Adressen kann naturgemäß nicht immer ge-
und E-Mail-Kontakte) genutzt und währleistet und organisiert wer-
heruntergeladen werden. den. Es kann daher in bestimm-
https://service.bran- ten Situationen zielführender sein,
denburg.de/service/ nachdem allen beteiligen Stellen
de/adressen/kommu-
grundlegende Informationen zum
nalverzeichnis/
Sachstand einer Verwaltungs-
leistung erhalten haben (siehe
Schritt 1), in einem zweiten Schritt
interessierte und hoch motivierte
Kommunen als Pilotbehörden für
eine erste Implementation der digi-
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talen Lösung zu gewinnen. Finden dem gilt es, über den ZIT-BB die
sich nicht auf Anhieb Pilotbehör- dort bestehenden engen Kontakte
den, so stellen die Kommunalen zum Zweckverband Digitale Kom-
Spitzenverbände auf Anfrage häu- munen Brandenburg (DIKOM) zu
fig eine Auswahl, nebst Kontakten, nutzen.
zu potenziell geeigneten Kommu-
■ In dieser Phase zahlt es sich
nen bereit und vermitteln.
aus, die Kommunikation mit Pi-
■ Durch die Einführung und Bereit- lotbehörden „hands on“ und per-
stellung von Softwarelösungen sönlicher zu gestalten (weg von
in einer zunächst kleinen, über- der abstrakt-schriftlichen hin zur
schaubaren Anzahl von Pilot- Face-to-Face-Kommunikation
behörden lassen sich für einen
mittels Videokonferenzen, Tele-
flächenmäßigen Rollout wichtige
fonkonferenzen oder mittels per-
Erfahrungen und Lehren ziehen.
sönlich zugeschnittenen Veran-
Es lassen sich zudem mögliche
staltungen).
Stolpersteine und Problemberei-
che (beispielsweise bei der Ver- 3. Flächendeckender
knüpfung des Online-Dienstes
Rollout von EfA-Leis-
mit vorhandener Backend-Soft-
tungen
ware) bereits im Vorfeld heraus-
kristallisieren, die sich im kleinen ■ Nachdem in den Pilotbehörden
Kreis einfacher lösen lassen, als die Implementation erster digita-
mit mehreren hundert Akteuren ler Lösungen gelungen ist, sollten
zugleich. sukzessiv, Stück für Stück, allen
Dies bedingt eine frühzeitige Ein- weiteren Behörden die Online-
bindung des Brandenburgischen Lösungen zur Verfügung gestellt
IT-Dienstleisters (ZIT-BB), um werden.
insbesondere IT-technische Fra- ■ Die digitalen Anträge müssen auf-
gestellungen zu beleuchten. Zu- grund der Regelungen des OZG
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zudem nicht nur auf den kommu- gen mit ihrem Bekanntheitsgrad
nalen Internetseiten vorliegen, in der Öffentlichkeit. Die eigene
sondern zudem der Öffentlichkeit Pressestelle im Haus ist sicher-
zentral im Portalverbund von Bund lich ein guter Ansprechpartner
und Ländern, und damit auch im für die Planung und Umsetzung
Landesserviceportal Branden- einer entsprechenden Marketing-/
burg bereitgestellt werden. Werbekampagne. Und nicht zu
vergessen: Land und Kommunen
https://service.bran- bieten nun der Öffentlichkeit einen
denburg.de modernen, komfortablen und digi-
talen Verwaltungsdienst an. Eine
Dazu muss die zugehörige Leis- Leistung, auf die man zu Recht
tungsbeschreibung im Bürger- stolz sein kann und kommunizie-
und Unternehmensservice Bran- ren sollte!
denburg (BUS-BB) hinterlegt
■ Im Land Brandenburg liegen eine
werden und dann der Online-
Vielzahl von Leitfäden und Tools
Dienst durch die jeweilig Kommu-
vor die aufzeigen, wie eine gelun-
ne angelegt und zugeordnet wer-
gene Projektarbeit, Stakeholder-
den. Die Landesredaktion im MIK
Beteiligung oder Rollouts gestal-
berät und unterstützt die Landes-
tet werden können:
und Kommunalbehörden bei der
Einbindung. • Projektmanagement-Leitfaden
des Landes Brandenburg.
■ Spätestens in dieser Phase lohnt
es sich zudem, sich Gedanken • Für die Beteiligung von Stake-
über die Außenkommunikation holdern, Dialogverfahren oder
und über das marketingmäßige für die Durchführung von Zu-
Bewerben des Online-Dienstes zu kunftswerkstätten kann auch
machen. Die Nutzung und die Ak- auf die Instrumente, Werkzeu-
zeptanz für Online-Dienste stei- ge, Vorlagen und Fallbeispie-
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le des sogenannten „Reform-
h t t p s : / / w w w. r e -
kompasses“ der Bertelsmann
formkompass.de/
Stiftung und der Universität
de/werkzeuge
Potsdam kostenfrei zurückge-
griffen werden. Die Werkzeuge • OZG-Leitfäden und Tools auf
wurden bereits im Bund und in https://ozg.brandenburg.de.
Nordrhein-Westfalen für viele
Modernisierungsprojekte ein-
gesetzt.
Kommunale Austauschformate
Reformkompass Pilotbehörden
Außenkommunikation
Efa-Lösungen
Vernetzung
OZG-Monitoring-Tool
Marketing-/Werbekampagnen
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Prozessunterstützung
Wie unterstützen das MIK die zuständigen Verwaltungs-
und der ZIT-BB die Minis- leistungen). Im Monitoring-Tool
terien bei diesem kommu- können die Ministerien zudem
nikativen Prozess? prominent werben, ob sie für ein
spezifisches EfA-Projekt Kommu-
■ Bekanntgabe und Bewerben von
nen suchen (Widget „Kommunale
Veranstaltungen, Verlinkung von
Mitarbeit gesucht“).
Fach- oder Pressemitteilungen
der Ministerien auf der Internet- ■ Beratung und zentrale Einbindung
seite https://ozg.brandenburg.de von digitalen Anträgen im Bürger-
(bereits mehr als 11.000 Zugriffs- und Unternehmensservice Bran-
zahlen). denburg (BUS-BB) zur Bereitstel-
lung der Informationen auf dem
■ Bereitstellung von Sachständen
Landesserviceportal Branden-
und Digitalisierungsgraden für die
burg und im Portalverbund.
Kommunen zu allen Verwaltungs-
leistungen auf dem zentralen ■ Informationsveranstaltungen und
OZG-Monitoring-Tool Branden- Schulungen für die Brandenburgi-
burgs. schen Kommunen im Redaktions-
system des BUS-BB.
https://ozg-brand-
■ Technische Beratung und kos-
enburg.agendo.de/
tenlose Einbindung der IT-Basis-
iNG/app/intro
komponenten (z. B. Nutzerkonto,
Bezahlplattform) in die Online-
(Geplante Bekanntgabe für Kom-
Dienste durch den ZIT-BB.
munen Ende Februar 2022, die
Aktualität von OZG-Sachständen ■ Ausgewählte Projektbegleitung
in Brandenburg auf dieser Infor- und Organisation sowie Modera-
mationsplattform steht und fällt tion von Videokonferenzen für
jedoch mit der intensiven Daten- Kommunen zusammen mit dem
pflege durch alle Ministerien für jeweils projektfederführenden Mi-
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nisterium durch das Kommunale zenverbänden und weiteren Ins-
Anwendungszentrum (Kaz) des titutionen, wie bspw. dem Zweck-
ZIT-BB. verband Digitale Kommunen
■ Beratung und Vernetzung zu Brandenburg (DIKOM).
Kommunen, Kommunalen Spit-
10IMPRESSUM Herausgeber: Ministerium des Innern und für Kommunales des Landes Brandenburg (MIK) Henning-von-Tresckow-Straße 9 - 13 14467 Potsdam Internet: mik.brandenburg.de Layout: Pressestelle und Öffentlichkeitsarbeit E-Mail: oeffentlichkeitsarbeit@mik.brandenburg.de Telefon: 0331 - 866 2025 Bilder: Titel: © MATTHIAS BUEHNER - stock.adobe.com Seite 2/3: © greenbutterfly - stock.adobe.com Seite 4/5: © Funtap - stock.adobe.com Seite 6/7: © Alexander Limbach - stock.adobe.com Seite 8/9: © greenbutterfly - stock.adobe.com Seite 10: © tippapatt - stock.adobe.com Stand: Februar 2022 Dieser gelayoutete Bericht ist ausschließlich im PDF-Format verfügbar. Diese Informationsschrift wird kostenlos vom Ministerium des Innern und für Kommunales des Landes Brandenburg herausgegeben. Sie darf weder von Parteien noch von Wahlwerbern während eines Wahlkampfes zum Zwecke der Wahlwerbung verwendet werden. Dies gilt für Bundes-, Landtags- und Kommunalwahlen sowie für die Wahl der Mitglieder des Europäischen Par- laments.Auch ohne zeitlichen Bezug zu einer bevorstehenden Wahl darf die Druckschrift nicht in einer Weise verwendet werden, die als Parteinahme der Landesregierung zu Gunsten einzelner Gruppen verstanden werden könnte. Den Parteien ist es jedoch gestattet, die Druckschrift zur Unterrichtung ihrer einzelnen Mitglieder zu verwenden.
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