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Kosten Kosten senken in Versicherungsunternehmen – modern und nachhaltig Best Practice-Vorgehensweise und -Stellhebel Düsseldorf 2021
Durch die Corona‐Krise kommen Kosten und Effizienz wieder stärker in das Blickfeld der Versicherer – wir nehmen bei unseren Kunden eine steigende Nachfrage nach Kosten‐ senkungsprogrammen wahr. Viele Manager kennen Kostensenkungsprogramme aus zurückliegenden Krisenzeiten als typisches Cost Cutting – und vermissen dabei Nachhaltigkeit, Weitblick und Mitgestaltungsmöglichkeiten der eigenen Organisation. Aber es geht auch anders: Der Horn & Company‐Ansatz bewirkt eine nachhaltige Veränderung in der Organisation – so wird aus der Notwendigkeit von Kostensenkungen eine Chance für die Zukunft des Versicherers. In unseren Projekten gelingt es, in allen relevanten Bereichen des Unternehmens signifikante Kostenpotenziale aufzuspüren und zu realisieren – so stärken wir erfolgreich die Wettbewerbsposition unserer Kunden. Kunden‐ und Prozessmanagement als Treiber der Transformation 1 2|
CORONA‐Krise hat Konsequenzen – u.a. sind Kostensenkungen wieder gefragt Aktuelle Ausgangslage der Versicherer Bekannte Handlungsfelder … Häufig weiterhin signifikante „Digitalisierungslücken“ zu beobachten Investitionen in Zukunftsfelder erhöhen teils auch die laufenden Kosten sukzessive Diverse Sparten mit „hausgemachten Herausforderungen“ (LV, KV Voll, …) Internes Bewusstsein und Mechanismen zur Kostensenkung oft wenig ausgeprägt … werden durch neuartige Herausforderungen der CORONA‐Krise ergänzt Gestiegene Leistungszahlungen in ausgewählten Sparten Rückgang der Versicherungsbeiträge durch Konjunktureinbruch Ad‐hoc‐Beseitigung von „Digitalisierungslücken“ in den Unternehmen Aktives Suchen nach Stellhebeln zum Abfedern von finanziellen „Dellen“ Kostensenkungen schaffen Freiräume, um die Herausforderungen wirtschaftlich besser bewältigen zu können 2 |3
Cost Cutting passt nicht mehr zu modernen Versicherungsunternehmen Nicht nur auf das „WAS“ kommt es an Projektansatz Nachhaltige „W I E “ Vorgehensmodell/‐logik Veränderung Methodik/Instrumente der Organisation Vorgehen bewirken „Beratertypen“ Kostenblöcke/‐treiber An den „WA S “ Strategische Stoßrichtungen „richtigen“ Optimierungsmaßnahmen Stellhebeln Stellhebel ansetzen Potenziale Erfahrung Horn & Company: Aufsatz des Projektes („WIE“) bereits entscheidend für den nachhaltigen Erfolg 3 4|
„WIE“: Horn & Company‐Projektansatz berücksichtigt vier wichtige Erfolgsfaktoren Projekt‐Erfolgsfaktoren „Partizipation leben“ „In Zielbildern denken“ Mitgestaltungsmöglichkeiten für In Zielbildern denken vor Ab‐ die eigene Organisation schaffen tauchen in „Prozess‐Klein‐Klein“ Stakeholder aktiv einbinden und Anspruchsniveau fixieren, z.B. zu Multiplikatoren machen aus internem/externem Vergleich „Kostenstruktur und ‐flexibilität adjustieren“ „Nachhaltigkeit verankern“ Neben der absoluten Höhe auch Controlling‐Mechanismen und Kostenstruktur kritisch prüfen ‐Instrumente verankern Flexibilisierung von Kosten als Kontinuierliche Verbesserungs‐ strategischen Stellhebel nutzen anreize etablieren Kostensenkungen sind kein Selbstzweck – sie müssen mit Hilfe eines Zielbildes strategisch begründet werden 4 |5
Partizipation der Stakeholder als wichtigster Erfolgsfaktor für nachhaltigen Erfolg Unterschiedliche Ansprüche an Vorgehen und Ergebnis von Kostensenkungen Kunden Mitarbeiter Erfüllung Kundenbedürfnisse und Attraktive Perspektive für den ‐erwartungen eigenen Arbeitsplatz Moderne Interaktion und attraktive Teamorientierte Führung und Konditionen Gestaltungsspielraum Klare Vision und Perspektive als Basis Wettbewerbs‐ und zukunftsfähige der Weiterentwicklung Stakeholder Organisation Partizipative Lösungsfindung Nachhaltige Wirkung der initiierten („aus eigener Kraft“) Aktivitäten Führungskräfte Eigentümer Herausforderung: Gleichzeitig Stakeholder mitnehmen und Kostensenkungsziele erreichen 5 6|
Kostensenkungsprogramm über bewährte H&C‐Vorgehenslogik angehen Vorgehensmodell von Horn & Company Frühzeitige Einbindung der relevanten Stakeholder „in der Breite“ Maßnahmen 3 Agile Teams und MVP‐/Sprint‐Logik für praxistaugliche Lösungen und Umsetzung Klares Commitment der Umsetzungs‐/Linienverantwortlichen Klare Zielbild‐Denke für ambitionierte Weiterentwicklung Zielbild und 2 Qualifizierte Anspruchsniveaus zur Potenzialunterlegung Handlungsfelder Konkrete Handlungsfelder inkl. erste Aufwands‐/Nutzeneinschätzung Quantitative und qualitative Ist‐Analyse (z.B. auch Process Mining) Transparenz 1 Externes und internes Benchmarking sowie Best‐Practice‐Vergleiche Ausgangslage Offene Diskussion Druckpunkte und Handlungsbedarfe Hoher Return‐on‐Consulting durch langjährige Erfahrung und Hypothesen‐basierte Herangehensweise 6 |7
„WAS“: Kostensenkungen in wesentlichen Kostenblöcken individuell zu adressieren Beispiel Schadenversicherung ~ 17 % ∑ 35% Ansatzpunkte zur Optimierung Schaden‐/ Leistungsaufwand hier nicht im Fokus, aber ~7% von hoher Bedeutung im Rahmen Schaden‐/Leistungsmanagement ~6% ~5% In allen Kostenpositionen des Versicherers typischerweise Potenziale zur Kostenreduzierung Kosten/ Vertriebs‐/ Operations/ Schaden‐ Overhead/ Entschädigungen/ Ausgaben Abschlusskosten Kundenservice regulierung Stabseinheiten Leistungsausgaben 1 2 3 4 Je Kostenblock unterschiedliche Stellhebel zur Kostensenkung anzuwenden 7 8|
H&C‐Kostensenkungsprogramm geht auf die Spezifika der Kostenblöcke explizit ein Kostenblöcke 1. Vertrieb 2. Kundenservice Effiziente Unterstützung Kundenorientierung Direkte Betreuung Passgenaues Betriebsmodell Schlanke Strukturen New Work 3. Schadenregulierung 4. Stabseinheiten Moment of Truth Kundenorientierung Digitalisierung Verschlankung Data Analytics Agilität Im Folgenden Vertiefung der vier Kostenblöcke inkl. jeweils beispielhafter Stellhebel 8 |9
1. Vertrieb Effiziente Unterstützung – direkte Betreuung – schlanke Strukturen Wachstum kostet Geld – mit dieser den sind. Denn sie dürfen auf keinen der Vertriebskanäle, an differenzierten Binsenweisheit werden häufig Effizienz‐ Fall zur Demotivation oder gar zum Führungs‐, Betreuungs‐ und Unter‐ bestrebungen im Vertrieb blockiert. Verlust hochkarätiger Vermittler stützungsfunktionen im Innen‐ und Doch nur profitables Wachstum liefert führen. Ein geschicktes Vorgehen mit Außendienst, einem anreizorientierten auch nachhaltigen Mehrwert für den Unterstützung durch einen umset‐ Vergütungsmodell verbunden mit Versicherer. An Kostensenkungspro‐ zungserfahrenen Partner hilft dabei, einem aussagekräftigen Steuerungs‐ grammen auch im Vertrieb führt des‐ verbreitete Fehler zu vermeiden. instrumentarium, effizienter Technik‐/ halb kein Weg vorbei – auch wenn sie Optimierungsstellhebel setzen u.a. an Tool‐Unterstützung sowie dem effekti‐ häufig mit Herausforderungen verbun‐ der Vertriebsstruktur, dem Austarieren ven Einsatz von Marketingbudgets an. . . 9 10 |
„Profitables Wachstum ist in der heutigen Zeit das Maß aller Dinge für den Vertrieb“ „Im Vertrieb zählt das Ergebnis. Alles, was dazu beiträgt, das Ergebnis schneller, einfacher und fokussierter zu erreichen ist im Sinne des Vertriebs. Hier setzen wir in unseren Projekten an: Effizienz und technische Unterstützung sollen zwar auch die Kosten senken, aber primär die originäre Vertriebsarbeit am Kunden unterstützen und fördern.“ Tobias Schustek Associate Partner 10 | 11
Beispiel: Vertriebsprozesse und ‐strukturen in allen Vertriebswegen optimieren Ausgewählte Stellhebel je Vertriebsweg Ausschließlichkeit Makler Fokussierung dezentrale Führungs‐ und Potenzialorientierte Makler‐Segmentierung Spezialisten‐/Unterstützungsfunktionen als Basis für differenzierte Betreuungslogik Verbesserung Anreizorientierung in Agentur‐/ Verbesserung Prozesse und technische Karrieremodell und Vergütungssystem Anbindung/Schnittstellen mit Maklern/MVPs Professionalisierung Rollen und Aufgaben für Professionelles Zusammenspiel mit Pools inkl. Orga‐Ausbau, Einarbeitung u. lfd. Coaching Sicherstellung Kosten/Nutzen‐Relation Banken/Kooperationen Direkt/Online Steigerung Potenzialorientierung in der Ganzheitliche Bewertung Geschäftsmodell „Betreuungsphilosophie“ mit Aggregatoren/Vergleichsportalen Justierung Betreuer‐Rollen für nachhaltigen Aufbau zentrale Betreuungsfunktionen, z.B. Vertriebserfolg statt lediglich Kurzfrist‐Absatz für unbetreute Bestände Technische Einbindung/Integration Produkt‐ Automatische Kontakt‐/Anlassgenerierung für angebot in Partnersysteme und ‐prozesse höhere Durchdringung u. Kundenprofitabilität Steigerung Effizienz und Produktivität in Vertriebs‐ und Vertriebsunterstützungs‐Einheiten 11 12 |
Beispiel: Effizientere Vertriebsunterstützung durch Marketing‐Automatisierung H&C‐Projekt‐Beispiel Nutzung Data Analytics für professionelle Analyse auf Basis Verknüpfung interner und externer Datenquellen Data Analytics‐ Prognose Kundenverhalten/Affinitäten und basierter Ansatz zur Generierung laufender „Flow“ an Aktionen Anlass‐Identifikation Maschinelles Einspielen an den Kundenkontaktpunkt inkl. bedarfsweise Folgeaktivitäten Laufende Lead‐Generierung/‐Qualifizierung und ‐Ver‐ teilung für maximale vertriebsaktive Zeit der Vermittler Professionelle Kampagnenautomatisierung (personalisiert) u. ggf. Ter‐ Generierung und minvereinbarung für Vermittler gem. „Ziel‐Kalender“ Nutzung der Leads Enge Verzahnung Marketing, Vertriebsunterstützung und Vertriebskanäle für ideale Lead‐Ausschöpfung „Verschmelzung“ von Marketing und Vertrieb – Reduzierung Aufwand für den Vertriebsabschluss 12 | 13
2. Kundenservice Kundenorientierung – passgenaues Betriebsmodell – New Work Die Erwartungen der Kunden und der Gleichzeitig ist ein steigender Druck auf Darauf aufbauend werden die Abläufe Eigenanspruch der Versicherer haben Effizienz und Wirtschaftlichkeit zu anhand klarer Customer Journeys sich verändert. Jeder Kontaktpunkt mit beobachten. Das Fundament für einen möglichst kundenfreundlich aber auch Kunden (und natürlich auch Vertriebs‐ nachhaltig erfolgreichen Kundenservice effizient abgebildet. Chancen aus Auto‐ partnern) soll für ein positives Kunden‐ ist ein effektives und für das jeweilige matisierung und digitale Interaktions‐ erlebnis genutzt werden. Ein Haus passendes Betriebsmodell. Das möglichkeiten werden ebenso genutzt anspruchsvolles Service‐Verständnis Zusammenspiel der Rollen wird mit wie der intelligente Einsatz von bildet die Basis für die Aufstellung von modernen Mechanismen und externen Dienstleistern (z.B. zur Abfe‐ Kundenservice‐/Operations‐Einheiten. Instrumenten organisiert. derung von Lastspitzen). 13 14 |
„Exzellente Servicequalität mit signifikant geringeren Kosten erreichen“ „Fast 20% Kostensenkung bei gleichzeitiger signifikanter NPS‐ Steigerung an relevanten Kunden‐Kontaktpunkten – das Projektergebnis hat alle Erwartungen übertroffen. Insbesondere die Umsetzung eines passgenauen Betriebs‐ modells und zielgerichteter NEW WORK‐Maßnahmen haben dazu beigetragen.“ Dr. André Dibbert Geschäftsführender Partner 14 | 15
Beispiel: Passgenaues Betriebsmodell ist das Fundament für effizientes Arbeiten H&C‐Projekt‐Beispiel Beispielhaftes Ziel‐Betriebsmodell Ausgewählte Stellhebel zur Effizienzsteigerung und Kostensenkung: Synchrone Kanäle Asynchrone Kanäle Umfangreicher Lastausgleich durch Kanalintegration von Schrift‐ und Telefonie‐Bearbeitung … … Hohe Fallabschlussquote durch Standardisierung, Spezialisierung und Skill‐/GeVo‐Differenzierung für best. Anliegen/Randzeiten „A‐Level“‐ „A‐Level“‐ Chatbots/Sprachassistenten Onlineportale/Apps und Self Servicierung Telefonie‐DL Schrift‐DL Vermeidung von Unterbrechungen und Weiter‐ inkl. maschinelle Verarbeitung leitungen in telefonischen u. schriftlichen Aufträgen Customer Experience Teams Kluger Dienstleistereinsatz für „A‐Level‐Vorgänge“ Skillbasiertes Routing und bedarfsweise ergänzenden Lastausgleich Fallvermeidung durch Status‐Tracking/‐Info, Operations Teams Personalisierung Kundenkommunikation etc. Hohem Qualitätsanspruch mit effizienter Organisationsstruktur begegnen 15 16 |
Beispiel: NEW WORK formt Arbeitswelt um und kann zudem Produktivität steigern H&C‐Projekterfahrung Ausgewählte Elemente Reduzierung Weniger Flächen durch mehr NEW WORK … Homeoffice/Desk Sharing; ggf. Raumkosten auch punktuelles „Off‐Shoring“ Modernes Raumkonzept Reduzierung Weniger Führungskräfte und struktureller Overhead durch Overhead selbstorganisierte Teams Flexibler … bewusst Arbeitsort auch zur Kosten‐ Teilweise Bedarf für andere Kom‐ Anpassung petenzen/Qualifikationen („Kom‐ senkung Tarifstufe Eigenverantwortung munikator statt Fachexperte“) nutzen des Einzelnen Stärkere Leistungsorientierung; Steigerung Selbstorganisierte ggf. Performancemessung auch Produktivität Teams auf Basis geleisteter Arbeit Neben Mitarbeiter‐Motivation und Service‐Exzellenz auch Produktivitäts‐/Effizienz‐Steigerung erreichen 16 | 17
3. Schadenregulierung Moment of Truth – Digitalisierung – Data Analytics Der Schaden‐/Leistungsfall ist der Moderne technologische Möglichkeiten Dabei unterstützen eine professionelle „Moment of Truth“ für den Kunden – bewirken, dass dies nicht im Ressourcen‐, Last‐ und Vorgangssteue‐ hier lässt sich nachhaltige Kunden‐ Widerspruch zur Serviceorientierung rung sowie ein intelligenter Einsatz von begeisterung und ‐loyalität erreichen. steht. Schnelle, digital unterstützte RPA und KI. Die Rollenprofile der Der interne und externe Aufwand zur Prozesse, klare Verantwortlichkeiten Schaden‐Mitarbeiter entwickeln sich Regulierung stellt aber auch einen und Kompetenzen sowie ein nahtloses dabei kontinuierlich weiter. Die Impli‐ signifikanten Kostenblock dar. Zur Zusammenspiel mit professionellen kationen für die IT ebenso wie für Sicherstellung der Wettbewerbsfähig‐ Partnern sind im Interesse von Kunden, Personal und Organisation müssen keit ist hohe Effizienz deshalb ein Muss. Vertriebspartnern und Versicherern. konsequent „gemanagt“ werden. 17 18 |
„Schnelle, übersichtliche und digitale Prozesse erfreuen Kunden und den CFO“ „In der Schadenregulierung schlummern bei vielen Versicher‐ ern noch hohe Potenziale. So konnten wir bei einem Kunden die Kosten um ca. 15% reduzieren. Dabei kam die gesamte Klavia‐tur der Effizienzmaßnahmen zum Einsatz – wobei in der end‐to‐end‐Digitalisierung der Prozesse und einem effektiven Einsatz von Data Analytics und KI besonders große Hebel lagen.“ Dr. Ralf Seisreiner Geschäftsführender Partner 18 | 19
Beispiel: Insbesondere „Standard‐Schäden“ möglichst end‐to‐end digitalisieren H&C‐Projekt‐Beispiel Neben einer Kostenreduzierung ist gleichzeitig eine signifikante Beschleunigung der Abläufe möglich 19 20 |
Beispiel: Regulierungsaufwand durch Einsatz von Data Analytics und KI reduzieren H&C‐Projekterfahrung Beispielhafte Anwendungsfälle Inputmanagement: Prozesssteuerung: Intelligente Extraktion u. Inter‐ Einspielen in differenzierte pretation von Dokumenten Prozessstraßen Belegprüfung: Entscheidungsunterstützung: Automatisierte Prüfung Unterstützung Schadenbe‐ von Rechnungen/Belegen/… wertung/‐gutachten E2E‐Digitalisierung: Fraud Detection: Intelligenter Einsatz Dunkelverarbeitung in Verbin‐ Effizientere Identifikation von Data Analytics und dung mit RPA (z.B. Glasprozess) Betrugs‐/Verdachtsfälle (selbstlernender) KI Status‐Tracking: Steuerungsunterstützung: Status‐Info inkl. intelligente Forecasting u. Planungs‐/Re‐ Vorhersage Erledigungstermin ssourcen‐Steuerungsprozesse Wegfall bzw. Erleichterung manueller Tätigkeiten als Beitrag zur Kostensenkung 20 | 21
4. Stabseinheiten Kundenorientierung – Verschlankung – Agilität Stabs‐ und Querschnittsfunktionen wie wird hier mit der Zeit oft in signifi‐ leistungen sollten regelmäßig hinter‐ Personal, Controlling, Marketing etc. kantem Umfang „Speck“ angesetzt. Die fragt werden. Basis ist typischerweise stellen das reibungslose Funktionieren Funktionen entwickeln ein Eigenleben zunächst eine fundierte Prozess‐/ der internen Prozesse sicher. Sie und erzeugen im schlimmsten Fall Kapazitätserhebung zur Schaffung von erbringen zwar keine „direkte Wert‐ zudem teils unnötigen Aufwand in Transparenz und Ableitung eines schöpfung am Kunden“, sollen aber den weiteren Einheiten. Um hier Abhilfe zu Ambitionsniveaus. Insbesondere agile erfolgreichen Wandel des Unter‐ schaffen, empfiehlt sich eine Organisationsmodelle bieten Ansatz‐ nehmens unterstützen. Auch an diese konsequente Ausrichtung der punkte, traditionelle Stabseinheiten Einheiten ist ein hoher Effizienz‐ Stabseinheiten an den Kunden. modern, näher am Kunden und anspruch selbstverständlich. Trotzdem Ausgestaltung und Nutzen von Stabs‐ letztendlich effizienter zu gestalten. . . 21 22 |
„Die Aufgaben- und Kapazitätsanalyse offenbart immer einige Überraschungen“ „Trotz regelmäßiger «Optimierungsrunden» in den letzten Jahren lassen sich in Stabseinheiten von Versicherern nach unserer Erfahrung weiterhin signifikante Kostensenkungs‐ potenziale finden. So konnten wir im Projekt die Kosten für Stabs‐ und Querschnittsprozesse auf Benchmarkniveau reduzieren – bei gleichzeitig gesteigerter Zufriedenheit der internen Kunden im Haus.“ Dr. Alexander Kern Manager 22 | 23
Fokussiertes Vorgehen sichert größtmöglichen Optimierungserfolg bei Stabsfunktionen H&C‐Projekterfahrung Erfahrungen Horn & Company: Priorisierte Funktionsbereiche gem. H&C‐ Projekterfahrung in Stabsfunktionen Prozesse typischerweise gruppenweit verteilt, sowohl zentrale wie dezentrale Kapazitäten Somit häufige Themen „Rollenverteilung“ bzw. „Redundanzen“ in Querschnittsprozessen Integration von Stabsfunktionen in agile Organisationen (u.a. Squads, Kompetenzcenter) I. d. R. Ambitionsniveaus „15‐20%“ für diese Funktionsbereiche erzielbar Andere Bereiche sind oft für nachgelagerte Be‐ trachtung bzw. Optimierung „in Linie“ geeignet Klare Schwerpunkte und differenzierter Ansatz zur Optimierung abhängig von Funktionen bzw. Prozessen 23 24 |
Klassische und „moderne“ Optimierungs‐Stellhebel zielgerichtet zum Einsatz bringen H&C‐Projekterfahrung Gezielte Reduktion wenig wert‐ Verbesserung, Harmonisierung Leistungs‐ Prozess‐ schöpfender Leistungen und und Standardisierung von verzicht konsequente Priorisierung optimierung Prozessen Ausbau Automatisierungsgrad Integration von Stabsfunktionen Digitali‐ Re‐Orga‐ und Forcierung Einsatz Self in moderne/agile Organisations‐ sierung Services, Data Analytics und KI nisation formen (u.a. Squads, Chapter) Prüfung Weiterentwicklungs‐ Schärfung Governance und Sourcing / Schnitt‐ optionen hinsichtlich Outsourcing Übergabelogiken; Verbesserung DL‐Einsatz und Shared Services stellen Zusammenarbeitsmodelle Adjustierung Kompetenzen/ Verbesserung (technische) Kompe‐ Instrumente/ Entscheidungsbefugnisse; klare Unterstützung für Planung, tenzen Abgrenzung Verantwortlichkeiten Tools Steuerung, Koordination etc. Konsequente Orientierung an Best‐Practices und effiziente Organisation der Leistungserbringung 24 | 25
Horn & Company im Überblick 2009 > 100 7 Gründung der Unternehmens‐ hochqualifizierte Mitarbeitende mit Standorte in Deutschland und Österreich: beratung in Düsseldorf durch umfangreicher Berufserfahrung i.d.R. Düsseldorf, Berlin, Frankfurt, Hamburg, ein erfahrenes Partnerteam. auch außerhalb Consulting‐Business. Köln, München und Wien. differenziert fokussiert ausgezeichnet Wir sind eine umsetzungsorientierte Wir haben einen klaren Branchenfokus Unsere Kunden bewerten unsere Leistung Management‐Beratung mit unter‐ auf Versicherungen und Banken. Unsere als ausgezeichnet und haben uns 2020/21 nehmerischem Beratungsverständnis. Berater/‐innen sind Experten ihrer Branche. erneut zum Hidden Champion gewählt. 25 26 |
Wir begleiten Sie bei Initiativen zur nachhaltigen Kostensenkung in Versicherungen Autorenteam und Ansprechpartner Dr. Ralf Seisreiner Dr. André Dibbert Tobias Schustek Geschäftsführender Partner Geschäftsführender Partner Associate Partner ralf.seisreiner@horn‐company.de andre.dibbert@horn‐company.de tobias.schustek@horn‐company.de +49 162 2726 003 +49 162 2726 016 +49 162 2726 027 Top‐Management Consulting 26 | 27
www.horn-company.de Internationale Top-Management-Beratung DÜSSELDORF | BERLIN | FRANKFURT | HAMBURG | KÖLN | MÜNCHEN | NEW YORK | SINGAPUR | WIEN
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