LANDSCHAFTS-VERBAND WESTFALEN-LIPPE - ANLAGENINVENTUR MIT SAP -INTEGRATION - OPAL ...
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LANDSCHAFTS- TESTIMONIAL
VERBAND Landschaftsverband
WESTFALEN-LIPPE
Westfalen-Lippe
Freiherr-vom-Stein-Platz 1
D - 48133 Münster
www.lwl.org
ANLAGENINVENTUR MIT
SAP® -INTEGRATION
Die Anlageninventur mit Integration in SAP®
umfasst eine einfache und standardisierte Lösung
mit ausgefeilten Details und unterstützt Sie auf
einfache und schnelle Weise bei den Tätigkeiten
der Anlageninventur.
Kein zeitaufwendiger Kraftakt mit viel Papier, OPAL Associates Holding AG
Motorenstrasse 116
fehlerhafter und arbeitsintensiver Nachbearbeitung CH - 8620 Wetzikon
dank der Anlangeninventurlösung von OPAL. www.opal-holding.comLANDSCHAFTSVERBAND
WESTFALEN-LIPPE
AUF EINEN BLICK
Unternehmen Herausforderungen
LWL Landschaftsverband Westfalen-Lippe Individuelle Inventurlösung, die den vollständigen
Der LWL arbeitet als Kommunalverband und Bestand des Unternehmens aufzeigt
betreibt Förderschulen, Krankenhäuser und Museen Integration in das vorhandene SAP® -System
Branche Nutzen
Soziales, Psychiatrie, Jugend und Schule, Aufwandsverringerung von 50%
Maßregelvollzug und Kultur – Weniger Fehler werden registriert
das sind die fünf Felder, in denen der LWL Personal wird stark entlastet und kann sich den
wichtige gesellschaftliche Aufgaben erfüllt Hauptaufgaben widmen
DAS UNTERNEHMEN
LWL – Portrait
Der Landschaftsverband Westfalen-Lippe (LWL) arbeitet des LWL. Sie tragen und finanzieren den Landschafts-
als Kommunalverband mit 13. 000 Beschäftigten für verband, dessen Aufgaben ein Parlament mit 106 Mit-
die 8,3 Millionen Menschen in der Region. Der LWL gliedern aus den westfälischen Kommunen gestaltet.
betreibt 35 Förderschulen, 21 Krankenhäuser, 17 Museen
und ist einer der größten deutschen Hilfezahler für
Menschen mit Behinderung. Er erfüllt damit Aufgaben
im sozialen Bereich, in der Behinderten- und Jugend-
hilfe, in der Psychiatrie und in der Kultur, die sinnvoller-
weise westfalenweit wahrgenommen werden. Ebenso
engagiert er sich für eine inklusive Gesellschaft in
allen Lebensbereichen. Die neun kreisfreien Städte
und 18 Kreise in Westfalen-Lippe sind die Mitglieder
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PRAXISBERICHT
Fehlerfreie Anlageninventur mit Integration
in das vorhandene SAP® -System
Landschaftsverband Westfalen-Lippe profitiert durch Probelauf. Der zeitliche Rahmen einer Inventur pro
Handhelds von Intermec und automatisiertes System Standort konnte durch die Intermec-Handhelds von
von OPAL mit Integration in das vorhandene zwei Monaten auf zwei Wochen verringert werden»,
SAP® -System. freut sich Margret Gardner, Finanzabteilung beim LWL.
Verschwundene Stühle im Klassenzimmer oder ein Jede der angeschlossenen Einrichtungen sowie der
fehlender Beamer im Museum können schnell uner- LWL selbst sind per Gesetzgeber dazu verpflichtet eine
wünschte Kosten hervorrufen. Oft sind fehlende sogenannte Anlageninventur durchzuführen, bei der
Gegenstände in der Bestandsaufnahme bei öffentlich alle Gegenstände körperlich erfasst werden, die
rechtlichen Einrichtungen aber nicht Ursache eines länger als 12 Monate im Betrieb sind. Dazu gehören
Diebstahls, sondern Ursache von nicht nachgewiesenen beispielsweise die unterschiedlichen Einrichtungsge-
Abgängen durch die einzelnen Mitarbeiter. genstände sowie die technische Ausstattung. Das
Damit die Bilanz ein den tatsächlichen Verhältnissen Ergebnis zeigt den aktuellen Ist-Bestand auf und wird
entsprechendes Bild der Vermögenslage des Unternehmens/ mit dem buchhalterischen Soll-Bestand verglichen.
der Kommune widerspiegelt, – wie es der Gesetzgeber Aus den Zahlen lassen sich die möglichen Differenzen
fordert – schreibt der Gesetzgeber alle drei Jahre eine aufzeigen, deren Ursachen nachverfolgen und ent-
körperliche Inventur vor, die den vollständigen Bestand sprechende Korrekturen in der Anlagenbuchhaltung
eines Unternehmens aufzeigt. Solch eine Inventur kann vornehmen. Im Rahmen der Einführung des neuen
je nach Unternehmensgröße sehr zeitaufwendig und kommunalen Finanzmanagements musst der LWL
arbeitsintensiv sein, insbesondere für Verbände, die erstmalig bis zum 01.01.2008 sein gesamtes Anlage-
zusätzlich den Bestand ihrer angeschlossenen Einrich- vermögen körperlich aufnehmen. Bei dieser Erstinventur
tungen, wie beispielsweise Schulen aufnehmen müssen. und den darauf folgenden laufenden Inventuren zeigte
Dies erkannte auch der Landschaftsverband Westfalen- sich allerdings, dass das Vorhaben enorm zeitintensiv
Lippe (LWL), der neben Schulen und Krankenhäusern war. Die zahlreichen Abteilungen und Einrichtungen
auch beispielsweise für Museen verantwortlich ist. Für des LWL sowie die damit verbundene sehr hohe
die einzelnen angeschlossenen Abteilungen und Anzahl von Vermögenswerten erforderten für die
Einrichtungen erfolgte die Inventur bislang händisch Inventur einen Zeitrahmen von mehreren Monaten.
mit einer Dauer von mehreren Monaten.
Um den Prozess zu beschleunigen und gleichzeitig
manuelle Fehler bei der Aufnahme zu verringern,
wurden seit Ende 2011 für die Anlageninventur
Barcodescanner von Intermec eingesetzt, die vom
AutoID-Experten OPAL geliefert wurden.
OPAL hat dafür die vorhandene Anlageninventurlösung
mit Integration zum vorhandenen SAP® -System sowie
die Inventur-Software auf dem Handheld implementiert.
«Das neue System überzeugte uns bereits im ersten
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PRAXISBERICHT
Erfassung in Excel-Listen
Im Rahmen einer Erstinventur wurde das gesamte Sofern der Gegenstand vorhanden war, wurde ein
Anlagevermögen des LWL körperlich aufgenommen, Haken gesetzt. Andernfalls eine Bemerkung notiert.
in Zähllisten und Excel-Dateien dokumentiert und Die Ergebnisse der Zähllisten wurden schließlich in die
anschließend in die SAP®-Anlagenbuchhaltung FI-AA ursprüngliche Excel-Datei übertragen. Die Zentrale
übernommen. Die Weiterführung des Bestandes wurde Anlagenbuchhaltung erhielt per Mail die Excel-Datei
mithilfe der SAP® -Anlagenbuchhaltung gewährleistet. mit den eingetragenen Inventurdaten zurück, überprüfte
Der Prozess für die nächste laufende Inventur lief die Liste auf Vollständigkeit, ermittelte die Differenzen
bislang folgendermaßen ab: Der Gesamtbestand zwischen tatsächlichem und buchhalterischem Bestand
wurde von den zuständigen Mitarbeitern der zentralen und nahm entsprechende Anpassungen in der Anlagen-
Anlagenbuchhaltung aus dem SAP® -System herunter- buchhaltung vor.
geladen und in Excel-Listen gespeichert. Die einzelnen «Die Differenzen haben immer verschiedene Gründe.
Excel-Listen beinhalteten die jeweiligen Vermögens- So kommt es vor, dass Vermögensgegenstände in ein
gegenstände einer speziellen Einrichtung. Diese anderes Gebäude verlegt werden, die Standortänderung
Excel-Liste wurde im Folgenden an jede Einrichtung jedoch der Zentralen Anlagenbuchhaltung nicht mitgeteilt
per Mail geschickt. In der entsprechenden Einrichtung wird. Das gleiche gilt für defekte oder gestohlene
wurde die Liste ausgedruckt und mit dieser sog. Gegenstände, deren Abgang nicht gemeldet wurde.
Zählliste der Ist-Bestand aufgenommen. Neben der langwierigen Inventur war die eben
Jeder Gegenstand trug damals ein Etikett mit einer beschriebene Recherche ebenfalls sehr zeitauf-
Inventarnummer, welche die Verbindung zwischen wendig», berichtet die Inventurleiterin.
tatsächlichem und buchhalterischem Bestand darstellte.
Erster Schritt: Barcode-Etiketten
Wie bereits erwähnt, nahm die händische Inventur pro mit neuen Inventaretiketten zu versehen. Diese führten
Abteilung oder Einrichtung rund ein bis zwei Monate neben der Seriennummer sowie der SAP® -Anlagen-
in Anspruch. Für die anschließende Nachbearbeitung nummer in Klarschrift nun auch einen Barcode. Die
in der Zentralen Anlagenbuchhaltung konnten weitere Barcode-Nummer war ab diesem Zeitpunkt gleich
Wochen angerechnet werden. Ein deutlich zu zeit- der SAP® -Anlagennummer.
intensiver Prozess für das Erfassen des Anlagevermögens. Die Etiketten wurden in der Druckerstation erstellt.
Zudem war die Auswertung der Excel-Listen sehr unüber- Für den Einsatz im LWL mit den dazu gehörenden
sichtlich und manuelle Fehler waren nicht ausgeschlossen. Einrichtungen mussten diese kratz- und wischfest sein,
Ein erster Schritt zu einer klareren und übersichtlicheren da sie z.B. in Werkstätten, Klassenzimmern oder
Darstellung der Inventurergebnisse wurde ab dem Ausstellungsräumen der Museen oft stark beansprucht
1. Januar 2009 vorgenommen. Der LWL entschied werden.
sich alle Vermögensgegenstände des Anlagevermögens
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PRAXISBERICHT
Zweiter Schritt: Überlegungen zur Einführung
einer Inventur mit Barcode-Erfassung und
damit verbundene Ziele
Die Einführung der neuen Etiketten war gleichzeitig auch mit weniger Personal durch-führbar sein.
der Initiator für weitreichende Veränderungen, und Wichtig war zudem eine Reduzierung des Zeitaufwan-
erstmalig wurde über eine automatische Erfassung der des für die Vor- und Nachbereitung in der zentralen
Vermögensgegenstände nachgedacht. Denn neben Anlagenbuchhaltung. Einhergehen sollte damit eine
einer Reduzierung des Zeitaufwandes für die Durchfüh- bessere Motivation und mehr Akzeptanz für die
rung der Anlageninventur vor Ort sollte die Inventur Inventur in den dezentralen Bereichen.
Technische Beratung durch
AutoID-Experte OPAL
Das LWL entschied sich letztendlich für Barcode-Scanner Zudem sollte der zusätzliche Programmieraufwand
und kontaktierte dafür den AutoID-Experten OPAL möglichst gering gehalten werden. Die Firma OPAL
Associates. Gewünscht wurde eine Lösung, die eine konnte eine fertige Software mit einer Schnittstelle zu
übersichtliche und einfache Handhabung des Barcode- SAP-FI-AA anbieten, so dass nur noch kleinere, den
scanners sowie die Anbindung an die vorhandene Anforderungen des LWL entsprechende, individuelle
SAP® -Schnittstelle bot. Alle Stammdaten der Anlagen- Anpassungen notwendig waren. Nicht zuletzt spielte
buchhaltung sollten direkt von der SAP® -Anlagenbuch- natürlich auch das Preis-Leistungs-Verhältnis eine Rolle
haltung auf den Barcodescanner – ohne vorherige bei der Auswahl.
Speicherung und Überarbeitung der Daten auf externen Der Key Account Manager Michael Vollmer von OPAL,
Excel-Dateien - gespeichert und im Rahmen der Inventur arrangierte daraufhin das erste Treffen im Oktober
abgefragt werden können. Umgekehrt sollte auch das 2010 mit der Zentralen Anlagenbuchhaltung, um ein
Einspielen der Inventurdaten direkt vom Barcodescanner Beispielszenario vorzuführen. Dabei wurde live auch
in das SAP® -System möglich sein. Das Herunterladen das mögliche Szenario hinsichtlich eines Einsatzes
der Inventurlisten auf den Barcodescanner sollte online mit Barcode-Handhelds und der Anbindung an SAP®
über einen Webservice erfolgen. präsentiert.
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Robuste Intermec CK3-Handhelds
als erste Wahl
Aufgrund der Vorgaben des LWL und nach Prüfung Das Gerät verfügt zudem über das Scan-Modul EX25,
diverser Handheld-Typen entschied sich der LWL welches einen integrierten 2D-Imager für den Nah- und
schließlich für den Barcode-Scanner CK3 EX25 von Fernbereich besitzt. Dies bedeutet, dass die Barcodes
Intermec. Der CK3 eignet sich durch seinen Aufbau omnidirektional bis auf zehn Meter Entfernung gelesen
insbesondere für robuste Umgebungen. Das Gerät werden können, was beispielsweise in Sporthallen der
wiegt nur rund 450 Gramm und ist daher speziell für Schulen wichtig sein kann, wenn der Barcode auf
die weibliche Belegschaft gut geeignet. Neben einer einem Basketballkorb in ein paar Metern Höhe ange-
numerischen Tastatur besitzt das Produkt einen farbigen bracht ist.
Touchscreen sowie einen leistungs-starken Akku mit LWL-Prozesse, konnte OPAL die entsprechende Schnitt-
5000 Milliampere. Zusätzlich verfügt das Gerät über stelle zum SAP® -System sowie die Applikation auf dem
einen Backup-Akku, der für die Pufferung der Daten Endgerät anbieten. Diese umfassten sämtliche Funktionen
sorgt, sobald der Original-Akku gewechselt werden wie die Inventurdatenerfassung, mögliche Umzüge
muss. Somit kann der LWL sicher sein, dass es zu von Gütern sowie Abgänge. Zudem wurden die
keinen Datenverlusten kommt. Unter den Akkus befindet sogenannten SAP®-Rollen im System von OPAL einge-
sich zudem ein SD-Card-Slot für zusätzliche Speicher- richtet, die jeweiligen Berechtigungen für die verschie-
medien, sodass die Speicherkapazität jederzeit erhöht denen Mitarbeiter im SAP® -System.
werden kann.
Freigabe durch das IKS
Bevor die Anlagensoftware von OPAL ins Produktivsystem aus dem SAP-FI-AA-System übernommen werden. Die
eingespielt werden konnte, mussten nach Vorgabe des Ergebnisse wurden protokolliert und dem IKS darge-
Internen Kontrollsystems (IKS) des LWL alle Funktionen stellt. Dieses zeigte sich sehr zufrieden, da das Zusam-
des neuen Verfahrens in einem gesonderten SAP® -Test- menspiel der Intermec-Handhelds mit dem SAP® -Sys-
system geprüft werden. Erst dann wurde der Firma tem äußerst positiv verlief. Jegliche
OPAL die Verfahrensfreigabe durch das IKS des LWL Sicherheitsbedenken für das Rechnungswesen konnten
für das Einspielen der Software in die Produktion auf diesem Wege ausgeräumt werden. Das IKS erteilte
erteilt. entsprechend die Freigabe. Für die Inventur 2011
Dafür wurde ein sogenannter Testmandant eingerichtet, wurden daraufhin in der ersten Bestellung sieben
eine Kopie des Systems, um einen Probelauf zu simu- Intermec CK3 bestellt, damals noch mit 1D-Imager.
lieren. Beispielsweise wurde überprüft, wie allgemein Später wurden weitere zehn Geräte mit 2D-Imager
das Zusammenspiel mit der Hardware verläuft und ob dazu bestellt.
die Daten auf das Handheld vollständig und richtig
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Schnelle Datenerfassung durch
die Aufnahmeleiter
Der Prozess verlief ab diesem Zeitpunkt wie folgt: Dann geht das Aufnahmeteam zum ersten Raum, tippt
Der gesamte Anlagenbestand, damaliger Stand rund die Standort- und Raumnummer ins Handheld und
39.000 Vermögensgegenstände, wurde auf das Intermec- beginnt die Barcodes der jeweiligen Gegenstände im
Handheld geladen. Dieser Vorgang dauerte rund Raum einzuscannen. Jeder Scan wird dabei mit einem
15 Minuten. Jede Abteilung / Einrichtung bestimmte im Zeitstempel versehen. Sind alle Geräte im Raum
Vorfeld einen Verantwortlichen für die Inventur, den erfasst, wird der nächste Raum besucht. Sind alle
sogenannten Aufnahmeleiter und ein oder mehrere Räume durchlaufen und schließlich alle Gegenstände
Aufnahmeteams. Bevor die ersten Gegenstände erfasst erfasst, wird der Scanner an die zentrale Anlagen-
werden, muss sich der jeweilige Bediener des Geräts buchhaltung zurückgeschickt beziehungsweise
am Gerät anmelden. persönlich abgegeben.
Ergebnis: Inventur in der Hälfte der Zeit
Neben dem Zurückspielen der Daten per Docking-Station nicht mehr einen Großteil der Arbeitszeit ein», freut
ist der Vorgang auch per Webservice möglich. Dabei sich die Zentrale Anlagenbuchhaltung.
werden die Daten drahtlos per WLAN ins SAP® -System «Wir sind nicht nur mit dem System und den Inter-
zurückgespielt. Die Ergebnisse begeisterten die mec-Handhelds sehr zufrieden. Auch die Firma OPAL
LWL-Mitarbeiter. hat uns gut beraten und unterstützt. Anfangs hatten wir
Eine Inventur pro Standort war nun in ein bis zwei noch viele Fragen und einige Bugs mussten ausge-
Wochen erledigt. Das zusätzliche Nachbearbeiten im merzt werden. Diesbezüglich hat OPAL immer sehr
LWL betrug maximal zwei bis drei Tage. Diesem kurzfristig reagiert und uns entsprechend geholfen», so
entsprach eine Aufwandsverringerung um mehr als die Inventurleiterin.
die Hälfte. Zudem wurden weniger Fehler registriert, Dazu gehörte beispielsweise ein Software-Update,
da die händische Erfassung komplett einer auto- welches zur Feinjustierung auf die Handhelds gespielt
matisierten Erkennung gewichen ist. wurde. Zudem veranstaltete OPAL zu Beginn der
«Die Investition hat sich definitiv gelohnt. Das Personal Einführung eine Informationsveranstaltung für die rund
wird stark entlastet und kann sich jetzt wieder seinen 25 Aufnahmeleiter des LWL-Anlagevermögens, um die
Hauptaufgaben zuwenden. Die Inventur nimmt nun technischen Details zu erläutern.
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Die Software denkt mit
«Wir liefern grundsätzlich Standardmodule die auf einfach per USB oder Ethernet eingespielt werden
den jeweiligen Kunden angepasst werden. Der Kunde können», erklärt Vollmer.
kann dafür auch selber Ideen entwickeln und einbringen. Ein mögliches Update solle laut Aussage der LWL-
Dadurch wächst die Software kontinuierlich und wird Finanzabteilung künftig die Erfassung von Anmer-
auch intelligenter. Zudem entwickeln wir die Software kungen zu beispielsweise defekten Vermögens-
stetig weiter und bieten Software-Updates an, die gegenständen sein.
Flächendeckender Einsatz in Arbeit
Zukünftig möchte der LWL eine flächendeckende Ein- die Inventurleiterin. Softwaretechnisch sei zurzeit kein
führung des OPAL-Systems durchführen. Da die Inventur Update vonnöten. Hinsichtlich eines Upgrades auf
aufgrund der zahlreichen Abteilungen und Einrichtungen die RFID-Technologie in Verbindung mit Smart Labels
des LWL sehr aufwendig ist, wird die Inventur in und entsprechenden Handheld-Erweiterungen habe
sogenannten «Wellen» durchgeführt. Zum 31.12.2011 man sich Gedanken gemacht. Doch zurzeit würden
folgte die erste Welle mit dem Barcode-scanner in rund die codierten Informationen auf dem Barcode-Etikett
fünf bis sechs Dienststellen. «In diesem Jahr führen wir ausreichen. Zudem sei der Preis-Leistungs-Vorteil nicht
die nächste Inventurwelle durch und nach der dritten gegeben, sodass zurzeit für eine Einführung hinsichtlich
im Jahr 2013 ist dann erstmalig der Gesamtbestand RFID kein Vorteil erkennbar sei.
des LWL durch die OPAL- / Intermec-Lösung erfasst», so
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