Leitfaden für beauftragte Planer - Baubereich Projektmanagement - Bundesamt für Bauten und ...
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Januar 2015 | www.bbl.admin.ch
Baubereich Projektmanagement
Leitfaden für
beauftragte PlanerLeitfaden für beauftragte Planer
Inhalt
1 Ziel und Zweck des Leitfadens 4
2 Das BBL 5
2.1 Ziele und Funktionen 5
2.2 Aufgaben 5
2.3 Organisation 5
3 Der Bereich Bauten 6
3.1 Das Portfoliomanagement 6
3.2 Das Immobilienmanagement IM 6
3.3 Das Kaufmännische Gebäudemanagement KGM 6
3.4 Das Objektmanagement OM 7
3.5 Das Projektmanagement PM 7
4 Geschäftsfall Bauprojekt 9
4.1 Ablauf 9
4.2 Projektorganisation 10
4.3 Funktionsbeschrieb Projektbeteiligte 11
5 Prozesse 13
5.1 Prozesslandschaft BBL 13
5.2 Geschäftsprozess Projektmanagement 14
6 Phasenresultate 15
6.1 Projektdokumentation PD 15
6.2 Vorstudien 15
6.3 Vorprojekt mit KS 15
6.4 Bauprojekt mit KV 15
7 Beschaffungswesen 16
8 Verträge 17
9 Leistungsprognosen 18
10 Zahlungen 19
10.1 Rechnungen des Beauftragten 19
10.2 Rechnungen Unternehmer 19
11 Projektabschluss 20
11.1 Projekt- und Bewirtschaftungsakten 20
11.2 Projektabschlussdokumentation mit Bauabrechnung 20
11.3 Bautendokumentation 20
12 Kommunikation – Öffentlichkeitsarbeit 21
13 Vorlagedokumente – Weisungen 22
14 Glossar 23
3Januar 2015
1 Ziel und Zweck des Leitfadens
Das Bundesamt für Bauten und Logistik BBL als Abläufe und Prozesse bei der Bearbeitung eines
professionelles Baufachorgan des Bundes arbeitet Bauprojektes für das BBL bieten. Er stellt eine
prozessorientiert und richtet sich nach dem Pha- informelle Ergänzung zu den Planerverträgen dar
senmodell gemäss SIA LM 112. und informiert über die wesentlichen Instrumente
Der vorliegende Leitfaden soll für beauftragte des Projektmanagements.
Planer eine Wegleitung durch die komplexen
4Leitfaden für beauftragte Planer
2 Das BBL
2.1 Ziele und Funktionen 2.3 Organisation
Das Bundesamt für Bauten und Logistik BBL Das BBL ist wie nachfolgende Abbildung zeigt in
verfolgt folgende Ziele: drei Hauptbereiche gegliedert:
– Es sorgt für die wirtschaftliche Unterbringung
der zivilen Bundesverwaltung
– Es deckt die Bedürfnisse der Bundesverwaltung
Direktion
im Bereich der Logistik
– Es versorgt die Öffentlichkeit mit amtlichen
Publikationen der Bundesverwaltung
Zur Verfolgung seiner Ziele nimmt das BBL insbe- Bereich
Bereich Bereich
sondere folgende Funktionen war: Bauten Management
Logistik
– Es erstellt eine Mehrjahresplanung für die wirt- Services
schaftliche und marktgerechte Unterbringung
der zivilen Bundesverwaltung und setzt sie um
– Es erstellt Qualitätsstandards für Prozesse und Zudem beheimatet das BBL die Geschäftsleitun-
Produkte des Immobilienmanagements und der gen der Beschaffungskommission des Bundes
Logistik (BKB), der Koordinationskonferenz der Bau- und
Liegenschaftsorgane der öffentlichen Bauherren
Das BBL orientiert sein Handeln an drei (KBOB) sowie der Eidgenössischen Kommission
Kernwerten: für Bauprodukte (BauPK).
Kundenorientierung Der Bereich Bauten wird im Kapitel 3 detailliert
– wir erfüllen die Kundenbedürfnisse kompetent, vorgestellt, nachfolgend kurz die Aufgaben der
rasch und zuvorkommend Bereiche Management Services und Logistik:
– wir gestalten unsere Prozesse einfach und
nachvollziehbar Bereich Management Services MS
Querschnittsaufgaben
Professionalität – Finanz- und Rechnungswesen
– wir sind kompetent, termintreu und zuverlässig – Personal
– wir konzentrieren uns auf unsere Kernkompe- – Kompetenzzentrum Beschaffungswesen Bund
tenzen – Rechtsdienst
– wir gestalten den ständigen Wandel aktiv mit – Informatik BBL
– Controlling
Nachhaltigkeit, wir handeln nach den Grundsät-
zen der Nachhaltigkeit, das heisst: Bereich Logistik
– wirtschaftlich Abteilung Beschaffung
– umweltfreundlich – Büroausrüstung
– sozial verantwortungsvoll – Einkauf Bürotechnik+Informatik,
– Dienstleistungszentrum Bundespublikationen
2.2 Aufgaben Abteilung Vertrieb
Die Aufgaben des BBL sind in der Verordnung – Kundendienst+Support
vom 5. Dezember 2008 über das Immobilienma- – Verkauf Bundespublikationen+Büroausrüstung
nagement und die Logistik des Bundes (VILB) – Materialwirtschaft
geregelt.
http://www.admin.ch/ch/d/sr/c172_010_21.html Abteilung Produktion
– Ausweisschriften, Digitalprint, Daten- und
Systemtechnik, Endverarbeitung
5Januar 2015
3 Der Bereich Bauten
Bereich Bauten
Integrationsmanagement
Portfoliomanagement
Kernprozesse Bauten
Kaufmännisches
Immobilienmanagement Projektmanagement Objektmanagement
Gebäudemanagement
Technisches
Immobiliengrundlagen Prozesse-QMS Liegenschaften
Gebäudemanagement
Objektbewirtschaftung
Gutachten Sub. Bauten Bauten Inland I/II/III Interne Vermietung
und Betrieb
Daten und
Bauten Ausland Anlässe
Flächenmanagement
Fachberatung Reinigung
Bundesgärtnerei
Von der Projektentwicklung, von Neu- und Um- 3.2 Das Immobilienmanagement IM
bauten inkl. Unterhalt, Bewirtschaftung und Be- Das Immobilienmanagement entwickelt Strategi-
trieb, decken die Abteilungen des Bereichs Bauten en, plant Investitionen, klärt Bedürfnisse ab,
alle Aufgaben während des gesamten Lebenszyk- betreibt Projektentwicklung, erstellt Projekt- und
lus der Bundesgebäude entlang der Wertschöp- Auftragsformulierungen und führt das Auftrags-
fungskette ab und gewähren damit eine langfris- controlling.
tige Kosten-Nutzen-Optimierung.
3.3 Das Kaufmännische
3.1 Das Portfoliomanagement PFM Gebäudemanagement KGM
Das Portfoliomanagement erarbeitet zusammen Das Kaufmännische Gebäudemanagement
mit der Direktion und der Bereichsleitung Bauten bewirtschaftet das Miet-, Kauf- und Pachtver-
die Immobilienstrategie der zivilen Bundesverwal- tragswesen, betreut und archiviert Flächen-
tung. Es überprüft die von den Benutzerorganisa- und Plandaten sowie Bewirtschaftungsakten.
tionen (Departementen) gemeldeten Bedürfnisse
und Anträge auf Rechtmässigkeit, Zweckmässig-
keit, Standards, Optimierung der betrieblichen
Abläufe, Wirtschaftlichkeit und Finanzierbarkeit.
6Leitfaden für beauftragte Planer
3.4 Das Objektmanagement OM Grundlagen Projektmanagement
Das Objektmanagement stellt den Gebäudebe- – Bundesgesetz über das öffentliche Beschaf-
trieb, die Instandhaltung und die Gebäudereini- fungswesen (BoeB ) und die dazugehörige
gung sicher, betreut Staatsanlässe und betreibt Verordnung (VoeB)
die Bundesgärtnerei. In der Projektorganisation ist – Verordnung über das Immobilienmanagement
es zuständig für das baubegleitende Facility-Ma- und die Logistik des Bundes (VILB)
nagement. – Gesetze, Vorgaben, Weisungen insb. Weisun-
gen über die wirtschaftliche Nutzung der zivilen
Bundesbauten und Anhang 1 (Standards)
3.5 Das Projektmanagement PM – Empfehlungen KBOB
Das Projektmanagement erbringt die Bauherren- – Normen von Fachverbänden (z.B. SIA, CRB, SN
leistungen, beschafft Planer- und Bauleistungen, etc.)
realisiert Bauprojekte und erstellt Projekt- sowie
Bewirtschaftungsakten. Kerngeschäft Projektmanagement
Als beauftragte Planer stehen Sie im Normalfall Umsetzung der internen Aufträge wie Vorstudien,
mit der Abteilung Projektmanagement in einem Projektierung und Realisierung von Bauprojekten
Auftrags- und Vertragsverhältnis. Nachfolgend nach den gültigen Gesetzen, Verordnungen,
wird deshalb diese Abteilung, ihre Organisation Weisungen, Normen und aktuellen Technologien.
und Aufgaben detailliert beschrieben. Führung und Koordination der beteiligten
Auftragnehmer betreffend Kosten, Qualität und
Organisation und Aufgaben Termin.
Projektmanagement – Das PM ist Verantwortlich für Planung und
Umsetzung eines Bauvorhabens.
– Das PM kontrolliert den Baufortschritt um
Prozesse-QMS vereinbarte Meilensteine einzuhalten.
– Das PM kontrolliert laufend die Ausgaben
und bewirtschaftet die Kredite.
Bauten Inland I/II/III – Das PM garantiert die Umsetzung der
Vorgaben des Immobilienmanagements.
Bauten Ausland
Die Ressorts und ihre Aufgaben
P-QMS
Fachberatung – Ressortleitung
– Qualitätsverantwortliche Bauprojekte
– Sachbearbeiter
– 57 Mitarbeitende
– 6 Ressorts Das Ressort P-QMS aktualisiert die Prozesse und
– 200 Bauvorhaben im Jahr betreibt das Qualitätsmanagementsystem. Die
– davon 190 < CHF 3 Millionen Hauptaufgaben sind Führungsunterstützung,
10 > CHF 3 < CHF 10 Millionen Bestell- und Rechnungswesen, Akten- und
2–4 > CHF 10 Millionen Dokumentenmanagement sowie Bautendoku-
mentation.
(Durchschnittsangaben)
7Januar 2015
Bauten Inland I / II / III Fachberatung
– Ressortleitung – Ressortleitung
– 6–8 Projektleitende Bauherr pro Ressort – 7 Fachberatende
Die Hauptaufgaben sind: Fachberatung in den folgenden Bereichen:
Vertreten der Interessen der Bauherrschaft bei Erdbebensicherheit, Elektrotechnik, Informations-
zivilen Bauprojekten gemäss VILB. Bauherrenleis- und Kommunikationstechnik, Heizung, Lüftung,
tungen wie Leitung, Koordination und Überwa- Klima, Kälte, MSRL, Energie, Gewässerschutz,
chung des gesamten Projektablaufs gemäss Norm Brandschutz und Gebäudesicherheit, Pflege und
SIA LM 112. Unterhalt von historischem Mobiliar und Interieur.
Verantwortlich bezüglich Kosten, Leistung, Termin Fachberatung in Bauprojekten des Projektma-
nagements. Fachberatung des Objektmanage-
Bauten Ausland ments für Unterhalt und Betrieb. Mitarbeit bei der
– Ressortleitung Erarbeitung von Weisungen, Normen und Stan-
– 8–9 Projektleitende Bauherr dards. Stellungnahmen zu Vernehmlassungen
und Anfragen zu Gunsten der Direktion BBL
Die Hauptaufgaben sind:
Gebäudeunterhalt (Instandhaltung- und Instand-
setzungsmassnahmen für die Bauten im Ausland),
Erstbeschaffung und Instandhaltung Repräsenta-
tionsmobiliar.
Vertreten der Interessen der Bauherrschaft bei
zivilen Bauprojekten gemäss VILB. Bauherrenleis-
tungen wie Leitung, Koordination und Überwa-
chung des gesamten Projektablaufs gemäss Norm
SIA LM 112.
Verantwortlich bezüglich Kosten, Leistung, Termin
8Leitfaden für beauftragte Planer
4 Geschäftsfall Bauprojekt
4.1 Ablauf Nachfolgende Abbildung zeigt die Zusammenar-
Ein Geschäftsfall Bauprojekt wird durch ein Be- beit Bauherr/Kunde im Bauprojekt:
dürfnis einer Benutzerorganisation (BO) aus der
allgemeinen Bundesverwaltung oder BBL intern
durch Erkenntnis aus der Portfoliostrategie, des
Unterbringungskonzepts oder des Unterhaltsbe-
darfs ausgelöst.
Übergabe
Bedürfnis
Kunde
Instruktion
Benutzerorganisation
Objektmanagement Immobilienmanagement
Bauherr
Projektmanagement
Übergabe Auftrag
9Januar 2015
4.2 Projektorganisation Projektgrösse resp. der Investitionssumme oder
Grundsätzlich unterscheiden sich in einem Bau- der politischen Bedeutung auf der Stufe der
projekt die Projektorganisationen auf Grund der Steuerungsebene.
Auftragssteuerung
Vorname Name
BBL, IM, IGR
Tel 058 46x xx xx
vorname.name@bbl.admin.ch
strategisch
operativ
Projektleiter Bauherr
Vorname Name
BBL, PM
Tel 058 46x xx xx
vorname.name@bbl.admin.ch
Projektleiter Nutzer Generalplaner/Architekt Projektleiter Betrieb
Verfahrensspez. RD
Vorname Name Vorname Name Vorname Name Vorname Name
Amt Firma BBL, MS, KBB BBL, OM, OBB
Tel 058 46x xx xx Tel 0xx xx xx Tel 058 46x xx xx Tel 058 46x xx xx
vorname.name@bbl.admin.ch
vorname.name@admin.ch abc@xxx.ch vorname.name@bbl.admin.ch
Standardprojektorganisation bei Projekten 0 bis 10 Mio., ohne Projektkommission als Führungsebene
Portfoliomanager Projektleiter IGR
Vorname Name Vorname Name
BBL, IM, PFM BBL, IM, IGR
Tel 058 46x xx xx Tel 058 46x xx xx
vorname.name@bbl.admin.ch vorname.name@bbl.admin.ch
Auftragssteuerung
Vorname Name
BBL, IM, PFM
Tel 058 46x xx xx
vorname.name@bbl.admin.ch
strategisch
operativ
Gesamtprojektleiter PM
Vorname Name
BBL, PM
Tel 058 46x xx xx
vorname.name@bbl.admin.ch
Projektleiter Nutzer Projektleiter Bauherr Projektleiter Betrieb
Verfahrensspez. RD
Vorname Name Vorname Name Vorname Name Vorname Name
Amt BBL, PM BBL, MS, KBB BBL, OM, OBB
Tel 058 46x xx xx Tel 058 46x xx xx Tel 058 46x xx xx Tel 058 46x xx xx
vorname.name@bbl.admin.ch
vorname.name@admin.ch vorname.name@bbl.admin.ch vorname.name@bbl.admin.ch
Teilprojektleiter Nutzer Generalplaner/Architekt Teilprojektleiter Betrieb
FB Umwelt
Vorname Name Vorname Name Vorname Name Vorname Name
Amt Firma BBL, IM, IGR BBL, OM
Tel 058 46x xx xx Tel 058 46x xx xx Tel 058 46x xx xx Tel 058 46x xx xx
vorname.name@bbl.admin.ch
vorname.name@admin.ch abc@xxx.ch vorname.name@bbl.admin.ch
Standardprojektorganisation bei Projekten > 10 Mio. mit Projektkommission als operative Führungs-
ebene
10Leitfaden für beauftragte Planer
4.3 Funktionsbeschrieb Projektbeteiligte Projektleiter Bauherr PL BH
– Führt das Projekt und trägt die technische,
Portfoliomanager PFM finanzielle und terminliche Verantwortung des
– Ist verantwortlich für die strategische Steue- Bauprojektes
rung und Wirtschaftlichkeit des – Führt die ihm unterstellten Projektbeteiligten
Immobilienportfolios – Koordiniert die Schnittstellen Nutzer, Gebäude-
– Ist erster Ansprechpartner für die Kunden betrieb, Bau, Bewirtschaftung (KGM)
bei Raumbedürfnissen – Ist verantwortlich, dass Entscheidungsgrundla-
– Berät die Kunden bei der Projektinitialisierung gen zeitgerecht aufbereitet werden
– Beurteilt und entscheidet über die Anträge – Leitet die wirtschaftliche, leistungs-, termin-
der Kunden und kostengerechte Abwicklung des Gesamt-
– Löst Projekte aus und stellt deren Finanzierung projektes und ist für das Resultat verantwortlich
sicher – Führt das projektbezogene Qualitätsmanage-
ment (PQM) durch. Erkennt Chancen und
Projektleiter Immobiliengrundlagen IGR Risiken und entscheidet über die zu treffenden
– Prüft und beurteilt die angemeldeten Bedürf- Korrekturmassnahmen
nisse der Kunden bezüglich Berechtigung,
Zweckmässigkeit, Wirtschaftlichkeit, Realisier- Fachberater Projektmanagement FB PM
barkeit, Finanzierbarkeit, Termine und Risiken – Erbringt in Stabsfunktion Fachberatung in den
im Auftrag des Portfoliomanagements Bereichen Erdbebensicherheit, Elektrotechnik,
– Entwickelt, optimiert und beurteilt fallweise Informations- und Kommunikationstechnik,
Lösungsansätze und -möglichkeiten Heizung, Lüftung, Klima, Kälte, MSRL, Energie,
– Erstellt zielorientierte und aussagekräftige Gewässerschutz, Brandschutz und Gebäudesi-
Projektdefinitionen cherheit sowie historische Innenausstattung
– Erstellt das Pflichtenheft im Fachgebiet
Auftragssteurer AST – Prüft und genehmigt Konzepte und Ausschrei-
– Ist verantwortlich für die interne Auftragsvor- bungsunterlagen im Fachgebiet
bereitung, -formulierung und -erteilung – Führt technische Abnahmen mit den Fachpla-
– Leitet die interne Start- und Schlusssitzung nern durch
sowie Audits- und Controllinggespräche und
veranlasst, falls erforderlich die entsprechenden Projektleiter Betrieb –
Korrekturmassnahmen Objektverantwortlicher OV
– Prüft und genehmigt Kreditgesuche – Prüft das Bauprojekt bezüglich den Anforde-
– Prüft und genehmigt Zwischenergebnisse rungen an Unterhalt und Gebäudebetrieb
(z. B. Machbarkeitsstudien, Vorprojekte, – Ergänzt das Pflichtenheft mit den aus der Sicht
Projektdokumentationen) des Facility-Managements (FM) relevanten
Angaben im Hinblick auf ganzheitliche Bewirt-
Gesamtprojektleiter GPL PM schaftung, Betriebskostenoptimierungen
– Erstellt die Projektorganisation und gibt diese sowie effizientem Betriebes bezogen auf den
frei gesamten Lebenszyklus des Objektes
– Führt die PL Bauherr – Nimmt seine Verantwortung in der Wahl der
– Leitet die Projektkommission Materialien sowie der haustechnischen Anla-
– Stellt Verbindung zur strategischen Ebene BBL gen im Hinblick auf die Betriebskostenoptimie-
sicher rung wahr
– Trägt die Gesamtverantwortung für das Projekt – Erstellt die für den Objektbetrieb notwendigen
– Steuert die leistungs-, termin- und kostenge- Unterlagen (z.B. Betriebshandbuch)
rechte Abwicklung des Gesamtprojektes und ist – Übernimmt das Objekt nach erfolgter Realisie-
für das Resultat verantwortlich rung, initialisiert und stellt den Objektbetrieb
11Januar 2015
sicher und ist für Unterhalt und Überwachung lich, dass vom Bundessicherheitsdienst die
(Sicherheit / Gebäudebetrieb und Erfassung der Risikobeurteilung erstellt wird
Garantiemängel) verantwortlich – Formuliert und begründet benutzerspezifische
Bedürfnisse und erarbeitet die Grundlagen der
Betriebsanforderungen inkl. Nachweis zu deren
Projektleiter Nutzer Wirtschaftlichkeit
– Vertritt die Benutzerorganisation im Bauprojekt – Koordiniert die Schnittstellen zum Bauprojekt
und nimmt ihre Interessen wahr und stellt die interne Kommunikation über das
– Stellt sicher, dass die Bedürfnisse der Nutzer in Bauprojekt sicher
das Bauprojekt einfliessen, ermittelt den Bedarf – Prüft Entscheide und sucht Lösungen mit
an Mobiliar und Einrichtungen der Projektleitung Bauherr
– Sammelt Grundlagen für Raumprogramme und – Organisiert intern die Übernahme und Inbe-
betriebliche Pflichtenhefte und ist verantwort- triebsetzung des Bauwerks
12Leitfaden für beauftragte Planer
5 Prozesse
5.1 Prozesslandschaft BBL zusammengefasst. Es wird unterschieden zwi-
Das BBL arbeitet konsequent prozessorientiert, schen Führungsprozessen, Kernprozessen und
seine Tätigkeiten sind in einer Prozesslandschaft Unterstützungsprozessen.
Führungsprozesse
F1 Strategie F2 Steuerung F3 F4 F5
& Planung & Controlling Personal Kommunikation Verbesserung
Kernprozesse Bauten
K0 Immobilienmanagement
Aufträge, Anforderungen, Vorgaben
Kundenorientierte Ergebnisse
K1 Projektmanagement
K2 Kaufmännisches Gebäudemanagement
K3 Objektmanagement
Kernprozesse Logistik
K6 Büroausrüstung
K7 Produktion
K8 Publikationen
K9 Beschaffung
Unterstützungsprozesse
U1 U2 U3 U4 U5 U6
Finanzen Informatik Recht KBOB BKB Int. Dienste
Prozesslandschaft genehmigt durch GL am 7.7.2008, Ergänzung genehmigt am 7.1.2013
13Januar 2015
5.2 Geschäftsprozess Projektmanagement ten, die Prozesse, hilfreich ist. Zu jedem Prozess
Der Geschäftsprozess Projektmanagement K1 gibt es Arbeitsanleitungen, Checklisten, Formula-
deckt ein grosses Arbeitsgebiet ab, weshalb eine re und auch Muster. Die einzelnen Prozesse rich-
Unterteilung in kleinere, überschaubare Einhei- ten sich nach den Phasen gemäss SIA LM 112.
o Führungsprozess Prozesseigner: H.P. Winkler
n Kernprozess
o Unterstützungsprozess K1_Projektmanagement Verantwortlich: B. Stuker, M. Schwarz
Version vom: V3.1 vom 17.2. 2011
Ziel des Prozesses:
Umsetzung der Aufträge aus K0 Immobilienmanagemet wie Vorstudien, Projektierung und Realisierung von Bauprojekten nach den gültigen Gesetzen, Verordnungen, Weisungen, Normen und aktuellen
Technologien. Führung und Koordination der beteiligten Auftragnehmer (Kosten, Qualität, Termine).
Input: Prozesse im Geschäftsprozess: Output:
a) Aufträge für Vorstudien, a) Projektdokumentation
Projektierung, Realisierung b) Kreditbegehren
K1P51 K1P53
b) Aufträge für Fachberatung K1P31 K1P32 K1P33 K1P41 c) Realisierte Bauprojekte
K1P21/22 Aus- K1P52 Inbetrieb-
Vorprojekt Bauprojekt Bewilligungs- Aus-
c) Genehmigte Kredite Vorstudien
mit KS mit KV verfahren schreibung
führungs- Ausführung nahme / d) Bauwerksakten
Projekt Abschluss
d) Strategische Vorgaben e) Kreditabschluss
e) Politische Vorgaben f) Fachberatungen
K1P70 QMS
K1P80 Projektmanagement Ausland
K1P90 Fachberatung
Involvierte Rollen / Verantwortungen: Schnittstellen: Leistungsindikatoren:
AbteilungsleiterIn PM F1 Strat. & Pl. Strategie BBL Einhaltung vereinbarte Termine
RessorleiterIn PM Kredit- / Kosteneinhaltung pro Projekt
F2 Stg. & Ctr. Risiken
Projektmanagement
Informieren F4 Kommunik.
ProjektleiterIn Bauherr Projekterfolgsmessung (Kundensicht)
FachberaterIn Bauherr U1 Finanzen Budget Reports
Anzahl und Aufwand Projektänderungen
F2 Stg. & Contr.
SachbearbeiterIn PM Kosten pro m2 nach Mietermodell
U3 Recht Rechtsfälle Bedarf K9 Beschaffung
K0 Immob.mgt Grundlagen
Dep./Ämter Anfragen/Aufträge
Bemerkungen, Erklärungen, Abgrenzungen, Abhängigkeiten:
Die Übergabe von Objekten in den Betrieb nach Projektabschluss erfolgt durch K1_Projektmanagement nach Abnahme durch K3_Objektmanagement.
Der Projektabschluss wird K0_ Immobilienmanagement durch K1_Projektmanagement gemeldet.
14Leitfaden für beauftragte Planer
6 Phasenresultate
Die wichtigsten projektrelevanten Dokumente der 6.2 Vorstudien
einzelnen Phasen stehen auf der Homepage des In der Vorstudienphase erteilte Aufträge können
BBL als Vorlagen zum Download zur Verfügung. einen breiten Fächer aufweisen, von der einfa-
www.bbl.admin.ch/dokumentation chen Machbarkeitsstudie über eine Testplanung
in einem Entwicklungsareal bis hin zum klassi-
➔ Publikationen schen Projektwettbewerb. Die Darstellung des
➔ Projektmanagement Phasenresultats ist auftragsabhängig mit dem PL
➔ Planung Bauherr abzustimmen.
➔ Beschaffungen
➔ Bauleitung
➔ Finanzen 6.3 Vorprojekt mit KS
➔ Projektabschluss Ein Vorprojekt mit Kostenschätzung ist mit einer
Kostengenauigkeit von +/- 15% zu erstellen und
mit dem Vorlagedokument Projektdokumentation
6.1 Projektdokumentation PD mit KS (s. Kapitel 6.1 Projektdokumentation PD)
Bezüglich der Projektdokumentationen in der zu dokumentieren. Abweichende Kostengenauig-
Phase Vorprojekt (VP/KS) oder Bauprojekt (BP/KV) keit wird fallweise bestimmt.
unterscheiden wir vier mögliche Projektgrössen
mit abgestuften Vorlagedokumenten:
6.4 Bauprojekt mit KV
A-Projekte: > CHF 10 Mio. Ein Bauprojekt mit Kostenvoranschlag ist mit einer
(Immobilienbotschaftsprojekte) Kostengenauigkeit von +/- 10% zu erstellen und
B-Projekte: > CHF 3 Mio. < CHF 10 Mio. mit dem Vorlagedokument Projektdokumentation
C-Projekte: > CHF 1 Mio. < CHF 3 Mio. mit KV (s. Kapitel 6.1 Projektdokumentation) zu
D-Projekte: < CHF 1 Mio. dokumentieren. Abweichende Kostengenauigkei-
ten werden fallweise bestimmt.
15Januar 2015
7 Beschaffungswesen
Das BBL hält sich bei der Beschaffung von Bau- Der Dienst für öffentliche Ausschreibung DöA
und Dienstleistungen an das Gesetz über das berät und unterstützt bei Beschaffungsprojekten
öffentliche Beschaffungswesen (BöB) und die in formeller, administrativer und planerischer
entsprechende Verordnung (VöB). In der Ge- Hinsicht, er ist bis zur Zuschlagserteilung die
schäftsordnung des BBL und in ihrem Anhang alleinige Kontaktstelle zum Anbieter und über-
sind die Vergabe- und Vertragskompetenz im BBL nimmt folgende Tätigkeiten:
sowie die Abweichungen zu BöB und VöB festge- – Ausschreibungspublikationen im SIMAP
halten. Diese werden durch den Projektleiter Bau- – Fragenbeantwortungen zu Submissions-
herr abgegeben. unterlagen
– Offertöffnungen
Bei Projekten, die auf Grund ihrer Investitionssum- – Zuschlagspublikationen im SIMAP
me, dem GATT/WTO-Verfahren unterstellt sind, – Zu- und Absageschreiben
ist spätestens zu Beginn der Projektphase 41 Aus-
schreibung, durch den beauftragten Planer in Der Rechtsdienst BBL bietet die notwendige
enger Zusammenarbeit mit dem Projektleiter juristische Unterstützung im Baubereich
Bauherr eine Ausschreibungs- resp. Beschaffungs-
planung (Planung der Submissionen) zu erstellen.
Für sämtliche zur Realisierung des Projektes erfor- Nachfolgende Links sind für die aktuellen
derlichen Ausschreibungen muss im Voraus das Vorgaben und als Hilfsmittel zu verwenden:
Beschaffungsverfahren festgelegt werden. Als
Basis dient der genehmigte, nach BKP gegliederte Leitfaden zur Beschaffung von Werkleistungen
Kostenvoranschlag. Bei Projekten unterhalb des https://www.kbob.admin.ch/kbob/de/home/pub-
GATT/WTO-Schwellenwertes, die im Einladungs- likationen/beschaffungs--und-vertragswesen.html
verfahren beschafft werden können, ist durch den
Beauftragten pro Submission eine Unternehmer- Bundesgesetz über das öffentliche Beschaffungs-
liste zu erstellen und dem PL Bauherr zur Geneh- wesen (BöB)
migung resp. Ergänzung vorzulegen. Das BBL http://www.admin.ch/ch/d/sr/c172_056_1.html
behält sich vor bei Summen über CHF 100‘000
Preisverhandlungen durchzuführen, Rahmenbe- Verordnung über das öffentliche Beschaffungs-
dingungen und Instruktionen dazu erfolgen wesen (VöB)
fallweise durch den PL Bauherr. http://www.admin.ch/ch/d/sr/c172_056_11.html
Für GATT/WTO unterstellte Projekte bietet das Vorlagedokumente für Ausschreibungen von
Ressort Kompetenzzentrum Beschaffungswesen Werk- und Dienstleistungen sind auf der Home-
Bund (KBB) und der Rechtsdienst BBL Unterstüt- page des BBL zum Download bereit.
zung in den nachfolgend beschriebenen Aufga- www.bbl.admin.ch/dokumentation
ben.
➔ Publikationen
➔ Projektmanagement
➔ Planung
➔ Beschaffung
➔ Bauleitung
➔ Finanzen
➔ Projektabschluss
16Leitfaden für beauftragte Planer
8 Verträge
Die Vertragsvorlagen und Nachtragsformulare Sämtliche Vertragspartner des BBL werden im
sind zum Download bereit unter: SAP-System als Kreditoren erfasst. Die unter-
www.bbl.admin.ch/dokumentation schriebenen Verträge werden den jeweiligen
Kreditoren zugeteilt und mit einer SAP-Bestell-
➔ Publikationen nummer im System erfasst. Diese SAP-Bestell-
➔ Projektmanagement nummer ist bei jeder Korrespondenz zu vermer-
➔ Beschaffungen ken. Ihre Bedeutung bezüglich Zahlungswesen
ist im Folgekapitel 10 umschrieben.
17Januar 2015
9 Leistungsprognosen
Um die Vielzahl der laufenden Projekte bezüglich
der Bereitstellung der finanziellen Mittel steuern
zu können, sind die Projektleiter Bauherr auf
präzise Leistungsprognosen angewiesen. Die be-
auftragten Planer sind im Rahmen des Kostencon-
trollings dazu verpflichtet zweimal jährlich eine
schriftliche Leistungsprognose abzugeben. Dazu
dient die Vorlage unter:
www.bbl.admin.ch/dokumentation
➔ Publikationen
➔ Projektmanagement
➔ Finanzen
18Leitfaden für beauftragte Planer
10 Zahlungen
Die Zahlungen werden im BBL über den elektroni- 10.2 Rechnungen Unternehmer
schen Weg abgewickelt (Kreditoren WorkFlow). Unternehmerrechnungen sind durch den
Das bedeutet, dass sämtliche Rechnungen via beauftragten Planer bzw. seiner Bauleitung
Dienstleistungzentrum Finanzen EFD (DLZ Fin EFD) monatlich einzufordern. Der beauftragte Planer
elektronisch beim Projektleiter Bauherr eingehen ist verantwortlich, dass Rechnungen von Unter-
und von diesem ebenfalls elektronisch bearbeitet nehmern innerhalb der nachfolgend aufgeführ-
werden. Der detaillierte Ablauf und die Anforde- ten Fristen geprüft, visiert und an die Bauherr-
rungen an die Formalität der Rechnungen sind in schaft zur Zahlung weitergeleitet werden:
den Kapiteln 10.1 und 10.2 beschrieben. Bei Schlussrechnungen beträgt die Prüf- und
Weiterleitungsfrist für ordnungsgemäss abgefass-
te Rechnungen maximal 30 Tage nach Eingang
10.1 Rechnungen des Beauftragten beim Beauftragten des Bauherrn.
Die Rechnungen sind in einfacher Ausführung un- Für die übrigen ordnungsgemäss abgefassten
ter Angabe der Projekt-, Kredit- und SAP-Bestell- Rechnungen beträgt die Prüf- und Weiterleitungs-
nummer sowie der MWST/UID-Nr. des Beauftrag- frist maximal 10 Tage nach Eingang beim Beauf-
ten und des separat ausgewiesenen tragten.
Mehrwertsteuerbetrages einzureichen. Beauftrag- Hält der beauftragte Planer diese Prüf-/Weiterlei-
te, die nicht der Mehrwertsteuerpflicht unterlie- tungsfristen nicht ein, behält sich der Bauherr vor,
gen, haben den Vermerk «Nicht-MWST-pflichtig» ihm vom Unternehmer verrechnete Verzugszinsen
auf der Rechnung anzubringen. Die Nebenkosten in Rechnung zu stellen oder mit seinen Honorar-
sind mit forderungen zu verrechnen.
separatem Zahlungsbegehren in Rechnung zu
stellen. Für die korrekte Rechnungsstellung ist das
Der Beauftragte ist verpflichtet, monatlich Merkblatt Rechnungen Unternehmer und das
Rechnung zu stellen. Bsp. Musterrechnung zu beachten.
Die Rechnungen haben sich detailliert und nach- www.bbl.admin.ch/dokumentation
prüfbar zu den nach Vertrag geschuldeten und
erbrachten Leistungen zu äussern. Diesen Anfor- ➔ Publikationen
derungen nicht genügende Rechnungen werden ➔ Projektmanagement
an den Beauftragten zur Korrektur und allenfalls ➔ Finanzen
Ergänzung der Dokumentation zurückgewiesen. ➔ Bauleitung
Die Zahlung wird bis zur Nachreichung eines
ordnungsgemäss abgefassten Zahlungsbegehrens
nicht fällig.
Für die korrekte Rechnungsstellung ist das
Merkblatt Rechnungen Planer zu beachten.
www.bbl.admin.ch/dokumentation
➔ Publikationen
➔ Projektmanagement
➔ Finanzen
➔ Bauleitung
19Januar 2015
11 Projektabschluss
11.1 Projekt- und Bewirtschaftungsakten 11.3 Bautendokumentation
Digitale und physische Projekt- und Bewirtschaf- Um ausgewählte Projekte einer breiteren Interes-
tungsakten unterstützen die Bewirtschaftung ei- sengruppe zugänglich zu machen, erstellt das BBL
nes Gebäudes während des ganzen Lebenszyklus. eine Bautendokumentation in Form eines Faltblat-
Die im Verlauf eines Bauprojektes entstehenden tes. Dieses bietet einen Überblick zum Projekt
Projekt- und Bewirtschaftungsakten müssen den (Pläne, Fotos, Beschriebe), ergänzt mit Fakten zu
definierten Anforderungen entsprechen. In einer Kosten und Kennzahlen. Die Rolle des beauftrag-
Weisung hält das BBL fest, welchen Anforderun- ten Planers bei der Erstellung dieser Bautendoku-
gen diese Akten bezüglich Inhalt und Form ent- mentation wird projektspezifisch festgelegt, be-
sprechen müssen. schränkt sich aber in der Regel auf das Liefern von
Die Weisung bildet die Grundlage für den Liefer- Grundlagen und ist in den Grundleistungen ent-
umfang der zu generierenden Akten in den ver- halten.
schiedenen Projektphasen nach Norm SIA LM Beispiele solcher Bautendokumentationen sind
112. Sie regelt die Verantwortlichkeiten der Da- auf der Homepage des BBL publiziert:
tenbeschaffung und die Kontrolle der Aktenüber- www.bbl.admin.ch/dokumentation
gaben für einheitliche und vollständige Akten.
Die Weisung und ihre Anhänge werden bei Pro- ➔ Bautendokumentation
jektstart durch den Projektleiter Bauherr abgege-
ben und die Umsetzung projektspezifisch zusam- Politisch und/oder gesellschaftlich bedeutende
men mit dem Objektverantwortlichen aus dem Bauwerke können in einer besonderen Form do-
Objektmanagement (OV) festgelegt. Ebenfalls an kumentiert werden. Dazu werden umfangreiche-
einer Startsitzung wird ein Vertreter des Daten- re Dokumentationen in Buchform oder in speziel-
und Flächenmanagements (DFM) die Grundlagen len Fällen sogar als Schweizerischer Kunstführer
und Anforderungen bezüglich CAD-Pläne vermit- GSK erstellt.
teln.
11.2 Projektabschlussdokumentation mit
Bauabrechnung
Für jedes realisierte Bauprojekt ist durch den be-
auftragten Planer eine Projektabschlussdokumen-
tation zu erstellen, diese ist als Grundleistung im
Planervertrag enthalten.
Als Grundlage dient die Vorlage (Projektab-
schlussdokumentation mit Bauabrechnung).
Projektspezifisch wird der Umfang und Inhalt mit
dem Projektleiter Bauherr und dem Auftragsteu-
rer des IM abgestimmt.
www.bbl.admin.ch/dokumentation
➔ Publikationen
➔ Projektmanagement
➔ Projektabschluss
20Leitfaden für beauftragte Planer
12 Kommunikation –
Öffentlichkeitsarbeit
Für jedes grössere Projekt wird ein Kommunikati-
onskonzept erarbeitet, in welchem projektspezi-
fisch festgehalten wird, wie und zu welchen The-
men, Meilensteinen etc. eine Kommunikation
intern oder extern erfolgt. Auch die Art der Kom-
munikation wird definiert und die Verantwortung
dafür festgelegt.
Auf der Homepage des BBL werden Beiträge zu
aktuellen Bauprojekten publiziert.
www.bbl.admin.ch/dokumentation
➔ Bautendokumentation
➔ Aktuelle Bauprojekte
Bezüglich Kontakte zu Medien ist der Anhang II
der Geschäftsordnung BBL zu berücksichtigen,
dieser hat Weisungscharakter und wird durch den
Projektleiter Bauherr beim Projektstart abgege-
ben. Insbesondere gilt, dass jegliche Kommunika-
tion nach aussen über die BBL Kommunikations-
stelle erfolgen muss.
21Januar 2015
13 Vorlagedokumente – Weisungen
In den vorangehenden Kapiteln wurde oft auf die – Weisung des EFD zur Erbebenvorsorge bei
Homepage des BBL verwiesen wo eine grosse An- Mitgliedern der KBOB
zahl an Vorlagedokumenten in aktueller Version – Weisung über das projekt- und baubegleitende
zum Download zur Verfügung steht. Weitere Vor- Facility Management inkl. Anhang
lagedokumente, Formulare, Muster etc. werden – Weisung für kostenbewusstes und nachhaltiges
durch den Projektleiter Bauherr in der entspre- Bauen
chenden Projektphase erläutert und abgegeben. – Weisung betreffend den Umgang mit Kostenre-
Nachfolgend eine Auflistung der für beauftragte serve bei Bauprojekten
Planer relevanten Weisungen des BBL, ohne An- – Weisung betreffend die Minergie
spruch auf Vollständigkeit. Abgabe und Erläute- – Weisung über die Durchführung von Planungs-
rung im Bedarfsfall durch den Projektleiter Bau- und Gesamtleistungswettbewerben
herr. – Weisung über die Projekt- und Bewirtschaf-
tungsakten inkl. Anhänge
– Geschäftsordnung des Bundesamtes für Bauten – Weisung über die Raumnummerierung
und Logistik inkl. Anhang I und II – Weisung zu Schadstoffvorkommen in zivilen
– Anweisungen für beauftragte Bauleitungen mit Bundesbauten inkl. Anhänge
Musterbeispielen von Dokumenten – Weisung über die Festsetzung der Zahlungsfris-
– Weisung über die wirtschaftliche Nutzung der ten des Bundes bei Mitgl. der KBOB
zivilen Bundesbauten inkl. Anhang I – Weisung über die Zusammenarbeit zwischen
– Weisungen CAD und CAFM Daten inkl. BBL und BIT und ihre Rollen als Leistungs-
Anhänge erbringer
22Leitfaden für beauftragte Planer
14 Glossar
AST Auftragsteurer
BauPK Eidgenössische Kommission für
Bauprodukte
BKB Beschaffungskommission des Bundes
BoeB Bundesgesetz über das öffentliche
Beschaffungswesen
BO Benutzerorganisation
DöA Dienst für öffentliche Ausschreibungen
IGR Immobiliengrundlagen
IM Immobilienmanagement
KBOB Koordinationskonferenz der Bau-
und Liegenschaftsorgane der
öffentlichen Bauherren
KBB Kompetenzzentrum Beschaffungswesen
Bund
KGM Kaufmännisches Gebäudemanagement
OM Objektmanagement
OV Objektverantwortlicher
PFM Portfoliomanagement
PL BH Projektleiter Bauherr
PM Projektmanagement
PQM-S Prozess und Qualitätsmanagement-
Systeme
VoeB Verordnung über das öffentliche
Beschaffungswesen
VILB Verordnung über das Immobilienmana-
gement und die Logistik des Bundes
23Sie können auch lesen
