Leitfaden für Präsentationstechniken - Univ.-Prof. Dr. Henry Schäfer Betriebswirtschaftliches Institut Abteilung III Allgemeine ...
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Leitfaden für
Präsentationstechniken
Univ.-Prof. Dr. Henry Schäfer
Betriebswirtschaftliches Institut
Abteilung III
Allgemeine Betriebswirtschaftslehre
und FinanzwirtschaftInhaltsverzeichnis
INHALTSVERZEICHNIS 2
1 VORBEREITUNG DER PRÄSENTATION 3
1.1 Definition einer Präsentation 3
1.2 Präsentationsmanuskript 3
2 AUFBAU DER PRÄSENTATION 4
2.1 Einleitung 4
2.1.1 Begrüßung und namentliche Vorstellung 4
2.1.2 Thema der Präsentation 4
2.1.3 Praktische Tips 4
2.2 Hauptteil 4
2.2.1 Grundsätze 4
2.2.2 Aussagen / Argumente / Ideen 4
2.3 Schlußteil 6
2.3.1 Zusammenfassung 6
2.3.2 Schlussappell 6
3 FRAGEN UND DISKUSSION 6
4 VISUALISIERUNG 7
4.1 Warum Visualisierungen? 7
4.2 Vorteile von Visualisierungen 7
4.3 Visualisierungsmöglichkeiten 8
4.4 Gestaltungsregeln für Visualisierungen 8
4.5 Grundsätze der Textvisualisierung 9
4.6 Liste und Tabelle 10
4.7 Säulen- und Balkendiagramm 11
4.8 Kurvendiagramm 12
4.9 Kreis-/Tortendiagramm 13
4.10 Organigramm 14
5 MEDIEN 15
5.1 Überschrift einsetzbarer Medien 15
5.2 Grundsätze beim Einsatz von Medien 15
5.3 Einzelne ausgewählte Medien 15
5.3.1 Die Tafel / das Whiteboard 15
5.3.2 Der Overheadprojektor (OHP) - die Folie 16
5.3.3 Computergestütztes Präsentieren 17
5.3.4 Beispiel Mind-Map 17
6 CHECKLISTE 18
LITERATURHINWEISE 23
21 Vorbereitung der Präsentation
1.1 Definition einer Präsentation
1. Ein oder mehrere Personen stellen für eine Zielgruppe bestimmte
Inhalte, also Sachaussagen oder Produkte, dar.
2. Ziel ist es, diese Gruppe zu informieren oder zu überzeugen.
3. Die Darstellung wird unterstützt durch bildhafte Mittel.
4. An die Darstellung schließt sich eine Fragenrunde oder Diskussion an.
1.2 Präsentationsmanuskript
Das Präsentationsmanuskript
Karteikarten Stichwortmanuskript
Vorteile (von Karteikarte der DIN-A5): Vorteile:
• Die Karten sind fest und handlich. • Sie sind gezwungen frei zu
• Verdecken nur wenig von ihrer sprechen.
Person. • Sie können ihr Publikum
• Zwingen zu stichwortartigen anschauen und treten in direkten
Notizen. Kontakt zu den Teilnehmerinnen
und Teilnehmern. Ihre Präsentation
wirkt dadurch lebendig und
natürlich.
• Die Stichworte geben Ihnen
kontinuierliche Hinweise und
Informationen, die Sie dann mit
eigenen Worten umschreiben,
erläutern oder mit Beispielen
versehen.
Hinweise zur Erstellung eines Manuskripts
Empfehlung Vollständiges Manuskript
• Einseitige Beschriftung • Verleitet zu mechanischem
• Große gut lesbare Schreibweise Ablesen
• Nummerierungen vornehmen • Blickkontakt wird vernachlässigt
• Farben zur Hervorhebung einzelner • Lässt sich häufig schlechter
wichtiger Aussagen anhören
• Wird i.d.R. nur angewendet, wenn
man sehr unsicher ist.
• Kurze Sätze
• Viele Tätigkeitswörter: gehen,
laufen, schwimmen, essen, trinken
• Lesen Sie das Manuskript laut
vor(vor Freund, Freundin)
• Möglichst große Schrift und
Gliederung (Arial 12)
32 Aufbau der Präsentation
2.1 Einleitung
2.1.1 Begrüßung und namentliche Vorstellung
Die Begrüßung sollte freundlich und sympathisch gestaltet sein. Die hohe
Anfangsaufmerksamkeit sollte genutzt werden indem Sie sich dem Publikum
durch Körperhaltung, Blickkontakt, Mimik und Gestik ganz zuwenden.
2.1.2 Thema der Präsentation
Genannt werden sollten:
• Anlass
• Thema und
• Ziel der Veranstaltung
2.1.3 Praktische Tips
Eröffnungsmöglichkeiten
• Rhetorische Frage
• Zitat
• Spektakuläre Fakten
• Geschichte
• Zeitungsartikel
• Persönliche Bedeutsamkeit
In der Praxis hat es sich als sinnvoll herausgestellt, einzelne Teile der
Einleitung beispielsweise die ersten Sätze der Begrüßung und die exakte
Formulierung des Präsentationszieles im Präsentationsmanuskript
auszuformulieren, und im Fall großer innerer Anspannung auch vorzulesen.
2.2 Hauptteil
2.2.1 Grundsätze
• Logischer Aufbau
• Nachvollziehbarkeit
• Abwechslungsreicher Medieneinsatz
2.2.2 Aussagen / Argumente / Ideen
Leitziel: Information (nicht Überzeugung)
Grundsätze:
• Maximal sieben Gliederungspunkte
• Vom Bekannten zum Unbekannten
• Vom Überblick ins Detail
• Darstellung in zeitlogischer Folge: Gestern, Heute, Morgen
• Darstellung in sachlogischer vom Thema der Präsentation her sich
anbietender Abfolge
4• Sachlogische Präsentation eines Problems in fünf Schritten:
1. Problembeschreibung
2. Auswirkungen auf das Umfeld
3. Mögliche Lösungswege
4. Bewertung der einzelnen Lösungswege
5. Schlussfolgerung, Empfehlung
Leitziel: Überzeugung
1. Nur eine Auswahlmöglichkeit präsentieren
Zielsatz „ ...möchte erreichen, dass Sie sich für...
Entscheiden; oder: dass Sie sich auf folgendes
Vorgehen einlassen";
Vorteilsargument 1 zweitwichtigstes Argument;
Vorteilsargument 2
Vorteilsargument 3
Vorteilsargument 4
Vorteilsargument 5 Ihr wichtigstes Argument;
Schlussappell „Entscheiden Sie sich deshalb für..."
Abb. 1: Ihre Chancen stehen nicht schlecht. (Quelle: Hartmann, u.a., 1998, S. 65)
2. Es gibt Alternativen
• Ist-Situation.
• Was soll erreicht werden?
• Ihr Vorschlag, um den Soll-Zustand zu erreichen.
• Alternativen.
• Auswahl- und Bewertungskriterien, an denen sich Ihre Lösung und die
Alternativen messen müssen.
• Darstellung, warum Ihre Lösung das Optimum im Vergleich zu den
Alternativen darstellt.
• Zwei bis drei Nutzen-Argumente, die besonders für Ihre Lösung sprechen.
Abb. 2: Ihr Angebot steht nicht allein. (Quelle: Hartmann, u.a., 1998, S. 66)
53. Das Publikum favorisiert eine andere Lösung
• Die A-Position vertritt folgende Auffassung...
• Die B-Position (Ihre Position) sagt hingegen...
• Beiden Auffassungen ist gemeinsam...
• Die Besonderheiten und die Vorteile Ihrer Position (B-Position) liegen
darin...
• Daraus ergibt sich...
• Sie schlagen daher vor, folgendes zu tun...
Abb. 3: Das Publikum favorisiert eine andere Alternative. (Quelle: Hartmann, u.a., 1998,
S. 67)
2.3 Schlußteil
2.3.1 Zusammenfassung
Für Ihre Zusammenfassung gelten drei Grundsätze:
• Kündigen Sie die Zusammenfassung kurz an. Damit ist allen klar, dass
jetzt keine neuen Fakten mehr kommen.
• Geben Sie keine verkürzte Wiederholung der Präsentation, sondern
eine gezielte Zuspitzung auf einzelne zentrale Inhalte.
• In die Zusammenfassung gehören keine neuen, bisher nicht genannten
Gedanken.
2.3.2 Schlussappell
„...damit sind Ihnen die wesentlichen Merkmale der Venture Capital-
Beschaffung verdeutlicht worden. Ich bedanke mich für Ihre Aufmerksamkeit.
– Welche Fragen...?"
3 Fragen und Diskussion
Tips zur Fragerunde und Diskussion
• Einleitenden Satz
• Offene Frage: z. B. „Welche Informationen benötigen Sie noch?"
• Unklarheiten der Präsentation beseitigen (evtl. weiterführende
Informationen geben)
• Fragen aufgreifen, die während der Präsentation zurückgestellt wurden
• Einsatz des vorbereiteten Appendix sowie aller
Visualisierungsmöglichkeiten (Folien)
• Bei lückenhaftem Wissen Fragen in die Runde geben oder ggf. direkt in
der Literatur nachschlagen oder versuchen die Informationen
nachzureichen
• Fragen, die nicht verstanden werden wiederholen lassen, evtl. mit
eigenen Worten wiederholen
6• Frage in Teilfrage unterteilen (ggf. Notizen machen)
• Aktivierung des Publikums durch eine provozierende,
diskussionswürdige Behauptung (Vorsicht - könnte für Verärgerung
sorgen)
• Teilnehmer ggf. direkt ansprechen (aber nicht bloßstellen)
4 Visualisierung
4.1 Warum Visualisierungen?
• Rasche, kompakte und eindeutige Vermittlung von Informationen
(Fakten und Daten) in Bildern (Schaubilder, Grafiken, Symbole,
Beispiele)
• Die Inhalte einer Präsentation, die sowohl die linke - mit den
mündlichen Auffassungen - wie auch die rechte Gehirnhälfte - mit den
dazu passenden Visualisierungen - aktivieren, bleiben eher im
Gedächtnis haften, als abstrakte Fakten und Zusammenhänge, die
lediglich mündlich vorgetragen werden. Aber beachten Sie:
Visualisierungen, die nur aus Textbausteinen und Zahlen bestehen,
sprechen ebenfalls nur die linke Gehirnhälfte an.
• Die Informationsaufnahme erfolgt durchschnittlich zu rund:
80 % über das Auge
15 % über das Ohr
5 % über andere Sinnesorgane
• Der Mensch merkt sich ca.
10 % von dem, was er liest oder hört
30 % von dem, was er sieht
50 % von dem, was er sieht und hört
90 % von dem, was er selber tut
4.2 Vorteile von Visualisierungen
• Argumente leicht verständlich machen
• Zusammenhänge auf einen Blick erkennbar zu gestalten
• Kernaussagen hervorheben
• Überzeugungskraft einer Aussage steigern
• Redeaufwand verkürzen
• Wichtige Aussagen beim Publikum lange im Gedächtnis platzieren
• Die Präsentation auflockernd gestalten
74.3 Visualisierungsmöglichkeiten
Visualisierungsmöglichkeiten
Kostenfaktoren 50
45
PC-Bedienung
40
35 - Einschalte n
- Vorstudie 30
25
- Marktfo rschung 20 - Programm
15
- Direktwerbung 10 starten
5
- Fläche ndeckende 0
Werbung 1. Qrtl. 2. Qrtl. 3. Qrtl. 4. Qrtl.
Text Grafische Bild Symbol Kombination
Schaubilder davon
Abb. 4: Visualisierungsmöglichkeiten (Quelle: Hartmann, u. a., 1998, S. 90)
4.4 Gestaltungsregeln für Visualisierungen
Visualisierungsformen Regeln
Die äußere Form Jede Visualisierung (z.B. Grafik) braucht einen
Rahmen
Die Überschrift Jede Visualisierung braucht eine Überschrift (groß,
fett oder farbig, kurz und einheitlich, muss ins Auge
springen)
Farben und Farbflächen - Dienen zur Hervorhebung, müssen daher gezielt
und sparsam eingesetzt werden; max. 3-4
Farben
- Rot - für Hervorhebungen, die Überschrift oder
Untergliederungen
- Blau - für Rahmen und Raster
- Schwarz oder Blau - für den Text/ das Bild
- Grün - Markierungen im Text/ Bild, für Rahmen
oder Raster
- Hintergrund - dezent und kontrastreich
- Negativschriften vermeiden
- Animationseffekte und Farbspielereien
unterlassen
Optische Ankerreize Zum Betonen einzelner Kernaussagen geeignet
Die Schriftgestaltung Groß und leserlich; bei Handschrift große und kleine
Druckbuchstaben
Zweck der - genaues Verständnis
Visualisierung - besondere Beachtung
- Erhöhung des Behaltenswertes
Anzahl der - nicht das Publikum erschlagen
Visualisierungen - für jede Visualisierung ausreichend Zeit lassen
zum aufnehmen und erläutern
- sie dienen nur zur Unterstützung, stehen nicht
im Mittelpunkt
8Das einheitliche Layout Bei allen Regeln gilt: Alle Formatierungen sind
einheitlich durch die gesamte Präsentation
durchzuführen, damit sie den Betrachter nicht
verwirren, sondern ihm helfen schnell Dinge zu
erfassen und einzuordnen.
4.5 Grundsätze der Textvisualisierung
Anforderungen an Textvisualisierungen
Plakativ gestalten!
¾ Nur wichtige Kernaussagen
¾ Einfache Formulierungen
¾ Stichwortartige Aufzählung
¾ Abstand zwischen Zeilen
¾ Lesbar bis zur letzten Reihe
¾ Maximal 7 Inhaltspunkte pro Visualisierung
94.6 Liste und Tabelle
Listen und Tabellen
Listen und Tabellen stellen eine gute Möglichkeit dar, Zahlen oder Werte
transparent zu machen. Sie eignen sich vor allem zur Auflistung und
Gegenüberstellung von:
• Umsatzzahlen
• Lagerbestandszahlen
• Fehlerquoten
• Meinungen (u.v.m.)
Gestaltungsgrundsätze
• Tabellen müssen von ihrer Aussage her exakt das treffen, was Sie
darstellen/aufzeigen wollen.
• Tabelle bedarfsorientiert erstellen (nicht übernehmen).
• Das Wichtigste hervorheben (z. B. durch Umrahmung).
• „Rahmendaten" mitliefern (dadurch Verständlichkeit erhöhen).
• (Spalten-) Überschriften müssen für sich sprechen.
• (Spalten-) Überschriften heben sich optisch ab, z. B. durch dicke
Trennstriche.
104.7 Säulen- und Balkendiagramm
Säulen und Balkendiagramm
Säulen- und Balkendiagramme bieten die Möglichkeit, zwei oder auch
mehrere Größen im Vergleich darzustellen. Sie zeigen Unterschiede absoluter
Zahlen, nicht Verläufe auf, sie sind daher besonders geeignet zur
Gegenüberstellung von Werten, wie z. B.:
• Umsätze
• Lagerbestände
• Aufkommen an Steuern
• Nacharbeit pro Abteilung
Gestaltungsgrundsätze
1. Entscheiden, wie die gewünschte Aussage am deutlichsten wird:
Absolutzahlen, Prozentwert, kumulierte Werte...
2. Achseneinteilung sorgfältig wählen. Die Darstellung soll die gewünschte
Aussage deutlich widerspiegeln.
3. Auf gleiche Strichstärke achten: Nulllinien sind als „optischer
Ausgangspunkt" dicker als Säulen oder Balken.
4. Säulen bzw. Balken in gleicher Breite darstellen.
5. Der Abstand zwischen den Säulen/Balken sollte maximal der Säulenbreite
entsprechen.
6. Die Nulllinien sind deutlich zu beschriften, und die gewählte Skalierung ist
anzugeben.
7. Die Säulen/Balken sind zu beschriften.
8. Überschrift und ggf. Quellenangabe nicht vergessen.
114.8 Kurvendiagramm
Kurvendiagramm
Kurvendiagramme eignen sich besonders für ein Aufzeigen von
Entwicklungsverläufen und die vergleichende Darstellung von Prozessen, wie
etwa:
• Umsatzentwicklung
• Entwicklung der Marktanteile
• Kostenentwicklung
• Fluktuationsquote
Gestaltungsgrundsätze
1. Als Ausgangspunkt dient bei Kurvendiagrammen der Nullpunkt des
Koordinatensystems.
2. Die Abszisse (horizontale Achse) dient i.d.R. der Darstellung des zeitlichen
Ablaufs.
3. Die Ordinate (vertikale Achse) dient der Mengenangabe.
4. Die richtige Achseneinteilung bedenken - sie bestimmt den Kurvenverlauf.
5. Jede Achse hat eine klare Bezeichnung zu tragen.
6. Jede Kurve ist bezeichnet.
7. Bei mehreren Kurven in einem Diagramm sind unterschiedliche Linien
(durchgezogen, gestrichelt,...) zu verwenden.
8. Die beabsichtigte Aussage hervorheben, z.B. durch Schraffur zwischen
den Linien.
9. Überschriften und ggf. Quellenangabe nicht vergessen.
124.9 Kreis-/Tortendiagramm
Kreis-/Tortendiagramm
Kreis- bzw. Tortendiagramme stellen immer das Ganze und seine Teile dar
und geben so einen guten Gesamtüberblick über z.B.:
• Umsatzverteilungen
• Marktanteile
• Kostenzusammensetzung
• Gewinnverwendung
Gestaltungsgrundsätze
1. Teile der Gesamtmenge in Prozentwerte umrechnen, dabei entsprechen
360 Grad=100 Prozent.
2. Nicht zu kleine Teilmengen darstellen: Lesbarkeit bedenken.
3. Sollen mehrere kleine Teilmengen dargestellt werden, durch
Zusammenfassen „Sammeleinheiten" bilden.
4. Die Bezeichnungen der Teilmengen können auch im jeweiligen
Kreissegment stehen.
5. Die einzelnen Teilmengen müssen optisch klar getrennt werden, zum
Beispiel durch Schraffuren.
6. Überschrift und ggf. Quellenangaben nicht vergessen.
134.10 Organigramm
Organigramm / Aufbau- und Ablaufdiagramm / Netzplan
Diese Diagrammarten dienen der Darstellung von Strukturen und Abläufen.
Sie eignen sich zur Wiedergabe von (komplexen) Zusammenhängen, wie
dem:
• Aufbau von Organisationen
• Aufbau von Produkten
• Aufbau von Dateien
• Ablauf von Produktionsprozessen
• Ablauf von Projekten
Gestaltungsgrundsätze
Organigramm:
1. Aufzeigen der Aufgabenverteilung und Hierarchien in einer Organisation
mittels „Kästchen".
2. Durch Lage der Einheiten (z.B. Kästchen) und Strichstärken, Schraffuren
kann die Nähe der Organisationseinheiten zueinander gekennzeichnet
werden.
3. (In den jeweiligen) Organisationen gebräuchliche Symbole verwenden.
Ablaufdiagramm:
1. Aufzeigen von vorbestimmten Soll-, bzw. ermittelten Ist-Abläufen.
2. Verwendet werden einfache Symbole, wie z.B. Pfeile oder normierte
Symbole, wie z.B. EDV-Symbole.
3. Überschrift und ggf. Quellenangabe nicht vergessen.
145 Medien
5.1 Überschrift einsetzbarer Medien
In Präsentationen häufig eingesetzte Medien sind:
• Tafel/ Whiteboard
• Overheadprojektor
• PC mit Projektor (Beamer)
• Flipchart
• Pinnwand
• Diaprojektor
• Video/ Tonfilm
• Teilnehmerunterlagen (Handout, Arbeitsblatt, Thesenpapier)
• Produktproben/Demonstrationsmaterial
5.2 Grundsätze beim Einsatz von Medien
• Freie Sicht aller Teilnehmer auf das Medium
• Der dargestellte Inhalt muss für alle lesbar und erkennbar sein.
• Geben Sie genügend Zeit für das aufnehmen oder Lesen der
gezeigten Inhalte.
• Halten Sie während des Medieneinsatzes den Blick zum Publikum!!!
• Führen Sie durch die Visualisierung.
• Erläutern Sie nur das, was das Medium auch darstellt.
• Bereiten Sie alles vor, um die Medien optimal einsetzen zu können
(Funktionstüchtigkeit usw.)
5.3 Einzelne ausgewählte Medien
5.3.1 Die Tafel / das Whiteboard
1. Dauermedium
D.h., Texte, Darstellungen bleiben längere Zeit sichtbar und können
sich so besser einprägen.
2. Erweiterbar
Inhalte können an der Tafel entwickelt, beliebig verändert und ergänzt
werden.
3. Unkompliziert
Zur Benutzung genügt ein Stück Kreide.
4. Kreativitätsfördernd
Konzepte können entwickelt und im nächsten Moment verworfen
werden.
5. Vielseitig Einsetzbar
z.B. als Hauptmedium oder als Nebenmedium
15Im Umgang mit der Tafel sollten außerdem folgende Punkte beachtet werden:
1. Information und Präsentation
Die Informationen und Präsentationen müssen auf den Betrachter
abgestimmt sein. Bei der Präsentation sollte auf Schriftgestaltung,
Hervorhebungen und auf die Raumaufteilung geachtet werden. Auch
die Benutzung einer Mind-Map ist abwechslungsreich für den
Betrachter und ein kreatives Mittel zur Gedankendarstellung. Die auf
der Tafel festgehaltenen Informationen sollten möglichst auf die
wesentlichen Inhalte reduziert werden.
2. Reihenfolge und Struktur
Die Tafel bietet die Möglichkeit die Ordnungsfolge der Inhaltspunkte
beliebig zu wählen. Die Reihenfolge der Informationsbearbeitung beim
Film oder Tonband ist dagegen fest vorgegeben.
3. Stimulans
Die Informationsaufnahme wird durch eine bildhafte Darstellung
verstärkt, und durch eine Verwendung von Gedächtnishaken bleibt der
Stoff länger in Erinnerung.
5.3.2 Der Overheadprojektor (OHP) - die Folie
Eignungsmerkmale - Einsatzstärken
• Die Visualisierungen können schnell und flexibel eingesetzt werden.
• Komplexe Darstellungen können durch Übereinanderlegen gut
konstruiert werden. Durch Wegnehmen einzelner Folien kann man
Zusammenhänge vereinfachen.
• Die Folien können professionell gestaltet, farbig beschrieben, bedruckt
oder kopiert werden. Sie lassen sich aber auch schnell und einfach mit
der Hand schreiben oder zeichnen.
• Die Folien lassen sich leicht auf Papier kopieren und für das Protokoll
oder als Unterlage verwenden.
• Folien können beliebig oft wiederverwendet werden.
• Schriftzüge, Bilder, Textteile - abgedeckt und schrittweise enthüllt
(„Striptease") lenken die Aufmerksamkeit.
Handhabungshinweise
• Bei der Präsentation Blickkontakt zum Publikum halten
• Zu den Anwesenden sprechen, nie zur Leinwand
• Den Projektor ausschalten oder abdecken, wenn dieser längere Zeit
nicht verwendet wird.
• So wenig wie möglich, so viel wie nötig
• Das Publikum durch die Visualisierung führen (Spitzer Stift auf Folie)
• Abbildungsschärfe kontrollieren
• Folien nummerieren
• Auf dem Präsentationstisch genügend Platz lassen, um gezeigte Folien
geordnet abzulegen.
165.3.3 Computergestütztes Präsentieren
Einsatzmerkmale und Einsatzstärken
• Aktuelle Datenausweitung ist jederzeit möglich
• Durch Mix von Standbildern, Video und Ton kann eine lebendige
Darstellung erzeugt werden.
• Die Technik sollte perfekt beherrscht werden, nicht die Technik den
Präsentierenden.
• Ansonsten sind die Handhabungshinweisen wie bei dem OHP zu
beachten.
5.3.4 Beispiel Mind-Map
Abb. 5: Mind-Map: Gestaltung von Pinwand, Flipchart und Tafel (Quelle: Geißler, Lipp,
1991, S. 78)
176 Checkliste
Checkliste:
Vorbereitung einer vollständigen Präsentation
Die vorliegende Checkliste verfolgt zwei Ziele:
• Sie dient als Zusammenfassung der wichtigsten behandelten Schritte zur
Vorbereitung und Durchführung einer Präsentation. Damit sollen Ihnen als
Leserin oder Leser noch einmal die zentralen Kernaussagen in Erinnerung
gerufen werden.
• Gleichzeitig dient diese Checkliste all denen als Arbeitshilfe, die ganz
aktuell eine Präsentation vorzubereiten haben. Und wenn Sie dieses Skript
vor längerer Zeit gelesen haben, müssen sie nicht mehr von neuem
anfangen, sonder werden über die Checkliste an die wichtigsten Aussagen
erinnert. Jetzt können sie gezielt an den Stellen nachlesen, die für ihre
konkrete Präsentation besonders wichtig sind.
Das Ziel Ihrer Präsentation
9 Entscheiden Sie sich, ob Sie durch Ihre Präsentation informieren oder
überzeugen wollen.
9 Formulieren Sie so konkret wie möglich das Ziel Ihrer Präsentation. Halten
Sie ihren Zielsatz schriftlich fest.
9 Überprüfen Sie noch einmal, wie realistisch das Erreichen Ihres Ziels in
der bevorstehenden Präsentation ist. Überarbeiten Sie gegebenenfalls Ihr
Ziel.
Die Vorgeschichte Ihrer Präsentation
9 Halten Sie stichwortartig fest, was aus der Vorgeschichte zu Ihrer
Präsentation von Bedeutung ist. Überlegen Sie, was sie selbst darüber
wissen, und ermitteln Sie, wenn die Vorgeschichte im Dunkeln liegt.
9 Prüfen Sie, die Folgen dieser Vorgeschichte:
- für Ihr Präsentationsziel;
- für Ihre Inhalte;
- für die Beziehung zwischen Ihnen/Ihrem Unternehmen/Ihrer
Institution und dem Publikum;
- für Ihre Selbstdarstellung;
- für die Austauschphase.
18Die Adressatenanalyse: „Für wen wollen Sie präsentieren?"
9 Machen Sie sich ein Bild von Ihrem Publikum.
9 Wer sind Ihre Teilnehmer, was erwarten diese von der Präsentation, und
wie betroffen sind sie von dem, was in der Präsentation geschieht?
9 Ermitteln Sie gegebenenfalls Informationen, die Ihnen noch fehlen.
Die Inhalte Ihrer Präsentation:
Sammeln - Auswählen - Aufbereiten
9 Sammeln Sie möglichst viele Informationen zum Thema Ihrer
Präsentation. Ausgangsfrage: „Was gehört im weitesten Sinne zur
Präsentation?"
9 Wählen Sie aus der Fülle des vorliegenden Materials die Inhalte aus, die
Sie benötigen,
- um Ihr konkretes Ziel zu erreichen;
- um Ihr spezifisches Publikum anzusprechen;
- um in der geplanten Zeit zu bleiben.
9 Alle anderen Inhalte haben in Ihrer Präsentation keinen Platz.
9 Bereiten Sie Ihre Kernaussagen und Hintergrundinformationen auf.
- Durch eine systematische Gliederung Ihrer Aussagen bewirken Sie
beim Publikum optimales Verstehen oder erreichen wirksame
Überzeugung.
- Durch eine professionelle Visualisierung der wichtigsten Aussagen
und Argumente unterstützen Sie Ihre mündlichen Ausführungen.
Der Aufbau Ihrer Präsentation
9 Einleitungsteil
- Begrüßung und namentliche Vorstellung.
- Thema der Präsentation.
- Ihr spezifisches Ziel: „Mit dieser Präsentation möchte ich erreichen,
dass..."
- Ablauf/Struktur.
- Darstellung Ihres Bezugs zum Thema, Ihre Kompetenz.
9 Hauptteil
- Rahmeninformationen zur Präsentation.
- Ihre Aussagen und Argumente in der vorbereiteten Reihenfolge.
9 Schlussteil
- - Zusammenfassung der wichtigsten Inhalte
- - Schlussappell: Aufforderung zum Handeln, zum Weiterdenken
oder zur Diskussion.
19Das Präsentationsmanuskript
9 Erstellen Sie für sich ein Stichwortmanuskript, in dem Sie die Stichworte
(Kernaussagen, wichtige Begründungen, Hintergrundinformationen) gut
leserlich notieren.
9 Formulieren Sie in Ihrem Stichwortmanuskript die Einleitung und den
Schlussappell schriftlich aus, damit sie zum einen einen reibungslosen
Start haben und zum anderen am Ende einer vielleicht anstrengenden
Präsentation alle wichtigen Punkte des Schlusses auch wirklich
berücksichtigen.
9 Notieren Sie in Ihr Manuskript Ihre persönlichen Regieanweisungen für die
mündliche Rede („Pause machen!") oder für den Umgang mit Medien
(„Folie länger liegen lassen!" „Seitenwechsel auf dem PC mündlich
kommentieren!").
Die Partneraussage Ihrer Präsentation: Wertschätzung
9 Während der Präsentation bringen Sie Ihrem Publikum Wertschätzung
entgegen, indem
- Sie schon in der Vorbereitung die Inhalte adressatenbezogen
ausgewählt und gestaltet haben;
- Sie für Ihre Präsentation die „Sie Ansprache" nutzen;
- Sie durch Ihr gesamtes Verhalten - offene, freundliche Erscheinung
-, durch Sprache - klar und verständlich - sowie durch Blickkontakt
und Körperhaltung eine offene und angenehme Atmosphäre
herstellen.
Die Selbstaussage in Ihrer Präsentation
9 Formulieren Sie Ihren persönlichen Bezug zu den Inhalten der
Präsentation: Was haben Sie ganz persönlich mit der Sache zu tun, die
Sie präsentieren? Erwähnen Sie diesen Bezug in Ihrer Vorstellung zu
Beginn der Präsentation.
9 Bereiten Sie sich sorgfältig vor, um als Expertin oder Experte sicher und
überzeugt wirken zu können.
20Visualisierungen
9 Fertigen Sie Visualisierungen zu den wichtigen Teilen Ihrer Präsentation
an:
- Thema, Inhalte und Ablauf der Präsentationsveranstaltung;
- Alle Kernaussagen;
- Wichtige Hintergrundinformation;
- Schwierige Zusammenhänge, technische Abläufe.
9 Gestalten sie Ihre Visualisierungen so, dass sie von Ihren Teilnehmern
leicht und auf einen Blick verstanden werden. Wenn Sie Bilder verwenden,
überlegen Sie, wie diese beim Publikum emotional ankommen.
9 Beachten Sie besonders bei der Erstellung von Folien:
- Nur wenige, gut überlegte Informationen auf eine Folie;
- Stichworte, keine langen Sätze;
- Nicht nur Text - verwenden Sie Grafiken, Bilder, Kombinationen;
- Sparsam mit Farben umgehen;
- Vorsicht beim Einsatz von Spielereien aus dem Fundus der
Grafikprogramme.
Einsatz von Medien
9 Bereiten Sie für Ihre Visualisierungen den Einsatz von möglichst zwei
Medien vor (beispielsweise Flipchart, um visualisierte Inhalte dauerhaft
und PC oder Overhead-Projektor, um sie kurzzeitig zu zeigen).
9 Prüfen Sie vor Beginn Ihrer Präsentation die technische
Einsatzbereitschaft Ihrer Medien.
9 Gestalten Sie den Präsentationsraum so, dass alle Teilnehmer
ausreichend Sicht auf die Medien haben, und dass Sie selbst ohne
Behinderungen mit den Medien arbeiten können.
Das schriftliche Material für die Teilnehmer
9 Wenn Sie eine Unterlage vor oder während der Präsentation ausgeben
wollen, gestalten Sie diese Unterlagen so, dass sie die Teilnehmer
möglichst wenig vom Geschehen in Ihrer Präsentation ablenken:
- Maximal vier Seiten;
- Thema und Ablauf der Präsentation auf die erste Seite;
- Auf die Textseiten nur die Kernaussagen oder einzelne
Schlagworte, insgesamt wenig Text;
- Eventuell ein bis zwei Abbildungen Ihrer wichtigsten
Visualisierungen.
21Üben, üben, üben
9 Üben Sie Ihre Präsentation - wenn möglich - mindestens einmal.
9 Nuten Sie diese Probe, um
- den Aufbau Ihrer Argumente;
- die Begründung ihrer Thesen;
- die Stimmigkeit der Visualisierungen und
- die Einhaltung der Zeit zu überprüfen.
Die Frage- und Diskussionsrunde
9 Überlegen Sie sich Fragen aus dem Publikum, die Sie gerne hören
würden. Überlegen Sie sich Antworten, mit denen Sie glänzen können.
9 Und überlegen Sie sich Fragen und Einwände, die Ihnen
Magenschmerzen bereiten würden. Bereiten Sie Antworten und
Entgegnungen vor.
Zeit und Raum
9 Planen Sie für die Präsentationsveranstaltung einen exkten zeitlichen
Rahmen, der auch ausreichend Zeit für die Fragerunde und Diskussion
lässt. Geben Sie diesen Zeitrahmen dem Publikum bekannt.
9 Sorgen Sie dafür, dass die Präsentation in einer angenehmen (bequeme
Sitzgelegenheiten, frische Luft, angenehme Temperatur) und funktionalen
(funktionierende Technik, gutes Licht, gute Akustik) Umgebung stattfindet.
Gruppenpräsentation
9 Weisen Sie zu Beginn der Präsentation darauf hin, dass es sich um eine
Gruppenpräsentation handelt und stellen Sie die Gruppenmitglieder und
deren Präsentationsbeiträge vor.
9 Gestalten Sie den Wechsel zwischen einzelnen Gruppenmitgliedern
während der Präsentation. Achten Sie darauf, dass Übergabe und
Übernahme sowohl inhaltlich („Die folgende Ausführungen zum Thema...")
als auch personenbezogen („wird Herr/Frau ... darstellen") erfolgen
müssen.
Die Nachbereitung der Präsentationsveranstaltung
9 Notieren Sie im Anschluss an die Frage und Diskussionsrunde die
gewichtigen Fragen und Diskussionsbeiträge aus dem Publikum (achten
Sie dabei besonders auf Einwände und Widerstände) sowie Ihre
persönlichen Eindrücke.
9 Werten Sie diese Aufzeichnungen anschließend dahingehend aus,
- Was Sie im Rahmen einer Nachgeschichte noch unternehmen
müssen, um ihre Präsentationsziele weiterzuverfolgen;
- Was Sie bei der Vorbereitung und der Durchführung ihrer nächsten
Präsentation verbessern können.
22Literaturhinweise
Literaturliste Präsentation:
Hartmann, M. u.a. 1991, Präsentieren - Präsentationen: zielgerichtet und
adressatenorientiert, 4. Auflage, Weinheim und Basel
Hertlein, M. 1998, Mind Mapping - Die kreative Arbeitstechnik:
Spielerisches lernen und organisieren, Hamburg
Langner-Geißler, T., 1991, Pinnwand, Flipchart und Tafel, Weinheim und
u.a. Basel
Pabst-Weinschenk, 1995, Reden im Studium - Ein Trainingsprogramm,
M. Frankfurt am Main
Seifert, J. W. 1998, Visualisieren, Präsentation, Moderieren,
Offenbach
Zielke, W. 1991, Handbuch der Lern- Denk- und
Arbeitstechniken, München
Literaturliste Rhetorik:
Ebeling, P. 1975, Reden ohne Lampenfieber, Landsberg
Ebeling, P. 1987, Das große Buch der Rhetorik, Wiesbaden
Fricke, W. 1985, Frei reden, Köln
Haberkorn, H. 1987, 88 Tips für erfolgreiches Reden, Sindelfingen
Lay, R. 1980, Manipulation durch die Sprache, Hamburg
Lehmmermann, H. 1979, Lehrbuch der Rhetorik, München
Mohler, A. 1979, Die 100 Gesetze überzeugender Rhetorik,
München
Rogers.N. 1995, Frei reden - ohne Angst und Lampenfieber,
München
23Sie können auch lesen
