Microsoft Integration - digital business solution
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digital business solution
Microsoft Integration
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Nie war effizientes Dokumentenmanagement einfacher: Perfekt integriert in die bekannten Oberflächen aus Microsoft
Office, Microsoft Dynamics AX, NAV und Co., lassen sich Dokumente bequem erstellen, bearbeiten, archivieren und
recherchieren. Das fördert die Akzeptanz bei den Mitarbeitern und erhöht die Prozessgeschwindigkeit – bei über-
schaubarem Kostenaufwand.
Dank der konsequenten Integration in die vorhandene Microsoft-Infrastruktur stehen alle Dokumente, egal, aus welcher Microsoft-Anwendung sie stammen, werden zentral
den Anwendern umfassende DMS-Funktionen direkt in ihren gewohnten Anwender- im digitalen Archiv der d.velop AG abgelegt und können so jederzeit wieder aufgerufen
oberflächen zur Verfügung – egal, ob Outlook, SharePoint oder Microsoft Dynamics AX, werden. Und das auf Wunsch sogar von unterwegs per Webzugriff.
NAV oder CRM.
Die Microsoft-Integration ermöglicht die digitale Archivierung und Recherche von Doku-
menten direkt aus Microsoft Office heraus. So werden auch automatisierte Workflows Einfach in der Anwendung
und die prozessorientierte, revisionssichere Ablage von Daten zum Kinderspiel. • Effiziente Nutzung zentraler Office-Vorlagen
• Universeller Zugriff auf sämtliche Unternehmensinformationen,
Zentrales Archiv im Hintergrund auch standortübergreifend
Mit der dbs | microsoft integration lassen sich beliebige Dokumente bequem, sicher und • Bequemes Arbeiten in bekannter Umgebung
vor allem langzeitverfügbar archivieren. Dabei unterstützt die Lösung alle gängigen • Keine doppelte Datenhaltung an verteilten Orten
Microsoft-Produkte, die sich in Unternehmen bereits im Einsatz befinden. Egal, ob es sich • Umfassende Bearbeitungsmöglichkeiten mit Aktennotizen
um Textverarbeitung, die E-Mail-Oberfläche, das ERP-System oder den SharePoint-Server • Optionale Teilnahme an digitalen Workflowprozessen zur Beschleunigung
als unternehmensweites Portal zur bereichsübergreifenden Zusammenarbeit handelt. der Dokumentenbearbeitung
Den Anwendern stehen sämtliche Informationen auf Knopfdruck zur Verfügung, denn
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Die perfekte Integration in Microsoft Word macht die Microsoft-Applikation zu einem vollwertigen DMS-Client. Auch aus Outlook heraus lassen sich E-Mails inklusive Anhängen bequem im digitalen Archiv der d.velop AG
ablegen und wiederfinden.
dbs | microsoft integration 3Null Schulungsaufwand Alles im Fluss
Dank der Integration in die Microsoft-Anwendungen arbeiten alle Anwender wie ge- Die tiefe Integration ermöglicht den Nutzern zudem die Teilnahme an digitalen Work-
wohnt in den bekannten Benutzeroberflächen, die lediglich um einige Schaltflächen, flows, um z. B. eingehende Rechnungen zu prüfen oder zu bearbeitende Dokumente
Menüs und Optionen erweitert werden. So lassen sich umfangreiche Dokumentenma- vollautomatisch dem jeweiligen Sachbearbeiter zukommen zu lassen.
nagement-Funktionen z. B. direkt aus Microsoft Word heraus realisieren: von der Erstel-
lung und Bearbeitung über die Archivierung bis hin zur bequemen Suche nach bereits Für eine individuelle und professionelle Beratung stehen Ihnen die Experten der d.velop
im Archiv vorhandenen Dokumenten. AG gerne mit ihrem Know-how zur Verfügung. Fordern Sie uns!
Auf diese Weise entfällt auch der Schulungsaufwand für die Mitarbeiter praktisch kom-
plett, denn die Funktionen fügen sich nahtlos in die gewohnte Arbeitsumgebung ein.
Technisch up to date
Rechtskonform und effizient • Konsequente Nutzung vorhandener Hard- und Software
Die zentrale Verwaltung von Office-Vorlagen führt zu mehr Übersicht und Struktur in • Einfache Implementierung über zertifizierte Schnittstellen
sämtlichen geschäftlichen Abläufen. Zudem ersetzt das digitale Archiv die klassische • Geringer Schulungsaufwand durch Nutzung der bekannten Microsoft-Standards
Datenhaltung inAktenordnern. Ständiges Ausdrucken und Abheften von Dokumenten • Hohe Anwenderakzeptanz durch Einsatz etablierter Benutzeroberflächen
werden überflüssig, Kosten für Lagerflächen reduziert und dank der zentralen unverän- als alternative DMS-Clients
derlichen Ablage geschäftliche Risiken minimiert. Dabei erfüllt die Lösung der d.velop • Einhaltung gesetzlicher Vorgaben an digitale Datenhaltung (Compliance)
AG sowohl die vorgeschriebenen Aufbewahrungsfristen als auch die sogenannten Com- wie GDPdU, GoB oder SOX
pliancerichtlinien des Gesetzgebers zur Speicherung elektronischer Daten.
dbs | microsoft integration 4Archivierung
Microsoft-Umgebung
Digitales Archiv
Windows Explorer MS Dynamics CRM
Recherche Bearbeiten
Revisionssicher
MS Dynamics NAV Microsoft Office Compliance-konform
Workflow Freigeben Unveränderbar
MS Dynamics AX Internet Explorer
Prüfen Verteilen
Outlook / Exchange Microsoft SharePoint
Die dbs | microsoft integration fügt sich nahtlos in alle gängigen Microsoft-Produkte ein und ermöglicht so umfassende DMS-Funktionalitäten direkt in den bekannten und etablierten Anwenderoberflächen.
dbs | microsoft integration 5Die d.velop AG mit Sitz im nordrhein-westfälischen Gescher ist ein innovatives und dy- Die PAPERLESS-SOLUTIONS GmbH (Platinum Partner der d.velop AG), mit dem Hauptsitz
namisches IT-Dienstleistungsunternehmen, das sich auf die Themen Enterprise Content in Köln, ist ein erfahrener und kompetenter Spezialist für Dokumenten-Management-
Management (ECM), digitale Archivierung, Dokumenten- und Workflow-Management Systeme. Seit 2003 begleitet paperless als Systemintegrator seine Kunden auf dem
sowie Knowledge-Management konzentriert. Seit 1992 steht der Name d.velop für Ef- Weg zum papierlosen Büro. Die paperless group umfasst darüber hinaus sämtliche Ser-
fizienz, Kreativität und Erfolg. Als führender Anbieter im ECM-Markt entwickeln wir vices von der Akteneinlagerung, über Scandienstleistung bis hin zur Aktenvernichtung.
Lösungen für Industrie, Handel, Logistik, Banken, Versicherungen, öffentliche Verwal-
tungen, Healthcare und weitere Branchen. Mit kompetenten Mitarbeitern und Partnern
schaffen wir gemeinsam kundenorientierte Lösungen, die Unternehmen aller Größen
und Branchen helfen, ihre Geschäftsprozesse zu optimieren und sich so erfolgreich im
Markt zu etablieren. Solides kaufmännisches Handeln sowie partnerschaftliche Zusam-
menarbeit sind die Grundlagen unserer Arbeit. Die dbs | microsoft integration ist eine
von zwölf etablierten Standardlösungen der d.velop AG.
AG PAPERLESS-SOLUTIONS GmbH
Ein Unternehmen der d.velop-Gruppe Ein Unternehmen der paperless group
Schildarpstraße 6–8 Industriestr. 165 a
48712 Gescher 50999 Köln
Fon +49 2542 9307-0 Fon +49 2236 8755-0
Fax +49 2542 9307-20 Fax +49 2236 8755-22
www.d-velop.de www.ppls.de
info@d-velop.de info@ppls.de
Version: dbs | microsoft integration | März 2014 | Alle Rechte und Änderungen vorbehalten.
Die tatsächliche Realisierung ist unternehmensspezifisch und kann von den beschriebenen Funktionen abweichen.
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