One-Note - Perfekte Organisation - Serie, Teil 5: Office 2013 im Tagesgeschäft - Haas Immobilienverwaltung GmbH
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Management
Serie, Teil 5: Office 2013 im Tagesgeschäft
One-Note – Perfekte Organisation
Ist Ihr Betrieb richtig aufgestellt, um in sowohl mit dem Smartphone als auch mit In einem früheren Beitrag habe ich mich
der immer komplexeren und an- dem Tablet. als Evernote-Fan bekannt, dem einzig
spruchsvolleren Arbeitswelt zurecht- ernstzunehmenden Konkurrenzprodukt.
zukommen? Ein Hausverwaltungs- Sie hätten gerne eine solche Software? Sie Damals gab es jedoch bestimmte Mög-
programm ist natürlich vorhanden. haben sie bereits auf Ihrem Rechner, viel- lichkeiten von One-Note noch nicht. Heu-
Selbstverständlich nutzen Sie Word leicht ohne es zu wissen. Es ist häufig te bin ich der Meinung, dass One-Note
für die Serienbriefe und Aushänge. unbekannt, dass zu den genannten Mi- 2013 für die Bedürfnisse des Verwalters
Excel zum Kalkulieren und Power- crosoft-Produkten noch ein weiteres ge- erheblich besser geeignet ist. Es ist mitt-
point für Präsentationen. Mancher hört, es zählt seit 2003 zur Mindestaus- lerweile meine unangefochtene Lieblings-
Kollege besitzt ein Dokumentenma- stattung jeder Office-Lizenz: One-Note. Software, mit der ich mich und meinen Be-
nagementsystem. Abschließend noch Wenn Sie es nicht gleich finden, haben Sie trieb besser organisiere.
Outlook und das eine oder andere es vermutlich beim Installationsprozess
Werkzeug für die tägliche Arbeit. ausgelassen, was problemlos nachzuho- Wozu genau dient dieses Programm? Das
len ist. Organisieren von Informationen jeglicher
Es fehlt oftmals eine Informationszentra- Art ist das Thema von One-Note – E-Mails,
le, die uns beim Kampf gegen die tägliche Microsofts neue, stark Cloud-orientierte Bilder, Protokolle, handschriftliche Noti-
Datenflut und das Informationschaos un- Strategie sorgt dafür, dass es immer mehr zen, Scans, Dokumente, Dateien verschie-
terstützt. Eine einfach zu bedienende, in- begeisterte Nutzer dieses Programms gibt. denster Art.
tuitive, mit den anderen Office-Program- Die optisch sehr ansprechende Software
men von vornherein verbundene Software passt nämlich perfekt in die neue Arbeits- Es ist kein weiteres Spezialprogramm, das
könnte dies leisten. Sie sollte möglichst welt. Es geht um flexibles, mobiles und eher zur Verwirrung des Nutzers beiträgt.
nichts kosten, jedoch aufgrund der Her- teamorientiertes Arbeiten, inklusive einer One-Note fügt sich vielmehr in die beste-
stellerkontinuität langfristig für den Un- unkomplizierten und perfekten Vernet- hende Systemlandschaft ein. Sie können
ternehmenseinsatz einplanbar sein. Dazu zung. Outlook-E-Mails und Aufgaben damit auf
sollte sie auf jeder Plattform nutzbar sein, Knopfdruck vorgangsorientiert ablegen.
One-Note fügt sich in die bestehende Systemlandschaft ein. Damit können Outlook-E-Mails und Aufgaben auf Knopfdruck vor-
gangsorientiert abgelegt werden.
46 Der ImmobilienVerwalter 3/2014
Outlook erinnert im perfekten Zusammen- Die Notizbücher sind absolut flexibel. Die In-
spiel an Tätigkeiten, die in One-Note erfasst halte können Sie nicht nur frei verschieben,
wurden. kommentieren und ausrichten, sondern es
werden auch die bisherigen Ablagestruktu-
Zu einem Kalendereintrag wird eine Bespre- ren sowohl von Informationstechnologie als
chungsnotiz erzeugt und passgenau abge- auch Papierordner zugelassen. Dieselbe Re-
legt, Word-Dokumente werden verknüpft gistereinteilung beispielsweise des Allge-
und vieles mehr wie das Arbeiten mit Kate- mein- oder Eigentümerordners ist verwend-
gorien. Das Programm ermöglicht ein bar. Das erleichtert eher konservativ gepräg-
schnelles und sinnvolles Erfassen von wei- ten Mitarbeitern den Übergang zum papier-
terführenden Informationen, der Bedarf da- armen Büro. Die bekannte 1-31- oder 1-15-
für ist beim Immobilienverwalter immer ge- Einteilung ist genauso einzurichten wie eine
geben. Schließlich ist die rasant zunehmen- eher unstrukturierte Ablage. Mittels schnel-
de Informationsfülle kaum mehr mit den bis- ler und komfortabler Volltextsuche werden
herigen Instrumenten zu bewältigen. Dokumente erstaunlich präzise und schnell
gefunden. Eine aufwendige Verschlagwor-
Die Flexibilität eines klassischen Notizbuchs tung ist nicht notwendig.
wird bei One-Note mit der Leistungsfähig-
keit einer Software-Anwendung verbunden, Für eine private Verwendung kann zwar völ-
die konsequent auf Nutzerfreundlichkeit lig chaotisch an One-Note herangegangen
ausgerichtet ist. werden. Für die betriebliche Nutzung ist je-
doch eine sorgfältige Planung unabdingbar,
Deshalb erfolgt die Strukturierung in an- um zeitaufwendige Änderungen zu vermei-
schaulichen Notizbüchern, hierarchisch un- den. Ideal wäre eine Vorgehensweise, wel-
tergliedert in Hauptabschnitte, Abschnitte, che die Organisation des Büros insgesamt
Seiten und Unterseiten. Für den Verwalter auf den Prüfstand stellt. So existiert in vielen
bietet sich an, dass eine Wohnungseigentü- Betrieben die bestens vertraute Registerein-
mergemeinschaft oder ein Mietshaus ein ei- teilung und Ablagesystematik schon seit lan-
genes Notizbuch erhält. Dazu eines oder gen Jahren. Dies ist dann zwangsläufig nicht
gleich mehrere für das Unternehmen selbst. mehr zeitgemäß und vom Ergebnis her letzt-
lich unproduktiv. u
Fünfteilige Serie
Office 2013 im Verwalter-Tagesgeschäft
Wir Verwalter arbeiten größtenteils mit 1. Outlook 2013 – neue Funktionen,
Office-Produkten von Microsoft. Mit dem die der Verwalter kennen sollte
neuen Office 2013 ändert sich bei Out- (siehe Ausgabe 7/13)
look, Word & Co. deutlich mehr als bei frü-
heren Versionssprüngen. Dies vor allem in 2. Word 2013 – relevante Neuerungen
Verbindung mit dem immer beliebteren für den Verwalter
Office 365. Die fünfteilige Artikelserie von (siehe Ausgabe 8/13)
Alexander Haas beschäftigt sich mit
Aspekten, die speziell für den Verwalter 3. Office 365 – das Büropaket in der
Auswirkungen haben. Produktiveres Ar- Cloud (siehe Ausgabe 1/14)
beiten, Dokumentenmanagement, Zu-
sammenarbeit von Mitarbeitern und vor- 4. Lync 2013 – Kommunikation im
gangsorientierte Bearbeitung werden die Verwalterbüro siehe (Ausgabe 2/14)
Schwerpunkte sein.
5. One-Note 2013 – Perfekte Organi-
sation (siehe vorliegenden Artikel)
Management
FOTOS: ALEXANDER HAAS/MICROSOFT
Das zentrale Management von Informationen jeglicher Art dürfte eine passendere Umschreibung für One-Note sein.
One-Note ist zwar trotz seiner enormen Daten stehen grundsätzlich auch offline beiter ist ausgerüstet mit einem
Funktionsvielfalt leicht und intuitiv zu er- zur Verfügung, der Begriff Cloud wird hier Smartphone mit installierter, kostenloser
lernen. Allerdings sollten Sie für den pro- häufig missverstanden. One-Note-App. Noch besser geeignet ist
fessionellen Einsatz doch einiges beach- ein Tablet, das mehr Funktionen bietet.
ten, zum Beispiel den richtigen Ablage- Anfänglich ist es etwas irritierend für den
und Zugriffsort der Daten. Die Ablage der Anwender, dass kein Speichern-Knopf Für die Begehung gibt es eine unkompli-
Notizbücher kann wahlweise oder auch existiert. Es ist tatsächlich so, dass das Syn- ziert erstellte Vorlage mit angepasstem Er-
kombiniert im lokalen Dateisystem, im chronisieren und Speichern von One- scheinungsbild wie Firmenlogo etc. Pass-
Netzwerk oder einem unterstützten Web- Note-Daten völlig automatisch erfolgt. genau für das jeweilige Objekt, damit der
Speicherort wie One Drive (früher Sky Ebenso komfortabel sind die umfangrei- Sachbearbeiter weiß, welche Bereiche bei
Drive) erfolgen. chen Freigabe- und Passwortschutzmög- der Begehung abzuarbeiten sind. Es wird
lichkeiten; diese lassen auf den jeweiligen dann mit One-Note fotografiert, direkt vor
Ich selbst nutze eine weitere Variante, die Arbeitsplatz zugeschnittene Kompeten- oder nach dem Bild ein Kommentar hin-
im direkten Verbund mit Office 365 kos- zen zu. Auch können Sie mit Dritten, also geschrieben, getippt oder gesprochen. Je
tenlos zur Verfügung steht. Es handelt Geschäftspartnern, Dienstleistern aller nach Kreativität sind außerdem Markie-
sich dabei um Sharepoint. Genutzt wer- Art, ein gemeinsames Notizbuch zur ein- rungen jeder Art möglich.
den Sharepoint-Server in Rechenzentren maligen oder dauerhaften Projektarbeit
von Microsoft, die sich in Amsterdam und benutzen. Dabei ist stets nachvollziehbar, Das Ergebnis verbleibt direkt in One-Note
Dublin befinden. Für die deutsche Kund- wer was geändert hat. und geht von dort aus per E-Mail an den
schaft gilt bei dieser Variante das europäi- Beirat oder den Hausmeister, zur Kennt-
sche Datenschutzrecht, da sonst Unter- Für unsere Branche hier beispielhaft ein ty- nisnahme oder weiteren Verwendung.
nehmenskunden kaum Microsofts neuer pischer One-Note-Verwendungszweck: Ein bisher wenig beachtetes, eher lästiges
Strategie folgen würden. One-Note- Eine Objektbegehung steht an, der Mitar- Begehungsprotokoll verwandelt sich da-
mit zu einem Marketinginstrument und
gleichzeitig zur hervorragenden Tätig-
keitsdokumentation für den Verwalter.
Der Autor
Damit zeigt sich, dass Begriffe wie digita-
Der Autor Alexander Haas ist Immobilienverwalter in ler Notizzettel oder Ideenspeicher für die-
Stuttgart und Unternehmensberater für Immobilienver- ses Produkt zu kurz greifen. Das zentrale
waltungen. Zum Thema One-Note werden spezielle Management von Informationen jeglicher
Workshops für Verwalter angeboten: Art dürfte eine passendere Umschreibung
sein für One-Note, das vielleicht irgend-
http://www.haas-immobilienverwaltung.de/
wann auch bei Ihrer Software-Landschaft
seminare-uebersicht
eine Lücke schließt.
alexander.haas@haas-immobilienverwaltung.de
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