OZG & Digitalisierung - Begriffsbestimmungen - ekom21
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OZG & Digitalisierung Begriffsbestimmungen
„Der Beginn
der Weisheit
ist die Definition
der Begriffe.“
SokratesInhalt
Einführung Infrastruktur
Onlinezugangsgesetz 6 Bürger- und Servicekonto Hessen 20
Hessischer Aktenführungserlass 7 Hessenfinder 21
Schriftformerfordernis 8 E-Payment 22
E-Payment-Manager 23
OZG
Verwaltungsleistungen 9
Verwaltungsdigitalisierung
Verwaltungsportal/Portalverbund 10 Handlungsfelder 24
OZG-Umsetzungskatalog 11 Formular Services 25
Online-Services 12 Responsive Design 26
OZG-Postkorb 12 civento 27
Digitalisierungsfabrik 13 Elektronische Vorgangsbearbeitung 28
OZG-Dashboard 14 Besonderes Behördenpostfach (beBPo) 29
„Einer für Alle“ (EfA) 15
Elektronische Akte
Weitere Begriffe E-Akte 30
LeiKa 16 elektronische Langzeitspeicherung 32
FIM 16
Nutzer 17 Kommunalarchiv
WORM 34
Digitalisierungsplattform CMIS 35
Digitalisierungslabor 18 Aktenplan 36
Modellbehörde 19 Integrierte E-Akte 37
Modellkommune 19 Modul/Client 38Einführung Hessischer Akten-
führungserlass
Im Erlass zur Aktenführung für die Dienst-
Onlinezugangs- stellen des Landes Hessen sind die Vor-
gaben für das dauerhafte elektronische
gesetz Langzeitspeichern von Akten sowie die Vor-
gaben für die Veraktung geregelt. Daneben
Das Gesetz zur Verbesserung des Online- werden Kriterien für die Dauer der not-
zugangs zu Verwaltungsleistungen (Online- wendigen dauerhaften Langzeitspeiche-
zugangsgesetz – OZG) verpflichtet Bund, rung genannt, wenn es keine besonderen
Länder und Kommunen bis Ende 2022 alle Rechtsvorschriften in Einzelgesetzen gibt.
ihre Verwaltungsleistungen über Verwal- Gesetzesgrundlage: Erlass zur Aktenführung in
tungsportale auch digital anzubieten. den Dienststellen des Landes Hessen
Gesetzesgrundlage: Gesetz zur Verbesserung des
Onlinezugangs zu Verwaltungsleistungen
(Onlinezugangsgesetz – OZG)
6 7Schriftform- OZG
erfordernis
Schriftform ist im Rechtswesen ein gesetz-
liches Formerfordernis, wonach bestimm-
te Schriftstücke, Verträge oder Urkunden
Verwaltungs-
schriftlich abgefasst sein müssen sowie
vom Aussteller und dessen Vertragspart-
leistungen
ner eigenhändig mit voller Namensunter- Verwaltungsleistungen sind alle Ergebnisse
schrift zu unterzeichnen sind. Schreibt ein der öffentlichen Verwaltungstätigkeit, durch
Gesetz für eine Erklärung die Schriftform die die ihr übertragene Aufgaben erfüllt
vor, muss die Urkunde nach § 126 Satz 1 werden.
BGB von dem Aussteller eigenhändig durch
Namensunterschrift oder mittels notariell
beglaubigten Handzeichen (§ 40 BeurkG)
unterzeichnet sein. Ist in Einzelgesetzen
ein Schriftformerfordernis geregelt, kann
dies unter anderem auch durch die eID des
Neuen Personalausweises (nPA) ersetzt
werden. Siehe hierzu § 3 HVwVfG.
Gesetzesgrundlage: § 126 Satz 1 BGB & HVwVfG
8 9Verwaltungsportal/ OZG-Umsetzungs-
Portalverbund katalog
Ein Verwaltungsportal ist ein gebündel- Der OZG-Umsetzungskatalog bildet derzeit
tes, elektronisches Angebot eines Landes die Grundlage für die Digitalisierung der
mit Angeboten einzelner Behörden. Der Verwaltung: Darin sind die 575 Leistungen
Einstieg für Bürger*innen kann über die genannt, die digitalisiert werden müssen.
kommunale Website erfolgen. In der Regel Basis für den OZG-Umsetzungskatalog ist
haben alle Kommunen in Hessen bereits der Leistungskatalog der öffentlichen Ver-
ein Verwaltungsportal. Die Integration in waltung (LeiKa), in dem die Leistungen ver-
ein Verwaltungsportal des Landes oder des zeichnet sind, die die Verwaltung erbringt.
Bundes (Portalverbund) ist Angelegenheit Die Leistungen sind 14 Themenfeldern zu-
des Landes Hessen und wird zu gegebe- geordnet und dort wiederum in einzelne
ner Zeit mittels einer Gateway-Systematik Lebenslagen unterteilt. Nicht berücksich-
realisiert. Für Kommunen besteht hier kein tigt sind hier individuelle Rechtsgrundla-
Handlungsbedarf. gen wie Ortssatzungen, individuelle Verträ-
ge, gemeinschaftliche Leistungserbringung
(z.B. über Zweckverbände) etc. Hier sind
die Kommunen gefragt, die Leistungen zu
dokumentieren. Eine Überprüfung der Sat-
zungsinhalte im Vorfeld ist notwendig.
10 11Online-Services Digitalisierungs-
Online-Services ermöglichen das digitale
Stellen von Anträgen für Verwaltungsleis-
fabrik
tungen. Die ekom21-Digitalisierungsfabrik besteht
aus der OZG-Umsetzungsfabrik sowie der
Digitalisierungswerkstatt. In der OZG-Um-
OZG-Postkorb setzungsfabrik wird die technische Um-
setzung von Online-Antragsverfahren
durchgeführt. Hierbei wird nur der Antrag
Die ekom21 stellt den Kommunen Online- (Bürger- und Unternehmensseite) betrach-
Services (siehe S. 12) zur Verfügung. Sofern tet und nicht die Sachbearbeitungsebene
keine weitere Digitalisierung der Prozesse in der Verwaltung. In einer standardisierten
vorgesehen oder noch nicht umgesetzt ist, Vorgehensweise werden alle Leistungen
geht der Antrag aus dem Antragsassisten- aus dem OZG-Umsetzungskatalog − unter
ten im sogenannten OZG-Postkorb ein. Die Zuhilfenahme fachlicher Expertise aus
Sachbearbeiter*innen greifen – je nach Be- der kommunalen Familie und technischer
rechtigung – auf den Postkorb zu und be- Expertise der ekom21 − nach Fachgebiet
und verarbeiten die dort als PDF eingegan- beziehungsweise Amt gebündelt und digi-
genen Unterlagen konventionell weiter. Der talisiert. Die umgesetzten Antragsverfahren
OZG-Postkorb entfällt, wenn der Prozess sind so standardisiert, dass sie hessen-
durchgängig digital abgewickelt wird. weit von jeder Kommune genutzt werden
können.
12 13OZG-Dashboard „Einer für Alle“ (EfA)
Das OZG-Dashboard ist das zentrale Tool, Ein großer Teil der Leistungen, die im
um die in der Digitalisierungsfabrik zentral Rahmen der OZG-Umsetzung online be-
erstellten Prozesse übersichtlich darzu- reitgestellt werden müssen, werden auch
stellen. Außerdem bietet es eine Aufstel- bundesweit erstmals digitalisiert. Die Be-
lung der zur Zeit in Bearbeitung befindli- reitstellung soll daher gemäß des Prinzips
chen und kurzfristig geplanten Prozesse. „Einer für Alle“ (EfA) erfolgen. Dies bedeutet:
Sie können hierüber auch Ihre internen Leistungen sollen idealerweise so digitali-
Tests verwalten und Demoprozesse aufru- siert werden, dass Kommunen in anderen
fen sowie Prozesse für die Verwendung in Bundesländern diese nachnutzen können
Ihrer Verwaltung konfigurieren. Das OZG- und sie den Online-Prozess daher nicht
Dashboard bietet zu jedem Prozess Down- noch einmal selbst entwickeln müssen.
loads, die Ihnen die Einführung der Prozes- Der Online-Service wird jeweils von einem
se erleichtern. IT-Dienstleister wie der ekom21 auf einer
zentralen Plattform wie civento betrieben.
Kommunen aus anderen Bundesländern
https://ozg.intern.ekom21.de/ schließen sich an und können den On-
line-Service mit kleineren Anpassungen für
sich übernehmen. Der Online-Service wird
zentral weiterentwickelt und der Betrieb
anteilig finanziert. Standardschnittstellen
sorgen für die passende Anbindung und
den Transport.
14 15Weitere Begriffe Nutzer
Nutzer sind die Personen, die Verwal-
tungsleistungen in Anspruch nehmen
(z. B. Bürger*innen oder Unternehmen).
LeiKa
Leistungskatalog der öffentlichen Verwal-
tung (LeiKa), in dem die Leistungen ver-
zeichnet sind, die die deutsche Verwaltung
erbringt.
FIM
Das Föderale Informationsmanagement
(FIM) dient dazu, leicht verständliche Bür-
gerinformationen, einheitliche Datenfelder
für Formularsysteme und standardisierte
Prozessvorgaben für den Verwaltungsvoll-
zug bereitzustellen. Ziel ist es, den Über-
setzungs- und Implementierungsaufwand
rechtlicher Vorgaben zu senken.
16 17Digitalisierungsplattform Modellbehörde
Die Regierungspräsidien in Hessen sind
derzeit die Digitalen Modellbehörden
(DMB) in Hessen. In diesen Digitalen Mo-
Digitalisierungs- dellbehörden sollen im Rahmen des Pro-
gramms „Hessen digital“ alle Verwaltungs-
labor leistungen digitalisiert werden.
Im Rahmen des sogenannten verteil-
ten Vorgehens haben sich die Länder die
Themenfelder des OZG für die Bearbeitung
Modellkommune
aufgeteilt. Für einige wenige Verwaltungs- Im Rahmen der Umsetzung der Ver-
leistungen wurden beispielhaft „Digitali- einbarung des Landes Hessen mit den
sierungslabore“ eingerichtet. Die Ergeb- kommunalen Spitzenverbänden soll in
nisse sollen als Blaupause für eine spätere Modellkommunen unter den erarbeiteten
lauffähige Implementierung auf der techni- Bedingungen Lösungen für alle hessischen
schen Infrastruktur der Verwaltungsdiens- Kommunen entwickelt werden. Das Land
teanbieter und deren IT-Dienstleistern unterstützt die Modellkommunen finan-
dienen. In der Praxis spielen die Ergebnisse ziell.
der Digitalisierungslabore derzeit leider
nur eine untergeordnete Rolle.
18 19Infrastruktur Hessenfinder
Der Hessenfinder ist das vom Land Hessen
zur Verfügung gestellte Wissens- und In-
formationssystem im Sinne des § 1 Abs. 2
Bürger- und EAHG. Der Hessenfinder soll künftig die
Funktion eines hessischen Verwaltungs-
Servicekonto portals wahrnehmen. Hierfür ist es not-
wendig, dass auch die kommunalen Leis-
Hessen
tungen entsprechend eingepflegt sind. Die
Möglichkeiten der Pflege der Einträge – ins-
besondere die Zuständigkeiten – durch die
Bei dem Bürger- und Servicekonto Hessen Kommunen direkt mittels Schnittstellen zu
(BuS) handelt es sich um das Nutzerkon- den CMS-Systemen muss kontinuierlich ge-
to im Sinne des § 2 Abs. 5 OZG. Es bildet pflegt und intensiviert werden. Ohne Input
eine zentrale Identifizierungskomponente der unterschiedlichen Verwaltungsebenen
für den Zugang zu öffentlichen Verwal- kann der Hessenfinder als zentrales „Zu-
tungsleistungen ab. Das BuS wird von der gangssystem“ zu Verwaltungsleistungen
ekom21 im Auftrag des Landes Hessen be- seinen ihm zugedachten Aufgaben nicht
trieben. gerecht werden.
20 21E-Payment E-Payment-
Im Rahmen von E-Payment können Ver-
waltungsleistungen direkt online bezahlt
Manager
werden. Dies ermöglicht es Vorauszah- Ein E-Payment-Manager ist ein elektroni-
lungen bis zur Höhe der zu erwartenden sches Werkzeug, welches innerhalb Ihres
Gebühren im Sinne des § 16 HVKoStG für Finanzwesens eine automatisierte Verbu-
Verwaltungsleistungen zu erheben. Die chung von Online-Bezahlvorgängen vor-
zentrale Bezahlplattform in Hessen ist das nimmt. Auf diese Weise wird Ihre Finanzab-
Produkt epay21 der ekom21, welches über teilung deutlich entlastet, da von den PSPs
zahlreiche Schnittstellen zu Fachverfah- (Payment Service Provider) häufig Sam-
ren verfügt. Die Anbindung von Payment melüberweisungen vorgenommen werden,
Service Providern (PSP) obliegt der jewei- welche einzelnen Vorgängen zugeordnet
ligen Kommune. Hier stehen neben PayPal werden müssen. Sprechen Sie hierzu Ihren
auch diverse PSPs Ihrer Hausbanken zur Partner im Bereich Finanzwesen an, um
Verfügung. weitere Informationen zu erhalten.
Gesetzesgrundlage: Gemeindekassenverordnung
Hessen §13 (elektronische Zahlungssysteme)
22 23Verwaltungsdigitalisierung Formular-Services
Formular-Services stellen die einfachste
Möglichkeit dar, rechtskonform Online-
Services im Rahmen des OZG anzubieten.
Handlungsfelder Häufig werden hier sogenannte Formular-
server eingesetzt. Hierbei handelt es sich
Handlungsfelder beschreiben die Be- meist um die Bereitstellung von ausfüll-
reiche einer Verwaltung, welche von der baren, teilweise auch „intelligenten“ For-
Verwaltungsdigitalisierung betroffen sind. mularen (PDG). So kann ein „Antrag“, der
Darunter verstehen wir neben Handlungs- mittels eines Formular-Services erstellt
feldern mit direktem Bezug zum Bürger wie wird, nur – wenn überhaupt – mit erhebli-
z. B. Meldewesen, Personalausweiswesen chem Aufwand medienbruchfrei weiterver-
usw. auch interne Handlungsfelder (Ver- arbeitet werden.
waltungsbereiche/Ämter), wie z. B. Perso-
nalwesen.
24 25Responsive Design civento
Unter Responsive Design versteht man die civento ist die erweiterbare Prozessplatt-
technische Möglichkeit zum Anpassen von form der ekom21 mit vollständigem Doku-
Webseiten-Layouts an das Endgerät des mentenmanagementsystem und Zahlungs-
Nutzers. Dies betrifft insbesondere das systemintegration für die Bearbeitung
Nutzen digtialer Angebote der Kommu- individueller Prozesse vom Antrag bis zur
nen auf mobilen Endgeräten (z. B. Tablets, dauerhaften Langzeitspeicherung. civento
Smart-Phones). Es ist sinnvoll, Websites bietet die Möglichkeit, vielfältige Ver-
mit einem Responsive Design zu versehen, waltungsprozesse zu definieren und „ab-
da Bildschirmgröße und Auflösung von laufen“ zu lassen. Dazu gehören typische
Gerät zu Gerät unterschiedlich sind. Texte Antragsprozesse, die durch Bürger*innen
und Navigationselemente sind in ihrem sowie Unternehmen initiiert werden, aber
Design flexibel, um das beste Ergebnis für auch verwaltungsinterne Prozesse. civento
unterschiedliche Geräte zu erzielen. ist die Basis zur Umsetzung der OZG-rele-
vanten Prozesse in Hessen.
26 27Elektronische Vor- Besonderes
gangsbearbeitung Behördenpostfach
Die elektronische Vorgangsbearbeitung
ermöglicht die medienbruchfreie Bearbei-
(beBPo)
tung von digital gestellten Anträgen für alle Seit dem 1. Januar 2018 ist der elektroni-
Verwaltungsleistungen. Diese erfolgt auf sche Rechtsverkehr mit Gerichten bundes-
Basis einer Integration des Online-Antrags- weit verbindlich. Damit haben Behörden
portals in eine elektronische Vorgangsbe- sowie juristische Personen des öffent-
arbeitung. Das Land Hessen stellt allen lichen Rechts einen sicheren Übermitt-
hessischen Kommunen den Betrieb von lungsweg für das Zustellen elektronischer
civento kostenfrei zur Verfügung (befristet Dokumente und für deren Austausch mit
bis zum 31.12.2024). Die Kommunen stellen Gerichten zu eröffnen. Zu diesem Zweck
die von ihnen selbst im Rahmen ihrer Di- wurde das besondere Behördenpostfach,
gitalisierungsprojekte erstellten Prozesse kurz „beBPo“ genannt, eingerichtet.
über die Prozessbibliothek für alle anderen
hessischen Kommunen zur Weiterverwen- Gesetzesgrundlage: Verordnung über die techni-
dung zur Verfügung. Durch die freiwillige, schen Rahmenbedingungen des elektronischen
intensive interkommunale Zusammen- Rechtsverkehrs und das besondere elektroni-
arbeit und das Prinzip des „Einer für alle sche Behördenpostfach (ERVV)
und alle für einen“ entsteht die civento-
Community.
28 29Elektronische Akte Die E-Akte wird objektbezogen genutzt
durch die Fachanwendungen oder objekt-
übergreifend im Rahmen der verfügbaren
Rechte.
Die Struktur der elektronischen Akten
E-Akte folgt der physischer Akten (Aktendeckblät-
ter, Laschen und Register).
Die E-Akte entspricht den Vorschriften des
Hessischen Aktenführungserlasses (siehe
S. 7).
Die E-Akte ist eine digitale Datensamm-
lung, die nach dem Vorbild herkömmlicher
Akten (auf Papier) aufgebaut ist.
Die E-Akte besteht aus Strukturdaten
(Aktenpläne, Rollen, Rechte), Metadaten
(Schlüssel, Verarbeitungsdaten) und Doku-
menten.
Die E-Akte wird befüllt über Digitalisie-
rungsarbeitsplätze, elektronisch von den
Fachanwendungen und die Übernahme
aus anderen Dokumentverarbeitungssyste-
men (E-Mail, Fax).
30 31Elektronische
Nachvollziehbarkeit: Alle Informatio-
nen zu allen wesentlichen Bearbeitungs-
schritten für den Zeitraum der Aufbewah-
Langzeit- rungsfrist
speicherung Verfügbarkeit: Zugriff und Anzeige der
archivierten Dokumente in einem ange-
messenen Zeitrahmen
Hierunter versteht man die Aufbewahrung
und Erhaltung von elektronischen Doku- Vertraulichkeit: Schutz vor unbefugtem
menten für den Zeitraum ihrer Aufbewah- Zugriff
rungsfrist. Die fachlichen Anforderungen Lesbarkeit: Sicherstellung der Anforde-
an elektronische Akten sind: rungen vor dem Hintergrund wechselnder
Dateiformate und Speichertechnologien.
Integrität: Sicherstellung der Korrekt-
Sicherstellung des Zugriffs auf die verwen-
heit und Unversehrtheit, sowie Metadaten
deten Speichersysteme
und Protokollinformationen
Verkehrsfähigkeit: Übertragung von Do-
Authentizität: Zweifelsfreie Überein-
kumenten, Vorgängen und Akten von einem
stimmung mit Ursprungsdaten, Identität
System zu einem anderen. Nachweis der
des Verfassers
Sicherung von Qualität, Integrität und Au-
Vollständigkeit: Zugehörige Primär- thentizität der übertragenen Daten
daten, Metadaten, Bearbeitungs- und Pro-
tokollinformationen, Aufbewahrung im Ak-
tenzusammenhang (Sammelakten)
32 33Kommunalarchiv CMIS
Content Management Interoperability Ser-
vices (CMIS) ist ein offener und hersteller-
unabhängiger Standard zur Anbindung von
WORM elektronischen Langzeitspeichern. Dieser
Standard wird bei ekom21 verwendet,
WORM bezeichnet Vorkehrungen in der In- um Fachanwendungen an Systeme zur
formationstechnik, die das Löschen, Über- elektronischen Langzeitspeicherung anzu-
schreiben und Ändern von Daten auf einem schließen.
Speichermedium dauerhaft ausschließen.
Die dabei eingesetzten Datenspeicher
können nur gelesen und fortgesetzt bis zu
ihrer Kapazitätsgrenze beschrieben werden.
Der Name ist ein Akronym für „write once
read many“ oder „write once read multiple“
(englisch für „schreibe einmal, lese viel-
fach“). Dieser Standard kommt im Rahmen
der elektronischen Langzeitspeicherung
der ekom21 zum Einsatz.
34 35Aktenplan Integrierte E-Akte
Ein Aktenplan ist die Regelung der syste- Viele Hersteller bieten integrierte E-Akten
matischen Ordnung des gesamten Schrift- für eine Vielzahl von Fachanwendungen an.
gutes (der Akten) einer Verwaltung, eines In der Regel handelt es sich dabei jedoch
Unternehmens oder einer sonstigen Or- lediglich um Systeme zur elektronischen
ganisation. Ziel des Aktenplanes ist die Datenhaltung innerhalb der Fachanwen-
übersichtliche, nachvollziehbare und wirt- dung. Damit auf Papieroriginale verzichtet
schaftliche Ordnung des Schriftgutes. Der und die volle Effizienz digitaler Datenhal-
Aktenplan ist Teil der Registraturordnung tung erreicht werden kann, ist es zwingend
(RegO). Allerdings können Aktenplan und notwendig, einen elektronischen Langzeit-
Registraturordnung auch getrennt von- speicher anzuschließen. Dies geschieht
einander existieren. Wenn ein Aktenplan in der Regel durch einen separaten Client
ausschließlich für eine Organisationsein- oder ein Modul. Für die elektronische Lang-
heit einer Behörde Gültigkeit hat, wird er zeitspeicherung fallen weitere Kosten an,
als Teilaktenplan bezeichnet. Gilt der Ak- welche bei der Beschaffung von integrier-
tenplan für die gesamte Behörde, spricht ten E-Akten beachtet werden müssen.
man vom Gesamtaktenplan. Der Einheits-
aktenplan wird in mehreren Behörden an-
gewandt.
36 37Modul/Client
Zur Anbindung eines Fachverfahrens an
einen elektronischen Langzeitspeicher be-
nötigen Sie eine separate Software. Um
bei der ekom21 betriebene Fachverfahren
an einen solchen Langzeitspeicher anzu-
schließen, kommen aktuell zwei Lösungen
zum Einsatz. Ein Modul ist eine Schnittstel-
le, welche eine Anbindung an ein Fachver-
fahren erlaubt, ohne auf eine eigene Be-
nutzeroberfläche zu setzen. Hierbei kommt
eine CMIS-Schnittstelle zum Einsatz, sodass
Sie abgelegte Dokumente direkt aus dem
Fachverfahren beauskunften können. Ein
Client kommt dann zum Einsatz, wenn
eine CMIS-Anbindung nicht möglich ist. Bei
einem Client haben Sie eine eigene Be-
nutzeroberfläche, mit der Sie einen Lang-
zeitspeicher beauskunften können. Diese
Systematik wird mittelfristig abgelöst und
durch Module ersetzt werden.
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