Personalkosten in EU-Projekten - Marcus Kratschke
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Personalkosten in EU-Projekten
Marcus Kratschke
Kompetente Unterstützung für exzellente Forschung in Bayern, Europa und der Welt
I urgently need to HELP! My project
I don‘t know anything meet with my received funding!
about Budgeting and partners in person.
Administration.
I don‘t have I would like to take part in
The coordinator isn‘t any partners. a project, but I don‘t have
performing. any experience in this.
I don‘t understand The partners
the call, I think… don‘t
contribute.
Praxis-Seminar „Management von EU-Verbundprojekten unter Horizon 2020“ 11.03.2021 | 2
Stundensatz Other direct costs
Continious
GA AMGA Amendment
Reporting
betriebsüblicher
Monthly Living Kostenabrechnungspraxis
Allowance
Jahresproduktivstunden
Perdiodic
Subcontracting
Reporting
In-Kind Contributions
Praxis-Seminar „Management von EU-Verbundprojekten unter Horizon 2020“ 11.03.2021 | 3
Stundensatz Other direct costs
Continious
GA AMGA Amendment
Reporting
betriebsüblicher
Monthly Living Kostenabrechnungspraxis
Allowance
Jahresproduktivstunden
Perdiodic
Subcontracting
Reporting
In-Kind Contributions
Praxis-Seminar „Management von EU-Verbundprojekten unter Horizon 2020“ 11.03.2021 | 4
Gesellschafter & Zuwendungsgeber
Brüssel
11 Universitäten
Nürnberg
20 Hochschulen
München
Bayerisches Staatsministerium für
Wissenschaft und Kunst und Bayerische
Staatskanzlei
Praxis-Seminar „Management von EU-Verbundprojekten unter Horizon 2020“ 11.03.2021 | 5
BayFOR als „Full-Service-Provider“
Information
Projektmanagement
Informationen zu aktuellen
und kommenden EU-Ausschreibungen
Administratives Projektmanagement in sowie zur erfolgreichen EU-Antrag-
internationalen/EU-Projekten stellung
Workshops/Trainings für Projektbeteiligte und Themen-Lobbying
Drittmittelpersonal
Ansprechpartner bei Fragen rund um das EU-
Projekt-management (Servicestelle für EU-
Projektmanagement) Beratung
Dissemination und Öffentlichkeitsarbeit für
EU-Projekte Allgemeine und
Themenspez. Forschung ausschreibungsspezifische
Antrags- Entwicklung Förderberatungen sowie Einordnung von
Projektideen in geeignete
untertützung Innovation Förderprogramme
Projektimplementierung
Antragsunterstützung
Unterstützung von Vertragsvorbereitung bis
Vertragsschluss Aktive Hilfestellung während des
Hilfestellung bei finanziellen und gesamten Antragstellungs-prozesses
organisatorischen Fragen Bereitstellung call-spezifischer
Informationen
Kooperationspartnersuche
Praxis-Seminar „Management von EU-Verbundprojekten unter Horizon 2020“ 11.03.2021 | 6
Beispielprojekt
MARINATE
Kompetente Unterstützung für exzellente Forschung in Bayern, Europa und der WeltAction Type RIA
Projektlaufzeit 36 Monate
Projektstart 01.02.2019
Projektende 31.01.2022
Berichtsperioden 3 (jeweils 12 Monate)
1. Periode 01.02.2019 – 31.01.2020
2. Periode 01.02.2020 – 31.01.2021
3. Periode 01.02.2021 – 31.01.2022
Work Packages 9
Partner insgesamt 7
Projektbudget 3.565.625,00€
Praxis-Seminar „Management von EU-Verbundprojekten unter Horizon 2020“ 11.03.2021 | 8Bayerischer Projektpartner
Name Unterhuber AG
Land Deutschland
Firmensitz Hoffmannstr. 102, 81234 München
Projektbudget 312.750,00€
Rolle im Projekt Lead WP3, Übernahme einzelner Action
Tasks in WP4 und WP6
Zu berichtende Periode 01.02.2020 – 31.01.2021
Mitarbeiter im Projekt Manuela Stern, Dominik Baum
Sonstiges vorsteuerabzugsberechtigt
Praxis-Seminar „Management von EU-Verbundprojekten unter Horizon 2020“ 11.03.2021 | 9Berechnung Personalkosten
Anzahl Bonuszahlungen
Stundensatz
geleisteter (nur für non-profit
(Euro/Stunde)
Projektstunden Organisationen)
- Förderfähige
- Dokumentation Arbeitszeit Personalkosten
- Stundensatzberechnung
Praxis-Seminar „Management von EU-Verbundprojekten unter Horizon 2020“ 11.03.2021 | 10Förderfähige Personalkosten, Art. 6.2 GA
Employment Contract / Angestelltenverhältnis
Natural persons with direct contract / Vertrag mit natürlicher Person
Seconded personnel against payment / abgestelltes bzw. ausgeliehenes Personal Dritter
SME Owners / KMU Inhaber
Beneficiaries that are natural persons not receiving a salary / Sonstige natürliche Personen
Praxis-Seminar „Management von EU-Verbundprojekten unter Horizon 2020“ 11.03.2021 | 11Employment Contract /
Angestelltenverhältnis
Arbeitsvertrag
Gehalt
• Arbeitgeber Brutto
• inkl. Sozial-, Renten- und Krankenversicherungsbeiträge
• inkl. Zusatzleistungen
− Arbeits- oder tarifvertraglich vereinbart
− Basierend auf objektiven Kriterien, nicht im Ermessen des Arbeitgebers
− Bestandteil des Gehalts
− Nicht an bestimmte Projekte gebunden
− Beispiele: Urlaubs- oder Weihnachtsgeld, 13. Monatsgehalt, Nachtzulage
Bonuszahlungen bis zu 8.000 Euro pro Person und Jahr möglich bei gemeinnützigen Rechtspersonen
(vgl. auch Art. 6.2.A.1 AGA)
Praxis-Seminar „Management von EU-Verbundprojekten unter Horizon 2020“ 11.03.2021 | 12Spezialfälle
Telearbeit: förderfähig, wenn betriebsübliche Praxis
Kosten für Personalbeschaffung: nicht förderfähig
Studierende: förderfähig, wenn zugrundeliegende Vereinbarung arbeitsorientiert (kein Praktikum)
PhDs: förderfähig, ausgenommen die Zeit für Lehre
Praktikant_innen: nicht förderfähig, da nicht arbeitsorientiert
Stipendiat_innen: förderfähig, wenn Arbeitsbedingungen vergleichbar mit Angestellten
und wenn Entlohnung gem. nationalem Recht / Steuerpraxis
Elternzeit (Mutterschutz): Gehaltszahlungen förderfähig,
wenn verpflichtend gem. nationalem Recht, Tarifvertrag oder Arbeitsvertrag
wenn tatsächlich vom Arbeitgeber übernommen und nicht staatlich oder anders getragen
Praxis-Seminar „Management von EU-Verbundprojekten unter Horizon 2020“ 11.03.2021 | 13Natural persons with direct contract /
Vertrag mit natürlicher Person
Dienstnehmerähnliches Beschäftigungsverhältnis (quasi-subordinate work contract)
Direkter Vertrag mit natürlicher (selbständiger) Person
„In-house consultant“
Vergleichbare Bedingungen wie Angestellte
• Arbeit unter Anweisung und auf Gelände des Zuwendungsempfängers
• Ergebnisse der Tätigkeit gehören Zuwendungsempfänger
• Kosten weichen nicht wesentlich von den üblichen Personalkosten ab
• vergütet wird Arbeitszeit und nicht bestimmte Leistung oder bestimmtes Werk
Stundensatz für tatsächliche Personalkosten Berechnung gem. vertraglicher Vereinbarung
Praxis-Seminar „Management von EU-Verbundprojekten unter Horizon 2020“ 11.03.2021 | 14Seconded personnel against payment /
abgestelltes bzw. ausgeliehenes Personal Dritter
Personalausleihe durch Dritte (in-kind contribution against payment, gem. Art. 11 GA)
Abstellungsvertrag mit dritter Partei (secondment agreement)
Überlassung von Personal für bestimmte Dauer an Projektpartner
Projektpartner erstattet dem Dritten die tatsächlich entstandenen Kosten
• Gemessen an dem dokumentierten Arbeitseinsatz
Ausleihe zwischen Projektpartnern (inkl. Linked Third Parties) möglich
• Abrechnung der Kosten durch Partner, bei dem die Person angestellt ist
Praxis-Seminar „Management von EU-Verbundprojekten unter Horizon 2020“ 11.03.2021 | 15SME owners & natural person not receiving a salary /
KMU Inhaber & sonstige natürliche Personen
Stundensätze für KMU Inhaber und Selbständige ohne Gehalt
Gemäß Art. 6.2.A GA und Art. 5 GA, MSC (Marie Skłodowska-Curie) Arbeitsprogramm 2018-2020,
https://ec.europa.eu/research/participants/data/ref/h2020/wp/2018-2020/main/h2020-wp1820-msca_en.pdf
Aufgeführt in Annex II und IIa GA, individuell berechnet für jeden Betroffenen vor Unterzeichnung des GA,
gem. folgender Berechnung
Country Correction Coefficient
Monthly Living Allowance
(DE)
Produktivstunden/Monat
100
4.880,00 Euro 97,0
33,10 Euro/Std.
143 Std. 100
Anzahl der Produktivstunden pro Jahr max. 1.720
Praxis-Seminar „Management von EU-Verbundprojekten unter Horizon 2020“ 11.03.2021 | 16Berechnung Personalkosten
Anzahl Bonuszahlungen
Stundensatz
geleisteter (nur für non-profit
(Euro/Stunde)
Projektstunden Organisationen)
Praxis-Seminar „Management von EU-Verbundprojekten unter Horizon 2020“ 11.03.2021 | 17Berechnung Stundensatz
Actual personnel costs Employment Contract
Tatsächliche Personalkosten Natural persons with direct contract
3 Optionen Seconded personnel against payment
Personnel unit costs Employment Contract
Personalkosten-Durchschnittssätze Natural persons with direct contract
Methodenzertifikat SME Owners
Natural persons without a salary
Hourly rates for SME owners & natural persons SME Owners
Vorgegebene Stundensätze Natural persons without a salary
Praxis-Seminar „Management von EU-Verbundprojekten unter Horizon 2020“ 11.03.2021 | 18Tatsächliche Personalkosten
Berechnung jährlicher Stundensatz
Tatsächliche Personalkosten (actual personnel costs)
Stundensatz wird einmal pro Jahr berechnet
Berechnung auf Basis eines vorliegenden, abgeschlossenen Geschäftsjahres
Berichtsperiode#1 1. Februar 2019 – 31. Januar 2020
01.02. bis 31.12.2019 01.01. bis 31.01.2020
Stundensatz von 2019 Stundensatz von 2019!
Jahresgehalt (Arbeitgeber-Brutto)
Stundensatz =
Produktivstunden pro Jahr 3 Optionen
Praxis-Seminar „Management von EU-Verbundprojekten unter Horizon 2020“ 11.03.2021 | 19Tatsächliche Personalkosten
Produktivstunden pro Jahr
3 Optionen
1720 Jahresproduktivstunden Individuelle Jahresproduktivstunden Standard Jahresproduktivstunden
Festgelegte Anzahl für Vollzeit Berechnung auf Basis der möglichen Berechnung nach intern üblichen
Angestellte; anteilige Berechnung für Jahresproduktivstunden gem. Vertrag, Kostenrechnungsverfahren
Teilzeit Angestellte inkl. Mehrstunden & abzüglich
Abwesenheiten
Einfachste Option, anwendbar für jede Genaueste Option, Formel gem. GA: Konsistente Anwendung für gesamte
Organisation [Jahresproduktivstunden gem. Vertrag] Organisation, Personalgruppe,
+ [Mehrstunden] – [Abwesenheiten] Kostenstelle etc.
= [individuelle Jahresproduktivstunden]
Beispielrechnung Stundensatz Beispielrechnung Beträgt mindestens 90 Prozent der
- Vollzeit (40 Std.), AG-Brutto 72 Jahresproduktivstunden gem. Vertrag (40 (möglichen) Jahresproduktivstunden
TEUR Std.) (Kalenderjahr 2017)
72.000 Euro [365 Tage – 105 Tage Wochenende – 30 Tage
41,86 Euro/Std.
1.720 Std. Urlaub – 13 Feiertage]
= [217 mögl. Arbeitstage]
= [217 x 8 Std. = 1.736 mögl.
- Teilzeit (20 Std.), AG-Brutto 72
Produktivstunden]
TEUR
72.000 Euro 20 Std. [1.736 Std.] + [30 Std.] – [5 x 8 Std.]
40 Std. 20,93 Euro/Std.
1.720 Std. = [1.726 individuelle Jahresproduktivstunden]
Praxis-Seminar „Management von EU-Verbundprojekten unter Horizon 2020“ 11.03.2021 | 20Tatsächliche Personalkosten
Produktivstunden pro Jahr
Einheitliche Anwendung pro Organisation (Regelfall)
Abweichung:
Anwendung unterschiedlicher Optionen pro Personengruppe (gem. Vertrag, Arbeitsbedingungen, Positionen) möglich,
sofern konsistent (nicht ad-hoc und willkürlich)
Anwendung ein und derselben Option pro vollem Geschäftsjahr
Pro Jahr nicht mehr Stunden als die jeweiligen Jahresproduktivstunden abrechenbar (Double Ceiling Prinzip)
1720er Option:
Nur Elternzeiten (Mutterschutz) dürfen von den 1.720 Jahresproduktivstunden abgezogen werden
Ggf. finanzielle Verluste, wenn tatsächliche Jahresproduktivstunden ≤ 1.720 Stunden
Praxis-Seminar „Management von EU-Verbundprojekten unter Horizon 2020“ 11.03.2021 | 21Tatsächliche Personalkosten
Monatliche Stundensatzberechnung
Monatliche Stundensatzberechnung Jährliche Stundensatzberechnung
Am Ende eines Monats Am Ende eines Geschäftsjahres
Auf Basis des jeweiligen Monatsgehalts Auf Basis des letzten vorliegenden abgeschlossenen
(Zusatzzahlungen jeweils zu 1/12 einbeziehen) Geschäftsjahres
Gehaltsanpassungen zeitnah abrechenbar Gehaltsanpassungen ggf. erst verspätet abrechenbar
Nur Option #1 (1.720 Std.) und Option #3 (Standard) für Alle 3 Optionen für Berechnung Jahresproduktivstunden
Berechnung Jahresproduktivstunden anwendbar anwendbar
adjustments möglich Keine adjustments möglich (Ausnahme:
Berechnungsfehler)
Monatliche Stundensatzberechnung genauer und spätere Adjustments möglich,
! jedoch allgemein höherer Rechenaufwand und damit fehleranfälliger
Praxis-Seminar „Management von EU-Verbundprojekten unter Horizon 2020“ 11.03.2021 | 22Tatsächliche Personalkosten
Monatliche Stundensatzberechnung
Pro Geschäftsjahr nur eine Berechnungsmethode
entweder jährlich oder monatlich
Für alle H2020 Projekte in einer Einrichtung anwendbar
Rückwirkende Anwendung der monatlichen Abrechnung möglich
Bereits abgeschlossene Finanzberichte müssen mit adjustments korrigiert werden
Double Ceiling (bei monatlicher Stundenabrechnung)
Abgerechnete Projektstunden dürfen nicht höher als Jahresproduktivstunden sein
deklarierte Kosten nicht höher als gezahltes Gehalt
Praxis-Seminar „Management von EU-Verbundprojekten unter Horizon 2020“ 11.03.2021 | 23Personalkosten-Durchschnittssätze
(personnel unit costs)
Gemäß betriebsüblicher Kostenabrechnungspraxis des Zuwendungsempfängers
Methode muss durchgängig angewendet werden, nicht nur für das Projekt
Basiert auf objektiven Kriterien auditierbar Methodenzertifikat (CoMUC)
Zertifizierung der Methode zur Zahlungssicherheit, aber optional (Art. 18 .1.2 GA)
Basiert auf tatsächlich entstandenen Personalkosten (gem. Buchführung)
Beinhaltet keine nicht erstattungsfähigen Kosten (z.B. indirekte Kosten)
Stundensatzberechnung nach einer der drei Optionen für Jahresproduktivstunden
Praxis-Seminar „Management von EU-Verbundprojekten unter Horizon 2020“ 11.03.2021 | 24Berechnung Personalkosten
Anzahl Bonuszahlungen
Stundensatz
geleisteter (nur für non-profit
(Euro/Stunde)
Projektstunden Organisationen)
Praxis-Seminar „Management von EU-Verbundprojekten unter Horizon 2020“ 11.03.2021 | 25Zeiterfassung
Nur projektbezogene Arbeitsstunden sind förderfähig
Regelmäßige und genaue Dokumentation essentiell
Überprüfung der Zeiterfassung im Rahmen von Audits üblich
Übereinstimmung der dokumentierten Stunden mit Feiertagen, Urlaub, Abwesenheiten etc. sicherstellen
Nicht für Personen notwendig, die zu 100 % auf H2020 Projekte arbeiten
Erklärung für jede Berichtsperiode, dass Mitarbeiter ausschließlich auf das Projekt gearbeitet hat
• datiert und unterzeichnet vom Mitarbeiter
• Mustererklärung der EU http://ec.europa.eu/research/participants/data/ref/h2020/other/legal/templ/tmpl_decl_excl-work_en.pdf
! Dokumentation der Projektstunden pro Work Package auch bei 100 % Stelle sinnvoll
Praxis-Seminar „Management von EU-Verbundprojekten unter Horizon 2020“ 11.03.2021 | 26Zeiterfassung (Vorlage EU)
Praxis-Seminar „Management von EU-Verbundprojekten unter Horizon 2020“ 11.03.2021 | 27Mindestanforderung Zeiterfassung
Titel und Akronym des Projekts
Nummer des Grant Agreement
Name des Zuwendungsempfängers
Name des Mitarbeiters
Art des Arbeitsverhältnis gem. Art. 6.2.A (angestellt, KMU Geschäftsführer etc.)
Monat / Jahr
Anzahl Stunden
Bezug zu Arbeitspakten/Annex I (Work Packages)
Datum und Unterschrift Mitarbeiter
Name, Datum und Unterschrift Vorgesetzter
! Erfassung der Projektsunden pro Tag und pro Work Package, idealer Weise mit Kurzbeschreibung
ausgeführter Tätigkeiten pro Monat
Praxis-Seminar „Management von EU-Verbundprojekten unter Horizon 2020“ 11.03.2021 | 28Vorlage des BMBF
Praxis-Seminar „Management von EU-Verbundprojekten unter Horizon 2020“ 11.03.2021 | 29Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit!
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D-90402 Nürnberg
Tel.: +49 (0)911 507 15-900
E-Mail: info@bayfor.org
Internet: www.bayfor.org
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