Plattform für vielfältige FM-Prozesse - Mehrsprachige CAFM-Lösung für die S chweizer Warenhausgruppe Manor
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CAFM
Mit der CAFM-Software kann präzise analysiert werden, für welches Gebäude und für welches Gewerk die meisten Tickets geschrieben
wurden und somit auch die meisten Reparaturen angefallen sind
Plattform für vielfältige FM-Prozesse
Mehrsprachige CAFM-Lösung für die Schweizer Warenhausgruppe Manor
Es gibt viele CAFM-Systeme am zentral-europäischen Markt, jedoch erfüllt nur eine geringe An-
zahl die breite Palette der Bedürfnisse und den Funktionsumfang, der alle Anforderungen einer
großen Handelskette wie der Manor AG abdeckt. Der schweizer Marktführer ist mit seinen Wa-
renhäusern und Restaurants in der gesamten Schweiz vertreten und suchte somit nicht nur eine
Applikation, die möglichst viele Prozesse, sondern auch gleich drei Sprachen abdeckte.
„ Sucht man eine professionelle
CAFM-Lösung mit breitgefächertem
dungsfeld Inventar-Wartung-Helpdesk.
Erklärtes Ziel während der Einführung
Verkaufsflächen ist produktiv und auch
das Reinigungsmanagement mit Reini-
Funktionsumfang, so wird der Kreis der der Software war die komplette Inven- gungsgruppen wurde zwischenzeitlich
geeigneten Anbieter sehr klein“, konsta- taraufnahme aller Warenhäuser zur Be- aktiviert. Auf Basis des Flächenmanage-
tiert David Maronde, seit 2016 bei der wirtschaftung. Ein weiterer Schwer- ments werden Ausschreibungen für
Manor AG hauptverantwortlich für punkt des Softwareeinsatzes ist sowohl Dienstleister schweizweit durchgeführt.
FM-Prozesse und -Systeme. Schon seit die Kontrolle als auch die Überwachung Somit nutzt auch das Indirect Procure-
einigen Jahren wurde eine frühere Ver- von Ausfällen und Störungen, die in ment der Manor AG die Plattform, auf
sion von speedikon FM sowohl bei der Händen eines Helpdesk-Teams von drei der David Maronde die jeweils zuständi-
Maus-Frères, der Manor AG als auch Fachleuten liegt. Da die Daten ohnehin gen Mitarbeiter schult. Die FM-Abtei-
bei der Baumarktkette Jumbo für jeweils alle aus dem CAFM-System kommen, lung wiederum liefert die notwendigen
unterschiedliche Prozessunterstützung wollte man – neben vielen anderen Vor- Daten an das Procurement.
eingesetzt. teilen – eine einheitliche Lösung imple-
Bereits im Jahr 2017 fiel mit dem Pilot- mentieren. „Ich hatte nur eine sehr kur- Leistungsfähig und mehrsprachig
projekt Helpdesk die Entscheidung auf ze Einführung, aber es lief sehr gut, ich Für den Erfolg des CAFM-Systems bei
die zwischenzeitlich weit verbreitete, musste mir vieles selbst aneignen, aber der Manor AG ist ganz entscheidend,
intuitiv bedienbare „C-Plattform“ der da half mir die gute, selbsterklärende dass es in Deutsch, Französisch und
speedikon FM AG. Die endgültige Pro- Strukturierung des System“, resümiert Italienisch verfügbar ist und alle drei
duktivstellung wurde im Januar 2019 David Maronde seine Einarbeitungszeit. Sprachversionen in den jeweiligen
unter der Leitung des Direktors Facility Sprachräumen der Schweiz synchron
Management Urs Aeberli vollzogen. Der Weitere Anwendungsbereiche angewendet werden.
Schwerpunkt der Arbeit mit speedikon Inzwischen sind 90 % aller Gebäude er- Es ist ein übergeordnetes Ziel der Manor
liegt bei der Manor AG im Anwen- fasst, das Flächenmanagement für die AG, die Software-Applikationsland-
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Bildquellen: Manor AG
Der Helpdesk ist komplett dreisprachig, schon beim Start des Programms bekommt jeder Neben der weiteren Vertiefung bei der Investitionsplanung
Mitarbeiter automatisch seine korrekte Muttersprache zugeteilt – wie hier am italienisch- wird die C-Plattform demnächst auch das Energiemanage-
sprachigen Standort Lugano (Bild in der Mitte) ment unterstützen
schaft zu vereinheitlichen und möglichst mäß Status in einer Farbskala von Rot werden sowohl automatisch generiert als
viele Prozesse über ein System abwickeln über Gelb bis Grün ausgegeben. Darü- auch automatisch verschickt. Alle Be-
zu können. Kleinere Software-Program- ber hinaus gibt es Reklamationsfunktio- richte sind weitgehend vordefiniert, was
me werden somit sukzessive obsolet. nalitäten für abgeschlossene Tickets. In das Erstellen deutlich erleichtert. Dies
Zudem wird eine Vereinheitlichung der dieser Phase, die überfällige Tickets be- geschieht in täglichem, wöchentlichem
Konsistenz der Daten angestrebt. „Wir trifft, sind unterschiedliche Eskalations- und monatlichem Intervall sowie als
hatten jede Menge verschiedene Excel- stufen mit verschiedenen Prioritäten Quartalsbericht. Selbstverständlich sind
Listen, und bedingt dadurch verschiede- festgelegt, bei Priorität 1 muss beispiels- die Berichte stets hochaktuell und prä
ne, aktuelle Stände‘ für ein und dasselbe weise innerhalb von zwei Stunden re- zise. Man muss wissen, dass das Help-
Gebäude. Es war mithin nicht mehr agiert werden. Ist eine Eskalationsstufe desk-Team als die zentrale Anlaufstelle
möglich, alle diese heterogenen Daten- erreicht, erfolgt eine automatische E- für die gesamte Schweiz agiert. Das
bestände zu überprüfen. Inzwischen Mail-Benachrichtigung, selbstverständ- Team kann dank des Helpdesks sofort
haben wir nun alle notwendigen Daten lich in der Sprache des jeweiligen An- und professionell reagieren. Vor allem
konsistent auf der C-Plattform ohne jeg- wenders. Der Helpdesk bildet den dann, wenn der Geschäftsführung In-
liche Redundanz im Zugriff “, betont der gesamten diesbezüglichen Workflow formationen schnell und zuverlässig
FM-Verantwortliche. der FM-Organisation der Manor AG ab. geliefert werden müssen.
Der Helpdesk ist komplett dreisprachig,
schon beim Start des Programms be- Effizientes Berichtswesen, Unterstützung der
kommt jeder Mitarbeiter automatisch nützliche Analysen Investitionsplanung
seine korrekte Muttersprache zugeteilt. Jeder Regionalleiter erhält pro Monat ei- Das genaue und detaillierte Berichtswe-
Alle Mitarbeiter sind im SAP-System ge- ne Auswertung für seine Warenhäuser sen wird in Zukunft auch die Investiti-
führt, und jede Nacht erfolgt ein kom- über offene, überfällige und abgeschlos- onsplanung unterstützen. „Wir können
pletter Abgleich mit der Software. Hier- sene Tickets. Die Berichte und Analysen präzise analysieren, für welches Gebäude
für ist der Import automatisiert, denn
die Liste wird automatisch aus dem SAP
generiert. Alle Nutzer erhalten Zugang Die Manor AG
zum System über Single Sign-On. mit Hauptsitz in Basel ist Schweizer Marktführerin im Sektor Warenhäuser mit einem
Der Workflow im Helpdesk läuft nun Marktanteil von rund 60 %. Das in allen Landesteilen vertretene Unternehmen be-
folgendermaßen ab: Der Melder auf der schäftigt rund 9750 Mitarbeitende. Zur Manor-Gruppe gehören 61 Warenhäuser, 31
1. Stufe gibt ein Ticket auf, die Koordi- Food-Supermärkte, 29 Restaurants und 31 zusätzliche Verkaufsstandorte. Der Umsatz
der Manor AG verteilt sich auf die Segmente Non-Food (71 %), Food (25 %) und Res-
nation dieses Tickets liegt beim überge-
taurant (4 %). Insgesamt führt Manor über eine Million Artikel von rund 2800 Liefe-
ordneten Helpdesk-Team, und die Aus-
ranten aus der ganzen Welt. Davon sind rund 690 lokale Produzenten, die saisonale
führung erfolgt dann durch externe und lokale Produkte in die Manor-Food-Märkte liefern. Die Manor AG ist die größte
FM-Firmen bzw. die jeweiligen Fachfir- Warenhausgruppe der Schweiz.
men. Die Meldung wird vom System ge-
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CAFM
Zur Manor-Gruppe ge
hören 61 Manor-Waren-
häuser, 31 Manor-Food-
Supermärkte, 29
Manora-Restaurants
und 31 zusätzliche Ver-
kaufsstandorte. Hier
der Standort in Sierre
und für welches Gewerk die meisten Ti- die Tatsache, dass im CAFM-System viel gorie versehen sind. Gemäß der gültigen
ckets und somit auch die meisten Repara- automatisiert ist“, berichtet Maronde. SIA-Norm stellt das System dann die
turen angefallen sind“, beschreibt David „Jede der einzelnen Anwendergruppen, Pläne nach Reinigungskategorien farbig
Maronde. „Das ist eine wertvolle Unter- sei es Helpdesk, Flächenmanagement dar und zeigt auch den jeweils vorhan-
stützung unserer Investitionsplanung, oder Reinigung, bekommt exakt die An- denen Fußbodenbelag pro Etage an.
man sieht, bei welchen technischen Anla- gaben aus dem System, die sie benötigt, Dank der Simulation kann das Reini-
gen konkrete Maßnahmen eingeleitet und natürlich nur diese. Somit wird nie- gungsbudget sinnvoll verteilt werden,
werden müssen“. Zukünftig ist vorgese- mand mit unnützen Informationen damit die bestmögliche Qualität erreicht
hen, die Investitionsplanung weitgehend überfrachtet. Wir haben eine viel bessere wird. „Im System ist alles sehr gut dar-
über das CAFM-System abzuwickeln. Übersicht, denn vieles ist im System vor- stellbar, vor allem die Kosten, man kann
gegeben, das erleichtert die Eingabe der verschiedene Varianten simulieren, und
Realisierte Einsparungen und Daten erheblich“. Vorgefertigte Masken im Handumdrehen habe ich die neuen
Nutzenpotenzial und entsprechende Kataloge sind in die- Kosten. Auch bei der gleichzeitigen Aus-
„Seit wir die Software im Einsatz haben, sem Zusammenhang eine hervorragen- wertung von insgesamt 61 Warenhäu-
hat sich die Fehleranfälligkeit der Daten de Unterstützung. Wenn man eine Anla- sern funktioniert dies völlig problemlos“,
stark reduziert. Darüber hinaus konnte gennummer eingibt, so füllt das System ergänzt David Maronde. Das System
der Suchaufwand für verlässliche Daten automatisch die übergeordnete Hierar- bietet zudem weitreichende grafische
und Informationen drastisch minimiert chieebene aus. Meldungen im Helpdesk Möglichkeiten. „Überhaupt sind Grafik-
werden. Suchaufwand bedeutet unter werden nach Meldungstyp, als Bedarfs- programme gut integrierbar, die Kompa-
Umständen viel Zeit, und Zeit ist be- oder Störungsmeldung sowie nach Mel- tibilität mit CAD ist gegeben, und es
kanntlich Geld“, betont der FM-Verant- dungskategorie, unterschieden. Man dif- entstehen uns keinerlei Probleme“, be-
wortliche. Als weiterer wichtiger Nutz ferenziert zudem nach Non-Food-Area, kräftig der FM-Prozessverantwortliche.
effekt ist zu nennen, dass sich der Restaurant, Supermarkt, nach Gebäude,
Unsicherheitsfaktor, ob man die richti- Hauptsitz und Hinterräumen. Bei den Ausblick
gen tagesaktuellen Informationen vorlie- Gewerken gibt es über 30 verschiedene Neben der weiteren Vertiefung bei der
gen hat, nahezu völlig aufgelöst hat. Kriterien, hierunter fallen etwa Kältean- Investitionsplanung wird die CAFM-
„Hierfür steht die Zuverlässigkeit des lagen, Elektroinstallationen, Beleuch- Software aus Bensheim auch das Ener-
Systems“, bekräftigt David Maronde, „wir tung und Kasse. giemanagement unterstützen, das als
haben unsere Reaktionszeiten signifikant nächstes wichtiges Projekt seit Ende letz-
verkürzen können, da die Mitarbeiter auf Simulation der Reinigungskosten ten Jahres bei der Manor AG auf der
Knopfdruck alles Wesentliche zur Hand Bei der Manor AG gibt es ein festgeleg- Agenda steht. Denn Energieeffizienz so-
haben. Man wählt einfach ein Feld über tes Jahresbudget für die Reinigung. Im wie Nachhaltigkeit sind wichtige Säulen
den Katalog im System aus, das ist sehr System sind sowohl die Flächen als auch im strategischen Wertekanon des füh-
bequem zu handhaben.“ die Reinigungsintervalle hinterlegt, die renden Schweizer Handelsunterneh-
Überzeugt hat die Anwender der Manor entscheidend für die Kosten sind. „Man mens.
AG vor allem die hohe Benutzerfreund- kann nun die Kosten der Reinigung zu
lichkeit, die gut verständlichen Icons so- Planungszwecken simulieren, da Reini- Hans Werner Eirich, Mitglied der
wie die ansprechende farbliche Gestal- gungskategorie, -fläche und -intervalle Geschäftsleitung, speedikon FM AG,
tung. „Ein weiterer deutlicher Vorteil ist mit Kosten pro Quadratmeter und Kate- 64625 Bensheim
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