Projekt-, Programm- und Portfoliomanagement in der BA - Ulrich Völkoi - Bereichsleiter ITP1 Strategie | 19. Mai 2016 Management und Governance von ...
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Ulrich Völkoi – Bereichsleiter ITP1 Strategie | 19. Mai 2016 Projekt-, Programm- und Portfoliomanagement in der BA Management und Governance von Projekten
Die BA erfüllt umfassende Dienstleistungsaufgaben
für den Arbeits- und Ausbildungsmarkt
Bundesagentur für Arbeit BA-Informationstechnologie
▬ zentraler Dienstleister am Arbeitsmarkt ▬ Hauptsitz: Nürnberg
▬ Körperschaft des öffentlichen Rechts mit ▬ IT-Mitarbeiter/-innen: 2.500
Selbstverwaltung ▬ Vernetzte PC: 160.000
▬ Zentrale mit ▬ Netzwerkkomponenten 17.000
▬ 10 Regionaldirektionen ▬ Server: 9.000
▬ 156 Agenturen für Arbeit ▬ BA-IT-Verfahren: 120
▬ 616 Geschäftsstellen und ▬ Zentrale RZ: 3
▬ 303 Jobcenter (gE) ▬ Regionale RZ: 11
▬ 12 Bildungs- und Tagungsstätten (BTS)
▬ 7 besondere Dienststellen in ▬ monatlich:
▬ 1.600 Liegenschaften ▬ E-Mail-Volumen: 39 Mio.
▬ ca. 130.000 BA-Mitarbeiter/-innen ▬ Überweisungen: 16 Mio. mit 8 Mrd. €
▬ Postsendungen: 11 Mio.
▬ Druckseiten: 53 Mio.
20160519_Projekt-Programm--Portfoliomanagement-in-der-BA_v0.91.pptm Seite 2
Die Organisation der BA-Informationstechnik bedient
die Anforderungen der BA ideal
Zentrale der BA
Demand
IT-Steuerung
• IT-Strategie
• IT-Anforderungsmanagement
• IT-Sicherheit IT-Systemhaus
• IT-Prozessmanagement
• Infrastruktur/Immobilien IT-Systemhaus
• Steuerung im Geschäftsbereich
• IT-Dienstleister für BA und Jobcenter (gE)
• Systementwicklung
• Betrieb/Infrastruktur
• Betreuungsservice für
IT-Anwender/-innen und PCs
RITS
• Fachlich dem IT-Systemhaus unterstellt
Supply • Organisatorisch in dezentrale Serviceeinheiten
der Agenturen integriert (zusammen mit
Personal, Finanzen und Infrastruktur)
20160519_Projekt-Programm--Portfoliomanagement-in-der-BA_v0.91.pptm Seite 3
Die Organisation der BA Informationstechnik gliedert
sich in IT-Steuerung und IT-Systemhaus
Zentrale der BA – Informationstechnik und
Prozessmanagement (ITP)
IT- Prozesse / IT- Prozesse / Infra- Steuerung
Strategie Anforde- Sicherheit Anforde- struktur/ im GB
rungen rungen Immobilien
ITP1 ITP2 ITP3 ITP4 ITP5 ITP6
IT-Strategie / Architektur
Portfolio-Management (inkl. Haushalt/Budget und Mittelfristplanung)
Zentrales Projektmanagement fachliche Führung
IT-Systemhaus
System- Produktion Anwender- Zentrales
entwicklung service Projekt-
management
SE P AS ZPM
~ 30 Projekte mit ca. 125 Mio. EUR / Jahr
~ 7 Projektdefinitionsphasen
20160519_Projekt-Programm--Portfoliomanagement-in-der-BA_v0.91.pptm Seite 4
Unsere Projekte leiten wir aus der BA Strategie über
die IT-Strategie und das Portfoliomanagement ab
Portfolio-
Strategie BA 2020 IT-Strategie Masterplan Agile Projekte
management
29.02.16 (Datum des Stichtags zur Statusbewertung)
I
c
Umsetzungsgrad [%]
o
Zugehörigkeit zum
Umsetzungsgrad
Plausibilisierung
n
Zeitablauf [%]
Masterplan
Ampel Icon
Handlungsfeld/
Ampel
Erfolgsindikator/ Org.-
ID Initiative von bis Einheit Verantwortlich
- aufgenommen P Schwerpunkt: BA Private Cloud
1 aufgenommen P-HF1 Services SEM Franz
O aufgenommen P-HF1-EI1 80% des Volumens der gelieferten Services sind mit dem 01.01.2015 31.12.2018 SEM Franz 35% 34,1% 13 grün
Standardkatalog abgedeckt
4 aufgenommen P-HF1-EI1-AP1 Entwicklung und Einführung eines standardisierten Servicekatalogs SEM Franz, Fiedler
für die BA Private Cloud
aufgenommen P-HF1-EI1-AP1-INI1 Struktur & Inhalt des Servicekatalogs für SBI und IT-Services definieren 01.01.2015 30.06.2016 APS21 Fiedler, AS, SE, SBI-Vs 95% 91,2% 20 gelb
31.03.2016 Fiedler, AS, G.Rösel, SBI-Vs,
SEM, SLM, PLKM
aufgenommen P-HF1-EI1-AP1-INI2 Interaktionsmodell, Nutzerkreis & Use Cases für BA Private Cloud 01.10.2015 30.12.2016 SEM Franz, Fiedler 45% 49,3% -20 gelb
definieren
20160519_Projekt-Programm--Portfoliomanagement-in-der-BA_v0.91.pptm Seite 5
BA 2020 – vom serviceorientierten Dienstleister zum
kundenorientierten Lösungsanbieter
20160519_Projekt-Programm--Portfoliomanagement-in-der-BA_v0.91.pptm Seite 6
Basierend auf BA 2020 leitet sich die IT-Strategie mit
acht Schwerpunkten ab
Weiterentwicklung der BA-2020-Onlineangebote Standardisierung und Flexibilisierung der BI-
ITP4 und Digitalisierung der Geschäftsprozesse Plattform zur zielgruppengerechten Unterstützung ITP2
Handlungsfelder Attraktive Onlineanwendungen für wesentliche Geschäfts- Einheitliches BI-Frontend bietet flexible Bereitstellung Handlungsfelder
• Prozesse und Methoden prozesse, entwickelt mit agilen Methoden und bereitgestellt über von Auswertungen basierend auf dispositiver Basis- • BI-Präsentationsschicht
• Kompetenzen einheitliches Portal datenschicht, getrennt von operativen IT-Verfahren • Datenversorgung und
Schnittstellen
• Beratung der Fach-
bereiche und Anwender
Übergreifende Steuerung für einen effizienten
AS Umfassende Anwenderorientierung Ressourceneinsatz zu marktkonformen Konditionen ITP1
Handlungsfelder Hohe Anwenderzufriedenheit durch Kommunikation von Übergreifende Priorisierung und Steuerung mit Handlungsfelder
• Arbeitsmittel der Zukunft Anforderungen über Anwenderportal, einheitlichen Steuerungssystemen zur Nutzung • Portfolio
• Regionaler IT-Service passende Informationen begrenzter Ressourcen für fachliche und • Steuerungssysteme
• Anwenderzufriedenheit technische Innovationen • Haushalt
IT- • Projektmanagement
• Strategische Architektur
Strategie
BA-Standardsoftware für eine 2020
SE optimale Geschäftsprozessunterstützung Steigerung der operativen Leistungsfähigkeit IS
Handlungsfelder Einheitliche und standardisierte Plattformen Adressierung der BA-2020-Anforderungen Handlungsfelder
• Operative Systeme für operative Systeme, SAP und Business durch eigene Mitarbeiter in Schlüssel- • Personal
• SAP-Standard- Intelligence unterstützen alle geschäftlichen positionen, bedarfs-gerechte Qualifikation, • Steuerung und
software Anforderungen flexible Organisation und reduzierte Bürokratie Kennzahlen
• Dispositive Systeme • Organisation und
(Business Intelligence) Zusammenarbeit
• Prozesse und
Organisation
BA Private Cloud zur flexiblen und Informationssicherheit bei neuen Technologien,
P effizienten Nutzung von IT-Ressourcen Anwendungen und Bedrohungsszenarien ITP3
Handlungsfelder BA Private Cloud als standardisierte, skalierbare und Schutz aller der BA anvertrauten Informationen auch Handlungsfelder
• Serviceangebot und flexible Plattform zur automatisierten Bereitstellung von bei neuen Onlineanwendungen, Technologien und • Radar
-verrechnung IT-Verfahren und Onlineanwendungen als Services Bedrohungsszenarien gewährleistet • Operations
• Rahmenbedingungen • Reporting
Serviceangebot
• IT-Betriebsprozesse und
IT-Verwaltungssystem
• Organisation und
Fähigkeiten
• Technologie
20160519_Projekt-Programm--Portfoliomanagement-in-der-BA_v0.91.pptm Seite 7Über den Masterplan steuern wir die Umsetzung der
IT-Strategie entlang definierter Erfolgsindikatoren
29.02.16 (Datum des Stichtags zur Statusbewertung)
I
c
Umsetzungsgrad [%]
Zugehörigkeit zum
o
Umsetzungsgrad
Plausibilisierung
n
Zeitablauf [%]
Masterplan
Ampel Icon
Handlungsfeld/
Ampel
Erfolgsindikator/ Org.-
ID Initiative von bis Einheit Verantwortlich
- aufgenommen P Schwerpunkt: BA Private Cloud
1 aufgenommen P-HF1 Services SEM Franz
O aufgenommen P-HF1-EI1 80% des Volumens der gelieferten Services sind mit dem 01.01.2015 31.12.2018 SEM Franz 35% 34,1% 13 grün
Standardkatalog abgedeckt
4 aufgenommen P-HF1-EI1-AP1 Entwicklung und Einführung eines standardisierten Servicekatalogs SEM Franz, Fiedler
für die BA Private Cloud
aufgenommen P-HF1-EI1-AP1-INI1 Struktur & Inhalt des Servicekatalogs für SBI und IT-Services definieren 01.01.2015 30.06.2016 APS21 Fiedler, AS, SE, SBI-Vs 95% 91,2% 20 gelb
31.03.2016 Fiedler, AS, G.Rösel, SBI-Vs,
SEM, SLM, PLKM
aufgenommen P-HF1-EI1-AP1-INI2 Interaktionsmodell, Nutzerkreis & Use Cases für BA Private Cloud 01.10.2015 30.12.2016 SEM Franz, Fiedler 45% 49,3% -20 gelb
definieren
▬ Der Masterplan ordnet den definierten Erfolgsindikatoren eines IT-Strategie-Schwerpunktes konkrete
Initiativen zur Umsetzung zu
▬ Viele der beschriebenen Initiativen sind geeignete Kandidaten für Projekte
▬ Der Fortschritt wird von Führungskreis quartalsweise geprüft.
20160519_Projekt-Programm--Portfoliomanagement-in-der-BA_v0.91.pptm Seite 8Das IT-Portfoliomanagement identifiziert Projekte im
Kontext der Strategie und steuert deren Entwicklung
Vision Proaktives Portfoliomanagement
" Das IT-Portfoliomanagement … strategie-
konform
… versorgt das IT-Top- nachvoll-
ziehbar
plausibel
IT
Management mit verlässlichen Portfolio-
steuerung
Informationen rund um IT-
Budget, Abhängigkeiten in
fachlich /
Geschäftsbereichen und inhaltlich
fundiert
verlässlich
Planungsszenarien zur
Unterstützung strategischer
Entscheidungen. Steigern des Anteils für BA 2020 Maßnahmen
… gibt Leitplanken vor für den
Einsatz von Ressourcen und
Budgets in Sinne der jeweils
"
gültigen Strategie.
Seite 9Unter anderem durch die Erfahrungen in ALLEGRO
führen wir die Projekte zunehmend agil durch
Ausgangslage ALLEGRO Release-Orientierung
▬ Leistungen von 220 PT / Tag ▬ Das Aufsetzen einer Release-
in der Spitze orientierten Vorgehensweise in
▬ Erste Ergebnisse nach ALLEGRO war ein großer Schritt
ursprünglichen Plan erst nach 3 ▬ Die Projektentwicklung wurde den
Jahren Entwicklungslaufzeit bestehenden Release-Zyklen
▬ Hohes Risiko bezogen auf die angepasst und daran ausgerichtet
korrekte Fachlichkeit bei einer so ▬ Zu jedem Release wurden alle
langen Laufzeit Prozesse zur Produktivsetzung
mit Ausnahme des abschließenden
Deployments durchgeführt
▬ Eine wesentlicher Punkt in diesem
Kontext war das Bereitstellen der
Mittel (in Time, in Budget, in
Quality)
20160519_Projekt-Programm--Portfoliomanagement-in-der-BA_v0.91.pptm Seite 10In drei Schritten haben wir agile Prozesse im Kontext
von ALLEGRO eingeführt
Schritte zur agilen Vorgehensweise
Sprint
Backlog
Rel.1
Rel.2 Release 1
Stufe 1
4 Jahre Rel.3 Release 2
Stufe 2 .
. ...
Release
3 Jahre . Sprint
SPEZ ENTW TEST Release n
(in Etappen)
Rel.n
Working
increment
of the software
Ausdehnung der Prozesse auf alle Projektbeteiligten
Erfolgreiche Umsetzung von ALLEGRO ALLEGRO profitiert von den Vorteilen
▬ Releases verkürzt ▬ Flexibles Umsetzung von Anforderungen & Änderungen
▬ Agiles Vorgehen eingeführt ▬ Frühes Feedback
▬ Kommunikation verbessert und Team gestärkt ▬ Geringeres „Go-Live“-Risiko
▬ Alle Release in Time & Budget geliefert ▬ Schnelle Ergebnisse
▬ Hohe Motivation durch Eigenverantwortung
1 Rel. = Release
20160519_Projekt-Programm--Portfoliomanagement-in-der-BA_v0.91.pptm Seite 11Das Erstellen der Software in Etappen erlaubt das
frühe und effiziente Bereitstellen der Fachlichkeit
Erstellung der Software in Etappen
TINS Bazar: Rollingwave planning
Anforderung Abnahme &
DINS
Architekt
Lieferung
Abnahme und Lieferung
Lieferung
Commitment
Requirements
Requirements Delivery Teamleiter
TINSBazar:
TINS Bazar:Rollingwave
Rollingwaveplanning
planning
Design Teamleiter Manager
Commitment
DINS
DINS
Architekt
Architekt
Ressource Teamleiter
Delivery
Delivery
Manager
Manager Commitment
Commitment
Teamleiter
n-planung Teamleiter
Teamleiter
Teamleiter
Design
Design Commitment
Commitment
Ressourcen-
Ressourcen-
planung
planung Teamleiter
Teamleiter
agile Commitment Commitment
Commitment
Konstruktion
Teamleiter
Teamleiter
agileMethoden
agile Methoden
Teamleiter
Teamleiter
Teamleiter
Teamleiter
Teamleiter Teamleiter
Construction
Methoden Construction
Teamleiter
Verification
Verification
Verifikation Initialization
Initialization Test
Test Delivery
Maintenance
Maintenance Implementation
Implementation Integration
Integration Product / Increment
Initialisierung Test Auslieferung
Maintenance Implementierung Integration Produkt/Inkrement
Benefits
+ Projektbeschleunigung durch verstärkte Parallelisierung
+ Flexible Reaktion auf Änderungen und Fehler
+ Frühes Feedback von Stakeholdern
+ Frühe Rejustierung möglich
+ Qualitätsverbesserung durch frühere Integration
20160519_Projekt-Programm--Portfoliomanagement-in-der-BA_v0.91.pptm Seite 12Auf Basis der positiven Erfahrungen wurde dieses
Vorgehen in das Vorgehensmodell der BA integriert
ZPM / ZPSO
Son- Projekt-
Projektdurchführungs- Abschluss- Nutzen-
dierungs- ME definitions- ME ME
phase phase phase
phase phase
Start-
Release I bis N
phase
Release Release
Planung Umsetzung Release
Umsetzung gemäß SERA Rahmenprozess in IT- Abschluss
Projekten
20160519_Projekt-Programm--Portfoliomanagement-in-der-BA_v0.91.pptm Seite 13???
Son- Projekt-
Projektdurchführungs- Abschluss- Nutzen-
dierungs- ME definitions- ME ME
phase phase phase
phase phase
ME = „Umfeld“-Meilenstein
ME = Meilenstein mit Vorlage im externen Entscheidungsgremium
20160519_Projekt-Programm--Portfoliomanagement-in-der-BA_v0.91.pptm Seite 14Herausforderungen sind im Kontext von Soft Skills,
zur Agilität und bei der Abrechnung zu bewältigen
Herausforderungen Maßnahmen
Aufbrechen fester Teamstrukturen Durchführen teambildender Maßnahmen
Zusammenbringen unterschiedlicher Bilden von gemischten Teams
Teamgedanke Unternehmenskulturen in gemischten Teams Fördern der Soft-Skills (Kommunikation, etc.)
& Soft Skills Verbreiten von Know-how Konsequentes Personalmanagement
Minimieren der Fluktuation Projekt-Controlling/Releasemanagement
Erarbeiten einer fachlichen / technisch
Minimieren von Risiken bei der Einführung Gesamtkonzeption
von IT-Verfahren Zerlegung des Gesamtumfangs in Releases
Agilität Frühzeitiges Nutzen von (Teil-)Ergebnissen Enge Verzahnung von Projekt und Betrieb
Erfahrung aus produktivgesetzten Teilen in bereits während der Projektlaufzeit
die Weiterentwicklung einfließen lassen Stufenweise Produktionseinführung anstelle
eines „Big Bang“
Planen der Releases inkl. entsprechender
Sauberes Abrechnen der Projekte
Arbeitspakete
Abrechnung Herstellen einer Rechnungshof-konformer
Arbeitspakete als Basis für die Abrechnung
Abrechnung
Sprints innerhalb der Arbeitspakete
20160519_Projekt-Programm--Portfoliomanagement-in-der-BA_v0.91.pptm Seite 15Mit den für BA 2020 aufgesetzten Projekten gehen
wir noch konsequenter in Richtung Agilität
An Kundeninteressen
ausgerichtetes, integriertes
Portal
APOK
BA – APP-Store
Zielgruppenspezifische
APPs
ZAPP
Individuelle
Informationsaufbereitung im
Berufsentwicklungs-Navigator
BEN
Finanzielle Leistungen online
Projekte beantragen und APOLLO
nachverfolgen
Vereinfachung der
Jobbörse JOBBÖRSE
Prozessgesteuerte
Aufgabenerledigung über
Rollenbasierte Oberflächen
ROBASO
Flexibilisierung durch
Business Intelligence
Self Service
BISS
20160519_Projekt-Programm--Portfoliomanagement-in-der-BA_v0.91.pptm Seite 16Kontakt
Ulrich Völkoi
Bereichsleiter ITP1 Strategie
Regensburger Straße 104
90478 Nürnberg
Phone: +49 911 179-6274
E-Mail: ulrich.voelkoi@arbeitsagentur.de
20160519_Projekt-Programm--Portfoliomanagement-in-der-BA_v0.91.pptm Seite 17Backup
BA 2020 und die Digitale Agenda der BA beschreiben
den Rahmen für IT-Strategie und Projekte
Digitale Agenda der Bundesregierung
Änderung des Technologische
Kundenverhaltens, z.B. Entwicklungen, z.B.
• Flexibilität • Cloud Computing
• Ortsunabhängigkeit Strategische Ausrichtung • Mobile Computing
• Vereinbarkeit von Familie der BA • Agilität
und Beruf
• BA 2020
• BA Online 2020
• IT-Strategie 2020
• FamKa 2020
Die Digitale Agenda der BA beschreibt den digitalen Wandel hin zum
innovativsten Dienstleister im öffentlichen Sektor
20160519_Projekt-Programm--Portfoliomanagement-in-der-BA_v0.91.pptm Seite 19Die Ziele der Digitalen Agenda der BA sind somit eine
wesentliche Anforderung an das BA-Projektportfolio
Digitale
Neue benutzer-
Interaktions- und
freundliche
Kommunikations-
Online-Angebote
Lösungen
Ziele
Digitalisierung und
Vereinfachung der
Automatisierung
internen
von Prozessen
Arbeitsabläufe
Kunde-zu-Kunde
20160519_Projekt-Programm--Portfoliomanagement-in-der-BA_v0.91.pptm Seite 20Sie können auch lesen
