Kurzanleitung für das Excel-Eingabetool für die Verbraucherinsolvenzberatung
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Kurzanleitung für das Excel-Eingabetool für
die Verbraucherinsolvenzberatung
Sehr geehrte Dame,
sehr geehrter Herr,
im Folgenden finden Sie eine bebilderte Kurzanleitung für die Verwendung des Excel-Eingabetools für die
Aufnahme der Statistikdaten der Verbraucherinsolvenzberatung für die Landes- und Bundesstatistik.
Über folgenden Link können Sie die aktuelle Version des Excel-Eingabetools zusammen mit weiteren
Informationen und Dokumenten herunterladen:
http://www.d-nrw.de/projekte-referenzen/foerderprogrammcontrolling/excel-eingabetool.html
Über folgenden Link gelangen Sie zur Online-Eingabeplattform für die Statistikdaten zur direkten Eingabe
der Falldaten (falls Sie auf das Eingabetool verzichten möchten) und zum Import der Falldaten aus dem
Excel-Eingabetool:
http://www.vib.formulardb.de/auth/login
1Inhalt
1. Allgemeines Seite 3
1.1. Allgemeines – Excel Hinweismeldungen Seite 4
1.2. Allgemeines – Grundlegender Aufbau Seite 5
2. Fallaufnahme Seite 6
2.1. Fallaufnahme – Aufnahmemaske Seite 7
2.2. Fallaufnahme – Fallübersicht I Seite 9
2.3. Fallaufnahme – Aufnahmemasken Seite 10
2.4. Fallaufnahme – Fallübersicht II Seite 11
3. Weitere Funktionen Seite 12
3.1. Weitere Funktionen – Pfändungstabelle Seite 13
3.2. Weitere Funktionen – Gläubigerblätter Seite 14
3.3. Weitere Funktionen – Schuldenregulierungsvorschlag Seite 16
3.4. Weitere Funktionen – P-Konto-Bescheinigung Seite 17
4. Datenupload für die Landes- und Bundesstatistik Seite 18
5. Übergang in das nächste Berichtsjahr Seite 20
21. Allgemeines
• Das Excel-Eingabetool dient der Aufnahme der Falldaten der Verbraucherinsolvenzberatung zur Belieferung der Landes- und
Bundesstatistik in NRW und soll Ihnen optional weiteren Mehrwert im täglichen Umgang durch die hinterlegte P-Konto-
Bescheinigung, Pfändungstabelle und den Schuldenregulierungsvorschlag bieten. Wenn Sie bereits Fachsoftware oder
Eigenentwicklungen nutzen, wird der Nutzen der zusätzlichen Funktionen für Sie begrenzt sein.
• Grundsätzlich ist das Excel-Eingabetool eine makrobasierte Excel-Vorlage, in welche die Falldaten über diverse
Eingabemasken eingetragen werden können. Alle Felder, die nicht durch den Anwender befüllt werden sollen sind durch die
Voreinstellung gesperrt. Die Sperre ist jedoch nicht passwortgeschützt, sodass Sie, nach Aufhebung des Schutzes, das
Dokument jederzeit nach Ihren Wünschen und Vorstellungen bearbeiten können (Schriftgrößen, Spaltenbreiten etc.). Auch
die hinterlegten Makro- und VBA-Programmierungen sind nicht passwortgeschützt und können durch Sie bearbeitet werden.
• Das Eingabetool unterliegt den Grenzen, die durch Excel vorgegeben sind und ist getestet mit Excel 2010 und Excel 2013.
Empfohlen wird eine Bildschirmauflösung von 1920 x 1080 oder 1600 x 900. Bei kleineren Auflösungen muss ggf. der Excel-
eigene Zoom genutzt werden, um alle Inhalte der Arbeitsblätter anzuzeigen. Die Eingabemasken passen sich dagegen
automatisch an. Hierzu wurden Auflösungen bis 1280 x 720 getestet.
• Es besteht keine Kompatibilität zu OpenOffice oder anderen Office-Varianten.
• Zur Verwendung des Tools muss dieses in einem Ordner auf Ihrem Rechner zusammen mit dem Dokument Datenupload.xls
gespeichert werden.
• In einer Beratungsstelle können mehrere Instanzen des Eingabetools zeitgleich verwendet werden, solange es keine
Doppelung von Aktenzeichen gibt (z. B. Eine Beratungsstelle mit 2 oder mehr Beratern mit jeweils eigenen Fällen kann diese
in jeweils eigenen Eingabetools aufnehmen und bearbeiten).
• Es können entsprechend mehrere Datenimporte in das Websystem innerhalb eines Jahres durchgeführt werden. Doppelte
Aktenzeichen werden dabei jedoch im Websystem überschrieben.
31.1. Allgemeines – Excel Hinweismeldungen
• Beim ersten Aufrufen des Tools werden Sie gefragt, ob Sie die Bearbeitung des Tools aktivieren wollen, da das
Dokument aus dem Internet heruntergeladen wurde und entsprechend von Ihrem Computer als potenziell
gefährlich eingestuft wird -> Stimmen Sie der Aktivierung zu.
• Zudem werden Sie gefragt, ob Sie die verwendeten Makros aktivieren wollen. Makros sind programmierte Excel-
Funktionen, die „auf Knopfdruck“ oder durch andere Auslöser teils komplexe Funktionen und Berechnungen
durchführen und Ihnen die Arbeit mit dem Tool erleichtern sollen. Ohne diese Makros funktioniert das Tool nicht ->
Aktivieren Sie die Makros.
• Auch kann der Hinweis erscheinen, dass Excel versucht Verknüpfungen zu aktualisieren -> Stimmen Sie der
Aktualisierung nicht zu.
• Darüber hinaus kann auch folgende Sicherheitswarnung angezeigt werden. Für die Funktion des Eingabetools ist
dieser Hinweis nicht relevant -> Sie können den „Inhalt aktivieren“
41.2. Allgemeines – Grundlegender Aufbau
• Grundsätzlich finden Sie im Eingabetool auf der linken Seite die grundlegenden Funktionen, hinterlegten Daten oder
ausfüllbare Tabellen (graue Felder in den jeweiligen Tabellen sind durch Sie zu befüllen). Ein Großteil der jeweils
benötigten Werte wird automatisch eingefügt und/oder berechnet.
• Rechts daneben befinden sich die weiteren Optionen (Drucken, Berechnen, Speichern, Zurück zur Übersicht etc.)
und allgemeine Ausfüllhinweise.
• In der Regel finden sich zu jedem Button und zu jeder Funktion weitere Beschreibungen in den allgemeinen
Hinweisen.
• Falldaten werden ausschließlich über Eingabemasken eingegeben. Diese Eingabemasken orientieren sich an den
Eingabemasken des Websystems und dem Fragebogen der Basisstatistik und sind erreichbar über diverse graue
Buttons im Eingabetool.
Beispiel Fallaufnahme:
• Um nur die Landes- und Bundesstatistik zu beliefern genügt es, lediglich die Masken der Fallaufnahme zum
jeweiligen Fall zu befüllen. Alle weiteren Funktionen sind optional und wirken sich nicht auf die Landes- und
Bundesstatistik aus.
52. Fallaufnahme
• Nach dem Öffnen des
Eingabetools befinden Sie sich
auf der Startseite. Andernfalls
klicken Sie bitte in den Reitern
unten auf den Reiter „Herzlich
Willkommen“.
• Auf der Startseite können Sie
über den Button „Fallanlage
und Fallauswahl“ einen neuen
Fall anlegen oder einen
bestehenden Fall bearbeiten.
62.1. Fallaufnahme – Aufnahmemaske I
• Bei aktivierten Makros gelangen Sie nach Klick
auf den Button „Fallanlage und
Fallbearbeitung“ zu folgender Maske:
• Hier sehen Sie links alle hinterlegten Fälle mit
dem Aktenzeichen sowie Vor- und Nachnamen
der beratenen Person zur Auswahl und zu Ihrer
Übersicht.
• Mit einem Klick auf einen Fall rufen Sie diesen
zur Bearbeitung auf, um das Aktenzeichen oder
die Namen anzupassen.
• Falls Sie einen Fall in der Liste nicht finden,
können Sie ihn über die Kriterien
„Aktenzeichen“, „Name“ oder „Vorname“
suchen. Bei der Suche funktionieren auch
Wortteile („ust“ statt „Muster“). Um zu Suchen,
geben Sie einfach den Begriff in das Feld neben
dem Suchbutton ein und klicken Sie
anschließend auf den entsprechenden
Suchbutton. Es werden dann alle sinnvollen
Ergebnisse durchgeschaltet, bis Sie Ihren Fall
gefunden haben.
72.1. Fallaufnahme – Aufnahmemaske II
• Um einen neuen Fall anzulegen klicken Sie
zunächst auf den Button „Neuen Fall anlegen“.
Der neue Fall hat dann zunächst ein
Aktenzeichen wie „Neuer Eintrag 1“ o. ä. und
kann durch Sie in den drei Eingabefeldern
bearbeitet werden.
• Speichern Sie Ihre Änderungen entweder über
„Änderungen am Fall speichern“, wenn Sie den
Fall anschließend nicht im Detail aufnehmen
oder bearbeiten wollen oder unter „Aktuelle
Auswahl speichern und aufrufen“, wenn Sie
anschließend die Falldetails aufnehmen oder
bearbeiten wollen.
• Wenn Sie versehentlich einen Fall angelegt
haben oder einen bestehenden Fall löschen
wollen/müssen, können Sie dies nach Anwahl
des Falls über den Button „Aktuellen Fall
löschen“ vornehmen. Vorsicht: Das Löschen ist
nicht umkehrbar.
82.2. Fallaufnahme – Fallübersicht I
• Nach dem Klick auf den Button „aktuelle Auswahl speichern und aufrufen“, gelangen Sie zur Fallübersicht zum jeweiligen Fall. Hier
sehen Sie in der linken Tabelle alle bisher eingegebenen Daten zum jeweiligen Fall zu Ihrer persönlichen Übersicht und zum Ausdruck.
• Die Tabelle der Fallübersicht ist schreibgeschützt. Sämtliche Falldaten werden über die Eingabemasken der „Fallaufnahme“
aufgenommen. Diese Masken können Sie in beliebiger Reihenfolge und sukzessive befüllen. Sie finden dort die Fragen analog zum
Websystem und zur Basisstatistik. Entsprechende Erläuterungen zu den Fragen sind verlinkt.
• Vorschlag: Beginnen Sie
mit der Eingabemaske
„Stammdaten der
beratenen Person und des
Beratungsfalls“
• Über die „weiteren
Funktionen“ können Sie
den Fall wechseln, die
Übersicht drucken,
verschiedene
Zusatzangebote nutzen
und zurück zur Startseite
gelangen.
92.3. Fallaufnahme – Eingabemasken
• Folgend sehen Sie die Eingabemaske „Stammdaten der beratenen Person und des Beratungsfalls“ als Beispiel für alle Eingabemasken zur Fallaufnahme
• Die drei oberen Felder können Sie über diese Maske nicht editieren.
• Im oberen Teil der Maske finden Sie die
Pflichtangaben für die Landes- und
Bundesstatistik, weiter unten die optionalen
Angaben für Ihre Akten. Bei zwei der Masken
finden Sie rechts einen Scrollbalken.
• Wenn Sie Änderungen vorgenommen haben,
können Sie diese über den Button „Falldaten zum
Aktenzeichen speichern“ speichern.
• Damit die Maske nicht versehentlich geschlossen
wird, wurde der „Schließen-Button“ (das Kreuz
oben rechts) deaktiviert. Nutzen Sie zum
Schließen bitte den Button „Beenden und zurück
zur Übersicht“.
• Sie können die Eingabefelder komfortabel mit
der Tabulator-Taste auf Ihrer Tastatur
durchschalten.
• Bei den Checkboxen ist eine Mehrfachauswahl
möglich. Leere und ausgegraute Checkboxen
werden als „Nein“ gewertet.
• Bitte halten Sie sich an die vorgegebenen
Formate.
• Erläuterungen zu den Merkmalen finden Sie hier
zum Download.
• Die beiden anderen Eingabemasken für die 10
Falldaten funktionieren analog.2.4. Fallaufnahme – Fallübersicht II
• Nachdem Sie die 3 Eingabemasken der Fallaufnahme (mit den Pflichtangaben der Landes- und Bundesstatistik) befüllt haben, haben Sie
die nötigen Schritte der Fallaufnahme zur späteren Belieferung der Landes- und Bundesstatistik über das Webtool abgeschlossen. Alle
eingetragenen Daten zum Fall finden Sie nun in der Fallübersichtstabelle.
• Sie können anschließend über die „Weiteren Funktionen“ den Button „Anderen Fall auswählen oder neuen anlegen“ nutzen, um mit
der Bearbeitung eines anderen Falls fortzufahren.
• Sie können das Tool optional
für Ihre weitergehende
Fallbearbeitung nutzen.
Hierfür stehen Ihnen unter
den „Weiteren Funktionen“
verschiedene Möglichkeiten
zur Verfügung. (Für die
Statistiken sind diese
Funktionen nicht relevant)
• Im Folgenden erhalten Sie
einen Überblick über die
Funktionen der
Pfändungstabelle, um
anschließend die
Gläubigerblätter und den
außergerichtlichen
Schuldenregulierungs- 11
vorschlag zu nutzen.3. Weitere Funktionen
• Zusätzlich zu den Anforderungen der Landes- und Bundesstatistik (abgedeckt über die Eingabemasken der Fallaufnahme) soll Sie das
Tool auch in anderen Bereichen unterstützen. Entsprechend wurden weitere Funktionen hinterlegt.
• Folgendes vorweg: Die Nutzung ist freiwillig. Wenn Sie bereits Fach- oder eigenentwickelte Unterstützungssoftware verwenden,
werden Ihnen die angebotenen Zusatzfunktionen evtl. keinen oder kaum Mehrwert für die tägliche Arbeit bieten.
• Sie können über die weiteren Funktionen eine Pfändungstabelle zum Fall erstellen, um den pfändbaren Betrag pro Monat zu ermitteln.
Mit diesem Wert können Sie anschließend Gläubigerlisten und einen Schuldenregulierungsplan erstellen. Zuletzt ist die P-Konto-
Bescheinigung vom 25.08.2014 hinterlegt und kann durch Sie befüllt werden.
• Bitte rufen Sie die Zusatzfunktionen über die Buttons in der Fallübersicht zum jeweiligen Fall auf. Direktes Aufrufen über die Reiter
unten kann zu Fehlern oder unvollständigen Einträgen führen, da mit den Buttons weitere Funktionen/ Berechnungen/
Werteübernahmen verknüpft sind.
123.1. Weitere Funktionen – Pfändungstabelle
• Über den Button „zur Pfändungstabelle“ der Fallübersicht gelangen Sie zur Pfändungstabelle. Hier können Sie über den Nettoverdienst
laut Arbeitgeber, die Anzahl der unterhaltsberechtigten Personen und die hinterlegten Freibeträge den monatlich pfändbaren Betrag
ermitteln. Hierzu füllen Sie lediglich die grau hinterlegten Felder aus und klicken anschließend auf den Button „monatlich pfändbaren
Betrag berechnen“. Das Ergebnis wird dann direkt zum Fall gespeichert und kann durch erneute Berechnung angepasst werden.
• Wenn sich die hinterlegten
Freibeträge ändern, können
Sie diese für das gesamte
Dokument über den Button
„Freibeträge anpassen“
editieren.
• Über den Button „Übersicht
drucken“ können Sie die
gesamte Pfändungstabelle
ausdrucken.
• Über den Button „zurück
zur Fallübersicht“ gelangen
Sie zurück zur Fallübersicht.
• Über die Fallübersicht
können Sie anschließend
die „Gläubigerblätter“ und
den „Schuldenregulierungs-
vorschlag“ nutzen.
13•
3.2. Weitere Funktionen – Gläubigerblätter I
Über die Buttons „zum Gläubigerblatt“ und „zum Gläubigervertreterblatt“ der Fallübersicht gelangen Sie zu den entsprechenden Blättern. Die Blätter
funktionieren analog zueinander. Hier können Sie zunächst die erwarteten Gerichtskosten oder Treuhandkosten sowie das außergerichtliche Angebot des
Schuldners mit der Laufzeit des Angebotes an seine Gläubiger eintragen.
• Anschließend können Sie die Gläubiger(-vertreter) des Schuldners mit den entsprechenden Forderungen in die Tabelle eintragen. Die Gläubiger tragen Sie
entweder direkt in die Tabelle ein (Spalte B) oder (empfohlen bei wiederkehrenden Gläubigern) Sie tragen die Gläubiger über den Button
„Gläubigerverwaltung“ in die Gläubigerdatenbank ein.
• Die hinterlegten Gläubiger
der „Gläubigerverwaltung“
können Sie dann über die
„Gläubigerauswahl“ suchen
und über den Button
„Gläubiger in die Liste
übernehmen“ direkt in die
Tabelle übernehmen. Wenn
Sie das Feld beschreiben
werden Ihnen per
Autovervollständigung
mögliche Gläubiger
angezeigt. Darüber hinaus
können Sie die Liste auch
ausklappen und scrollen.
Wird im Auswahlfeld der
gewünschte Gläubiger
angezeigt, können Sie diesen
über den Button „Gläubiger
in die Liste übernehmen“ 14
übernehmen.3.2. Weitere Funktionen – Gläubigerblätter II
• Wenn Sie einen Gläubiger hinzugefügt haben, müssen Sie noch dessen Forderungshöhe in die Spalte C eintragen. Die Tabelle summiert automatisch die
Forderungen der angegebenen Gläubiger zu einer Gesamtschuld des Schuldners. Über den monatlich pfändbaren Betrag laut Pfändungstabelle wird
darüber hinaus der pfändbare Betrag über die angegebene Laufzeit ermittelt. Die Quote zur Forderung wird aus dem Verhältnis von außergerichtlichem
Angebot zur Gesamtschuld ermittelt.
• Die weiteren automatisch generierten Werte in der Tabelle sind: „Quote in %“: Anteil der Forderung des Gläubigers an der Gesamtschuld. „Monatliche
Rate“: monatliche Rate der Tilgung durch das außergerichtliche Angebot in Abhängigkeit zur „Quote in %“. „Außergerichtliches Angebot“: Summe der
monatlichen Raten über die angegebene Laufzeit. „Summe bei InSo-Verfahren“: Pfändbarer Betrag über die angegebene Laufzeit.
• Sie können Gläubiger aus
der Tabelle entfernen,
indem Sie den jeweiligen
Eintrag aus Spalte B und C
löschen.
• Wenn Sie die Liste
vervollständigt haben (oder
zwischenspeichern
möchten), können Sie den
Button „Gläubigerliste zum
Aktenzeichen speichern“
nutzen.
• Zudem können Sie die
Tabelle über weitere Buttons
ausdrucken und nach dem
Speichern zurück zur
Fallübersicht gelangen.
153.3. Weitere Funktionen – Schuldenregulierungsvorschlag
• Analog zu den Gläubigerblättern gelangen Sie über den Button „zum Schuldenregulierungsvorschlag“ der Fallübersicht zum
Schuldenregulierungsvorschlag. Dieser funktioniert ähnlich zu den Gläubigerblättern, verzichtet allerdings auf die Beträge des InSo-Verfahrens.
163.4. Weitere Funktionen – P-Konto-Bescheinigung
• Über den Button „zur Bescheinigung nach § 850k“ in der Fallübersicht gelangen Sie zur P-Konto-Bescheinigung. Eine Ausfüllanleitung ist entsprechend
verlinkt.
• Hier müssen die grau hinterlegten Felder ausgefüllt werden. Auf Grundlage der Freibeträge finden dann automatische Berechnungen statt. Die Freibeträge
können Sie über den Button „Freibeträge anpassen“ für das gesamte Dokument bearbeiten.
• Über den Button „Übersicht drucken“ können Sie die Bescheinigung auf ein DIN A4-Blatt drucken.
• Vorsicht: Die eingetragenen Werte
werden nicht zum jeweiligen
Aktenzeichen gespeichert!
• Arbeitsgemeinschaft Schuldnerberatung
der Verbände (AG SBV) vom 09.02.2010
in Absprache mit der Deutschen
Kreditwirtschaft (DK) - Stand:
25.08.2014
• Die Musterbescheinigung steht unter
einer Creative Commons
Namensnennung-Keine Bearbeitung 3.0
Deutschland Lizenz
• http://creativecommons.org/licenses/by
-nd/3.0/de/
174. Datenupload für die Landes- und Bundesstatistik I
• Wenn Sie die Fälle des Berichtsjahres aufgenommen haben, können Sie zum Ende des Berichtsjahres - sobald keine weiteren Fälle oder Fallbearbeitungen
für das Berichtsjahr erwartet werden - das Datenupload-Dokument, für den Import in das webbasierte Erfassungssystem, generieren. Dies können Sie
über die Startseite „Herzlich Willkommen“ des Eingabetools vornehmen.
• Hierfür klicken Sie auf den Button „Alle Fälle in das Importdokument übernehmen“.
• Hierdurch werden alle relevanten Falldaten für die Landes- und
Bundesstatistik in das Dokument „Datenupload.xls“, das sich
zwingend im gleichen Ordner wie das Eingabetool befinden muss,
übertragen. Anschließend wird ein „Speichern-Dialog“ aufgerufen.
Speichern Sie das Dokument nun mit einem Namenszusatz auf
Ihrem Rechner als „.xls-Datei“ ab (z. B. „Datenupload_2014-1.xls“ o.
ä.). Dieses Dokument wird anschließend für den Import in das
Websystem verwendet.
• Nachdem Sie das Datenupload-Dokument erstellt haben, klicken Sie
auf den Button „Die Webseite für den Datenupload aufrufen“, um
das Dokument hochzuladen.
• Hier loggen Sie sich nun mit Ihren bekannten Login-Daten ein.
184. Datenupload für die Landes- und Bundesstatistik II
• Nach dem Login in das Websystem können Sie im Reiter „Formulare VIB“ die Seite „Im-/Export und Freigabe“ aufrufen.
• Auf der folgenden Seite klicken Sie dann auf „suchen“. Nun wählen Sie Ihr Datenupload-Dokument auf Ihrem PC aus und laden es anschließend über den
Button „Hochladen“ hoch. Je nach Größe des Dokumentes kann der Upload unterschiedlich lange dauern.
• Nach erfolgreichem Upload finden Sie Ihre Daten im Websystem im Bereich der Einzelfälle und der
aggregierten Gesamtangaben. Im Bereich der aggregierten Gesamtangaben müssen anschließend noch die
aggregierten Angaben für die Landesstatistik zu Informationskontakten (und Onlineberatungen),
Schuldnerberatungen (und Verbraucherinsolvenzberatungen) sowie zu Informationsveranstaltungen
machen.
195. Übergang in das nächste Berichtsjahr
• Bevor Sie neue Fälle für das nächste Berichtsjahr aufnehmen, aber nachdem Sie das finale Datenupload-Dokument für das Berichtsjahr erstellt und
hochgeladen haben und entsprechend keine weiteren Fälle für das Berichtsjahr bearbeitet werden, können Sie das Dokument über den Button
„Dokument für den Jahreswechsel zurücksetzen“ für das nächste Berichtsjahr zurücksetzen. Hierdurch werden alle Fälle mit hinterlegtem Enddatum
(abgeschlossene Fälle) unwiederbringlich gelöscht und nur die Fälle ohne Enddatum im Berichtsjahr (offene Fälle) sowie die hinterlegten Freibeträge und
Gläubigerdaten beibehalten.
• Bitte speichern Sie deshalb Ihre ausgefüllte Version des Eingabetools zur Sicherheit
mit einem Namenszusatz ab.
• Nach dem Zurücksetzen können Sie mit der Bearbeitung und Fallaufnahme für das
nächste Jahr beginnen.
• Sie können ansonsten auch ein neues Eingabetool für das nächste Jahr
herunterladen und nutzen. Hierbei müssten jedoch Ihre offene Fälle erneut, mit
dem selben Aktenzeichen wie zuvor, eingegeben werden. Auch die Gläubigerdaten
und angepasste Freibeträge würden zurückgesetzt werden.
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