PROJEKTSTEUERUNG & MESSE-ORGANISATION AM BEISPIEL DER SCHWEISSEN & SCHNEIDEN - Stand: 21.10.2019

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PROJEKTSTEUERUNG & MESSE-ORGANISATION AM BEISPIEL DER SCHWEISSEN & SCHNEIDEN - Stand: 21.10.2019

PROJEK TSTEUERUNG & MESSE -
    O R G A N I S AT I O N A M B E I S P I E L D E R
    SCHWEISSEN & SCHNEIDEN

Stand: 21.10.2019

DAS BIN ICH

 Christina Kleinpaß

 Werbekauffrau

 18. August 1986

 1994 SCHWEISSEN & SCHNEIDEN

 2010 METPACK

 2015 Projektleitung

D E R KO P F S C H W I R RT

                    Wo?       Wann?

         Was?
                                         Wer?

       Wieviel?

                                Warum?
                      Wie?

V E RW I R RU N G

E N T W I R RU N G

         Was?

WA S - I S T E I G E N T L I C H E I N P RO J E K T ?

      Veranstaltungen
       Messen
          Eröffnung
          Registrierung
          Ausstellerabend
          Sonderschauen
       Kongresse
       Tagungen
       Produktpräsentationen
       Jahreshauptversammlungen

E N T W I R RU N G

                     Wo?

         Was?

WO – F I N D E T D I E V E R A N S TA LT U N G
S TAT T ?

E N T W I R RU N G

                     Wo?   Wann?

         Was?

WA N N – F I N D E T D I E V E R A N S TA LT U N G
S TAT T ?

 Seit 1952

 Alle 4 Jahre

 13. – 17. September 2021

 Kapazitätsplanung => Prämissen
   => Unternehmensentwicklung

WA N N – F I N D E T D I E V E R A N S TA LT U N G
S TAT T ?

E N T W I R RU N G

                     Wo?   Wann?

         Was?
                                   Wer?

W E R – M AC H T A L L E S M I T ?

O RG A N I S AT I O N I S T A L L E S - I N T E R N

                                                         Unternehmens-
                             Betriebsrat
                                                          entwicklung
                                               GF
                      Datenschutz                                 Ressort Bau

                Compliance

                                           Komm. &       Finanzen &
    Marketing                  Vertrieb                  Verwaltung              Technik
                                           Werbung

                                                         HR, Recht,
       PL                        CCE        Protokoll                             TGM
                                                          Einkauf

       PL                    V & Service    Werbung        FI / CO                 IGM

                                           Presse/Dig.
       PL                        GV                          IT                 VA Technik
                                             Medien

       PL                    Grugahalle

       PL

       PL

O RG A N I S AT I O N I S T A L L E S - E X T E R N

BEIRAT – REPRÄSENTANTEN – AGENTEN – VERBÄNDE

DVS – Deutscher Verband für Schweißen
                                             EWA – European Welding Association
und verwandte Verfahren e.V.
                                             VDMA – Fachverband Schweiß-
DVS Media GmbH                               und Druckgastechnik e.V.

                                             ZVEI – Zentralverband Elektro-
IGV – Industriegase Verband e.V.
                                             technik- u. Elektronikindustrie

VDS – Verband Deutscher Schweißfachhändler   GTS – Gesellschaft Thermisches
                                             Spritzen

SEV – Schweißelektroden Vereinigung

O RG A N I S AT I O N I S T A L L E S - E X T E R N

PARTNER

Servicepartner

Agenturen

Freelancer

E N T W I R RU N G

                     Wo?   Wann?

         Was?
                                      Wer?

                             Warum?

WA RU M – M AC H E N W I R DA S ?

   Networking-Plattform Nr. 1
   Innovationen und Neuheiten
   Produkte/Maschinen/Technologien be-greifen
   Menschlichkeit
   Direkte Zielgruppenansprache, wenig Streuverluste
   Top-Entscheider vor Ort
   Zeitersparnis
   Messen haben einen Erlebnischarakter
   „Familientreffen“

E N T W I R RU N G

                     Wo?      Wann?

         Was?
                                         Wer?

                                Warum?
                       Wie?

W I E - F Ü H RT D E R W E G Z U M F E RT I G E N
P RO J E K T ?

W I E - F Ü H RT D E R W E G Z U M F E RT I G E N
P RO J E K T ?

PDCA ZYKLUS

               Plan                Do

                Act              Check

P RO J E K T S T E U E RU N G S P L A N – P L A N

P RO J E K T S T E U E RU N G S P L A N

P RO J E K T S T E U E RU N G – D I E B A S I S

MARKETING  UE

 Auswertung Aussteller- und Besucher-
  umfrage, FKM Statistik

MARKETING  VERBAND

   Trends in der Branche => DVS
   => Festlegung Sonderthemen
   => Strategie
   => Überarbeitung der Nomenklatur

S C H W E I S S E N & S C H N E I D E N 2 0 21

HALLENAUFTEILUNG NACH THEMENSCHWERPUNKTEN 2021
                                                 I Schweißen/Fügen

                                                 II Schneiden/Trennen

                                                 III Oberflächentechnik/
                                                 Wärmebehandlung

                                                 IV Gas, Betriebs- und
                                                 Zusatzwerkstoffe

                                                 V Ausrüstung, Sicherheit,
                                                 Gesundheit

                                                 VI Qualitätssicherung

                                                 VII Dienstleistung/Digitalisierung

N O M E N K L AT U R S C H W E I S S E N & S C H N E I D E N 2 0 21

 HALLENAUFTEILUNG NACH THEMENSCHWERPUNKTEN 2021

N O M E N K L AT U R S C H W E I S S E N & S C H N E I D E N 2 0 21

 HALLENAUFTEILUNG NACH THEMENSCHWERPUNKTEN 2021

N O M E N K L AT U R S C H W E I S S E N & S C H N E I D E N 2 0 21

 HALLENAUFTEILUNG NACH THEMENSCHWERPUNKTEN 2021

N O M E N K L AT U R S C H W E I S S E N & S C H N E I D E N 2 0 21

 HALLENAUFTEILUNG NACH THEMENSCHWERPUNKTEN 2021

N O M E N K L AT U R S C H W E I S S E N & S C H N E I D E N 2 0 21

 HALLENAUFTEILUNG NACH THEMENSCHWERPUNKTEN 2021

P RO J E K T S T E U E RU N G – D I E B A S I S

MARKETING  VERTRIEB

 Vertriebsbestellung, Vorbereitung
  Hallenpläne

MARKETING  CONTROLLING

 Wirtschaftsplanung
 Abstimmung/Freigabe durch die
  Geschäftsführung

P RO J E K T S T E U E RU N G – A D M I N I S T R AT I O N

MARKETING  RECHT UND FINANZEN
 Teilnahmebedingungen

VA-TECHNIK  RECHT
 Technische Richtlinien

MARKETING  KOMMUNIKATION

 Briefings =>
 Erarbeitung Kampagne =>
 Ausstellerbroschüre und Überarbeitung Homepage

P RO J E K T S T E U E RU N G – A K Q U I S E – D O

MARKETING & VERTRIEB

   Aussendungen per Post/e-Mail
   Nachfassen
   Telefonieren
   Angebote
   Messebesuche
   Messebeteiligungen

MARKETING  KOMMUNIKATION & WERBUNG
   Mediaplanung Aussteller crossmedial

P RO J E K T S T E U E RU N G – A K Q U I S E

P RO J E K T S T E U E RU N G – H I N T E R D E N
KULISSEN

MARKETING
   Beiratssitzungen
   Ausstellerabend
   Gegengeschäfte
   Verbandsarbeit
   Aussteller-Sponsoring
   Konzepte Sonderschauen, -themen
   Ausstellerdauerkarten
   Ticketing
   Gastronomiekonzept

P RO J E K T S T E U E RU N G – H I N T E R D E N
KULISSEN

VERTRIEB – SERVICE
 Vorbereitung Online Order System
 Standbau- und ausstattung
 Allgemeine Services
 Werbeleistungen
 GAB – Geschlossener Aus-
  stellerbereich
 Personalplanung für Hostessen
 Abstimmung mit Servicepartnern

P RO J E K T S T E U E RU N G – H I N T E R D E N
KULISSEN

KOMMUNIKATION & WERBUNG – PRESSE
 PR-Konzept
 Pressemitteilungen an deutsche und internationale Fach-
  und Publikumsmedien
 Kontakt Journalisten
 Reden und Grußworte
 Blogger Relations
 Pressekonferenzen
 Fototermine
 Bilder

P RO J E K T S T E U E RU N G – H I N T E R D E N
KULISSEN

KOMMUNIKATION & WERBUNG – PROTOKOLL

   Briefing
   Konzept Eröffnung
   Konzept Ausstellerabend
   Vielfältige VIP Services

P RO J E K T S T E U E RU N G – H I N T E R D E N
KULISSEN

FINANZEN & VERWALTUNG – CONTROLLING + KASSE

 Veranstaltungen anlegen
   SAP
   Plandatei
 Fakturakalender
   Standmiete & Serviceleistungen
   Liquiditätsplanung

P RO J E K T S T E U E RU N G – H I N T E R D E N
KULISSEN

TECHNIK – VA-TECHNIK – TGM – IGM

 Systemisches Anlegen der VA im CAD-System
 Einzeichnung der Masterblöcke

B E I S P I E L M A S T E R B LÖ C K E

P RO J E K T S T E U E RU N G – H I N T E R D E N
KULISSEN

TECHNIK – VA-TECHNIK – TGM – IGM

 Systemisches Anlegen der VA im CAD-System
 Einzeichnung der Masterblöcke
 Erstellung Verkehrsleitfaden
 Konzepte für Hallenreinigung und
  WC-Anlagen
 Konzept Logistik

S C H W E I S S E N & S C H N E I D E N 2 0 21

AUF- UND ABBAUZEITEN

                                                 Aufbau: 28.08.-12.09.21
                                                 07:00-22:00 Uhr

                                                 Abbau: 17.09.21 ab 18.00 Uhr
                                                 bis 22.09.21, 16:00 Uhr

S C H W E I S S E N & S C H N E I D E N 2 0 21

AUF- UND ABBAUZEITEN

S C H W E I S S E N & S C H N E I D E N 2 0 21

AUF- UND ABBAUZEITEN

S C H W E I S S E N & S C H N E I D E N 2 0 21

AUF- UND ABBAUZEITEN

S C H W E I S S E N & S C H N E I D E N 2 0 21

AUF- UND ABBAUZEITEN

                                                 47

P RO J E K T S T E U E RU N G – H I N T E R D E N
KULISSEN

TECHNIK – VA-TECHNIK – TGM – IGM

 Systemisches Anlegen der VA im CAD-System
 Einzeichnung der Masterblöcke
 Erstellung Verkehrsleitfaden
 Konzepte für Hallenreinigung und
  WC-Anlagen
 Konzept Logistik
 Parkleitsystem
 Technische Ausführung von
  Sonderflächen, Bsp. Gaselager

P RO J E K T S T E U E RU N G - T H E O R I E – C H E C K

WEITERE TOOLS

   Ad-hoc Berichte
   Plandatei
   Hochrechnungen
   Wirtschaftsplanung
   Rollierende Wirtschaftsplanung
   Risikomeldungen

P RO J E K T S T E U E RU N G - A D - H O C B E R I C H T
St at us Beri cht
                         VV 2017   Pl an 2020   26. 09. 2016   25. 07. 2019   26. 08. 2019   26. 09. 2019
                                   WP19         Vergleich VV
Aus s t el l er
Hauptaussteller
Mitaussteller
qm -N et t ofl äche
Vermarktete Nettofläche
       davon kostenlos
  davon Lagerflächen
Nichtvermarktete Nettofläche
  davon Sonderschau
     davon Freiflächen
   davon Gastrofläche
Brut t o qm
Um s at z
davon Doppelgeschoss
davon Lagerflächen

Mitausstellergebühren
MA-Geb. Fachpressestand
Rücktrittsgebühren
Durchschnitt

P RO J E K T S T E U E RU N G - A D - H O C B E R I C H T
Nationen
80%+99% N EU (1110 + 1100 + 1000 + 0000)
00% + 01% Absagen ALT (0011
ErstausstellerWiederkehrer + 1111
Loyal + 0001 Erstaussteller + 0101
Lapsed)
50% Opt i onen
ALT (0011
ErstausstellerWiederkehrer + 1111
Loyal + 0001 Erstaussteller + 0101
Lapsed) und N EU (1110 + 1100 +
1000 + 0000)
Anmeldung liegt vor, 70% (ALT und
N EU noch
keine Zulassung
Stände
qm
qm SAP
qm Optionen
Ges am t
Umsatz SAP
Umsatz Optionen
Ges am t
05, 10, 20, 30% ALT
(0011 ErstausstellerWiederkehrer +
1111 Loyal + 0001 Erstaussteller +
0101 Lapsed), Freiflächen

P RO J E K T S T E U E RU N G – P R A X I S - AC T

DIE FRAGENPHASE
   Wie sind die Auf- und Abbauzeiten?
   Was muss ich beim Standbau berücksichtigen?
   Wo bestelle ich Serviceleistungen?
   Wie viele kostenlose Ausstellerdauerkarten stehen mir zu?
   Was kostet der Quadratmeter?
   Wie ist meine Standnummer?
   Bis wann muss ich bezahlt haben?
   und und und

P RO J E K T S T E U E RU N G – P R A X I S

DIE FRAGENPHASE

P RO J E K T S T E U E RU N G – P R A X I S

WÄHREND DER FRAGENPHASE

P RO J E K T S T E U E RU N G – P R A X I S

WÄHREND DER FRAGENPHASE
                                                             Rechnungskorrekturen
    Außenbeschilderung
                                 Rundschreiben
                                                               Befragung
             Einsatzbesprechung
                                          Registrierung            Begrüßungspakete
   Katalog
                   Aktivitätenprotokoll
                                                          Detailpläne
                                  Give Aways
       Hostessen
                                                              Vorbereitung Rebooking

       Regieheft           Delegationen
                                                               Standbaupläne
                                            Ticketing

P RO J E K T S T E U E RU N G – P R A X I S

AUF DER ZIELGERADEN

    Letzte Korrekturen in den Hallenplänen
    Erstellung der Pylonenpläne
    Begrüßung der Messebauer
    Statikprüfung/nachträgliche Genehmigungen
    Koordination Maschinenanlieferungen
    Umzug ins Service Center
    Begrüßung erste Aussteller

P RO J E K T S T E U E RU N G – P R A X I S

LETZTE ZWEIFEL

P RO J E K T S T E U E RU N G – P R A X I S

NOCH EINMAL SCHLAFEN

E N T W I R RU N G CO M P L E T E D

GESCHAFFT

P RO J E K T S T E U E RU N G

D I E L E T Z T E F R AG E

                      Wo?       Wann?

          Was?
                                           Wer?

        Wieviel?

                                  Warum?
                         Wie?

WIEVIEL?

   über 1.000 Aussteller, davon 50% aus dem Ausland

   über 50.000 Besucher, davon 65% aus dem Ausland

   Investitionsvolumen von 2,5 Mrd. Euro

   20.000 kW, entspricht 20 Megawatt, 35 km Leitungen

   6 Mobilkräne und bis zu 50 Gabelstabler

   3.000 Transportaufträge innerhalb der Auf- und Abbauzeit

   500 Aussteller, 800 LKW, Stückgewicht bis zu 13,5 Tonnen

   5.500 cbm Verpackungsmaterialien, Leer- und Vollgüter