Qualität im Kölner Karneval - QM Stammtisch 2020 Dirk Wissmann Korpsadjutant der Roten Funken - TÜV Rheinland Akademie

Qualität im Kölner Karneval
QM Stammtisch 2020

Dirk Wissmann
Korpsadjutant der Roten Funken

Wer bin ich
              • Verheiratet, 2 Kinder

              • Geschäftsführender Gesellschafter der LUCID
                GmbH IT Beratung

              • Seit 2001 Mitglied der Roten Funken

              • Seit 2016 im Vorstand der Gesellschaft

              • Seit 2016 für das Thema QM verantwortlich

Rote Funken

Rote Funken

Wer sind die Rote Funken
• 1823 gegründet und damit das älteste Traditionskorps im Kölner Karneval

• Stammsitz ist das ehemalige Stadttor Ulrepforte (Ülepooz)

• Aktuell 536 Mitglieder, organisiert in 4 Knubbel und den Funken-Förderern

• Führung durch einen gewählten ehrenamtlichen Vorstand (11 + 1 Person), davon 3
  Personen Vertretungsvorstand

• Weitere Gremien: Knubbelvorstand, Ballotage, Senat, Ältestenrat, Förderer-Vorstand
  = erweiterter Vorstand

• Mitarbeiterzahl: 2 Vollzeit Beschäftigte, 2 Teilzeitkräfte, 4 Minijobber

Rote Funken

Rote Funken

Selbstverständnis & Satzungsziel
• Wir sehen uns als volkstümlich legitime Nachfolger der ehemaligen Stadtsoldaten
  der Stadt Köln.

• Wir persiflieren die Obrigkeit und haben die kölsche Lebensart, Jeck loss Jeck elans,
  verinnerlicht.

• Unsere Ziele sind die Pflege der Kölner Kultur, des karnevalistischen Brauchtums und
  die Auseinandersetzung mit der Stadtgeschichte.

• Wir sind untereinander gleichrangig, unabhängig von Alter, Person und sozialem
  Stand.

• Wir sind weltoffen, tolerant und Kulturbotschafter der Stadt Köln

Was machen wir
• Organisator und Veranstalter von z. Zt. 18 verschiedenen Veranstaltung über das
  ganze Jahr verteilt.
  • Anzahl Gäste: ca. 29.000/Jahr
  • Umsatz: ca. 2 Mio. €/Jahr (in der Regel die ersten Januar bis März)
• Teilnahme am Rosenmontagszug mit ca. 650 Personen
  • 8 Tonnen Kamelle, 25.000 Strüßjer und anderes Wurfmaterial
• Buchbar als Programmnummer im Kölner Karneval
  • „Stippeföttche“ – Tanz
  • Ca. 70 Auftritte an 25-30 Tagen in der Zeit vom 2. Januar bis Aschermittwoch
• Kulturbotschafter der Stadt Köln (national und international)
  • z.B. Auftritte auf der Weltausstellung in Japan und China
  • 2018 Reise nach CUBA & USA
  • 2021 Repräsentant der Bundesrepublik auf der Weltausstellung in Dubai

Warum QM bei den Roten Funken
• Alle Aktivitäten werden durch Ehrenamtler verantwortet und meist auch
  durchgeführt.

• Der Vorstand der Roten Funken wird gewählt und besteht überwiegend aus
  Unternehmer, mit verschiedensten Schwerpunkten.

• Aufgrund des Ehrenamtes wurde insbesondere viele „kleine“ Aktivitäten im Verein
  durch Personen mit sehr unterschiedlichem fachlichem Hintergrund durchgeführt.

• Die Abläufe und Prozesse waren oft “nur“ in den Köpfen einzelner Mitglieder und
  wurden vererbt.

Ziel: Transparenz der Prozesse, Strukturierung der Aufgaben und die richtige Person
am richtigen Platz

Der Weg zum QM-System

• Bekanntgabe das sich die Roten Funken zertifizieren wollen im Februar 2007
  • Führte zur Erheiterung auf Sitzungen und in der Öffentlichkeit

• Erste Zertifizierung nach ISO 9001:2000 im November 2007
  • Entwicklung des Funkenhandbuch

  "Die Roten Funken sind nicht nur ein Karnevalsverein, sondern letztendlich ein mittelständisches
  Unternehmen, das höchst professionell von den Ehrenamtlichen geführt werden muss. Reibungsloses
  Management, klare Strukturen und Zuständigkeiten gehören dazu und genau das haben wir nach den
  international geltenden Standards geprüft", erläutert Prof. Dr. Bruno O. Braun, Vorstandsvorsitzender
  des TÜV Rheinland, bei der Zertifikatsübergabe in der Ülepooz, dem Stammsitz der Roten Funken.

• 2017 Zertifizierung nach ISO 9001:2015

Was wurde umgesetzt

Organigramm und Aufgaben des Vorstand

Wie organisieren wir QM

Wie organisieren wir QM
• QM-Mannschaft trifft sich monatlich, immer eine Woche vor der Vorstandssitzung
    •   Relevantes aus dem Vorstand (durch BdoL)
    •   TÜV Empfehlungen aus den vorangegangenen Audits, Stand der Bearbeitung
    •   Neue Fehlermeldungen
    •   Stand der ToDo‘s aus den letzten Sitzungen
    •   Planung/ Nachbesprechung interner Audits
    •   Neue Ideen und Verbesserungen, z.B. Dokumentationen/Anpassungen von Prozessen

• QM-Mannschaft führt jährlich 2-3 interne Audits mit den Fachbereichen durch

• Ergebnisse der QM-Mannschaft treffen und Audits werden im Vorstand durch den
  BdoL vorgetragen und ggf. abgestimmt

Änderungen nach der Norm 9001:2015
Chancen & Risiken

• Betrachtung von Chancen und Risiken bekam mit der neuen Norm für uns eine
  stärkere Gewichtung

• Bewertung von Prozessen nach Risiken wird nun durchgeführt und wird dokumentiert

• Geänderter Entscheidungsprozess durch Einführung einer Beschlussvorlage,
  Entscheidungsprozesse werden hierdurch beschleunigt und nachvollziehbar.

• Interessierte Parteien und der Kontext der Organisation wurden berücksichtigt

• Bewertungskriterien wurden eingeführt

Beispiel: Risikoanalyse von Prozessen

Beispiel: Beschlussvorlage
                             • Muss vor einer Abstimmung an alle
                               Beteiligten verteilt werden.
                             • Inhalt:
                                 •   Istzustand
                                 •   Sollzustand
                                 •   Gründe für die Veränderung
                                 •   Interessierte Kreise
                                 •   Benennung und Abwägung von Chancen und
                                     Risiken
                                 •   Entscheidung
                                 •   Benötigte Ressourcen

                             • Hierdurch schnellere Entscheidungen
                             • Größere Transparenz
                             • Bessere Nachvollziehbarkeit

Dokumentation & Auffindbarkeit
Zunehmende Nutzung der IT für das QM durch

• Einsatz eines Ticketsystems für Fehlermeldungen und Aktivitäten
• Kollaborationssoftware für die Zusammenarbeit von verteilten Gruppen
• Eigenes ERP System FUNIS = Funken Informations System

Und dann kam Corona …

Corona Pandemie und Auswirkungen
Kartenbestellungen im Jahresverlauf
21.000
19.000
17.000
15.000
13.000
                                      2018
11.000                                2019
 9.000                                2020

 7.000

Corona Pandemie & QM

• Durch die Sensibilisierung Risiken zu betrachten sind im Vorfeld bereits einfache
  Mechanismen entstanden die uns heute helfen Situationen schneller zu erfassen
  und besser zu bewerten

• Frühzeitige Überwachung der Kartenverkäufe im Vergleich zu Vorperioden

• Ständige Überwachung finanzieller Kennzahlen

• Budget Planung der einzelnen Ressorts einmal im Jahr und Begründung der
  Ausgaben mit Chancen und Risiken

Corona Pandemie & Ergebnisse
                               • Beantragung eines KFW
                                 Unternehmerkredits

                               • Entwicklung neuer
                                 Sitzungsformate

                               • Stopp von Großprojekten
                                 (z.B. Wagenbau)

                               • Einführung von Teams für
                                 Besprechungen

                               • Einführung der Möglichkeit
                                 der Briefwahl

Aktion zum 11.11.2020

Fazit: QM ist schön
• Durch die Einführung des QM Systems sind die Prozesse bei den Roten-Funken
  transparent und nachvollziehbar geworden.

• Aufgaben sind nicht mehr von einzelnen Personen abhängig.

• Die Organisation ist professioneller geworden.

• Die Qualität der Veranstaltung hat sich verbessert und damit ist die Auslastung
  konstant bei 99% in den letzten 5 Jahren

• Die frühzeitige „bewußte“ Betrachtung von Risiken und Chancen kann
  Entscheidungsprozesse verkürzen und zu schnelleren Reaktionszeiten führen

Danke