REISEKOSTENMANAGEMENT - Online Help PDF - COSMO Docs

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REISEKOSTENMANAGEMENT - Online Help PDF - COSMO Docs

REISEKOSTENMANAGEMENT
Online Help PDF
Date 06/30/2023

COSMO CONSULT
Schöneberger Straße 15
10963 Berlin
Phone: +49 30 3438 15 - 0
Fax: +49 30 3438 15 - 111
Email: appsource@cosmoconsult.com
Website: www.cosmoconsult.com

TABLE OF CONTENTS                    REISEKOSTENMANAGEMENT - 2 / 57

Table of Contents
COSMO Reisekostenmanagement                                       6
What's new in version 2.7.111676.0                                8
  Features and enhancements                                       8
  Hotfixes                                                        8
  Removed or deprecated features                                  8
  Technical specifications                                        8
What's planned                                                   10
What's new in version 2.6.96895.0                                11
  Features and enhancements                                       11
  Bugfixes                                                        11
  Removed or deprecated features                                  11
  Technical specifications                                        11
What's new in version 2.5.26232.0                                13
  Features and enhancements                                      13
  Bugfixes                                                       13
  Removed or deprecated features                                 13
  Technical specifications                                       13
What's new in version 2.4.19425.0                                15
  Features and enhancements                                      15
  Bugfixes                                                       15
  Removed or deprecated features                                 15
  Technical specifications                                       15
What's new in version 2.3.10395.0                                17
  Features and enhancements                                      17
  Bugfixes                                                       17
  Removed or deprecated features                                 17
  Technical specifications                                       17

TABLE OF CONTENTS                                      REISEKOSTENMANAGEMENT - 3 / 57

What's new in version 2.2.6561.0                                                   19
 Features and enhancements                                                         19
 Bugfixes                                                                          19
 Removed or deprecated features                                                    19
 Technical specifications                                                          19
What's new in version 2.1.5801.0                                                  20
 Features and enhancements                                                         20
 Bugfixes                                                                          20
 Removed or deprecated features                                                    20
 Technical specifications                                                          20
Die App installieren                                                               22
 In SaaS Umgebung installieren                                                     22
   AppSource                                                                       22
   Erweiterungen                                                                   22
 In On-Premises Umgebung installieren                                              23
   Docker                                                                          24
   Serverinstanz                                                                   25
 Siehe auch                                                                        27
App-Registrierung und Lizenzierung                                                 28
 Die App registrieren                                                              28
 Die Lizenz prüfen                                                                 29
 Siehe auch                                                                        29
Einrichtung                                                                       30
Erste Schritte mit Rydoo                                                           31
 Ein Rydoo-Konto erstellen und einrichten                                          31
 Siehe auch                                                                        32
Reisekostenmanagement Einrichtung                                                  33
 Spezifische Felder / Optionen auf dem Inforegister Allgemein                      33
 Spezifische Felder auf dem Inforegister Rydoo Verbindung                          33

TABLE OF CONTENTS                                      REISEKOSTENMANAGEMENT - 4 / 57

 Alle Einstellungen von Rydoo laden                                                   34
Einrichtung der Rydoo-Seiten                                                          35
Einrichtung der Rydoo-Seiten in Rydoo                                                 36
 Rydoo Niederlassungen                                                                36
 Rydoo Gründe                                                                         36
 Rydoo Kategorien                                                                     36
 Rydoo Benutzerdefinierte Felder                                                      36
Einrichtung der Rydoo-Seiten in Rydoo und in Dynamics 365 Business Central            38
 Benutzer erstellen > Rydoo Benutzer                                                  38
   Wichtige Aktionen auf der Seite Rydoo Benutzer                                     39
   Wie man Felder verwendet, die in Microsoft Dynamics 365 Business Central erstellt und
   nach Rydoo hochgeladen wurden                                                       39
 Projekte erstellen > Rydoo Projekte                                                  39
   Wie man Felder verwendet, die in Microsoft Dynamics 365 Business Central erstellt und
   nach Rydoo hochgeladen wurden                                                       40
 Dimensionenswerte erstellen > Rydoo Listenelemente / Dimensionswerte                 40
   Wie man Felder verwendet, die in Microsoft Dynamics 365 Business Central erstellt und
   nach Rydoo hochgeladen wurden                                                       41
Einrichtung der Rydoo-Seiten - Konvertierungen                                        42
 Integration auf die Seite Länder/Regionen                                            42
 Integration auf die Seite Währungen                                                  42
Kategorienbuchungsmatrix                                                              43
 Weitere Informationen                                                                43
Andere Rydoo-Seiten                                                                   46
 Rydoo Ausgaben                                                                       46
   Optionen für spezielle Felder                                                      46
 Rydoo Reisen                                                                         46
   Optionen für spezielle Felder                                                      47
Reisekostenabrechnungen                                                               48
 Siehe auch                                                                           48

TABLE OF CONTENTS                        REISEKOSTENMANAGEMENT - 5 / 57

Reisekostenabrechnungen                                              49
 Spezielle Felder                                                    49
 Aktionen                                                            49
Gebuchte Reisekostenabrechnungen                                     51
Benutzer-Workflow                                                    52
 Siehe auch                                                          52
Reisekostenabrechnungen importieren                                  53
 Abrechnungen importieren                                            53
Reisekostenabrechnungen bearbeiten                                   54
 Eine Reisekostenabrechnung bearbeiten                               54
 Buchen und Dimensionen                                              54
Reisekosten-Stapel                                                   56
Offene Abrechnungen                                                  56
Zurückgewiesene Ausgaben                                             56
Rydoo Webservice-Anfragen                                            57

COSMO REISEKOSTENMANAGEMENT                             REISEKOSTENMANAGEMENT - 6 / 57

COSMO Reisekostenmanagement
 Microsoft AppSource                         COSMO Marketplace
 COSMO Webseite                              Solution Catalog
 Apps, Objekte (C/AL)                        Source Code
 Geplante Features

Das Modul COSMO Reisekostenmanagement - auf Basis von Microsoft Dynamics 365
Business Central entwickelt - ist eine Branchenlösung für die Reisekostenabrechnung.
Geschäftsreisen können ziemlich bürokratisch sein. Schuld daran sind umständliche
Buchungsprozesse, komplizierte Steuervorschriften und eine oft aufwendige
Reisekostenabrechnung. Oft erfordern viele Anwendungen, dass immer wieder dieselben
Informationen eingegeben werden. COSMO CONSULT verknüpft die Online-
Reisekostenabrechnung Rydoo Expense mit Microsoft Dynamics 365 Business Central in
einem nahtlosen, digitalen Gesamtprozess.
Über die bidirektionale, von COSMO CONSULT entwickelte Schnittstelle, stehen alle für die
Reisekostenabrechnung relevanten Stammdaten aus Microsoft Dynamics 365 Business
Central auch unter Rydoo Expense zur Verfügung. Analog umgekehrt werden am Ende des
Genehmigungsprozesses alle Buchungssätze zur jeweiligen Reiskostenabrechnung
automatisch in die Finanzbuchhaltung übernommen.
Die Kombination von Rydoo Expense und Microsoft Dynamics 365 Business Central
verwandelt die Reisekostenabrechnung in einen simplen, leicht zu bedienenden Prozess für
Webbrowser, Smartphone und Tablet. Manuelle Eingaben bleiben damit auf ein Minimum
beschränkt. Die perfekte Symbiose aus digitaler Reisekostenabrechnung und modernerer
Unternehmenssoftware.
Schlüsselfunktionen

  Automatisierte, papierlose Ausgabenverwaltung
  Echtzeit-Buchung für die Verwaltung der Erstattungen der Mitarbeiter und Kontrolle des
  Kostenbudgets des Unternehmens
  Mobile App-Integration oder Nutzung via Webbrowser - Kein Login in Microsoft
  Dynamics 365 Business Central notwendig
  Moderne Echtzeit-Kommunikation zwischen Rydoo und Microsoft Dynamics 365 Business
  Central mit API-Konnektor
  Reisekostendaten von Microsoft Dynamics 365 Business Central sind in Rydoo verfügbar,
  insbesondere Projekte und Dimensionen

Die Funktionalitäten von COSMO Reisekostenmanagement werden über die Tell Me

COSMO REISEKOSTENMANAGEMENT                              REISEKOSTENMANAGEMENT - 7 / 57

Funktion in Microsoft Dynamics 365 Business Central aufgerufen. Wählen Sie das Symbol
aus, geben Sie den Seitennamen ein und wählen Sie dann den entsprechenden Link.

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WHAT'S NEW IN VERSION 2.7.111676.0                         REISEKOSTENMANAGEMENT - 8 / 57

What's new in version 2.7.111676.0
Due to changes in the Rydoo API, it was necessary to change the workflow for creating
Custom Fields and List Items in version 2.7.111676.0 of COSMO Travel Expense
Management . Custom fields can only be created in Rydoo itself and then loaded into
Business Central. An update is also no longer possible. List items can still be created from
Dimension Values and saved to Rydoo. The UI has been adapted accordingly.

Features and enhancements
The following features are included in this release:
Pull Request          Description
PR5762                Added new App Icon
PR5937                Resolved API Changes for Custom Fields and List Items
PR5761                Replaced GetRecDefaultDimID
PR5727, PR5977        Reduced CodeCop Warnings

Hotﬁxes
This release fixes the following issues found in the previous version of the app:
Pull Request                                      Description
N/A                                               N/A

Removed or deprecated features
Removed obsolete controls, objects and methods:
Pull Request                       Description
PR5727                             Removed Obsolete Code

Technical speciﬁcations
Details                                                    Version
Compiled with Runtime                                      20.0.37253.40281-base
Requires Microsoft Base Application                        20.0.0.0
Requires COSMO Licensing app                               2.0.0.0

WHAT'S NEW IN VERSION 2.7.111676.0                       REISEKOSTENMANAGEMENT - 9 / 57

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WHAT'S PLANNED                                          REISEKOSTENMANAGEMENT - 10 / 57

What's planned
This topic gives an overview of all planned features and user stories for COSMO Travel
Expense Management . Visit this page frequently to stay up-to-date with planned
features and availability. All information is subject to change.

   Warning
  The planned availability is only an estimation and the order might change due to
  new influences.

Feature / User Story                          Planned availability
N/A                                           N/A

   Note
  For further information about planned features in COSMO Travel Expense
  Management, contact Sebastian.Dahlmann@cosmoconsult.com.

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WHAT'S NEW IN VERSION 2.6.96895.0                          REISEKOSTENMANAGEMENT - 11 / 57

What's new in version 2.6.96895.0
In version 2.6.96895.0 of COSMO Travel Expense Management the renaming was
finalized. Update the dependencies of your extensions to the new name.

Features and enhancements
The following features are included in this release:
Pull Request          Description
PR5070                Renamed Product
PR5070                Changed Permission Set from XML to Object
PR5031                Enabled Language Code selection via AssistEdit
PR2785                Added Publisher to the Application Area
PR3158                Added ContextSensitiveHelp
PR4802                Reduced CodeCop Warnings

Bugﬁxes
This release fixes the following issues found in the previous version of the app:
Pull Request                                      Description
N/A                                               N/A

Removed or deprecated features
Removed obsolete controls, objects and methods:
Pull Request        Description
PR3157              Removed obsolete Procedures
PR4805              Removed old license implementation
PR5024              Obsoleted MediaResources for Expense Statement Import

Technical speciﬁcations
Details                                                     Version
Compiled with Runtime                                       19.3.34541.35818-base
Requires Microsoft Base Application                         19.0.0.0

WHAT'S NEW IN VERSION 2.6.96895.0                       REISEKOSTENMANAGEMENT - 12 / 57

Details                                                   Version
Requires COSMO Licensing app                              1.5.0.0

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WHAT'S NEW IN VERSION 2.5.26232.0                          REISEKOSTENMANAGEMENT - 13 / 57

What's new in version 2.5.26232.0
In version 2.5.26232.0 of COSMO Travel Expense Management the license management
has switched to the COSMO Licensing app.

Features and enhancements
The following features are included in this release:
Pull Request       Description
PR2465, PR2491     Switched to COSMO Licensing app
PR2560             Added the onPrem License Check
PR2252             Changed App. Area Event Subscriber to Skip on License
PR2426             Correction of Test App for Preview BC 18
PR2508             UX Improvements: Added/Changed Action Buttons on several Pages
PR2494, PR2557     Correction of CodeCop Warnings and ToolTips
PR2466             Correction of Region

Bugﬁxes
This release fixes the following issues found in the previous version of the app:
Pull Request               Description
PR2365                     Corrected Filtering for Post Statement

Removed or deprecated features
Removed obsolete controls, objects and methods:
Pull Request                                      Description
N/A                                               N/A

Technical speciﬁcations
Details                                                      Version
Compiled with Runtime                                        17.5.22499.23535-W1
Requires Microsoft Base Application                          17.0.0.0
Requires COSMO Licensing app                                 1.2.0.0

WHAT'S NEW IN VERSION 2.5.26232.0                       REISEKOSTENMANAGEMENT - 14 / 57

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WHAT'S NEW IN VERSION 2.4.19425.0                          REISEKOSTENMANAGEMENT - 15 / 57

What's new in version 2.4.19425.0
Version 2.4.19425.0 of COSMO Travel Expense Management allows access to the
Exchange Rate page using the AssistEdit Box.

Features and enhancements
The following features are included in this release:
Pull Request      Description
PR1609            Added new Event Requests
PR1412            Enhanced Project Name with Job No.
PR1753            Enhanced General Journal Lines for Vendors
PR1610            Enhanced Description for G/L Entries
PR1732            Enabled AssistEdit property for Currency Code on Statement Line
PR1459            Extended Body Request for Adding an User
PR1398            Verified Request Results for TEX Actions
PR1705            Corrected CodeCop Warnings
PR1762            Added Tooltips
PR1698            Added new Tests

Bugﬁxes
This release fixes the following issues found in the previous version of the app:
Pull Request             Description
PR1754                   Corrected Handling of Reported Expenses

Removed or deprecated features
Removed obsolete controls, objects and methods:
Pull Request                                      Description
N/A                                               N/A

Technical speciﬁcations
Details                                                            Version
Compiled with Runtime                                              17.2.18856.0-W1

WHAT'S NEW IN VERSION 2.4.19425.0                       REISEKOSTENMANAGEMENT - 16 / 57

Details                                                         Version
Requires Microsoft Base Application                             17.0.0.0

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WHAT'S NEW IN VERSION 2.3.10395.0                          REISEKOSTENMANAGEMENT - 17 / 57

What's new in version 2.3.10395.0
In version 2.3.10395.0 of COSMO Travel Expense Management the app was renamed
from cc|travel expense for Rydoo to COSMO Travel Expense Management . Please
update the dependencies of your extensions to the new name.

Features and enhancements
The following features are included in this release:
Pull Request                    Description
PR1047                          Rebranding, Logo and Conventions
PR1017                          Added option Advance to 'Expense Type'
PR1233, PR1269, PR1281          Enabled paging for GET requests
PR1301                          Added supported locales es-CO, es-MX, es-PE

Bugﬁxes
This release fixes the following issues found in the previous version of the app:
Pull Request          Description
PR1285                Corrected calculation with Exchange Rate Factor

Removed or deprecated features
Removed obsolete controls, objects and methods:
Pull Request                                      Description
N/A                                               N/A

Technical speciﬁcations
Details                                                       Version
Compiled with Runtime                                         16.1.12629.13468-W1
Requires Microsoft Base Application                           16.0.0.0

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WHAT'S NEW IN VERSION 2.3.10395.0                       REISEKOSTENMANAGEMENT - 18 / 57

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WHAT'S NEW IN VERSION 2.2.6561.0                          REISEKOSTENMANAGEMENT - 19 / 57

What's new in version 2.2.6561.0
Version 2.2.6561.0 of COSMO Travel Expense Management now supports the country
France.

Features and enhancements
The following features are included in this release:
Pull Request               Description
PR937                      Added permission set for AppSource
PR984                      Added supported locale fr-FR

Bugﬁxes
This release fixes the following issues found in the previous version of the app:
Pull Request                                      Description
N/A                                               N/A

Removed or deprecated features
Removed obsolete controls, objects and methods:
Pull Request                                      Description
N/A                                               N/A

Technical speciﬁcations
Details                                                       Version
Compiled with Runtime                                         16.0.11240.12474-w1
Requires Microsoft Base Application                           16.0.0.0

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WHAT'S NEW IN VERSION 2.1.5801.0                          REISEKOSTENMANAGEMENT - 20 / 57

What's new in version 2.1.5801.0
Version 2.1.5801.0 of COSMO Travel Expense Management now supports the countries
United Kingdom, Spain, Hungary and Sweden. This is the first release of COSMO Travel
Expense Management on AppSource.

Features and enhancements
The following features are included in this release:
Pull Request           Description
PR688, PR712, PR738    Add Currencies to Calculate Expense Amounts (LCY)
PR892                  Enable Filtering with Assigned Branches for Category dropdown list
PR893                  Disable the display of an error message without errors
PR894                  Sorting TableViews
PR913                  Updated Help and Url Link
PR913                  Added supported locales en-GB, es-ES, hu-HU, sv-SE
PR875, PR900           Added new tests

Bugﬁxes
This release fixes the following issues found in the previous version of the app:
Pull Request              Description
PR868                     Correct Wrong Calculated VAT Amount
PR900                     Correct Reject Expenses
PR906                     Check Request Status after execution

Removed or deprecated features
Removed obsolete controls, objects and methods:
Pull Request                                      Description
N/A                                               N/A

Technical speciﬁcations
Details                                                       Version

WHAT'S NEW IN VERSION 2.1.5801.0                        REISEKOSTENMANAGEMENT - 21 / 57

Details                                                     Version
Compiled with Runtime                                       16.0.11240.12474-W1
Requires Microsoft Base Application                         16.0.0.0

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DIE APP INSTALLIEREN                                     REISEKOSTENMANAGEMENT - 22 / 57

Die App installieren
In diesem Abschnitt geht es um die Installation der COSMO Reisekostenmanagement
App. Üblicherweise wird die Installation einmalig ausgeführt, und zwar nicht durch einen
Benutzer, sondern von einem Administrator. Die Installation unterscheidet sich bei SaaS
und On-Premises (OnPrem) Umgebungen.

In SaaS Umgebung installieren
In SaaS Umgebungen kann die App unmittelbar aus dem AppSource installiert werden.
Dabei gibt es zwei Wege die App zu installieren, extern und intern von Business Central. Alle
Abhängigkeiten werden automatisch mit installiert. Deinstallieren und Installieren Sie die
App erneut um ein Upgrade auf die aktuellste Version auszuführen.
AppSource
Besuchen Sie den AppSource und wählen Sie Kostenlose Testversion aus. Sie werden auf
eine Seite weitergeleitet, auf der Sie sich in Business Central anmelden und die Umgebung
zum Installieren auswählen müssen. Folgen Sie den Anweisungen des Assistenten, um die
Installation abzuschließen.

Erweiterungen
Die Seite Erweiterungen wird über Tell Me aufgerufen. Wählen Sie das Symbol aus,
geben Sie Erweiterungen ein und wählen Sie dann den entsprechenden Link. Suchen Sie
nach COSMO Reisekostenmanagement im Marktplatz wählen Sie Kostenlose
Testversion . Folgen Sie den Anweisungen des Assistenten um die Installation
abzuschließen.

DIE APP INSTALLIEREN                                   REISEKOSTENMANAGEMENT - 23 / 57

In On-Premises Umgebung installieren
Abhängig von der Technologie werden unterschiedliche Skripte als Basis bereitgestellt, um
die App und ihre Abhängigkeiten in On-Premises Umgebungen zu installieren. Die
Runtime-Pakete der Apps finden Sie im COSMO CONSULT Solution Portal. Prüfen Sie die
technischen Spezifikationen von jeder Version, um die minimal abhängige Version von
Business Central und der Basisapplikation (Base Application) zu finden. Für
Kundeninstallationen ohne Business Central-Entwicklerlizenz müssen Sie ein Laufzeitpaket
der App erstellen und installieren (Microsoft Dokumentation).
Neben der Business Central Basisapplikation ist die App von einer weiteren Library App
abhängig, die vorher installiert werden muss.

 1. COSMO Licensing App
 2. COSMO Travel Expense Management App

DIE APP INSTALLIEREN                                  REISEKOSTENMANAGEMENT - 24 / 57

Docker
Um die Apps in einen Docker-Container zu installieren, muss das Modul BcContainerHelper
installiert sein. Ändern Sie die Dateinamen, den Container-Namen und die
Anmeldeinformationen gemäß den Werten Ihres Systems.

$licensingAppFileName        = Join-Path $PSScriptRoot "COSMO Licensing.app"
$texAppFileName              = Join-Path $PSScriptRoot "COSMO Travel Expense
Management.app"
$Global:containerName        = "your-container-name"
$Global:credential           = "your-credential"

function Install-CosmoAppToContainer {
    Param (
        [Parameter(Mandatory=$true)]
        [string] $AppFileName
    )

     Publish-BcContainerApp `
         -appFile $AppFileName `
         -containerName $Global:containerName `
         -credential $Global:credential `
         -install `
         -sync `
         -skipVerification `
         -scope "Global" `
         -syncMode "Add"
}

try {
    if (!(Get-Module -ListAvailable -Name "BcContainerHelper")) { throw
"BcContainerHelper must be installed to run this script." }

     Install-CosmoAppToContainer -AppFileName $licensingAppFileName
     Install-CosmoAppToContainer -AppFileName $texAppFileName

} catch {
    throw "Error on installation: $($_.Exception.Message)"
}

DIE APP INSTALLIEREN                                 REISEKOSTENMANAGEMENT - 25 / 57

Serverinstanz
Ändern Sie die Dateinamen und die Serverinstanz gemäß den Werten Ihres Systems.

DIE APP INSTALLIEREN                          REISEKOSTENMANAGEMENT - 26 / 57

$licensingAppFileName    = Join-Path $PSScriptRoot "COSMO Licensing.app"
$texAppFileName          = Join-Path $PSScriptRoot "COSMO Travel Expense
Management.app"
$Global:serverInstance   = "your-server-instance"

function Install-CosmoAppToServerInstance {
    Param (
        [Parameter(Mandatory=$true)]
        [string] $AppFileName,
        [Parameter(Mandatory=$true)]
        [string] $AppName
    )

     Publish-NAVApp `
         -ServerInstance $Global:serverInstance `
         -Path $AppFileName `
         -SkipVerification `
         -Scope Global

     Sync-NAVApp `
         -ServerInstance $Global:serverInstance `
         -Name $AppName

     Install-NAVApp `
         -ServerInstance $Global:serverInstance `
         -Name $AppName
}

try {
    Install-CosmoAppToServerInstance -AppFileName $licensingAppFileName
-AppName "COSMO Licensing"
    Install-CosmoAppToServerInstance -AppFileName $texAppFileName -
AppName "COSMO Travel Expense Management"

} catch {
    throw "Error on installation: $($_.Exception.Message)"
}

DIE APP INSTALLIEREN                                    REISEKOSTENMANAGEMENT - 27 / 57

Siehe auch
App-Registrierung und Lizenzierung
Reisekostenmanagement Einrichtung

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APP-REGISTRIERUNG UND LIZENZIERUNG REISEKOSTENMANAGEMENT - 28 / 57

App-Registrierung und Lizenzierung
In diesem Abschnitt geht es um die Registrierung und Lizenzprüfung der COSMO
Reisekostenmanagement App. Bei der Installation der App wird automatisch COSMO
Lizenzierung installiert.

Die App registrieren
1. Nachdem Sie die App veröffentlicht und installiert haben, müssen Sie COSMO
Reisekostenmanagement registrieren.
2. Starten Sie den COSMO App-Registrierungsassistent , indem Sie in der
Benachrichtigungsleiste Klicken Sie hier, um sich zu registrieren. auswählen.
3. Um den Nutzungsbedingungen zuzustimmen, aktivieren Sie den Schalter Ich verstehe
und akzeptiere diese Bedingungen und wählen Sie dann die Schaltfläche Weiter .
4. Geben Sie Ihren Kundennamen ein. Der Name wird zur Identifizierung des
Unternehmens verwendet. Geben Sie zu Testzwecken einen beliebigen Cronus-
bezogenen Namen ein.
5. Wählen Sie die Schaltfläche Weiter , um sich bei der COSMO Plattform anzumelden
und die Registrierung mit Ihrem Konto zu verknüpfen. Die COSMO Plattform wird in
einer neuen Registerkarte im Browser geöffnet. Nachdem Sie sich angemeldet haben,
können Sie diese Registerkarte schließen und zur letzten Seite vom COSMO App-
Registrierungsassistent zurückkehren.

Um diesen Schritt zu überspringen, wählen Sie die Schaltfläche Login überspringen .
Sie haben sich erfolgreich für eine Demoversion der App registriert. Kontaktieren Sie uns
unter appsource@cosmoconsult.com und verwenden Sie den angezeigten Lizenzschlüssel,
um Ihr Demo-Abonnement zu aktualisieren.

 Note
Ihre Demo-Lizenz ist 30 Tage lang gültig.

5. Wählen Sie die Schaltfläche Beenden , um den Assistent zu schließen.
6. Die Registrierung der App ist nun abgeschlossen.

 Note
Von der Seite COSMO Lizenzübersicht aus können Sie Ihre App registrieren und
andere administrative Lizenzierungsaufgaben durchführen.

APP-REGISTRIERUNG UND LIZENZIERUNG                      REISEKOSTENMANAGEMENT - 29 / 57

Die Lizenz prüfen
Die Seite COSMO Lizenzübersicht listet den Lizenzstatus aller COSMO-Apps auf (wenn die
COSMO-App bereits die Lizenzierungsapp verwendet) und wird über die Funktion Tell Me
aufgerufen.

 1. Wählen Sie das Symbol aus, geben Sie Lizenzübersicht ein und wählen Sie dann
    den entsprechenden Link. Diese Seite kann auch über die Seite
    Reisekostenmanagement Einrichtung (Aktionen > App-Lizenzierung ) und die
    letzte Seite des COSMO App-Registrierungsassistenten geöffnet werden, indem Sie
    Lizenzübersicht öffnen wählen.
 2. Auf der Seite COSMO Lizenzübersicht können Apps registriert werden, wenn dies
    nicht über die Benachrichtigungsleiste des Rollencenters erfolgte. Andere
    administrative Werkzeuge sind ebenfalls verfügbar.
 3. Fahren Sie über eine Aktion auf der Seite COSMO Lizenzübersicht , um eine
    Kurzbeschreibung zu lesen.

Siehe auch
App-Installation
Reisekostenmanagement Einrichtung

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EINRICHTUNG                                             REISEKOSTENMANAGEMENT - 30 / 57

Einrichtung
Dieses Kapitel erklärt die Einrichtungsseiten, die für die Verwendung von COSMO
Reisekostenmanagement erforderlich sind.
Alle Einrichtungsseiten werden über Tell Me aufgerufen. Wählen Sie das Symbol      aus,
geben Sie den Seitennamen ein und wählen Sie dann den entsprechenden Link.

   Note
  Um COSMO-Reisekostenmanagement-spezifische Funktionen nutzen zu können,
  stellen Sie sicher, dass Ihr Benutzer dem Buchhalter-Profil zugeordnet ist, das Zugriff
  auf das entsprechende Rollencenter gewährt.

Zur Einrichtung und zum Einstieg in COSMO Reisekostenmanagement sind weitere
Schritte erforderlich. Die folgende Tabelle gibt einen Überblick über eine Reihe von
Aufgaben mit Links zu den beschriebenen Themen.
Aufgabe                                        Siehe
Rydoo-Konto erstellen und einrichten.          Erste Schritte mit Rydoo
Reisekostenmanagement einrichten.              Reisekostenmanagement Einrichtung
Rydoo-Seiten einrichten.                       Einrichtung der Rydoo-Seiten
Kategorienbuchung einrichten.                  Kategorienbuchungsmatrix
Rydoo Ausgaben und Reisen einrichten.          Rydoo Ausgaben und Reisen

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ERSTE SCHRITTE MIT RYDOO REISEKOSTENMANAGEMENT - 31 / 57

Erste Schritte mit Rydoo
Dieses Kapitel erklärt die grundlegenden Schritte, die für die Verwendung von COSMO
Reisekostenmanagement erforderlich sind. Der erste Schritt besteht in der Erstellung und
Einrichtung eines Rydoo-Unternehmenskontos.

Ein Rydoo-Konto erstellen und einrichten
Um COSMO Reisekostenmanagement mit Rydoo zu verbinden, muss eine App in Rydoo
erstellt werden. Diese App bietet eine Schnittstelle (einschließlich Authentifizierung und
Berechtigungen) zwischen Microsoft Dynamics 365 Business Central und Rydoo.

1. Gehen Sie in der linken Navigationsleiste zu Admin .
2. Wählen Sie Apps > Neue App erstellen , um eine Verbindung mit Microsoft Dynamics
365 Business Central herzustellen. Geben Sie einen beliebigen Namen für die App ein,
zum Beispiel BCConnector.
3. Wählen Sie Service Client Secret aus > Zurücksetzen , um eine Service Client ID zu
erstellen.
4. Geben Sie eine Service Client ID und einen Service Client Secret ein.
5. Notieren Sie sich die Service Client ID und Secret , um Sie während der COSMO
Reisekostenmanagement -Einrichtung in Microsoft Dynamics 365 Business Central
eingeben zu können.

 Important
Es ist wichtig, dass Sie sich Ihr Service Client Secret merken, da es nicht mehr
angezeigt wird. Wenn Sie Ihr Kennwort nicht mehr kennen, müssen Sie es
zurücksetzen.

6. Weisen Sie die folgenden Berechtigungen zu:

Kann Benutzerdaten lesen
Ausgabendaten hinzufügen oder bearbeiten
Kann Ausgabendaten lesen
Kann die Unternehmenskonfiguration lesen
Auf Unternehmensdaten zugreifen
Benutzerdaten hinzufügen oder bearbeiten
Konfiguration der Felddaten wie Projekte, Customfields hinzufügen oder bearbeiten
Kann die Konfiguration von Feldern wie Projekte, customfields lesen

ERSTE SCHRITTE MIT RYDOO                                REISEKOSTENMANAGEMENT - 32 / 57

Bevor Sie Reisekostenabrechnungen bearbeiten und buchen können, müssen im COSMO
Reisekostenmanagement verschiedene Einrichtungsdaten konfiguriert werden.

Siehe auch
Reisekostenmanagement Einrichtung
Einrichtung der Rydoo-Seiten
Kategorienbuchungsmatrix
Rydoo Ausgaben und Reisen

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REISEKOSTENMANAGEMENT EINRICHTUNG                      REISEKOSTENMANAGEMENT - 33 / 57

Reisekostenmanagement Einrichtung
Die Seite Reisekostenmanagement Einrichtung wird über Tell Me aufgerufen. Wählen
Sie das Symbol aus, geben Sie Reisekostenmanagement Einrichtung ein und wählen
Sie dann den entsprechenden Link.
Beim ersten Öffnen der Seite Reisekostenmanagement Einrichtung initialisiert sich die
Einrichtung selbst, d.h. Buch.-Blattvorlage, Buch.-Blattname, Belegnummer für
Abrechnungen und Herkunftscode werden automatisch erstellt.
Die Seite Reisekostenmanagement Einrichtung bietet die Grundeinstellungen für das
Modul COSMO Reisekostenmanagement . In den folgenden Abschnitten werden
bestimmte Felder und Aktionen auf dieser Seite erläutert.

Speziﬁsche Felder / Optionen auf dem Inforegister
Allgemein
Wenn Sie den Lookup im Feld Belegnr. für Abrechnungen verwenden, stellen Sie sicher,
dass die Kontrollkästchen Standardnr. und Manuelle Nr. auf der Seite
Nummernserienübersicht ausgewählt sind.
Das Feld Währungswechselkurse verwenden von gibt den Währungswechselkurs an,
der für die Berechnung von Beträgen in lokaler Währung verwendet wird. Die Optionen
sind:

   – Diese Option wird verwendet, wenn der Betrag aus Rydoo in der Währung
  importiert werden soll, die in Rydoo verwendet wird, ohne konvertiert zu werden.
  Rydoo – Diese Option wird verwendet, um den Betrag von Rydoo zu importieren und ihn
  mit der in Rydoo angegebenen Währungskonvertierung (Wechselkurs) zu konvertieren.
  Standardmäßig eingestellt.
  Business Central – Diese Option wird verwendet, um den Betrag aus Rydoo zu
  importieren und ihn mit der in Business Central angegebenen Währungsumrechnung
  (Wechselkurs) zu konvertieren.

Speziﬁsche Felder auf dem Inforegister Rydoo
Verbindung
Das Feld Rydoo Service Client ID gibt die ID an, die zur Registrierung von Rydoo in
COSMO Reisekostenmanagement verwendet wird.
Das Feld Rydoo Service Client Secret gibt den Teil des Codes an, der Open Authorization

REISEKOSTENMANAGEMENT EINRICHTUNG                       REISEKOSTENMANAGEMENT - 34 / 57

erlaubt, verbunden mit der Client-ID.

   Note
  Die relevanten Daten für beide Felder müssen zuvor in Rydoo eingegeben worden
  sein (Admin > Apps ), siehe Erste Schritte mit Rydoo.

Alle Einstellungen von Rydoo laden
Wählen Sie Verarbeiten > Einrichtungsdaten von Rydoo laden , um alle
Einrichtungsdaten von Rydoo herunterzuladen, d.h. Niederlassungen, Gründe, Nutzerspez.
Felder (inkl. Listenelemente), Kategorien, Benutzer. Sie können die Einstellungen auch
separat laden (siehe Seiteneinrichtung in Rydoo). Die Verbindung zwischen COSMO
Reisekostenmanagement und Rydoo wird dann automatisch initialisiert.

   Note
  Wenn die Einrichtungsdaten aus Rydoo geladen werden, werden die folgendern
  Daten nicht geladen: Projekte (siehe Projekte erstellen > Rydoo Projekte) da viele
  Projekte im Lauf der Zeit hinzugefügt werden können und das Herunterladen aller
  Projekte zu lange dauern würde; Kategorienbuchungsmatrix (siehe
  Kategorienbuchungsmatrix), da es sich nicht um eine Einrichtung in Rydoo, sondern
  um eine Kombination aus Rydoo und Microsoft Dynamics 365 Business Central
  handelt.

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EINRICHTUNG DER RYDOO-SEITEN                            REISEKOSTENMANAGEMENT - 35 / 57

Einrichtung der Rydoo-Seiten
Es gibt mehrere Rydoo-spezifische Seiten, die vor der Verwendung von COSMO
Reisekostenmanagement eingerichtet werden müssen.
Die folgende Tabelle gibt einen Überblick über die Aufgaben zur Einrichtung mit Links zu
den entsprechenden Themen, in denen diese Aufgaben erläutert werden.
Aufgabe                                                   Siehe
Seiten in Rydoo einrichten.                               Seiteneinrichtung in Rydoo
Seiten in Rydoo einrichten und in Dynamics 365            Seiteneinrichtung in Rydoo und
Business Central prüfen.                                  Dynamics 365 Business Central
Seiten in Rydoo einrichten, die von Rydoo nach
                                                          Seiteneinrichtung -
Dynamics 365 Business Central konvertiert werden
                                                          Konvertierungen
müssen.

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EINRICHTUNG DER RYDOO-SEITEN IN RYDOO                  REISEKOSTENMANAGEMENT - 36 / 57

Einrichtung der Rydoo-Seiten in Rydoo
Die folgenden Seiten müssen in Rydoo eingerichtet werden.

Rydoo Niederlassungen
Die Niederlassungen werden in Rydoo eingegeben. Wählen Sie die Aktion Alle von Rydoo
laden , um alle Niederlassungen von Rydoo nach COSMO Reisekostenmanagement
herunterzuladen.

   Note
  Weitere Informationen zu Ländercodes finden Sie unter Integration auf die Seite
  Länder/Regionen.

Rydoo Gründe
Die Ablehnungsgründe werden in Rydoo verwaltet. Sie geben die Gründe für das Ablehnen
einer Ausgabe an. Wählen Sie die Aktion Alle von Rydoo laden aus, um alle Gründe von
Rydoo nach COSMO Reisekostenmanagement herunterzuladen.

Rydoo Kategorien
Kategorien wie zum Beispiel Park- oder Benzinkosten werden in Rydoo verwaltet. Alle
Kategorien müssen pro Niederlassung erstellt werden. Alle aktiven und inaktiven
Kategorien werden nach COSMO Reisekostenmanagement heruntergeladen, wenn die
Einrichtungsdaten aus Rydoo geladen werden, siehe Reisekostenmanagement Einrichtung.
Die Seite Kategorienbuchungsmatrix wird in Microsoft Dynamics 365 Business Central
eingerichtet. Weitere Informationen finden Sie unter Kategorienbuchungsmatrix.

Rydoo Benutzerdeﬁnierte Felder
Die benutzerdefinierten Felder werden in Rydoo verwaltet. Wählen Sie die Aktion Alle von
Rydoo laden , um alle benutzerdefinierten Felder und deren Listenelemente von Rydoo
nach COSMO Reisekostenmanagement herunterzuladen. Benutzerdefinierte Felder mit
verknüpften Dimensionen in Microsoft Dynamics 365 Business Central können als
zusätzliche Felder in Ausgaben oder Reisen bereitgestellt werden.

   Note

EINRICHTUNG DER RYDOO-SEITEN IN RYDOO                   REISEKOSTENMANAGEMENT - 37 / 57

  Ein benutzerdefiniertes Feld ohne verknüpfte Dimension kann zu
  Informationszwecken verwendet werden. Der Wert des benutzerdefinierten Felds
  kann auf der Seite Ausgabe anzeigen angezeigt werden, auf die Sie über die
  Reisekostenabrechnung zugreifen. Ohne eine entsprechende Dimension in
  Microsoft Dynamics 365 Business Central hat sie jedoch keinen Zweck für den
  Buchungsprozess und die verschiedenen Posten.

Weitere Informationen zu benutzerdefinierten Feldern und Listenelementen finden Sie unter
Dimensionenswerte erstellen > Rydoo Listenelemente / Dimensionswerte.

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EINRICHTUNG DER RYDOO-SEITEN IN RYDOO UND IN DYNAMICS           REISEKOSTENMANAGEMENT
365 BUSINESS CENTRAL                                                           - 38 / 57

Einrichtung der Rydoo-Seiten in Rydoo und
in Dynamics 365 Business Central
Die folgenden Seiten, die in Rydoo eingerichtet wurden, sollten in Microsoft Dynamics 365
Business Central überprüft werden.

Benutzer erstellen > Rydoo Benutzer
Die Benutzer können in Rydoo oder COSMO Reisekostenmanagement verwaltet werden.
Wählen Sie die Aktion Alle von Rydoo laden , um alle Benutzer von Rydoo nach COSMO
Reisekostenmanagement herunterzuladen.
Es empfiehlt sich jedoch, die Benutzer in COSMO Reisekostenmanagement zu erstellen
und zu bearbeiten.
Es gibt zwei Optionen zum Erstellen neuer Benutzer:

  Mitarbeiter

 1. Öffnen Sie die Mitarbeiter mithilfe von Tell Me. Wählen Sie das Symbol aus, geben
    Sie den entsprechenden Seitennamen ein und wählen Sie dann den entsprechenden
    Link.
 2. Fügen Sie die erforderlichen Mitarbeiter hinzu, indem Sie Neu im Menü auswählen.
 3. Eine neue Mitarbeiterkarte wird geöffnet, in der die relevanten Informationen
    eingegeben werden können.

  Kreditoren

 1. Öffnen Sie die Kreditoren mithilfe von Tell Me. Wählen Sie das Symbol aus, geben
    Sie den entsprechenden Seitennamen ein und wählen Sie dann den entsprechenden
    Link.
 2. Fügen Sie die erforderlichen Kreditoren hinzu, indem Sie Neu im Menü auswählen.
 3. Eine neue Kreditorenkarte wird geöffnet, in der die relevanten Informationen
    hinzugefügt werden können.

   Note
  Das Erstellen von Rydoo-Benutzer von einem Mitarbeiter aus und das Buchen auf
  einen Mitarbeiter ist in Version 2018 und höher verfügbar.

Nachdem Sie die erforderlichen Benutzer angelegt haben, laden Sie sie auf Rydoo hoch,

EINRICHTUNG DER RYDOO-SEITEN IN RYDOO UND IN DYNAMICS           REISEKOSTENMANAGEMENT
365 BUSINESS CENTRAL                                                           - 39 / 57

indem Sie im Menü Alle nach Rydoo speichern auswählen.
Wichtige Aktionen auf der Seite Rydoo Benutzer
Wählen Sie die Aktion Neu aus, um eine neue Rydoo Benutzerkarte und einen neuen
Benutzer zu erstellen.
Wählen Sie Verwalten > Bearbeiten oder Anzeigen , um den Posten zum Bearbeiten oder
Anzeigen zu öffnen.
Wählen Sie die Aktion In Excel öffnen , um ein Microsoft Excel-Arbeitsblatt mit den aus der
Liste exportierten Daten zu öffnen oder zu speichern.
Wie man Felder verwendet, die in Microsoft Dynamics 365 Business Central erstellt
und nach Rydoo hochgeladen wurden
Benutzer erstellen
Mitarbeiter

  FirstName = Employee."First Name"
  LastName = Employee."Last Name"
  Enabled = false (default)
  Email = Employee."E-Mail"
  Country = Branch."Country Code Rydoo"
  Language = Branch."Default Language Code"

Kreditor

  FirstName = Vendor.Name
  LastName = Vendor."Name 2"
  Enabled = false (default)
  Email = Vendor."E-Mail"
  Country = Branch."Country Code Rydoo"
  Language = Branch."Default Language Code"

Projekte erstellen > Rydoo Projekte
Projekte sollten in Microsoft Dynamics 365 Business Central verwaltet werden. Bearbeiten
Sie die Projekte in COSMO Reisekostenmanagement , und laden Sie sie nach Rydoo,
indem Sie im Menü die Aktion Alle nach Rydoo speichern auswählen.

   Note
  Die Funktion Alle von Rydoo laden lädt alle Projekte von Rydoo nach COSMO

EINRICHTUNG DER RYDOO-SEITEN IN RYDOO UND IN DYNAMICS REISEKOSTENMANAGEMENT
365 BUSINESS CENTRAL - 40 / 57

Reisekostenmanagement herunter und sollte nur für die Fehlerkorrektur verwendet
werden.

Die Rydoo Projekte entsprechen Projekten in Microsoft Dynamics 365 Business Central.
Öffnen Sie die entsprechende Projektkarte, gehen Sie zum Inforegister Aufgaben , und
wählen Sie die Aktion In Rydoo anlegen im Menü Reisekosten aus.
Wenn der Status eines Microsoft Dynamics 365 Business Central-Projekts auf Geschlossen
gesetzt ist, werden alle Rydoo Projekte ebenfalls auf inaktiv geändert. Wenn dies nicht der
Fall ist, überprüfen Sie die API-Übertragungsfehler.
Wie man Felder verwendet, die in Microsoft Dynamics 365 Business Central erstellt
und nach Rydoo hochgeladen wurden
Projekt erstellen
Projektaufgabe

Name = Job.Description – JobTask.Description
RefId = JobTask."Job No."-JobTask."Job Task No."
IsActive = true (default)
Branch = (Branch.Default = true)

Dimensionenswerte erstellen > Rydoo Listenelemente
/ Dimensionswerte
Es können Dimensionen für die benutzerdefinierten Felder als zusätzliche Felder in
Ausgaben oder Reisen bereitgestellt werden. Dimensionen sind Attribute und Werte, die
Posten kategorisieren, sodass Sie sie verfolgen und analysieren können. Dimensionen
können zum Beispiel eine Kostenstelle oder Abteilung angeben, von der aus der Posten
stammt.
Die benutzerdefinierten Felder werden in Rydoo eingegeben. Wählen Sie die Aktion Alle
von Rydoo laden , um alle benutzerdefinierten Felder und deren Listenelemente von Rydoo
nach COSMO Reisekostenmanagement herunterzuladen.
Es empfiehlt sich jedoch, Dimensionswerte (Dimensionswerte werden in Rydoo zu
Listenelementen ) mit COSMO Reisekostenmanagement zu generieren / bearbeiten.
Zugehörige Dimensionswerte werden nicht automatisch zu Listenelementen . Daher
sollten nach dem Erstellen der Dimensionen Dimensionswerte für die Dimensionen
hinzugefügt werden. Wählen Sie auf der Seite Dimensionen im Menü Dimension die
Aktion Dimensionswerte, um die Dimensionswerte für die aktuelle Dimension anzuzeigen

EINRICHTUNG DER RYDOO-SEITEN IN RYDOO UND IN DYNAMICS           REISEKOSTENMANAGEMENT
365 BUSINESS CENTRAL                                                           - 41 / 57

oder zu bearbeiten.
Wählen Sie nach dem Erstellen der Dimensionswerte Reisekosten > In Rydoo anlegen im
Menü Aktionen , um die Dimensionenswerte nach Rydoo zu laden.
Wie man Felder verwendet, die in Microsoft Dynamics 365 Business Central erstellt
und nach Rydoo hochgeladen wurden
Listenelement erstellen
Dimensionswert

  Name = "Dimension Value".Name
  ExternalId = "Dimension Value".Code
  Status = Enabled (default)
  Limitations.BranchId = (Branch.Default = true)

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EINRICHTUNG DER RYDOO-SEITEN - KONVERTIERUNGEN REISEKOSTENMANAGEMENT - 42 / 57

Einrichtung der Rydoo-Seiten -
Konvertierungen
Auf den folgenden Seiten sind Felder vorhanden, die von Rydoo nach Microsoft Dynamics
365 Business Central konvertiert werden müssen.

Integration auf die Seite Länder/Regionen
Auf der Seite Länder/Regionen gibt es ein zusätzliches Feld Ländercode in Rydoo . Da
Rydoo eigene Ländercodes hat, müssen die Sprachcodes von Rydoo nach Microsoft
Dynamics 365 Business Central konvertiert werden. Auf der Seite Länder/Regionen müssen
die Codes von Rydoo für alle relevanten Länder eingegeben werden.
Wählen Sie in der Reisekosteneinrichtung die Aktion Einrichtungsdaten von Rydoo
laden , um die Werte für alle Länder automatisch festzulegen.

 Note
Die Werte werden nur festgelegt, wenn entweder das Feld ISO-Code oder
Numerischer ISO-Code richtig gesetzt ist.

Integration auf die Seite Währungen
Auf der Seite Währungen gibt es ein zusätzliches Feld Währungscode in Rydoo . Da
Rydoo eigene Währungscodes hat, müssen die Codes von Rydoo nach Microsoft Dynamics
365 Business Central konvertiert werden. Auf der Seite Währungen müssen die Codes von
Rydoo für alle relevanten Währungen eingegeben werden.
Wählen Sie in der Reisekosteneinrichtung die Aktion Einrichtungsdaten von Rydoo
laden , um die Werte für vordefinierte Währungen automatisch festzulegen.

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KATEGORIENBUCHUNGSMATRIX                               REISEKOSTENMANAGEMENT - 43 / 57

Kategorienbuchungsmatrix
Die Kategorienbuchungsmatrix gibt die Buchungsgruppen für die zu buchenden
Kategorien und die Standardfelder in Microsoft Dynamics 365 Business Central wie
Buchungsart, MwSt. usw. an.
Die Konfigurationsart gibt die Art der Konfiguration an. Die Optionen sind:

  Land/Region – Bei dieser Option muss der Benutzer ein bestimmtes Land im Feld
  Länder-Regionscode auswählen.
  Europäische Klassifikation – Bei dieser Option werden alle Kategorien für europäische
  Länder, die nicht anders definiert sind, mit dieser Konfiguration gebucht.

   Note
  Weitere Informationen zu Ländercodes finden Sie unter Integration auf die Seite
  Länder/Regionen.

Die Europäische Klassifikationsart gibt an, dass das betreffende Land europäisch ist.
Die Optionen sind:

  National – Als Inland klassifiziert.
  EU – Als EU-Land klassifiziert.
  Export – Als Nicht-EU-Land klassifiziert.

Wählen Sie Verwalten > Löschen , um den ausgewählten Posten zu entfernen.

Weitere Informationen
Die Kategorienbuchungsmatrix ist erforderlich, um die Felder Sachkonto , Buchungsart
und vier Buchungsgruppen während der Erstellung der Reisekostenabrechnung
(Abrechnungszeile) zu definieren. Während dieses Prozesses werden die Kategorie und der
Ländercode der Ausgabe in die oben genannten sechs Felder umgewandelt.
COSMO Reisekostenmanagement geht folgendermaßen vor:

KATEGORIENBUCHUNGSMATRIX                            REISEKOSTENMANAGEMENT - 44 / 57

 1. Die Länder/Regionen, die auf dem Ländercode der Ausgaben basieren, werden
    überprüft.

  Note
 Wenn sie nicht gefunden werden können, zum Beispiel aufgrund einer falschen oder
 fehlenden Einrichtung, wird ein leeres Feld Ländercode in Rydoo als leer für den
 Algorithmus betrachtet.

 2. Länderspezifische Einstellungen werden überprüft.

  Überprüfen Sie die Kategorienbuchungsmatrix , um zu sehen, ob eine Zeile mit
  Konfigurationsart = Land/Region und Länder-/Regionscode aus 1.) gefunden wird.
  Falls ja, nutzen Sie die sechs Felder aus der gefundenen Matrixzeile.

  Note
 Wenn Land/Region aus 1.) leer ist und eine Kategorienbuchungsmatrix-Zeile mit
 leerem Länder-/Regionscode konfiguriert wurde, wird diese gefunden.

KATEGORIENBUCHUNGSMATRIX REISEKOSTENMANAGEMENT - 45 / 57

Beispiel für leeren Code
i. Auf der Seite Länder/Regionen wurde ein leerer Code für Spanien und Frankreich
hinterlegt.
ii. In der Kategorienbuchungsmatrix ist DE (Deutsch) und Leer als Länder-
/Regionscode definiert.
iii. In der Abrechnungszeile wird die zweite Zeile (leer) für Spanien und Frankreich
hinzugefügt.

3. National prüfen

Rufen Sie den Länder-/Regionscode aus der Tabelle Unternehmensdaten ab.
Wenn der Länder-/Regionscode aus 1.) mit dem Feld aus den Unternehmensdaten
übereinstimmt, überprüfen Sie die Kategorienbuchungsmatrix, um zu sehen, ob eine
Zeile mit der Konfigurationsart = Europäische Klassifikation und Europäische
Klassifikationsart = National vorhanden ist. Falls ja, nutzen Sie die sechs Felder aus der
gefundenen Matrixzeile.

4. Europäisch prüfen

Wenn im Länder-/Regionscode aus 1.) das Feld EU Länder/Regionscode ausgefüllt
ist, überprüfen Sie die Kategorienbuchungsmatrix, um zu sehen, ob eine Zeile mit der
Konfigurationsart = Europäische Klassifikation und Europäische Klassifikationsart
= EU vorhanden ist. Falls ja, nutzen Sie die sechs Felder aus der gefundenen Matrixzeile.

5. Export prüfen

Wenn im Länder-/Regionscode aus 1.) das Feld EU-Länder/Regionscode leer ist,
überprüfen Sie die Kategorienbuchungsmatrix, um zu sehen, ob eine Zeile mit der
Konfigurationsart = Europäische Klassifikation und Europäische Klassifikationsart
= Export vorhanden ist. Falls ja, nutzen Sie die sechs Felder aus der gefundenen
Matrixzeile.

6. Alle sechs Felder werden leer gelassen.

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ANDERE RYDOO-SEITEN REISEKOSTENMANAGEMENT - 46 / 57

Andere Rydoo-Seiten
Dieser Abschnitt beschreibt weitere Rydoo-spezifische Seiten, die für COSMO
Reisekostenmanagement relevant sind.

Rydoo Ausgaben
Die Seite Rydoo Ausgaben wird über Tell Me aufgerufen. Wählen Sie das Symbol aus,
geben Sie den entsprechenden Seitennamen ein und wählen Sie dann den entsprechenden
Link. Diese Seite gibt einen Überblick über alle bestehenden Ausgaben. Wenn Sie die
Ausgaben auf der Seite Rydoo Reisen öffnen, indem Sie einen Posten im Feld Ausgaben
auswählen, werden nur die Ausgaben für diese spezifische Reise angezeigt.
Optionen für spezielle Felder
Das Feld Ausgabenstatus gibt den Status einer Ausgabe an. Die Optionen sind:

Bearbeitung – Die Ausgaben werden gerade überprüft, einschließlich Betrag, Händler,
Währung und Valuta. Ausgaben mit diesem Status werden nicht in Microsoft Dynamics
365 Business Central importiert.
Übermittelt – Die Ausgaben wurden an den Genehmiger übermittelt. Der Genehmiger
kann die Ausgaben jetzt genehmigen oder ablehnen. Ausgaben mit diesem Status
werden nicht in Microsoft Dynamics 365 Business Central importiert.
Genehmigt – Die Ausgabe wird vom Genehmiger genehmigt.
Kontrolliert – Die Ausgabe wird vom Controller genehmigt.
Ausgewertet – Die Ausgabe befindet sich in der Endphase und kann nun erstattet
werden. Dies hat keine Auswirkungen auf die Daten für den Buchungsprozess in
Dynamics 365 Business Central.
Abgelehnt – Der Aufwand wurde vom Genehmiger, vom Controller oder vom Buchhalter
abgelehnt. Dieser Status kann aus Dynamics 365 Business Central heraus über die
Funktion Ablehnen in einer Reiseabrechnung angelegt werden. Ausgaben mit diesem
Status werden nicht in Microsoft Dynamics 365 Business Central importiert.

 Note
Wählen Sie die Aktion In Excel öffnen , um ein Microsoft Excel-Arbeitsblatt mit den
aus der Liste exportierten Daten zu öffnen oder zu speichern.

Rydoo Reisen

ANDERE RYDOO-SEITEN REISEKOSTENMANAGEMENT - 47 / 57

Die Seite Rydoo Reisen wird über Tell Me aufgerufen. Wählen Sie das Symbol aus,
geben Sie den entsprechenden Seitennamen ein und wählen Sie dann den entsprechenden
Link. Diese Seite gibt einen Überblick über alle bestehenden Reisen. Sie können auch eine
bestimmte Reise durch Auswahl eines Postens im Feld Reisetitel auf der Seite Rydoo
Ausgaben öffnen.

Optionen für spezielle Felder
Das Feld Status gibt den Status der Reise an. Die Optionen sind:

Erstellt – Eine neu erstellte Reise. Es ist möglich, dass nicht alle benötigten Daten
eingegeben wurden. Eine Reise mit diesem Status wird nicht in Microsoft Dynamics 365
Business Central importiert.
Abgeschlossen – Die Reise ist beendet und wird in Rydoo ausgewertet. Dies hat keine
Auswirkungen auf Microsoft Dynamics 365 Business Central.
Genehmigt – Die Reise ist genehmigt. Wenn zwei Ebenen des Genehmigers in Ihrem
Unternehmenskonto konfiguriert sind, muss der Controller eine zweite Überprüfung
durchführen.
Überprüft - Die Reise wurde nach der Genehmigung kontrolliert. Dieser Status ist nur
dann relevant, wenn die Reisen mit einem zweistufigen Genehmigungssystem genehmigt
werden müssen.
Übermittelt – Wenn ein Genehmigungssystem für Reisen aktiv ist, wurde die Reise an den
Genehmiger gesendet. Der Genehmiger kann die Ausgaben jetzt genehmigen oder
ablehnen.
Zurückgerufen – Die Reise wird vom reisenden Mitarbeiter zurückgerufen. Eine Reise mit
diesem Status wird nicht in Microsoft Dynamics 365 Business Central importiert. Dieser
Status entspricht mehr oder weniger dem Status einer erstellten Reise. Der einzige
Unterschied besteht darin, dass eine zurückgerufene Reise zur Neukonfiguration
zurückgenommen wird.

 Note
Wählen Sie die Aktion In Excel öffnen , um ein Microsoft Excel-Arbeitsblatt mit den
aus der Liste exportierten Daten zu öffnen oder zu speichern.

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REISEKOSTENABRECHNUNGEN                                 REISEKOSTENMANAGEMENT - 48 / 57

Reisekostenabrechnungen
Die Seite Reisekostenabrechnungen wird über Tell Me aufgerufen. Wählen Sie das
Symbol aus, geben Sie den Seitennamen ein und wählen Sie dann den entsprechenden
Link.

Siehe auch
Reisekostenabrechnungen
Gebuchte Reisekostenabrechnungen

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REISEKOSTENABRECHNUNGEN REISEKOSTENMANAGEMENT - 49 / 57

Reisekostenabrechnungen
Die Seite Reisekostenabrechnungen gibt einen Überblick über alle
Reisekostenabrechnungen, die noch nicht gebucht wurden.

Spezielle Felder
Das Feld Gesamtbetrag (MW) gibt immer den Betrag für alle Ausgaben an, unabhängig
davon, ob die Ausgaben erstattungsfähig sind oder nicht. Der erstattungsfähige Betrag für
den Mitarbeiter kann also niedriger als der hier angegebene Betrag sein.

Aktionen
Die für COSMO Reisekostenmanagement spezifischen Aktionen im Menüband unter
Buchen bzw. Abrechnung werden in der folgenden Tabelle beschrieben.
Aktion Beschreibung
Bucht die ausgewählten Abrechnungen. Gebuchte
Reisekostenabrechnungen werden erstellt. Die Posten werden
Markierte buchen entsprechend der individuellen Einrichtung Ihres Unternehmens
erstellt. Wenn Sie beispielsweise Projektinformationen verwenden,
werden Projektposten erstellt.
Bucht die aktuell ausgewählte Abrechnung. Eine gebuchte
Reisekostenabrechnung wird erstellt. Die Posten werden
Buchen entsprechend der individuellen Einrichtung Ihres Unternehmens
erstellt. Wenn Sie beispielsweise Projektinformationen verwenden,
werden Projektposten erstellt.
Öffnet eine Vorschau, die zeigt, welche Posten beim Buchen des
Buchungsvorschau Belegs oder Buch.-Blatts erstellt werden. (Diese Funktion ist nur in
Microsoft Dynamics NAV 2016 oder höher verfügbar.)
Öffnet den Assistenten zum Reisekostenabrechnungen
importieren . Lädt alle Ausgaben von Rydoo herunter und erzeugt in
Abrechnungen
COSMO Reisekostenmanagement Abrechnungen. Weitere
importieren
Informationen finden Sie unter Reisekostenabrechnungen
importieren.

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REISEKOSTENABRECHNUNGEN                                 REISEKOSTENMANAGEMENT - 50 / 57

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GEBUCHTE REISEKOSTENABRECHNUNGEN                        REISEKOSTENMANAGEMENT - 51 / 57

Gebuchte Reisekostenabrechnungen
Die Seite Geb. Reisekostenabrechnungen wird über Tell Me aufgerufen. Wählen Sie das
Symbol aus, geben Sie Geb. Reisekostenabrechnungen ein und wählen Sie dann den
entsprechenden Link.
Diese Seite gibt einen Überblick über alle bereits gebuchten Reisekostenabrechnungen.

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BENUTZER-WORKFLOW                                       REISEKOSTENMANAGEMENT - 52 / 57

Benutzer-Workﬂow
Der Buchhalter kann eine Kostenabrechnung für einen Mitarbeiter bearbeiten oder
ablehnen. Die folgende Grafik veranschaulicht die Schritte des Reisekosten-Workflows.

Siehe auch
Reisekostenabrechnungen importieren
Reisekostenabrechnungen bearbeiten
Reisekosten-Stapel
Rydoo Webservice-Anfragen

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REISEKOSTENABRECHNUNGEN IMPORTIEREN                     REISEKOSTENMANAGEMENT - 53 / 57

Reisekostenabrechnungen importieren
Bevor Sie die Reisekostenabrechnungen bearbeiten, müssen Sie die Abrechnungen aus
Rydoo mit dem Assistenten zum Reisekostenabrechnungen importieren importieren.

Abrechnungen importieren
 1. Wählen Sie die Aktion Abrechnungen importieren im Menü Abrechnungen auf der
    Seite Reisekostenabrechnungen aus, um den Assistenten zum
    Reisekostenabrechnungen importieren zu öffnen. Der Assistent kann auch über
    Tell Me aufgerufen werden. Wählen Sie das Symbol aus, geben Sie
    Reisekostenabrechnungen importieren ein und wählen Sie dann den
    entsprechenden Link.
 2. Füllen Sie bei Bedarf die Felder unter Einrichtungen und Buchung aus. Fahren Sie über
    ein Feld, um eine Kurzbeschreibung zu lesen.
 3. Wählen Sie die entsprechenden Filteroptionen aus und wählen Sie die Aktion
    Importieren aus.

Die Ausgaben und Reisen von Rydoo werden nach COSMO Reisekostenmanagement
heruntergeladen. Die Reisekostenabrechnungen werden erstellt und die Rydoo Reisen
werden ausgefüllt. Die Reisekosten werden getrennt pro Benutzer erstellt. Wenn ein
Benutzer mehrere Reisen durchgeführt hat, werden alle Ausgaben in einer einzigen
Reiseabrechnung abgelegt. Die Ausgaben werden innerhalb der Abrechnung nach Reisen
sortiert.

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Sie können auch lesen