Remote Arbeit effektiv und effizient gestalten - Webinar Juni 2020 - Startsocial
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Remote Arbeit effektiv und effizient gestalten Webinar Juni 2020 CONFIDENTIAL AND PROPRIETARY Any use of this material without specific permission of McKinsey & Company is strictly prohibited
Teilnahmetipps Um das Beste aus dieser Sitzung herauszuholen, Schalten Sie das Mikrofon/ Nutzen Sie die Chat- Teilen Sie Ihre Erfahrungen Telefon stumm, wenn Sie Funktion für Anmerkungen mit der Gruppe und stellen nicht sprechen und Fragen Sie alle Fragen, die Sie haben McKinsey & Company 2
Wie geht es Ihnen heute? Bitte nutzen Sie die Stempelfunktion von Zoom, um darzustellen, wie es Ihnen geht 1 Auf "Optionen anzeigen" klicken 2 Annotate Funktion auswählen Annotate 3 Stempel auswählen, um das Bild zu markieren, das am Besten ausdrückt, wie Sie fühlen Stamp McKinsey & Company 3
Vor- und Nachteiler remoter Arbeit Was sind Ihre Erfahrungen mit Remote Arbeit bringt positive ... remotem Arbeiten? „Ich war sehr überrascht, wie viel ich im Home Teilen Sie Ihre Erfahrungen im Chat mit Office schaffen kann – ganz ohne die der Gruppe Ablenkungen im Büro bin ich viel effizienter„ … und herausfordernde Erfahrungen Machen Sie hierbei durch (-) und (+) mit sich ersichtlich, ob es eine negative oder positive Erfahrung ist „Mein Tag besteht nur noch aus virtuellen Abstimmungen – ich weiß gar nicht, wann ich meine eigentliche Arbeit machen soll“ McKinsey & Company 4
Was sind die Erfahrungen der Gruppe mit Remote Arbeit CHAT + effizienter, mittagspause an der frischen luft - Schreibtisch im Schlafzimmer - keine Erholung - Abgrenzung Beruf/Privat ist schwieriger + freie Zeiteinteilung, unbeobachtete Pausen - Homeoffice und Homeschooling sind keine engen Freunde - Arbeite immer schon von zu Hause, aber jetzt + Zeitersparnis ohne pendeln ist die ganze Familie da, so das ich weniger reine Arbeitszeit hab +häufigere Teammeetings online sowohl als auch - - fehlende spontane absprachen mit kollegen (arbeiten immer schon remote, aber seit der Krise gibt es mehr Austausch) weniger Störungen - die Informationen, die man nebenbei erfasst, durch andere, aber wenn man im Team zusammensitzt, fehlen. * Zoom und andere Meetings fördern weniger anregende - Das arbeiten auf dem Laptop nimmt mehr Zeit die Kontakte in dieser Zeit persönliche Kontakte in Anspruch - Esstisch nicht ergonomisch mehr konzentrierte Arbeit möglich + und - zu viele - Absprachen in größere Gruppe sind langwieriger interessante - Austausch organisieren ist aufwändiger + Teamsitzungen sind effizienter Möglichkeiten - Technische Herausforderungen! - digitaler Konferenzen - Abgrenzung zur Arbeit fällt mir schwer McKinsey & Company 5
3 Faktoren für erfolgreiches virtuelles Arbeiten Zusammenarbeit im Team Soziale Interaktion und Technische Rahmen- strukturieren Teamkultur stärken bedingungen schaffen McKinsey & Company 6
Zusammenarbeit im Team strukturieren McKinsey & Company 7
Wichtig ist es auch in der virtuellen Zusammenarbeit eine Routine zu etablieren Illustrativ Montag Dienstag Mittwoch Donnerstag Freitag Vormittags Wochen Jour Fixe Themensitzung Check-in Teamtreffen zur Austausch/ gemein- Besprechung aller Besprechung aktueller sames Problemlösen zu Aufgaben für die Woche Themen einem Thema Virtueller Virtueller Wochen Kaffeeklatsch Lunch Check-out Remote Kaffeerunde für Gemeinsames Besprechung Wochen- sozialen Austausch Mittagessen im Team ergebnisse und Aufga- ben für nächste Woche Nachmittags Themensitzung Friday Drinks Austausch/ gemein- Gemeinsamer sames Problemlösen zu Ausklang einem Thema der Woche McKinsey & Company 8
Teamnormen helfen, den Alltag zu strukturieren Beispiel für Teamnormen zur Struktu- Tipps zur Gestaltung von Video- rierung der Zusammenarbeit konferenzen Keine Meetings in der Mittagszeit, um ausreichend Zeit Vor der Videokonferenz für eine Mittagspause zu haben Agenda festlegen Zwischen Meetings 5 - 10 Minuten Pause einplanen Verantwortlichkeiten und Zeitkontingente je Agenda- Schaffung von Zeitfenstern ohne Meetings für indivi- punkt verteilen duelles Bearbeiten von Aufgaben Rollen festlegen (z.B. Moderator, Time Keeper ec.) Kommunikation des eigenen Arbeitsmodus ans Team, z.B. über Slack-Status („Kopfhörer” - Symbol = Während der Videokonferenz Nicht erreichbar; „Kalender” - Symbol = In einem Alle, die nicht sprechen, sind auf stumm geschaltet Meeting) Mit Ice Breaker /"Small Talk" starten; diesen aber begrenzen Wenn sinnig: Partizipative Features (z.B. Breakout - Rooms, Umfragen) zur Stärkung der aktiven Teilhabe nutzen McKinsey & Company 9
Ein Beispiel: Unser virtuelles "Kanban-Board" zur Transparenzschaffung und Priorisierung im Team Kanban Board Wochenziele: Backlog To Do Doing Feedback benötigt Ziel 1 Anna • Tätigkeit • Tätigkeit • Tätigkeit • Tätigkeit Ziel 2 • Tätigkeit • Tätigkeit • Tätigkeit • Tätigkeit … Termine: Team • Tätigkeit • Tätigkeit • Tätigkeit • Tätigkeit Mitglied 2 • Tätigkeit • Tätigkeit • Tätigkeit • Tätigkeit 05.06.2020: Social Cafe Webinar "Remote Arbeit effektiv und effizient gestalten" (Anna, Felicitas ) Termin 2 Termin 3 Themenspeicher für gemeinsames PS: Thema 1 (Verantwortlicher) Thema 2 (Verantwortlicher) … McKinsey & Company 10
Soziale Interaktion und Teamkultur stärken McKinsey & Company 11
Führungskräfte haben eine besonders wichtige Rolle zur Unterstützung der Gestaltung der virtuellen Teamarbeit Planen Sie Kick-offs & regelmäßige Updates Führen Sie 1:1 Gespräche durch, zur Information des Teams ein, besonders auch dann, wenn um den aktuellen Status zu besprechen und um sich gegenseitig neue Teammitglieder dazu kommen; nehmen Sie sich von zu motivieren, die Arbeitsmoral zu wahren und Inklusion zu Anfang an Zeit die Teammitglieder kennenzulernen und stimmen fördern Sie die Identität und Werte des Teams ab Planen Sie mehr Zeit für Anrufe Führen Sie regelmäßige Feedback-Sitzungen von Kunden und Teammitgliedern ein und geben Sie Teammit- durch, wo Sie gemeinsam mit dem Team die aktuelle Situation gliedern die Möglichkeit, sich zu öffnen; stellen Sie die Inklusion und den aktuellen Modus der Zusammenarbeit bewerten und in Ihrer Kommunikation sicher Raum für Verbesserungsvorschläge lassen McKinsey & Company 12
Mit geplanten Interaktionen wird der Zusammenhalt im Team gestärkt Beispielhafte Interaktionen im Team Umfang bzw. Anzahl der Teaminteraktionen sollte Wöchentlich ge- Tägliche, virtuelle Längere Pausen oder Gemeinsame Teil- immer gemeinsam im meinsames, virtu- Kaffeepause mit Raum After-Work-Events für nahme an Online- Team festgelegt werden, elles Mittagessen (ggf. für Themen abseits der gemeinsame Sportangeboten um zu vermeiden, dass auch mit "Koch- inhaltlichen Arbeit Aktivitäten (z.B. Teamaktivitäten neben Themen"; z.B. virtuelles Pub-quiz) aktuell zusätzlich italienisch) anfallenden Aufgaben (z.B. Kinderbetreuung) keine Belastung darstellen McKinsey & Company 13
Technische Rahmen- bedingungen schaffen McKinsey & Company 14
Für die Remote-Zusammenarbeit können Teams eine Reihe digitaler Tools benutzen Nicht vollständig Kanalbasierte Backlog- Teamkultur Inhaltserstellung Videokonferenzen File-Sharing Kommunikation Management 1 1 1 1 1 1 1 1 1 1 Tencent- 1 1 2 2 1 1 Konferenz 2 1 1 1 1 2 2 1 1 1 1 1 2 1 1 1 Gemeinsame Erstellung Gemeinsame Echtzeit- Dateifreigabe Kanal- und gruppenbasierte Projektmanagement Umfragetools (z.B. Poll und Verwaltung von Ferndiskussionen und (insbesondere für Echtzeitkommunikation Everywhere) Aufgabenverwaltung Dokumenten Präsentationen große Dokumente) Ermöglicht schnelle Tools für die Retrospektive und Versionskontrolle Zentrale Quelle von Dokument-Co-Erstellung Virtuelle Teamräume Koordination und Klärung von mit Funktionen wie Dokumenten, und Co-Edition (z.B. Fragen Upvoting (z.B. Ideaboardz) Nachverfolgen von BoxNotes) Chat-Software (z.B. Problemen und Engpässen Interaktives Team-Quiz Gemeinsames WhatsApp, WeChat, Line) und Projektaktualisierungen (z.B. Kahoot) Whiteboarding fehlt die Sicherheit und in Echtzeit Interaktive Fragen und (z.B. Miro) sollte daher nur für nicht Antworten (z.B. Slido) vertrauliche Chats, z.B. Zentraler Wissensraum Koordination/ Logistik, (z.B. Confluence) verwendet werden Bei der Nutzung von Tools müssen Vorschriften des Arbeitgebers und geltende Rahmenbedingungen berücksichtigt werden (z.B. DSGVO, Vorratsdatenspeicherung, Ort der Datenspeicherung, Zugangsberechtigungen) 1. In mindestens einer Nutzungsoption kostenfrei verfügbar 2. Kostenpflichtig McKinsey & Company 15
Tipps zu sicheren Tools aus der Gruppe Datenschutztechnisch gut und obendrein grün: https://greenwebspace.com/hosting-produkte/green- communication.php jitsi.meet – open source und funktioniert am Besten in Chrome Übersicht aller kostenlosen und datenrechtlich erlaubten Tools: https://digitalebildungfueralle.org/ Überblick über alle Möglichkeiten mit Einschätzung der Datenschutzvereinbarung https://drk-wohlfahrt.de/sonderseiten/soziale-innovation-digitalisierung/werkzeuge/ McKinsey & Company 16
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