Remote Arbeit effektiv und effizient gestalten - Webinar Juni 2020 - Startsocial

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Remote Arbeit effektiv und effizient gestalten - Webinar Juni 2020 - Startsocial
Remote Arbeit
effektiv und effizient
gestalten
Webinar

Juni 2020

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Remote Arbeit effektiv und effizient gestalten - Webinar Juni 2020 - Startsocial
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                                                                   haben

                                                                      McKinsey & Company   2
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Vor- und Nachteiler remoter
Arbeit

                                                 Was sind Ihre Erfahrungen mit
Remote Arbeit bringt positive ...                remotem Arbeiten?
„Ich war sehr überrascht, wie viel ich im Home          Teilen Sie Ihre Erfahrungen im Chat mit
Office schaffen kann – ganz ohne die                    der Gruppe
Ablenkungen im Büro bin ich viel effizienter„

… und herausfordernde Erfahrungen                       Machen Sie hierbei durch (-) und (+)
mit sich                                                ersichtlich, ob es eine negative oder
                                                        positive Erfahrung ist
„Mein Tag besteht nur noch aus virtuellen
Abstimmungen – ich weiß gar nicht, wann ich
meine eigentliche Arbeit machen soll“

                                                                                 McKinsey & Company   4
Remote Arbeit effektiv und effizient gestalten - Webinar Juni 2020 - Startsocial
Was sind die Erfahrungen der Gruppe mit Remote Arbeit                                                             CHAT

+ effizienter, mittagspause an der frischen luft                       - Schreibtisch im Schlafzimmer - keine Erholung
                                                                       - Abgrenzung Beruf/Privat ist schwieriger
+ freie Zeiteinteilung, unbeobachtete Pausen                           - Homeoffice und Homeschooling sind keine
                                                                       engen Freunde
                                                                       - Arbeite immer schon von zu Hause, aber jetzt
+ Zeitersparnis ohne pendeln
                                                                       ist die ganze Familie da, so das ich weniger
                                                                       reine Arbeitszeit hab
+häufigere Teammeetings online
                                               sowohl als auch -       - fehlende spontane absprachen mit kollegen
(arbeiten immer schon remote, aber seit
der Krise gibt es mehr Austausch)              weniger Störungen       - die Informationen, die man nebenbei erfasst,
                                               durch andere, aber      wenn man im Team zusammensitzt, fehlen.
* Zoom und andere Meetings fördern             weniger anregende       - Das arbeiten auf dem Laptop nimmt mehr Zeit
die Kontakte in dieser Zeit                    persönliche Kontakte    in Anspruch
                                                                       - Esstisch nicht ergonomisch

mehr konzentrierte Arbeit möglich              + und - zu viele        - Absprachen in größere Gruppe sind langwieriger
                                               interessante            - Austausch organisieren ist aufwändiger
+ Teamsitzungen sind effizienter               Möglichkeiten           - Technische Herausforderungen! -
                                               digitaler Konferenzen   - Abgrenzung zur Arbeit fällt mir schwer
                                                                                                           McKinsey & Company   5
3 Faktoren für erfolgreiches virtuelles Arbeiten

Zusammenarbeit im Team    Soziale Interaktion und   Technische Rahmen-
     strukturieren         Teamkultur stärken       bedingungen schaffen

                                                              McKinsey & Company   6
Zusammenarbeit im Team
     strukturieren

                         McKinsey & Company   7
Wichtig ist es auch in der virtuellen Zusammenarbeit eine Routine
zu etablieren
Illustrativ

              Montag                   Dienstag                Mittwoch              Donnerstag              Freitag
Vormittags    Wochen                   Jour Fixe                                     Themensitzung
              Check-in                 Teamtreffen zur                               Austausch/ gemein-
              Besprechung aller        Besprechung aktueller                         sames Problemlösen zu
              Aufgaben für die Woche   Themen                                        einem Thema

              Virtueller                                       Virtueller                                    Wochen
              Kaffeeklatsch                                    Lunch                                         Check-out
              Remote Kaffeerunde für                           Gemeinsames                                   Besprechung Wochen-
              sozialen Austausch                               Mittagessen im Team                           ergebnisse und Aufga-
                                                                                                             ben für nächste Woche

Nachmittags                            Themensitzung                                                         Friday Drinks
                                       Austausch/ gemein-                                                    Gemeinsamer
                                       sames Problemlösen zu                                                 Ausklang
                                       einem Thema                                                           der Woche

                                                                                                               McKinsey & Company    8
Teamnormen helfen,
den Alltag zu strukturieren

Beispiel für Teamnormen zur Struktu-                     Tipps zur Gestaltung von Video-
rierung der Zusammenarbeit                               konferenzen
Keine Meetings in der Mittagszeit, um ausreichend Zeit   Vor der Videokonferenz
für eine Mittagspause zu haben                           Agenda festlegen
Zwischen Meetings 5 - 10 Minuten Pause einplanen         Verantwortlichkeiten und Zeitkontingente je Agenda-
Schaffung von Zeitfenstern ohne Meetings für indivi-     punkt verteilen
duelles Bearbeiten von Aufgaben                          Rollen festlegen (z.B. Moderator, Time Keeper ec.)
Kommunikation des eigenen Arbeitsmodus ans
Team, z.B. über Slack-Status („Kopfhörer” - Symbol =     Während der Videokonferenz
Nicht erreichbar; „Kalender” - Symbol = In einem         Alle, die nicht sprechen, sind auf stumm geschaltet
Meeting)
                                                         Mit Ice Breaker /"Small Talk" starten; diesen aber
                                                         begrenzen
                                                         Wenn sinnig: Partizipative Features (z.B. Breakout -
                                                         Rooms, Umfragen) zur Stärkung der aktiven Teilhabe
                                                         nutzen

                                                                                                 McKinsey & Company   9
Ein Beispiel: Unser virtuelles "Kanban-Board" zur
Transparenzschaffung und Priorisierung im Team

   Kanban Board
   Wochenziele:                                                        Backlog         To Do           Doing            Feedback
                                                                                                                        benötigt
   Ziel 1
                                                          Anna         •   Tätigkeit   •   Tätigkeit   •   Tätigkeit     •   Tätigkeit
   Ziel 2                                                              •   Tätigkeit   •   Tätigkeit   •   Tätigkeit     •   Tätigkeit
   …

   Termine:                                               Team         •   Tätigkeit   •   Tätigkeit   •   Tätigkeit     •   Tätigkeit
                                                          Mitglied 2   •   Tätigkeit   •   Tätigkeit   •   Tätigkeit     •   Tätigkeit
   05.06.2020: Social Cafe Webinar "Remote Arbeit
   effektiv und effizient gestalten" (Anna, Felicitas )
   Termin 2
   Termin 3

   Themenspeicher für gemeinsames PS:
   Thema 1 (Verantwortlicher)
   Thema 2 (Verantwortlicher)
   …

                                                                                                                       McKinsey & Company   10
Soziale Interaktion und
 Teamkultur stärken

                          McKinsey & Company   11
Führungskräfte haben eine besonders wichtige Rolle zur
Unterstützung der Gestaltung der virtuellen Teamarbeit

   Planen Sie Kick-offs & regelmäßige Updates                         Führen Sie 1:1 Gespräche durch,
    zur Information des Teams ein, besonders auch dann, wenn          um den aktuellen Status zu besprechen und um sich gegenseitig
      neue Teammitglieder dazu kommen; nehmen Sie sich von            zu motivieren, die Arbeitsmoral zu wahren und Inklusion zu
Anfang an Zeit die Teammitglieder kennenzulernen und stimmen          fördern
                      Sie die Identität und Werte des Teams ab

                     Planen Sie mehr Zeit für Anrufe                  Führen Sie regelmäßige Feedback-Sitzungen
 von Kunden und Teammitgliedern ein und geben Sie Teammit-            durch, wo Sie gemeinsam mit dem Team die aktuelle Situation
gliedern die Möglichkeit, sich zu öffnen; stellen Sie die Inklusion   und den aktuellen Modus der Zusammenarbeit bewerten und
                                   in Ihrer Kommunikation sicher      Raum für Verbesserungsvorschläge lassen

                                                                                                                 McKinsey & Company   12
Mit geplanten Interaktionen wird der Zusammenhalt im Team
gestärkt

Beispielhafte Interaktionen im Team

                                                                                              Umfang bzw. Anzahl der
                                                                                              Teaminteraktionen sollte
Wöchentlich ge-           Tägliche, virtuelle      Längere Pausen oder     Gemeinsame Teil-   immer gemeinsam im
meinsames, virtu-         Kaffeepause mit Raum     After-Work-Events für   nahme an Online-   Team festgelegt werden,
elles Mittagessen (ggf.   für Themen abseits der   gemeinsame              Sportangeboten     um zu vermeiden, dass
auch mit "Koch-           inhaltlichen Arbeit      Aktivitäten (z.B.                          Teamaktivitäten neben
Themen"; z.B.                                      virtuelles Pub-quiz)                       aktuell zusätzlich
italienisch)                                                                                  anfallenden Aufgaben (z.B.
                                                                                              Kinderbetreuung) keine
                                                                                              Belastung darstellen

                                                                                                      McKinsey & Company   13
Technische Rahmen-
bedingungen schaffen

                       McKinsey & Company   14
Für die Remote-Zusammenarbeit können Teams eine Reihe
digitaler Tools benutzen
Nicht vollständig
                                                                                                          Kanalbasierte                      Backlog-
                                                                                                                                                                               Teamkultur
Inhaltserstellung                        Videokonferenzen                         File-Sharing            Kommunikation                      Management
                                                         1                                                                                             1                                   1
                   1              1                                                      1                              1                1                           1                                           1

                                                               Tencent-   1
                                                                                                                            1            2
                                                                                                                                    2                                                                        1
                              1                                Konferenz                         2                                                         1
                   1                             1                    1
                                                                                                                                                                           2
                                                                                                      2                         1        1                                                                   1
                                                                                                                1
                                                                  1                                                                                            2
                                                                              1

                                                     1
                                                                                                                    1

Gemeinsame Erstellung                    Gemeinsame Echtzeit-                     Dateifreigabe           Kanal- und gruppenbasierte         Projektmanagement                 Umfragetools (z.B. Poll
und Verwaltung von                       Ferndiskussionen und                     (insbesondere für       Echtzeitkommunikation                                                Everywhere)
                                                                                                                                             Aufgabenverwaltung
Dokumenten                               Präsentationen                           große Dokumente)
                                                                                                          Ermöglicht schnelle                                                  Tools für die Retrospektive
                                                                                  und Versionskontrolle                                      Zentrale Quelle von
Dokument-Co-Erstellung                   Virtuelle Teamräume                                              Koordination und Klärung von                                         mit Funktionen wie
                                                                                                                                             Dokumenten,
und Co-Edition (z.B.                                                                                      Fragen                                                               Upvoting (z.B. Ideaboardz)
                                                                                                                                             Nachverfolgen von
BoxNotes)
                                                                                                          Chat-Software (z.B.                Problemen und Engpässen           Interaktives Team-Quiz
Gemeinsames                                                                                               WhatsApp, WeChat, Line)            und Projektaktualisierungen       (z.B. Kahoot)
Whiteboarding                                                                                             fehlt die Sicherheit und           in Echtzeit
                                                                                                                                                                               Interaktive Fragen und
(z.B. Miro)                                                                                               sollte daher nur für nicht
                                                                                                                                                                               Antworten (z.B. Slido)
                                                                                                          vertrauliche Chats, z.B.
Zentraler Wissensraum
                                                                                                          Koordination/ Logistik,
(z.B. Confluence)
                                                                                                          verwendet werden

                Bei der Nutzung von Tools müssen Vorschriften des Arbeitgebers und geltende Rahmenbedingungen berücksichtigt werden
                (z.B. DSGVO, Vorratsdatenspeicherung, Ort der Datenspeicherung, Zugangsberechtigungen)
1.   In mindestens einer Nutzungsoption kostenfrei verfügbar
2.   Kostenpflichtig

                                                                                                                                                                                      McKinsey & Company             15
Tipps zu sicheren Tools aus der Gruppe

Datenschutztechnisch gut und obendrein grün: https://greenwebspace.com/hosting-produkte/green-
communication.php

jitsi.meet – open source und funktioniert am Besten in Chrome

Übersicht aller kostenlosen und datenrechtlich erlaubten Tools: https://digitalebildungfueralle.org/

Überblick über alle Möglichkeiten mit Einschätzung der Datenschutzvereinbarung
https://drk-wohlfahrt.de/sonderseiten/soziale-innovation-digitalisierung/werkzeuge/

                                                                                                  McKinsey & Company   16
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