REMOTE OFFICE Tipps & Tricks

REMOTE OFFICE
 Tipps & Tricks

Die Einführung eines Remote Office
    beherbergt einige Herausforderungen.
       Wir, die ZIBERTS, sind schon seit
         einiger Zeit damit vertraut und
        kommen sehr gut damit klar, alle
        KollegInnen an einem anderen Ort
             sitzen zu haben und doch am
              gleichen Strang zu ziehen.

Im Folgenden findet ihr Tipps & Tricks zu
  Führung, Kultur und Projektmanagement,
        die den schnellen Wechsel in das
                Remote Office erleichtern.

       Solltet ihr Fragen zu irgendeinem
    Thema haben, egal wie klein sie sein
  mögen, meldet euch sehr gerne bei uns.
   Wir stehen euch mit unserer Erfahrung
                 liebend gern zur Seite.

WAS IST DAS

REMOTE OFFICE

              ?
ÜBERHAUPT

!
  Mit dem Begriff Remote Office
 bezeichnet man die Arbeit der
MitarbeiterInnen außerhalb des
            gemeinsamen Büros.
     Also von Zuhause aus oder
 einem anderen beliebigen Ort.

WIE BEHALTE ICH ALS FÜHRUNGSKRAFT DEN

ÜBERBLICK

                      ?
ÜBER STIMMUNG UND MOTIVATION IM TEAM

REGELMÄßIGKEIT UND
  NEUE STRUKTUREN         !
  Das Wegfallen von einem realen Ort
         der Begegnung reduziert die
  Möglichkeit Stimmungen einzufangen
          und Kontrolle zu behalten.
    Dies lässt sich jedoch gut durch
  regelmäßige Meetings über digitale
    Tools, wie z.B. Zoom oder Slack,
   und neue Strukturen beeinflussen.
   Führt neue Kommunikationsroutinen
            über digitale Tools ein:
           z.B. Daily Stand-Ups oder
             Wochen-Auftakt-Meetings

WIE BEHALTE ICH ALS FÜHRUNGSKRAFT DAS

                           ?
VERTRAUEN
MEINER MITARBEITER*INNEN

TRANSPARENZ
                   !
      Eine der wichtigsten Regeln in
           der Kommunikation mit den
               MitarbeiterInnen ist,
     die Deutungshoheit zu behalten.
Dabei gilt: Nicht nur Regelmäßigkeit
    von Online-Meetings ist wichtig,
sondern auch aktive und transparente
  Kommunikation. Das dämmt Gerüchte,
   Spekulation und Unsicherheit ein.
           Seid offen und pro-aktiv:
   gebt Ausblicke und Standpunkte zu
    aktuellen Themen. Und sagt auch,
   wenn es gerade nichts neues gibt.

EFFIZIENTES ARBEITEN

                          ?
IM HOMEOFFICE UNMÖGLICH

PERSÖNLICHE ROUTINEN
                                   !
          Zu viel Ablenkung im Homeoffice?
                 Inkonsequentes Arbeiten?
 Führt persönliche Routinen ein und zieht
 sie jeden Tag auf‘s Neue durch! Nach ein
paar Tagen werden sie zur Selbstverständ-
 lichkeit. Ein Work-Flow stellt sich ein.
 Lasst euch nicht gehen. Richtet euch her
und geht um den Block bevor‘s an den Lap-
        top geht. Überlegt morgens welche
       Ziele ihr euch für den Tag steckt.
         Plant aktiv Pausen zum Essen und
 Durchschnaufen ein. Und zwingt euch dazu
      NEIN zu sagen. Nein zu Ablenkungen,
  egal ob sie von euch kommen oder jemand
                anderem. Routinen helfen!

WIE BLEIBEN WIR EFFIZIENT BEI

SCHNELLEN

                          ?
ABSPRACHEN

INSTANT-MESSAGING
                          !
Es ist nichts Neues, doch tatsächlich
        nutzen viele Unternehmen noch
     keinen Instant-Messaging-Dienst,
                      wie z.B. Slack.
  Das ist schade, denn solche Dienste
    sind sehr hilfreich, wenn alle an
  einem anderen Ort sitzen und helfen
    bei kurzen, formlosen Absprachen,
             Anweisungen oder Fragen.
                 Nutzt professionelle
           Instant-Messaging-Dienste.

SOZIALES

                                     ?
MITEINANDER
OHNE PLAUSCH AN DER KAFFEEMASCHINE

DIGITALES „SERVUS“

                                  !
  Entfallen soziale Komponenten, wie der
    kurze Plausch an der Kaffeemaschine,
        so kann das Miteinander, das von
Routinen geprägt ist, schnell zerreißen.
  Kommunikationsroutinen, so einfach wie
   das tägliche Grüßen und Verabschieden
      in einem Instant-Messaging-Dienst,
             können eine gute Kultur des
                  Miteinanders schaffen.
  Führt neue Kommunikationsroutinen ein:
      z.B. das digitale „Servus“ eines/r
           Jeden am Morgen und am Abend.

WIE KANN ICH DIGITALE
MEETINGS IN
GROßER RUNDE
EFFIZIENT UMSETZEN

                        ?

VIDEOKONFERENZEN
   MIT MODERATION          !
Digitale Tools, wie z.B. Zoom, Skype
     for Business oder Slack, eignen
   sich bestens für Online-Meetings.
   Gerade Zoom funktioniert auch mit
            externen Teilnehmern gut
    und ist simpel in der Anwendung.
   Nutzt alle die Web-Kamera-Option:
 Bilder schaffen Nähe und übertragen
    Mimik und Gestik, die über Audio
                   allein wegfallen.
    Nutzt die Share-Screen-Funktion:
geht gemeinsam durch Präsentationen.
     Ernennt für jedes Meeting einen
Moderator: dieser führt anhand einer
 Agenda pro-aktiv durch das Meeting.

WIE BEHALTEN WIR DEN

                       ?
ÜBERBLICK
IN PROJEKTEN

DIGITALE
PROJEKT-TOOLS        !
    Ihr wollt von Zuhause den Überblick
  über Projekte, Aufgabenverteilung und
     deren Fortschritt nicht verlieren?
            Digitale Tools zur Projekt-
       strukturierung, wie z.B. Trello,
  helfen den MitarbieterInnen Einblicke
in den Status zu Projekten zu bekommen.
       Nutzt digitale Projekt-Tools, um
          Projekte in Einzelaufgaben zu
      unterteilen, Verantwortlichkeiten
        zu vergeben und den Fortschritt
                          festzuhalten.

GEMEINSAMES VIRTUELLES
BRAINSTORMING ODER

                         ?
WORKSHOPS

DIE KOMBINATION
  AUS DIGITALEN TOOLS
                              !
   Ihr müsst nicht in einem realen Raum
   zusammenkommen, um ein Brainstorming
        oder einen Workshop abzuhalten.
Nutzt ein Videokonferenz-Tool, wie z.B.
          Zoom oder Google Hangouts, in
 Kombination mit einem digitalen Board,
  wie z.B. Miro für einen umfangreichen
           Workshop oder ein Google Doc
                     zur Ideensammlung.

    Einige Videokonferenz-Tools bieten
 sogar Break-Out-Räume an, um parallel
   in Kleingruppen arbeiten zu können.

KUNDEN, PARTNER UND
DIENSTLEISTER MIT IN DAS
REMOTE OFFICE

        ?
HOLEN

!
 OFFEN KOMMUNIZIEREN
  & EXTERNE EINBINDEN

     Das Remote Office ist ein Raum ohne
Grenzen! Durch all die digitalen Tools,
  habt ihr die Möglichkeit auch Externe
mit on Board zu holen. Und das auf ganz
                 einfache Art und Weise.
                   Wichtig ist außerdem:
           kommuniziert offen über euer
  Remote Office und eure Erreichbarkeit.

FRAGEN
                ?
UND MEHR EINBLICKE

   Ihr fragt euch „Und wie jetzt genau?“
     oder braucht Hilfe bei der Wahl der
   Tools, vor allem bei strengen IT- und
                     Sicherheitsauflagen?

          Schreibt uns oder ruft uns an!
           Entweder über euren bekannten
          Ansprechpartner oder Email an:
                     nathalie@zibert.com

                            Eure ZIBERTS