Rollenbeschreibung und -verteilung für die Arbeit mit und in Projekten - Erzbistum-Paderborn
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Rollenbeschreibung und -verteilung für die Arbeit mit und in Projekten
ROLLEN IM PROJEKTMANAGEMENT
INHALTSVERZEICHNIS
1 Einleitung ....................................................................................................................... 2
2 Änderungshinweis .......................................................................................................... 3
3 Gültigkeitsbereich ........................................................................................................... 3
4 Rollenbeschreibung und -Verteilung ............................................................................... 4
4.1 Projektauftraggeberschaft (PAG)............................................................................. 4
4.1.1 Phase Projekt starten ....................................................................................... 4
4.1.2 Phase Projekt steuern ...................................................................................... 5
4.1.3 Phase Projektziel erreichen .............................................................................. 6
4.2 Projektleitung (PL) ................................................................................................... 7
4.2.1 Aufgaben nach Phasen .................................................................................... 8
4.2.2 Aufgaben in kollegialer Rollenteilung ...............................................................12
4.3 Projektteam ............................................................................................................18
4.4 Managementteams (MT) und Leitung Bereich Entwicklung und Kommunikation ....20
4.4.1 Phase Projekte initiieren..................................................................................20
4.4.2 Phase Projekte beauftragen ............................................................................20
4.4.3 Phase Projektportfolio steuern ........................................................................21
4.4.4 Phase Projektarbeit evaluieren ........................................................................22
4.5 Abteilung Entwicklung ............................................................................................22
4.5.1 Phase Projekte initiieren..................................................................................22
4.5.2 Phase Projekte beauftragen ............................................................................23
4.5.3 Phase Projektportfolio steuern ........................................................................24
4.5.4 Phase Projektarbeit evaluieren ........................................................................25
5 Ansprechpartner ............................................................................................................26
6 Abkürzungen .................................................................................................................26
1ROLLEN IM PROJEKTMANAGEMENT
Einleitung
Ein Projekt ist eine temporäre Organisation. Alle Rollen im Projekt sind für die Dauer des
Projektes eingesetzt und werden nach Abschluss des Projektes wieder entpflichtet. Damit
das Projekt Anbindung an die dauerhaften Strukturen der Organisation erhält, ist die Rolle
des Projektauftraggebers (PAG) in aller Regel durch eine Führungskraft aus der
Linienorganisation besetzt. Aus der Linienorganisation und innerhalb der Projektorganisation
wird es in der Regel weitere Personen geben, die als Verbinder fungieren. So wie der
Projektauftraggeber für die Einbindung des Projektes in die Linienorganisation und die
Projektleitung (PL) für die operative Arbeit im Projekt verantwortlich sind, wird aus jedem
Teilprojekt mindestens ein Teammitglied für den Kontakt zur Projektleitung verantwortlich
sein.
Abbildung 1: Organisation der Rollen im Projekt zueinander
Über solche Verbindungen kann ein Projekt sich in verschiedene Unter- und Teilprojekten
organisieren. Die im Folgenden skizzierten Rollen sind dann jeweils vergleichbar zu
besetzen. So hat dann ein Mitglied der Projektleitung für ein Teilprojekt entsprechend
Aufgaben des Auftraggebers.
Unterstützt wird die (temporären) Organisation des einzelnen Projektes durch das Multi-
Projektmanagement. Darin liegt die strategische Verantwortung bei den Managementteams
und dem Leiter der ZA Entwicklung. Die operative Verantwortung leistet die Abteilung
Entwicklung als „Projektmanagement-Office“ (PMO).
Die Aufgaben, Befugnisse (Kompetenzen) und Verantwortungen in den Rollen der
Projektorganisation verlagern sich während der Entwicklung des Projektes. Im Folgenden
2ROLLEN IM PROJEKTMANAGEMENT
werden sie entlang des Phasen-Modells für das Projektmanagement im Erzbistum (siehe
Abbildung 2) beschrieben.
Abbildung 2: Phasen der Multi- und Einzelprojektarbeit
Die Beschreibungen sind tabellarische Aufzählungen und haben den Anspruch, allen
Rolleninhabern eine einfache Orientierung über Zuständigkeiten zu geben. Die Beschreibung
der Rollen erhebt keinen Anspruch auf Vollständigkeit oder absoluter Korrektheit. Die
Beschreibung ist als Rahmen zu verstehen, der je nach Projekt, -zielen, -umfang und -
mitglieder ggfls. Individuell und situativ auszulegen und anzupassen ist.
Änderungshinweis
Version Stand Bearbeitung Änderungen / Kommentar
1.0 01.07.2019 Msgr. Dr. Michael Freigabe als Vorgabedokument für
Bredeck Projektarbeit
1.1 17.06.2019 Markus Freckmann Anpassungen an Corporate Design,
geschlechtersensible Sprache, geänderte
Aufbauorganisation
Tabelle 1: Änderungshinweis
Gültigkeitsbereich
Diese Beschreibung ist ein mitgeltendes Dokument der Projektmanagementrichtlinie im
Erzbischöflichen Generalvikariat.
3ROLLEN IM PROJEKTMANAGEMENT
Rollenbeschreibung und -Verteilung
4.1 Projektauftraggeberschaft (PAG)
Die Projektauftraggeberschaft hat die „Schirmherrschaft“ für das Projekt (engl. Project-
Owner). In dieser Rolle ist der Wunsch der Organisation nach einer erfolgreichen Erreichung
des Projektziels repräsentiert. Sie ist Ansprechperson für Entscheidungsbedarfe und
Abstimmungen in Bezug auf das Projekt, sowohl aus dem Projekt als auch aus den Gremien
der Linienorganisation.
Phase Projekt starten
Aufgabe Befugnisse Verantwortung
Beauftragung Personalauswahl, Arbeitsfähigkeit der
Projektleitung Personaleinsatz Projektleitung
Beauftragung Projektteam- Ernennung zur Arbeitsfähigkeit des
Mitglieder Projektmitarbeit (in Projektteams
Abstimmung mit Linien-
Vorgesetzten)
Mitarbeit bei der Formulieren von Zielen Fachliche Führung der
Projektplanung und Prioritäten Projektleitung in der
Startphase
Festlegung der
Projektportfolios und Gewährleisten der
Priorität zum Bericht in strategischen Ausrichtung
den Managementteams des Projektes in Passung
über das Projekt zur Organisationsstrategie
Gewährleisten der
Akzeptanz der Ziele bei
Projektleitung und -team
Freigabe der detaillierten entweder: Mandat aus Gewährleisten eines
Projektplanung Managementteams zur verlässlichen Mandats für
direkten Entscheidung die weitere Projektarbeit
oder: Vorstellung des
Projektes zur
Beauftragung im
entsprechenden
Managementteam
4ROLLEN IM PROJEKTMANAGEMENT
Bereitstellung Ressourcen Antrag zur Einrichtung Verfügbarkeit der zur
für Projektarbeit anstoßen von Personalressourcen, Erreichung des
Etats und Infrastruktur Projektziels nötigen
Ressourcen
Einhaltung von Prozessen
und Rahmenbedingungen
der Organisation
Formeller Projektstart Kommunikation des Transparenz dazu
Auftrags an das Projekt schaffen, dass das
und wesentliche Projekt gewollt ist, wer die
Verantwortungsträger im Akteure und was ihre
Projektumfeld Ziele sind
Tabelle 2: Aufgaben, Befugnisse, Verantwortung Projektauftraggeberschaft – Phase Projekt starten
Phase Projekt steuern
Aufgabe Befugnisse Verantwortung
Erreichbarkeit für Regeln für eigene Arbeitsfähigkeit der
Projektleitung Erreichbarkeit durch die Projektleitung während
Projektleitung (Zeiten, der gesamten
Wege, Prioritäten, ggf. Projektlaufzeit
Vertretungen) aufstellen
Eskalationsinstanz bei Interventionen Arbeitsfähigkeit im
Konflikten beauftragen Projektteam und
Projektumfeld
Entscheidungen zur
Auflösung des Konfliktes
treffen bzw. herbeiführen
Entgegennehmen von Einfordern von Regelmäßige Bewertung
Berichten Projektstatus-Berichten von Projektfortschritt,
Projektumfeld und
Einberufen von
Entscheidungen aus der
Projektstatus-
Projektarbeit
Gesprächen, punktuelle
Teilnahme an
Projektteam-Sitzungen
Änderung der Status-
Bewertung für das Projekt
(Ampel)
5ROLLEN IM PROJEKTMANAGEMENT
Freigeben von
Projektberichten für das
Multi-Projektmanagement
Strategische Verändern von Regelmäßiges Abgleichen
Projektsteuerung Projektorganisation, von Projektfortschritt und
Inhalten (Ziele, Strategie (der
Hauptaufgaben) sowie Organisation)
strategischer Bedeutung
Entscheidung über
Projektabbruch
Berichterstattung in Vorschlag für Stellung des Rückhalt aus der Organis-
Managementteams Projektes im Multi- ation und von wesent-
Projektmanagement lichen Verantwortungs-
(Portfolios und Prioritäten) trägern für das Projekt
Anmelden von Berichten Projektmarketing
und Entscheidungen zum
Projekt in den
Managementteams
Bereitstellung Ressourcen Antrag zur Einrichtung Verfügbarkeit der zur
für Projektarbeit und Änderung von Erreichung des
sicherstellen Personalressourcen, Projektziels nötigen
Etats und Infrastruktur Ressourcen
Einhaltung von Prozessen
und Rahmenbedingungen
der Organisation
Tabelle 3: Aufgaben, Befugnisse, Verantwortung Projektauftraggeberschaft – Phase Projekt steuern
Phase Projektziel erreichen
Aufgabe Befugnisse Verantwortung
Entgegennahme der Einberufen eines Abschließende Bewertung
Projektergebnisse Gesprächs zum von Projektergebnissen
Projektabschluss und damit verbundenen
Entscheidungen
Einfordern von,
Mitarbeiten an und Gewährleisten der
Freigeben von strategischen Passung
Ergebnispräsentation und der Projektergebnisse zur
Projektabschlussbericht Organisationsstrategie
6ROLLEN IM PROJEKTMANAGEMENT
In der Projektarbeit
gewonnene Erkenntnisse
für die strategische
Entwicklung der
Organisation sichern
Gewährleisten der
Akzeptanz des
Projektabschlusses bei
Projektleitung und -team
sowie im Projektumfeld
Berichterstattung in Anmelden von Berichten Übergang der Ergebnisse
Managementteams und und Entscheidungen zum in die Organisation
Projektumfeld Projektergebnis in den
Managementteams
Formaler Projektabschluss Entpflichtung Wertschätzender
Projektleitung und Abschied für
Projektteam Projektmitarbeiter
Auftrag zur Ressourcen, die für die
Rückabwicklung von Projektarbeit bereitgestellt
Personalressourcen, wurden, sind künftig
Etats und Infrastruktur wieder für die
Organisation einsetzbar
Tabelle 4: Aufgaben, Befugnisse, Verantwortung Projektauftraggeberschaft – Phase Projektziel erreichen
4.2 Projektleitung (PL)
Die Projektleitung ist als „Geschäftsführung“ für alle operativen Aufgaben des Projektes
verantwortlich (engl. Project-Manager). Diese Rolle ist zentrale Stelle für alle Anfragen und
Aufträge des Projektauftraggebers und alle weiteren Projektbeteiligten.
Die Rolle kann von einer Person oder in kollegialer Arbeitsteilung ausgefüllt werden. Die
Betrachtung ihrer Aufgaben entlang der Phasen des Projektes entspricht eher dem
Verständnis von konventionellem Projektmanagement und der Besetzung der Projektleitung
mit einer Person (siehe 4.2.1). Die Betrachtung der Aufgaben in unterscheidbaren Rollen
passt eher zu einem agilen Verständnis von Arbeitsorganisation (siehe 4.2.2). Beide
Betrachtungen variieren in den operativen Aufgaben, sind bei Befugnissen und
Verantwortung in vielen Punkten identisch.
Konventionell oder agil?
Projektmanagement wird eingesetzt, um in befristeter Zeit und mit begrenzten
Mitteln ein einmaliges Ziel zu erreichen. Je präziser das Ziel (Anforderungen) und
7ROLLEN IM PROJEKTMANAGEMENT
das Vorgehen zu seiner Erreichung (Lösungsweg) definiert sind, desto wirksamer
kann konventionelles Projektmanagement werden.
Sind Anforderungen und Lösungsweg weniger klar, werden im Projektverlauf
immer wieder Entscheidungen über die Ausrichtung nötig. Für solche Fälle sind
zwei Ansätze für ein agileres Vorgehen möglich:
1. Der Lösungsweg wird als Folge bewusst kurz gehaltenen Projekte gestaltet, die
jeweils nacheinander beauftragt werden (z.B. Phasen: Konzipierung, Pilotierung,
…).
2. Das Projektteam erhält Entscheidungsbefugnisse und Freiheiten, einen zur
strategischen Ausrichtung des Projektes passenden Weg eigenverantwortlich zu
wählen.
Aufgaben nach Phasen
Phase Projekt starten
Aufgabe Befugnisse Verantwortung
Projektauftrag übernehmen Überarbeitung des Wechselseitige
Projektsteckbriefs Transparenz über Ziele
(redaktionell) und Nicht-Ziele zwischen
PAG und PL
Herbeiführen von
Entscheidungen der Zustimmung zum Auftrag
Projektauftraggeberschaft als Arbeitsgrundlage für
zur Präzisierung des die gesamte Projektarbeit
Auftrags und zur
Festlegung von Prioritäten
für die Projektarbeit
Projektteam aufbauen Auswahl und Ansprache Operative Arbeitsfähigkeit
potentieller Mitarbeiter des Projektteams (durch
und ihrer Einbindung der Mitglieder
Linienvorgesetzten in die temporäre
Projektorganisation und
Vorschlag an den
Abstimmung mit der
Projektauftraggeber zur
Linienorganisation)
Ernennung
Maßnahmen zur
Teambildung gestalten
oder beauftragen
8ROLLEN IM PROJEKTMANAGEMENT
Projektorganisation und Entscheidungen über die Operative Arbeitsfähigkeit
-infrastruktur aufbauen Kommunikations- und des Projektes (als
Informationsstruktur temporäre Organisation)
Operative
Entscheidungen zur
Projektorganisation
Beauftragung interne/
externe Dienstleistungen/
Beschaffungen im
Rahmen des Projektetats
bzw. der Standards der
Organisation
Projektplanung ausarbeiten Ansprechen und Realisierbare Planung für
Beteiligen von die operative Erreichung
internen/externen des Projektziels
Fachleuten für die
Risiko- und
Planung
Umfeldbewertung
Benennen von
Einhaltung von Standards
Arbeitspakten sowie
der Organisation
Einschätzen von Dauer,
Umfang und Kosten
Anfordern von Mitarbeit
des Referates Projekte
und Prozesse
Projektmarketing aufbauen Vertreten des Projektes Vertrauen in das Projekt
als Ansprechpartner (incl. Projektteam) bei
relevanten Beteiligten in
Erstellen und/oder
der Organisation/ im
Freigeben von medialen
Umfeld fördern
Darstellungen zum
Projekt (inhaltlich)
Anfordern von
Unterstützung durch die
Abteilung Kommunikation
Tabelle 5: Aufgaben, Befugnisse, Verantwortung Projektleitung – Phase Projekt starten
Phase Projekt steuern
Aufgabe Befugnisse Verantwortung
9ROLLEN IM PROJEKTMANAGEMENT
Projektarbeiten inhaltlich Festlegen von Zielgerichteter Einsatz
koordinieren Arbeitspaketen von Mitarbeitenden und
weiteren Ressourcen des
Beauftragen und
Projektes
Entgegennehmen der
Ergebnisse für einzelne Abstimmung des
Arbeitspakete im Projekt Ressourceneinsatzes mit
Vorhaben aus der
Bewerten der Bearbeitung
Linienorganisation und
der Arbeitspakete
anderen Projekten
(qualitativ, zeitlich,
Aufwand an Ressourcen)
Einsatz der Mitglieder Führungsaufgaben aus Operative Arbeitsfähigkeit
Projektteam koordinieren dem temporären des Projektteams (durch
Führungsverhältnis Einbindung der Mitglieder
ausführen in die temporäre
Projektorganisation und
Vorschlagsrecht an den
Abstimmung mit der
Linienvorgesetzten für
Linienorganisation)
Personalmaßnahmen
Projektressourcen Einholen von Nachweisen Verfügbarkeit der zur
überwachen Erreichung des
Bewertung der
Projektziels nötigen
Ressourcen
Ressourcen
Vorschlag an die PAG
Einhaltung von Prozessen
zum Antrag zur
und Rahmenbedingungen
Einrichtung und Änderung
der Organisation
von Personalressourcen,
Etats und Infrastruktur
Berichterstattung an PAG Festlegen der Status- Regelmäßige Bewertung
und in Projektportfolios Bewertung für das Projekt von Projektfortschritt,
(Ampel) Projektumfeld und
dokumentieren von
Erstellen von
Entscheidungen aus der
Projektstatus-Berichten
Projektarbeit
und Vorlage bei der PAG
zur Freigabe
Einberufen von
Projektstatus-Gesprächen
mit der PAG und
Einladung der PAG zur
Teilnahme an
Projektteam-Sitzungen
10ROLLEN IM PROJEKTMANAGEMENT
Entscheidungen zum Vorschlag an PAG zur Ständiges Abgleichen von
Projekt vorbereiten und Verändern von Projektfortschritt und
herbeiführen Projektorganisation, Projektzielen
Inhalten (Ziele,
Hauptaufgaben) sowie
strategischer Bedeutung
Vorschlag an PAG zum
Projektabbruch
Eskalation von Konflikten
an den PAG
Anfordern von Mitarbeit
der Abteilung Entwicklung
Projektmarketing Vertreten des Projektes Vertrauen in das Projekt
als Ansprechpartner (incl. Projektteam) bei
relevanten Beteiligten in
Erstellen und/oder
der Organisation/ im
Freigeben von medialen
Umfeld fördern
Darstellungen zum
Projektfortschritt
(inhaltlich)
Anfordern von
Unterstützung durch die
Abteilung Kommunikation
Tabelle 6: Aufgaben, Befugnisse, Verantwortung Projektleitung – Phase Projekt steuern
Phase Projektziel erreichen
Aufgabe Befugnisse Verantwortung
Übergabe der Ergebnisse Zusammenstellen und Transparenz und
an Auftraggeber Aufbereiten der Verständlichkeit der
Projektergebnisse Ergebnisse für die PAG
gewährleisten
Vorlage der Ergebnisse
bei der PAG
Projektabschlussbericht Beschreiben und In der Projektarbeit
erstellen Bewerten des gewonnene Erkenntnisse
Projektverlaufes für die Entwicklung der
Organisation sichern
Auswählen von
(Wissenstransfer)
weiterzugebenden
Gewährleisten der
Akzeptanz des
11ROLLEN IM PROJEKTMANAGEMENT
Erfahrungen (lessons Projektabschlusses bei
learned) Projektteam sowie im
Projektumfeld
Abschlussrechnung zum
Ressourcenverbrauch
aufstellen
Offene Arbeitspakete
benennen
Marketing zum Erstellen und/oder Positive Akzeptanz für die
Projektabschluss Freigeben von medialen Projektergebnisse und
Darstellungen zum insgesamt die Leistungen
Projektabschluss des Projektes bei
(inhaltlich) relevanten Beteiligten in
der Organisation/ im
Anfordern von
Umfeld fördern
Unterstützung durch die
Abteilung Kommunikation
Projektteam verabschieden Leistungsbeurteilung der Verabschiedung der
Projektteam-Mitglieder Projektteam-Mitglieder
aus der temporärer
Vertrauliches Gespräch
Projektorganisation
zum Abschluss des
temporären
Führungsverhältnisses
Rückbau Übergabe Einhaltung von Standards
Projektorganisation und - Projektdokumente zur der Organisation
infrastruktur anstoßen Archivierung
Ressourcen, die für die
Auftrag zur Projektarbeit bereitgestellt
Rückabwicklung von wurden, sind künftig
Personalressourcen, wieder für die
Etats und Infrastruktur (in Organisation einsetzbar
Abstimmung mit der PAG)
Tabelle 7: Aufgaben, Befugnisse, Verantwortung Projektleitung – Phase Projektziel erreichen
Aufgaben in kollegialer Rollenteilung
Rolle Organisieren der Arbeitsfähigkeit
Aufgabe Befugnisse Verantwortung
Besetzung aller Rollen Auswahl und Ansprache Operative Arbeitsfähigkeit
potentieller Mitarbeiter des Projektteams (durch
Einbindung der Mitglieder
12ROLLEN IM PROJEKTMANAGEMENT
und ihrer in die temporäre
Linienvorgesetzten Projektorganisation und
Abstimmung mit der
Herbeiführen von
Linienorganisation)
Entscheidungen zur
Ernennung und Alle zur Arbeitsfähigkeit
Entpflichtung (durch nötigen Rollen sind
Team und PAG) besetzt, Vakanzen
werden unverzüglich
Maßnahmen zur
behoben
Einarbeitung in die
jeweilige Rolle gestalten
oder beauftragen
Einhaltung von Herbeiführen von Wechselseitige
Projektauftrag und weiteren Arbeitsvereinbarungen im Transparenz über Ziele
Absprachen zur Team und Nicht-Ziele zwischen
Arbeitsweise sicherstellen PAG und Projektteam
Herbeiführen von
Entscheidungen über Zustimmung des Teams
Arbeitspakete (siehe zum Auftrag als
fachliche Aufgaben) Arbeitsgrundlage für die
gesamte Projektarbeit
Herbeiführen von
sicherstellen
regelmäßigen
Statusbewertungen Zielgerichtetes Arbeiten
(Statusbericht) und des Projektes zur
daraus abgeleiteter Erreichung des
Entscheidungen Projektziels sicherstellen
Vorschlag an PAG zum Risiko- und
Projektabbruch Umfeldbewertung
Eskalation von Konflikten Einhaltung von Standards
an PAG der Organisation
Anfordern von Mitarbeit
der Abteilung Entwicklung
Tabelle 8: Aufgaben, Befugnisse, Verantwortung Projektleitung – Rolle Organisieren der Arbeitsfähigkeit
Rolle Außenvertretung wahrnehmen
Diese Rolle kann von unterschiedlichen Personen in Zuordnung auf unterschiedliche
Gruppen und Gremien im Projektumfeld ausgefüllt werden.
Aufgabe Befugnisse Verantwortung
13ROLLEN IM PROJEKTMANAGEMENT
Erreichbarkeit des Ansprechpartner der PAG Vertrauen in das Projekt
Projektes für für alle das Projekt (incl. Projektteam) bei
Projektauftraggeber betreffenden Belange PAG fördern
sicherstellen
Weitergabe von Wirksamkeit der Rolle
Informationen zwischen PAG für das Projekt
PAG und Projektteam sicher stellen (gemäß
den unter 4.1 genannten
Herbeiführen von
Aufgaben)
Entscheidungen des
Projektes zu Anliegen des
PAG
Einberufen von
Projektstatus-Gesprächen
mit der PAG und
Einladung des PAG zur
Teilnahme an
Projektteam-Sitzungen
Erreichbarkeit des Vertreten des Projektes Vertrauen in das Projekt
Projektes für wesentliche als Ansprechpartner für (incl. Projektteam) bei
Partner sicherstellen den/die Partner relevanten Beteiligten in
der Organisation/ im
Herbeiführen von
Umfeld fördern
Entscheidungen des
Projektes zu Anliegen der
jeweiligen Partner
Interessen des Projektes in Anfragen und Anträge im Operative Arbeitsfähigkeit
anderen Gruppen/Gremien Namen des Projektes in des Projektes (als
vertreten der jeweiligen Gruppe temporäre Organisation)
einbringen
Einhaltung von Standards
der Organisation
Projektmarketing Erstellen und/oder Vertrauen in das Projekt
Freigeben von medialen bei relevanten Beteiligten
Darstellungen zum in der Organisation/ im
Projektfortschritt Umfeld fördern
(inhaltlich)
Anfordern von
Unterstützung durch die
Abteilung Kommunikation
Tabelle 9: Aufgaben, Befugnisse, Verantwortung Projektleitung – Rolle Außenvertretung wahrnehmen
14ROLLEN IM PROJEKTMANAGEMENT
Rolle Ressourcen verwalten
Aufgabe Befugnisse Verantwortung
Berichterstattung über Einholen von Nachweisen Verfügbarkeit der zur
verfügbare Ressourcen Erreichung des
Bewertung der
Projektziels nötigen
Ressourcen (u.a. Ampel
Ressourcen
im Statusbericht)
Einhaltung von Prozessen
Anmelden von Engpässen
und Rahmenbedingungen
zur Entscheidung im
der Organisation
Projekt
Abschlussrechnung zum
Ressourcenverbrauch
aufstellen
Entscheidungen über Herbeiführen von Operative Arbeitsfähigkeit
Planung und Entscheidungen zur des Projektes (als
Planänderungen begleiten Einrichtung und Änderung temporäre Organisation)
von Personalressourcen,
Einhaltung von Standards
Etats und Infrastruktur
der Organisation
Tabelle 10: Aufgaben, Befugnisse, Verantwortung Projektleitung – Rolle Ressourcen verwalten
Rolle Gastgeber Zusammenkünfte
In aller Regel arbeitet ein Team in mehreren Zusammenkünften (Konferenzen, Sitzungen,
Meetings, Treffen). Die Rolle Gastgeber ist jeweils auf einen solchen Termin gerichtet und
kann daher auch von Treffen zu Treffen wechselnd oder als Leistung von außerhalb des
Teams besetzt werden.
Aufgabe Befugnisse Verantwortung
Zusammenkunft Entscheidung über Transparenz über
vorbereiten Termin und Ort Rahmenbedingungen bei
herbeiführen allen Beteiligten sicher
stellen
Verträge zu
Veranstaltungsort und Einhaltung von Prozessen
Bewirtung im Rahmen und Rahmenbedingungen
des Etats abschließen der Organisation
Teilnehmerliste und
Tagesordnung
zusammenstellen und
verteilen
15ROLLEN IM PROJEKTMANAGEMENT
Ablauf der Zusammenkunft Gesprächs- und Zielgerichteten Ablauf der
gestalten Veranstaltungsleitung Zusammenarbeit in den
vereinbarten
Rahmenbedingungen
ermöglichen
Zusammenkunft Zusammenstellen der Geordneter Abschluss der
nachbereiten Ergebnisdokumentation Zusammenkunft
zur Zusammenkunft
Einhaltung von Prozessen
Freigabe Rechnungen und Rahmenbedingungen
(sachliche Richtigkeit) der Organisation
Tabelle 11: Aufgaben, Befugnisse, Verantwortung Projektleitung – Rolle Gastgeber Zusammenkünfte
Rolle Entscheidungen und Ergebnisse dokumentieren
Aufgabe Befugnisse Verantwortung
Entscheidungen Formulieren der Entscheidungen und
dokumentieren Entscheidungen des Entwicklungen des
Projektes (z.B. Logbuch) Projektes sind im
gesamten Projektverlauf
Herbeiführen der Status-
nachvollziehbar
Bewertung für das Projekt
(Ampel)
Zusammenstellen von
Projektstatus-Berichten
sowie des
Projektabschlussberichtes
und Vorlage beim Team
und PAG zur Freigabe
Zugänglichkeit relevanter Entscheidungen über die Operative Arbeitsfähigkeit
Dokumente gewährleisten Kommunikations- und des Projektes (als
Informationsstruktur temporäre Organisation)
Bei Projektabschluss: Einhaltung von Standards
Übergabe der Organisation
Projektdokumente zur
Archivierung
Tabelle 12: Aufgaben, Befugnisse, Verantwortung Projektleitung – Rolle Entscheidungen dokumentieren
Rolle Lernbegleiter
Aufgabe Befugnisse Verantwortung
16ROLLEN IM PROJEKTMANAGEMENT
Angebot zur Betrachtung Formulieren, Abgleich von
und Bewertung der Zusammenstellen, Projektfortschritt mit
Zusammenarbeit machen Bewerten und Auswählen Projektauftrag und -zielen
von Erfahrungen aus der
Vertrauen der
laufenden
Projektteam-Mitglieder in
Zusammenarbeit (lessons
die Zusammenarbeit
learned)
fördern
Herbeiführen von
In der Projektarbeit
Entscheidungen über Art
gewonnene Erkenntnisse
und Umfang von
für die Entwicklung der
regelmäßigen
Organisation sichern
Bewertungen der
(Wissenstransfer)
Zusammenarbeit
Eskalation von Konflikten
an PAG
Angebot zur Betrachtung Vertrauliche Abgleich von
und Bewertung der Entwicklungsgespräche Rollenerwartungen/
individuellen führen Aufträgen und
Arbeitsfähigkeit machen eingebrachten
Bedarf für Maßnahme zur
Fähigkeiten/ Leistungen
Personalentwicklung
fördern
anmelden (nach Freigabe
durch die jeweilige Vertrauen der einzelnen
Person) Personen in ihre
Arbeitsfähigkeit im Projekt
fördern
Tabelle 13: Aufgaben, Befugnisse, Verantwortung Projektleitung – Rolle Lernbegleiter
Rolle Fachliche Aufgaben erledigen
Aufgabe Befugnisse Verantwortung
Übertragene Aufgabe Beschreiben und Realisierbare Planung für
erfüllen bewerten einzelner die operative Erreichung
Arbeitspakete (qualitativ, der übertragenen Aufgabe
zeitlich, Aufwand an
Zielgerichteter Einsatz
Ressourcen)
von Mitarbeitenden und
Herbeiführen von weiteren Ressourcen des
Entscheidungen zum Projektes
verantworteten
Abstimmung des
Arbeitspaket je nach
Ressourceneinsatzes mit
Vorhaben aus der
17ROLLEN IM PROJEKTMANAGEMENT
übertragenen Linienorganisation und
Befugnissen anderen Projekten
Anfordern von
Unterstützung durch
Fachabteilungen im
Rahmen der vom Projekt
übertragenen Befugnisse
Berichterstattung über Einholen von Nachweisen Transparenz im
Fortschritt und Abschluss zum übertragenen Projektteam über Ziele
der Aufgabenerfüllung Arbeitspaket und Fortschritte des
übertragenen
Bewertung der für das
Arbeitspaketes
übertragene Arbeitspaket
verfügbaren Ressourcen Einhaltung von Prozessen
und Rahmenbedingungen
Antrag an das
der Organisation
Projektteam zur
Bereitstellung und
Änderung von
Personalressourcen,
Etats und Infrastruktur für
das übertragene
Arbeitspaket
Festlegen von Status-
Bewertungen zum
übertragenen
Arbeitspaket
Tabelle 14: Aufgaben, Befugnisse, Verantwortung Projektleitung – Rolle Fachliche Aufgabe erledigen
4.3 Projektteam
Die Rollen im Projektteam sind abhängig davon, wie die Rolle der Projektleitung (siehe 4.2)
ausgefüllt wird. Grundsätzlich sind die Projektteam-Mitglieder Teil der temporären
Projektorganisation und unterliegen in ihrer temporären Rolle den im Projekt geltenden
Regelungen. Häufig sind Projektteam-Mitglieder auch in der Linienorganisation eingesetzt
und unterliegen ebenso den dortigen Regelungen. Mitunter geraten sie dadurch in Konflikte,
weil sich Regelungen der Linienorganisation und der Projektorganisation überlagern (z.B. bei
der Urlaubsplanung oder bei Präsenzzeiten).
Aufgabe Befugnisse Verantwortung
Mitarbeit an Inhalten der Arbeitsaufträge im Unterstützung bei der
Projektarbeit Rahmen des Projektes Erreichung des
Projektziels durch
18ROLLEN IM PROJEKTMANAGEMENT
übernehmen, bearbeiten zielgerichteten Einsatz
und abschließen der eigenen Fähigkeiten
und Möglichkeiten
Berichte und Vorschläge
für Entscheidungen an die Transparenz über
Projektleitung richten Arbeitsstände herstellen
Entscheidungen im Zielgerichteter Einsatz
delegierten Rahmen von Arbeitszeit und –
selbst treffen mitteln
Mitarbeit an den Phasen Unterstützen der Erreichen des Projektziels
der Projektarbeit (Projekt Projektleitung durch unterstützen
planen, Projekt steuern und Informationen,
Einhaltung von Prozessen
Projektziel erreichen) Einschätzungen,
und Rahmenbedingungen
Bewertungen,
der Organisation
Entscheidungsvorschläge
In der Projektarbeit
Teilnahme an Sitzungen
gewonnene Erkenntnisse
des Projektteams
für die Entwicklung der
Zugriff auf Informationen/ Organisation sichern
Dokumente aus der (Wissenstransfer)
Projektarbeit
Mitarbeit bei der Planen, Dokumentieren Erfüllung der
Abstimmung zwischen und Auswerten der Aufgaben/Rollen in
Projekt- und eigenen Leistungen (z.B. Projekt und Linie sicher
Linienorganisation Arbeitszeit) im Projekt und stellen
in der Linie
Arbeitsfähigkeit und
Maßnahmen anwenden Akzeptanz des Projektes
zum Datenschutz und im Projektumfeld (Linie)
Schutz vertraulicher fördern
Informationen zwischen
Linie und Projekt
Ansprechpartner für das
Projekt in der eigenen
Linienorganisation sein (in
Abstimmung mit der
Projektleitung)
Benennen von Konflikten
aus Anforderungen aus
dem Projekt und aus der
Linie bei den
Vorgesetzten
19ROLLEN IM PROJEKTMANAGEMENT
Eskalieren von Konflikten
an den
Projektauftraggeber
Tabelle 15: Aufgaben, Befugnisse, Verantwortung Projektteam
4.4 Managementteams (MT) und Leitung Bereich Entwicklung und
Kommunikation
Die Managementteams haben die „Schirmherrschaft“ für das Projektmanagement im
Erzbistum. Sie verantworten die strategischen Entscheidungen der Organisation zur
Projektarbeit. Die Entscheidungen über Qualität und Weiterentwicklung des
Projektmanagements im Erzbistum Paderborn trifft die Leitung des Bereichs Entwicklung und
Kommunikation als Prozesseigner.
Phase Projekte initiieren
Aufgabe Befugnisse Verantwortung
Strategische Einsatz aller Steuerung der
Richtungsentscheidungen Möglichkeiten der Organisation als Ganzes
formulieren und priorisieren Organisation für die
Strategiearbeit
Fördern von Innovation, Einsatz von Personal und Effektiver und effizienter
Profilierung und Qualität Ressourcen zur Einsatz von Ressourcen
zur Umsetzung der Ideenfindung
Strategie
Rahmenbedingungen für Kriterien für die Auswahl Transparenz über
den Start von Projekten von Ideen zur Entscheidungswege zum
setzen ausführlichen Start von Projekten in der
Projektplanung setzen Organisation
Tabelle 16: Aufgaben, Befugnisse, Verantwortung Managementteams – Phase Projekte initiieren
Phase Projekte beauftragen
Aufgabe Befugnisse Verantwortung
Auswahl der zu Präsentationen von Strategische Priorisierung
beauftragenden Projekte Projektideen anfordern in der Projektarbeit
und entgegennehmen
20ROLLEN IM PROJEKTMANAGEMENT
Ausführliche
Projektplanung
beauftragen
Entscheidung über Mandat für Gewährleisten eines
Projektauftraggeber Projektauftraggeberschaft verlässlichen Mandats für
herbeiführen erteilen die Projektsteuerung
Entscheidung über Inhalte, Projektantrag (Steckbrief) Gewährleisten der
Dauer und Aufwände sowie strategisch bewerten strategischen Ausrichtung
strategische Bedeutung des Projektes in Passung
Veto bei Entscheidung
eines Projektes zur Organisationsstrategie
der Projektauftraggeber-
herbeiführen
schaft zum Projektauftrag Gewährleisten der
/-start Akzeptanz der Ziele bei
Projektauftraggeberschaft
und im Projektumfeld
Tabelle 17: Aufgaben, Befugnisse, Verantwortung Managementteams – Phase Projekte beauftragen
Phase Projektportfolio steuern
Die Managementteams erhalten regelmäßig Portfolioberichte über den Status der
Einzelprojekte, die für das jeweilige MT von Interesse sind. Die jeweiligen
Projektauftraggeber entscheidet darüber, in welche MTs das konkrete Einzelprojekt berichtet
wird.
Aufgabe Befugnisse Verantwortung
Strategische Bewertung Informationen zu Gewährleisten der
der Einzel- und Multi- laufenden Projekten strategischen Ausrichtung
Projektarbeit einfordern und aller laufenden Projekte
entgegennehmen untereinander und in
Passung zur
Veto bei Entscheidungen
Organisationsstrategie
einzelner
Projektauftraggeber über Gewährleisten der
Änderungen am Akzeptanz der
Projektauftrage (Change Projektarbeit in der
Request) Organisation und ihrem
Umfeld
Prioritäten einzelner
Projekte entscheiden
Projektabbruch
entscheiden
Tabelle 18: Aufgaben, Befugnisse, Verantwortung Managementteams – Phase Projektportfolio steuern
21ROLLEN IM PROJEKTMANAGEMENT
Phase Projektarbeit evaluieren
Aufgabe Befugnisse Verantwortung
Bewerten des Beitrags Informationen zu Gewährleisten einer
einzelner Projekte zu den abgeschlossenen kontinuierlichen
strategischen Projekten einfordern und Weiterentwicklung der
Richtungsentscheidungen entgegennehmen Organisationsstrategie
Entlastung der
Projektauftraggeberschaft
nach Abschluss eines
einzelnen Projektes
Rahmenbedingungen der Vorschlagsrecht für und Gewährleisten der
Projektarbeit gestalten Veto bei Entscheidungen Akzeptanz der
der Bereichsleitung Projektarbeit in der
Entwicklung und Organisation und ihrem
Kommunikation Umfeld
(Prozesseigner) zu
Qualität und
Weiterentwicklung des
Projektmanagements
Tabelle 19: Aufgaben, Befugnisse, Verantwortung Managementteams – Phase Projektarbeit evaluieren
4.5 Abteilung Entwicklung
Die Abteilung Entwicklung ist als „Geschäftsführung“ für alle operativen Aufgaben des Multi-
Projektmanagements verantwortlich (engl. Project-Management-Office (PMO)). Die
Abteilung ist zentrale Stelle für alle Anfragen und Aufträge rund um die Projektarbeit im
Erzbistum Paderborn. Die Abteilung ist verantwortlich für die Qualität und Weiterentwicklung
der Prozesse für die Projektarbeit.
Phase Projekte initiieren
Aufgabe Befugnisse Verantwortung
Unterstützen bei der Gestalten von Angeboten Wirksamen Einsatz von
Förderung von Innovation, zur Ideenfindung Projektarbeit für die
Profilierung und Qualität strategische Entwicklung
Beraten von
zur Umsetzung der der Organisation fördern
Führungskräften und
Strategie
Mitarbeitern bei der
Initiierung von Projekten
22ROLLEN IM PROJEKTMANAGEMENT
Tabelle 20: Aufgaben, Befugnisse, Verantwortung Abteilung Entwicklung – Phase Projekte initiieren
Phase Projekte beauftragen
Aufgabe Befugnisse Verantwortung
Unterstützung bei der Ansprechen und Realisierbare Planung für
Erstellung von Beteiligen von die strategische
Projektanträgen internen/externen Erreichung des
Fachleuten für die Projektziels fördern
Planung
Risiko- und
Benennen von Umfeldbewertung
Hauptaufgaben sowie
Einhaltung von Standards
Einschätzen von Dauer,
der Organisation
Umfang und Kosten im
Erstansatz
Unterstützung bei der Auswahl und Ansprache Operative Arbeitsfähigkeit
Auswahl von potentieller Mitarbeiter des künftigen Projektes
Projektmitarbeitern und und ihrer und Qualität der in
externen Beratern Linienvorgesetzten in Projekten eingesetzten
Abstimmung mit PAG/ PL Mitarbeiter fördern
(wenn bereits vorhanden)
Vorschlag an den
Projektauftraggeber zur
Ernennung
Teilnahme an
Besetzungsverfahren für
Projektstellen
Vorbereiten und Prüfen
von Beraterverträgen
Formale Vollständigkeit des Vorlage von Qualität der
Projektauftrags prüfen Projektanträgen zur Projektaufträge sicher
Entscheidung in den stellen, damit Projektziele
Managementteams möglichst wirksam und
wie geplant erreicht
Veto bei Entscheidungen
werden können
zum Antrag auf
Beauftragung Einhaltung der Richtlinie
für Projektarbeit und
weiterer Standards der
Organisation
Tabelle 21: Aufgaben, Befugnisse, Verantwortung Abteilung Entwicklung – Phase Projekte beauftragen
23ROLLEN IM PROJEKTMANAGEMENT
Phase Projektportfolio steuern
Aufgabe Befugnisse Verantwortung
Berichtswesen zum Multi- Informationen zu Verlässlichen Überblick
Projektmanagement laufenden Projekten bei zu allen für die
Projektauftraggeber- Organisation beauftragten
Formale Vollständigkeit der
schaften und Projekten geben, damit
Projektstatusberichte
Projektleitungen strategische
prüfen
anfordern Entscheidungen der
Managementteams
Ausführen von
fördern
Projektaudits
Zusammenfassungen der
Informationen formulieren
Vorschlag an
Managementteam zur
Überprüfung der Status-
Bewertung für einzelne
Projekte (Ampel)
Steuerung der Einzel- und Vorschlag an PAG/ PL zur Projektübergreifende
Multiprojektarbeit Verändern von Steuerung von Inhalten
unterstützen Projektorganisation, und Ressourceneinsatz
Inhalten (Ziele, für Projektarbeit
Hauptaufgaben) sowie ermöglichen
strategischer Bedeutung
Herbeiführen von
Entscheidungen der
Managementteams bei
Ressourcen-Engpässen
(Priorisierung)
Wirksamkeit der Rollen Herbeiführen von Arbeitsfähigkeit PAG/ PL
Projektauftraggeberschaft Entscheidungen im subsidiär sicherstellen
und Projektleitung sichern Managementteam zur
Besetzung der Rollen
Eskalieren von Konflikten
an die Leitung Bereich
Entwicklung und
Kommunikation
Tabelle 22: Aufgaben, Befugnisse, Verantwortung Abteilung Entwicklung – Phase Projektportfolio steuern
24ROLLEN IM PROJEKTMANAGEMENT
Phase Projektarbeit evaluieren
Aufgabe Befugnisse Verantwortung
Abschluss Einzelprojekte Informationen zu Transparenz sicherstellen
unterstützen beendeten Projekten bei über abschließende
PAG und PL anfordern Bewertung von
Formale Vollständigkeit
Projektergebnissen und
Projektabschlussbericht Ausführen von
damit verbundenen
prüfen Projektreviews
Entscheidungen
Zusammenfassungen der
In der Projektarbeit
Informationen formulieren
gewonnene Erkenntnisse
Vorschlag an PAG für für die strategische
Leistungsbeurteilung der Entwicklung der
Projektleitung Organisation sichern
Vertrauliches Gespräch Gewährleisten der
mit PAG und PL zum Akzeptanz des
Projektabschluss Projektabschlusses bei
Vorschlag an Projektbeteiligten und -
Managementteam zur umfeld
Entlastung
Projektauftraggeber
Rahmenbedingungen für Formulieren einer systematisches Lernen
Projektarbeit entwickeln Richtlinie für Projektarbeit der Organisation aus dem
zur Freigabe durch den Zusammenwirken von
Leiter ZA Entwicklung permanenter und
Projektorganisation
Erstellen und/oder
sicherstellen
Freigeben von
Informations- und
Bildungsangeboten zur
Projektarbeit
Marketing für Projektarbeit Vertreten der Vertrauen in das Projekt
Projektarbeit als (incl. Projektteam) bei
Ansprechpartner relevanten Beteiligten in
der Organisation/ im
Erstellen und/oder
Umfeld fördern
Freigeben von medialen
Darstellungen zur
Projektarbeit (inhaltlich)
Anfordern von
Unterstützung durch die
Abteilung Kommunikation
25ROLLEN IM PROJEKTMANAGEMENT
Tabelle 23: Aufgaben, Befugnisse, Verantwortung Abteilung Entwicklung – Phase Projektarbeit evaluieren
Ansprechpartner
Ansprechpartner zur Projektarbeit ist im Erzbischöflichen Generalvikariat:
Abteilung Entwicklung
projekte@erzbistum-paderborn.de
Kersten Schumacher, Telefon 05251 125-1709
Markus Freckmann, Telefon 05251 125-1704
Domplatz 3, 33098 Paderborn
Abkürzungen
Kürzel Beschreibung
PAG Projektauftraggeberschaft
PL Projektleitung
MT Managementteam
PMO Projektmanagement-Office
PjM Projektmanagement
Tabelle 24: Abkürzungsverzeichnis
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