SEPA für Microsoft Dynamics NAV
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SEPA für Microsoft Dynamics NAV 24. September 2013
Inhaltsverzeichnis
1 Überblick __________________________________________ 3
1.1 SEPA – Technischer Standard____________________________________ 3
1.1.1 IBAN _________________________________________________________ 3
1.1.2 BIC __________________________________________________________ 4
1.1.3 Gläubiger-Identifikationsnummer ________________________________ 4
1.1.4 SEPA-Überweisung (SEPA Credit Transfer) ________________________ 4
1.1.5 SEPA-Lastschrift (SEPA Direct Debit) _____________________________ 5
1.1.6 SEPA-Basislastschrift (SEPA Core Direct Debit) _____________________ 6
1.1.7 SEPA-Firmenlastschrift (SEPA Business to Business Direct Debit) _____ 7
1.1.8 Die Änderung des Außenwirtschaftsgesetzes (AWG) und der
Außenwirtschaftsverordnung (AWV) ______________________________ 8
2 Anpassungen in Ihrer ERP-Software Microsoft Dynamics NAV _ 9
Firmeninformationen _____________________________________ 10
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BEDAV GmbH | Bornaer Straße 19 | 04288 Leipzig | Deutschland | Sitz und Registergericht Leipzig HRB 156941 Überblick
Ab dem 1. Februar 2014 wird der bestehende Zahlungsverkehr für Überweisungen und
Lastschriften gemäß der neuen SEPA-Verordnung nur noch nach den neuen europäischen
Regeln erfolgen. Mit SEPA wird nicht mehr – wie derzeit – zwischen nationalen und
grenzüberschreitenden Zahlungen unterschieden.
Neben den Banken müssen auch Unternehmen und Behörden auf das neue SEPA-
Verfahren umgestellt werden. Das funktioniert jedoch nicht automatisch.
Wir unterstützen Sie bei der SEPA-Umstellung Ihres Microsoft Dynamics NAV ERP Sys-
tems (ab Version 3.70). Nach der Umstellung können Sie SEPA-Zahlungen bzw. SEPA-
Lastschriften automatisch aus Microsoft Dynamics NAV erzeugen.
1.1 SEPA – Technischer Standard
SEPA wurde als XML-Nachrichtenformat auf Basis des weltweiten Standards ISO 20022
entwickelt. Dieser einheitliche technische Standard bildet somit künftig die Grundlage für
die Abwicklung von Zahlungen im SEPA-Raum.
Ein bedeutender Unterschied zu den bisherigen nationalen Verfahren besteht darin, dass
der Überweisende und der Begünstigte (sowie deren Kreditinstitute) anhand von IBAN
und BIC anstelle der nationalen Bankleitzahl und Kontonummer identifiziert werden.
1.1.1 IBAN
IBAN steht für International Bank Account Number und ist eine standardisierte, internati-
onale Bank-/Kontonummer für nationale und grenzüberschreitende Zahlungen. Sie be-
steht aus maximal 34 Stellen, die je nach Land unterschiedlich genutzt werden können.
Lediglich die ersten vier Stellen sind fest definiert.
In Deutschland wird die IBAN mit 22 Stellen
dargestellt: Die ersten zwei Stellen enthalten
das Länderkennzeichen (DE für Deutschland).
Eine zweistellige Prüfziffer dient zur Kontrolle
der Kontonummer und Bankverbindung vor
Ausführung der Zahlung. Anschließend folgt
die achtstellige Bankleitzahl des Kontoinhabers (hier 3006 0601) sowie rechtsbündig und
nach vorn mit „0“ aufgefüllt die Kontonummer, welche je nach Kreditinstitut bis zu zehn
Stellen umfasst.
Für die Umstellung der Kontodaten der heute im deutschen Zahlungsverkehr gebräuch-
lichen Kontonummern und Bankleitzahlen auf die international verwendeten IBAN und
BIC stellt Ihnen NAV einige Hilfsmittel zur Verfügung.
Bei der Zusammensetzung der IBAN gibt es neben den Standardregeln noch 42 Sonder-
regeln. Diese Sonderregeln finden Sie auf der Internetseite der Bundesbank. Für eine
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BEDAV GmbH | Bornaer Straße 19 | 04288 Leipzig | Deutschland | Sitz und Registergericht Leipzig HRB 15694zertifizierte Umstellung Ihrer Kontodaten auf IBAN und BIC können Sie u. a. das IBAN-
Serviceportal des Banken-Verlags nutzen, welches bei der Berechnung von IBAN alle
Sonderregeln für deutsche Bankverbindungen berücksichtigt. Eine Schnittstelle für das
Auslesen von Bankverbindungen und den Rückimport der Dateien des IBAN Servicepor-
tals wird für Sie während der SEPA-Umstellung implementiert.
1.1.2 BIC
BIC steht für Bank Identifier Code und ist die internationale Bankleitzahl eines
Kreditinstituts. Der BIC besteht aus maximal elf Stellen und wird auch als SWIFT-Code
bezeichnet.
Die ersten vier Stellen enthalten die Bankbezeichnung,
sind alphanumerisch und können frei gewählt werden
(z. B. MARK für die Deutsche Bundesbank). Darauf folgt
die Länderkennung, welche dem ISO-Code des
jeweiligen Landes entspricht. Sie besteht aus zwei
Stellen (z. B. DE für Deutschland). Anschließend folgt
eine zweistellige Orts-/Regionenangabe (z. B. FF für
Frankfurt am Main). Die letzten drei Stellen können für
Filialbezeichnungen genutzt werden (hier XXX als Platzhalter) und sind frei wählbar. Sie
können jedoch auch frei bleiben.
Die Angabe des BIC zur Identifizierung der Kontoverbindung wird nach dem 1. Februar
2014 für Inlandszahlungen und nach dem 1. Februar 2016 für grenzüberschreitende Zah-
lungen nicht mehr benötigt.
1.1.3 Gläubiger-Identifikationsnummer
Um als Zahlungsempfänger (z. B. Unternehmen) Lastschriften auf Basis der SEPA-
Lastschriftverfahren nutzen zu können, benötigen Sie eine Gläubiger-Identifikations-
nummer. Hierbei handelt es sich um eine kontounabhängige und eindeutige Kennung, die
den Zahlungsempfänger als Lastschrift-Einreicher zusätzlich identifiziert. In Deutschland
ist die Gläubiger-Identifikationsnummer bei der Deutschen Bundesbank über das Internet
zu beantragen: www.glaeubiger-id.bundesbank.de
1.1.4 SEPA-Überweisung (SEPA Credit Transfer)
Die SEPA-Überweisung wird seit dem 28. Januar 2008 von fast allen Banken angeboten.
Durch die Umsetzung der Richtlinie für Zahlungsdienste im Binnenmarkt in nationales
Recht darf die Abwicklungszeit im nationalen und grenzüberschreitenden Zahlungsver-
kehr in Europa ab November 2009 nicht mehr als drei Bankgeschäftstage (ab 2012 nur
noch ein Bankgeschäftstag) betragen. Dies ist unabhängig davon, in welchem Land des
SEPA-Raumes der Zahlungsempfänger sein Konto unterhält.
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BEDAV GmbH | Bornaer Straße 19 | 04288 Leipzig | Deutschland | Sitz und Registergericht Leipzig HRB 156941.1.5 SEPA-Lastschrift (SEPA Direct Debit)
Aufgrund unterschiedlicher rechtlicher Rahmenbedingungen und verschiedener nationaler
Lastschriftverfahren hatte man sich für die Entwicklung eines völlig neuen SEPA-Last-
schriftverfahrens entschieden. Ab November 2009 können Kreditinstitute die SEPA-
Lastschrift anbieten.
Zwei Lastschriftverfahren sind zu unterscheiden:
SEPA Core Direct Debit (Basisvariante - siehe Punkt 1.1.6)
SEPA Business to Business Direct Debit (Firmenlastschrift für den Verkehr mit
Geschäftskunden - siehe Punkt 1.1.7)
Die Basisversion der SEPA-Lastschrift enthält vom deutschen Einzugsermächtigungslast-
schriftverfahren zahlreiche bekannte Elemente. Die Firmenlastschrift berücksichtigt die
Bedürfnisse von Geschäftskunden und ist dem heutigen Abbuchungsverfahren ähnlich.
Beim SEPA-Lastschriftverfahren benötigen Sie als Zahlungsempfänger ein Mandat, das
Ihnen vom Zahler erteilt wird. Das Mandat ist eine rechtliche Legimitation für den Einzug
von SEPA-Lastschriften und umfasst sowohl die Zustimmung des Zahlers zum Einzug der
Zahlung per SEPA-Lastschrift an den Zahlungsempfänger als auch den Auftrag an den
eigenen Zahlungsdienstleister zur Einlösung der Zahlung.
Das Regelwerk des European Payments Council (EPC) sieht drei Typen des Mandats vor:
das papiergebundene Mandat mit der eigenhändigen Unterschrift,
das e-Mandat des EPC,
(Diese Form des Mandats ist ein freiwilliger Service der Banken und wird von der
Deutschen Kreditwirtschaft nicht angeboten.) und
das elektronische Mandat mit einer sicheren Unterschrift.
(Die Deutsche Kreditwirtschaft ist durch das Regelwerk des EPC verpflichtet, die-
sen Mandatstyp zu unterstützen. Dies ist aber zurzeit noch nicht der Fall.)
Das Mandat muss die Gläubiger-ID des begünstigten Unternehmens (bzw. der Person)
enthalten, welches im Datensatz als Lastschriftgläubiger erscheint und auf dessen Namen
das Konto zum Lastschrifteinzug lautet.
Bereits erteilte schriftliche Einzugsermächtigungen können als SEPA-Lastschriftmandate
genutzt werden. Dies ist aufgrund der im Juli 2012 erfolgten Anpassung der Allgemeinen
Geschäftsbedingungen (AGB) der Kreditinstitute in Deutschland möglich. Zu beachten ist
dabei, dass der Lastschrifteinreicher den Zahler vor dem ersten SEPA-Basislastschrift-
einzug über den Wechsel vom Einzug per Einzugsermächtigungslastschrift auf den Einzug
per SEPA-Basislastschrift unter Angabe von Gläubiger-Identifikationsnummer und Man-
datsreferenz in Textform unterrichtet hat. Die Mandatsreferenz ist ein vom Zahlungsemp-
fänger individuell vergebenes Kennzeichen und wird beim Anlegen eines Mandates manu-
ell oder von Microsoft Dynamics NAV automatisch erstellt. Sie darf bis zu 35 alphanume-
rische Zeichen lang sein.
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BEDAV GmbH | Bornaer Straße 19 | 04288 Leipzig | Deutschland | Sitz und Registergericht Leipzig HRB 15694In Microsoft Dynamics NAV können Sie SEPA-Mandate für verschiedene Debitorenbanken
anlegen und diese je nach Geschäftsvorfall für SEPA-Lastschriften nutzen. Darüber hin-
aus haben Sie die Möglichkeit, mit dem Modul Zahlungsverkehr Schreiben in verschiede-
nen Varianten für die Mandatserteilung zu gestalten.
Beispielschreiben zur Umstellung auf das SEPA-Basislastschriftverfahren stellt die Deut-
sche Kreditwirtschaft zusammen mit Beispielen für das SEPA-Lastschriftmandat und das
Kombimandat zur Verfügung. Das SEPA-Mandat erlischt nach 36 Monaten der Nichtnut-
zung.
1.1.6 SEPA-Basislastschrift (SEPA Core Direct Debit)
Abbildung 1: Ablauf einer SEPA-Basislastschrift
Wenn Unternehmen, Vereine oder Selbständige Lastschriften von Privatkunden einziehen,
fallen diese Zahlungen unter die Regelung der SEPA-Basislastschrift, SEPA Direct Debit
Core. Die SEPA-Basislastschrift ist ein Lastschrifteinzug in Euro eines „Nicht
Verbrauchers“ von einem Verbraucher innerhalb der SEPA-Länder.
Um eine SEPA-Basislastschrift durchzuführen, benötigen Sie eine Gläubiger-ID. Die Gläu-
biger-ID wird kostenfrei von der Deutschen Bundesbank vergeben.
Eine SEPA-Lastschrift wird durch ein sogenanntes Mandat autorisiert.
Als Zahlungsempfänger legen Sie dem Zahlungspflichtigen ein Mandat zur Unter-
schrift vor. Die Mandate können Sie nach der SEPA-Umstellung automatisch aus
Microsoft Dynamics NAV erstellen lassen.
Der Zahlungspflichtige erteilt Ihnen das Mandat und ermächtigt Sie damit zum
Einzug der Forderungen. Sie geben das Mandat in Microsoft Dynamics NAV frei.
Sie senden dem Zahlungspflichtigen eine Vorabinformation (Pre-Notification), z. B.
in Form einer Rechnung, einer Police oder eines Vertrages. Sofern nicht anders
vereinbart, ist die Vorabinformation 14 Tage vor Fälligkeit zu senden.
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BEDAV GmbH | Bornaer Straße 19 | 04288 Leipzig | Deutschland | Sitz und Registergericht Leipzig HRB 15694 Sie erstellen in Microsoft Dynamics NAV eine SEPA-Basislastschriftdatei, welche
rechtzeitig online an Ihre Bank zu übermitteln ist.
Ihre Bank leitet den Auftrag an die Bank des Zahlungspflichtigen weiter. Bei ein-
maligen Lastschriften und der ersten Folge-Lastschrift muss die Übermittlung spä-
testens fünf Bankarbeitstage vor Fälligkeit erfolgen, bei weiteren Folge-
Lastschriften bis spätestens zwei Bankarbeitstage vor Fälligkeit.
Die Bank des Zahlungspflichtigen belastet das Konto des Zahlungspflichtigen am
Fälligkeitstag.
Eine SEPA-Basislastschrift kann innerhalb von acht Wochen nach Belastung an den
Einreicher zurückgegeben, d. h., die entsprechende Kontobelastung rückgängig gemacht
werden. Bei Vorliegen einer unautorisierten Lastschrift, alos einer Kontobelastung ohne
SEPA-Mandat, kann die Zahlung innerhalb von 13 Monaten nach der Kontobelastung
zurückgegeben werden.
1.1.7 SEPA-Firmenlastschrift (SEPA Business to Business Direct Debit)
Lastschriften, die Vereine, Selbständige oder Unternehmen von anderen "Nicht-
Verbrauchern" einziehen, fallen unter die Regelungen der SEPA-Firmenlastschrift, SEPA
Direct Debit B2B. Abweichend von der SEPA-Basislastschrift sind bei der SEPA-
Firmenlastschrift folgende Merkmale zu beachten:
Einzüge erfolgen nur zwischen "Nicht-Verbrauchern".
Es ist ein B2B-Mandat erforderlich.
Der Zahlungspflichtige muss seiner Bank das Mandat vorlegen (ähnlich dem heu-
tigen Abbuchungsauftrag).
Die Lastschrift muss spätestens einen Tag vor Fälligkeit der Bank des Zahlungs-
pflichtigen vorliegen.
Es gibt keine Rückgabemöglichkeit durch den Zahlungspflichtigen durch Wider-
spruch.
Bei der SEPA-Firmenlastschrift benötigen Sie, wie auch bei der Basislastschrift, eine
Gläubiger-Identifikationsnummer.
Als Zahlungsempfänger legen Sie dem Zahlungspflichtigen ein Mandat zur Unter-
schrift vor. Der Zahlungsempfänger muss dieses mindestens 14 Monate nach Erlö-
schen verwahren.
Der Zahlungspflichtige erteilt das Mandat schriftlich oder elektronisch.
Der Zahlungspflichtige weist seine Bank an, zu diesem Mandat eingehende Last-
schriften einzulösen, indem er eine Kopie des Mandats bei der Bank einreicht.
Sie senden eine Vorabinformation an den Zahlungspflichtigen, sofern nicht anders
vereinbart 14 Tage vor Fälligkeit, z. B. via Rechnung unter Nennung der Fälligkei-
ten und Beträge.
SEPA Überblick 24.09.2013 7
BEDAV GmbH | Bornaer Straße 19 | 04288 Leipzig | Deutschland | Sitz und Registergericht Leipzig HRB 15694 Sie erstellen in Microsoft Dynamics NAV eine SEPA-Firmenlastschriftdatei, welche
Sie rechtzeitig online an Ihre Bank übermitteln.
Ihre Bank übermittelt die Daten bis spätestens 1 (ein) Bankarbeitstag vor Fällig-
keit an die Bank des Zahlungspflichtigen.
Die Bank des Zahlungspflichtigen prüft die eingereichten Daten gegen das vorlie-
gende Mandat.
Die Bank des Zahlungspflichtigen führt am Fälligkeitstag die Belastungsbuchung
durch.
Bei grenzüberschreitenden Lastschriften ist das Mandat in der Landessprache des Zah-
lungspflichtigen oder in Englisch zu verfassen.
Abbildung 2: Ablauf einer SEPA-Firmenlastschrift
1.1.8 Die Änderung des Außenwirtschaftsgesetzes (AWG) und der
Außenwirtschaftsverordnung (AWV)
Mit Inkrafttreten der AWV-Änderungen zum 1. September 2013 sind grundsätzlich alle
außenwirtschaftlichen Meldungen von Unternehmen, Banken, öffentlichen Stellen und
Privatpersonen elektronisch direkt bei der Deutschen Bundesbank einzureichen. Meldun-
gen auf Papier werden daher grundsätzlich nicht mehr akzeptiert.
Insbesondere wird darauf hingewiesen, dass ab dem 4. November 2013 der statistische
Meldeteil des Formulars „Zahlungsauftrag im Außenwirtschaftsverkehr“ (Anlage Z 1 zur
AWV) nicht mehr eingereicht werden kann und somit auch dessen Weiterleitung von
Geldinstituten an die Deutsche Bundesbank entfällt.
Ab Ende September wird es möglich, für die Versionen 3.70 bis NAV 2013 die Umstellung
der Z4 Meldung gem. AWV für SEPA und den Auslandszahlungsverkehr für Sie umzuset-
zen.
SEPA Überblick 24.09.2013 8
BEDAV GmbH | Bornaer Straße 19 | 04288 Leipzig | Deutschland | Sitz und Registergericht Leipzig HRB 156942 Anpassungen in Ihrer ERP-Software Microsoft Dynamics NAV Um SEPA-Zahlungen oder SEPA-Lastschriften auszuführen, sind einige Anpassungen in Ihrer ERP-Software Microsoft Dynamics NAV (Navision) im Bereich des Zahlungsverkehrs notwendig. Diese Anpassungen sind für Navision-Versionen (ab Version 3.70) möglich. Im Ergebnis haben Sie bei der Dateiausgabe die Wahl zwischen dem herkömmlichen DTA-Format und dem aktuellen SEPA-Format als XML-Datei. Gerne nehmen wir Ihre Anfrage zur Einführung des SEPA-Zahlungsverkehrs auch telefo- nisch unter 034297 648-206 oder per E-Mail entgegen. SEPA Überblick 24.09.2013 9 BEDAV GmbH | Bornaer Straße 19 | 04288 Leipzig | Deutschland | Sitz und Registergericht Leipzig HRB 15694
FIRMENINFORMATIONEN BEDAV GmbH Bornaer Straße 19 04288 Leipzig Tel.: +49 34297 648-0 Fax: +49 34297 648-99 www.bedav.com ©BEDAV 2013. Alle Rechte vorbehalten. Namen und Produkte anderer Firmen können eingetragene Warenzei- chen der jeweiligen Rechteinhaber sein. SEPA Überblick 24.09.2013 10 BEDAV GmbH | Bornaer Straße 19 | 04288 Leipzig | Deutschland | Sitz und Registergericht Leipzig HRB 15694
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