Software Asset Management@KAPO ZH - Hanspeter Rufer I IT-Abteilung / Applikationen I KAPO ZH Dražen Vukadin I Teamleader SAM I SoftwareONE AG ...

Software Asset Management@KAPO ZH
Hanspeter Rufer I IT-Abteilung / Applikationen I KAPO ZH
Dražen Vukadin I Teamleader SAM I SoftwareONE AG

Lizenzierungsspezialist – seit 1985
  •   > 900 Microsoft Certified Professionals

  •   > 100 Spezialisten für Software Asset Management (SAM)

  •   Jahrelange Erfahrung bei der Verhandlung und Verwaltung von Softwareverträgen

  •   Zwei Jahrzehnte Erfahrung mit den Software-Bedürfnissen in der öffentlichen Verwaltung

  •   Lizenz-Beratung, langfristige Lizenzierungs-Analysen

  •   Überwachung der Lizenzverträge

  •   Verwaltung von Software Assurance Benefits, MSDN

Was ist Software Asset Management?
                           Plan

          Transist                      Deploy

                Maintain          Use

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Ziele von SAM…..
Steigende                       Bereitschaft der               Kontrolle,                     Etappenweises
Komplexität im                  Organisation auf               Optimierung,                   Vorgehen zum
Softwareportfolio               Herstelleraudits               Budgetierung &                 passendem SAM
                                                               ROI erzielen                   Reifegrad
Verschiedene Metriken &         Herstelleraudits nehmen in     Bereitstellung der richtigen   Return on Investment (ROI)
Virtualisierung (Core,Proz..,   den letzen Jahren zu.          Information unterstützt
User, Concurrent, Device ),     Vertragliche Lizenz-Rechte                                    und Risikosteuerung
                                                               Wachstum, Kontrolle und
Wieder-Zuweisungs und           und die Nutzung der SW im      Kosteneinsparungen durch       werden durch eine
Zweitnutzungsrechte,            Unternehmen stimmen oft        Reduzierung und                passende operative und
Mobile Geräte, Länder-          nicht überein. Eine            Verhinderung unnötiger         finanzielle Sicherheit und
abhängigkeiten, Support         professionelle Begleitung &    Softwareausgaben. Zugleich     durch pragmatische und
und Lizenzverschiebung,         Prüfung der Auditoren fehlt.   wird das Risiko bei            erprobte SAM-Methoden
u.a.…                                                          Herstelleraudits vermindert.
                                                                                              und Workflows unterstützt.

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Agenda
 KAPO ZH
 Ausgangslage
       Bestehende Lizenzmanagement
       Motivation Lizenzmanagement
 Zielsetzungen
 Projektablauf
       Phase 1
 Nächste Schritte
       Phase 2

                             Datum    5

Kantonspolizei Zürich
 Der Kanton Zürich ist eines der am dichtesten besiedelten Gebiete in der Industrie-
  und Dienstleistungslandschaft Schweiz.
 Der Flughafen Zürich ist Umsteige-Flughafen und Schengen-Aussengrenze.

Im Jahr 2012 hat die Kantonspolizei Zürich
 knapp 150'000 Straftaten in der Kriminalstatistik ausgewiesen
 täglich 1'000 Rapporte erfasst
 196'428 Notrufe in der Einsatzzentrale entgegen genommen
 9 Mio. Personen beim Grenzübertritt im Flughafen Zürich kontrolliert (bei einem
  Gesamtvolumen von knapp 25 Mio.)
 insgesamt 509'830 Dienstleistungen erbracht

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Kantonspolizei Zürich
   ~ 3'700 Mitarbeiter
   ~ 2'800 Arbeitsplätze
   ~ 2'600 iPhones / ~ 1'000 iPads
   Informatik
        verantwortlich für
              IT Infrastruktur inkl. Telefonie
              Einsatzzentralen
              Flughafen (Grenzkontrolle)
        Outsourcer: Abraxas Informatik (Clients & Server)
        Arbeitsplätze auf Windows 7 und Office 2007 migriert
        Lizenzpartner-SoftwareONE

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Ausgangslage
 Teilweise geführtes Inventar über beschaffte Software Assets
 Gegenüberstellung Lizenzen vs. Installationen / Nutzungsrechte manuell und nicht
  kontinuierlich erstellt
 Die Lizenzkosten können aufgrund fehlender Grundlagen jeweils nicht budgetiert
  werden
 Verantwortung für das Lizenzmanagement war innerhalb der Kantonspolizei nicht
  klar geregelt
 Konsolidierung des bestehenden Software Portfolios notwendig
 Die Prozesse und Rollen sind kaum von der lokalen IT angenommen
 Lizenzbeschaffungen wurden von verschiedenen Stellen durchgeführt

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Motivation Lizenzmanagement
   Keine zentrales Lizenzmanagement
   Hohe Aufwände bei Installationsabklärungen
   Kein übergreifendes Monitoring (Nutzung der Software)
   Kein Lizenzpooling möglich
   Sehr hohe Aufwände für Lizenzierungsauskünfte
   Verständnis der Lizenzmodelle

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Zielsetzungen
 Effizientere Bewirtschaftung der Lizenzen
      firmenweite Aufnahme der Lizenzbestände
      zentrale Dokumentation der lizenzrelevanten Vertragsbedingungen (Modelle
       etc.)
      Erstellung von Compliancereports
      Einrichtung eines Lizenzpools (verfügbare Lizenzen)

 Effizientere Nutzung der Lizenzen
      Identifikation von ungenutzter Software
      Schaffung von Standards
      Identifikation von alternativen Softwareprodukten

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                                                                                  0

Projektablauf-Phase 1
                                         Schritt 1                            Schritt 2                                  Schritt 3                             Schritt 4

                                Setup / Scope / Kick Off                 Datenerhebung                                   Analyse                           Finalisierung

                              SCOPE

               •         Zeitraum
               •         Kontake
               •         Projekt Plan
               •         Techn. Fragen                                                                   Inventardaten
                                                                               Data

                                         SETUP                                                                                                      Bericht
 Setup Deployment Call

                                • Konfiguration                                                                                                •   Hizufügen
                                • Tool Vorbereitung                                                                                  Bilanz    •   Ändern

                                                                                                           GAP Analyse
                                • Methodenplanng                                                                                               •   Klären
                                                                                                                          •   Konsolidierung   •   Abschluss
                                                                                                                          •   Vergleich
                                                     KICK OFF
                                                                                                                          •   Analyse
                                                                                                                                                                   Präsentation
                                                                                                                          •   1. Entwurf
                                           • Sign-Of Call       Lizenzen
                                           • Überprüfung                                                                                                       •   FAQ
                                                                Data / Info
                                                                                                                                                               •   Empfehlungen

                                                                Lizenzen              Zusammen-fassung
Legende                                                         Data / Info              der Lizenzen    Lizenzdaten

                           SoftwareONE
                                                                Lizenzen
                            KAPO ZH                             Reports

                             Abraxas

                                                                                                                                                                                  1
                                                                                                                                                                                  1

Nächste Schritte – Phase 2 (2014)
 Interne Kommunikation «SAM@KAPO ZH»
 Sämtliche Lizenzen werden nur noch zentral beschafft und verwaltet
       Lizenznachweise, Papiere, Keys…..
 Lizenzbeschaffung nur noch über einen Partner (SoftwareONE)
 Einführung von Prozessen
       von der Bedarfsplanung bis hin zur Ausmusterung der Software
 Evtl. Einführung einer Lizenzmanagement Plattform

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Vielen Dank für Ihre AufmerkSAMkeit.
KANTONSPOLIZEI ZÜRICH          SoftwareONE AG
Hanspeter Rufer                Dražen Vukadin
IT-Abteilung / Applikationen   Teamleader SAM
Dienstchef                     Mühlebachstrasse 3, 6370 Stans
Reitergasse 1, 8004 Zürich     drazen.vukadin@softwareone.com
ruf@kapo.zh.ch