Grundlagen der Textverarbeitung am Beispiel von Apache OpenOffice 3.4 und MS Word 2007

Grundlagen der Textverarbeitung am Beispiel von
          Apache OpenOffice 3.4 und MS Word 2007

Formatvorlagen und automatisches Inhaltsverzeichnis
Formatvorlagen und ein automatisches Inhaltsverzeichnis sind bei Hausarbeiten, spätestens
aber bei der Erstellung der Bachelorarbeit unverzichtbar. Sie werden in allen Textverarbei-
tungen auf ähnliche Weise erstellt.

Schritt 1: Formatvorlagen definieren
Wenn Sie für alle Arbeiten die gleichen Vorlagen nutzen, müssen Sie Schritt 1 nur ein einzi-
ges Mal ausführen!

Vorlagen in OpenOffice:

Aufrufen mit F11 oder Formatvorlagen-Icon links; Rechtsklick auf eine Vorlage Æ Ändern…

Vorlagen in Word 2007:

Dropdownmenü Schnellzugriff:

oder in der Multifunktionsleiste, Reiter „Start“:

Ändern am besten nicht über die Schaltfläche „Formatvorlagen ändern“, sondern mit Rechts-
klick auf die Vorlage (im Beispiel „Standard“) Æ Ändern…
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Maria Schwartz | maria.schwartz@phil.uni-augsburg.de

Es erscheint folgendes Fenster (Word 2007; in OpenOffice ähnlich):

Überlegen Sie sich, welche Formatierung Sie im Haupttext, in Zitaten und Überschriften ha-
ben wollen und definieren Sie die Vorlagen entsprechend. Empfehlungen:

Standard             Times New Roman, 12pt (Format Æ Schriftart), Zeilenabstand: 1,5
                     Zeilen (Format Æ Absatz), Abstand vor/nach: 0pt
Überschrift 1        Times New Roman, 14pt, fett, Abstand vor/nach: 6pt, Nummerierung
Überschrift 2        Times New Roman, 13pt, fett, Abstand vor/nach: 3pt …
Überschrift 3        … usw.
Zitat                neue Formatvorlage erstellen, z. B. Arial 10pt, Einzug links 1cm,
                     einzeilig … usw.

Es können auch Tastaturkürzel vergeben werden: In Word direkt unter: Format Æ Tasten-
kombination, in OpenOffice: Extras Æ Anpassen Æ Tastatur.

Schritt 2: Formatvorlagen zuweisen
Die Vorlage „Standard“ auswählen und damit allem neuem Text automatisch zuweisen. Über-
schriften und Zitate müssen Sie jeweils markieren, dann per Mausklick oder mit Tastaturkür-
zeln die gewünschte Formatvorlage zuweisen.

Machen Sie die Dokumentstruktur sichtbar, um Ihre Gliederung anzuzeigen, die Zuweisun-
gen zu überprüfen und zwischen Gliederungspunkten zu navigieren.

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Dokumentstruktur in OpenOffice anzeigen: Ansicht Æ Navigator:

In Word 2007 entweder Feld „Dokumentstruktur“ oben in die Schnellzugriffsleiste legen
oder über Ansicht Æ Dokumentstruktur aufrufen:

Schritt 3: Inhaltsverzeichnis einfügen
Wenn alle Formatvorlagen zugewiesen sind, fügen Sie zu Beginn Ihrer Arbeit (wie auf der
nächsten Seite dargestellt) das automatische Inhaltsverzeichnis ein.

Aktualisieren: Nicht vergessen, das Inhaltsverzeichnis ganz zuletzt noch einmal komplett
aktualisieren zu lassen: Klick mit rechter Maustaste auf das Inhaltsverzeichnis Æ Felder aktu-
alisieren (Word) / Verzeichnis aktualisieren (OpenOffice)

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Inhaltsverzeichnis in Word 2007 einfügen: Verweise Æ (Button links) Inhaltsverzeichnis

Ältere Wordversionen: Einfügen Æ Referenz Æ Index und Verzeichnisse

OpenOffice: Einfügen Æ Verzeichnisse Æ Verzeichnisse …

Formatierung des Verzeichnisses gegebenenfalls noch individuell anpassen (in Word 2007
„Inhaltsverzeichnis einfügen…“ wählen).

Weitere Tipps

Grundsätzliches
Æ Verwenden Sie wo möglich die neueste Version eines Programms und führen Sie regelmä-
ßige updates durch; letztere beheben Fehler und schließen Sicherheitslücken.

Æ Ruhig alle Programmfunktionen (z. B. erweiterte Suchfunktion) bei Gelegenheit auspro-
bieren, d. h. alles Anklickbare mit rechts und links anklicken; Sie finden dabei sicher einiges
Nützliche, was Ihnen langfristig Arbeit spart.

Æ Googlen Sie technische Fragen, die sich beim Schreiben stellen (z. B. wie schalte ich die
automatische Korrektur ab?), in Foren findet sich für so gut wie alles eine Lösung.

Æ Schalten Sie die automatische Silbentrennung ein (in OpenOffice: Extras Æ Sprache Æ
Silbentrennung, in Word 2007: Seitenlayout Æ Silbentrennung).

Æ Nutzen Sie für Abstände die Tab-Taste, niemals die Leertaste!

Æ Nutzen Sie die Rechtschreib- und Grammatikprüfung!

Æ Nutzen Sie für Übersichten die Tabellenfunktion!

Æ Wählen Sie die richtige Spracheinstellung für engl., franz., gr. usw. Zitate!

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Tastaturkürzel
Am schnellsten arbeiten Sie, wenn Sie sich für häufige Vorgänge an Tastaturkürzel gewöh-
nen. Einige der wichtigsten (in Word und OpenOffice) sind:

Strg+z               jeweils letzte Aktion – auch Autoformat in Word – rückgängig machen
Strg+f               Dokument durchsuchen
                     Æ wichtig bei längeren Arbeiten, um Stellen wiederzufinden
Shift+Pfeil          Text markieren
Shift+Strg+Pfeil     ganzes Wort markieren
Strg+a               alles markieren

Strg+c               Markierten Text in die Zwischenablage legen (kopieren/copy)
Strg+x               Markierten Text in die Zwischenablage legen (ausschneiden/cut)
Strg+v               Text aus der Zwischenablage einfügen (paste)

Strg+Shift+k         markierten Text kursiv setzen bzw. Kursivierung entfernen
Strg+Shift+f         markierten Text fett setzen bzw. Fettdruck entfernen

Strg+Alt+f           Fußnote einfügen (nur in Word standardmäßig definiert)
Shift+Return         neue Zeile (statt neuer Absatz; interessant z. B. in Aufzählungen)
Strg+Return          Seitenumbruch einfügen

Strg+Shift+Space     geschütztes Leerzeichen einfügen an Stellen, an denen kein Zeilenum-
                     bruch erfolgen soll, z. B.: zwischen z. und B in z. B., zwischen II. und
                     W in II. Weltkrieg, zwischen T. und N in T. Nagel

Kompliziertere Zeichen: Verwenden Sie ASCII-Codes für typographisch korrekte Sonderzei-
chen, z. B. Alt+0150 für lange Striche bei Einschüben (– ein Gedanke zwischen zwei Gedan-
kenstrichen –)

Sicherung und Ausdruck
Sichern Sie Ihre Arbeit regelmäßig! Mögliche Methoden: USB-Stick, externe Festplatte,
CD, Dropbox, Email an sich selbst... Bei größeren Arbeiten unterschiedliche Methoden wäh-
len, dabei Version oder Datum (dd_mm_yyyy) im Dateinamen erfassen. Im Ernstfall zahlen
sich häufige Sicherungen aus.

Ausdruck/PDF: Nach dem letzten Ausdruck oder der Umwandlung in ein PDF überprüfen,
ob alle Formatierungen (z. B. Sonderzeichen, Seitenumbrüche) erhalten geblieben sind!

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