TECHNISCHE HINWEISE ZUR MITGLIEDERVERSAMMLUNG 2021 - GIBET
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Gesellschaft für Information, Beratung und Therapie an Hochschulen e.V.
Technische Hinweise zur Mitgliederversammlung 2021
Genutzte Tools
1.1 Stream der Mitgliederversammlung
Der Stream der Mitgliederversammlung erfolgt via Zoom Webinar (https://zoom.us/). Als
technische Ausstattung wird für die Teilnahme an der MV ein Endgerät mit einem Browser
und Internetzugang (PC, Laptop, Handy, Tablet etc.) benötigt. Für eigene Wortmeldungen via
Audio / Video bedarf es eines entsprechenden Mikrofons / einer entsprechenden Kamera.
Datenschutz: Bei einer Teilnahme an der MV werden die folgenden Informationen von Zoom
genutzt: Vorname, Nachname, E-Mail-Adresse. Diese Daten werden ausschließlich für die Zeit
der MV gespeichert. Genutzt wird die Lizenz der Westfälischen Hochschule Gelsenkirchen
Bocholt Recklinghausen (WH). Hinweise zum Datenschutz und zur datenschutzkonformen
Nutzung von Zoom über die Lizenz der WH sind unter https://wiki.w-hs.de/vc:datenschutz-
sicherheit zu finden.
1.2 Tool zur Abstimmung aller stimmberechtigten Mitglieder im Rahmen der MV und der Wahl
des Vorstandes
Für die im Rahmen der MV notwendigen Abstimmungsprozesse und die Wahl des Vorstands
wird die Abstimmungssoftware „Votebox“ (https://votebox.live/de/) genutzt. Jedes
stimmberechtigte Mitglied erhält im Vorfeld individualisierte Zugangsdaten zur
Abstimmungssoftware. Benötigte technische Ausstattung: Endgerät mit Browser und
Internetzugang (PC, Laptop, Handy, Tablet etc.).
Datenschutz: die Zusendung der Zugangsdaten zum Votebox-System erfolgt durch den
Vorstand der GIBeT. Dem externen Dienstleister werden für die Zeit der MV Vorname und
Nachname der teilnehmenden stimmberechtigten Mitglieder übermittelt und ausschließlich für
die Abstimmungsprozesse während der MV verwendet. Die Datenschutzhinweise des
Dienstleisters sind unter
https://votebox.live/de/abstimmung-mit-votebox-technische-und-datenschutzrechtliche-
informationen/ zu finden. Die Wahl des Vorstandes erfolgt satzungsgemäß als geheime Wahl.
Eine Zurückverfolgung der abgegebenen Stimmen zu den jeweiligen stimmberechtigten
Mitgliedern ist nicht möglich.
Anmeldung, Ablauf, organisatorische Hinweise
1. Anmeldung
Aus organisatorischen und technischen Gründen ist eine Anmeldung zur
Mitgliederversammlung in diesem Jahr zwingend erforderlich. Für einen reibungslosen Ablauf
bitten wir um eine Anmeldung per E-Mail an mv@gibet.de bis zum 02.03.2021 – 20:00 Uhr.
Eine kurzfristige Anmeldung wird dennoch grundsätzlich auch noch bis zum Beginn der
Veranstaltung möglich sein. Bitte nutzen Sie für die Anmeldung ausschließlich Ihre bereits bei
der GIBeT hinterlegte E-Mail-Adresse! Sollten Sie die bei der GIBeT hinterlegte E-Mail-
Adresse noch ändern wollen, melden Sie dies bitte schnellstmöglich an die Geschäftsstelle
der GIBeT unter geschaeftsstelle@gibet.de.
Die Veranstaltung ist offen für Gäste! Auch hier bedarf es jedoch einer Anmeldung per E-Mail.
Datenschutz: Die Verwendung der Daten erfolgt unter Wahrung aller aktuellen
Datenschutzrichtlinien. Datenschutzhinweise der GIBeT unter https://gibet.org/datenschutz/
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2. Zusendung der Zugangsdaten zum Stream und zum Abstimmungstool
Am 03.03.2021 erfolgt der Versand der Zugangsdaten zum Stream. Sie erhalten eine E-Mail
von Zoom mit dem Betreff „GIBeT Mitgliederversammlung 2021 Bestätigung“. Bitte
kontrollieren Sie ggf. Ihren SPAM-Ordner.
Alle stimmberechtigten Mitglieder der GIBeT erhalten ebenfalls am 03.03.2021 Ihre
Zugangsdaten zum Abstimmungstool „Votebox“. Der Versand dieser Mail erfolgt von der E-
Mail-Adresse mv@gibet.de.
3. Stream der MV, Wortmeldungen während der MV, Klärung technischer Probleme
Die Übertragung der MV erfolgt als Webinar. Dies bedeutet, dass standardmäßig
ausschließlich die handelnden Akteure via Video zu sehen und auch das Mikrofon nur für diese
Personen aktiviert ist. Alle Teilnehmenden werden in der Teilnehmerliste aufgeführt.
Inhaltliche Fragen und Wortmeldungen während der MV sind auf zwei unterschiedlichen
Wegen möglich:
1. Stellen Sie Ihre inhaltliche Frage schriftlich über die „F&A“-Funktion (Fragen und
Antworten) im Rahmen des Zoom-Webinars. Diese wird dann von den Moderatoren
aufgegriffen und beantwortet.
2. Melden Sie sich per Audio-/Videobeitrag im Rahmen des Zoom-Webinars zu Wort.
Hierzu muss eine Aufnahme in die Liste der „Diskussionsteilnehmer“ erfolgen.
Schreiben Sie dafür anstatt einer Frage bitte „Wortmeldung Audio / Video“ in die Frage
+ Antwort-Funktion. Sie erhalten dann vorübergehend von den Moderatoren die
Rechte Ihre Audio- / Videofunktion zu aktivieren und sich aktiv an der MV zu beteiligen.
Der Versammlungsleiter / die Versammlungsleiterin wird Ihnen dann das Wort erteilen.
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3. Klärung technischer Probleme:
Schreiben Sie eine Nachricht per Chat an „alle Diskussionsteilnehmer“. Die Nachricht
erreicht dann den Vorstand und das Technik-Team. Das Moderatoren-Team wird sich
dann bei Ihnen melden, um bei der Lösung der technischen Probleme zu unterstützen.
Alternativ melden Sie sich telefonisch unter 0151 628 728 38.
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Gesellschaft für Information, Beratung und Therapie an Hochschulen e.V. 4. Kommunikation zwischen den Mitgliedern während der MV Aus organisatorischen Gründen bitte wir eindringlich darum, den normalen Chat des Webinars ausschließlich für die Kommunikation mit der Veranstaltungsleitung bei technischen Problemen zu verwenden! Um die Kommunikation zwischen den Mitgliedern während der MV zu ermöglichen, wurde ein zusätzlicher Chat eingerichtet. Dieser ist unter https://stin.to/mv-gibet-2021 zu erreichen. Dieser Chat wird seitens des Vorstands nicht moderiert und dient ausschließlich dem inoffiziellen Austausch zwischen den Mitgliedern. Es gilt die Datenschutzerklärung des Chatbetreibers (https://schleinzer.com/de/datenschutz). 5. Abstimmungen während der MV Zum jeweiligen Zeitpunkt in der MV werden die jeweils passenden Abstimmungsfragen in der Votebox-Software freigeschaltet. Die Abstimmung kann dann nach erfolgtem Log-In mit den erhaltenen Zugangsdaten erfolgen. Zu Beginn der Veranstaltung erfolgt eine Probeabstimmung. Bitte loggen Sie sich ca. 15 Minuten vor Beginn der MV bereits in das Abstimmungstool ein. 6. Testmöglichkeit am Veranstaltungstag Ein Log-In in den Stream wird am 04.03.21 bereits ab 14:00 Uhr möglich sein. Bitte loggen Sie sich gerne bereits einige Zeit vor Veranstaltungsbeginn sowohl bei Zoom als auch bei Votebox ein, um eventuell aufkommende technische Schwierigkeiten noch vor Veranstaltungsbeginn klären zu können. Fragen zu den technischen Hinweisen im Vorfeld der Veranstaltung können unter mv@gibet.de gestellt werden. Technische Hinweise zur Mitgliederversammlung März 2021 www.gibet.de Seite 4 von 4
5. Abstimmungen während der MV
Wie melden Sie sich im Abstimmungstool an?
Anmeldung Anzeige nach der Anmeldung
Rufen Sie folgende Seite in Ihrem
Webbrowser auf:
gibet.votebox.live gibet.votebox.live
gibet.votebox.live
Nutzen Sie am bequemsten
Ihr Smartphone.
Sie können alternativ eine separate
Seite auf Ihrem Computer öffnen.
Für die Anmeldung benötigen Sie die
persönliche PIN, die Sie am 03.03.21
per Email erhalten werden.Wie stimmen Sie ab?
Abstimmung: Ja/Nein/Enthaltung Wahl mit Kandidaten
Sobald der Versammlungsleiter eine
Abstimmung eröffnet, sehen Sie im gibet.votebox.live gibet.votebox.live
Abstimmungstool die Frage der
Abstimmung und die
Antwortoptionen.
Klicken Sie auf die gewünschte
Antwortoption und dann auf den
Bestätigungsbutton.
Sie dürfen Ihre Meinung ändern, so
lange die Abstimmung eröffnet ist.Sie können auch lesen
