POST VERSANDMANAGER ONLINE - Handbuch versandmanager.at
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POST VERSANDMANAGER ONLINE
Handbuch
versandmanager.at
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INHALT 1. INFORMATIONEN ZUM
POST VERSANDMANAGER
1. Informationen zum Post Versandmanager.......................................................................... 3 Mit dem Post Versandmanager können Sie einfach, kostenlos und zeitsparend
Versanddokumente erstellen und Ihre Werbepost-, Medienpost- und Briefsendungen
2. Versandvorbereitung ................................................................................................................ 5
avisieren.
2.1. Versandvorbereitung für Info.Post, Regionalmedien & Regionalmedien Wahlen ...... 5
2.2. Versandvorbereitung für Info.Mail & Sponsoring.Post ���������������������������������������� 10 Welche Funktionen hat der Post Versandmanager, und
2.3. Versandvorbereitung für Zeitungen ........................................................................... 14 muss ich mich für die Nutzung registrieren?
2.4. Versandvorbereitung für Brief ......................................................................................17 Sie können den Post Versandmanager auch als Gastuser nutzen. Als registrierter User stehen Ihnen erweiterte
Funktionen zur Verfügung:
Registrierter User Gastuser
Versandvorbereitung X X
Adresslisten- und
X X
Streuplanprüfung
Kundendatenverwaltung X
Auftragshistorie X
Info.Mail 2-Tages
X
Zustellfenster
Für welche Produkte ist der Post Versandmanager* verpflichtend zu nutzen?
Produkt Post Versandmanager verpflichtend
Info.Post Ja
Brief Nein
Zeitungen Empfohlen
Info.Mail Empfohlen**
Sponsoring.Post Empfohlen**
Regionalmedien Ja
Regionalmedien Wahlen Ja
* Zertifizierte Fremdsysteme bzw. Sonderlösungen sind vorher mit der Post abzustimmen
** Sendungsmengen ab 50.000 Stück Info.Mail Classic oder ab 10.000 Stück Info.Mail Plus oder ab 50.000 Stück Sponsoring Post müssen
mindestens 5 Werktage vor dem Aufliefertag avisiert werden. Das Aviso kann über den Post Versandmanager oder elektronisch (.txt oder .xls) an
die E-Mail-Adresse infomail.streuplan@post.at erfolgen.
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Für welche Produkte eignet sich der Post Versandmanager?
2. VERSANDVORBEREITUNG
Der Post Versandmanager ist unter versandmanager.at aufrufbar. Unter Versandvorbereitung können Sie das zu
versendende Produkt auswählen: 2.1. Versandvorbereitung für Info.Post, Regionalmedien
& Regionalmedien Wahlen
Unadressierte Sendungen Adressierte Sendungen Zeitungen Brief
Info.Post Classic Info.Mail Tageszeitung Prio Brief
Schritt 1: Erstellen eines neuen Auftrags
Info.Post Collect Sponsoring.Post Wochenzeitung Eco Brief
Nach Auswahl Ihres Info.Post- oder Regionalmedien-Produkts können Sie einen neuen Auftrag erstellen:
Info.Post Collect Plus Monatszeitung Eco Business Brief
- Auftragsverarbeitungsvertrag lt. DSGVO akzeptieren
Päckchen S - Auftragsbezeichnung vergeben
Info.Post Express Plus.Zeitung - Falls vorhanden, Vertragsnummer anführen
(mit Sendungsverfolgung)
- Streuplantyp auswählen (s. Schritt 2)
Info.Post Express Parte Firmenzeitung Behördenbrief
Info.Post Gemeinde Behördenbrief Hybrid
Regionalmedien Blindensendungen
Regionalmedien Wahlen Brief International bar
(PLZ) freigemacht
Regionalmedien Wahlen
Brief International Plus
(Gemeinde)
Paket Light International XS
Bei den Produkten Info.Post Collect und Info.Post Collect Plus müssen Sie zusätzlich den gewünschten
Collator-Zyklus (Auflieferdatum und 2-Tages-Zustellfenster) und das max. Einzelgewicht der Sendung angeben.
Welche Versanddokumente kann ich mit dem Post Versandmanager erstellen?
- Aufgabelisten
- Streupläne
- Bundzettel für die Bundbildung
- Palettenzettel für die Palettenbildung
Kontakt für technischen Support & Anfragen: brief.pvm.support@post.at
Bitte beachten Sie die mögliche Zielgruppenauswahl je Produkt:
ZW (Zielgruppe Werbepost) oder ZA (Zielgruppe Amtliche Mitteilung)
- Info.Post Classic, Info.Post Express, Info.Post Gemeinde: ZW oder ZA*
- Info.Post Collect: ZW
- Regionalmedien: ZW oder ZA
- Regionalmedien Wahlen: ZA
*Amtliche Mitteilungen dürfen nur von Gebietskörperschaften (Bund, Länder, Gemeinden) und ihren ausgegliederten/privatisierten Unternehmen
in Angelegenheiten der Hoheitsverwaltung (insbesondere Straßensperren, Wasser-, Strom- und Gasversorgung, Forstangelegenheiten) verschickt
werden.
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Schritt 2: Auswahl Streuplantyp
1. CSV-Streuplan: 3. Geomarketing-Streuplan:
Sie haben bereits einen Streuplan als .csv- oder .xlsx-Datei. Diesen können Sie im nächsten Schritt importieren. Sie haben bereits einen Streuplan mit dem Geomarketing Team der Post oder unter postgeo.at selbst erstellt.
Bitte wählen Sie „Stückzahlen automatisch korrigieren“ und ZW aus, um die aktuell benötigten Stückzahlen für Ihr Geben Sie die individuelle Geomarketing-Nummer und das Aufgabedatum Ihrer Sendung an:
gewünschtes Streugebiet zu erhalten.
Nach dem Import wird Ihnen zur Prüfung das Ergebnis des importieren Streuplans angezeigt. Sie erhalten eine Übersicht zu den eingespielten Daten. Falls Änderungen notwendig sind oder ein Fehler
aufgetreten ist, können Sie den Streuplan nochmals bearbeiten oder neu hochladen.
2. PLZ-Streuplan:
Erstellen Sie Ihren Streuplan direkt im Postversandmanager:
- Filtermöglichkeit nach Postleitzahl, Ort, Bundesland
- Bei Info.Post Gemeinde: Filtermöglichkeit nach Gemeinde
- Wahl zwischen Zustellung werblich (ZW = Zustellung an private, ganzjährig genutzte Abgabestellen und gewerbl.
Abgabestellen, die über eine Hausbrieffachanlage bedient werden) oder
Zustellung amtlich (ZA = Zustellung einer „Amtlichen Mitteilung“ an alle ganzjährig benutzten Abgabestellen)
- Während der Auswahl wird Ihnen die Gesamtstückzahl und die Stückzahl je Tarifkategorie angezeigt.
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Schritt 3: Angabe Auftragsdaten Schritt 4: Fertigstellung, Versanddokumente & Aviso
Geben Sie alle Detailinformationen zu Ihrer Sendung, der Bündelung, dem Sendungsformat und Beilagen, Im letzten Schritt sehen Sie eine Zusammenfassung Ihres Auftrags:
Auflieferdatum und -ort sowie Ihre Kundendaten bzw. die Daten des Auftraggebers oder weiterer Absender - Auftragsdaten
(z. B. Druckerei) an. - Gesamtanzahl, Anzahl Paletten, Anzahl Bunde
- Gesamtgewicht und Preis netto
Sie können nun die benötigten Versanddokumente automatisch erzeugen lassen, damit wird gleichzeitig ein Aviso
Ihrer Sendung versendet.
Sollten Sie Änderungen an Ihrem bereits avisierten Auftrag vornehmen (z. B. Stückzahl, Auflieferdatum, Auflieferort),
informieren Sie uns bitte unbedingt unter Bekanntgabe der Avisonummer unter infomail.streuplan@post.at.
Bei Regionalmedien und Regionalmedien Wahlen müssen Sie hier zusätzlich Ihre Vertrags-/Zulassungsnummer
sowie Titel und Ausgabe der Zeitung angeben.
WICHTIG! Bitte beachten Sie, dass die hier
ausgewiesene Sendungsmenge auch tatsächlich
in der Post Geschäftsstelle/Verteilzentrum
aufgegeben werden muss.
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2. VERSANDVORBEREITUNG
Schritt 2: Import Adressliste
2.2 Versandvorbereitung für Info.Mail & Sponsoring.Post Importieren Sie die Adressliste für Ihren Auftrag. Nach dem Upload können Sie überprüfen, ob die
Spalten Postleitzahl, Straße und Hausnummer richtig zugeordnet wurden.
Schritt 1: Erstellen eines neuen Auftrags
Nach Auswahl des Produkts können Sie einen neuen Auftrag erstellen:
- Auftragsverarbeitungsvertrag lt. DSGVO akzeptieren
- Auftragsbezeichnung vergeben
- Für Überprüfung der Maschinenfähigkeit: max. Gewicht und Maße angeben
- Falls vorhanden, Reservierungsnummer des 2-Tages-Zustellfensters anführen
Sie erhalten eine Übersicht zu den eingespielten Daten und die Information, ob diese korrekt sind.
Falls Änderungen notwendig sind oder ein Fehler aufgetreten ist, können Sie eine korrigierte
Adressliste hochladen.
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Schritt 3: Angabe Auftragsdaten Schritt 4: Fertigstellung, Versanddokumente & Aviso
Geben Sie alle Detailinformationen zu Ihrer Sendung, der Bündelung, Auflieferdatum und -ort sowie Ihre Kunden- Im letzten Schritt sehen Sie eine Zusammenfassung Ihres Auftrags:
daten bzw. die Daten des Auftraggebers oder weiterer Absender (z. B. Druckerei) an. Außerdem müssen Sie hier an- - Auftragsdaten
geben, ob Sie Retouren Ihrer Sendung erhalten möchten oder nicht. Bei Sponsoring.Post müssen Sie hier zusätzlich - Gesamtanzahl der Sendungen, Anzahl Paletten, Anzahl Bunde
zu Titel und Ausgabe der Sendung auch Ihre Vertrags-/Zulassungsnummer angeben: - Gesamtgewicht und Preis netto
Sie können nun die benötigten Versanddokumente automatisch erzeugen lassen, damit wird gleichzeitig ein Aviso
Ihrer Sendung versendet.
Sollten Sie Änderungen an Ihrem bereits avisierten Auftrag vornehmen (z. B. Stückzahl, Auflieferdatum, Auflieferort),
informieren Sie uns bitte unbedingt unter Bekanntgabe der Avisonummer unter infomail.streuplan@post.at.
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2. VERSANDVORBEREITUNG
2.3 Versandvorbereitung für Zeitungen Sie erhalten eine Übersicht zu den eingespielten Daten und die Information, ob diese korrekt sind.
Falls Änderungen notwendig sind oder ein Fehler aufgetreten ist, können Sie eine korrigierte Adressliste hochladen.
Schritt 1: Erstellen eines neuen Auftrags
Nach Auswahl des Zeitungsprodukts (Tages-, Wochen-, Monats-, Firmenzeitung oder Plus.Zeitung) können
Sie einen neuen Auftrag erstellen:
- Auftragsverarbeitungsvertrag lt. DSGVO akzeptieren
- Auftragsbezeichnung vergeben
Schritt 3: Angabe Auftragsdaten
Geben Sie alle Detailinformationen zu Ihrer Sendung, der Bündelung, Auflieferdatum und -ort, Ihre Vertrags-/Zu-
lassungsnummer, Titel und Ausgabe der Zeitung sowie Ihre Kundendaten bzw. die Daten des Auftraggebers oder
weiterer Absender (z. B. Druckerei) an. Falls Sie mit Ihrem Medium Fremdbeilagen versenden, können Sie diese hier
Schritt 2: Import Adressliste anlegen:
Importieren Sie die Adressliste für Ihren Auftrag. Nach dem Upload können Sie überprüfen, ob die Spalten
Postleitzahl, Straße und Hausnummer richtig zugeordnet wurden.
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2. VERSANDVORBEREITUNG
Schritt 4: Fertigstellung, Versanddokumente & Aviso
Im letzten Schritt sehen Sie eine Zusammenfassung Ihres Auftrags:
- Auftragsdaten 2.4 Versandvorbereitung für Brief
- Gesamtanzahl, Anzahl Paletten, Anzahl Bunde
- Gesamtgewicht und Preis netto
Sie können nun die benötigten Versanddokumente automatisch erzeugen lassen, damit wird gleichzeitig Schritt 1: Erstellen eines neuen Auftrags
ein Aviso Ihrer Sendung versendet.
Sollten Sie Änderungen an Ihrem bereits avisierten Auftrag vornehmen (z. B. Stückzahl, Auflieferdatum, Auflieferort), Nach Auswahl des Produkts können Sie einen neuen Auftrag erstellen:
informieren Sie uns bitte unbedingt unter Bekanntgabe der Avisonummer unter infomail.streuplan@post.at. - Auftragsverarbeitungsvertrag lt. DSGVO akzeptieren
- Auftragsbezeichnung vergeben
- Aufgabedatum auswählen
- Art der Aufgabeliste auswählen (z. B. Vorleistungen wurden erbracht, Maschinenfähigkeit, national/international)
Schritt 2: Angabe Auftragsdaten
Geben Sie alle Detailinformationen zu Ihrer Sendung an:
- Auflieferdatum und -ort
- Importieren Sie die Adressliste (bitte beachten Sie die Formatvorgaben laut Importvorlage)
Sie erhalten eine Übersicht zu den eingespielten Daten und die Information, ob diese korrekt sind.
Falls Änderungen notwendig sind oder ein Fehler aufgetreten ist, können Sie eine korrigierte Adressliste hochladen.
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Schritt 3: Fertigstellung, Versanddokumente & Aviso
- Aufgabeliste: geben Sie je Produkt das Einzelgewicht der Sendung, die Anzahl der Sendungen Im letzten Schritt sehen Sie eine Zusammenfassung Ihres Auftrags. Sie können nun die benötigten Versanddokumente
gesamt sowie die gewünschten Zusatzleistungen an automatisch erzeugen lassen, damit wird gleichzeitig ein Aviso Ihrer Sendung versendet.
- Kundendaten bzw. die Daten des Auftraggebers oder weiterer Absender (z. B. Druckerei)
Sollten Sie Änderungen an Ihrem bereits avisierten Auftrag vornehmen (z. B. Stückzahl, Auflieferdatum, Auflieferort),
informieren Sie uns bitte unbedingt unter Bekanntgabe der Avisonummer unter infomail.streuplan@post.at.
18 19versandmanager.at Haben Sie noch Fragen? Allgemeine Fragen: 0800 212 212 businessservice@post.at Technische Fragen: brief.pvm.support@post.at Stand Jänner 2020. Satz- und Druckfehler vorbehalten. Es gelten die produktspezifischen AGB. Diese erhalten Sie auch unter post.at/geschaeftlich Informationen zum Datenschutz finden Sie unter post.at/datenschutz 20
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