POST VERSANDMANAGER ONLINE - Handbuch versandmanager.at

 
POST VERSANDMANAGER ONLINE - Handbuch versandmanager.at
POST VERSANDMANAGER ONLINE
Handbuch
 versandmanager.at

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POST VERSANDMANAGER ONLINE - Handbuch versandmanager.at
INHALT                                                                                                                                       1. INFORMATIONEN ZUM
                                                                                                                                                  POST VERSANDMANAGER

1.    Informationen zum Post Versandmanager.......................................................................... 3                        Mit dem Post Versandmanager können Sie einfach, kostenlos und zeitsparend
                                                                                                                                               Versanddokumente erstellen und Ihre Werbepost-, Medienpost- und Briefsendungen
2.    Versandvorbereitung ................................................................................................................ 5
                                                                                                                                               avisieren.
      2.1. Versandvorbereitung für Info.Post, Regionalmedien & Regionalmedien Wahlen ...... 5
      2.2. Versandvorbereitung für Info.Mail & Sponsoring.Post 	���������������������������������������� 10                                    Welche Funktionen hat der Post Versandmanager, und
      2.3. Versandvorbereitung für Zeitungen ........................................................................... 14                    muss ich mich für die Nutzung registrieren?

      2.4. Versandvorbereitung für Brief ......................................................................................17              Sie können den Post Versandmanager auch als Gastuser nutzen. Als registrierter User stehen Ihnen erweiterte
                                                                                                                                               Funktionen zur Verfügung:

                                                                                                                                                                                                  Registrierter User                                         Gastuser

                                                                                                                                                Versandvorbereitung                                         X                                                    X

                                                                                                                                                Adresslisten- und
                                                                                                                                                                                                            X                                                    X
                                                                                                                                                Streuplanprüfung

                                                                                                                                                Kundendatenverwaltung                                       X

                                                                                                                                                Auftragshistorie                                            X

                                                                                                                                                Info.Mail 2-Tages
                                                                                                                                                                                                            X
                                                                                                                                                Zustellfenster

                                                                                                                                               Für welche Produkte ist der Post Versandmanager* verpflichtend zu nutzen?

                                                                                                                                                Produkt                                                              Post Versandmanager verpflichtend

                                                                                                                                                Info.Post                                                            Ja

                                                                                                                                                Brief                                                                Nein

                                                                                                                                                Zeitungen                                                            Empfohlen

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                                                                                                                                                Regionalmedien Wahlen                                                Ja

                                                                                                                                               * Zertifizierte Fremdsysteme bzw. Sonderlösungen sind vorher mit der Post abzustimmen

                                                                                                                                               ** Sendungsmengen ab 50.000 Stück Info.Mail Classic oder ab 10.000 Stück Info.Mail Plus oder ab 50.000 Stück Sponsoring Post müssen
                                                                                                                                               mindestens 5 Werktage vor dem Aufliefertag avisiert werden. Das Aviso kann über den Post Versandmanager oder elektronisch (.txt oder .xls) an
                                                                                                                                               die E-Mail-Adresse infomail.streuplan@post.at erfolgen.

2                                                                                                                                                                                                                                                                                          3
POST VERSANDMANAGER ONLINE - Handbuch versandmanager.at
Für welche Produkte eignet sich der Post Versandmanager?
                                                                                                                     2. VERSANDVORBEREITUNG
Der Post Versandmanager ist unter versandmanager.at aufrufbar. Unter Versandvorbereitung können Sie das zu
versendende Produkt auswählen:                                                                                       2.1. Versandvorbereitung für Info.Post, Regionalmedien
                                                                                                                     & Regionalmedien Wahlen
Unadressierte Sendungen       Adressierte Sendungen     Zeitungen                  Brief

Info.Post Classic             Info.Mail                 Tageszeitung               Prio Brief

                                                                                                                  Schritt 1: Erstellen eines neuen Auftrags
Info.Post Collect             Sponsoring.Post           Wochenzeitung              Eco Brief
                                                                                                                  Nach Auswahl Ihres Info.Post- oder Regionalmedien-Produkts können Sie einen neuen Auftrag erstellen:
Info.Post Collect Plus                                  Monatszeitung              Eco Business Brief
                                                                                                                  - Auftragsverarbeitungsvertrag lt. DSGVO akzeptieren
                                                                                   Päckchen S                     - Auftragsbezeichnung vergeben
Info.Post Express                                       Plus.Zeitung                                              - Falls vorhanden, Vertragsnummer anführen
                                                                                   (mit Sendungsverfolgung)
                                                                                                                  - Streuplantyp auswählen (s. Schritt 2)
Info.Post Express Parte                                 Firmenzeitung              Behördenbrief

Info.Post Gemeinde                                                                 Behördenbrief Hybrid

Regionalmedien                                                                     Blindensendungen

Regionalmedien Wahlen                                                              Brief International bar
(PLZ)                                                                              freigemacht

Regionalmedien Wahlen
                                                                                   Brief International Plus
(Gemeinde)

                                                                                   Paket Light International XS

                                                                                                                  Bei den Produkten Info.Post Collect und Info.Post Collect Plus müssen Sie zusätzlich den gewünschten
                                                                                                                  Collator-Zyklus (Auflieferdatum und 2-Tages-Zustellfenster) und das max. Einzelgewicht der Sendung angeben.
Welche Versanddokumente kann ich mit dem Post Versandmanager erstellen?
- Aufgabelisten
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- Bundzettel für die Bundbildung
- Palettenzettel für die Palettenbildung

Kontakt für technischen Support & Anfragen: brief.pvm.support@post.at

                                                                                                                  Bitte beachten Sie die mögliche Zielgruppenauswahl je Produkt:
                                                                                                                  ZW (Zielgruppe Werbepost) oder ZA (Zielgruppe Amtliche Mitteilung)

                                                                                                                  - Info.Post Classic, Info.Post Express, Info.Post Gemeinde: ZW oder ZA*
                                                                                                                  - Info.Post Collect: ZW
                                                                                                                  - Regionalmedien: ZW oder ZA
                                                                                                                  - Regionalmedien Wahlen: ZA
                                                                                                                  *Amtliche Mitteilungen dürfen nur von Gebietskörperschaften (Bund, Länder, Gemeinden) und ihren ausgegliederten/privatisierten Unternehmen
                                                                                                                  in Angelegenheiten der Hoheitsverwaltung (insbesondere Straßensperren, Wasser-, Strom- und Gasversorgung, Forstangelegenheiten) verschickt
                                                                                                                  werden.

4                                                                                                                                                                                                                                                          5
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Schritt 2: Auswahl Streuplantyp

1. CSV-Streuplan:                                                                                                    3. Geomarketing-Streuplan:

Sie haben bereits einen Streuplan als .csv- oder .xlsx-Datei. Diesen können Sie im nächsten Schritt importieren.     Sie haben bereits einen Streuplan mit dem Geomarketing Team der Post oder unter postgeo.at selbst erstellt.
Bitte wählen Sie „Stückzahlen automatisch korrigieren“ und ZW aus, um die aktuell benötigten Stückzahlen für Ihr     Geben Sie die individuelle Geomarketing-Nummer und das Aufgabedatum Ihrer Sendung an:
gewünschtes Streugebiet zu erhalten.

Nach dem Import wird Ihnen zur Prüfung das Ergebnis des importieren Streuplans angezeigt.                            Sie erhalten eine Übersicht zu den eingespielten Daten. Falls Änderungen notwendig sind oder ein Fehler
                                                                                                                     aufgetreten ist, können Sie den Streuplan nochmals bearbeiten oder neu hochladen.

2. PLZ-Streuplan:

Erstellen Sie Ihren Streuplan direkt im Postversandmanager:

- Filtermöglichkeit nach Postleitzahl, Ort, Bundesland
- Bei Info.Post Gemeinde: Filtermöglichkeit nach Gemeinde
- Wahl zwischen Zustellung werblich (ZW = Zustellung an private, ganzjährig genutzte Abgabestellen und gewerbl.
  Abgabestellen, die über eine Hausbrieffachanlage bedient werden) oder
  Zustellung amtlich (ZA = Zustellung einer „Amtlichen Mitteilung“ an alle ganzjährig benutzten Abgabestellen)
- Während der Auswahl wird Ihnen die Gesamtstückzahl und die Stückzahl je Tarifkategorie angezeigt.

6                                                                                                                                                                                                                                  7
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Schritt 3: Angabe Auftragsdaten                                                                           Schritt 4: Fertigstellung, Versanddokumente & Aviso

Geben Sie alle Detailinformationen zu Ihrer Sendung, der Bündelung, dem Sendungsformat und Beilagen,      Im letzten Schritt sehen Sie eine Zusammenfassung Ihres Auftrags:
Auflieferdatum und -ort sowie Ihre Kundendaten bzw. die Daten des Auftraggebers oder weiterer Absender    - Auftragsdaten
(z. B. Druckerei) an.                                                                                     - Gesamtanzahl, Anzahl Paletten, Anzahl Bunde
                                                                                                          - Gesamtgewicht und Preis netto

                                                                                                          Sie können nun die benötigten Versanddokumente automatisch erzeugen lassen, damit wird gleichzeitig ein Aviso
                                                                                                          Ihrer Sendung versendet.

                                                                                                          Sollten Sie Änderungen an Ihrem bereits avisierten Auftrag vornehmen (z. B. Stückzahl, Auflieferdatum, Auflieferort),
                                                                                                          informieren Sie uns bitte unbedingt unter Bekanntgabe der Avisonummer unter infomail.streuplan@post.at.

Bei Regionalmedien und Regionalmedien Wahlen müssen Sie hier zusätzlich Ihre Vertrags-/Zulassungsnummer
sowie Titel und Ausgabe der Zeitung angeben.

                                                                                                                                                                            WICHTIG! Bitte beachten Sie, dass die hier
                                                                                                                                                                            ausgewiesene Sendungsmenge auch tatsächlich
                                                                                                                                                                            in der Post Geschäftsstelle/Verteilzentrum
                                                                                                                                                                            aufgegeben werden muss.

8                                                                                                                                                                                                                                 9
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2. VERSANDVORBEREITUNG
                                                                              Schritt 2: Import Adressliste

     2.2 Versandvorbereitung für Info.Mail & Sponsoring.Post                  Importieren Sie die Adressliste für Ihren Auftrag. Nach dem Upload können Sie überprüfen, ob die
                                                                              Spalten Postleitzahl, Straße und Hausnummer richtig zugeordnet wurden.

Schritt 1: Erstellen eines neuen Auftrags

Nach Auswahl des Produkts können Sie einen neuen Auftrag erstellen:

- Auftragsverarbeitungsvertrag lt. DSGVO akzeptieren
- Auftragsbezeichnung vergeben
- Für Überprüfung der Maschinenfähigkeit: max. Gewicht und Maße angeben
- Falls vorhanden, Reservierungsnummer des 2-Tages-Zustellfensters anführen

                                                                              Sie erhalten eine Übersicht zu den eingespielten Daten und die Information, ob diese korrekt sind.
                                                                              Falls Änderungen notwendig sind oder ein Fehler aufgetreten ist, können Sie eine korrigierte
                                                                              Adressliste hochladen.

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Schritt 3: Angabe Auftragsdaten                                                                                    Schritt 4: Fertigstellung, Versanddokumente & Aviso

Geben Sie alle Detailinformationen zu Ihrer Sendung, der Bündelung, Auflieferdatum und -ort sowie Ihre Kunden-     Im letzten Schritt sehen Sie eine Zusammenfassung Ihres Auftrags:
daten bzw. die Daten des Auftraggebers oder weiterer Absender (z. B. Druckerei) an. Außerdem müssen Sie hier an-   - Auftragsdaten
geben, ob Sie Retouren Ihrer Sendung erhalten möchten oder nicht. Bei Sponsoring.Post müssen Sie hier zusätzlich   - Gesamtanzahl der Sendungen, Anzahl Paletten, Anzahl Bunde
zu Titel und Ausgabe der Sendung auch Ihre Vertrags-/Zulassungsnummer angeben:                                     - Gesamtgewicht und Preis netto

                                                                                                                   Sie können nun die benötigten Versanddokumente automatisch erzeugen lassen, damit wird gleichzeitig ein Aviso
                                                                                                                   Ihrer Sendung versendet.

                                                                                                                   Sollten Sie Änderungen an Ihrem bereits avisierten Auftrag vornehmen (z. B. Stückzahl, Auflieferdatum, Auflieferort),
                                                                                                                   informieren Sie uns bitte unbedingt unter Bekanntgabe der Avisonummer unter infomail.streuplan@post.at.

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2. VERSANDVORBEREITUNG
     2.3 Versandvorbereitung für Zeitungen                                                                 Sie erhalten eine Übersicht zu den eingespielten Daten und die Information, ob diese korrekt sind.
                                                                                                           Falls Änderungen notwendig sind oder ein Fehler aufgetreten ist, können Sie eine korrigierte Adressliste hochladen.

Schritt 1: Erstellen eines neuen Auftrags

Nach Auswahl des Zeitungsprodukts (Tages-, Wochen-, Monats-, Firmenzeitung oder Plus.Zeitung) können
Sie einen neuen Auftrag erstellen:

- Auftragsverarbeitungsvertrag lt. DSGVO akzeptieren
- Auftragsbezeichnung vergeben

                                                                                                           Schritt 3: Angabe Auftragsdaten

                                                                                                           Geben Sie alle Detailinformationen zu Ihrer Sendung, der Bündelung, Auflieferdatum und -ort, Ihre Vertrags-/Zu-
                                                                                                           lassungsnummer, Titel und Ausgabe der Zeitung sowie Ihre Kundendaten bzw. die Daten des Auftraggebers oder
                                                                                                           weiterer Absender (z. B. Druckerei) an. Falls Sie mit Ihrem Medium Fremdbeilagen versenden, können Sie diese hier
Schritt 2: Import Adressliste                                                                              anlegen:

Importieren Sie die Adressliste für Ihren Auftrag. Nach dem Upload können Sie überprüfen, ob die Spalten
Postleitzahl, Straße und Hausnummer richtig zugeordnet wurden.

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2. VERSANDVORBEREITUNG
Schritt 4: Fertigstellung, Versanddokumente & Aviso

Im letzten Schritt sehen Sie eine Zusammenfassung Ihres Auftrags:
- Auftragsdaten                                                                                                           2.4 Versandvorbereitung für Brief
- Gesamtanzahl, Anzahl Paletten, Anzahl Bunde
- Gesamtgewicht und Preis netto

Sie können nun die benötigten Versanddokumente automatisch erzeugen lassen, damit wird gleichzeitig                     Schritt 1: Erstellen eines neuen Auftrags
ein Aviso Ihrer Sendung versendet.

Sollten Sie Änderungen an Ihrem bereits avisierten Auftrag vornehmen (z. B. Stückzahl, Auflieferdatum, Auflieferort),   Nach Auswahl des Produkts können Sie einen neuen Auftrag erstellen:
informieren Sie uns bitte unbedingt unter Bekanntgabe der Avisonummer unter infomail.streuplan@post.at.                 - Auftragsverarbeitungsvertrag lt. DSGVO akzeptieren
                                                                                                                        - Auftragsbezeichnung vergeben
                                                                                                                        - Aufgabedatum auswählen
                                                                                                                        - Art der Aufgabeliste auswählen (z. B. Vorleistungen wurden erbracht, Maschinenfähigkeit, national/international)

                                                                                                                        Schritt 2: Angabe Auftragsdaten

                                                                                                                        Geben Sie alle Detailinformationen zu Ihrer Sendung an:
                                                                                                                        - Auflieferdatum und -ort
                                                                                                                        - Importieren Sie die Adressliste (bitte beachten Sie die Formatvorgaben laut Importvorlage)

                                                                                                                        Sie erhalten eine Übersicht zu den eingespielten Daten und die Information, ob diese korrekt sind.
                                                                                                                        Falls Änderungen notwendig sind oder ein Fehler aufgetreten ist, können Sie eine korrigierte Adressliste hochladen.

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Schritt 3: Fertigstellung, Versanddokumente & Aviso

- Aufgabeliste: geben Sie je Produkt das Einzelgewicht der Sendung, die Anzahl der Sendungen   Im letzten Schritt sehen Sie eine Zusammenfassung Ihres Auftrags. Sie können nun die benötigten Versanddokumente
  gesamt sowie die gewünschten Zusatzleistungen an                                             automatisch erzeugen lassen, damit wird gleichzeitig ein Aviso Ihrer Sendung versendet.
- Kundendaten bzw. die Daten des Auftraggebers oder weiterer Absender (z. B. Druckerei)
                                                                                               Sollten Sie Änderungen an Ihrem bereits avisierten Auftrag vornehmen (z. B. Stückzahl, Auflieferdatum, Auflieferort),
                                                                                               informieren Sie uns bitte unbedingt unter Bekanntgabe der Avisonummer unter infomail.streuplan@post.at.

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