WORKING FROM HOME A quick employers' guide to - WKO
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Stand: 3.4.2020
A quick employers’ Kurzbriefing
guide to… TELEWORKING
WORKING FROM HOME
Flexible working is a trend that long Flexibles Arbeiten galt schon vor der
predates the Corona crisis. Yet while Corona-Krise als großer Zukunftstrend.
many employees routinely work from Doch während Teleworking bei vielen
home, the legal and tax aspects of the Unternehmen schon längst zum Alltag
home office are – for the vast majority gehört, ist der Schritt ins Homeoffice für
of UK employers – still unchartered die überwiegende Mehrheit britischer
territory. Here’s our brief overview of Arbeitgeber immer noch ein Schritt ins
what you need to know. arbeits- und steuerrechtliche Neuland.
Worauf Sie dabei achten sollen, haben
wir in diesem Briefing für Sie
zusammengefasst.
Do companies have to switch to working Muss auf Homeoffice umgestiegen
from home? Can workers be required to werden? Sind Arbeitnehmer dazu
do so? verpflichtet?
In most cases: yes. PM Boris Johnson first In den allermeisten Fällen: ja. Bereits am
appealed to workers to work from home on 16. März 2020 ging vom Premierminister
16 March 2020 – only those who couldn’t do Boris Johnson der Appell zum Umstieg auf
so were allowed, so long as they weren’t Teleworking aus. Nur wer nicht von Zuhause
showing symptoms of the Coronavirus, to aus arbeiten könne, dürfe sich noch – soweit
travel to work. Even once there, they still er keine Symptome des Coronavirus zeige –
had to follow the instructions and guidance auf den Weg zur Arbeit begeben. Auch dann
issued by the health authorities. Although gelte es, die Anweisungen und Richtlinien
the government essentially has relied on der Gesundheitsbehörden zu befolgen.
companies to comply, the last few days Obwohl grundsätzlich auf die Mitwirkung
have seen legislation enacted to force the der Unternehmen gezählt wird, wurden in
closure of certain business premises and den letzten Tagen Rechtsakte erlassen, die
equip the police with special powers to die Schließung bestimmter Betriebe explizit
enforce the ban on gatherings and anordnen und die Polizei mit
restrictions on leaving home.1 Remember Sonderbefugnissen zur Durchsetzung des
that in English law, employers have a legal Kontaktverbotes und der
duty of care towards both their employees Ausgangsbeschränkungen ausstatten.1 Bitte
and anyone else affected by their the beachten Sie dabei auch, dass Arbeitgeber
employer’s activities. laut englischem Recht eine Sorgfaltspflicht
1
The Health Protection (Coronavirus, Restrictions) (England) Regulations 2020; The Health Protection
(Coronavirus) (Restrictions) (Scotland) Regulations 2020; The Health Protection (Coronavirus
Restrictions) (Wales) Regulations 2020; The Health Protection (Coronavirus, Restrictions) Regulations
(Northern Ireland) 2020
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It’s therefore important to ask whether gegenüber Arbeitnehmern und von ihrer
keeping an office open is still compatible Tätigkeit betroffenen Drittpersonen trifft. Es
with fulfilling that duty. ist daher wichtig, sich zu fragen, ob es mit
der Erfüllung dieser Pflicht noch vereinbar
ist, ein Büro offen zu halten.
What about keyworkers? Wie sieht es bei Schlüsselkräften aus?
Keyworkers whose work cannot be done Schlüsselkräfte, deren Arbeit nicht von
from home can go about their work despite zuhause aus erledigt werden kann, sind bei
the restrictions on going out. The term der Ausübung ihres Dienstes von den
keyworkers encompasses not only workers Ausgangsbeschränkungen ausgenommen.
in the health and emergency services, but Darunter versteht man neben
also workers involved in the maintenance of medizinischem Personal und
things like the transport, supply and Rettungskräften auch Personen, deren
telecoms networks, production of food and Tätigkeit u.a. der Aufrechterhaltung des
medicine, and provision of financial Verkehrs-, Vertriebs- und
services. There are guidelines here, but no Telekommunikationsnetzes, der
exhaustive list of job titles. Rather, common Energieversorgung, der Herstellung von
sense is required – not every worker in one Lebens- und Arzneimitteln, sowie des
of the named sectors is a keyworker. Finanzwesens dient. Entsprechende
Employers should bear in mind their legal Richtlinien find Sie hier, die jedoch keine
duty of care when considering whether explizite, taxative Aufzählung von
employees really need to travel to the Berufsbezeichnungen beinhalten.
workplace. Stattdessen ist der gesunde
Menschenverstand gefragt: nicht jeder, der
in den Richtlinien genannten Branchen tätig
ist, ist auch eine Schlüsselkraft. Arbeitgeber
sollten ihre gesetzliche Fürsorgepflicht
berücksichtigen, wenn sie darüber
nachdenken, ob Mitarbeiter wirklich zum
Arbeitsplatz reisen müssen.
Do employers need to register Müssen Arbeitgeber den Umstieg Ihrer
homeworkers? Mitarbeiter auf Teleworking melden?
No, there is no official registration Nein, eine behördliche Meldepflicht gibt es
requirement. However, employers should hierfür nicht. Allerdings sollten Arbeitgeber
check that their business insurance policies sicherstellen, dass die
cover claims arising in connection with Versicherungspolizzen des Unternehmens
working from home (for example involving auch Ansprüche abdecken, die bei der
injury to employees or damage to company Arbeit im Homeoffice entstehen (z.B.
equipment). This is particularly important in Verletzungen von Mitarbeitern oder an der
relation to Employers’ Liability Insurance, Firmenausstattung). Dies gilt insbesondere
which is a statutory requirement. für die gesetzlich vorgeschriebene
Employers should also check their „Employers’ Liability Insurance“
insurance position in relation to empty or (Arbeitgeberhaftpflichtversicherung).
closed company premises – it may be that Arbeitgeber sollten auch ihre Polizzen in
closures need to be reported to the insurer, Bezug auf leere oder geschlossene
or that amendments to policies are Firmengebäude überprüfen - es kann sein,
required in respect of regular checks of dass Schließungen dem Versicherer
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company buildings. You’ll find answers to gemeldet werden müssen oder dass
frequently asked questions around Änderungen der Polizzen in Bezug auf
company insurance on the Association of regelmäßige Kontrollen von
British Insurers (ABI) website here. Firmengebäuden erforderlich sind.
Antworten. Antworten auf häufig gestellte
Fragen rund um
Unternehmensversicherungen finden Sie
auf der Website der Association of British
Insurers (ABI) hier.
Do employees need to register themselves Müssen Arbeitnehmer den Umstieg auf
as homeworkers? Teleworking melden?
No, there is no official registration Nein, es gibt diesbezüglich auch keine
requirement for employees either. The use behördliche Meldepflicht für Arbeitnehmer.
of a domestic residence for work can be Grundsätzlich kann die Nutzung einer
relevant for home insurance purposes, Privatimmobilie als Arbeitsort bei
although the 250 members of the Haushaltsversicherungen relevant sein,
Association of British Insurers (ABI) have allerdings haben die 250 Mitglieder der
said that they won’t restrict coverage for Association of British Insurers (ABI) sich
those working from home in the current dazu bekannt, dass es in Hinblick auf die
situation – meaning that in most cases aktuelle Situation zu keinen diesbezüglichen
there should be no need for employees to Haftungskürzungen kommt – sodass sich
contact their home insurance provider. 2 die Kontaktaufnahme zur Versicherung in
You can find a full list of ABI member vielen Fällen erübrigen dürfte.2 Das
insurers here. Renters and mortgage Mitgliederverzeichnis der ABI finden Sie
payers should however check with their hier. Für die Nutzung einer Wohnimmobilie
landlord or mortgage provider, since rental als Arbeitsort sollte auch die Zusage des
and mortgage agreements often specify the Vermieters oder Kreditgebers eingeholt
permitted use of a domestic property. werden, da die zulässige Nutzung oft
Generally speaking, doing clerical work Gegenstand von Miet- und Kreditverträgen
from home is unlikely to be a problem. ist. Im Allgemeinen ist es aber
unwahrscheinlich, dass die Erledigung von
Büroarbeiten von zu Hause aus ein Problem
darstellt.
Does working from home necessitate an Muss der Umstieg auf Teleworking in einer
addendum to employment contracts? Ergänzung zum Dienstvertrag festgehalten
This depends on the provisions of the werden?
existing employment contract. You should Dies hängt vom Einzelfall bzw. vom
certainly check existing contracts to see if bestehenden Dienstvertrag ab. Es sollten
any changes are appropriate, and it’s a auf jeden Fall bestehende Verträge
good idea to take tailored advice on this daraufhin überprüft werden, ob
from an employment law specialist. Typical Änderungsbedarf besteht. Hierzu empfiehlt
amendments might include changes to the sich die Kontaktaufnahme mit einem
definition of the place of work or Arbeitsrechtsspezialisten, der Sie hier auf
adjustments to working hours (for example individueller Basis beraten kann. Denkbar
to allow parents whose childcare wären etwa die Erweiterung der Definition
2
ABI: COVID-19: Insurer commitments on motor and home insurance
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arrangements have been disrupted by the des Dienstortes oder die Anpassung der
crisis to make up time outside of their Dienstzeit (um bspw. Eltern, beim Ausfall
normal working hours). Ground rules for von Kinderbetreuung mit flexibleren
keeping in touch with managers or handling Arbeitszeiten als im Dienstvertrag
sensitive customer and company data also festgehalten entgegenzukommen). Auch
lend themselves to reiteration. Grundregeln für die regelmäßige
Kommunikation mit Vorgesetzten oder den
Umgang mit sensiblen Firmen- und
Kundendaten lassen sich gut in einer
Ergänzung zum Dienstvertrag
vergegenwärtigen.
What are the Health & Safety Was gilt es beim Thema Arbeitsschutz zu
considerations of working from home? beachten?
All the usual Health & Safety considerations Es gelten alle bestehenden Bestimmungen
apply, and the employer has the same duty des britischen Arbeitsschutzes („Health &
of care towards workers offsite as he does Safety“): Der Arbeitgeber hat gegenüber
to those working on company premises. Arbeitnehmern, die Ihrer Arbeit im
Part of this is conducting and updating a Homeoffice nachgehen, dieselbe
risk analysis of the workplace. What’s Sorgfaltspflicht wie gegenüber jenen, die
changed in the current situation is that the Ihrer Arbeit auf Firmengelände nachgehen.
current restrictions make it difficult for Dazu gehört u.a. die Durchführung und
employers to themselves conduct risk laufende Aktualisierung einer Risikoanalyse
analysis exercises for employees working des Arbeitsplatzes. Was sich in der
at home. Instead, employees working from gegenwärtigen Situation geändert hat, ist,
home can complete their own risk analysis dass die derzeitigen Einschränkungen es
for their specific home working den Arbeitgebern erschweren, selbst
environment. This involves identifying Risikoanalysen für die zu Hause arbeitenden
potential risks and recording the Mitarbeiter durchzuführen. Stattdessen
precautions taken to minimize them. Risk können Arbeitnehmer gebeten werden, für
analysis documents should be retained by ihre jeweilige Heimarbeitsumgebung diese
the employer and kept up-to-date on a Risikoanalyse selbst vorzunehmen. Dabei
rolling basis. You’ll find templates on the werden mögliche Risiken identifiziert und
Health & Safety Executive homepage. This Vorkehrungen zu deren Minimierung
online tool is particularly handy for festgehalten. Die Analysen sollten beim
producing a risk analysis tailored to office Arbeitgeber verwahrt und laufend
work. aktualisiert werden. Vorlagen dafür finden
Sie auf der Homepage der Health & Safety
Executive (der für Arbeitsschutz zuständigen
Behörde). Besonders praktisch ist z.B. auch
dieses Online-Tool zur Erstellung einer auf
Büroarbeit zugeschnittene Risikoanalyse.
Can employers reimburse employees for Können Arbeitgeber ihren Arbeitnehmern
the running cost of working from home? laufende Kosten, die durch Teleworking
Of course! Just make sure you understand anfallen, ersetzen?
the correct tax treatment. Certain expenses Selbstverständlich! Achten Sie nur auf die
– for example, for devices used entirely or richtige steuerliche Behandlung. Bestimmte
almost entirely for work purposes – don’t Kosten – etwa für Geräte ohne oder mit
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need to be reported to HMRC at all. geringer Privatnutzung– müssen dem
Electricity of internet costs are also tax free Steueramt HMRC nicht gemeldet werden.
up to a maximum of GBP 18 per month (or Auch Strom- oder Internetkosten sind bis zu
GBP 4 per week for employees paid einer Obergrenze von bis zu GBP 18 pro
weekly). Exceed those limits, however, and Monat (bei wöchentlicher Bezahlung GBP 4
you’ll need to be able to prove that pro Woche) steuerfrei. Werden diese
expenses correspond with the additional Schwellen überschritten, muss
household costs actually incurred. nachgewiesen werden, dass der
Additional amounts are subject to the usual Kostenersatz mit den tatsächlichen
income tax and NI deductions. See the entstandenen Haushaltsmehrkosten
HMRC guidance here. übereinstimmt. Ist dies nicht der Fall,
unterliegt der hierfür ausbezahlten
Kostenersatz der Lohnsteuer. Lesen Sie
dazu diese Mitteilung des britischen
Steueramtes HMRC.
Further reading Lesetipp
There are some great resources on working Gute Ressourcen zum Thema finden Sie bei
from home available online from ACAS (the ACAS (der Schlichtungsstelle für
Advisory, Conciliation and Arbitration Arbeitskonflikte) und dem CIPD (Chartered
Service) and the CIPD (Chartered Institute Institute of Personnel and Devlopment).
of Personnel and Development).
We do our research carefully and thoroughly but Wir recherchieren Fragen wie diese sehr sorgfältig
cannot guarantee the accuracy of the information und gründlich. Eine verbindliche Auskunft kann Ihnen
provided. Should you require legally binding aber nur ein Rechtsanwalt erteilen, der für
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T: +44 (0)20 7795 8100
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T +44 (0)1926 217 748
M +44 (0)7722 376 557
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