Auswahl und Einführung von Cloud-Lösungen - Ein pragmatischer Wegweiser in die Cloud für kleine und mittlere Unternehmen und Coaches in ...
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KURZLEITFADEN Copyright: © bagotaj - Fotolia.com Auswahl und Einführung von Cloud-Lösungen Ein pragmatischer Wegweiser in die Cloud für kleine und mittlere Unternehmen und Coaches in Mittelstandsverbänden
Auswahl und Einführung von Cloud-Services Basiswissen Was ist Cloud Computing? Welche Liefermodelle gibt es? Wer betreibt den Cloud-Service? Welche Servicemodelle gibt es? Was bekomme ich aus der Cloud? 2
Auswahl und Einführung von Cloud-Services Einige Einsatzmöglichkeiten für Cloud: ►► Online-Zusammenarbeit in Echtzeit: Das gemeinsame Arbeiten auf demselben Datensatz ermöglicht die Zusammenarbeit in Echtzeit, auch wenn die Beteiligten an unterschiedlichen Standorten sitzen. Der Austausch von Dateien per E-Mail und asynchrone Prozesse werden vermieden. Bsp: gemeinsame web-basierte Dokumentenerstellung vs. Hin- und Herschicken von Dokumenten im Änderungsmodus mit ständigem Integrationsaufwand ►► Prozessverbesserungen und Zeitersparnis: Beispiel Baugewerbe - mittels Cloud-basierter Webanwen- dungen können alle gemessenen Daten direkt vor Ort in eine Anwendung eingegeben werden, die auto- matisiert alle Berechnungen übernimmt. Dies spart Zeit und vermeidet potentielle Fehler einer nachge- lagerten manuellen Eingabe. ►► Komfort durch Outsourcing: In der Public Cloud wird sowohl die Installation des genutzten Services, als auch die Integration des IT-Systems vom Anbieter übernommen. Der Anbieter sorgt für Upgrades, Updates und (Sicherheits-)Patches, so dass das System immer gut gewartet ist. Bei vielen Unternehmen verbessert das auch nebenbei das Sicherheitsniveau. Wie wähle ich passende Cloud lösungen für mein Unternehmen aus und führe sie effizient ein? Der Weg in die Cloud führt über viele Stationen. Der Rahmenbedingungen (v.a. Datenschutz) bestehen. vorliegende Wegweiser beschreibt die wesentlichen Auf Basis dieses Wissens kann dann eine strate- Schritte und Vorgehensweisen bei der Auswahl und gische Grundsatzentscheidung für oder gegen die Einführung von Cloud-Services. Einführung und Nutzung von Cloud-Technologien bzw. Cloud-Services erfolgen. Zu dieser strategi- Der Wegweiser richtet sich an Technologie- und schen Entscheidung gehören auch der Umgang Innovationsberater in Mittelstandsverbänden sowie mit bestehenden IT-Lösungen – z.B. die Ablösung an Entscheidungsträger in kleinen und mittelständi- einzelner klassischer IT-Systeme am Ende ihres schen Unternehmen. Diese sollten sich bereits vor Lebenszyklus – sowie die Auseinandersetzung mit Beginn der Auswahl und Einführung einer Cloud- den Anforderungsprofilen für die eigenen IT-Mitar- Lösung grundsätzlich mit den eigenen Unterneh- beiter bei einer möglichen Einführung von Cloud-Lö- mensprozessen, den Verbesserungspotenzialen in sungen. diesen Prozessen, und in diesem Zusammenhang auch mit dem Cloud-Paradigma und seinen Mehr- Wenn die Vorteile der Cloud ihre Nachteile über- werten auseinandergesetzt haben. wiegen und eine Risikoabschätzung bezüglich der Datenverarbeitung in der Cloud den Einsatz von Das Coachingtool Prozesslandkarte der Mittelstand Cloud-Services zulässt, steht das Unternehmen vor 4.0-Agentur Cloud kann Coaches in Mittelstands- der Herausforderung, geeignete Cloud-Services – verbänden und Unternehmen hierbei unterstützen, und damit verbunden – geeignete und vertrauens- indem für die im Unternehmen vorhandenen Pro- würdige Cloud-Service-Anbieter zu identifizieren. zesse aufgezeigt werden kann, welche Möglichkei- Die wesentlichen Schritte hierbei sind in Abbildung 1 ten und Chancen sich in den einzelnen Bereichen zusammengefasst. Der Prozess gliedert sich dabei ergeben und wie sie genutzt werden können. grob in die drei Phasen Anforderungsermittlung, Auswahl und Einführung. Am Ende dieses ersten Schrittes sollte Klarheit über die Einsatzmöglichkeiten im eigenen Unternehmen, über die verschiedenen Liefer- und Servicemodelle sowie über die Vorteile und Herausforderungen von Cloud-Lösungen und die wesentlichen rechtlichen 3
Auswahl und Einführung von Cloud-Services Anforderungsermittlung ringerte Anzahl noch in Frage kommender Anbie- ter anschließend einer Überprüfung hinsichtlich Das Ziel der Anforderungsermittlung ist ein Lasten- der nicht-funktionalen und anschließend der juristi- heft, das die funktionalen, nicht-funktionalen (z.B. schen Kriterien unterzieht. Nur wenn ein Kandidat technischen und vor allem auch sicherheitstechni- die wichtigsten Anforderungen erfüllt, sollte in eine schen) sowie juristischen Anforderungen an einen Prüfung investiert werden. Optional können in die- Cloud-Service und an den Cloud-Service-Anbieter ser Phase bereits erste Cloud-Lösungen mit aus- zusammenfasst. Zu diesem Katalog gehören auch gewählten Mitarbeitern getestet werden. Aufwand alle Faktoren, die für das Vertrauen in den Cloud- und Nutzen der Tests sollten in dieser frühen Phase Anbieter wichtig sind, z.B. seine Erfahrung und aber im Auge behalten werden. Reputation. Hinzu kommen alle Anforderungen, die sich aus der Bereitschaft der Mitarbeiter zum Ums- Weitere Prüfungen betreffen die Wirtschaftlich- tieg auf neue IT-Lösungen und aus deren Medien- keit, bestehend aus sowohl Kosten als auch Nut- kompetenz ergeben. Hierbei kann es erforderlich zen sowie ggf. disruptive Potenziale. Disruptive sein, dass für eine Lösung entsprechende Schu- Potenziale sind all jene Mehrwerte, die einerseits lungsangebote verfügbar sind. nur durch Cloud-Lösungen ermöglicht werden und andererseits dazu führen, dass ein Produkt oder Auf Basis dieses Anforderungskatalogs können eine Dienstleistung so viel attraktiver für den Kun- dann potenziell in Frage kommende Anbieter mit- den wird, dass er ein Produkt/eine Dienstleistung einander verglichen werden. Dabei ist es wichtig, ohne diese Eigenschaften nicht mehr nutzen würde. seine Anforderungen in K.O.-Kriterien sowie Soll- und Kann-Kriterien zu unterteilen. Ein Bestandteil dieser Auswahlphase ist schließlich auch die Anbieterpräsentation, die ggf. auch durch Auswahl einen kostenlosen Test des Cloud-Service-Ange- bots ersetzt werden kann. Abgeschlossen wird Für die Auswahlphase ist ein schrittweises Vorge- diese Phase durch die Auswahlentscheidung. Diese hen empfehlenswert, so dass man nicht alle Kri- sollte allerdings noch unter dem Vorbehalt stehen, terien bei allen Anbietern prüfen muss, sondern dass während der Einführungsphase nichts mehr beispielsweise zunächst auf funktionaler Ebene ver- schief geht. gleicht und anschließend die bereits deutlich ver- Schritt 1: Schritt 2: Schritt 3: Schritt 4: Anforderungs- Benötigte Technische und Juristische Bereitschaft und ermittlung Funktionen Sicherheits- Anforderungen Medienkompetenz ermitteln Anforderungen festlegen der Mitarbeiter Schritt 1: Schritt 2: Schritt 3: ermitteln ermitteln Anforderungs- Benötigte Sicherheitstechnische Juristische ermittlung Funktionen ermitteln Anforderungen festlegen Anforderungen festlegen Schritt 5: Schritt 6: Schritt 7: Schritt 8: Auswahl Services Optional: Bewertung Auswahl- suchenSchritt 4: Testphase mit Schritt und 5: Entscheidung Schritt 6: Auswahl Services Mitarbeitern Kostenabschätzung Bewertung und Auswahl- suchen Kostenabschätzung entscheidung Schritt 10: Schritt 11: Schritt 12: Einführung Einführung Schritt 7:Übernahme Rollout- Schritt 8: Service- Test Test in den Übernahmeund (ausführlich) Produktivbetrieb SLA-Monitoring Abbildung 1: Die wesentlichen Schritte bei der Auswahl und Einführung von Cloud-Services 4
Auswahl und Einführung von Cloud-Services Einführung Je nach Größe des Anwender-Unternehmens emp- fiehlt es sich bei der Einführung schrittweise vorzu- Ein ausführlicher Test der ausgewählten Lösung gehen, beispielsweise nach Fachbereichen. Dies sollte spätestens in der Einführungsphase durchge- reduziertden Migrationsaufwand und die möglicher- führt werden. Üblicherweise stellen Cloud-Service- weise zu behebenden Anfangsschwierigkeiten einer Anbieter ihre Dienste für einen gewissen Zeitraum Umstellung. Spätestens mit der Einführung sollte in vollem Funktionsumfang für einen kostenlosen zudem ein kontinuierliches Monitoring der Cloud- Test zur Verfügung. Diese Möglichkeit sollte vom Services und ein Vergleich mit dem in den Ser- potenziellen Kunden auch genutzt werden. Hierbei vice Level Agreements (SLA) definierten Qualitäts- ist es wichtig, eine angemessene Balance bezüg- niveau begonnen werden. Im Zuge der Einführung lich der Datenmigration zu finden. Zu wenig realis- sollte zudem – auch bei vermeintlich einfach zu nut- tische Daten ermöglichen keine verlässliche Aus- zenden und selbsterklärenden Anwendungen – ein sage über die Eignung des Cloud-Angebots. Auf gewisser Schulungsaufwand für die zukünftigen der anderen Seite erhöht sich der Aufwand unnötig, Nutzer mit berücksichtigtwerden. wenn zu viele oder gar alle Daten überspielt werden – vor allem falls das Testergebnis negativ ausfällt Ausführlichere Informationen zu den unterschiedli- und man sich am Ende gegen die Nutzung entschei- chen Schritten finden Sie beispielsweise in den spe- det. Hier muss man versuchen, die richtige Balance ziellen Leitfäden für Handwerksunternehmen und zwischen Gründlichkeit und Wirtschaftlichkeit zu Handwerkerberater aus dem vom Bundesminis- finden. Bei der Verarbeitung von datenschutz- und terium für Wirtschaft und Energie (BMWi) im Rah- sicherheitsrelevanten Daten ist es zudem wichtig, men der Trusted Cloud-Initiative geförderten Projekt zunächst die Datenschutz- und Sicherheitsfunk- CLOUDwerker oder auf den Webseiten des Trusted tionen mit Hilfe von unkritischen Daten zu testen, Cloud Kompetenznetzwerks sowie bei einigen wei- bevor man mit schützenswerten Daten in der Cloud teren Quellen, die wir im Abschnitt „Weiterführende testet. Informationsquellen“ zusammengefasst haben. Ist der Test einerseits aussagekräftig genug und In den folgenden beiden Abschnitten finden Sie eine andererseits erfolgreich hinsichtlich aller wesent- Zusammenfassung der wichtigsten Entscheidungs- lichen Anforderungen, so steht einer Übernahme grundlagen für die Auswahl von Public Cloud-Ser- des Cloud-Services und der vollständigen Migra- vices sowie für Nutzen und Mehrwerte von Cloud- tion derDaten und Anwender nichts mehr im Wege. Service-Zertifizierungen. Anbietersuche Mit dem Aufstellen eines individuellen Anforde- cher Verzeichnisse und einer Einschränkung nach rungskatalogs bzw. Lastenhefts hat man als Nut- Anwendungsbereich, Servicemodell und ggf. Stand- zer den ersten wichtigen Schritt in Richtung Cloud- ort des Anbieters können anschließend für die ver- Nutzung getan. Als nächste Herausforderung wartet bleibenden noch in Frage kommenden Anbieter die aber die Anbietersuche. Diese ist nicht zuletzt des- Informationen zu den nicht-funktionalen und juristi- halb schwierig, weil man einerseits eine Marktüber- schen Anforderungen direkt beim Anbieter eingeholt sicht über die vorhandenen Angebote benötigt und werden. andererseits sehr viele Detailinformationen zur Ser- vicequalität von diesen Anbietern benötigt. Wie oben Cloud-Anbieter-Verzeichnisse beschrieben, ist es dabei ratsam zunächst nach den funktionalen Anforderungen an den Cloud-Anbie- ►► Trusted Cloud ter zu filtern bevor man weitere Kriterien überprüft. ►► German Businesscloud Es existieren inzwischen einige Cloud-Service-Ver- ►► Cloud World AG zeichnisse in denen man nach Servicemodellen ►► Cloudshowplace (d.h. Infrastruktur, Plattform oder Software as a Ser- ►► Cloudscene vice) sowie nach Anwendungsbereichen (z.B. CRM, ERP, etc.) filtern kann. Dort finden sich in der Regel auch einige Antworten auf die wichtigsten Fragen zu den Anbietern. Nach einer Suche über mehrere sol- 5
Auswahl und Einführung von Cloud-Services Vorteile der Zertifizierung Wie im Rahmen der Verarbeitung von personen- Die richtige Zertifizierung kann ein Unterneh- bezogenen Daten schon angesprochen wurde, ist men von seinen Aufsichtspflichten nach dem der Cloud-Nutzer dazu verpflichtet, die Einhaltung Bundesdatenschutzgesetz entbinden! der Datenschutzanforderungen durch den Cloud- Anbieter regelmäßig zu überprüfen. Eine Möglich- keit, diese Verpflichtung auszulagern ist es, nur die Darüber hinaus stellen Zertifizierungen nicht nur im Angebote zertifizierter Anbieter zu nutzen. Gemäß Bereich des Datenschutzrechts eine gute Möglich- der Orientierungshilfe – Cloud Computing1, die keit dar, sich bestimmter Qualitätsstandards beim von den deutschen Landesdatenschutzbeauftrag- Cloud-Anbieter zu versichern. Wer schon einmal ein ten mit herausgegeben wurde, ist es ausreichend Vergleichsportal genutzt hat, um seinen Stroman- wenn ein Cloud-Service-Anbieter eine geeignete bieter auszuwählen, weiß, dass dort in der Regel Zertifizierung vorweisen kann, bei der ein unabhän- ein Mindestmaß von Anforderungen an den Stro- giger Dritter bestätigt, dass zu einem bestimmten manbieter zur Standardkonfiguration der Suche Zeitpunkt bestimmte Kriterien eingehalten wurden. gehört. Ähnlich funktioniert auch ein Zertifikat, bei Sofern diese Kriterien im Rahmen der Zertifizierung dem ein unabhängiger Dritter die Einhaltung gewis- regelmäßig überprüft werden, kann der Cloud-Nut- ser Mindestanforderungen bestätigt. Im Falle des zer seine Sorgfaltspflichten auf diese Weise erfül- EuroCloud Star Audits wurde sogar das bewährte len. Die Zertifizierung nach ISO 27001 deckt dabei 5-Sterne-System der Hotelzertifizierung übernom- einen großen Teil der Anforderungen ab und erfor- men, um unterschiedliche Qualitätsstandards bei dert z.B. auch eine jährliche Re-Zertifizierung. Cloud-Service-Anbietern auf leicht verständliche Weise abbilden zu können. Weitere Zertifizierun- 1 Orientierungshilfe – Cloud Computing der Arbeitskreise Tech- gen bieten die Trusted Cloud Initiative des BMWi nik und Medien der Konferenz der Datenschutzbeauftragten des mit dem Trusted Cloud Datenschutzprofil, der TÜV Bundes und der Länder sowie der Arbeitsgruppe Internationa- ler Datenverkehr des Düsseldorfer Kreises, Version 2.0, Stand oder das Bundesamt für Sicherheit in der Informati- 09.10.2014 onstechnik (BSI). Weiterführende Informationsquellen Für Einsteiger ►► Trusted Cloud Infopool – Informationen rund ums Thema Cloud Computing ►► Leitfaden Auswahl vertrauenswürdiger Cloud-Services für das Handwerk ►► Whitepaper Die Cloud: Chancen & Nutzen für den Mittelstand ►► Bitkom Leitfaden Cloud Computing – Was Entscheider wissen müssen Für Einsteiger und Fortgeschrittene ►► Erweiterter Leitfaden Auswahl von vertrauenswürdigen Cloud-Services für das Handwerk ►► Trusted Cloud: Informationen zur Anbieterauswahl und Vertragsgestaltung ►► EU Kommission: Liste von Ländern mit angemessenem Datenschutzniveau ►► Orientierungshilfe – Cloud Computing der Datenschutzbeauftragten des Bundes und der Länder Für Fortgeschrittene ►► Eurocloud Leitfaden Recht & Datenschutz ►► EU Datenschutzgrundverordnung Impressum 6
Mittelstand 4.0 Über Mittelstand 4.0 – Digitale Produktions- und Arbeitsprozesse Die Mittelstand 4.0-Agentur Cloud besteht aus den Projektpartnern Fraunhofer IAO, der Hoch- schule Osnabrück und der IT-Dienstleistungsge- Mittelstand 4.0 sellschaft mbH Emsland (kurz: it.emsland). Sie unterstützt durch ihre Arbeit Multiplikatoren wie Mittelstand 4.0-Kompetenzzentrum Hamburg Über Mittelstand 4.0 – Digitale Produktions- und Hamburg HALLO SME beispielsweise Kompetenzzentren, Kammern Oldenburg Arbeitsprozesse UCARE Bremen oder Verbände, die Unternehmen auf ihrem Weg SMART SC Mittelstand 4.0-Agentur Kommunikation Mittelstand 4.0-Kompetenzzentrum Berlin Kompetenzzentrum Digitales Handwerk in die Digitalisierung begleiten.In der Förderiniti- Mittelstand 4.0-Kompetenzzentrum Hannover Berlin Potsdam UseTree In der Förderinitiative „Mittelstand 4.0 – Digitale Pro- Hannover PROKETTA ative „Mittelstand 4.0 – Digitale Produktions- und Mittelstand 4.0-Agentur Prozesse Mittelstand 4.0-Kompetenzzentrum Dortmund duktions- und Arbeitsprozesse“ werden bundesweit Arbeitsprozesse“ werden bundesweit Mittelstand eBauen Mittelstand 4.0-Kompetenzzentren, ein Kompetenz- PIC 4.0-Kompetenzzentren, ein Kompetenzzent- Bochum Dortmund Standard eCG Duisburg zentrum Digitales Handwerk und vier Mittelstand Krefeld Dresden eBEn rum Digitales Handwerk und vier Mittelstand Chemnitz Mittelstand 4.0-Kompetenzzentrum Chemnitz 4.0-Agenturen im Rahmen des Förderschwerpunkts Siegen Ilmenau KUM 4.0-Agenturen im Rahmen des Förderschwer- CUBES Aachen Sankt Augustin SmartLive Mittelstand 4.0-Kompetenzzentrum Ilmenau „Mittelstand-Digital – Strategien zur digitalen Trans- punkts „Mittelstand-Digital – Strategien zur digita- CoCoDeal E-Docs eStep Frankfurt SDBtransfer formation der Unternehmensprozesse“ vom Bun- KompUEterchen4KMU Bayreuth len Transformation der Unternehmensprozesse“ Darmstadt Groß-Umstadt GESINE uSelect DMS Mannheim Würzburg desministerium für Wirtschaft und Energie (BMWi) Simply usable Komplex-e vom Bundesministerium für Wirtschaft und Ener- Kaiserslautern Sulzbach/Saar ForstInVoice Mittelstand 4.0-Kompetenzzentrum Kaiserlautern gefördert. Der Förderschwerpunkt unterstützt Unter- Saarbrücken Mittelstand 4.0-Kompetenzzentrum Darmstadt gie (BMWi) gefördert. Der Förderschwerpunkt eMasterCraft Regensburg PUMA nehmen beim intelligenten Einsatz von modernen USecureD Stuttgart Mittelstand 4.0-Agentur Handel unterstützt Unternehmen beim intelligenten Ein- EXPORT Holzgerlingen UIG Informations- und Kommunikationstechnologien (IKT) Mittelstand 4.0-Agentur Cloud Augsburg satz von modernen Informations- und Kommuni- Mittelstand 4.0-Kompetenzzentrum Stuttgart München Mittelstand 4.0-Kompetenzzentrum Augsburg und stärkt damit ihre Wettbewerbsfähigkeit. „Mittel- 3D-GUIde FLEXS kationstechnologien (IKT) und stärkt damit ihre Design4Xperience eKulturportal stand-Digital“ setzt sich zusammen aus den Förderi- Usability Inside BIMiD Wettbewerbsfähigkeit. „Mittelstand-Digital“ setzt Use-Pss MAC4U nitiativen „Mittelstand 4.0 – Digitale Produktions- und CAR4KMU sich zusammen aus den Förderinitiativen „Mittel- FURNeCorp Arbeitsprozesse“, „eStandards: Geschäftsprozesse stand 4.0 – Digitale Produktions- und Arbeitspro- Agenturen und Kompetenzzentren der Förderinitiative Mittelstand 4.0 standardisieren, Erfolg sichern“ und „Einfach intuitiv – zesse“, „eStandards: Geschäftsprozesse standar- Projekte der Förderinitiative Usability Usability für den Mittelstand“. Projekte der Förderinitiative eStandards disieren, Erfolg sichern“ und „Einfach intuitiv – Usability für den Mittelstand“. Weitere Informationen finden Sie unter: www.mittelstand-digital.de Weitere Informationen finden Sie unter www.mittelstand-digital.de Impressum Verleger: Registernummer: Rechtsform: Mittelstand 4.0 Agentur Cloud c/o Fraunhofer- VR 4461 Das Fraunhofer-Institut für Arbeitswirtschaft und Institut für Arbeitswirtschaft und Organisation IAO Organisation IAO ist eine rechtlich nicht selbstän- Für den Inhalt Verantwortlicher gem. § 55 II Nobelstr. 12 dige Einrichtung der Fraunhofer-Gesellschaft zur RStV 70569 Stuttgart Impressum Förderung der angewandten Forschung e.V. IT-Dienstleistungsgesellschaft mbH Emsland als rechtlich nicht selbständige Einrichtung der Alexander Bose Vertretung: Fraunhofer-Gesellschaft zur Förderung der Kaiserstrasse 10b Präsident des Vorstandes: Verleger: Mittelstand 4.0 Agentur Cloud c/o Fraun- Rechtsform: Registernummer: angewandten hofer-Institut Forschung e.V.und Organisation für Arbeitswirtschaft VR 49809 4461 Lingen (Ems) DasProf. Fraunhofer-Institut Dr.-Ing. Reimundfür Arbeitswirtschaft und Neugebauer IAOHansastraße Nobelstr. 12 27 c Organisation IAO ist eine rechtlich nicht selbstän- Umsatzsteuer-Identifikationsnummer Soweit keine redaktionelle Kennzeichnung für gemäß den 70569 Stuttgart 80686 München digeVereinsregister: Einrichtung der Fraunhofer-Gesellschaft zur Inhalt Verantwortlicher gem. § 55 II RStV Amtsgericht München § 27 a Umsatzsteuergesetz: als Telefon rechtlich+49nicht selbständige Einrichtung der Förderung der angewandten Forschung e.V. 711 970-2414 DE 129515865 Jürgen Falkner, Dr. Holger Kett E-Mail: kontakt@cloud-mittelstand.digital Fraunhofer-Gesellschaft zur Förderung der Vertretung: Nobelstr. 12 angewandten Forschung e.V. Präsident des Vorstandes: 70569 Stuttgart Hansastraße 27 c Prof. Dr.-Ing. Reimund Neugebauer Umsatzsteuer-Identifikationsnummer gemäß § 27 a 80686 München Vereinsregister: Umsatzsteuergesetz: Telefon +49 711 970-2414 Amtsgericht München DE 129515865 E-Mail: kontakt@cloud-mittelstand.digital
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