UNIVERSITÄTS- UND HANSESTADT GREIFSWALD - IPA-Suite
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UNIVERSITÄTS- UND HANSESTADT GREIFSWALD Universitäts- und Hansestadt Greifswald Ein PDF-Werkzeug, das jeder versteht Software-Neuentwicklung für die Stadtverwaltung Greifswald Seit mehr als 10 Jahren beschäftigt sich die Universitäts- und Hansestadt Greifswald mit dem Thema Digital- isierung. Sie hat sich in diesen Jahren zu einem regionalen Vorreiter im Bereich eAkte/DMS entwickelt. Ein wichtiger Grundbaustein war und ist hierbei die Scan-Server-Lösung Convert2PDF (IPA-Server). Nun wurde durch ein neues PDF-Tool, mit dem Namen PDF-Signatory (IPA-Editor), eine Lücke geschlossen, die zunächst gar nicht erkennbar war.
DER KUNDE
Die Universitäts- und Hansestadt
Greifswald ist eine pulsierende
kleine Stadt im Nordosten von
Mecklenburg Vorpommern. Sie
liegt an dem in die Ostsee mün-
denden Fluss Ryck am
Greifswalder Bodden zwischen
den Inseln Rügen und Usedom
und ist somit auch ein beliebter
Anlaufpunkt für Touristen.
Entscheidend für die
außergewöhnliche Entwicklung
der Stadt ist die Gründung der
Universität im Jahre 1456. Sie ist
die viertälteste, durchgängig
bestehende Universität auf dem einer Lösung gesucht, mit welcher Im Jahre 2019 tritt der Kunde an
Gebiet der Bundesrepublik Eingangsvermerke, Verfügungen seinen Vertragspartner Behrndt
Deutschland und zugleich die und Anmerkungen wie zuvor in & Herud mit dem Wunsch nach
zweitälteste im Ostseeraum. der „analogen Welt“ direkt auf einem PDF-Viewer heran, bei
Durch die wechselvolle das Dokument aufgebracht und dem Eingangsvermerke und
Geschichte Vorpommerns war Sie mit diesem dauerhaft verbunden Anmerkungen auf das Dokument
sogar zeitweilig auch die älteste werden können.“ aufgebracht und dauerhaft mit
Hochschule Schwedens und Dr. Ing. Michael Meisel diesem verbunden werden
Preußens. Heute ist Greifswald SB Anwendungsbetreuung DMS können.
ein national und international Universitäts- und Hansestadt Schnell wird klar, die IT-SCom mit
beachteter Wissenschafts-, Greifswald ins Boot zu nehmen. In einem
Technologie– und Forschungs- kundenspezifischen Workshop
standort. Mit mehr als 58.000 DIE LÖSUNG werden alle Anforderungen
Einwohnern und über 10.000 Die Universitäts- und Hansestadt protokolliert und IT-SCom
Studenten setzt sich die positive Greifswald wird seit mehr als 10 entwickelt einen ersten Proto-
Entwicklung Greifswalds weiter Jahren von dem vor Ort ansässi- typen.
fort. Das bedeutet natürlich auch, gen Xerox-Vertragspartner
vielfältige Herausforderungen in Behrndt & Herud betreut. In
der Verwaltung dieser Stadt zu enger Zusammenarbeit mit der
meistern. IT-SCom wurde hier im Jahr 2009
bereits eine Scanlösung einge-
DIE HERAUSFORDERUNG führt und diese 2016 von der
„Die Digitalisierung wird dann am IT-SCom-eigenen Software
ehesten als Teil unserer Arbeits- IPA-Server aus der IPA-Suite
welt akzeptiert, wenn die Abläufe abgelöst.
einfach, die damit verbundenen Belege werden bei der Stadtver-
Umstellungen gering und die waltung demnach schon lange
Ergebnisse transparent sind. digital verarbeitet und volltext-
In diesem Sinne haben wir nach durchsuchbar abgelegt.
IM ÜBERBLICK DIE UMSETZUNG Sichtvermerke — können Sie mit
dem IPA-Editor auch eine Viel-
„Die Firma IT-SCom hat unsere
AUSGANGSSITUATION Vision eines PDF-Viewers mit der
zahl von Dokumenten per Maus-
klick in ein PDF bzw. durch die
hierfür erforderlichen Zusatz-
Anforderung nach einer eingebaute Texterkennung (OCR)
funktionalität in dankenswerter
Lösung, bei der Anmerkungen auch in ein volltextdurchsuch-
Weise sofort aufgegriffen. Im
auf ein Dokument aufgebracht bares PDF verwandeln.
Rahmen eines durch intensive
und dauerhaft mit diesem und unkomplizierte Zusammenar-
verbunden werden. Zudem wurden die folgenden
beit geprägten gemeinsamen
wichtigen Punkte für die Stadt-
Projektes wurde so der IPA-Edi-
verwaltung Greifswald entwickelt
tor bis zur Produktionsreife
LÖSUNG entwickelt.
und integriert:
Dr. Ing. Michael Meisel
Kundenspezifische Software- „Der PDF-Viewer
SB Anwendungsbetreuung DMS
entwicklung nach • protokolliert mit der zeit- und
Universitäts- und Hansestadt
Anforderungsformulierung und personenbezogenen Aufbringung
Greifswald
erfolgreichem Workshop von Posteingangs-,Verfügungs-
und Bearbeitungsvermerken alle
DAS ERGEBNIS
Bearbeitungsschritte direkt auf
Der IPA-Editor ist ein innovatives
ERGEBNIS dem betreffenden Dokument
Werkzeug für die tägliche Arbeit
• unterstützt damit im Zusam-
mit Dokumenten. Neben den
IPA-Editor als innovatives menspiel mit der Versionspflege
Basisfunktionen der PDF-Bearbe-
Werkzeug für die tägliche die transparente Vorgangsbear-
itung — Seiten hinzufügen, Seiten
Arbeit mit Dokumenten beitung in Dokumentenmanage-
drehen, Seiten löschen, Kommen-
mentsystemen und
tare, digitale Unterschrift &
• ermöglicht damit die Übermit- IPA-Editor als fertige Lösung
Information Process
tlung und Archivierung komplet- steht. Ich bin sicher, dass die
Automation-Suite
ter Akten mit allen Verfügungen Nachfrage nach diesen
im PDF-Format Anforderungen extrem hoch ist IT-SCom eigene Softwarelösung,
• macht durch die Ablage aller und wir noch viele Kunden mit die aus 5 Microservices besteht
Vermerke und Verfügungen als dieser Lösung begeistern können. “
Marco Uffelmann IPA-Server = Convert2PDF
Bestandteil der Dokumente alle
Geschäftsführer IPA-Client = Digital Process Client
Bearbeitungsschritte auch in
IT-SCom GmbH IPA-Search = dateiAGENT
exportierten oder archivierten
IPA-Editor = PDF-Signatory
PDF-Akten nachvollziehbar.“
„Alle reden über Digitalisierung. IPA-Mobile Scan
Dr. Ing. Michael Meisel
Wir helfen dabei, sie im Büro
SB Anwendungsbetreuung DMS IPA-Editor
praktikabel zu machen! Es ist eine
Universitäts- und Hansestadt Das smarte PDF-Werkzeug für die
tolle Erfahrung, das Entstehen
Greifswald tägliche Arbeit mit Dokumenten
einer so praxisorientierten
Software mitbegleiten zu dürfen. Umwandeln einer Vielzahl von
ZUKUNFTSAUSSICHTEN
Hier hatten die Anwender der Dokumenten (über 65 Formate)
„Diese Anwendung wird zukün- in PDF-Dateien
Stadtverwaltung bei der Entwick-
ftig die Posteingangsbearbeitung
lung das Wort. Entstanden ist ein
auf den betreffenden Arbeitsplät- Durch die eingebaute OCR
ganz besonderes PDF-Tool —
zen prägen. Neben den Sekretari- können Dokumente direkt in
auch weil es so einfach zu bedi-
aten und Leitungsebenen der volltextdurchsuchbare Doku-
enen ist. Es war hier nicht die
Ämter zählen hierzu auch Bere- mente umgewandelt werden
Aufgabe, andere Lösungen
iche mit speziellen Anforderun-
hinsichtlich der Funktionalität zu
gen an eine revisionssichere PDF bearbeiten
überbieten sondern ein Tool aus
Aktenführung.“. Seiten hinzufügen,
dem Blickwinkel seiner Anwender
Dr. Ing. Michael Meisel Seiten löschen,
zu entwickeln. Vielen Dank an Seiten drehen,
SB Anwendungsbetreuung DMS
Dr.Meisel für die zahlreichen Seiten anordnen
Universitäts- und Hansestadt
guten Hinweise und das Moderie- Kommentare
Greifswald
ren des Projektes.“ Sichtvermerke
Holger Behrndt Grafische Stempel
„Wir sind sehr glücklich, dass wir Geschäftsführer Digitale Unterschrift
dieses spannende Projekt umset- dokuteam-x.de Bereiche schwärzen
zen durften und am Ende der PDF signieren & verschlüsseln
Unterschiften, Kommentare etc.
Nähere Informationen über unsere Dienstleistungen und Produkte werden automatisch mit dem
erhalten Sie unter http://www.it-scom.com Dokument verschmolzen
IT-SCom GmbH Platinum Projektpartner
Hertinger Str. 45 Behrndt & Herud GmbH
59423 Unna Deutschland Anklamer Straße 98 17489 Greifswald
Telefon: +49 (0)2303 936 1030 Telefon: +49 (0)3834 290 300
Fax: +49 (0)2303 936 1059 Fax: +49 (0)3834 290 3016
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