UNTERSTÜTZUNG BEI DER ENTGELTABRECHNUNG - Customer Story - NEXUS ...
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UNTERSTÜTZUNG BEI DER
ENTGELTABRECHNUNG
Customer Story
NEXUS / ENTERPRISE SOLUTIONS unterstützt
Stuttgarter Versicherungsgruppe
Stamm- und Bewegungsdaten pflegen, Sta- sich deshalb Anfang 2020 für das Outsourcing
tistiken erheben, Tariftabellen aktualisieren von Teilen ihrer Personalabrechnung an die
und die Übernahme des Bescheinigungswe- NEXUS / EPS entschieden.
sens – NEXUS / ENTERPRISE SOLUTIONS
übernimmt für die Stuttgarter Lebensver- Die Versicherung arbeitet mit SAP, auch im
sicherung viele Aufgaben der Gehaltsab- Personalbereich, wo mit PA (Personaladminist-
rechnung auf SAP HCM im Outsourcing – ration) und PY (Personalabrechnung) verschie-
ein Service, mit dem die Versicherung die dene Module von SAP HCM im Einsatz sind.
Schlagkraft ihres Abrechnungswesens Die Abrechnungen für die 750 Beschäftigten
noch einmal deutlich erhöht hat. und gut 400 Betriebsrentner*innen (Bestand
steigend) erledigten bei dem Unternehmen bis-
„Personalsachbearbeiter sind treue und loyale lang drei Fachkräfte aus der HR-Abteilung.
Mitarbeiter*innen mit großem Spezialwissen“,
weiß Jens Müller, Personalleiter der Stuttgar-
„Neues Personal, das die steigende
ter Versicherungsgruppe. Arbeitgeber dürften
Komplexität im HR-Wesen und die
sich darüber freuen, aber es ist gleichzeitig
Feinheiten einer Abrechnungssoft-
der Grund dafür, dass der Arbeitsmarkt fähi-
ware ebenso beherrscht wie die ak-
ger Fachkräfte in diesem Bereich ziemlich leer-
tuellen sozial-, steuer- und arbeits-
gefegt ist. Neues Personal, das die steigende
rechtlichen Vorschriften, ist schwer
Komplexität im HR-Wesen und die Feinheiten
zu bekommen. “
einer Abrechnungssoftware ebenso beherrscht
wie die aktuellen sozial-, steuer- und arbeits-
Jens Müller, Personalleiter
rechtlichen Vorschriften, ist schwer zu bekom-
Stuttgarter Versicherungsgruppe
men. Die Stuttgarter Lebensversicherung hat
arbeitet. Jens Mül-
ler: „Dann hätten
wir uns im Grun-
de gleich von SAP
HCM verabschie-
den können.“ Das
System ist im Un-
ternehmen jedoch
mit vielen anderen
Anwendungen ver-
bunden, begonnen
mit der Schnittstel-
le ins Hauptbuch,
d. h. zu Buchhal-
tung, Bilanz und
Firmengebäude Stuttgarter Lebensversicherung
den Zahlungs-
systemen bis hin zum Personalservice. Auch
NEXUS / EPS arbeitet direkt auf die Datenmigration wäre ein aufwändiges
dem Kundensystem Projekt geworden, bei dem man dafür hät-
te sorgen müssen, dass die Personaldaten
Ein Personalwechsel war der Auslöser, sich 1:1 ins fremde System übertragen werden.
aktiv nach einem Dienstleister umzusehen. NEXUS / EPS konnte, was die Gehaltsabrech-
Selbstgesteckte Prinzipien gerieten mit den zwei nung direkt auf Kundensystemen angeht, eine
verbliebenen Kolleg*innen in Gefahr. War eine Reihe namhafter Referenzen aufweisen. Aus-
im Urlaub oder krank, blieb die gesamte Arbeit schlaggebend waren für die Versicherung auch
bei einer Person liegen. Vorgänge zogen sich die räumliche Nähe und die Einbettung des Ser-
mitunter in die Länge, es dauerte, bis neue Re- vicedienstleisters in den NEXUS-Konzern.
geln in SAP HCM implementiert waren etc. Das
Outsourcing war für Jens Müller daher eine inte-
ressante Alternative. Mit NEXUS / EPS hat sich Sanfter Übergang statt
das Unternehmen für einen Servicepartner ent- aufwändiges Projekt
schieden, der direkt auf dem versicherungseige-
nen SAP HR-Abrechnungssystem arbeitet. Sollte bei der Versicherung zunächst jemand ge-
dacht haben, ein solcher Paradigmenwechsel in
„Sollte bei der Versicherung zunächst der Arbeitsweise wäre mit einem aufwändigen
jemand gedacht haben, ein solcher Projekt verbunden, so wurde er eines Besseren
Paradigmenwechsel in der Arbeits- belehrt. Es war vielmehr ein sanfter Übergang.
weise wäre mit einem aufwändigen Am 1. Januar 2020 stellte NEXUS / EPS zunächst
Projekt verbunden, so wurde er eines eine Fachkraft ab, welche sich in den kommen-
Besseren belehrt. Es war vielmehr den Monaten mit den internen Prozessen ver-
ein sanfter Übergang.“ traut machte, Lohnarten, Vergütungsstruktur
und weitere Besonderheiten kennenlernte.
Jens Müller, Personalleiter
Stuttgarter Versicherungsgruppe Durch diese halbjährige Interimslösung vollzog
sich der Wechsel von der Inhouse- zur Outsour-
Auch eine andere Variante ist möglich, bei der cing-Bearbeitung schlank und geräuschlos. Im
man die Abrechnungsdaten zum Dienstleister Juli 2020 übernahm NEXUS / EPS im Rahmen
transferiert, der sie auf seinen Systemen ver- des Business-Process-Outsourcing-Projekts
das Thema Payroll, inklusive Bescheinigungswe- leicht Fehler gemacht, diese Frage kommt fast
sen, Erheben von Statistiken und der Pflege von zwangsläufig.“ Hier sind Überzeugungsarbeit
Stamm- und Bewegungsdaten. Der Dienstleister und ein behutsames Changemanagement er-
unterstützt die Versicherung bei Fragen von Be- forderlich. Wenn die bisherigen Kräfte merken,
schäftigten zur Entgeltabrechnung einschließlich dass das neue Zusammenarbeiten zu einer Qua-
der dazugehörigen Behördenkommunikation litätsverbesserung in der Abrechnung führt, ist
und berät hinsichtlich gesetzlicher Neuerungen. von Skepsis schon bald keine Rede mehr.
Im täglichen engen Austausch sprechen sich
die Beteiligten untereinander ab. Um die Fehler- Auch die Mitarbeiter*innen sind vom Business
quote so gering wie möglich zu halten, werden Process Outsourcing der Abrechnung inzwi-
im regelmäßigen Jour Fixe alle anfallenden The- schen restlos begeistert. Sie haben Ansprech-
men und Sachverhalte diskutiert. partner*innen auf Augenhöhe, können sich
austauschen, wissen, dass die Abrechnung
in guten Händen ist und können auch einmal
etwas abgeben. Und im Krankheits- oder
Urlaubsfall muss nicht die eine Kollegin für die
andere alles übernehmen, sondern man hat tat-
kräftige Unterstützung von außen. Beide Seiten
greifen ineinander, die eigenen Beschäftigten
können intern Sachverhalte aufbereiten, sie an
NEXUS / EPS geben, wo sie dann sauber verar-
beitet werden. Dort gibt es eine Hauptansprech-
person für den Kunden sowie weitere Teammit-
glieder, die ihr zuarbeiten. Insgesamt also eine
Verbesserung auf ganzer Linie - weitere Projekte
Jens Müller, Personalleiter (Stuttgarter Versicherungsgruppe) sind in der Planung.
Die Abrechnungsbelege werden, da es sich um
personenbezogene Daten handelt, über ein ge- Die Stuttgarter Lebensversicherung
schütztes Ticketsystem bzw. Austauschlauf- im Überblick
werk übermittelt. Auch Rückfragen gehen aus-
schließlich über das Ticketsystem und werden Die Stuttgarter Lebensversicherung a.G. ist als Mut-
nicht per E-Mail gestellt. Zudem gibt es einen tergesellschaft der Stuttgarter Versicherungsgruppe
separaten und abschließbaren Bereich im Un- in Form eines Versicherungsvereins auf Gegensei-
ternehmen, in welchem lediglich die Personen tigkeit (VVaG) allein den Interessen ihrer Versicher-
sitzen, die für die Entgeltabrechnung zuständig ten verpflichtet. Der Schwerpunkt des Unterneh-
sind. mens liegt auf modernen Vorsorgelösungen in der
Lebens- und Rentenversicherung sowie in der Un-
fallversicherung. Relevante Kennzahlen bestätigen
Überzeugungsarbeit und seit vielen Jahren die Solidität des Unternehmens.
behutsames Changemanagement
Die zwei bisher mit der Abrechnung beschäftig-
ten Fachkräfte bilden seitdem die Schnittstel- NEXUS / ENTERPRISE SOLUTIONS GmbH
le zu NEXUS / EPS und können nun zusätzlich Irmastraße 1
andere Arbeiten in der Personalabteilung über- 78166 Donaueschingen
nehmen. Jens Müller: „Die anfängliche Haltung info@nexus-eps.de
ist oft mit Skepsis verbunden. Haben wir viel- www.nexus-enterprisesolutions.de
NEXUS / ENTERPRISE SOLUTIONS GmbH | www.nexus-enterprisesolutions.de | info@nexus-eps.deSie können auch lesen
