Warum Ihre Bibliothek auf Ex Libris Alma wechseln sollte - Eine Ex Libris Alma Lösungsbeschreibung

Warum Ihre Bibliothek auf
Ex Libris Alma wechseln sollte

Eine Ex Libris Alma Lösungsbeschreibung

Warum Ihre Bibliothek auf Ex Libris Alma wechseln sollte
Um die sich verändernden Bedürfnisse der Nutzer in den sich rasch verändernden Forschungs-und
Lern- und Arbeitsumgebungen gerecht zu werden, und um mehr Effizienz in einer Zeit der
wirtschaftlichen und finanziellen Anspannung zu erreichen, sind Bibliotheken zunehmend auf der
Suche nach neuen Paradigmen, um völlig neue und verbesserte Dienste für ihre Benutzer zu
liefern.

In Anerkennung der heutigen und zukünftigen Bedürfnisse der Bibliotheken, und in
Zusammenarbeit mit verschiedenen weltweiten Partnern, hat Ex Libris die nächste Generation
seiner Bibliotheks-Management-Services entwickelt.

Ex Libris Alma ist eine umfassende Lösung, die die gesamte Palette der Bibliotheksoperationen
unterstützt – Auswahl, Erwerbung, Verwaltung von Metadaten, Digitalisierung, und Fulfillment –
und zwar für das gesamte Spektrum der Medienarten, unabhängig von Typ (gedruckt oder digital)
und Standort (lokal oder entfernt).

Als Plattform der nächsten Generation, bietet Alma signifikante Vorteile gegenüber heutigen
Systemen:

Vereinheitlichte Management Umgebung
Da ein zunehmender Teil der Sammlung
                                             Ex Libris Alma konsolidiert mehrere verteilte
der Bibliothek sich zu elektronischen und
                                             Lösungen in einer vereinten Lösung:
digitalen Ressourcen verlagert, wird eine
einheitliche Management-Umgebung               ILS
unerlässlich.                                  ERM
                                               DAM
Heute unterhalten Bibliotheken mehrerer
                                               Linker
Systeme, um Ressourcen in
                                               Zentrale KnowledgeBase
verschiedenen Formaten zu verwalten.
                                               Zentraler Metadatenkatalog
Dies führt zu einer Situation von
Mehrfacharbeit und                           Dieser Single Point of Management für alle
Mehrfachdatenhaltung. Alma bietet            Ressourcen der Bibliothek wird als Cloud-
einen einheitlichen Rahmen, in dem die       basierter Service geliefert.
Ressourcen aller Art verwaltet werden.

Dadurch können Mitarbeiter in einer Umgebung effizienter arbeiten und die konsolidierten Daten
ermöglichen erweiterte Analysen durch eine integrierte Sicht auf die gesamte Sammlung.

Durch die Verwaltung digitaler Ressourcen in dem gleichen System wie der Rest der Sammlung,
kann Alma die Sichtbarkeit der einzigartigen Ressourcen einer Bibliothek verbessern. Heute sind
die Sammlungen über mehrere Digital-Asset-Management-Systeme verteilt. Archiv- und kulturelle
Ressourcen, die eine Institution einzigartig machen, werden leicht übersehen. Alma integriert
digitale Sammlungen zu den Ressourcen, die eine Sammlung einzigartig machen.

Die wichtigsten Vorteile

      Beseitigt die Notwendigkeit, Daten zwischen verschiedenen Systemen zu synchronisieren
      Erlaubt umfassende Analytik für die gesamte Sammlung
      Erlaubt die Unterscheidungsmerkmale von einer Sammlung hervorzuheben

Optimierung von Workflows und Prozessunterstützung
Aktuelle Systeme erfordern manuelle
Arbeitsschritte innerhalb vieler            Alma erlaubt Bibliotheken von optimierten
Arbeitsabläufe. Mit Alma, werden            Dienstleistungen zu profitieren, wie z.B.
Arbeitsabläufe innerhalb des Systems        Digitalisierungsanfragen, automatisierte
verwaltet. Alma benutzt ein neues           Erwerbungsanfragen, und mehr.
"Push"-Paradigma für die
Aufgabenzuweisung. Die von
Bibliothekaren zu erledigenden Aufgaben werden durch Aufgabenlisten und Dashboard-Widgets
hervorgehoben, so dass Mitarbeiter schnell beurteilen können, welche Arbeitsschritte sie
ausführen müssen.

Die vom System verwalteten Arbeitsabläufe führen zu einer Reduktion von Fehlern und schließen
Lücken in der Kommunikation. Sie ermöglichen Alma, viele Workflows zu automatisieren, die

derzeit eine manuelle Arbeit erfordern. Weil Alma die Schritte kennt, die erforderlich sind, um
einen Lebenszyklus wie die Bestellung abzuschließen, werden diese Schritte ohne menschlichen
Eingriff durchgeführt. Dies befreit Personal von Routineaufgaben, um sich auf die Aufgaben zu
konzentrieren, die Entscheidungen erfordern.

Alma ermöglicht erweiterte Analysen zu erstellen, die eine bessere Entscheidungsfindung
ermöglichen und auch als Mittel dienen, um Prozesse zu erkennen, die einer Optimierung
bedürfen. Zum Beispiel kann Alma die verschiedenen Schritte verfolgen die erforderlich sind, um
Endbenutzer Anforderungen zu erfüllen, und markiert die Schritte, die verlangsamend auf die
Erfüllung der Anforderungen einwirken. Als Beispiel kann die Arbeitsablauf der Digitalisierung
dienen, da er in das System modelliert wurde. Alma kann Ihnen sagen, dass ein Rückstau im
Gesamtarbeitsablauf z.B. auf der Stufe des Scannens oder der Hinterlegung der Ressourcen
verursacht wird, so dass Sie Mitarbeiter genau dort zuordnen können, wo sie tatsächlich gebraucht
werden.

Die wichtigsten Vorteile

       Richtet die Aufmerksamkeit des Personals auf die Arbeit, die durchgeführt werden muss
       Erlaubt den Mitarbeitern auf Entscheidungen zu fokussieren, während das System sich
        wiederholende Aufgaben automatisiert
       Liefert genauere Analysen, um die Planung und Durchführung zu unterstützen

Optimierung und Zusammenarbeit in Aktion
Bibliotheken werden sich immer mehr der
Tatsache bewusst, dass nicht alle              Alma bietet mehrere Optionen für gemeinsames,
Ressourcen, die sie erwerben, benutzt          institutsübergreifendes Arbeiten. Ein zentraler
werden. Eine mögliche Reaktion darauf ist      Aspekt dabei ist die Community Zone, ein
ein Wechsel in der Bibliothekspolitik. Von     gemeinsamer, offener Katalog von Metadaten,
einer "Just-in-case"-Sammlungs-                der von der Alma-Community erzeugt und
entwicklung wird zu einer "Just-in-time"-      gepflegt wird.
Zugangssteuerung übergegangen. Alma
                                               Collaborative Business Intelligence ermöglicht den
bietet Unterstützung für                       Bibliotheken, ihre Prozesse und Richtlinien auf der
benutzergesteuerte Erwerbungsprozesse          Grundlage von lokalen aber auch von
sowohl für physische als auch für
                                               gemeinsamen Analysen anzupassen.
elektronische Ressourcen.

Mit Hilfe dieses Modells kann eine Bibliothek den Kauf eine Ressource solange aufschieben, bis sie
tatsächlich gebraucht wird. Ein Erwerbungsmodell für e-Books, ermöglicht z.B. den Kauf dadurch
anzustoßen, indem der Benutzer das Buch im Bibliotheksportal online zu lesen beginnt bzw. in
seinen e-Book-reader lädt. Für gedruckte Bücher können Benutzer z.B. den Kauf im
Bibliotheksportal anstoßen, wodurch eine persönliche Dringlichkeits-Erwerbung initiiert wird. Das
Buch wird dem Benutzer dann geliefert, sobald es eintrifft.

Bibliotheken haben einen sehr hohen Aufwand bei der Verwaltung von lokalen Katalog-
Datensätzen. Besonders bei Materialien, die von vielen Institutionen gleichermaßen gehalten

werden, kann dieser Aufwand stark durch die gemeinsame Nutzung von Metadaten verringert
werden. Die Alma Community Zone ist ein zentraler, von allen Alma-Bibliotheken gemeinsam
genutzter Metadaten-Katalog, was die Notwendigkeit der eigenen Katalogisierung sehr stark
reduziert und doppelte Datenhaltung weitestgehend vermeidet. Für die lokalen Bedürfnisse und
für einzigartige oder spezielle Sammlungen unterstützt Alma weiterhin ein lokales Metadaten-
Management. Dieses Prinzip Hybrid-Prinzip baut also auf lokalen Metadaten auf und fügt die
Verwendung globaler Metadaten als Option hinzu. Bibliotheken, die mit Alma arbeiten, können so
von gemeinsam genutzten Daten profitieren, und behalten gleichzeitig die volle Kontrolle, wenn
sie die Bedürfnisse ihrer Nutzer unterstützt.

Für die Beschreibung der verschiedensten digitalen Sammlungen unterstützen Almas Metadaten-
Management mehrere Metadaten-Schemas: MARC21, Dublin Core, und MODS. Dies ermöglicht
Alma eine den verschiedenen Ressourcen angepasste Beschreibung der verschiedensten
Bibliotheksbestände. Die Metadaten-Management-Infrastruktur ermöglicht Ex Libris, zusätzliche
Formate in der Zukunft hinzuzufügen und bietet eine nachhaltige Plattform für zukünftige
Veränderungen in Katalogisierungsstandards.

Die wichtigsten Vorteile

       Nachfrageorientierte Sammlungsentwicklung erhöht die Sammlungsnutzung
       Integrierte Datendienste ermöglichen optimierte Bestellung und Katalogisierung
       Hybrid-Datenumgebung sorgt dafür, dass die lokalen Bedürfnisse unterstützt werden und
        gleichzeitig zentrale Metadaten genutzt werden können
       Non-MARC-Metadaten-Schemas unterstützen die Beschreibung einer Reihe von
        verschiedenen Ressourcen

Smart-Fulfillment
Almas Smart-Fulfillment Prinzipien
                                                Alma bietet eine nahtlose Integration mit der Primo
vereinfachen die Benutzerinteraktion mit
                                                Discovery-Lösung von Ex Libris, einschließlich neuer
dem Bibliothekssystem, ob auf dem
                                                Dienste wie Benutzer-gesteuerte Erwerbung.
Campus oder außerhalb. Durch die
Konsolidierung aller Fulfillment-Optionen       Alma prüft alle Fulfillment-Optionen: gedruckt,
an einem Ort, bietet es dem Benutzer eine       elektronisch und digital, und wird dem Benutzer die
einzige Quelle um alle verfügbaren              besten Alternativen anzeigen, die zu den Rechten des
Ressourcen zu finden und entweder online        Benutzers passen.
Ressourcen direkt einzusehen oder
gedruckte Ressourcen zu bestellen, die Digitalisierung in Auftrag zu geben, oder eine Erwerbung
anzustoßen. Dies ermöglicht der Bibliothek auf online Ressourcen, die nur einen Klick entfernt sind
und deren „Lieferung“ nichts weiter kostet, besonders zu fokussieren, während der Zugang zu
teureren Anfragen nur dann angeboten werden, wenn keine lokalen Optionen verfügbar sind. In
Kombination mit der nachfrageorientierten Bestandsentwicklung erhöht dies den Wert und den
Nutzen der Sammlungen.

Die wichtigsten Vorteile

       Optimierung der Ressourcennutzung durch Hervorhebung direkt zur Verfügung stehender
        Ressourcen
       Benutzerfreundliche Bedienerführung
       Präzision in der Nachverfolgung der Dienstleistungsqualität für Benutzer

Open Platform
Alma ist mehr als ein Bibliotheks-Management-Service – es ist eine Plattform für die Entwicklung
neuer Dienste. Alma realisiert offene Kommunikationsstandards wie OpenURL, SRU, Z39.50, EDI,
NCIP und SIP2. Wo ein offener Standard nicht verfügbar ist, können Almas Web-Services und APIs
für die Interaktion mit externen Systemen verwendet werden. Dies ermöglicht Bibliotheken, das
System zu erweitern und verbesserte und innovative Dienstleistungen zu entwickeln.

Alma ist auch dafür gestaltet, um mit bestehenden institutionellen Systemen integriert zu werden.
Benutzer-und Finanz-Daten können automatisch synchronisiert werden. Durch das Einbeziehen
von externen Systemen als Quelle für Daten, ermöglicht Alma den Bibliotheken, ihre Investitionen
in bestehende Systeme voll zu nutzen, wie Personen-Informationen- und Finanz-Management-
Systeme zu realisieren.

Die wichtigsten Vorteile

       Die Einhaltung offener Standards und offener APIs ermöglicht Bibliotheken, das System zu
        erweitern
       Einfache Integrationen über Industriestandards und offene Schnittstellen
       Erweiterte Optionen für Anpassungen über offene Schnittstellen

Cloud-basierter Software-as-a-Service
Alma, als Cloud-basierte Lösung, wird als
                                                Alle Ex-Libris-Cloud-Rechenzentren sind SAS-70-
Software-as a Service ausgeliefert. Dies
                                                zertifiziert und erfüllen die höchsten Standards
ermöglicht den Bibliotheken, Kosten auf
                                                in Bezug auf Sicherheit und hohe Verfügbarkeit.
mehreren Ebenen stark zu reduzieren. Zum
einen werden keinerlei lokale Server mehr       Neben einem dedizierten Security Office, hat Ex
benötigt. Zum anderen erfolgt die gesamte       Libris ein eigenes Cloud-Team, das den Betrieb
Alma-Bedienung ausschließlich über einen        24 x 7 x 365 überwacht.
Webbrowser. Neben der Beseitigung der
Notwendigkeit, lokale Server zu kaufen, zu
verwalten und zu pflegen, befreit Alma die Mitarbeiter der Systemadministration von der
Notwendigkeit, Client-Software auf lokalen PCs zu installieren und zu pflegen. Dies entlastet
technisches Personal und schafft Freiraum für andere wichtige Projekte.

Die Cloud-Technologie senkt auch die Barriere für den Zugang zu grundlegenden Administrations-
Prozesse. In heutigen Systemen erfordern viele geschäftskritische Abläufe Server-Zugriff. Die
personelle Anforderungen für Prozesse wie Daten-Laden oder die Integration von Daten aus
anderen Campus-Systeme müssen von einem Systemadministrator verwaltet werden. Da Alma
benutzerfreundliche Schnittstellen für alle Aufgaben bietet, kann das System Know-how für die
Verwaltung des Systems deutlich reduziert werden.

Das Subskriptions-Modell für die Alma-Service ermöglicht eine sehr viel besser planbare
Budgetplanung. Durch die Reduzierung der anfänglichen Investition in das System, können
Bibliotheken schneller vom Nutzen aus Alma profitieren und die Unsicherheiten, die mit Hardware-
Upgrades und Software-Updates verbunden sind, können deutlich gesenkt werden.

Die wichtigsten Vorteile

       Keine Verwaltung von lokaler Server-Hardware, Client-Software oder Upgrades
       Reduziert das technische Know-how für grundlegende Administrations-Aktivitäten
       Subskriptions-Modell sorgt für besser vorhersehbaren Budgetplanung