Web-Relaunch: Herausforderungen, Ansätze, Best Practices - Hochschulübersetzer-Treffen Mannheim, 03.05.2018 - Universität Mannheim

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Web-Relaunch: Herausforderungen, Ansätze, Best Practices - Hochschulübersetzer-Treffen Mannheim, 03.05.2018 - Universität Mannheim
Web-Relaunch:
Herausforderungen, Ansätze, Best Practices
Hochschulübersetzer-Treffen Mannheim, 03.05.2018
Fotos: Gubba | Frankfurt UAS

Wissen durch Praxis stärkt     Seite 1   Oliver Gubba | web.KOM | Sachgebiet Web & Social Media   Datum 02.05.2018
Web-Relaunch: Herausforderungen, Ansätze, Best Practices - Hochschulübersetzer-Treffen Mannheim, 03.05.2018 - Universität Mannheim
Bitte, bitte, bitte.
Nur für den internen Gebrauch an den Hochschulen.
Keine Verbreitung der Folien auf Social Media.

Seite 2   Oliver Gubba | web.KOM | Sachgebiet Web & Social Media   Datum 01.05.2018
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Relaunch ist eine besondere Krankheit.
Symptome:
• Schlafmangel und Schlaflosigkeit
• Steigendes Maß an Selbstzweifel
• Digitale Demenz aufgrund Information Overload
• Neigung zu Selbstausbeutung und Überstundenaufbau
• Drohender Liebesentzug der Nahestehenden

Die gute Nachricht:
Relaunch ist nicht sehr infektiös.

Sobald Arbeit verteilt wird, sinkt die Zahl möglicher Infektionsempfänger rapide.

Seite 3   Oliver Gubba | web.KOM | Sachgebiet Web & Social Media   Datum 01.05.2018
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Unser englischer Auftritt…
… ist leider nicht fertig.

• Ja, wir haben L10N eingebaut – aber noch nicht ausprobiert.
• Ja, wir arbeiten mit Trados.
• Ja, wir haben die ersten Seiten übersetzt. Ersteindruck: 4.7 war logischer.
  (Update 29.05.: 8.7 zeigt bei uns im Frontend keine Inhaltselemente auf Englisch an,
  wenn das deutsche Inhaltselement deaktiviert ist. Das war in 4.7 anders.
  Das Hinzufügen von Elementen auf der englischen Seite ist generell nicht möglich;
  teilweise fehlen spezielle Elemente im englischen Teil, die nicht einzubauen sind.)
• Ja, wir haben eine Projektstelle für die Übersetzungen. Und nein, die Arbeit hört
  nicht auf magische Weise auf, nur weil der Projektzeitraum abgelaufen ist.

Deshalb reden wir allgemeiner über unseren Web-Relaunch
und die Erfahrungen, die wir gemacht haben.

Seite 4   Oliver Gubba | web.KOM | Sachgebiet Web & Social Media   Datum 01.05.2018 | 29.05.2018
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Das ideale Relaunch-Team
• Projektleitung – hält die Fäden in der Hand, erahnt das Ziel zumindest, redet mit der
  Agentur, treibt die Planung voran und hält alle bei der Stange.
• Techniker – kennt TYPO3 und kann die Programmier-Arbeit der Agentur in der
  Hochschulwelt umsetzen.
• Tester – probiert alle Funktionen aus, in allen Rollen, gerne nochmal und nochmal.
• Redakteur – weiß, wie man schreibt und was da stehen muss, kann es auch erklären
• Trainer – schult die Team-Mitglieder.
• Qualitätskontrolle – kennt alle Regeln und veranlasst deren Einhaltung.
• Arbeitsverteiler – verhindert, dass irgendjemand sich langweilt.
• Dokumentar – schreibt auf, was entschieden wurde, und vom wem; zeichnet das
  Stundenaufkommen auf; sorgt für Beweise.
  (Was ist das erste, was man vernachlässigt…? Die Dokumentation.)
• Übersetzer/-in – alles muss mehrsprachig sein. Wirklich alles?
• Motivator – animiert im Tal der Tränen alle zum Weitermachen.
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Das ideale Relaunch-Team, 2
                                     • Je mehr dieser Rollen Sie an eine Person ketten, desto
•     Projektleitung                   größer ist für diese Person die Gefahr des Burnouts.
•     Techniker                      • Diese Person ist ein vergesslicher Bottleneck.
•     Tester                         • Lief gut: die Projektleitung für Unterprojekte ging an
•     Redakteur                        Team-Mitglieder – delegieren! Vertrauen zahlt sich aus!
                                     • Die Rolle „Arbeitsverteiler“ war an eine Person gekettet.
•     Trainer
                                     • Verzicht auf Qualitätskontrolle ist fatal.
•     Qualitätskontrolle               Achtung: Zeitaufwand ist unvorstellbar!
•     Arbeitsverteiler
•     Dokumentar
•     Übersetzer/-in
•     Motivator

                                                                     http://dilbert.com/strip/2018-03-02; Zugriff am 01.05.2018

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Legen Sie die Regeln fest.
1. So viel wie möglich im Vorfeld planen.
2. So realistisch wie möglich bleiben.

          Kein noch so guter Plan überlebt den Kontakt mit der Realität.

3. Prämissen für den ganzen Vorgang festlegen und stets daran erinnern.
4. Die Grenzen des Möglichen von vorne herein aufzeigen.
5. Die wichtigsten Entscheidungen klar und an alle kommunizieren,
   solange noch etwas Luft ist, was zu ändern.
6. Untermauern der getroffenen Entscheidungen
   mit Punkten aus Konzepten anderer Leute.
7. Kommunikation, Kommunikation, Kommunikation: oft widerkauen.

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Folien aus den Infoveranstaltungen der Frankfurt UAS

Prämissen für die Ausschreibung der Phase I (1)
„Auf Basis von TYPO3 (aktuellste LTS-Version) soll der Internetauftritt
der Frankfurt University of Applied Sciences zukunftssicher
im Responsive Web Design neu gestaltet werden, nahe am TYPO3-Standard.“

Begründung:
• TYPO3 ist das bei Hochschulen in Deutschland am häufigsten eingesetzte System.
• Die Nutzer/-innen an der Frankfurt UAS sind mit dem System
  grundsätzlich vertraut, der Schulungsaufwand sinkt.
• Zukunftssicherheit im überschaubaren Zeitrahmen (bis März 2022).
• Federführend als „Academic Members“ sind HS Darmstadt, TU München,
  Uni Hohenheim, Uni Konstanz, Uni Würzburg, HS Osnabrück, Uni Ulm,
  HfWU Nuertingen-Geislingen, HS Offenburg, Otto-Friedrich-Universität Bamberg,
  Pädagogische Hochschule Karlsruhe, Private Universität Witten/Herdecke, Uni Basel

Seite 8   Oliver Gubba | web.KOM | Sachgebiet Web & Social Media   Datum 30.05.2017
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Folien aus den Infoveranstaltungen der Frankfurt UAS

Prämissen für die Ausschreibung der Phase I (2)
Die Ausschreibung erfolgt unter den Grundsätzen:

• „Mobile First“ – der Internetauftritt wird für die Nutzung auf mobilen Endgeräten
  optimiert und „von unten nach oben“ entwickelt.
• „Barrierefreiheit“ gesetzkonform (BGG) nach BITV 2.0 mit mindestens 85 %.
• „Zuschnitt“ – es werden gezielt notwendige Elemente umgezogen, nicht der
  komplette Alt-Auftritt (6.900 Seiten).
• „Grüne Wiese“ – die Navigation wird zeitgemäß und zielgruppengerecht komplett
  neu gestaltet (Nutzerorientiert, nicht Institutionsorientiert)
• „Modular“ – schnelle Umsetzung, auch wenn nicht alle von Anfang an eingebunden
  werden können.
• Datenschutzkonform nach EU-DSGV 2018.

Seite 9   Oliver Gubba | web.KOM | Sachgebiet Web & Social Media   Datum 30.05.2017
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Folien aus den Infoveranstaltungen der Frankfurt UAS

Grenzen des Web-Relaunch-Umfangs
                          Abhängig von                                                         Funktionen                                                 Auf der Agenda von web.KOM:

                                                                                                                                Hochschulinterne Themen
Schnittstellen zu TYPO3

                                                                    TYPO3 „nahe am Standard“
                          Organisationseinheiten                                               Nachrichten                                                Corporate Wording (D fertig/E)
                          LDAP-Anbindung /                                                     Erweiterte Formulare                                       Newsletter-System Empaction
                          Personenverzeichnis
                                                                                               Kalenderfunktion                                           Redmine (VRed.-Kollaboration)
                          Opencast
                          (YouTube-Funktionen)                                                 Mehrsprachigkeit                                           Umfrage-Alternative zu
                                                                                               Getrenntes Intranet                                        „Surveymonkey“ (USA)
                                                                                               (plus weitere                                               „Limesurvey“ (intern)
                          Online-Vorlesungsverzeichnis ?
                                                                                               abgetrennte Bereiche)
                          Relativ einfach zu integrieren                                       Suchmaschinenoptimierung                                   Kein Web-Relaunch-Thema:
                          XML/RSS-Import und -Export                                           Microsites                                                 Kollaboratives Intranet
                                                                                               Lightbox                                                   mit Self Service-Funktionen
                          Forschungsinformationssystem
                                                                                               Frontend-Editing                                           Bewerbermanagement
                          Jobportal (Jobware)                                                                                                             (Applicant Tracking System)
                          Social Media-Integration                                             …
                                                                                                                                                          Dropbox
                          …                                                                                                                               Raumplanungssystem
                                                                                               Design
                                                                                                                                                          Prozesstracking
                                                                                               Mobile First-Ansatz                                        (Workflow Engine)
                                                                                               Responsive Web Design                                      …
                                                                                               Barrierefreiheit BITV 2.0 (§!)

Seite 10                       Oliver Gubba | web.KOM | Sachgebiet Web & Social Media                                            Datum 29.05.2017
Folien aus den Infoveranstaltungen der Frankfurt UAS

                                                                    1. Nur eine Navigationsvariante für
                                                                       Handy und Desktop.
                                                                    2. Beim Burger wird „geschoben“.
                                                                    3. Es gibt „Knotenseiten“ mit
                                                                       „Doppelfunktion“.
                                                                    4. Die Schrift ist schwarz,
                                                                       Gestaltungselemente können
                                                                       farbig sein.
                                                                    5. Links sind blau.
                                                                    6. In der Dachzeile erfolgt eine
                                                                       Priorisierung der Zielgruppe
                                                                       und Quicklinks.
                                                                    Winkel und Claim beenden jede Seite
                                                                    im Kern-Auftritt.

Seite 11   Oliver Gubba | web.KOM | Sachgebiet Web & Social Media            Datum 25.10.2017
Folien aus den Infoveranstaltungen der Frankfurt UAS

Website im Bezug zum Hochschulentwicklungs-
plan 2025 und Zielvereinbarungen mit dem Land
Unterstützung bei der Erfüllung der HEP 2025-Ziele:
        3.1. – Serviceorientierung der Verwaltung stärken und weiterentwickeln
  „Klare und nachvollziehbare Ablaufprozesse in der Organisation unterstützen eine
  lösungsorientierte Wahrnehmung von Verwaltungsaufgaben und erhöhen damit die
  Dienstleistungsqualität.
  Eine Systematisierung des Change-Managements an der Hochschule inklusive
  entsprechender Personalentwicklungsmaßnahmen ermöglicht die konsequente und
  nachhaltige Umsetzung organisationaler Veränderungen.“

      Arbeitsgruppen erstellen klare, nachvollziehbare Prozesse
      regelmäßige Informationsveranstaltungen, Möglichkeiten der Partizipation
      TYPO3 wird datenschutzkonform umgesetzt, barrierearm und rechtssicher
       betrieben

Seite12    Oliver Gubba | web.KOM | Sachgebiet Web & Social Media   Datum 05.07.2017
Folien aus den Infoveranstaltungen der Frankfurt UAS

Die Migration – Unser Plan
Version 1.0

TYPO3 Version 4.7                                                           TYPO3 Version 8.7, „responsive“

Wissen durch Praxis stärkt   Seite 13   Oliver Gubba | web.KOM | Sachgebiet Web & Social Media                Datum 22.02.2018
Folien aus den Infoveranstaltungen der Frankfurt UAS

Migration im Detail: Fahrplan zum 09.23.04.2018
Top-Priorität zum 23.04.2018
1. Kernnavigationsstruktur – ohne die bricht der ganze Auftritt zusammen
2. Studiengänge – Unser Leistungsversprechen. Je drei Seiten lt. Template.
3. Personendatenbank
4. Studium – Informationen, die die meisten Studierenden benötigen.
5. International Office – Service für ausländische Studierende, Wege ins Ausland
6. Intranet – Kernarbeitsmittel intern

Priorität 2
1. Alles funktioniert auf Englisch
2. Forschung inkl. jeweils 1 werbewirksame Institutsseite
3. Weiterbildung
4. „Wichtig, aber vertagt“ aus Top-Prioritäten, bzw. „Nachbesserung notwendig“

Seite 14   Oliver Gubba | web.KOM | Sachgebiet Web & Social Media   Datum 13.02.2018
Folien aus den Infoveranstaltungen der Frankfurt UAS

                                                      Migration im Detail: Kernnavigationsstruktur
Map: Slickplan.com, Einfärbung = menschliche Arbeit

                                                                 Bologna-Prozess
                                                                 wird besucht, aber
                                                                 nicht die Details.                                         Campus IT selbst interessiert nicht,
                                                                                                                            aber die Dienstleistungen

                                                      Seite 15     Oliver Gubba | web.KOM | Sachgebiet Web & Social Media        Datum 22.02.2018
Folien aus den Infoveranstaltungen der Frankfurt UAS

Beteiligung und Information intern
• Kick-Off mit World Café/Agenturpartner, ca. 80 Personen: 26.04.2017 
• Event in Steinbach: 03.05.2017 (30 Personen) 
• Informationsveranstaltungen für das ganze Haus:
  • Juni 2017, ca. 80 Personen 
  • November 2017, ca. 60 Personen 
  • Januar 2018, für alle: Sneak Preview 
  • Februar 2018 (Migrationsplan), ca. 60 Personen 
• 3x Steuerungsgruppe im Zeitraum 
• Information des Senats: April, November, April Mai 
• Arbeitsgruppen (Kern-Team plus wechselnde Besetzung) 
• Monatliches Treffen der Verantwortlichen Redakteurinnen und Redakteure 
• Go Live: 23.04.2018

Seite 16   Oliver Gubba | web.KOM | Sachgebiet Web & Social Media   Datum 15.11.2017, 28.04.2018
Folien aus den Infoveranstaltungen der Frankfurt UAS

Beteiligung der Studierenden
• Angebot World Café vom 22.06.2017: 10 Studierende kamen. 
• Einbindung studentischer Mitglieder der „AG Studieren mit Behinderung“
  in AG Studiengangsgestaltung und fallweise 
• „Studium Generale“ mit 26 Studierenden  Sechs Muster-Studiengänge 
• 2x Informationsveranstaltung für das Studierenden-Parlament 
• Schüler/-innen-Feedback am Tag der Offenen Tür im Januar 
• Migrationsphase März 2018 mit 10 11 studentischen Aushilfen 
   Acht davon sind jetzt im Haus tätig. 
• Pool-Fotoshooting mit 76 studentischen Models: 2 Wochenenden. 

Seite 17   Oliver Gubba | web.KOM | Sachgebiet Web & Social Media   Datum 15.11.2017, 01.05.2018
Wesentliche Zeitfresser, 15.09.2017-30.04.2018
                   Interaktion mit der Agentur (Telefonat, Präsenztermine)                            100++ Stunden
                   Interne Kommunikation für das Haus (Präsentationen, E-Mails)                       100 Stunden

                   AG Rollen und Rechte (Sept/Okt)                                                    100+ Stunden
                    IT-Dokumentation (Nov-Feb)                                                       100+ Stunden
                      Qualifizierungsmaßnahmen                                                       je Schulung 6 Std.

                   AG Studiengangsgestaltung                                                          100+ Stunden
                   AG Bildsprache plus Pool-Shooting (76 Studierende/2 WE)                            300+ Stunden
 Wechselwirkung

                   Studierendenbeteiligung im „Studium Generale“

                   Migrationsphase: kompletter März, 11 Studierende, 3 Mitarbeiter, 5 HiWis

                   Seite 18   Oliver Gubba | web.KOM | Sachgebiet Web & Social Media   Datum 01.05.2018
Lessons learned

Seite 19   Oliver Gubba | web.KOM | Sachgebiet Web & Social Media   Datum 01.05.2018
Mangel an Qualitätskontrolle bezahlt man teuer
• Zeitnah kontrollieren, qualifiziert
  kritisieren, ggf. Entscheidungen für
  Änderungen treffen und von der
  Person selbst nachbessern lassen.
  Und ggf. nochmal.
  Und nochmal, wenn‘s sein muss.
• Mut zum Einsatz gemäß der
  Fähigkeiten.
• Alternativ: Mut zum Ziehen von
  Personal-Konsequenzen.
• Binden/Verlängern Sie die

                                                                                       Foto: Chaoyi Li, Privat
  Studierenden, mit denen es gut klappt,
  oder sorgen Sie dafür, dass diese
  Anschluss-Jobs im Haus bekommen.

Seite 20   Oliver Gubba | web.KOM | Sachgebiet Web & Social Media   Datum 01.05.2018
Nicht ablenken lassen
• Solange du an den Plan glaubst,
  halte am Plan fest.
• Egal was kommt.
  Egal wer dagegen schießt.
• Wenn der Plan absehbar nicht funktioniert,
  ändere ihn.
• Kommuniziere Änderungen am Plan.
• Multitasking funktioniert nicht.
 Wer den Plan aufgibt, wird zum Spielball
  Anderer.

                                                                                       Brand Eins auf Facebook
 Umwege verzögern das Erreichen des Ziels.
 Aber: ein nicht umsetzbarer Plan muss
  angeglichen werden.

Seite 21   Oliver Gubba | web.KOM | Sachgebiet Web & Social Media   Datum 01.05.2018
Kosten sind ein gutes Argument
• „Meine Funktion fehlt!“
 „Wenn sie nicht auf der Liste vom April stand, ist sie nicht kalkuliert.
  Aber wenn sie Ihnen wichtig ist – dann bezahlen Sie sie.“ – Es folgt i. d. R. Ruhe.
 Vermeide „Schleichenden Funktionszuwachs“ („Feature creep“),
  insbesondere während der Sprints.
                                           http://dilbert.com/strip/2018-01-23,
                                           Zugriff am 01.05.2018

Seite 22   Oliver Gubba | web.KOM | Sachgebiet Web & Social Media                 Datum 01.05.2018
Geht davon aus, dass X nicht
richtig versteht, was Y will
• „Wir wollen die Lightbox.
  Ohne Lightbox machen wir nicht mit.“
   Gewünscht war eine Galerie, in der Bilder
  angeboten werden, die nicht auf der Seite zu sehen
  sein sollen.

                                                                                       https://twitter.com/alex_ha19/status/984869745085251584
  Die Lightbox ist auf dem Handy nicht zielführend,
  da das Bild kleiner sein kann als auf der Seite selbst.
• Unsere neue „Professorenseite“ ist ein
  „Datenbankauszug“ und keine „Seite“!
  (Unserem Techniker war das klar…)

Seite 23   Oliver Gubba | web.KOM | Sachgebiet Web & Social Media   Datum 01.05.2018
Handhabbare Arbeitspakete schnüren.
• Die Redmine ist eine tolle Sache. Sie muss
  hochschulkonform eingesetzt werden
  (Stichwort Überwachung).
• Wir haben zu große Pakete gemacht,
  die zu lange dauerten und zu komplex waren
  (Erfolgserlebnisse liegen weit auseinander).
• Der Aufgabenverteiler muss sich
  an den Plan halten und nicht kreativ werden.
  (Aber: bestraft keine Eigeninitiative,
  wenn sie Sinn macht.)
• Deutliche Deadlines.

                                                                                       Foto: Gubba | Frankfurt UAS
  Und nachhalten – das kostet viel,
  viel Zeit  Qualitätskontrolle.
• Nicht nur anhand PageIDs paketieren,
  Aufgaben-Headlines deutlich formulieren.
Seite 24   Oliver Gubba | web.KOM | Sachgebiet Web & Social Media   Datum 01.05.2018
„Nicht gemotzt ist schon gelobt genug.“
•                     Erwarten Sie keine Dankbarkeit.
•                     Haben Sie eine Strategie gegen Kritik.
•                     Dokumentation, Dokumentation, Dokumentation.
•                     Bleiben Sie freundlich.
    http://dilbert.com/strip/2018-04-21,
    Zugriff am 01.05.2018

Seite 25                                   Oliver Gubba | web.KOM | Sachgebiet Web & Social Media   Datum 01.05.2018
Schauen, was die anderen machen. Die sind cool.
• Blog der TU-Berlin: https://blogs.tu-berlin.de/web_relaunch/de/
• Uni Ulm: https://www.uni-ulm.de/en/misc/relaunch/ueber-das-projekt/
• School of Leadership and Education Sciences website at the University of San Diego,
  http://catcher.sandiego.edu/items/usd/soles-redesign-kickoff.pdf u. v. a.
• Sehr offen kommuniziert von Brandeis University, USA:
  http://www.brandeis.edu/redesign/timeline/index.html
• Uni Stuttgart: https://www.beschaeftigte.uni-stuttgart.de hat viel Inspiration
• Hoher Fokus auf Barrierefreiheit: www.lwv-hessen.de
• Leichte Sprache: https://www.leichte.sprache.sachsen.de/webseiten-gestalten.html
• Beispiel-Videos für TYPO3-Redakteure: https://jweiland.net/video-
  anleitungen/typo3/typo3-8-fuer-redakteure.html
• Die eigene Seite auf verschiedenen Endgeräten: http://deviceponsive.com

Seite 26   Oliver Gubba | web.KOM | Sachgebiet Web & Social Media   Datum 01.05.2018
Vielen Dank. Viel Glück
beim eigenen Relaunch!
Fragen?

gubba@kom.fra-uas.de
Twitter.com/31439

                                                                                       https://twitter.com/ValaAfshar/status/958470635088498690
                                                                                       Vala Afshar, 30.01.2018
Seite 27   Oliver Gubba | web.KOM | Sachgebiet Web & Social Media   Datum 01.05.2018
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