Wissensmanagement-Systeme: Aus den Köpfen in die Welt - und zurück
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16 VDWF im Dialog 3/2020
Wissensmanagement-Systeme:
Aus den Köpfen in die Welt –
In einer Sache sind sich die Anbieter
und zurück von Wissensmanagement-Software
einig. Bisher verwenden nur wenige
Werkzeugmacher ein solches Tool –
die übereinstimmende Einschätzung
liegt bei um die 10 Prozent. Im Um-
kehrschluss heißt das aber: Für die
Entwickler gilt es, die Branche für
die Vorteile ihrer Systeme zu sensi-
bilisieren.
Tatsächlich darf der Werkzeug- und
Formenbau als geeigneter Wirtschafts-
zweig für Wissensmanagement gelten.
Einerseits ist er hoch technisiert. Automa
tisierung und zunehmende Digitalisie
rung generieren jede Menge Daten, etwa
in der Konstruktion, aber auch während
des Fertigungsprozesses. Diese gilt es
zu sammeln und verfügbar zu machen.
Andererseits können selbst die smartesten
Maschinen ohne Menschen kein perfektes
Werkzeug fertigen. Das heißt, es muss
auch Methoden geben, das übergreifende
Know-how und die Best Practices der
Fachkräfte zu dokumentieren, um sie zu
erhalten und effizient weiterzugeben.
Diese Zweigliedrigkeit spiegelt sich in den
differenzierten Herangehensweisen der
Anbieter wider.
Die vorgestellten Programme verfolgen
unterschiedliche Ansätze und sind dadurch
häufig eher komplementär als konkurrie-
rend. Wissensmanagement im engeren
Sinne betreiben Process Gardening und
WBI Wissensmanagement. Einfach gesagt,
geben sie den Mitarbeitern eines Unter-
nehmens die Informationen an die Hand,
wie sie eine Arbeit gut erledigen können.
Diese Anwendungen kumulieren, struktu-
rieren, archivieren im Betrieb erzeugtes
Fachwissen. Sie sind tendenziell personen-
oder rollenbezogen organisiert, für die
Wissensdokumente werden Mitarbeiter
als Verantwortliche oder Experten defi-
niert. Aus den zusammengetragenen
Informationen entsteht ein «dynamisches
Unternehmenshandbuch», das beispiels-
weise Prozessbeschreibungen, Arbeits-
abläufe oder Vorlagen beinhaltet.
3 Sekunden, auch wenn es zehn Jahre alt ist …
Mit KI ins papierlose Büro VDWF im Dialog 3/2020 17
In der Regel reichen 4 bis 8 Stunden für die Ein-
arbeitung aus. Schulungen, die durch unser Haus
InfoOffice gehört in den Bereich des Enterprise
durchgeführt werden, dauern normalerweise
Content Management. Das bedeutet, wir sammeln
zwischen zwei und vier Stunden, weil durch unser
Informationen aus allen textgebundenen Bereichen.
vorhergehendes Consulting das Unternehmen
Das ist zunächst das klassische Dokument, das
eigentlich schon in elektronischer Form darge-
üblicherweise noch in Papierform angeliefert, ein-
stellt ist und die Mitarbeiter die Prozesse, Abläufe
gescannt und dann in digitaler Form ausgelesen
und Bezeichnungen wiedererkennen.
Die Programme Hummingbird und Evo- wird. Das können aber auch digitale Dokumente
mecs sind grundsätzlich anders angelegt, wie PDFs oder E-Mails sein. Hinzu kommen die
Für die gesammelten Informationen gewährleistet
sie arbeiten als MES (Manufacturing nicht unmittelbar sichtbaren Metainformationen
InfoOffice Rechts- und Revisionssicherheit. Das
Execution System) überwiegend objekt-, von Dateien: Ein Bild vom Smartphone enthält
bedeutet, dass es sich an die Abgabenordnung
z. B. GPS-Daten. Diese Informationen werden eben-
auftrags- und prozessbezogen. Im Vor- und die GoBD (Grundsätze zur ordnungsmäßigen
falls gespeichert für eine mögliche Auswertung –
dergrund stehen die möglichst automati- Führung und Aufbewahrung von Büchern, Auf-
und sicher in unserem System archiviert. Es können
sierte Steuerung und Auslastungsplanung zeichnungen und Unterlagen in elektronischer
aber auch Informationen verarbeitet werden, die
von Maschinen und Arbeitsplätzen zur Form sowie zum Datenzugriff) hält. Sie legt die
der Mitarbeiter selbst im Kundenkontaktumfeld
möglichst effizienten Abwicklung der rechtlichen Regeln für digitale Archivierung fest.
erstellt: Mitschriften, Aufträge, Rückruf-Wünsche.
Fertigung. Wissensmanagement wird Die Abgabenordnung regelt die Fristen, etwa dass
Eben alle Informationen, die früher klassisch auf
hier so verstanden, dass bei jedem Pro- man eine Rechnung zehn Jahre aufbewahren muss.
einem gelben Post-it gelandet wären. Daraus
duktionsschritt alle wichtigen Daten Außerdem bieten wir Schnittstellen zu über 70
entsteht ein vollumfängliches Archiv mit inte-
greifbar sind und neu erzeugte Infor- Hauptsystemen aus dem Bereich ERP und Finanz-
grierter Volltextsuche als Recherchemöglichkeit
mationen sofort integriert werden. buchhaltung inklusive DATEV.
für sämtliche Daten.
Unsere Anwendung ist ein Hochtechnologie-
InfoOffice hat nochmals eine unter- Der Nutzen von InfoOffice liegt in der grundsätz-
produkt. Wir haben Teile einer künstlichen Intel-
schiedliche Stoßrichtung: Im Sinne lichen Zeitersparnis: Heute wird für die Ablage
ligenz integriert, technisch ausgedrückt heißt das
des ECM (Enterprise Content Manage- ein Dokument vielerorts noch kopiert, gelocht, es
«Machine Learning». Das hört sich im ersten Moment
ment) verfolgt die Software die digitale muss nach dem richtigen Ordner gesucht werden.
reißerisch an. Doch wenn man zehn Rechnungen
Erfassung und Archivierung aus text- Das kann einige Minuten dauern. Anders bei
vom gleichen Lieferanten einscannt und in einer
gebundenen Bereichen, ganz gleich ob InfoOffice: Schon vor der Installation kanalisieren
dieser Rechnungen lässt sich eine Zeile nicht lesen,
die Dokumente ursprünglich analog oder wir im Gespräch mit den Mitarbeitern die ordent-
diese Zeile aber immer genauso in allen anderen
bereits digital vorliegen. Ziel ist es, Infor- liche Ablage eines Dokuments im digitalen Sys-
Rechnungen stand, dann erkennt die Maschine
mationen effizient zusammenzuführen tem – am Ende beansprucht sie nur noch Sekun-
das und ergänzt den Text.
und schnell auffindbar zu machen, um den. Das können bei Personen, die viel mit Papier
die organisatorischen Prozesse im Betrieb zu tun haben, schnell zwei, drei Stunden Zeit-
zu beschleunigen. ersparnis pro Tag sein. Die andere Seite ist das
Wiederfinden von Informationen – hier lautet
unser Versprechen: Wir orten jedes Dokument in
Trotz der abweichenden Herangehens-
weisen herrscht in einem weiteren Punkt
Konsens unter den Software-Anbietern. Christian Seitz
Seine gesamte positive Wirkung kann Geschäftsführer Setronic, Waldbronn,
Wissensmanagement nur entfalten, wenn 12 Mitarbeiter
möglichst alle mitmachen und wirklich
Wissen teilen. Das heißt, zunächst müssen
der Unternehmer oder die Führungskräfte
die Anwendung nicht nur an Bord holen,
sondern auch von ihr überzeugt sein und
sie voll unterstützen. Denn es gilt, die
Mitarbeiter mitzunehmen in einen Umstel-
lungsprozess, der in viele Unternehmens- Nicht zuletzt kann die Installation einer
bereiche eingreift. Hier müssen natürlich Wissensmanagement-Software einen
die Software-Entwickler ebenfalls liefern, Wandel in der Unternehmenskultur bedeu-
indem sie durch Nutzerfreundlichkeit ten. Denn auch die beste Software wird
niedrige Schwellen bieten. In diesem Zu- keinen Erfolg erzielen, wenn sich allzu
sammenhang sollten interessierte Unter- viele mit der Einstellung «Wissen ist Macht»
nehmer die unterschiedlichen Einfüh- unentbehrlich machen wollen und eifer-
rungskonzepte der Anbieter prüfen. Diese süchtig ihre Informationen horten. Was
reichen in vielen Variationen vom Vorab- übrigens nur bedingt hilft, weil es vom
Consulting bis hin zu einer Projektbe- Wissen zum Können noch ein großer
gleitung im laufenden Betrieb. Schritt ist. | Oliver Ilan Schulz, München
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plätzen ein, ohne
den Maschinen und Arbeits
Durchgängigkeit muss. Dann reagiert
Effizienzsteigerung mit dass man etwas eintippen
in Echtzeit, wenn
das System von allein und
jede Art von «stupider passiert, also ein Auf-
Wir von Evomecs möchten etwas Unvorhergesehenes
n. Wenn Information e Polierpaste ausge-
Reproduktion» verhinder trag länger dauert oder ein
ern ehmen vorhanden arbeiter können so
über einen Auftrag im Unt gangen ist. Auch neue Mit
von einem Mitarbeiter rei bedienen. Denn alle
ist, soll sie nicht nochmals schnell Maschinen fehlerf
n: Das kann man sich -Programmierer
angefasst werden müsse Informationen, die der CAM
sma nag ement verste- tem aufgenommen.
nicht leisten. Unter Wissen festlegt, werden in unser Sys
it beim Abarbeiten
hen wir also die Durchgäng
igke ück in der Maschine
tion en, die beim Wenn z. B. ein falsches Werkst
rma rbeitung nicht.
eines Auftrags. Alle Info ist, startet Evomecs die Bea
zu Sta tion entstehen,
Weiterreichen von Station
n wie der verwertet
sollen in den folgenden Sch
ritte uktur von Evomecs s sich kleinere Unterneh-
r We rkz eug e oder Im Allgemeinen ist die Str Unser Ziel: Wir wollen, das
werden, wie etwa Daten
übe kleine Stückzahlen nen, um gemeinsam
rier en und starten geeignet für Kunden, die men zusammenschließen kön
figu en. Technologisch
über das Werkstück. Wir kon und komplexe Prozesse hab stemmen. Heutzutage
g mit uns ere m Job- auch große Aufträge zu
die Maschinen vollständi skalierbaren Cloud- nikation und am Ver-
ote rzel len als auch sind wir auf einer hoch scheitert das an der Kommu
Management, sowohl für
Rob mecs hat nur web- n aber in der Technik
dlä ufig gro ße Auf- Plattform aufgesetzt. Evo waltungsaufwand. Wenn ma
s lan unserer Plattform
für Einzelmaschinen. Wa basierte Anwendungen. Von chgängigkeit erreicht,
aut om atis ch. Das und im ganzen Prozess Dur
gaben sind, geschieht bei
uns automatisch Kompo- ndes, denn eine Aus-
em ME S (Ma nu- aus aktualisieren wir auch ändert sich etwas Entscheide
ein laufenden Betrieb.
Ganze ist unterfüttert von nenten der Software im ds inklusive der Planung
). wahl des Fertigungszustan
facturing Execution Sys tem e schnelle Inbetrieb- hinweg geteilt. Das ist
Außerdem bieten wir ein wird über Firmengrenzen
mecs ist hersteller- en wir an: um mittel-
nahme des Systems und Evo unsere Vision und dafür tret
muss ein System selbst
Nach unserem Verständnis neutral. Bei allen Betrieb
en, die das System kturen zu erhalten und
Aufträge abarbeiten, ständische industrielle Stru
alle Planungs-Schritte der kamen deutliche
bisher eingeführt haben, zu stärken.
lität nicht hinterher-
damit es der Fertigungsrea Effizienzsteigerungen her
aus.
dah er Detaildaten von
läuft. Evomecs sammelt
Dr. Stefan Becker
München.
Geschäftsführer Evomecs,
18 Mitarbeiter
vollelektrisch | vollautomatisiert | vollwirtschaftlich
14 Maschinengrößen von 50 bis 1300 t Schließkraft
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Ganzheitlich, niederschwellig,
transparent Jedes Wissensdokument hat eine
n Inhaltsverant- im Rahmen eines persönlichen
wortlichen, der dadurch eine Gesprächs. Wissen
WBI Wissensmanagement ist meh «Expertenrolle» hängt somit nicht mehr anonym
r als nur eine einnimmt. So wird langfristig im Unternehmen,
Software! Wir bieten eine umfasse die Qualität der und die Energie, die in Dokume
nde Komplett- Informationen sichergestellt. nte gesteckt wurde,
lösung, die im Wesentlichen aus Anschließend «lebt» weiter. Last, but not least
vier Kernkompe- werden Sichtbarkeiten und Ben bietet WBI diverse
tenzen besteht: Der erste Teil – die achrichtigungen Auswertungsmöglichkeiten: Auf
WBI-Methode – definiert. Festgelegte Personenkre Knopfdruck ist
basiert auf unserer zwanzigjährigen ise erhalten ersichtlich, nach welchen Dokume
Praxiserfahrung dann bei Änderungen automatisch nten oder Begrif-
im Bereich Wissensmanagement. eine Info-Mail. fen häufig und nach welchen selte
Zweitens führen Kurzum: Eine hohe Transparenz n gesucht wird.
wir unser System gemeinsam mit der Organisation Damit gelingt es, besonders wer
dem Kunden per hilft, dass die Mitarbeiter jenes tvolle Inhalte zu
Consulting ein und begleiten ihn Wissen erhalten, identifizieren bzw. weniger relev
so lange, bis das das sie für ihre Arbeit benötigen. ante zu archivieren.
Thema praktisch gelebt wird. Der Und das kann
dritte Baustein über die Unternehmensgrenzen
ist die Software Wivio. Als Viertes hinausgehen: So
liefern wir Doku- ist es auch möglich, externen Liefe
mente, die als Inspiration und ranten oder
Anregung dienen. Kunden auf ausgewählte Bereiche
Um dem Kunden den Einstieg zu der Wissens-
erleichtern, bieten datenbank Zugriff zu geben.
wir über 350 Musterdokumente
für unterschied-
liche Organisationsbereiche, Them
en und Branchen. Stichwort Mitarbeiterwechsel: Wen
n neue Kollegen
starten, erhalten sie bereits vor dem
Ein Beispiel: Als «Dokumenten-C ersten Arbeits-
ontainer» nutzen tag einen Zugang und können
wir gängige Office-Dateiformate, alle Dokumente
die per Browser mit dem Schlagwort «Onboarding»
plattformunabhängig in der Web sehen. Beispiels-
anwendung Wivio weise das Organigramm oder best
zugänglich gemacht werden. immte Prozess-
Unsere Software abläufe wie die Spesenabrechn
lässt sich als extern gehostete ung. Genauso
Cloud-Lösung wichtig ist das «Offboarding»:
nutzen oder kann lokal beim Kun Wenn Mitarbeiter
den installiert das Unternehmen verlassen ode
werden. Von der Datenmenge r sich intern ver-
her gibt es so gut ändern, dann werden sämtlich
wie keine Grenzen, da wir auf e Dokumente, für
eine hoch skalier- die die Person verantwortlich
bare Architektur setzen. war, an andere
Mitarbeiter übergeben. Idealerw
eise erfolgt das
Alexander Koblinger
Bereichsleiter WBI Wissensman
agement, Wolfurt,
25 Mitarbeiter
Schrumpfgerät US 1100
TubeChiller ®
NEW
• Nie wieder Werkzeugaufnahmen
überhitzen durch Pyrometertechnologie
• Vollautomatischer Schrumpf- und
Kühlvorgang mit einem Knopfdruck
TubeChiller in Aktion
www.HSK.com
20 VDWF im Dialog 3/2020
tigen Doku-
ng. Weil in beitern zusammen, sichten die wich
Kontaktdaten und Selbstbeschreibu n kommen wir
Informationen selbst organisi
eren, damit
Hüte aufhat, mente und legen die Rollen an. Dan
einer Organisation jeder mehrere einen Tag in den
Wissen mit Freude ents teht et – im Werk- alle zwei Wochen nochmals für
werden dem Profil Rollen zugeordn kturell etwas
rer oder Pate Betrieb, um zu besprechen, wo stru
immer wieder zeugbau etwa Fräser, Geschäftsfüh noch Erklärungs-
Ich habe in meiner Berufstätigkeit en lasse n sich angepasst werden muss oder wo
Köpfen der für eine Maschine. Mit diesen Roll
erlebt, welch enormes Wiss en in den
Doku men te bzw. Schulungsbedarf besteht.
nie eine vernünftige die Aufgaben und die dazugehörigen
Mitarbeiter steckt. Es gab aber ache n bis zu
verteilen. In diesen sind von einf mich, es selbst zu
Methode, geschweige denn ein geei gnet es Werk-
tionen ent- Unser Grundsatz dabei ist: Lehre
komplizierten Abläufen alle Informa usst keine Vor-
zeug, dieses zu nutzen. Um diese Lück e zu schlie-
Bedi enungs- tun. Wir haben in der Software bew
halten. So entsteht letztendlich eine ausschalten. So
ßen, habe ich 2014 Process Gard enin g gegr ündet.
men . lagen, weil die schnell das Denken
anleitung für das gesamte Unterneh ein Konzept, das
entsteht für jedes Unternehmen
ickler zugleich. den Menschen
Ich sehe mich als Berater und Entw gestaltet, dass individuell zur Organisation und
chin enöl mag, habe Unsere Benutzeroberfläche ist so
Weil ich den Geruch von Mas ehen kann. Hier passt.
ausg esuc ht. Process ein Facharbeiter damit leicht umg
ich mir den Werkzeugbau auffällt, dass sie
gilt: Wenn den Nutzern gar nicht ensfundus, der
Gardening ist grundsätzlich in vers chie denen
n wir gew onnen. In der Summe entsteht ein Wiss
mit einer Software arbeiten, habe iten und auch
Branchen einsetzbar – wir den ken bei der Ent-
ensp flege sollen einem hilft, effizienter zu arbe
- Denn bei der gemeinsamen Wiss . Ein wichtiger
wicklung immer an mittelstä ndis che, prod uzie seine Kunden besser zu bedienen
alle mitgärtnern. Maschinen.
rende Unternehmen von 20 bis 200 Mita rbeitern. Punkt: Programmiert werden die
unserer Soft-
Die Werkzeugmacher und Maschin
enbauer haben
ening beginnt Den Menschen geben wir mit Hilfe
Die Einführung von Process Gard lichkeiten,
selten einen Kopf für IT-Innova tion en – man muss
p für ein Kern- ware Handreichungen, Tipps, Mög
eren. Wenn mit einem fünftägigen Startworksho hen Wissen dar-
sie mit diesen Themen eher miss ioni
esse im Unter- Ideen, geprüfte Daten – sie mac
team. Wir durchleuchten die Proz wollen, dass
sie aber sehen und selbst erfa hren , welc he Vorteile
kom plett – ganz aus und entwickeln Können. Wir
nehmen einen Tag lang nochmals bei der Arbeit
ein Wissensmanagement-S yste m mit sich bringt,
er und Bleistift. die Werkzeugmacher mehr Freude
bewusst ohne Computer, mit Papi bauen und
möchten sie es nicht meh r miss en.
Gard enin g die haben. So können sie tolle Produkte
Danach schreiben wir von Process dann wieder
nächsten Tagen ihre Auftraggeber begeistern, die
Mitarbeiter sein Version 0 des Handbuchs. An den
Bei Process Gardening hat jeder n mit den Mitar- neue Dinge bestellen.
keits bezeichnung, setzen wir uns in Kleingruppe
eigenes Profil mit Bild, Tätig
Dr. Mario Schubert
g, München,
Geschäftsführer Process Gardenin
3 Mitarbeiter
Marcus Kalbacher
Geschäftsführer Hummingbird, Nürnberg,
8 Mitarbeiter
Effiziente Planung dank agiler Methoden bau. Entsprechend ist unsere Software objekt-
orientiert, d. h., dass die richtigen Informationen
Seit 2012 entwickelt Hummingbird eine neue je nach Ebene, z. B. Projekt, Stücklistenposition
Art von MES (Manufacturing Execution System). oder Operation, aufrufbar sind.
Es beinhaltet u. a. Planung, Steuerung und digi-
talen Wissenstransfer für den Herstellungs- Der große Vorteil von Hummingbird ist unser
prozess. Wir übernehmen überwiegend Daten Know-how in Sachen agile Methoden bei der
aus der Konstruktion (CAD) und der Program- Zeit- und Maschinenplanung. Der Werkzeugbau
mierung (CAM) und auch aus dem ERP. Wir funktioniert mit seinen Änderungen, Ausfällen
wollen, dass jedem einzelnen Mitarbeiter die und Optimierungsschleifen sehr dynamisch.
richtige Information zur richtigen Zeit digital Herkömmliche MES arbeiten heute noch mit
und ohne weitere Suche am Arbeitsplatz zur Gantt-Planung. Dank der agilen Methoden
Verfügung steht. Damit er immer einen guten Scrum und Kanban können wir einen Werk-
Job machen kann. Darüber hinaus entsteht im zeugbau wirklich effizient planen und steuern.
Herstellungsprozess neues Wissen, z. B. wenn Der Zugriff auf die Software ist sowohl vom
Fehler passieren. Es geht also nicht nur um Infor- Computer als auch vom Tablet oder Handy aus
mation, sondern auch um laufende Erfassung möglich, auch als Externer. Wir haben z. B. eine
und Dokumentation, für eine kontinuierliche Firma mit Werkzeugbau-Töchtern auf drei Konti-
Verbesserung. nenten. In Europa läuft alles planungs- und
steuerungstechnisch zusammen. Dort sieht man
Wir sind spezialisiert auf Einzelteil- und Klein- dank Hummingbird, wie die Auslastungen und
serienfertigung, unsere Kunden sind also im Arbeitsfortschritte an den Standorten sind,
Werkzeug-, Modell- und Formenbau angesiedelt, um dann quasi in Echtzeit Entscheidungen
oder auch im Sondermaschinen- und Prototypen- zu treffen.
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Ihr Technologiepartner mit Erfahrung,
Zuverlässigkeit und Qualität
für Ihre anspruchsvollen Aufgaben
in folgenden Bereichen:
DRAHTERODIEREN
im Wasserbad
bis zu 1.200 mm Höhe
SENKERODIEREN
Automation slösungen
mit wirtschaftlichen
HSC-FRÄSEN lbearbeitung
Graphit- und Metal
ADDITIVE FERTIGUNG
möglich
mit Endbearbeitung
Ein wichtiges Kennmerkmal unserer Software ist,
dass sie null Installation hat. Wir kommen mit
dem vorbereiteten System auf einem Memory-
stick, dann dauert es nur wenige Minuten bis
zum Systemstart beim Kunden. Bei der weiteren
Einführung sprechen wir eher von einem Coaching
als von einer Schulung, weil wir prozessbegleitend
mit den Leuten über einen gewissen Zeitraum
für jeweils einige Tage zusammenarbeiten.
Das System kann modular verändert werden –
und das ist extrem wichtig. Die Firmen machen
grundsätzlich alle das Gleiche, aber auf völlig
unterschiedliche Art und Weise. Das heißt, wenn
ein Mitarbeiter mehr Verantwortung hat, dann
muss er zwangsläufig auch mehr Berechtigung
haben, um seiner Rolle gerecht zu werden.
Auch die Offenheit des Betriebssystems war
uns sehr wichtig, im Bereich des Servers haben
wir Lösungen für Windows, Apple und Linux.
Die meisten Updates machen wir übrigens Krüger Fertigungstechnologie GmbH & Co. KG
remote, dann haben wir keine Fahrzeiten und Zur Wolfskaute 8 - 10 I D-35216 Biedenkopf
belästigen unsere Kunden nicht während ihres
Arbeitsalltags.
Tel. 0 64 61 - 60 00 5 - 0 I info@erodieren.de
www.erodieren.de
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