Zukunftskongress Digital 2020 Zoom Teilnehmer Briefing - Hardware, Schritt für Schritt Anleitung & Ablauf
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Zukunftskongress Digital 2020 Zoom Teilnehmer Briefing Hardware, Schritt für Schritt Anleitung & Ablauf — Berlin, 04.06.2020
Zukunftskongress Digital 2020
Benötigte Technik
• Bevorzugt ein Laptop oder Rechner (mobile
Geräte sind auch möglich, haben aber
möglicherweise keine stabile
Internetverbindung)
• Netzwerkkabel & Netzwerkanschluss (WLAN
ist auch möglich, aber nicht immer stabil)
• Stabile Internetverbindung
• Kabelgebundenes Headset mit integriertem
Mikrofon (z.B. ein Smartphone Headset)
• Eine Webcam, die per USB mit dem Rechner
verbunden werden kann (falls Sie keinen
Laptop mit integrierter Kamera besitzen)
• Zoom App (muss installiert werden)
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Zukunftskongress Digital 2020
Installieren der Zoom App
• Klicken Sie auf den Einladungslink für den Technik
Check Termin
• Sie werden automatisch zu Zoom geleitet und
können so das Programm downloaden &
installieren
• Sie müssen den Download und die Installation
erlauben (falls Sie gefragt werden)
• Öffnen Sie nach erfolgreicher Installation die Zoom
App (um sicher zu gehen, dass Sie am Technik
Check teilnehmen können)
• Zoom wird Sie bitten Ihren Namen einzutragen
• Der Name wird so wie Sie ihn eintragen in der
Session angezeigt
• Sie haben maximal 65 Zeichen zur Verfügung
• Der Name kann auch während des Technik Checks
noch von Ihnen oder vom Host angepasst werden
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Der richtige Ort
Dos
• Bitte suchen Sie sich einen ruhigen Raum
• Je kleiner der Raum, desto besser die Audioqualität
• Suchen Sie sich einen Platz am Fenster damit Sie
optimal zu sehen sind
• Das Fenster sollte dabei immer neben oder vor Ihnen
sein, niemals im Rücken
• Schalten Sie alle Lampen in Ihrem Raum aus (das
natürliche Licht von draußen sieht am schönsten aus)
• Wenn doch eine zusätzliche Lampe nötig ist, stellen
Sie sie vor oder leicht neben sich (so dass Ihr Gesicht
angeleuchtet wird)
Don’ts
• Vermeiden Sie direktes Sonnenlicht im Gesicht (das ist
zu viel für die Kameras; die Qualität Ihres Bildes
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leidet) 4
Zukunftskongress Digital 2020
Der richtige Hintergrund
Dos
Aufgrund des speziellen Formates wird jeder • Suchen Sie sich einen ruhigen und hellen Hintergrund
Teilnehmer einen eigenen individuellen Hintergrund • Eine weiße oder einfarbige helle Wand ist ein guter
haben. Hintergrund, der nicht ablenkt
• Auch eine Bibliothek oder eine normale Bürokulisse
eigenen sich
• Wenn Sie ein Logo oder Roll-up positionieren wollen,
finden wir gemeinsam die beste Position (sprechen
Sie uns dann bitte an)
Don’ts
• Vermeiden Sie Bewegung im Hintergrund Ihres
Bildes (das lenkt die Zuschauer ab; außerdem leidet
die Bildqualität darunter)
• eine Bildergalerie zB lenkt die Zuschauer ebenfalls
zu sehr ab und ist daher nicht geeignet
IBM iX / © IBM Corporation 5Zukunftskongress Digital 2020
Einrichtung des Laptops / Rechners
• Stellen Sie Ihren Laptop etwas höher (z.B. auf • Schließen Sie das Headset an
Bücher), damit Sie gerade in die Kamera
• Gehen Sie zu den Systemeinstellungen > Ton /
schauen und nicht nach unten
Audio
• Falls Sie ein mobiles Gerät benutzen, sollte es
• Ausgabe = Headset
fest stehen und nicht wackeln
• Eingabe = Headset
• Schließen Sie das Stromkabel an
• Entfernen Sie den Haken bei „Automatische
• Schließen Sie das Netzwerkkabel an
Lautstärkenanpassung“
• Schalten Sie das WLAN aus (sofern Sie per
• Schließen Sie alle anderen Programme, die
Netzwerkkabel verbunden sind)
während der Zoom Session nicht benötigt
• Öffnen Sie die Zoom App werden
IBM iX / © IBM Corporation 6Zukunftskongress Digital 2020 Einrichtung der Zoom App • Schieben Sie das Zoom Fenster so weit wie möglich nach oben auf Ihrem Bildschirm (die eingebaute Kamera ist am oberen Bildschirmrand - so schauen Sie fast direkt in die Kamera und nicht daran vorbei) • Klicken Sie auf den Zoom Einladungslink • Die App öffnet sich; wählen Sie „mit Computeraudio teilnehmen“ • Am unteren Rand des Zooms Fensters finden Sie alle Einstellungsmöglichkeiten (Kamera & Audio) sowie die Möglichkeit den Bildschirm zu teilen (zB für eine Präsentation) • Stellen Sie sicher, dass Audio und Video eingeschaltet sind IBM iX / © IBM Corporation 7
Zukunftskongress Digital 2020
Einrichtung der Zoom App
• Mit Klick auf den Pfeil neben „Stummschalten“
öffnet sich ein Menü (dort sehen Sie welches
Mikrofon gerade eingestellt ist)
• Wählen Sie das Headset aus:
Mikrofon = Headset
Lautsprecher = Headset
• Überprüfen Sie sie Audioeinstellungen mit Klick
auf „Lautsprecher & Mikrofon testen“
IBM iX / © IBM Corporation 8Zukunftskongress Digital 2020 Einrichtung der Zoom App • Wenn Sie zu leise sind oder alle anderen Teilnehmer nur leise hören, gehen Sie auf „Audioeinstellungen“ und schieben Sie den jeweiligen Regler nach rechts • Sie können hier Ihre Kopfhörerlautstärke und Ihre Mikrofonlautstärke einstellen IBM iX / © IBM Corporation 9
Zukunftskongress Digital 2020 Während der Zoom Session • Wenn Sie gerade nicht sprechen, stellen Sie das Mikrofon stumm! • Zoom regelt den Ton automatisch, d.h. wenn jemand etwas sagt, wird sein Ton automatisch laut gestellt • Wenn Sie also versehentlich Geräusche machen (obwohl Sie nicht reden), dann wird Zoom Sie laut stellen anstelle des aktiven Sprechers. Um den aktiven Sprecher nicht zu unterbrechen, Ein durchgestrichenes Mikrofon sollten Sie ihr Mikrofon immer wieder stumm bedeutet, dass Sie stumm geschaltet sind schalten, nachdem Sie etwas gesagt haben IBM iX / © IBM Corporation 10
Zukunftskongress Digital 2020 Während der Zoom Session • Wenn Sie eine Präsentation oder ein Video teilen möchten, gehen Sie auf „Bildschirm freigeben“ • Sie können dann zwischen allen geöffneten Programmen wählen (z.B. PowerPoint) • In diesem Beispiel wird die Keynote Präsentation gewählt • Zoom zeigt während der Bildschirmfreigabe einen grünen Rahmen um das, was die anderen Teilnehmer sehen • Zum Beenden der Freigabe gehen Sie ganz unten auf dem Bildschirm auf „Stoppen“ IBM iX / © IBM Corporation 11
Zukunftskongress Digital 2020
Allgemeine Informationen Video
Bitte beachten Sie, dass Videos viel mehr
Bandbreite in Anspruch nehmen als das
Kamerabild, daher werden Videos meist ruckelig
übertragen. Bitte verzichten Sie daher möglichst
auf das Zeigen von Videos.
Schmuck
Bei der Verwendung von Headsets oder dem
internen Mikrofon des Laptops, ist zu beachten,
dass Tippgeräusche und Klickgeräusche meist
mit übertragen werden.
Bitte achten Sie daher darauf, dass Sie möglichst
keinen geräuscherzeugenden Schmuck am Arm
oder um den Hals tragen. Das könnte die
Audioqualität zusätzlich verschlechtern.
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Ablauf am Eventtag
• 15-20 Minuten vor der Session wählen Sie sich bei
Ihrer Zoom Session ein (siehe Termin mit Zoom
Link)
• Sie werden zunächst in den Wartebereich geschickt,
bis der Host Sie ins Meeting holt
• Dann führt der Host einen kleinen Technik Check
durch damit bei Session Beginn alles reibungslos
klappt
• Zum Session Beginn werden dann alle
zuschauenden Teilnehmer in das Meeting gelassen
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