360 SICHERHEIT - Ostdeutsches Wirtschaftsforum
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OSTDEUTSCHES WIRTSCHAFTSFORUM 2021
IM TAGUNGSHOTEL ESPLANADE RESORT & SPA IN BAD SAAROW
SICHERE GASTFREUNDSCHAFT FÜR TAGUNGEN UND EVENTS
Maßnahmen zur Risikoeindämmung und der damit verbundenen Gewährleistung der
Sicherheit aller Veranstaltungsbesucher im Esplanade Bad Saarow
Die Hotel Esplanade Bad Saarow GmbH mit seinen Marken Business Bad Saarow und Hotel Esplanade
Resort & Spa, ist sich seiner Verantwortung Gästen, Partnern und Mitarbeitern gegenüber sehr bewusst.
Die Besuchersicherheit und der Arbeitsschutz spielen bereits seit vielen Jahren eine zentrale Rolle bei
der Planung und Durchführung von Veranstaltungen, Tagungen und Events. Daher ist die Messlatte der
folgenden Maßnahmen nicht die Erfüllung, sondern die Übererfüllung behördlicher und institutioneller
Vorgaben für eine höchstmögliche, überprüfbare Sicherheitslage inkl. Hygienemaßnahmen in Bezug auf
Gesundheit. Um in Zeiten einer weltweiten Pandemie (Covid-19) sichere Veranstaltungen durchführen zu
können haben wir wichtige Schritte für unsere Kunden und unser Personal erarbeitet.
Auf Basis der Handlungsempfehlungen des Research Institute for Exhibition and Live-
Communication entstanden die im Detail hier aufgeführten Punkte, zur sicheren Durchführung von
Veranstaltungen im Esplanade Bad Saarow. Bereits bestehende Hygienekonzepte (HACCP) wurden
ergänzt und weitere Schritte zur Sicherheit unserer Gäste und unserer Mitarbeiter eingeführt.
Der Veranstalter findet ideale Voraussetzungen vor, um Events unter den gegebenen Sicherheits –
und Hygienevorgaben durchzuführen. Es erwarten Sie großzügige Event-Flächen, die sich auf über
1.000qm im Haus und mehr als 3.000qm im Außenbereich erstrecken. Für unsere 14 Tagungsräume
haben wir entsprechende Raumpläne unter Maßstab der Abstandsregeln erstellt, für Foyers, Frühstück,
Kaffeepausen, Lunches und Dinner stehen eigens entwickelte und bereits erprobte Gastronomiekonzepte
für Sie zur Umsetzung bereit.
Die nachfolgenden eingeleiteten Maßnahmen wurden mit Hilfe einer interdisziplinären Fachgruppe
erstellt. Sie vereint die Expertise von Verantwortlichen für Veranstaltungstechnik, Technischen Leitern,
Bühnen- und Messebauern, Experten aus Veranstaltungssicherheit, Gastronomie und Logistik,
Versammlungsstättenbetreibern und weiteren Berufsgruppenvertretern wie Veranstaltungs- und
Künstleragenturen. Die Maßnahmen werden unterstützt und mitgetragen von folgenden Institutionen
und Verbänden: R.I.F.E.L., DPVT, FAMAB, ILEA, ISDV, IHK Hessen, THM Mittelhessen, TU Chemnitz,
visitBerlin und VPLT. Die medizinisch-wissenschaftliche Beratung erfolgte durch Prof. Dr. med.
Klaus-Peter Hunfeld, MPH, Facharzt für Labormedizin, Medizinische Mikrobiologie, Virologie und
Infektionsepidemiologie, Krankenhaushygiene, Frankfurt, PD Dr. med. Frank-Albert Pitten, Facharzt für
Hygiene und Umweltmedizin, Institut für Krankenhaushygiene und Infektionskontrolle (IKI), Gießen und
Prof. Dr. med. Prof. h. c. (MNG) Walter Popp, Fach- arzt für Innere Medizin, Arbeitsmedizin, Hygiene;
Ärztliches Qualitätsmanagement, ABS- Experte (DGKH), Dortmund.
Hotel Esplanade Bad Saarow GmbH I Veranstaltungsabteilung
Seestraße 49 I 15526 Bad Saarow I Tel.: +49 (0) 33631.432-8800
veranstaltung@esplanade-resort.de I www.business-badsaarow.de
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IHRE SICHERHEIT IM ÜBERBLICK
✓ CORONA SCHNELLTEST STATION
✓ INSELLÖSUNG DES HOTELS KLICK!
✓ HANDHABUNG GEIMPFTE UND GENESENE PERSONEN
✓ SCHUTZMAßNAHMEN
✓ SCHUTZLEITLINIE
✓ AUSFÜHRUNGEN ZUR SCHUTZLEITLINIE
✓ ALLGEMEINE HYGIENEMAßNAHMEN
✓ REGELUNGEN FÜR MITARBEITER WÄHREND IHRER VERANSTALTUNG
✓ SICHERE GASTFREUNDSCHAFT - HYGIENEKONZEPT
✓ IHR VERANSTALTUNGSORT
✓ ERFASSUNG DER TEILNEHMERGRUPPEN
✓ AN- & ABREISE, TRANSPORT, TRANSFERS
✓ EIN- & AUSGANGSSITUATION ZUM VERANSTALTUNGSORT, GARDEROBE, AKKREDITIERUNG
✓ REGISTRIERUNG / AKKREDITIERUNG / CHECK IN
✓ BELÜFTUNG DES VERANSTALTUNGSORTES
✓ CATERING– & SERVICEPERSONAL
✓ TAGUNGSBEREICH / FOYER
✓ CATERING, AUSGABE VON GETRÄNKEN UND SPEISEN
✓ PROGRAMMGESTALTUNG
✓ MITMACHAKTIONEN, SHOWCASES, SPONSOREN-, VERKAUFS- & AUSSTELLUNGSTÄNDE
✓ INCENTIVES, OUTDOOREVENTS
✓ ANREISE & ABREISE VON GÄSTEN IM HOTEL
✓ HOTELZIMMER
✓ RESTAURATIONEN & BARS
Hotel Esplanade Bad Saarow GmbH I Veranstaltungsabteilung
Seestraße 49 I 15526 Bad Saarow I Tel.: +49 (0) 33631.432-8800
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CORONA SCHNELLTEST STATION
Momentan verlangt der Gesetzgeber alle 24 Stunden einen Corona-Schnelltest während
des Hotelaufenthaltes. Um Ihre Sicherheit zu gewährleisten, bieten wir Ihnen ab sofort auf
unserem Resort die Möglichkeit, sich professionell durch die LIMA auf Corona testen zu
lassen. Alle Gäste haben die Möglichkeit sich direkt am Hotel testen zu lassen. Bis zu 100
Personen können innerhalb einer Stunde an einer Station getestet werden. Über www.corona-
schnelltest.center kann jeder Gast unkompliziert einen Tag und die gewünschte Uhrzeit buchen.
Diese Organisation bietet Ihnen folgende Vorteile: 1. Online einen Termin für einen
kostenfreien Bürgertest buchen.
• Höchstmaß an Hygienevorkehrungen beim Testen vor Ort Die Buchungsbestätigung mit
2.
• Einsatz von qualifiziertem, medizinischem Fachpersonal QR-Code kommt per E-Mail.
• Qualitätsprodukt NADAL® COVID-19 Ag Schnelltest 3. Vor Ort Code vorzeigen und den
Schnelltest durchführen lassen.
• Sensitivität 97,56 % & Spezifität 99,9 %
Ergebnis erhalten Sie
• Testergebnis nach ca. 15 Minuten 4. ca. 15 Minuten nach
Abstrich per E-Mail.
Zusätzlich kann das Ergebnis in
5. der Webapp mit der Benutzer-ID,
Bad Saarow Bahnhof Parkplatz Hotel Esplanade welche im Betreff der Buchuns-
bestätigung zu finden ist, abge-
rufen werden.
6. Negativ Test vorzeigen und
hygienisch sicher einkaufen,
Dienstleistungen beanspruchen,
Jeder Teilnehmer erhält eine personifizierte Email mit dem ins Restaurant gehen und vieles
mehr.
Testergebnis. So dieses negativ ist, erhält er freien Zugang in das Hotel.
INSELLÖSUNG DES HOTELS
Wir werden für das Hotel eine Insellösung kreieren, die es uns ermöglicht das Eindringen durch
nicht getestete bzw. nicht geimpfte Personen zu vermeiden. Dafür stellen wir an den neuralgischen
Wegepunkten Sicherheitspersonal bereit, welches den Einlass zu jeder Zeit kontrolliert. Bedingt, durch
die direkt am Hotel anliegende Teststation der Firma LIMA GmbH, können wir gewährleisten, dass nur
negativ getestete Personen Zugang zum Hotel haben. Jeder Teilnehmer erhält eine personifizierte Email
mit dem Testergebnis und wenn dieses negativ ist, erhält er freien Zugang zum Hotel. Die Prüfung der
Teilnehmer erfolgt vor Eintritt in das Hotel durch einen durch das Hotel bereit gestellten Mitarbeiter. Das
Sicherheitskonzept sieht vor, dass der Teilnehmer sowie der Hotelmitarbeiter vor dem Zutritt zu den
Veranstaltungs,- und Frühstücksbereichen, als auch vor jedem Zutritt in die Restaurants auf ein negatives
Testergebnis überprüft wird. Externe Dienstleister und Gäste des Ostdeutschen Wirtschaftsforum, die
nur eine kurze Präsenz zur Veranstaltung zugewiesen bekommen haben, agieren in Eigenverantwortung
selbstständig, einen negativen COVID-19 Test vorzulegen. .
Hotel Esplanade Bad Saarow GmbH I Veranstaltungsabteilung
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HANDHABUNG GEIMPFTE UND GENESENE PERSONEN
Nach aktuellem Stand liegen uns leider noch keine genauen Vorschriften vor aus denen hervorgeht,
ab wann geimpfte oder auch genesene Personen ohne Vorlage eines negativen Corona-Testes ihren
Aufenthalt bei uns genießen dürfen. Zur Sicherheit aller Gäste und Mitarbeiter bestehen wir hier auch
auf einen negativen Corona-Test, der alle 24 Stunden wiederholt werden muss. Sobald wir nähere
Informationen diesbezüglich erhalten, informieren wir Sie selbstverständlich umgehend und passen
dahingehend auch unser Hygienekonzept an.
SCHUTZMASSNAHMEN
Die nachfolgenden Maßnahmen stehen im Einklang mit den „Key Planning Recommendations for Mass
Gatherings in the Context of COVID-19“ der WHO (Stand 19.03.2020), den Standards zum Arbeitsschutz
SARS-CoV-2 des Bundesministeriums für Arbeit und Soziales sowie den allgemein gültigen Richtlinien
des jeweiligen bauordnungsrechtlichen Regelwerks der Bundesländer.
SCHUTZLEITLINIE
Veranstaltungen können grundsätzlich im Rahmen der vorgenannten, gängigen Regeln in unserem
Haus durchgeführt werden, wenn sichergestellt wird, dass während der gesamten Dauer Ihres
Veranstaltungsformat (inkl. Aufbau, Durchführung, Abbau) alle involvierten und anwesenden Personen
(Veranstaltungsbesucher sowie alle im Rahmen der Veranstaltung beschäftigten Dienstleister,
Mitarbeiter, Künstler) sich an alle Hygienemaßnahmen halten. Für alle Veranstaltungsformate,
unabhängig Ihrer Teilnehmerzahl, wird in Zusammenarbeit mit dem Veranstalter, grundsätzlich eine
manipulationssichere Teilnehmerliste („Teilnehmermanagement“ und „Mitarbeiterakkreditierung“) inkl.
der Erfassung der Anwesenheits- und der Arbeitszeiten geführt. Eine lückenlose und datenschutzkonforme
Nachverfolgung wird sichergestellt und bei Bedarf den Behörden zur Verfügung gestellt (maximal
bis 4 Wochen nach Veranstaltungsende). Zudem wird die Nutzung einer Tracing-App durch den
Veranstalter ausdrücklich empfohlen. Ergänzend dazu gelten weiterhin die zum Veranstaltungszeitpunkt
gültigen und bekannten Regierungsbeschlüsse des Landes Brandenburg bzw. des Landkreises sowie
Hygienevorschriften, die im Rahmen mit COVID-19 seitens des RKI (Robert-Koch-Institut) herausgegeben
werden. Sollten Mindestabstände in Einzelfällen oder in einzelnen Bereichen des Veranstaltungsortes
nicht umsetzbar sein, gelten erhöhte Hygienebedingungen und Hygienemaßnahmen. Unser Sicherheits
–und Hygienebeauftragter (Hotelmanager) wird hier die Risikobewertung im Vorfeld vornehmen und
in Abstimmung mit dem Veranstalter Maßnahmen beschließen sowie gegebenenfalls behördlich
Genehmigungen erfragen.
Hotel Esplanade Bad Saarow GmbH I Veranstaltungsabteilung
Seestraße 49 I 15526 Bad Saarow I Tel.: +49 (0) 33631.432-8800
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AUSFÜHRUNGEN ZUR SCHUTZLEITLINIE
Zur Sicherstellung und als Empfehlung, dass Besucher und weitere Beteiligte nicht ansteckend sind,
werden Temperaturkontrollen nach Wunsch des Veranstalters vor Beginn der Veranstaltung durchgeführt.
Hier steht Ihnen das Team von Business Bad Saarow by Esplanade unterstützend zur Seite.
Während der gesamten Dauer der Veranstaltung muss sichergestellt werden, dass keine unbefugten
Personen den gebuchten Veranstaltungsbereich inkl. Bewegungsbereich betreten können. Dem
Veranstalter wird empfohlen die Anwesenheit, angepasst an das Format inkl. Teilnehmeranzahl, von
Sicherheitspersonal sicherzustellen.
Grundsätzlich müssen alle involvierten und anwesenden Personen ihren Mund-Nasen-Schutz bei sich
führen und im Störungsfall (z.B. bei Evakuierung, Brandfall etc.) den Aufforderungen des anwesenden
Personals folgen. Business Bad Saarow by Esplanade stellt dem Veranstalter Einweg-Mund-und-
Nasenschutz Masken auf Wunsch bei Anreise zur Verfügung. Der Veranstalter muss zusätzlich
ausreichend Mund-Nasen-Schutz vorhalten und bei individuellem Bedarf bereits beim Zugang zum
Veranstaltungsort aushändigen.
ALLGEMEINE HYGIENEMASSNAHMEN
✓ Es wird dem Veranstalter empfohlen, alle Türen zu den jeweiligen Räumlichkeiten innerhalb des
Veranstaltungsortes, soweit zulässig, offen zu halten, so dass eine Virusübertragung über die
Türklinken vermieden werden kann sowie eine ausreichende Lüftung des Raumes ermöglicht wird.
✓ Türklinken, Handläufe bei Treppenanlagen, häufige genutzte Oberflächen (Mobiliar, Tische, Tresen,
öffentliche Toiletten, insbesondere Toilettenspülung, Wasserhähne etc.) werden regelmäßig
und im 2 Stunden Turnus während der Veranstaltungsdauer gereinigt sowie desinfiziert und
durch Reinigungslisten schriftlich festgehalten. Tagungsräume werden zusätzlich während der
Veranstaltung in allen geplanten und kommunizierten Pausen gereinigt.
✓ An Zu- und Ausgängen zum Veranstaltungstrakt des Esplanade Bad Saarow sind Spender mit
Desinfektionsmittel gut sichtbar platziert zur Nutzung vor, während und nach Ende der Veranstaltung.
Darüber hinaus befinden sich zusätzliche Desinfektionsspender in allen öffentlichen Toilettenanlagen
sowie Veranstaltungsräumen zur individuellen Benutzung.
✓ Alle Teilnehmer sind verpflichtend durch den Veranstalter und vor Beginn der Veranstaltung auf die
gängigen Hygienemaßnahmen hinzuweisen. Siehe Abbildung:
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Nicht erst seit Corona sind strenge Sauberkeits- und Hygienevorschriften bei uns an der
Tagesordnung. Unsere umweltfreundliche, sicherheitsorientierte Grundhaltung wird von uns
bereits seit vielen Jahren gelebt. Höchste Hygienestandards in allen Bereichen, sind bei uns schon lange
Realität. Es ist daher für uns selbstverständlich, dass wir die empfohlenen Schutz- und
Hygienemaßnahmen für einen sicheren Umgang miteinander umsetzen. Des Weiteren halten wir uns strikt
an alle Vorgaben der Regierung und passen unsere hauseigenen Standards stets der aktuellen Lage an.
Mindestabstand von 1,5 m zwi- MNS-Masken im Kundenkontakt Hygienisches Aufsetzen und Gäste in Verhaltensregeln
schen Mitarbeiterinnen und Mitar- im geschlossenen Gastraum ver- Abnehmen des MNS bzw. einweisen.
beitern - auch bei Arbeitvorgängen pflichtend tragen. In anderen Be- Face-Shield sowie Verwahrung
in der Küche sowie zwischen Kü- reichen (z.B. Lager, Küche), wenn beachten.
chen- und Serviceteam – einhalten Mindestabstand nicht eingehalten
und auf Körperkontakt verzichten. werden kann und andere Maßnah-
men nicht möglich, nur im Einver-
nehmen mit Arbeitgeberseite.
Regelmäßig Hände mit warmen Regelmäßige Reinigung/Desin- Regelmäßiges Lüften sicherstel- Auf Händeschütteln und Umar-
Wasser und Seife mind. 30 Sekun- fektion der Küchenoberflächen len. Bei Lüftungsanlagen, wenn mungen verzichten. Niesen oder
den waschen – Handschuhe erset- durchführen und Arbeitskleidung möglich Außenluftströme erhöhen. husten in die Armbeuge oder in ein
zen nicht das Händewaschen! regelmäßig reinigen. Taschentuch.
Bei Anzeichen von Krankheit zu Arbeitgeberin/Arbeitgeber um- Lassen Sie sich in den Unsere Mitarbeiter scannen Ihr
Hause bleiben. gehend bei bekannter Anste- LIMA-Schnelltest-Stationen pro- negatives Corona Testergebnis am
ckung mit COVID-19 informieren. fessionell auf Corona testen und Hoteleingang und vor jedem Res-
erhalten Sie Ihr Testergebnis nach taurant.
15 Minuten per E-Mail.
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REGELUNGEN FÜR MITARBEITER WÄHREND IHRER
VERANSTALTUNG
Die Anzahl der gleichzeitig tätigen Personen innerhalb des Veranstaltungsortes wird durch eine
Entzerrung bereits während der Auf- und Abbauarbeiten sowie durch Bildung kleinerer Arbeitsgruppen
mit zeitlich fest definierten Arbeitsbereichen reduziert. Die Berücksichtigung der Hygienevorschriften,
der Abstandsregelungen und der weiteren Arbeitsschutzstandards SARS-CoV-2 (BMAS) wird jederzeit
gewährleistet. Durch eine verpflichtende Erfassung aller Mitwirkenden der verschiedenen Gewerke im
Vorfeld durch den Veranstalter sowie der lückenlosen zeitlichen Erfassung der An- und Abwesenheiten
am Veranstaltungsort durch die beauftragten Mitarbeiter müssen jederzeit alle an der Veranstaltung
beteiligten Personen samt Kontaktdaten zur Nachverfolgung möglicher Infektionsketten auch im
Nachgang der Veranstaltung den Gesundheitsbehörden zugänglich gemacht werden können. Alle
Mitwirkenden und involvierten Mitarbeiter einer Veranstaltung werden vorab durch den jeweiligen
Arbeitgeber über die Notwendigkeit des persönlichen Mitführens und etwaigen Tragens eines Mund-
Nasen-Schutzes informiert. Dieser ist innerhalb des Veranstaltungsortes jederzeit bei sich zu führen
und bei drohender Unterschreitung der Mindestabstände zu tragen. Zuwiderhandlungen können zum
Ausschluss von Personen führen.
SICHERE GASTFREUNDSCHAFT - HYGIENEKONZEPT
Unter Anleitung unseres Sicherheits –und Hygienebeauftragten wurde ein entsprechendes
Sicherheits – und Hygienekonzept durch eine Task Force für das Esplanade Bad Saarow erarbeitet:
KLICK!
MEHR ERFAHREN!
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IHR VERANSTALTUNGSORT
Für jeden Veranstaltungsort wird in Zusammenarbeit mit dem Veranstalter eine Differenzierung der
Abstandsdefinition und -kontrolle nach Aufenthaltsflächen, Bewegungsflächen und Sonderflächen mit
Hilfe von Raumplänen vorgenommen. Aufenthaltsflächen sind sämtliche Bereiche eines
Veranstaltungsortes, in denen sich Veranstaltungsbesucher für einen Zeitraum stationär aufhalten
können und von einem höheren Risiko des längerfristigen Personenkontaktes ausgegangen werden muss.
Beispiele sind hierfür u.a.: Vortragsbereiche, Cateringbereiche, Akkreditierung, Garderobenflächen,
Sanitäranlagen. In diesen Bereichen muss der allgemein gültige Mindestabstand von 1,5m zwischen
Personen zu jeder Zeit gewährleistet sein.
In unseren Bestuhlungsplänen sind entsprechend dimensionierte Sitz- und Durchgangsbreiten
eingeplant. Die entsprechenden Pläne gehen dem Veranstalter vor der Veranstaltung per Mail zu. Unter
Bewegungsflächen fallen sämtliche Bereiche eines Veranstaltungsortes, in denen Veranstaltungs-
besucher sich zu jeweiligen Veranstaltungsinhalten und -abschnitten bewegen. Beispiele sind hierfür u.a.:
Flure, Treppenhäuser, Flucht- und Rettungswege. In diesen Flächen finden die zum Veranstaltungszeitpunkt
allgemein gültigen Abstandsempfehlungen und Hygieneempfehlungen des RKI Anwendung. Auf diese
Empfehlungen wird an allen neuralgischen Punkten des Veranstaltungsortes mithilfe von Hinweistafeln
bzw. digitalen Medien hingewiesen (Zu- und Ausgänge, Sanitäranlagen, Veranstaltungsbereich). Diese
Hinweise werden allgemeinverständlich (Piktogramme) dargestellt. Darüber hinaus sind für Sonder-
flächen zusätzliche Abstandsregelungen und Maßnahmen am Veranstaltungsort zu treffen.
Hierzu zählen u.a.: Zugang, Einlass, Akkreditierung, Garderobe: Es werden in Zusammenarbeit mit dem
Veranstalter und nach Vorgaben geeignete Methoden zur Zugangssteuerung durch Personal und/oder
Einrichtungen wie Bodenmarkierungen, Raumtrenner, Personenvereinzelungssysteme, Ampelsysteme
vorzuhalten, um den Mindestabstand von 1,5m zu jeder Zeit zu gewährleisten.
Vortrags- und Cateringbereiche: Zusätzlich zu den geeigneten Bestuhlungsplänen werden in Bereichen,
in denen es zu Schlangenbildungen kommen kann durch unser Personal und Einrichtungen (z.B.
Bodenmarkierungen, Absperrbänder) der Mindestabstand gewährleistet sowie kontrolliert. Öffentliche
Sanitäranlagen: Der Zugang zu unseren Sanitäranlagen wird durch entsprechende Einrichtungen (z.B.
Bodenmarkierungen, Schranken- oder Ampelsysteme) derart gesteuert werden, sodass der Abstand
innerhalb der Sanitäranlagen zu jederzeit gewährleistet werden kann. Innerhalb der Sanitäranlagen sind
WC-Kabinen, Urinale und Waschbecken reduziert oder präpariert worden (Schutzwände).
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ERFASSUNG DER TEILNEHMERGRUPPEN
Um mögliche Infektionsketten nachverfolgen und eingrenzen zu können, ist es erforderlich, dass alle
Teilnehmer und Besucher dem Hotel vorab (mind. 24h vor dem Event) schriftlich mitgeteilt werden. Dies
wurde bereits in der Vergangenheit auf Basis der bestehenden Meldepflicht für Übernachtungsgäste
so gehandhabt und wird nun auf die Teilnehmer von Tagesveranstaltungen erweitert. Diese Daten sind
im Nachgang bei begründetem Bedarf unter Einhaltung des Datenschutzes den Gesundheitsbehörden
zugänglich zu machen.
AN- UND ABREISE, TRANSPORT, TRANSFERS
Bei öffentlichem Nahverkehr oder Individualtransfers (Bahn, Flugverkehr, ÖPNV, Taxi und Shuttlebusse)
sind die jeweiligen geltenden Richtlinien zu beachten. Fahrtgemeinschaften sind hier zu vermeiden.
Das Esplanade Bad Saarow arbeitet hier mit zertifizierten Shuttlepartnern zusammen welche eigene
Hygienekonzepte entwickelt haben. Gern sind wir bei der Buchung dieser Leistungen behilflich. Bei
Shuttlebussen sind maximale Kapazitäten und ein Mindestabstand einzuhalten, sowie das Tragen eines
Mund-Nasen-Schutzes.
EIN- UND AUSGANGSSITUATION ZUM VERANSTALTUNGSORT,
GARDEROBE, AKKREDITIERUNG
An allen neuralgischen Zugangspunkten des Hotels befindet sich ein Mitarbeiter der die Gäste auf eine
negative Testung prüft, so können wir im Hotel für eine ein „Insellösung“ garantieren und ein unbemerktes
Eindringen von externen nicht geprüften Gästen verhindern. Ausreichend große Wartebereiche zum
Einhalten der Mindestabstände werden eingeplant. Beim Ein- und Auslass werden die Mindestabstände
gewährleistet. Wir begrenzen den Zugang zu unserer Lobby bei Gruppen größer als 40 Personen. Neben
den bestehenden Maßnahmen wie Hinweisschildern an allen Eingängen und neuralgischen Orten sowie
unter Einhaltung der gültigen Mindestabstände und Kennzeichnung der Lobby, wird bei Anreisen von
Gruppen mind. ein Mitarbeiter den Zugang steuern. Durch die Planung im Vorfeld kann eine gesteuerte
Anreise gewährleistet werden. Symptomatische Personen dürfen (auch bei milden Symptomen) den
Veranstaltungsort nicht betreten. Bei Auftreten von Symptomen innerhalb des Veranstaltungsortes sind
eine FFP-2 Maske ohne Ventil zu applizieren, das Verlassen des Veranstaltungsortes und eine umgehende
Isolierung zu veranlassen und auf eine Notwendigkeit einer umgehenden ärztlichen Abklärung
hinzuweisen. Quarantänemaßnahmen für die Kontaktpersonen werden umgehend und konsequent
umgesetzt. Quarantäne und Isolierung haben gemäß der zum Zeitpunkt aktuell gültigen Empfehlungen
des RKI und in enger Abstimmung mit den zuständigen Gesundheitsbehörden zu erfolgen.
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REGISTRIERUNG / AKKREDITIERUNG / CHECK IN
Unsere Mitarbeiter tragen einen Mund-Nasen-Schutz, Plexiglaswände schützen Gast und Mitarbeiter
zusätzlich. Außerdem wird mittels Bodenmarkierungen der Sicherheitsabstand eingehalten. Durch das
vorherige Übermitteln der Kontaktdaten genügt bei Check In eine Unterschrift des Gastes. Der Prozess
wird so beschleunigt. Für alle Teilnehmer ist das Mitführen des Mund-Nasen-Schutzes verpflichtend.
Der Veranstalter hat zusätzlich ausreichend Mund-Nasen-Schutz am Eingang zur Verfügung zu stellen.
BELÜFTUNG DES VERANSTALTUNGSORTES
Die Eingangs– und Zwischentüren werden (während der nun kommenden Saison Juni-Oktober)
offenstehen gelassen, so wird das Lüften gewährleistet und eine mögliche Verbreitung des Virus
durch Aerosole vermieden. Eine dem Raum angemessene Lüftung des gesamten Veranstaltungsortes
ist gewährleistet. Besonders bei niedrigeren und kleineren Räumen wird für eine ausreichende und
regelmäßige Durchlüftung gesorgt werden
CATERING- UND SERVICEPERSONAL
Alle Mitarbeiter im Bereich Catering werden regelmäßig zu allen nötigen zusätzlichen Hygienemaßnahmen
geschult. Das regelmäßige Händewaschen und -desinfizieren gehört dazu, als Minimumstandard.
Mitarbeiter, die offene Speisen oder Getränke zubereiten, anrichten oder ausgeben, tragen Ihren Mund-
Nasen-Schutz sowie Handschuhe. Auch im Küchenbereich wird sich an den Mindestabstandsregeln
orientiert.
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TAGUNGSBEREICH / FOYER
Flexible Raumkonzepte ermöglichen die Einhaltung des Mindestabstandes. Die Einhaltung der
Abstandsregeln sind in allen Bereichen gewährleistet. Wie erwähnt werden eigens entwickelte
Bestuhlungspläne zur Berücksichtigung der neuen Sicherheitsabstände angewandt. Beim Bestuhlen
der Räume wird auf erweiterte Gangbreiten geachtet (siehe Abbildung im Beispiel des Berliner Saals).
Es stehen großzügige Außenflächen zur Realisierung von Events unter freiem Himmel zur Verfügung.
Neueste Tagungs- und Videotechnik erlaubt die Durchführung von „Hybriden Events“. Desinfektionsmittel
steht ständig zur Verfügung.
BERLINER SAAL
MUSTERGRUNDRISS
NACH ABSTANDSREGELUNG BERLINER SAAL
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CATERING, AUSGABE VON GETRÄNKEN UND SPEISEN
FRÜHSTÜCK I KAFFEEPAUSEN I LUNCH I DINNER
Durch den Einsatz unseres Sicherheits –und Hygienebeauftragten wird zusätzlich, zu den bestehenden
gesetzlich implementierten HACCP Richtlinien, ein höherer Hygienestandard sichergestellt. Das Frühstück
wird als Buffet mit Mundschutz und maximal 5 Personen am Buffet oder als Roomservice angeboten.
Kaffeemaschinen zur Selbstbedienung stehen nicht zur Verfügung, anstelle wird ein Kaffeeservice
(in Einzelportionen) angeboten. Digitale Ausschilderungen werden zusätzlich mit Piktogrammen zu
den wichtigsten Hygienemaßnahmen versehen. Getränke und Speisen zu den Kaffeepausen werden
vorportioniert, verschlossen und mit ausreichend Platz dargestellt und angeboten.
Kaffee- und Teestationen werden zusätzlich durch Mitarbeiter betreut, um Abstände gewährleisten zu
können. Mindestabstände zwischen den Tischen sind gewährleistet sowie Bewegungsmarkierungen.
Getränke werden in kleinen verschlossenen Flaschen serviert. Speisen zum Dinner werden bis auf
Weiteres nur noch in Menüform angeboten. Gern stellen wir Ihnen dazu ein individuelles sowie saisonales
Angebot zusammen. Alle Hygiene- und Abstandsregularien werden wie beim Lunchservice sichergestellt.
Wir verwenden vornehmlich wiederverwendbare Geschirr- und Besteckteile sowie Gläser und weiteres
Cateringequipment, welche grundsätzlich in Hochtemperaturspülanlagen (> 70°C) für Sie aufbereitet
werden. Blöcke und Stifte werden nur auf ausdrücklichen Wunsch des Veranstalters verteilt. Hier kann
das Hotel keine Haftung übernehmen für erforderliche Hygienemaßnahmen.
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PROGRAMMGESTALTUNG
Bei der Programmgestaltung und im Veranstaltungsablauf hat der Veranstalter bereits im Vorfeld zu
berücksichtigen, dass Nahbegegnungen reduziert werden müssen (Podium, Bühnenkünstler). Bereits in
der Konzeptionsphase sind Raum- und Bühnenmaße auf ausreichende Sicherheitsabstände zu prüfen.
Auf Showbühnen und sonstigen Präsentationsbereichen müssen Stell- und Fluchtpläne, Laufwege
etc. mit ausreichenden Abständen geplant werden. Sicherheitsabstände sind hier auch jederzeit zu
gewährleisten. Auch digitale Alternativen wie Videoconferencing sollte mit in Betracht gezogen werden.
Gern stehen wir Ihnen hier mit unseren Partnern professionell zur Seite. Dem Veranstalter wird eine
aktive Einbindung eines Moderators in die Besucherbegleitung empfohlen. Dieser steuert und lenkt
nicht nur durch das Event, sondern instruiert und informiert zu Beginn, aber auch während des Events
immer wieder die Besucher über die einzuhaltenden Sicherheits- und Hygienevorkehrungen. Den
Akteuren (Künstler, Moderatoren, Musiker, Talkgästen etc.) werden separate und gekennzeichnete
Garderobenräume zugewiesen. Sammelgarderoben sind nicht zulässig. Beim Eintreffen erhält jeder
Akteur eine Sicherheits- und Hygieneunterweisung.
MITMACHAKTIONEN, SHOWCASES, SPONSOREN-,
VERKAUFS- UND AUSSTELLUNGSTÄNDE
Mitmach- und Interaktion sind nur unter sehr strengen, im individuellen Hygienekonzept darzulegenden
Auflagen möglich. Hier steht „Vormachen statt Ausprobieren“ im Vordergrund. Displays und Geräte, die
für das Ausprobieren notwendig sind, sind nach jeder Nutzung eines Besuchers zu desinfizieren. Der
Veranstalter hat seine Gewerke hierzu im Vorfeld zu instruieren. Menschenansammlungen um Stände,
Showcases, Attraktionen sind zu unterbinden. Die Mindestabstandsregeln sind jederzeit einzuhalten und
der Mund-Nasen-Schutz ist in Bereichen, wo der Mindestabstand nicht eingehalten werden kann, zu
tragen.
INCENTIVES, OUTDOOREVENTS
Der Scharmützelsee bietet gerade im Sommer viele Möglichkeiten der Aktivität. Wichtig ist, auch hier gelten
die nötigen Abstandsregeln und das Tragen einer Mund-Nasen-Schutzes. Der Veranstalter hat im Vorfeld
eine Mitteilungspflicht dem Hotel gegenüber, welche Art von Outdooraktivitäten geplant bzw. gewünscht
sind. Dies sollte im Vorfeld mit ausreichend Vorlauf zusammen mit dem Veranstaltungsablaufplan
besprochen werden.
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ANREISE & ABREISE VON GÄSTEN IM HOTEL
Der Teilnehmer wird weiterhin alle Vorzüge des Buchens haben (Telefonisch, Web, Mail, Namenslisten).
Anreisezeiten von Teilnehmergruppen sind mit dem Hotel abzustimmen, um große Ansammlungen und
Warteschlangen zu vermeiden.
Gepäckservice erfolgt mit erhöhten Hygienemaßnahmen durch Mund- Nasen-Schutz sowie Handschuhen.
Diese müssen je nach Teilnehmerzahl im Vorfeld individuell besprochen und geplant werden.
Personenaufzüge werden minimal belegt. Das Tastenfeld und die Handläufe im Aufzug werden regelmäßig
desinfiziert. Alle Serviceaufzüge und Nottreppenhäuser werden zusätzlich genutzt. Unsere Screens in
den Fahrstühlen weisen Gäste zusätzlich daraufhin.
HOTELZIMMER
Den Zimmerdamen wird ein eigenes Stockwerk oder immer die gleichen Zimmer zugeteilt. Ein Team
desinfiziert im 2-Stunden-Takt Türklinken, Lichtschalter und Handläufe im gesamten Haus. Es wird
auf regelmäßiges Lüften der Zimmer, insbesondere bei Gastwechsel, geachtet. Reinigungslappen
und –tücher werden nach jedem Zimmer gründlich gewaschen bzw. ausgetauscht. WC´s werden in
regelmäßigen Abständen gereinigt. Ein Reinigungsplan wird mit Unterschrift geführt. Die Minibar wird
nach jedem Zimmerwechsel desinfiziert. Desinfektionstücher werden auf den Zimmern bereitgestellt.
Außerdem findet eine gründliche Desinfizierung nach Abreise des Gastes statt (SuitePad, Lichtschalter,
Klinken, Lüftungssteuerung, Fernbedienung, Telefon, Nachttischlampe, Armaturen, Minibar, Safe,
Oberflächen). Kleinere Dekorationsmaterialien wurden aus den Zimmern entfernt.
Hotel Esplanade Bad Saarow GmbH I Veranstaltungsabteilung
Seestraße 49 I 15526 Bad Saarow I Tel.: +49 (0) 33631.432-8800
veranstaltung@esplanade-resort.de I www.business-badsaarow.de° S I C H ER H E I T .
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RESTAURATIONEN & BARS
Unsere Restaurants sowie Bar stehen Ihren Gästen unter voriger Online Reservierung zur Verfügung.
Öffnungszeiten und Speisenangebote befinden sich auf unserer Homepage. Alle Abstandsregeln
sowie Bewegungsflächen werden konsequent nach behördlichen Auflagen umgesetzt. Bitte beachten
Sie damit verbundene Kapazitätsänderungen. Unser Speisenangebot ist jeweils à la carte oder in
Menüform. Das Frühstück wird als Buffet mit Mundschutz und maximal 5 Personen am Buffet oder als
Roomservice angeboten. Kaffeemaschinen zur Selbstbedienung stehen nicht zur Verfügung, anstelle
wird ein Kaffeeservice (in Einzelportionen) angeboten. Auf den Einsatz von Einzelverpackungen wird der
Fokus gelegt. Alle Servicemitarbeiter arbeiten mit Mund-Nasen-Schutz. Auch hier scheuen wir keine
Hygienischen Mehraufwendungen zu Ihrer Sicherheit und Gesundheit.
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