Betriebsführung - EDV - Fachschule für Gartenbau
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Betriebsführung – EDV
Bildbearbeitung mit Adobe Photoshop CC
Präsentation mit Powerpoint und Co
Datenauswertung mit Excel
Dokumentenmanagement mit Word
Stand: September 2015
Staatliche Fachschule für Agrarwirtschaft
Fachrichtungen Gartenbau sowie Garten- und Landschaftsbau
Am Lurzenhof 3 L
84036 Landshut
Telefon: + 49 871 9521 150
Fax: + 49 871 9521 153
www.fachschule-gartenbau.de
poststelle@fsa-sc.bayern.de
Bildbearbeitung mit Photoshop CC © Markus Wittenzeller
Bildbearbeitung – wieso eigentlich?
Bildrechte, Schadenersatzpflicht
• Für Lichtbilder und Lichtbildwerke gilt das Urheberrechtsgesetz
§ 97 Anspruch auf Unterlassung und Schadenersatz
Urheber um Erlaubnis bitten, freie Datenbanken nutzen oder selber Bilder machen
Internetadressen für (kostenlose) Profibilder (Beispiele)
• www.flickr.com => Bei der Recherche auf das Symbol achten
• www.pixelio.de => kostenlose Bilder bei Registrierung
• www.aboutpixel.com => lizenzfreie Bilddatenbank
Bildbearbeitungsmöglichkeiten
• Kostenfreie Online-Tools: http://www.fotor.com/de/
• Semiprofessionelle Freeware: http://gimp.softonic.de/
• Profisoftware:
• Adobe CC als Cloud-Version http://www.adobe.com/de/creativecloud/buy/students.html
• Semiprofessionelle Software: http://www.adobe.com/de/products/photoshop-
elements.html
• Erweiterung zur (Fast)Profisoftware: http://simplephotoshop.com/elementsplus/index.htm
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Bildbearbeitung mit Photoshop CC © Markus Wittenzeller
Einflussfaktoren auf die Bildgröße und Bildqualität von digitalen Bildern
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DPI, PPI, Pixel, Auflösung
Digitale Bilder werden in Pixeln dargestellt.
1 Pixel hat keine bestimmte Größe, sondern legt nur eine Farbe fest!
Auf einem Bildschirm wird die Farbe des Pixels aus den 3 Grundfarben Rot,
Grün und Blau gemischt!
1 Pixel besteht dort immer aus „3 Unterpixeln“
Aus der Zahl der Pixel in einem Bild lässt sich dessen Speicherbedarf
berechnen.
Megapixel Bildgröße in Mbyte (TIF) Bilder auf 2 GB-Karte
5 15 137
10 30 68
20 60 34
Faustformel zur Ermittlung des Speicherbedarfs eines Digitalbildes
Breite in Pixel x Höhe in Pixel / (1024*1024) * 3 = Speicherbedarf in Megabyte
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Bildbearbeitung mit Photoshop CC © Markus Wittenzeller
Je mehr Bildpunkte (Pixel) ein Ausgabemedium (Drucker, Bildschirm, Beamer etc.) darstellen kann,
desto höher ist seine relative Auflösung. Die Einheit wird in dpi (dots per inch) angegeben.
1 inch:..................................................................................................................................................................
Beispiele für Auflösungen von Monitoren (Quelle: https://www.sven.de/dpi/ )
• 21-Zoll-Monitor (PC) 1920 x 1200 Pixel => 105 dpi/ppi
• 8.9-Zoll Tablet z.B. Kindle Fire HDX 2560 x 1600 Pixel => 339 dpi/ppi
• 4.7-Zoll Smartphone HTC One 1920 x 1080 Pixel => 469 dpi/ppi
Richtwerte für die Auflösungen von Foto- und Posterdrucken
Hier gilt die Regel: Je weiter weg vom Bild, desto geringer sind die Anforderungen an die
Auflösung. (https://www.myposter.de/magazin/aufloesung)
• Großflächenplakat Betrachtungsabstand sehr hoch: 20 dpi
• Poster Betrachtungsabstand hoch: 150 dpi
• Foto Betrachtungsabstand nah: 300 dpi
Pixelzahl und Verwendungszweck
Die absolute Pixelzahl ist entscheidend für den Verwendungszweck, denn je nach Auflösung des
Ausgabemediums werden Bilder unterschiedlich groß dargestellt.
Beispiel: Ein 1000 x 1000 Pixel großes Bild wird auf einem
• Smartphone mit 469 ppi etwa 5,4 cm breit dargestellt
• Monitor mit 105 ppi etwa 24 cm breit dargestellt
FAUSTFORMEL ZUR BERECHNUNG DER GRÖSSE EINES ausgedruckten BILDES:
(Pixelzahl längs / Auflösung x 2,54 cm) x (Pixelzahl quer / Auflösung x 2,54 cm)
Wie groß wäre dieses 1000 x 1000 Pixel Bild, wenn es über einen Fotodrucker mit 300 dpi
ausgedruckt würde?
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Bildbearbeitung mit Photoshop CC © Markus Wittenzeller
Dateiformate für Bilder
Für Bilder gibt es eine Unzahl an Dateiformaten, die ihre Vorteile und Tücken haben. Das
Dateiformat wird häufig vom Gerät automatisch gewählt. Bei Smartphones und günstigen Kameras
ist häufig JPG voreingestellt, bzw. das einzig mögliche Format. Gute Digitalkameras bieten die
Möglichkeit, Bilder in unterschiedlichen Formaten abzuspeichern. Die 3 häufigsten Formate, die
eingestellt werden können, sind unten aufgelistet.
• CR2, NEF ... Besser: DNG
(Adobe)
RAW- • nicht destruktive
Formate Bildbearbeitung wie z.B.
•Belichtung,
Weißabgleich, ...
• 16,7 Mio Farben
• Alphatransparenz
TIF • Ebenenfähig
• verlustfrei komprimierbar
• 16,7 Mio Farben möglich
JPG • verlustbehaftete
Kompression
Neben diesen, begegnen einen im täglichen Leben weitere Formate …
BMP (Veraltetes) Windowsformat für Pixelbilder, 16,7 Mio. Farben ........................................................
PNG 16,7 Mio. Farben, Alphatransparenz .....................................................................................................
GIF 256 Farben, verlustfreie Kompression, animierbar..............................................................................
Vektorgrafiken https://de.wikipedia.org/wiki/Vektorgrafik
Eine Vektorgrafik ist eine Computergrafik, die aus grafischen einfachen Elementen wie Linien,
Kreisen oder allgemeinen Kurven zusammengesetzt ist. Im Vergleich zu Rastergrafiken lassen sich
Vektorgrafiken daher oft mit deutlich geringerem Platzbedarf speichern. Eines der wesentlichen
Merkmale und Vorteile gegenüber der Rastergrafik ist die stufenlose und verlustfreie Skalierbarkeit.
Beispiele für Dateiformate, die Vektorgrafiken speichern können
PDF Portable Document File. Kann Pixelbilder und Vektorgrafiken, sowie Schrifttypen wiedergeben.
PDFs können so gut wie überall dargestellt werden (Internet, Windows, Android …)
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EPS Encapsulated Postscript (EPS) ist ein Dateiformat zur Speicherung von Text, Raster- und
Vektorgrafiken. 16,7 Mio. Farbe. .....................................................................................................................
SVG Datei für 2-dimensionale Vektorgrafiken im Internet (wird nicht von allen Browsern
unterstützt.)........................................................................................................................................................
PSD Photoshopformat, 16,7 Mio. Farben, Alphatransparenz, ebenenfähig, kann auch Texte und
Vektorgrafiken enthalten .................................................................................................................................
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Bildbearbeitung mit Photoshop CC © Markus Wittenzeller
Übung: Für welche der folgenden Situationen/Verwendungen eigenen sich die Bildformate?
Ordnen Sie den Formaten die Situationen und Verwendungen zu!
a. Veröffentlichungen von Fotos im Internet.
b. Logo für Gärtnerei (Verwendung vom Briefpapier bis zur LKW-Beschriftung)
c. Logo auf Internetseite.
d. Werbebanner auf Internetseite.
e. Archivierung von Digitalbildern in sehr guter Qualität.
f. Format, das die meisten Möglichkeiten zur nachträglichen Bildbearbeitung bietet.
g. Einfache Animationen im Internet.
h. Speichern und Weitergeben von druckfertigen Plakaten oder Flyern.
i. Archivieren von bearbeitbaren Vorlagen für Plakate oder Flyer.
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Bildbearbeitung mit Photoshop CC © Markus Wittenzeller
Praxisteil Photoshop CC
Die Programmoberfläche von Photoshop CC
Hier können Sie verschiedene
Optionen für Werkzeuge Fenster ein- und ausblenden
Ebenen, Effekte, …
Werkzeuge
1: Oberfläche des Standardeditors
2: RAW-Konverter von Photoshop
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Bildbearbeitung mit Photoshop CC © Markus Wittenzeller
Motiv, Bildaussage und Bildaufteilung
Gute Fotos/Bilder erfüllen folgende Kriterien:
• Bildaussage entspricht dem Aussagewunsch
• Die Geschichte des Bildes ist dem Betrachter ohne weitere Erklärung ersichtlich
• Die Bildaufteilung ist harmonisch und lenkt das Auge auf das Wesentliche: Harmonische
Bilder ergeben sich durch die Beachtung der Drittelregel. Das Hauptmotiv sollte daher
immer an einem der gedachten 4 Schnittpunkte im Bild liegen. Weitere Infos und Quelle:
http://twphotography.de/blog/2011/10/03/regelversteher-die-drittel-regel/
Bilder mit ausreichender Pixelzahl können durch die Option „Ausschneiden“ in Photoshop
interessanter werden!
Aufgabe 1
• Laden Sie Bilder von Ihrem Smartphone auf den PC.
• Überprüfen Sie die Bildqualität: Für welchen Verwendungszweck eignen sich die Bilder?
• Stellen Sie einen Ausschnitt im goldenen Schnitt her!
Abmessung des Bildes
Breite (Pixel): …………………… und Höhe (Pixel): ..............................................................................................
Mit einer Auflösung von …ist es breit/hoch
72 dpi ..................................................................................................................................................................
150 dpi ................................................................................................................................................................
300 dpi................................................................................................................................................................
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Bildbearbeitung mit Photoshop CC © Markus Wittenzeller
Bildentwicklung mit dem RAW-Konverter
RAW-Verarbeitung
A
kameraintern
Motiv
RAW-Verarbeitung
extern
B
A Fotos werden von der Kamerasoftware gleich in entwickelbare jpg’s oder tif’s gespeichert.
• Vorteile: ................................................................................................................................................
• Nachteile: .............................................................................................................................................
B Die Kamera bietet die Möglichkeit, die Bilddaten als Rohdaten (Digitales Negativ) zu exportieren.
• Vorteile:
o Fehler beim Fotografieren (Belichtung, Weißabgleich, Kameraprofil …) können im
Nachhinein verlustfrei nachbearbeitet werden.
o Externer Rohdatenkonverter liefert meist wesentlich bessere Ergebnisse und lässt
individuelle Entwicklung zu.
o Aus einer Rohdatendatei lassen sich auch HDR-Bilder erzeugen.
• Nachteile: Bilddaten für die Archivierung sind sehr groß
• Das Bild bleibt mit all seinen Informationen erhalten
• Veränderungen werden in der Datei als Einstellungen gespeichert
• Vielfältige Möglichkeiten: Foto muss bei der Aufnahme nicht perfekt fotografiert sein.
In Photoshop ist ein RAW-Konverter enthalten!
Ein gute Übersicht über die Bearbeitung von Fotos im RAW-Format gibt es unter
http://www.elmar-baumann.de/fotografie/ebv/raw-05.html
Die wichtigsten Schritte darin sind
1. Belichtung korrigieren
2. Farbtemperatur korrigieren
3. Kontrast, Schatten- und Lichterzeichnung
4. Schärfen
5. Konvertieren
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Bildbearbeitung mit Photoshop CC © Markus Wittenzeller
Aufgabe 2
• Entwickeln Sie ein Bild aus dem Ordner RAW
• Speichern Sie es in verschiedenen Formaten/Kompressionen ab!
• Notieren Sie in der Tabelle
o Wie verändert sich die Dateigröße?
o Wie verändert sich die Bildqualität?
Abgespeichert unter … Dateigröße Bildqualität bei 100 %
JPEG: Qualitätsstufe 12
JPEG: Qualitätsstufe 3
JPEG: Nur Graustufen
TIFF mit LZW Komprimierung
TIFF mit Bildbreite 800 Pixel
PSD
Seite 10 von 36Bildbearbeitung mit Photoshop CC © Markus Wittenzeller
Spezielles
Bilder für das Internet speichern (nur in Photoshop)
Einzelne Bilder für das Web lassen sich unter Datei:für Web speichern erstellen.
• Dateiformat:
o Fotos als jpg speichern
o Logo/Grafik als png oder gif speichern
• Ausgangsgröße
o Das Modul ist nicht für große Bilder geeignet. Größe vorher über
Skalieren/Bildgröße ändern
• Größe auf dem Bildschirm beachten
o Zoomfunktion angedacht?
o Darstellung auf Retina-Displays (doppelte Auflösung) z.B. Apple Iphone 5
1136 Pixel x 640 Pixel: http://www.apple.com/de/iphone/compare/
Spezielles
Entfernen unerwünschter Objekte
Dafür stehen 3 Werkzeuge zur Verfügung:
• Der Bereichsreparaturpinsel (für kleinere Stellen)
• Der Reparaturpinsel und der Kopierstempel (für größere Stellen; ALT-Taste: Farbe
aufnehmen; mit gedrückter Maustaste Stelle übermalen)
Aufgabe:
1. Öffnen Sie die Datei mund.jpg.
2. Retuschieren Sie die Hautunreinheiten mit dem Bereichsreparatur-Pinsel weg.
3. Speichern Sie die Datei unter mund1.jpg ab.
Arbeiten mit Ebenen/Zeichnen
Öffnen Sie das Bild Doll.psd
Photoshop arbeitet mit Ebenen, d.h. Bildteile ergeben übereinander projiziert ein Gesamtwerk. Die
Ebenen lassen sich getrennt bearbeiten, ausblenden, gruppieren, mit Stilen versetzen etc.
Auf diese Weise lassen sich Grafiken oder Organigramme erstellen, die in andere Anwendungen
eingefügt werden können.
Anwendungsaufgabe
Sie suchen für ein Plakat und die Verwendung im Web (als Banner) ein aussagekräftiges
gärtnerisches Bildmotiv. Erstellen Sie für die Verwendung als Banner einen ausreichend großen
Bildausschnitt.
Prüfen Sie die Bildqualität!
Seite 11 von 36Präsentationen mit Powerpoint und Co. © Markus Wittenzeller
Präsentationen mit Powerpoint und Co
• Office 365 oder Office 2013: http://www.cotec.de/microsoft/microsoft-office/
• Officealternative: https://de.libreoffice.org/
• Prezi: https://prezi.com/signup/edu/enjoy/
• Präsentationen online stellen: http://de.slideshare.net
Merkmale einer guten Präsentation
• Passendes, durchgängiges Design (Folienmaster verwenden)
• „Folien schlachten“ statt „Folienschlachten“
• Aussagekräftige Bilder (Betroffenheit; Bild spricht für sich)
• Sparsamer Umgang mit Animationen (kein Selbstzweck)
• Text auf die wesentlichen Kernpunkte beschränken: maximal 7 Punkte pro Folie
3: Aussagekräftige Bilder statt Textwüste
4: Mit dem Folienmaster lassen sich alle Design-Einstellungen zentral verwalten
Seite 12 von 36Präsentationen mit Powerpoint und Co. © Markus Wittenzeller
Passendes Design finden
• Farben, Schrift und Gestaltung sollte zum Thema passen (Pflanzenthema: Erdfarben,
natürliche Töne …)
• Sollte sich an bestehendem Corporate Design orientieren (Logos, Farben, Schriften)
Hilfsmittel Folienmaster
• Ansicht/Folienmaster: Schriftarten festlegen, Farben festlegen, Hintergrund gestalten
• Sparvariante: Fertig Designs verwenden und anpassen
• Bei der Positionierung von Elementen (z. B. Logos) helfen Führungslinien
o Mit gleichzeitigem Klick auf die Umschalttaste lässt sich der Nullpunkt verschieben
5: Links Gestaltung von der Stange - rechts Gestaltung im Corporate Design der Firma
6: Mit dem Photoshop-Plugin Color-Themes lassen sich harmonische Farbkombinationen finden
Seite 13 von 36Präsentationen mit Powerpoint und Co. © Markus Wittenzeller
Bilder einfügen
• Bilder blähen Powerpointpräsentationen datenmäßig auf
• Einzufügende Pixel-Bilder am besten vorher mit Bildbearbeitungsprogramm auf die richtige
Größe und bringen oder über Format/Bilder komprimieren!
o Für Bildschirmpräsentationen sind bei Fotos/Abbildungen Bildbreiten von 1000 bis
1500 Pixeln und eine jpg-Qualität von 9 vollkommen ausreichend!
• Mit Rechtsklick lässt sich die Größe auch in Powerpoint justieren
• Bildschirmfotos und Grafiken als png über Einfügen als Dialog, Fotos als jpg
Anmationen einbauen
7: Übergänge und Animationen bringen Bewegung aber auch Unruhe ins Bild
Regel Nummer 1: Eine Animation ist kein Selbstzweck -> es soll nur animiert werden, wenn sich
durch die Animation ein Mehrwert für den Betrachter ergibt.
Animationen kommen in Betracht bei: .........................................................................................................
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Seite 14 von 36Präsentationen mit Powerpoint und Co. © Markus Wittenzeller
Animationstypen
• Folienübergänge
• Texteffekte
• Erscheine/Verschwinden-Effekte
• Animationspfade
Sie lassen sich alle in den jeweiligen Menüs genau zeitlich steuern.
Videos einbinden
• Videos können nur in gängigen Formaten wie avi, mp4 oder wmv eingefügt werden
o Youtube-Videos mit der Endung flv müssen zuvor heruntergeladen und konvertiert
werden (Achtung: Illegal!)
• Werden fertige Präsentationen mit Videos z. B. auf USB-Sticks abgelegt, kommt es bei
älteren Version vor, dass PP die Datei nicht mehr findet!
Präsentationen speichern
• Spezial-Schriftarten werden auf nicht auf allen PCs wiedergegeben
o Schriftart in Powerpoint einbetten Datei/Optionen/Speichern
• Verlinkte Inhalte wie Videos, Links etc. am besten mit der Option „Bildschirmpräsentation
für CD verpacken“ speichern
• Seit PP 2010 gibt es die Option die Präsentation als Video zu sichern
o Vorher unter Datei/Info/Kompatibilität die Datei auf Kompatibilitätsprobleme
untersuchen
• Präsentation kann auch als Bildschirmpräsentation gespeichert werden (für Publikum ohne
PP)
Präsentation als Handzettel drucken/Versenden
Hier gibt es zwei Wege
• Königsweg: über Acrobat-Plugin: Acrobat/PDF erstellen (kann weiterversendet werden)
• In Acrobat: Drucken/Drucker wählen/mehrere Seiten pro Blatt
• Standardweg: über Datei/Drucken/Handzettel (2, 3, 4 usw. pro Blatt wählen)
8: Handzettel können in Powerpoint auf unterschiedliche Weise hergestellt werden
Seite 15 von 36Datenauswertung mit MS Excel © Markus Wittenzeller
Datenauswertung mit Excel
Willkürliche Auswahl von privaten Excel-Lernseiten
• http://www.klickdichschlau.at/ecdl_uebungen_excel.php
• http://www.paul-orzessek.de/grundkurs_excel/
• http://www.der-pc-anwender.de/excel-2010-lernen/einleitung.htm
Möglichkeiten von Excel
Tabellen konstruieren + formatieren (-> Import in andere Programme)
Tabellen und Daten auswerten (Summe, Mittelwert, Anteile etc.)
Visualisierung von Daten (Diagramme)
Kalkulationen durchführen (Voll-, Teilkostenrechnung, Preisermittlung)
Quelle für Datenbanken (z. B. für Serienbriefe; Vorsicht: begrenzte Anzahl an
Zeilen/Spalten)
Ausgangspunkt für einfache Anwendungen (Makros)
Richtige Tabellenkonstruktion
Grundsätze beachten!
• Alle Spalten und Zeilen haben eindeutige Bezeichnungen (Einheiten werden angegeben)
• Keine Leerzeilen/Spalten
• Kein verteilter Zellinhalt (ALT + ENTER – Taste macht Zeilenumbruch!)
• Vermeide verbundene Zellen
9: Korrekt formatierte Tabelle
Seite 16 von 36Datenauswertung mit MS Excel © Markus Wittenzeller
Datenimport aus externen Quellen / Datenexport
In Excel können Daten aus verschiedenen Quellen importiert werden. Vor dem Import ist immer zu
prüfen, ob die Grundsätze zur Tabellenkonstruktion eingehalten wurden. Das häufigste
Dateiformat, das zum Daten-Austausch benutzt wird, ist das CSV-Format Das Dateiformat CSV
steht für Comma-Separated Values. Die Dateinamenserweiterung lautet .csv Beispiele für CSV-
Daten-Anwendungen: Kontoauszüge, Wetterdaten, Bundesligaergebnisse, Schnittstellen vieler
Programme z. B. MS Outlook, MS Access usw.
Umfangreiche CSV-Downloads gibt es bei der Bundesbank:
http://www.bundesbank.de/Navigation/DE/Statistiken/statistiken.html
Excel kann auch CSV-Dateien erstellen. Datei:Speichern unter:CSV-Datei. Von Excel erstellte CSV-
Dateien enden standardmäßig mit einem ; (Semikolon), während üblicherweise ein , (Komma)
verwendet wird. Manchmal ist es erforderlich, die Dateien für die Verwendung in anderen
Programmen mit einem externen Editor weiterzuverarbeiten. Hierbei sind 2 Programme hilfreich:
• http://csved.sjfrancke.nl/ CSVED
• https://notepad-plus-plus.org/ Notepad++
10: Erklärung CSV-Datei aus Wikipedia
Notizen ...............................................................................................................................................................
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Seite 17 von 36Datenauswertung mit MS Excel © Markus Wittenzeller
Grafik erstellen
Sind die Grundsätze zur Tabellenkonstruktion eingehalten, lassen sich sehr leicht Grafiken erstellen.
Dazu die betreffenden Zellen markieren und die Taste F11 drücken:
Feld markieren
und F11 drücken
11: Daten markieren und F11 drücken - so einfach geht das
Ergebnis
12: So sieht die Grafik nach Drücken von F 11 aus
Was würden Sie an der Grafik noch ändern/optimieren?
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Seite 18 von 36Datenauswertung mit MS Excel © Markus Wittenzeller
13: Feineinstellungen zu Diagrammen sind auf 3 Menüs verteilt
Die meisten Feineinstellungen der Diagrammgestaltung befinden sich hinter den Reitern
• Layout: z. B. Achsenbeschriftungen, Diagrammtitel
• Entwurf: z. B. Datenquellen und Diagrammtyp
TIPPS zur Gestaltung
• Schriftgröße mindestens 16 pt
• Keine 3-D-Diagramme
• Achsen beschriften (soweit nicht selbst erklärend)
• Aussagekräftige Überschrift wählen
Aufgabe 1 – Datenimport und Grafik erstellen
• Surfen Sie auf die Seite von http://www.wetter-by.de/ und
• Laden Sie sich die Witterungsdaten der Wetterstation Schönbrunn (Niederbayern) des
letzten Monats (August 2015) als CSV-Datei herunter
o Wählen Sie: Mitteltemperatur, Maximum, Minimum, Niederschlag
o Speichern Sie die Datei z. B. als Augustwetter.csv
• Erstellen Sie eine ansprechende Tabelle!
• Erstellen Sie ein Diagramm, in dem Temperatur und Niederschlag in unterschiedlichen
Diagrammtypen und auf getrennten Achsen erscheinen sollen.
Erstellen Sie Diagramm zur Datei PLZ_Kunden! Welche Diagrammart passt am besten?
Einfache Rechenoperationen
Rechnungen werden in Excel mit einem = begonnen. Beispiel einer Rechenoperation in Excel:
• = 12 + 5 (das Ergebnis 17 steht in der Zelle)
Alternativ kann auch eine einzelne Zelle als Bezugszelle verwendet werden:
• = A1 + 5 (das Ergebnis variiert dann in Abhängigkeit der Zelle A1).
Anstelle von einfachen Rechnungen können auch Rechenoperationen (Funktionen) benutzt
werden. Sie beginnen mit einem = gefolgt von einer ()
Beispiele für häufig benutzte Rechenoperationen in EXCEL sind:
= SUMME(), = MITTELWERT(), = ANZAHL() usw.
• Schreibweise einer Operation: = SUMME(A1:B4)
Hier werden alle Zellen von A1 bis B4 summiert.
Seite 19 von 36Datenauswertung mit MS Excel © Markus Wittenzeller
Logikfunktionen und Textfunktionen
Excel kann Zellinhalte abfragen und neu kombinieren. Hängen Aktionen oder Berechnungen von
Bedingungen ab, werden Logikfunktionen eingesetzt. Zwei Beispiele von LOGIK-Funktionen sind
die WENN-Funktion, die ODER-Funktion oder die SUMMEWENNS-Funktion.
Mit der Textfunktion VERKETTEN(…) lassen sich die Inhalte von 2 oder mehr Zellen neu
zusammenstellen.
14: Mit VERKETTEN lassen sich die Inhalte von verschiedenen Zellen neu kombinieren
15: Die Logikfunktion prüft Sachverhalte
Aufgabe 2 - Rechenoperationen
1. Wetterdaten analysieren: Ermitteln Sie für die Wetterwerte aus Aufgabe 1.1
o Die Durchschnittstemperatur, das Maximum und das Minimum eines jeden Monats
o An wie vielen Tagen lag die Temperatur über 25 °C – an wie vielen über 30 °C?
2. Prämien feststellen: Erarbeiten Sie WENN-Funktionen für die Datei WENN_Prämie_Uebung
Seite 20 von 36Datenauswertung mit MS Excel © Markus Wittenzeller
Auswertung von Daten
Sortieren und Filtern von Daten
Um in größeren Tabellen den Überblick zu behalten, kann man diese nach bestimmten Kriterien
filtern und sortieren. Menü Daten:Filtern.
Anwendungsbeispiel Absatztabelle eines Gemüsebaubetriebs:
http://www.ooowiki.de/DatentabellenAuswerten/PivotTabelle
16: Datenbank im Urzustand und gefiltert (unten)
Seite 21 von 36Datenauswertung mit MS Excel © Markus Wittenzeller
Auswertung mit Pivot-Tabellen
Aus Wikipedia: Pivot-Tabellen (Pivot - franz. ‚Dreh-, Angelpunkt; auch PivotTable-Berichte) bieten
eine Möglichkeit, Daten einer Tabelle in verschiedener Art darzustellen und auszuwerten, ohne die
Ausgangsdaten bzw. -tabelle(n) dabei ändern zu müssen. Mit Hilfe der Funktion
EINFÜGEN:Pivottabellen lassen sich die Merkmale zusammenfassen:
17: Die Feineinstellungen der Datenfelder in der Pivottabelle
Aufgabe 3
Analysieren Sie die Tabelle Datenbank_Direktvermarktung: Wie viele kg eines Artikels wurden pro
Quartal abgesetzt? Über welche Versandart wurde am meisten abgesetzt?
Seite 22 von 36Datenauswertung mit MS Excel © Markus Wittenzeller
Tabellen für den Ausdruck optimieren
Abbildung 18: Die Umbruchvorschau zeigt, welche Teile der Tabelle auf welches Blatt gedruckt werden
Der Ausdruck aus Excel stimmt nicht mit der Ansicht in den Tabellen überein. Um zu
sicherzustellen, welcher Bereich von Excel WIE gedruckt wird, gibt es 3 Stellschrauben.
1. Die Umbruchvorschau (Ansicht:Umbruchvorschau)
2. Die Druckvorschau (Drucken:Seitenansicht)
3. Das Tabellenblatt selbst
Umbruchvorschau einstellen
TIPP
Ziehen Sie mit den Anfassern
in der Umbruchvorschau die
blauen Rahmen soweit zu, bis
nur noch die auszudruckende
Tabelle zu sehen ist!
19: Die Umbruchvorschau
Seite 23 von 36Datenauswertung mit MS Excel © Markus Wittenzeller
Arbeit mit der Druckvorschau
20: Das Druckvorschaumenü
Der Druckausschnitt der Seite sollte möglichst formatfüllend sein. Wird er zu klein gezeigt, sprich ist
noch zu viel weißer Rand, kann man im Menü Drucken:Benutzerdefinierte Seitenränder
• den Wert über 100 % heben oder
• die Auswahl Anpassen 1 Seite hoch wählen.
Tabellenlayout anpassen
Eine schlechte Darstellung liegt oft auch am Tabellenlayout. Versuchen Sie die Tabellenspalten
über die gesamte druckbare Breite zu ziehen!
TIPP
Die Tabelle sollte in der Umbruchvorschau bis an
den Rand des druckbaren Bereichs gezogen
21: Tabellenbreite und druckbarer Bereich sollte zusammenpassen
Aufgabe 4
Erstellen Sie einen optimierten Ausdruck für eine Ihrer Übungen!
Seite 24 von 36Dokumentenmanagement mit MS Word © Markus Wittenzeller
Dokumentenmanagement mit Word
Trennung von Inhalt und Formatierung
22: Inhalt und Design sollten immer getrennt bearbeitet werden
Statt jedes Wort, jede Überschrift, jede Abbildung usw. einzeln zu formatieren, empfiehlt sich die
Verwendung von Designs und Formatvorlagen. In den Formatvorlagen werden Formatierungen für
alle wiederkehrenden Elemente zentral festgelegt. Diese müssen nur per Markierung zugewiesen
werden. In den Designs werde Grundeinstellungen für Farben, Formen und Schriften gemacht.
Vorteile und Auswirkungen von Formalvorlagen
Texte werden automatisch durch die Software analysierbar. Auf diese Weise können z. B. in Word
• Inhaltsverzeichnisse und Abbildungsverzeichnisse
• Index mit Schlagwörtern erstellt werden
Eine saubere Strukturierung des Dokuments ist
• Voraussetzung für die Erstellung von barrierearmen PDFs und PDF-Formularen
Richtig strukturierter und einheitlich formatierter Text
• Erhöht die Lesbarkeit
• kann per COPY/PASTE zwischen verschiedenen Textverarbeitungsprogrammen
ausgetauscht und ins HTML-Format konvertiert werden.
Durch das Strukturieren wird die Dateigröße wird verringert.
Element Mögliche Feingliederung
Fließtext • eine Hervorhebung
• Inhaltsverzeichnis
Liste • unnummerrierte Liste
• nummerierte Liste
Tabellentext • Liniengestaltung
• Tabellentext
• Kopftext
Überschrift • Kapitelüberschrift
• Hauptüberschrift
• Unterüberschrift
Abbildungen • Schrift in der Grafik
• Beschriftung
Kopf/Fußzeile x
Tabelle 1: Übersicht über sinnvolle Formatvorlagen
Seite 25 von 36Dokumentenmanagement mit MS Word © Markus Wittenzeller
Zuweisen von Formatvorlagen
Um Formatvorlagen zuweisen zu können, muss die Formatvorlagenleiste eingeblendet sein.
Blenden Sie zusätzlich immer die Steuerzeichen mit ein! Sie werden nicht mitgedruckt, erleichtern
aber die Übersicht im Dokument, weil Absätze und Umbrüche erkannt werden.
Steuerzeichen lassen
Umbrüche, Absätze und
Leerzeichen im Text
erkennen.
Die Formatvorlagenleiste
wird durch Klick auf das
rechte untere Eck der Box
Formatvorlagen aktiviert.
Die Standardformatierungen
können nach Drücken der
Pfeiltaste geändert werden.
23: Anwendung der Formatvorlagen
Seite 26 von 36Dokumentenmanagement mit MS Word © Markus Wittenzeller
Grundregeln zum Formatieren von Texten
• Lesbarkeit:
o Serifenschriften vorzugsweise für den Fließtext
o Serifenlose Schriften vorzugsweise für Überschriften
o Keine Textwüsten: Genügend Weißraum schaffen!
• Zweckorientierung: Keine Wildwestschriften für eine Meisterarbeit!
• Unterscheidbarkeit der einzelnen Elemente: Überschriften sollten sich klar abheben
• Nicht mehr als 3 verschiedene Schriftarten in einem Dokument, Keine Nummerierung der
Überschriften
TIPP: Besondere Schriftarten kann man für wenig Geld kaufen. Manche Schriften gibt es sogar bei
kommerziellen Anbietern kostenlos. Beispiele für (kommerzielle) Schriftshops:
• http://www.myfonts.de/
• http://www.linotype.com/de
• http://www.fontsquirrel.com/
• https://www.fontshop.com
• http://www.dafont.com/de
Wichtig: Wenn diese Schriftart nicht als Systemschrift auf einem anderen Rechner installiert ist, wird
die Schrift nur angezeigt, wenn diese in das Dokument eingebettet wurde oder wenn zuvor daraus
eine PDF-Datei erstellt wurde.
24: Auf myfonts gibt es hunderte Schriften
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Zuweisen von Designs
25: Farben, Formen und Schriften werden unter Seitenlayout/Design verwaltet – Im Stilset und den Formatvorlagen der Rest
Innerhalb es Dokuments oder aller Dokumente (z. B. einer Firma) sollte ein einheitliches
Erscheinungsbild für Farben, Formen und Schriften herrschen. Diese Einstellungen werden unter
dem Reiter Seitenlayout/Designs festgelegt.
Man kann wählen zwischen
• Vorgefertigten Designs
• Benutzerdefinierten Designs
Hat man ein benutzerdefiniertes Design erstellt, speichert man es unter
C:\Users\Benutzername\AppData\Roaming\Microsoft\Templates\Document Themes
Auf diese Weise ist gewährleistet, dass das Design auch beim Öffnen anderer Dokumente noch zur
Verfügung steht.
Zuweisen von Stilsets
Ein Stilset ist eine Design-Version der in Design und Formatvorlagen festgelegten Einstellungen.
Beispiel: Firma x legt hat ein Corporate Design und eine Formatvorlage für Briefe und
Geschäftsschreiben. Diese Formatvorlage kann mit all ihren Einstellungen als NEUES Stilset
„Geschäftsbrief“ gespeichert werden. In einem weiteren Stilset wird eine Formatvorlage für
Werbebriefe gespeichert.
Das Zuweisen der Stilsets geschieht über den Reiter Formatvorlagen ändern/Stilset
Design wählen
erstellen anpassen
Farben, Schriften,
Formen
Formatvorlagen •Stilset1 aus
festlegen Formatvorlage
entwickeln
verändern •Stilset2 aus
Schriftgrößen, Formatvorlage1
Abstände, Linien ... ableiten
26: Entwicklungsprozess für Worddesign
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Einfügen von Bildern, Grafiken und Tabellen
WORD ist kein Layoutprogramm. Bilder, Grafiken und Tabellen können bei der Erstellung stets
verrutschen. Fügen Sie für diese Elemente daher nur Platzhalter ein. Beispiele:
[ hier Bild img_007.jpg]
[ hier Tabelle kostenuebersicht.xls]
Erst wenn alles fertig ist, ersetzen Sie die Platzhalter durch echte Grafiken.
Abbildung 27: Abbildungen und Grafiken werden am besten OBEN und/oder UNTEN platziert
Bildqualität
Die DIN-A4-Seite hat eine Breite von 21 cm. Abzüglich der Randbreiten von 2 x 2 cm bleiben 17 cm
Breite für das Bild. Um Qualitätsverluste beim Druck zu vermeiden, stellen Sie bei einer Auflösung
von 300 dpi sicher, dass das Bild mindestens 17 cm breit gedruckt werden kann.
Grafiken aus Excel einfügen
Eine in Excel angelegte
Grafik wird kopiert und
in WORD über die
Funktion Inhalte
einfügen entweder als
Bitmap
JPG
Oder PNG
eingefügt
28: Fügen Sie eine Excel erstellte Grafik über die Option Inhalte einfügen ein
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Flussdiagramme und Zeichnungen einfügen
Flussdiagramme und Zeichnungen erstellt man am besten in einer separaten Datei (WORD oder
Zeichenprogramm) und fügt diese ein. Werden die Diagramme in WORD angelegt erstellt man
einen Screenshot.
29: Der Screenshot muss noch zugeschnitten werden
Tabellen anlegen & einfügen
Die Anlage von größeren Tabellen in WORD ist mühsam. Besser ist es die Tabelle in Excel
anzulegen und dann nur noch zu kopieren.
30: Tabellen in Excel anlegen geht schnell
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Abbildung 31: Die eingefügte Tabelle wird über das Tabellenmenü formatiert
Fehlzeiten des Mitarbeiters TIPPS
Monat Meier Huber Müller
- Legen Sie ein einheitliches
Januar 1 0 8
Design fest
Februar 0 0 0
März 2 0 - Modifizieren Sie eine
April 0 2 0 Tabellenvorlage und vergeben
Mai 0 3 0 einen Namen!
Juni 4 1 0 - Vermeiden Sie Gefängniszellen!
Juli 2 0 0
- Modifizieren Sie die WORD-
August 0 0 0
Vorlage
September 0 0 1
Oktober 0 0 0
November 1 0 1
Dezember 1 4 0
Jahr 11 10 10
Tabelle 2: Aus Excel importierte und formatierte Tabelle
Seitenumbrüche einfügen
Ein Seitenumbruch erzwingt den Seitenwechsel an einer bestimmten Stelle. Thematisch
abgeschlossene Stellen bleiben getrennt.
32: Seitenumbrüche trennen Texte thematisch
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Abschnittsumbrüche einfügen
33: Abschnittsumbruch einfügen
Fügen Sie zwischen Deckblatt und Beginn der Arbeit einen Abschnittsumbruch ein.
Wirkung des Abschnittsumbruchs:
.............................................................................................................................................................................
.............................................................................................................................................................................
Kopf- und Fußzeile einfügen
34: Kopfzeile einfügen
Das gehört in die Kopfzeile
.............................................................................................................................................................................
.............................................................................................................................................................................
Fügen Sie auf die gleiche Weise eine Seitenzahl ein.
Abbildung 35: Seitenzahlen lassen sich formatieren, z. B. indem man einen unterschiedlichen Start eingibt
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Deckblattgestaltung mit unterschiedlicher Kopf- und Fußzeile
Für Variante 2 müssen
normale Seitenumbrüche
eingebaut werden
Für Variante 1 müssen
Abschnittsumbrüche
eingebaut werden
Abbildung 36: Deckblatt und Fließtext haben unterschiedliche Kopf- und Fußzeilen
Variante 1 mit Abschnittswechseln
Um unterschiedliche Kopf- und Fußzeilen zu erzeugen, muss das Dokument in Abschnitte
gegliedert sein und die Verknüpfung über die Option „Mit vorheriger verknüpfen“ gelöst sein.
Variante 2 mit Seitenumbrüchen und Option „Erste Seite anders“
Das gehört auf das Deckblatt:
.............................................................................................................................................................................
.............................................................................................................................................................................
.............................................................................................................................................................................
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Automatische (Inhalts)verzeichnisse einfügen
37: Im Reiter Verweise befindet sich das Menü für das Inhaltsverzeichnis
38: Feineinstellung des Inhaltsverzeichnisses
Die Gliederungstiefe des Inhaltsverzeichnisses kann über den Punkt Ebenen anzeigen erfolgen.
Ändert sich der Text kann das Verzeichnis per RECHTE MAUSTASTE Option Felder aktualisieren
auf den aktuellen Stand gebracht werden.
Übungsaufgabe: Eine Layoutvorlage erstellen
1. Tippen Sie in eine leere Datei den Text = lorem(5,5)
2. Fügen Sie an verschiedenen Stellen Bilder, Grafiken, Tabellen ein und beschriften Sie diese
3. Markieren Sie Texte und Überschriften
4. Fügen Sie ein Deckblatt ein
5. Fügen Sie ein Inhaltsverzeichnis ein
6. Legen Sie ein Design fest
7. Legen Sie Formatvorlagen für Fließtext, Überschriften, Beschriftungen, Tabellen … fest
8. Speichern Sie die Formatvorlage als Stilset
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Seriendruck durchführen
Briefe, Etiketten und Kataloge können über die Word-Seriendruck-Schnittstelle erzeugt werden.
Voraussetzung dafür ist eine Datenbank, die in Excel, Word, Access oder als CSV-Tabelle vorliegen
kann.
Vorgehensweise beim Seriendruck
• Datenbank erstellen und speichern
Bezeichnung Spalte 1 Bezeichnung Spalte2 Bezeichnung Spalte3
Inhalt1 Inhalt2 Inhalt3
Inhalt11 Inhalt22 Inhalt33
• Zentraldokument gestalten
• Seriendrucktyp festlegen (Brief, Etikett, Verzeichnis …)
• Empfänger auswählen -> Vorhandene Liste verwenden
• Seriendruckfelder einfügen
• Fertig stellen und zusammenführen -> Einzelne Dokumente bearbeiten
Aufgabe: Erstellen Sie ein Etiketten für Kräuter in der Excelliste „Kräuterliste“ nach folgenden
Spezifikationen:
39: Einstellungen für benutzerdefinierte Etiketten
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Dokument als PDF speichern
40: Die 2 Möglichkeiten ein PDF in Word zu erstellen
Wenn ein Dokument woanders als auf dem heimischen Drucker gedruckt werden soll, empfiehlt
sich die Umwandlung in ein PDF. Dazu gibt es 2 Möglichkeiten:
• Ohne Acrobat: Speichern unter/PDF/Optionen (Einstellungen wie im Bild oben wählen)
• Mit Acrobat: Acrobat/PDF erstellen und barrierefrei machen
o Barriererefreie PDFs ermöglichen auch dem Anwender mit Behinderungen
einen Zugang zum PDF, z.B. weil Bilder mit Alternativtexten hinterlegt sind,
die Datei getaggt ist, die Datei einen Titel hat.
Aufgabe: Speichern Sie Ihr Dokument als PDF auf die 2 verschiedenen Arten. Vergleich Sie das
Ergebnis.
Link zum Thema PDF:
• https://www.einfach-fuer-alle.de/artikel/checkliste-barrierefreie-pdf/Checkliste-
Barrierefreies-PDF.pdf
• https://de.wikipedia.org/wiki/Portable_Document_Format
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