Clubbeauftragte für Mitgliedschaft E-Book
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Clubbeauftragte für
Mitgliedschaft
E-BookInhaltsverzeichnis Willkommen zum E-Book für Clubbeauftragte für Mitgliedschaft! .......................................................1 Auf Führungsaufgaben und erfolgreiches Wirken vorbereiten .............................................................1 Mit MyLCI vertraut werden (falls Sie MyLCI verwenden) .....................................................................1 Erfahren, wie man Zugang zu MyLCI bekommt (falls Sie MyLCI verwenden) .................................................. 2 Ihr Konto auf MyLCI erstellen ........................................................................................................................... 2 Benutzerdefinierte Downloads von Daten für Mitteilungen erstellen ............................................................. 2 Technische Unterstützung und Fehlerbehebung in MyLCI............................................................................... 2 Verfügbare Hilfsmittel und Dokumente ..............................................................................................2 Einen Plan zur Förderung des Mitgliedschaftswachstums und der Dynamik Ihres Clubs erstellen .........3 Den Leitfaden für Clubbeauftragte für Mitgliedschaft durcharbeiten ............................................................. 4 Neue Mitglieder gewinnen .................................................................................................................4 Mitgliedschaftsarten und -kategorien für jedes Mitglied Ihres Clubs kennen ................................................. 4 Besondere Mitgliedschaftsprogramme ............................................................................................................ 5 LEO-LIONS / EHEMALIGE LEOS ............................................................................................................6 Neu gewonnene Mitglieder aufnehmen .......................................................................................................... 7 Orientierung für neue Mitglieder ..................................................................................................................... 7 Mentoring-Programm....................................................................................................................................... 8 Ihre ersten 30 Tage im Amt ................................................................................................................8 Sichergehen, dass Sie eine gültige E-Mail-Adresse hinterlegt haben ............................................................... 8 An der in Ihrem Distrikt angebotenen Clubamtsträgerschulung teilnehmen .................................................. 8 Ihre Mitglieder kennenlernen - Das Clubverzeichnis einsehen ...................................................................... 9 Alle Kontaktinformationen Ihrer Mitglieder aktualisieren ............................................................................... 9 Monatliche Aufgaben....................................................................................................................... 10 Auf Programme und Treffen vorbereiten ....................................................................................................... 10 Geschäftsunterlagen des Clubs unterhalten .................................................................................................. 11 Mitgliedsunterlagen verwalten ...................................................................................................................... 11 Vierteljährliche Treffen .................................................................................................................... 11 Zonentreffen (Treffen des Distrikt-Governor-Beratungsausschusses) ........................................................... 11 Halbjährliche Aufgaben – Schwerpunkt auf Dezember und Juni ........................................................ 12 Die Mitgliederliste gemeinsam mit dem*r Clubsekretär*in überprüfen und aktualisieren .......................... 12 Jährliche Veranstaltungen ................................................................................................................ 12 Distrikt-/Multidistriktversammlungen ............................................................................................................ 12 Checkliste für das Jahresende ........................................................................................................... 12 Anträge auf Mitgliedschaftsauszeichnungen ................................................................................................. 12 Dokumente vorbereiten und den neuen Clubbeauftragten für Mitgliedschaft einweisen............................ 13 Rechtlichkeiten und Formsachen ...................................................................................................... 13 Maßgebende Dokumente und Mitgliedschaftsbestimmungen...................................................................... 13 Clubartikel online im LCI Shop bestellen ........................................................................................... 14
Willkommen zum E-Book für Clubbeauftragte für Mitgliedschaft! Dieses E-Book soll Sie in Ihrer Funktion als Clubbeauftragte*r für Mitgliedschaft unterstützen. Es enthält Hilfsmittel und Dokumente, die Ihnen nicht nur in Ihrer individuellen Funktion, sondern auch im Teamverband mit anderen Clubmitgliedern und Amtsträger*innen Erfolg bringen werden. Es ist ganz einfach, sich im E-Book zurechtzufinden! Klicken Sie im Inhaltsverzeichnis einfach auf die verschiedenen Abschnitte zu den Aufgaben, die Ihnen in Ihrer Rolle zufallen. Dort bieten sich Ihnen hilfreiche Informationen und Hyperlinks, die Sie direkt zu verschiedenen Hilfsmitteln und Dokumenten führen. Auf Führungsaufgaben und erfolgreiches Wirken vorbereiten Ihre Aufgabe als Clubbeauftragte*r für Mitgliedschaft ist es, positives Mitgliederwachstum durch die Aufnahme von geeigneten Mitgliedern in Ihren Club zu erreichen. Mitgliederkandidat*innen können Ihren Club kennenlernen, indem andere Clubmitglieder Gäste zu Clubveranstaltungen einladen oder wenn vom Club Mitgliedergewinnungskampagnen für größere Interessentengruppen veranstaltet werden. Vor allem jedoch hat Ihr Club dank örtlicher Hilfsprojekte, an denen begeisterte und äußerst engagierte Mitbürger*innen teilnehmen, Gelegenheit, neue Mitglieder zu gewinnen, die die gleiche Leidenschaft für humanitäre Hilfeleistungen mitbringen. Wenn Sie vor Ihrem Amtsantritt etwas Zeit in Schulung sowie in das Lernen und Planen Ihrer Aufgaben investieren, werden Sie die Mitgliederzuwachs-Initiativen Ihres Clubs besser unterstützen können. Mit MyLCI vertraut werden (falls Sie MyLCI verwenden) MyLCI ist ein Online-Portal, das Sie direkt mit der Internationalen Vereinigung verbindet. Es bietet einfachen Zugang zu Clubmitgliederdaten, erleichtert Ihnen die Kommunikation und die über den Clubsekretär erfolgende Meldung neuer Mitglieder an die Vereinigung. Wenn Sie MyLCI zum ersten Mal verwenden, können Sie nach dem 1. April Ihren Benutzernamen und Ihr Passwort festlegen, sobald Sie als antretender Beauftragte*r für Mitgliedschaft gemeldet wurden. Anfänglich haben Sie Zugang zum Schulungsbereich, und nach Beginn Ihrer Amtszeit am 1. Juli erhalten Sie dann uneingeschränkten Zugang zu MyLCI. Zurück zum Inhaltsverzeichnis 1
Erfahren, wie man Zugang zu MyLCI bekommt (falls Sie MyLCI verwenden)
Erhalten Sie hier Bei MyLCI einloggen (falls Sie MyLCI verwenden) Zugang zu wichtigen Informationen über
Ihren Club, Distrikt und Multidistrikt, die Ihnen dabei helfen können, Ihre administrativen Aufgaben zu
vereinfachen.
• Einführung, Basisfunktionen - Dieses kurze Video gibt (denjenigen, die MyLCI verwenden) einen
Schnellüberblick über die Funktionen von MyLCI.
• Navigation der MyLCI-Website – Dieses kurze Video enthält Anleitungen zur Navigation auf der
MyLCI-Website.
Ihr Konto auf MyLCI erstellen
• Anweisungen zur Anmeldung und Passworterstellung - Diese einfachen Anweisungen werden Ihnen
den Zugriff auf MyLCI erleichtern. Schreiben Sie sich Ihren Benutzernamen und Ihr Passwort auf, und
verwahren Sie diese Daten an einem sicheren Ort.
Benutzerdefinierte Downloads von Daten für Mitteilungen erstellen
• Herunterladen von Clubamtsträger*innen- oder Mitgliederdaten - Nutzen Sie diese wichtige
Funktion von MyLCI, um Versandadressen, E-Mail-Adressen und Telefonlisten zur einfacheren
Kommunikation zur erstellen.
Technische Unterstützung und Fehlerbehebung in MyLCI – Schicken Sie eine E-Mail an:
MyLCI@lionsclubs.org oder rufen Sie an unter +1 630-468-6900.
Verfügbare Hilfsmittel und Dokumente
Wenn Ihnen das Amt des*der Clubbeauftragten für Mitgliedschaft nicht vertraut ist oder Sie sichergehen
möchten, dass Ihnen die aktuellste/n Aufgabenbeschreibung und Hilfsmittel vorliegen, empfiehlt es sich, in
Vorbereitung auf Ihre Amtszeit etwas Zeit auf die zahlreichen verfügbaren Hilfsmittel zu verwenden. Viele
davon sind auf der LCI-Website zu finden. Tragen Sie zunächst die Ihnen gebotenen Hilfsmittel bzw.
Dokumente zusammen, und machen Sie sich mit ihnen vertraut.
Zurück zum Inhaltsverzeichnis 2Einen Plan zur Förderung des Mitgliedschaftswachstums und der Dynamik Ihres Clubs
erstellen
Bedenken Sie, das sich Mitgliederwachstum auf zweifache Weise erzielbar ist. Erstens müssen Sie bereits
gewonnene Mitglieder bei Laune halten, und zweitens sollten Sie einen Plan für die Gewinnung neuer
Clubmitglieder haben. Nachfolgend finden Sie nützliche Hilfsmittel, anhand derer Ihr Club vorherige
diesbezügliche Bemühungen bewerten kann, um sich auf einen Plan für sinnvolle Hilfeleistungen, positives
Mitgliedschaftswachstum und durchgängig erfolgreiche Führungsnachfolge zu konzentrieren, um den
Bedürfnissen der Mitglieder und Mitbürger*innen entsprechen kann.
• Club-Quality-Initiative – Falls Sie neu im Vorstand sind, können Sie sich bei Ihrem*r Clubpräsident*in
erkundigen, ob Ihr Club eine Club-Quality-Initiative durchlaufen hat, die eventuell Feedback von
Mitgliedern zu den Vorjahresaktivitäten bietet. Achten Sie auf konkrete Ziele, die sich der Club
hinsichtlich Mitgliederwachstum und höherer Mitgliederzufriedenheit gesetzt hat.
• Konzept für einen stärkeren Club - Die effektivsten Lions-Clubs finden regelmäßig Möglichkeiten, die
Auswirkung ihrer humanitären Hilfeleistungen auszuweiten, Führungskräfte weiterzubilden und die
Bedürfnisse und Erwartungen von Clubmitgliedern zu erfüllen. Wie bei jedem lohnenden Projekt ist
es wichtig, einen Plan oder ein „Konzept“ zur Anleitung auszuarbeiten.
• Ihr Club auf Ihre Art – Machen Sie das Meiste aus Ihren Clubtreffen? Sie haben die Wahl…Ihr Club
kann seine Clubtreffen so gestalten, dass diese den Bedürfnissen Ihrer Mitglieder am besten gerecht
werden. Dieser Leitfaden umfasst eine Reihe von Möglichkeiten und Tipps, die zur Teilnahme und
Mitbeteiligung anregen.
• Wie schneidet Ihr Club ab? – hierbei können Sie kleine Probleme erkennen und beheben, bevor diese
eskalieren, indem Sie Ihren Club von der Perspektive Ihrer Mitglieder aus betrachten. Sie erfahren,
was in Ihrem Club gut läuft und was verbesserungsbedürftig ist, damit Ihre Treffen und Hilfsprojekte
für Ihre Mitglieder relevant bleiben.
• Leitfaden zur Mitgliederzufriedenheit - Dieser Leitfaden trägt dazu bei, gängige Probleme zu lösen,
mit denen Mitglieder als Lions konfrontiert werden. Er enthält nützliche Vorlagen für
Kurzbefragungen der Clubmitglieder, um zu ermitteln, was sie vom Club halten. Dies lässt Bereiche
erkennen, die Ihren Mitgliedern Probleme bereiten und verbessert die allgemeine Clubatmosphäre.
• Beauftragte für Mitgliedschaft – Umfrageergebnisse – Wenn Sie Ihre Mitglieder anhand der Club-
Quality-Initiative, „Wie schneidet Ihr Club ab?“, dem Leitfaden für Mitgliederzufriedenheit oder
anderen Hilfsmitteln befragt haben, können Sie die Ergebnisse anhand dieser Vorlage an Ihren Club
weitergeben, damit allen Clubmitgliedern Ihre Erkenntnisse und das eventuelle künftige Vorgehen
unmissverständlich mitgeteilt werden kann.
Zurück zum Inhaltsverzeichnis 3Den Leitfaden für Clubbeauftragte für Mitgliedschaft durcharbeiten
Leitfaden für Clubbeauftragte für Mitgliedschaft - Das Amt des*r Clubbeauftragten für Mitgliedschaft ist für
das harmonische Einvernehmen und die Vitalität Ihres Lions Clubs und dessen Fähigkeit, gemeinnützig zu
wirken, entscheidend. Dieser Leitfaden erläutert Ihre Zuständigkeiten, enthält Tipps, und stellt verfügbare
Hilfsmittel vor, um Sie bei Ihrer Arbeit zu unterstützen.
• Einen Mitgliedschaftsplan erstellen.
• Die Gewinnung neuer Mitglieder durch Zusammenarbeit mit den Clubmitgliedern fördern.
• Dafür sorgen, dass neue Mitglieder eine entsprechende Orientierung erhalten.
• Das Club-Mentorprogramm für neue Mitglieder implementieren.
• Am Treffen des Distrikt-Governor-Beratungsausschusses zur Mitgliedschaft teilnehmen.
• Clubamtsträger*innen bei einem Club-Quality-Initiative-Workshop zur Hand gehen.
• Am Ende Ihrer Amtszeit dem*r antretenden Beauftragten für Mitgliedschaft sämtliche
Aufzeichnungen übergeben.
Neue Mitglieder gewinnen
Der Leitfaden zur Gewinnung neuer Mitglieder „Fragen Sie einfach!“ soll Ihren Club bei der Gewinnung neuer
Mitglieder und der effektiven Handhabung von Clubwachstum anleiten. Die Stärke Ihrer Mitgliedschaft und
der Zustand Ihres Clubs bestimmen, ob Sie in der Lage sind zu tun, was Lions am Herzen liegt — sich zu
engagieren.
Mitgliedschaftsarten und -kategorien für jedes Mitglied Ihres Clubs kennen
Mitgliedschaftsarten und -kategorien ermöglichen Flexibilität beim Engagement eines aktiven Mitglieds,
damit die Mitgliedschaft in einem Club im heutigen hektischen Alltag flexibel bleibt.
• Mitgliedschaftsarten und -kategorien – Diese Kurzanleitung erläutert die verschiedenen zur Auswahl
stehenden Mitgliedschaftsprogramme im Detail:
▪ Mitgliedschaftsarten – Die Vereinigung bietet sowohl reguläre Mitgliedschaften als auch
spezielle, vergünstigte Mitgliedschaftsprogramme für Familien, Universitätsstudent*innen,
ehemalige Leos und junge Erwachsene. Diese bestimmen die Höhe der internationalen
Gebühren und Beiträge, die jedem Lionsmitglied in Rechnung gestellt werden.
Zurück zum Inhaltsverzeichnis 4▪ Mitgliedschaftskategorien – Es gibt mehrere Mitgliedschaftskategorien, die ordentlichen
Clubmitgliedern ein unterschiedliches Maß an Beteiligung anbieten, um sich deren
ehrenamtlichen Bedürfnissen optimal anzupassen. Clubgebühren können bei diesen Kategorien
unterschiedlich ausfallen, und die jeweiligen Beitragshöhen sind in der Satzung und den
Zusatzbestimmungen des Clubs festgelegt.
Besondere Mitgliedschaftsprogramme
• Familienmitglieder - Das Familienmitgliedschaftsprogramm kann von allen Familienmitgliedern, die
1.) für eine Lions-Mitgliedschaft in Frage kommen, 2.) derzeit demselben Club angehören bzw.
beitreten und 3.) im selben Haushalt leben und durch Geburt, Heirat oder eine andere gesetzmäßige
Beziehung miteinander verwandt sind, in Anspruch genommen werden. Damit Sie am
Familienmitgliedschaftsprogramm teilnehmen können, muss Ihr*e Clubsekretär*in das
Bescheinigungsformular für Familieneinheiten oder das Online-Formular ausfüllen.
Junge Lions sind dynamische Mitglieder unserer Organisation im Alter bis zu 40 Jahren, die neue
Perspektiven und Führungskompetenzen in unsere Clubs und Gemeinschaften bringen.
▪ Der Mitgliedschaftsleitfaden für junge Lions hilft jungen Lions dabei, die Club- und Mitgliedschaftsart
zu finden, welche Ihrem gemeinnützigen Engagement und Interesse am ehesten entspricht.
▪ Der Leitfaden zum Austausch mit Jungen Lions bietet hilfreiche Tipps und Überlegungen zur
Gewinnung neuer, junger Lions für Ihren Club und bietet Anregungen, wie man ihnen zu positiven
Mitgliedererfahrungen verhelfen kann.
▪ Become Involved, Become a Lion ist ein Video, in dem sich junge Erwachsene über ihre Beweggründe
für eine Lions-Mitgliedschaft, über deren Vorteile und über die Art der Hilfsprojekte, die ihnen
naheliegen, äußern.
▪ Junge Führungskräfte treten in Aktion zeigt junge Führungskräfte im Einsatz und verdeutlicht, wie
wichtig es ist, dass sie Gelegenheiten erhalten, ihre Ideen auf jeder Ebene unserer Organisation
einzubringen. Gemeinsam sind WIR stärker.
• Programm für Studentenmitglieder - An Bildungseinrichtungen eingeschriebene Student*innen
zwischen 18 und 30 Jahren können das Programm für Studentenmitglieder nutzen und nur die Hälfte
der internationalen Mitgliederbeiträge zahlen. Außerdem sind sie von jeglichen Aufnahmegebühren
befreit.
• Clubzweige – Diese Webseite enthält Informationen und Hilfsmittel zu Clubzweigen, durch die Sie die
Mitgliederzahl Ihres Clubs steigern können, falls eine Gruppe von Personen auf verschiedene Weise
beteiligt sein möchte.
Zurück zum Inhaltsverzeichnis 5LEO-LIONS / EHEMALIGE LEOS
Derzeitigen und ehemaligen Leos wird beim Wechsel zur Lions-Mitgliedschaft die
Gründungsgebühr/Aufnahmegebühr erlassen. Außerdem werden ihnen ihre Dienstjahre als Leo-Mitglied in
den Lions-Mitgliedschaftsunterlagen angerechnet.
Das Leo-Lion Mitgliedschaftsprogramm ist für derzeitige und ehemalige Leos im Alter zwischen 18 und 35
Jahren vorgesehen, die mindestens ein Jahr und einen Tag Leo-Mitglied waren.
Leo-Lion-Mitgliedern werden außerdem die Hälfte der internationalen Mitgliederbeiträge und die
Gründungs-/Aufnahmegebühren erlassen. Weiterhin genießen sie zahlreiche Vorteile wie z. B.
Stipendienmöglichkeiten und die Gelegenheit, als ernannte internationale Leo-Lion-Verbindungspersonen im
Vorstand zu wirken.
▪ Übergang vom Leo zum Lion – Mit dieser handlichen Karte können sie schnell die Vorteile des Leo-
Lion-Programms und die Eignungskriterien nachsehen.
▪ Setzen Sie Ihre Hilfstätigkeit fort – werden Sie Lionsmitglied ist ein Werbeflyer, der die Vorteile des
Leo-Lion-Programms und die zahlreichen verfügbaren Cluboptionen (wie z. B. Eintritt in einen bereits
bestehenden Lions Club oder die Bildung eines Clubzweigs) hervorhebt.
▪ Die Leo-Lion-Kurzanleitung bietet zwei einfache Leitfäden auf einer handlichen Karte. Auf der einen
Seite befindet sich eine kurze Checkliste, mit der Lions Leos beim Übergang zur Lions-Mitgliedschaft
helfen können. Auf der anderen Seite befindet sich eine Checkliste für Leos zur Orientierung, wenn
sie ihr Engagement als Lions fortsetzen wollen.
▪ Häufig gestellte Fragen Dieser Fragenkatalog beantwortet die gängigsten Fragen zum Leo-Lion-
Programm.
• Weltweiter Lions-Einführungstag - Der weltweite Lions-Einführungstag ist ein globales Ereignis, an
dem wir neue Mitglieder willkommen heißen, unsere Mitgliedschaft erweitern und unser
Engagement in der gemeinnützigen Arbeit öffentlich bekannt machen. Werden Sie aktiv, und
beginnen Sie mit der Planung des weltweiten Lions-Einführungstags.
▪ Planungsleitfaden zum weltweiten Lions-Einführungstag - Dieser umfassende Leitfaden enthält
Werbeideen, Tipps für gute Planung und Public Relations-Vorschläge, die Ihrem Club, Distrikt
und Multidistrikt bei der Ausrichtung einer erfolgreichen und bedeutsamen Feier helfen.
Zurück zum Inhaltsverzeichnis 6Neu gewonnene Mitglieder aufnehmen
Ihr Clubsekretär wird bei der Aufnahme neuer Mitglieder in Ihren Club eng mit Ihnen zusammenarbeiten.
Wenn ein neues Mitglied dem Club beitritt, sollte es entsprechend beraten werden, damit es die
Mitgliedschaftskategorie auswählt, die am besten zu dem von ihm gewünschten Maß an Clubbeteiligung
passt. Ferner sollte man unbedingt die verschiedenen, von der Vereinigung angebotenen
Mitgliedschaftsarten kennen, die einem potenziellen Mitglied eine reduzierte internationale Beitragsgebühr,
darunter Familienmitgliedschaft, Studentenmitgliedschaft und Leo-Lion-Mitgliedschaft, ermöglichen.
• Mitgliedschaftsantrag - Dieses beschreibbare PDF-Formular kann einem potenziellen neuen Mitglied
direkt per E-Mail übermittelt werden. Sie können die Informationen aus dem Formular zur
Aufnahme neuer Mitglieder in MyLCI verwenden. Bewahren Sie bitte eine Kopie aller
Mitgliedschaftsanträge mit Ihren offiziellen Clubdokumenten auf, und fertigen Sie auch für das
potenzielle Mitglied eine Kopie an.
Orientierung für neue Mitglieder
• Willkommensheft für neue Mitglieder – Dieser Leitfaden enthält Näheres über die Aufgabe der
Organisation, die Hilfsprojekte, die Organisationsstruktur usw.
• Leitfaden zur Durchführung von Orientierungsveranstaltungen für neue Lionsmitglieder – Dieser
unterstützt den*die Schulungsleiter*in bei der Planung von Orientierungsveranstaltungen für neue
Mitglieder und liefert Tipps zur erfolgreichen Durchführung der Orientierung.
• Orientierungsleitfaden für neue Mitglieder – Während der Orientierungsveranstaltung folgen neue
Mitglieder dem*r Schulungsleiter*in. Darüber hinaus können die Mitglieder den Leitfaden während
Ihrer Lions-Mitgliedschaft als Nachschlagewerk nutzen.
• PowerPoint-Präsentation zur Orientierung für neue Mitglieder - eine Präsentationsvorlage, die
der*die Orientierungsleiter*in bei Orientierungsveranstaltungen einsetzen kann. Die Präsentation
soll für die Bedürfnisse des Clubs gestaltet werden.
• Das Lions-Mentoring-Programm – kann in Verbindung mit der Orientierung für neue Mitglieder
eingesetzt werden, um sicherzugehen, dass das neue Mitglied beide Programme erfolgreich
absolviert.
Zurück zum Inhaltsverzeichnis 7Mentoring-Programm
Das Lions-Mentoring-Programm soll jedes Mitglied dabei unterstützen, sich möglichst effektiv gemeinnützig
zu engagieren. Erzielt wird dies durch ein Programm für persönliche Entwicklung, das Mitglieder befähigt, das
Potenzial ihrer persönlichen Fähigkeiten und Kenntnisse auszuschöpfen. Das Lions-Mentoring-Programm
bereitet sie auf Führungsaufgaben in Clubs, in der Vereinigung sowie im persönlichen Umfeld vor. Für Lions
Clubs International bedeutet dies eine Verbesserung des Engagements und der Hilfeleistungen zugunsten
derjenigen, die am meisten darauf angewiesen sind.
• Ratgeber zum Mentoring-Programm für Anfänger*innen - Das Lions-Mentoring-Programm für
Anfänger*innen soll zu Beginn der ehrenamtlichen Arbeit neuer Lions-Mitglieder Struktur und
Kohärenz bieten.
• Ratgeber zum Mentoring-Programm für Fortgeschrittene - Der Schwerpunkt dieses
Fortgeschrittenen-Ratgebers liegt darauf, ein Gespür für den Nutzen und die Notwendigkeit von
humanitären Hilfsprojekten und -programmen zu entwickeln und so Verantwortung für deren
Ergebnisse zu übernehmen.
Ihre ersten 30 Tage im Amt
Zu Beginn des Geschäftsjahres gibt es zahlreiche wichtige Aufgaben zu erledigen. Dazu gehört die
Zusammenarbeit mit dem*r Clubsekretär*in der*die das Mitgliederverzeichnis des Clubs führt und den
Kalender für Veranstaltungen und Projekte festlegt. Weiterhin muss unbedingt ein System zur Verwahrung
von Geschäftsakten, insbesondere zur Mitgliedschaft, geschaffen werden.
Sichergehen, dass Sie eine gültige E-Mail-Adresse hinterlegt haben
Lions Clubs International versendet monatliche Mitteilungen direkt an Beauftragte für Mitgliedschaft, um
Ihnen mit Rat, Unterstützung und Anregungen ein erfolgreiches Wirken zu ermöglichen. Neue Hilfsmittel und
Dokumente werden ständig entwickelt, und es sind eventuell auch Auszeichnungen und Anerkennungen
dabei, für die Sie in Frage kommen. Daher ist es wichtig, dass uns Ihre aktuelle E-Mail-Adresse vorliegt, damit
wir Sie auf alle Gelegenheiten aufmerksam machen können.
An der in Ihrem Distrikt angebotenen Clubamtsträgerschulung teilnehmen
Die von Ihrem Distrikt angebotene Schulung soll Ihrem gesamten Team von Club-Führungskräften helfen, ein
wirkungsvolleres Führungskräfteteam zu werden, und sie bietet jedem*r Amtsträger*in Gelegenheit, die
Grundfertigkeiten zur Erledigung der wichtigsten Aufgaben zu erwerben.
Zurück zum Inhaltsverzeichnis 8Ihre Mitglieder kennenlernen - Das Clubverzeichnis einsehen
Bleiben Sie mit Ihrem*r Clubsekretär*in in Kontakt, und sehen Sie Ihr Mitgliedschaftsverzeichnis noch im Juli
durch.
• Um möglichst aktuell gemeldete Mitgliederdaten zu finden, rufen Sie in MyLCI unter „Mein Lions
Club/Berichte“ den Bericht „Clubverzeichnis der Mitgliedschaftsdaten“ auf, um sich zu vergewissern,
dass alle verzeichneten Personen weiterhin aktive Clubmitglieder sind.
• Beschaffen Sie sich anhand des Mitgliedschaftsantrags die Kontaktinformationen neuer Mitglieder.
Fügen Sie alle noch nicht an LCI gemeldeten Mitglieder hinzu.
• Erstellen Sie gemeinsam mit Ihrem*r Clubsekretär*in eine Liste eventuell inaktiver Mitglieder, damit
diese vom Vorstand überprüft und ggf. aus dem Verzeichnis gestrichen werden können.
• Der*die Clubsekretär*in nimmt vor dem 30. Juni und dem 31. Dezember in MyLCI endgültige
Änderungen am Mitgliederverzeichnis vor, um sicherzustellen, dass Ihrem Club keine Gebühren für
ausgetretene Mitglieder berechnet werden. Erkundigen Sie sich bei dem*r vorherigen
Clubsekretär*in bitte danach, ob es am Ende des Geschäftsjahres Mitgliedschaftsänderungen gab.
• Ihr*e Clubsekretär*in kann zum Ausdrucken der Mitgliedsausweise MyLCI nutzen, sobald die
Mitgliedsgebühren bezahlt wurden, oder bei der Abteilung „Member Service Center“
Mitgliedschaftsausweise bestellen.
• Achten Sie insbesondere auf Clubmitglieder, die Lions erst vor kurzem beigetreten sind. Lions, die
der Vereinigung weniger als 3 Jahre angehört haben, neigen eher dazu, wieder auszutreten als
diejenigen, die schon länger Mitglied sind. Vergewissern Sie sich, dass neue Mitglieder mit der
Willkommensseite für neue Mitglieder und den Vorteilen einer Lionsmitgliedschaft vertraut sind.
Alle Kontaktinformationen Ihrer Mitglieder aktualisieren
Wenn Sie die Kontaktinformationen Ihrer Mitglieder auf dem neuesten Stand halten, können Sie für gute
Kommunikation im Club sorgen. Nutzen Sie den Bericht über aktualisierte Mitgliederinformationen in
MyLCI, um aktuelle Kontaktinformationen für alle Clubmitglieder zu sammeln.
• Lions-Clubs International – Veranstaltungskalender - Dieser Online-Kalender enthält wichtige
Informationen und Termine für größere Hilfsprojekte, Führungskräfteentwicklungs- und
Mitgliedschaftsprogramme, Initiativen sowie Veranstaltungen, einschließlich der Internationalen
Convention.
Zurück zum Inhaltsverzeichnis 9Monatliche Aufgaben
Als Clubbeauftragte*r für Mitgliedschaft werden Sie auf monatlicher Basis eine Reihe von Aufgaben
erledigen. Sie werden sich auf Clubtreffen und Vorstandstagungen vorbereiten.
Auf Programme und Treffen vorbereiten
• Ihr Club kann festlegen, welche Protokollstufe für alle Besucher*innen befolgt werden soll. Bei der
Begrüßung Ihrer Gäste sollten Sie über die Traditionen Ihres Clubs und das Maß an Formalität
informieren, damit die Gäste verstehen, was sie von einem Besuch in Ihrem Club erwarten können.
• Einführungsfeiern für neue Mitglieder – Dieser Leitfaden enthält Formulierungsvorschläge für die
Aufnahme neuer Mitglieder in den Club.
• Verwenden Sie einen Anmeldebogen für Gäste, der deren Einladung bzw. der Erstellung einer Liste
potenzieller Mitglieder dienen soll.
• Erstellen Sie eine nach Mitglied und Datum (nur Monat und Tag) sortierte monatliche Geburtstags-
und Clubjubiläumsliste, schicken Sie diese an den*die Beauftragte*n für Marketing Communications
als Beilage für den Newsletter und an den*die Clubpräsident*in für die Ankündigung (besonderer
Anlässe) auf jedem Clubtreffen.
• Sie werden möglicherweise gebeten, bei der Verteilung von Chevrons für Hilfeleistungen und
Mitgliedschaft usw. zu helfen. Auszeichnungen werden häufig dem*r Clubpräsident*in zur
Überreichung zugeschickt.
Zurück zum Inhaltsverzeichnis 10Geschäftsunterlagen des Clubs unterhalten
Unterhalten Sie die Unterlagen zu allen wichtigen Supportfunktionen im Bereich Mitgliedschaft,
einschließlich von Mitgliedschaftsanträgen zur Vorlage bei dem*r Clubsekretär*in, damit diese*r die
Unterlagen für allgemeine Mitgliedertreffen, Ausschusssitzungen und Vorstandstagungen führen kann.
Mitgliedsunterlagen verwalten
• Mitgliedschaftsantrag – Dieses beschreibbare Formular kann einem neuen potenziellen Mitglied
direkt per E-Mail geschickt werden. Geben Sie dem*r Clubsekretär*in ein Exemplar des Antrags,
damit das neue Mitglied dem Mitgliedsverzeichnis in MyLCI hinzufügen kann.
• Antrag auf Mitgliedschaft auf Lebenszeit – Dieser Antrag ist für Mitglieder, die die Kriterien erfüllen,
um bei der Vereinigung Mitglied auf Lebenszeit zu werden.
• Neue Mitgliederbeiträge und Gebühren – Diese Tabelle gibt die internationalen Beiträge und
Gebühren an, die dem Club für seine Mitglieder basierend auf dem Monat, in dem das neue Mitglied
gemeldet wurde, in Rechnung gestellt werden.
Vierteljährliche Treffen
Zonentreffen (Treffen des Distrikt-Governor-Beratungsausschusses)
Der Distrikt-Governor-Beratungsausschuss besteht aus einer Zone Chairperson und Amtsträger*innen aus
den vier (4) bis acht (8) Clubs, die die Zone bilden. Die Clubamtsträger*innen aus diesen Clubs treffen sich
einmal im Vierteljahr, meist während der ersten drei Quartale des Geschäftsjahres, wobei die Zone
Chairperson den Vorsitz hat.
• Muster für Treffen des Distrikt-Governor-Beratungsausschusses – Dieser Leitfaden vermittelt sowohl
der Zone Chairperson als auch den Clubamtsträger*innen ein besseres Verständnis darüber, was auf
den vierteljährlichen Zonentreffen zu erwarten ist. Sie werden während mindestens eines Treffens,
bei dem es um Mitgliedschaft geht, eine führende Rolle spielen. Die Zonentreffen geben Ihnen
Gelegenheit, bewährte Verfahrensweisen Ihres Clubs weiterzugeben und von anderen
Clubbeauftragten für Mitgliedschaft zu lernen.
Zurück zum Inhaltsverzeichnis 11Halbjährliche Aufgaben – Schwerpunkt auf Dezember und Juni
Die Mitgliederliste gemeinsam mit dem*r Clubsekretär*in überprüfen und aktualisieren
Ihr Club wird zweimal jährlich von der Internationalen Vereinigung eine Rechnung erhalten. Die meisten
Distrikte und Multidistrikte stellen ihre Gebühren ebenfalls zweimal jährlich in Rechnung. Ihr*e
Clubsekretär*in wird Sie eventuell darum bitten, mit ihm gemeinsam zweimal jährlich das
Mitgliederverzeichnis zu prüfen, um sicherzugehen, dass dieses sämtliche Mitglieder, einschließlich der
jüngst dem Club beigetretenen, enthält.
• Neue Mitgliederbeiträge und Gebühren – Diese Tabelle gibt die internationalen Beiträge und
Gebühren an, die dem Club für seine Mitglieder basierend auf dem Monat, in dem das neue Mitglied
gemeldet wurde, in Rechnung gestellt werden.
Jährliche Veranstaltungen
Distrikt-/Multidistriktversammlungen
Versammlungen bieten ausgezeichnete Gelegenheiten, bewährte Verfahrensweisen und Ideen mit anderen
Clubbeauftragten für Mitgliedschaft auszutauschen. Außerdem können Sie sich mit anderen
Clubbeauftragten zusammentun, und zwar als Führungskräfte, die Ihren Club bei der Optimierung seiner
Hilfsprojekte, seines Mitglieder- und seines Führungskräftewachstums anleiten.
Checkliste für das Jahresende
Anträge auf Mitgliedschaftsauszeichnungen
• Chevron-Auszeichnungsprogramm - Das Chevron-Auszeichnungsprogramm ehrt Lions für ihr
langjähriges ehrenamtliches Engagement. Die Auszeichnung wird ab 10 Jahren ehrenamtlicher Arbeit
alle fünf Jahre für bis zu 75 Einsatzjahre verliehen. Chevron-Auszeichnungen für das aktuelle
Geschäftsjahr gehen im ersten Quartal automatisch an die Distrikt-Governor, damit sie den
Empfänger*innen bei einer geeigneten Veranstaltung überreicht werden können, z. B. bei einer
Distriktversammlung oder einer anderen Feier.
• Club-Excellence-Auszeichnung - Ihr Erfolg als Beauftragte*r für Mitgliedschaft ist direkt mit dem
Erwerb dieser Auszeichnung durch Ihren Club gekoppelt: Er kann diese Auszeichnung erwerben,
indem er sich in den vier Hauptbereichen von LCI Forward besonders hervortut; Verbesserung der
Mitgliedschaft, gemeinnützige Projekte, Marketing/Kommunikation und effektives
Clubmanagement. Die besten Clubs erwerben diese Auszeichnung jährlich. Sorgen Sie gemeinsam
mit Ihrem*r Clubpräsident*in und -sekretär*in dafür, dass dieser Antrag unmittelbar nach Ende des
Geschäftsjahres ausgefüllt wird.
Zurück zum Inhaltsverzeichnis 12• Auszeichnungen für Mitgliederzufriedenheit - Clubs, die ein Geschäftsjahr mit einem Netto-
Mitgliederzuwachs abschließen, haben zwei Möglichkeiten, die Bannerauszeichnung für
Mitgliederzufriedenheit zu erhalten.
• Mitgliedschaftsschlüssel-Auszeichnungen – Alle Clubmitglieder können sich Mitgliedschaftsschlüssel-
Auszeichnungen erwerben, wenn sie einen neuen Lion sponsern, der Ihrem Club mindestens ein Jahr
treu bleibt. Diese Auszeichnungen werden monatlich an Ihre*n Clubsekretär*in versandt.
Organisieren Sie gemeinsam mit Ihrem*r Clubsekretär*in eine sinnvolle Überreichung der
Auszeichnungen an verdiente Mitglieder.
• Auszeichnungen für Clubaufbau – Alle Lionsmitglieder können Auszeichnungen für Clubaufbau
erwerben. Diese werden Lions verliehen, die bei der Gründung neuer Clubs behilflich sind, die
mindestens ein Jahr aktiv und vollberechtigt bleiben.
Dokumente vorbereiten und den neuen Clubbeauftragten für Mitgliedschaft einweisen
Zur Dokumentation von Tagesordnungen, Protokollen, Mitgliedschaftsverzeichnissen und Berichten, neuen
Mitgliedschaftsanträgen, Ausschussberichten und wichtiger Korrespondenz für das Jahr wird häufig ein
Notizbuch verwendet. Wenn es monatlich aktualisiert wird, kann es dem*r antretenden Clubbeauftragten
für Mitgliedschaft als hilfreiche Referenz dienen. Falls der Club beschließt, die Dateien elektronisch zu
archivieren, sollten sämtliche Unterlagen, die sich auf die Dokumentation aller Mitgliedschafts- und
Geschäftsabläufe beziehen, in das Archiv aufgenommen werden.
Rechtlichkeiten und Formsachen
• Datenschutzbestimmungen von Lions Clubs International - Lions Clubs International (LCI) setzt sich
für den Schutz der persönlichen Daten unserer Mitglieder ein.
• Lions Clubs International Foundation Datenschutz - Die Lions Clubs International Foundation (LCIF)
nimmt den Datenschutz im Zusammenhang mit unseren Webseiten-Besuchern, Spendern und Lions
sehr ernst. Persönliche Informationen werden weder verkauft oder verliehen noch anderweitig an
Privatpersonen oder Organisationen weitergegeben.
Maßgebende Dokumente und Mitgliedschaftsbestimmungen
• Einheitliche Fassung der Clubsatzung und Zusatzbestimmungen - Ihr Club kann über eine eigene
Satzung und Zusatzbestimmungen verfügen. Falls nicht, fällt er unter die Einheitliche Fassung der
Clubsatzung und Zusatzbestimmungen. Sorgen Sie unbedingt dafür, dass Ihnen stets die aktuellste
Ausgabe vorliegt, um im Bedarfsfall auf die Privilegien und Verpflichtungen verschiedener
Mitgliedschaftskategorien verweisen zu können. Ihr*e Clubsekretär*in sollte sowohl Ihnen als auch
jedem neuen Mitglied eine aktuelle Version bereitstellen.
Zurück zum Inhaltsverzeichnis 13Clubartikel online im LCI Shop bestellen
Im Club Supplies Store (Clubbedarf) kann man ganz bequem die am häufigsten verwendeten Artikel sowie
Markenartikel von Lions Clubs International bestellen. Ihr*e Clubpräsident*in, -sekretär*in oder -
schatzmeister*in kann Ihnen eventuell bei Bestellungen behilflich sein, die dem Clubkonto belastet werden.
Nachfolgend sind einige Links zu den am häufigsten bestellten Artikeln angeführt:
• Artikel für Clubtreffen – Dieser Abschnitt im Online-Katalog für Clubartikel enthält Hammer, Glocken,
Formulare für Clubtreffen und Namensschilder für Mitglieder.
• Kits für Neumitglieder - Die im Kit für neue Mitglieder enthaltenen Artikel heißen ein Lionsmitglied in
der Organisation willkommen und würdigen auch die bürgende Person des neuen Mitglieds.
• Lions-Kleidung - Dieser Bereich enthält Clubwesten, Hemden, Kappen und andere beliebte
Kleidungsartikel. Viele können Ihren clubspezifischen Informationen gemäß individuell gestaltet
werden.
• Friedensplakat-Kit – Diese Kits sind nur zwischen dem 15. Januar und dem 1. Oktober jedes Jahres
erhältlich.
• Auszeichnungen und Medaillen
https://lionsclubsinternational.myshopify.com/collections/awards-recognition - Hier finden Sie
verschiedene Medaillen und Urkunden.
• Tafeln, Auszeichnungen und Anerkennungen - Dieser Abschnitt enthält eine Vielzahl von Produkten,
die Ihnen helfen, herausragende Lions anzuerkennen.
• Sollten Sie weitere Fragen zu Clubartikeln haben, wenden Sie sich bitte per E-Mail an
orderdetails@lionsclubs.org.
Zurück zum Inhaltsverzeichnis 14District and Club Administration Division
300 W. 22nd Street
Oak Brook IL 60523-8842 USA
www.lionsclubs.org
E-Mail: membership@lionsclubs.org
Fax: +1 630-468-6734
DA-CMCEB.GE 2/2021
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