Compliance Handbuch Unser Verhaltenskodex und unsere Regeln - ZOELLER-KIPPER
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Compliance Handbuch Unser Verhaltenskodex und unsere Regeln
INHALTSVERZEICHNIS 1. Was ist Compliance? S. 3-5 2. Die ZOELLER Compliance Organisation S. 6-7 3. KIRCHHOFF Ecotec Verhaltenskodex S. 8-13 4. Unsere Regeln S. 14-17 5. Kontakt S. 18
Was ist Compliance? „Compliance” heißt, Regeln und Gesetze einzuhalten. Die ZOELLER Compliance Organisation hilft, Regeln zu erklären, diese im Alltag einzuhalten und zu kontrollieren. So können wir mögliche Risiken auf ein Minimum reduzieren. Verantwortungsvoll DENKEN und HANDELN
Gesetzes-/Regelverstöße
Im Arbeits- und Geschäftsalltag begegnen wir einer
Vielzahl von Risiken, die einen Gesetzesverstoß bedeuten können.
Risiken:
Schädigendes
Mitarbeiter:Innen-Verhalten Einkauf
• Diebstahl • Bestechung
• Geheimnisverrat • Untreue
• Betrug
• nicht betriebsbezogene Straftaten
Verkauf Organisation
• Korruption • Risikofrüherkennung
• Kartellrecht • Eingreifen
• Außenwirtschaftsrecht • Berichts- und Dokumentationspflichten
• Auftragsvergaben • Überwachung
• Steuerhinterziehung
Folgen:
Wenn wir gegen Gesetze und Regeln • Strafen für das Unternehmen ZOELLER
verstoßen, drohen für unser Unternehmen Ausschluss von Aufträgen, Abbruch von
und/oder unsere Mitarbeitenden sowohl zi- Geschäftsbeziehungen, Erpressungsver-
vil- als auch strafrechtliche Konsequenzen: suche, Imageschäden, negative Beurtei-
lung am Kapitalmarkt
• Geldstrafen
Bußgelder, Schadens- und Straf- • Strafen gegen unsere Mitarbeitenden
schadensersatz und/oder Führungskräfte
Freiheitsstrafen, Kündigung
04 Compliance HandbuchUnd wen betrifft es? Compliance geht uns alle an. • Alle Mitarbeitende, Auszubildende, Praktikums- und Leiharbeitskräfte • Vorgesetzte, Geschäftsführung, Gesellschafter:Innen • Kunden:Innen und Lieferfirmen • Banken und Geldgeber • Staat und Behörden • Wirtschafts- und Betriebsprüfende • Andere Geschäftspartner:Innen
Unsere Compliance Organisation „Die Mitarbeitenden der KIRCHHOFF Gruppe verpflichten sich, stets in Übereinstimmung mit den geltenden nationalen und internationalen Richtlinien und Konventionen zur Geschäftsethik und zur sozialen Verantwortung zu handeln.“ LEITSATZ der KIRCHHOFF Gruppe
Leitsatz der KIRCHHOFF GRUPPE
Verhaltenskodex (ab Seite 8)
Handbuch
Mitarbeiter:Innen-Erklärung
Compliance Hotline:
06131 887-0
Compliance Postfach:
compliance@zoeller-kipper.deVerhaltenskodex
(Code of Conduct)
Präambel
Grundlage dieses Verhaltenskodex sind sowie HIDRO-MAK und bildet ein Dach für
die Unternehmenswerte der KIRCHHOFF alle weiteren KIRCHHOFF Ecotec-Richtli-
Ecotec GmbH, die die Basis unserer Kultur nien. Die KIRCHHOFF Ecotec GmbH er-
bilden. Die Werte beeinflussen unser tägli- wartet von allen Mitarbeitenden auf allen
ches Verhalten. Ebenen und von allen, die im Namen von
KIRCHHOFF Ecotec, ZOELLER, FAUN,
Der vorliegende Verhaltenskodex ist eine FARID, SuperiorPak und HIDRO-MAK tätig
konkretere Ergänzung dazu. sind, wie Handelsvertretende, Beratende
und andere Geschäftspartner:Innen, den
Der Verhaltenskodex hat nicht den An- Verhaltenskodex einzuhalten.
spruch abschließend zu sein. Das heißt,
dass es immer eine Reihe von Situationen Wenn lokale Gesetze oder interne Regelung-
geben wird, in denen die Leitlinien nicht en gegenüber der KIRCHHOFF Ecotec GmbH
ausreichen und in denen die Mitarbeiten- umfassendere Vorgaben machen, als die im
den sich auf die Werte und den gesunden Verhaltenskodex festgelegten, haben diese
Menschenverstand verlassen oder Rat ein- Vorrang und müssen befolgt werden.
holen müssen. Dieser Verhaltenskodex gilt Es liegt in der Verantwortung der Mit-
für die KIRCHHOFF Ecotec GmbH und arbeitenden, diesen Verhaltenskodex zu
die Unternehmen der ZOELLER Gruppe, kennen und zu verstehen, ebenso wie die
FAUN Gruppe, SuperiorPak, FARID Gruppe Gesetze, die bei der Ausführung seiner
08 Compliance HandbuchUNTERNEHMENS- MENSCHEN
INTEGRITÄT
SOZIALE VERANTWORTUNG
Elemente des
Code of Conduct
Tätigkeit gelten, und diese Gesetzmäßig- Alle Mitarbeitenden werden zu sofortigem
keiten in Wort und Sinn zu befolgen. Alle Handeln aufgefordert, wenn sie mit einem
Führungskräfte der KIRCHHOFF Ecotec Verstoß gegen diesen Verhaltenskodex
Gruppe handeln bei der Einhaltung des Verhal- konfrontiert werden. Diese Fälle können dem
tenskodex als Vorbilder. Die Führungskräfte direkten Vorgesetzten oder den Mitgliedern
sind verpflichtet, die ihnen unterstellten Mit- des Ethikausschusses gemeldet werden.
arbeitenden über den Verhaltenskodex zu in-
formieren und sie bei der Einhaltung des Ver-
haltenskodex zu fördern und zu überwachen.
Sollten Sie Fragen haben oder einen Rat hin-
sichtlich des Inhalts, der Auslegung oder der
Anwendung dieses Verhaltenskodex benöti-
gen, wenden Sie sich bitte an ihren direkten
Vorgesetzten.
Die Nichteinhaltung dieses Verhaltens-
kodex wird nicht toleriert und kann zu
disziplinarischen Maßnahmen durch den
Arbeitgebenden führen.
09Verhaltenskodex
Unternehmensintegrität (Integrity)
Bestechung und Korruption Geschenke und Bewirtungen
(Fraud and Corruption) (Gifts and Invitations)
Wir lehnen es ab, Bestechungsgelder oder Wir versichern uns, dass berufsbezogene
unrechtmäßige Zahlungen anzubieten, zu Geschenke, Essen oder Unterhaltungs-
leisten oder entgegenzunehmen oder uns veranstaltungen angemessen sind und wir
auf irgendeine Weise korrupt zu verhalten, bieten sie niemals an oder akzeptieren sie,
sei es direkt oder durch Dritte. wenn sie eine geschäftliche Entscheidung
unrechtmäßig beeinflussen oder unsere
Unabhängigkeit oder unser Beurteilungs-
vermögen beeinträchtigen könnten.
Vermögen des Unternehmens Interessenkonflikte
(Secure the Assets of the Company) (Conflict of Interest)
Wir respektieren und schützen das Eigen- Wir versuchen, Situationen zu meiden, in
tum und die Mittel der KIRCHHOFF Ecotec denen unsere persönlichen Interessen oder
GmbH, sowohl materiell als auch immateri- Handlungen mit den Zielen von KIRCHHOFF
ell, und nutzen sie nicht für unrechtmäßige Ecotec GmbH in Konflikt stehen könnten
Zwecke. Wir denken bei unseren unterneh- oder in Konflikt zu sein scheinen.
merischen Vorhaben langfristig. Unser Ziel
ist es, das Vermögen des Unternehmens zu
vergrößern.
10 Compliance HandbuchWettbewerb Vertrauliche Informationen
(Competition) (Confidential Information)
Wir bekennen uns zu einem intelligenten Wir verwahren vertrauliche Informationen si-
Wettbewerb, der auf Preis, Qualität und cher und verhindern, dass sie in falsche Hände
Service basiert und suchen unseren Wett- geraten. Wir respektieren die Schutzrechte
bewerbsvorteil ausschließlich durch legale interner und externer Geschäftspartner:
Mittel. Wir führen den Wettbewerb mit dem Innen.
Ziel, das Vermögen des Gesamtunterneh-
mens KIRCHHOFF Ecotec GmbH zu vergrö-
ßern.
Kommunikation und Berichtswesen Dritte, Handelsvertretende und
(Communication and Reporting) Lieferant:Innen (Third Party)
Wir übermitteln Informationen über das Wir schließen nur Verträge mit Handels-
Unternehmen zeitnah und präzise. Wir infor- vertretenden, Vertretern Dritter oder
mieren sachgerecht und nicht irreführend. Lieferant:Innen ab, wenn ihre Verhaltens-
Wir sorgen dafür, dass unsere Finanzberich- standards unserem Kodex entsprechen.
te und anderen Berichte und Aufzeichnun-
gen vollständig und richtig sind. Wir sorgen
für ehrliches, transparentes und zuverlässi-
ges Berichtswesen – gleichermaßen in der
internen wie in der externen Kommunikati-
on.
11Verhaltenskodex
Menschen (People)
Vielfalt, faire Behandlung Belästigung und Diskriminierung
und Arbeitsnormen (Discrimination)
(Diversity, Variety, Standards) Wir dulden keine Belästigung oder Diskrimi-
Wir behandeln alle Menschen gleich und nierung von Personen, die für oder mit uns
akzeptieren Unterschiede. Wir halten arbeiten.
Arbeitsnormen ein und respektieren die Ko-
alitionsfreiheit.
Menschenrechte Sicherheit & Gesundheit
(Human Rights) (Health & Safety)
Wir schützen die Menschenrechte und hal- Die Sicherheit und Gesundheit der Perso-
ten sie ein. nen, die für oder mit uns arbeiten, steht für
uns an erster Stelle.
Privatsphäre
(Privacy)
Wir respektieren und schützen die Privat-
sphäre jedes Menschen und halten uns
an die Gesetze zum Datenschutz und zum
Schutz der Privatsphäre.
12 Compliance HandbuchRolle in der Gesellschaft (Social Responsibilty)
Umwelt Technologie
(Environment) (Technology)
Wir sind zum Umweltschutz verpflichtet und Wir entwickeln innovative Produkte, Tech-
übernehmen die Verantwortung dafür, den nologien und Prozesse, die der Gesellschaft
Umweltschutz stetig zu verbessern. dienen.
Qualität Gemeinschaft
(Quality) (Social Responsibility)
Wir erfüllen hohe Standards bei der Qualität Wir respektieren die Gemeinschaft um uns
und Produktsicherheit und haben uns zur herum, engagieren uns in gesellschaftlichen
Herstellung höchster Qualität und sicherer Belangen, nehmen an öffentlichen Debatten
Produkte verpflichtet. teil und führen einen aktiven Dialog mit un-
seren Anteilshabenden.
Kunden Lobbyarbeit und Sponsoring
(Customer Focus) (Sponsoring)
Wir behandeln unsere internen wie exter- Wir beteiligen uns an rechtmäßigen Akti-
nen Kunden:Innen stets mit Respekt. Unser vitäten der nationalen und internationalen
höchstes Ziel ist es, die Zufriedenstellung Politikgestaltung. Unser Sponsoring ist
unserer internen wie externen Kunden:In- transparent.
nen in Qualität, Kosten und Service. Wir
arbeiten fortlaufend daran, die interne und
externe Zufriedenheit zu verbessern.
13Unsere Regeln
Wie verhalte ich mich im Berufsalltag.
Bewirtungen Geschenke vergeben und annehmen
• Wertgrenzen: wir beziehen uns auf die • Wertgrenzen: wir beziehen uns auf die
aktuelle Lohnsteuerregelung aktuelle Regelung der Steuerbehörde/
Finanzamt
• Für jede Bewirtung ist ein Bewirtungs-
beleg auszufüllen und mit der Rechnung • Geschenke dürfen nur ausgegeben oder
einzureichen (Abzeichnung durch angenommen werden, wenn dadurch
Vorgesetzten und Buchung durch keine Beeinflussung der Auftragsvergabe
Finanzbuchhaltung) stattfindet
• Geschäftspartner:Innen dürfen nur einge- • Geschenke von Lieferfirmen gehen in die
laden werden, wenn dadurch keine Beein- Belegschaftstombola oder in das Firmen-
flussung der Auftragsvergabe stattfindet eigentum über
• Geldgeschenke in bar sind verboten und
grundsätzlich abzulehnen
Warum gibt es Compliance Regeln:
UK BRIBERY ACT: Wenn ein Unternehmen eine Bestechungstat begangen
hat, kann die Führungsebene des Unternehmens verantwortlich gemacht wer-
den, auch wenn sie keine Tätereigenschaft aufweist. Eine Führungskraft ist
für die Bestechungstat immer dann verantwortlich, wenn in die Tatbegehung
des Unternehmens eingewilligt wurde oder diese zumindest geduldet war.
Die Geldstrafe kann unbegrenzt ausfallen! Freiheitsstrafen sind nicht ausge-
schlossen!Sonstige Einladungen (z.B. Events) Ordnungsgemäße Buchführung und Bilan-
aussprechen und annehmen zierung
• Wertgrenzen: wir beziehen uns auf die Wir kommen unseren handelsrechtlichen
aktuelle Regelung der Steuerbehörde/ Verpflichtungen nach:
Finanzamt
• Wir führen unsere Bücher sauber und
• Einladungen dürfen nur ausgesprochen nachprüfbar
oder angenommen werden, wenn da-
• Wir achten auf ordnungsgemäße Belege
durch keine Beeinflussung der Auftrags-
vergabe stattfindet • Wir kommen unseren Zahlungsverpflich-
tungen nach
• Wir lassen uns durch eine unabhängige
Wirtschaftsprüfungsgesellschaft prüfen
• Wir führen ein transparentes internes
Reporting
Um Fehler zu vermeiden und sachgerechte
Entscheidungen treffen zu können, achten
wir auf die Funktionstrennung (Segregation
of duties) und praktizieren bei allen Schlüs-
selprozessen ein strenges Vier-Augen-Prin-
zip.
SARBANES-OXLEY ACT: US-Bundesgesetz, das als Reaktion auf Bilanzskandale
die Verlässlichkeit der Berichterstattung von Unternehmen verbessern soll.
Das Gesetz gilt für US-amerikanische und ausländische Unternehmen, deren Wert-
papiere an US-Börsen gehandelt werden, deren Wertpapiere mit Eigenkapitalcha-
rakter in den USA außerbörslich gehandelt werden, oder deren Wertpapiere in den
USA öffentlich angeboten werden sowie für deren Tochterunternehmen.Unsere Regeln
Wie verhalte ich mich im Berufsalltag.
IT Exportregelungen
Jeder Mitarbeitende ist für die Pflege und Für Händlerverträge nutzen wir unsere
den Schutz von Daten, Dateien sowie Soft- Vertragsvorlage. Potenzielle neue Händler-
ware und Hardware vom Unternehmen mit firmen müssen eine Due Dilligence Prüfung
verantwortlich. Dies gilt auch für alle von durchlaufen.
ihm versandten elektronischen Daten oder
Dateien. Das Abrufen oder Verteilen von Für Brokerverträge nutzen wir unsere ge-
nicht gesetzeskonformen Inhalten ist abso- prüfte Vertragsvorlage; diese beinhaltet eine
lut verboten. Bei Auffälligkeiten jeglicher Art Due Dilligence Abfrage.
kontaktieren Sie bitte die IT-Abteilung.
Für Letter of Authorization (LOA) nutzen wir
ebenfalls unsere geprüfte Vertragsvorlage.
Rekrutierungsprozess
Nach dem Allgemeinen Gleichbehandlungs-
gesetz (AGG) bevorzugen wir keine Bewer- Teilnahme an Ausschreibungen
benden eines bestimmten Geschlechts, Ausschreibungen sind immer von Geschäfts-
Alters, einer bestimmten Nationalität oder führenden und Prokurist:Innen zu genehmi-
nahestehende Personen. Alle Bewerbungs- gen und erfolgen ausschließlich unter Einhal-
unterlagen durchlaufen die gleiche tung der jeweils aufgeführten rechtlichen
Prozedur. Regelungen.
Kinderarbeit Angebotsabsprachen…
Wir halten uns immer und ausnahmslos … mit fremden Dritten sind ausgeschlossen.
an die aktuell gültigen Regelungen des
Jugendarbeitsschutzgesetzes (JArbSchG)
– zum Beispiel bei der Beschäftigung von
Praktikumskräften.
16 Compliance HandbuchKonstruktion und Entwicklung Zigaretten
Wir entwickeln und konstruieren immer Rauchen ist keine Arbeitszeit. Alle Mit-
nach gültigen Regeln, Standards und Nor- arbeitenden müssen sich ausstempeln.
men und dem aktuellen Stand der Technik. Das Rauchen ist nur in den Raucherzonen
Die Weitergabe schützenswerter Dokumen- gestattet.
te an Dritte ist streng geregelt.
Alkohol
Einkauf Es ist nicht gestattet, in unseren
Für alle beschaffenden Tätigkeiten gilt Geschäftsräumen Alkohol zu konsumieren
unsere aktuelle Beschaffungsrichtlinie. (ausgenommen Betriebsfeiern).
Qualitätsmanagement Drogen
Bei der Bearbeitung von Gewährleistungs- Es ist verboten, Drogen zu konsumieren,
fällen halten wir uns an die gesetzlichen auszugeben, zu handeln oder herzustellen.
Vorgaben oder die einzelvertraglich
vereinbarten Bedingungen. Wir lassen
uns nach DIN EN ISO 9001:2015 auditieren Kriminelles Verhalten…
und zertifizieren. … wie Diebstahl, Diskriminierung, Beleidi-
gung, Belästigung, Handgreiflichkeiten und
Verleumdung sowie die mutwillige Beschä-
digung von Firmeneigentum und Eigentum
anderer Personen ist absolut untersagt! Die
Konsequenzen reichen, je nach Schwere
des Vergehens, von der Abmahnung bis hin
zur fristlosen Kündigung.
17Wichtiges zum Schluss
Auffälligkeiten und Verstöße gegen eine oder mehrere
dieser Regeln müssen der Compliance Abteilung gemeldet werden:
06131 887-0 compliance@zoeller-kipper.de
! Auch das Verschweigen einer Auffälligkeit
gilt als Regelbruch!
Aufgedeckte Fälle mit strafrechtlicher
Relevanz werden umgehend an die zuständigen
Strafverfolgungsstellen weitergeleitet.
18 Compliance HandbuchZÖLLER-KIPPER GmbH
Hans-Zöller-Straße 50-68
55130 Mainz
Deutschland
Tel. +49 (0) 6131 887-0
Fax +49 (0) 6131 882-382
info@zoeller-kipper.de
www.zoeller-kipper.de
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