Datenschutz im Sekretariat der Beratungsstelle
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Datenschutz im Sekretariat
der Beratungsstelle
E
rziehungsberatungsstellen sind an den Notwendigkeiten des prak- gegeben, wie dieser Schutz optimiert
dem Schutz des Privatgeheim- tischen Alltagsablaufs in einer Bera- werden kann.
nisses ihrer Ratsuchenden ver- tungsstelle. Umso wichtiger ist es,
pflichtet. Dies ist ein zentraler Grund- die jeweils eigene Praxis daraufhin zu
satz ihrer fachlichen Arbeit. Er gilt nicht prüfen, wie weit sie den rechtlich vor-
Grundsatz
nur in Bezug auf außenstehende Dritte, gegebenen Zielvorstellungen entspricht Für den Datenschutz ist der Grundsatz
sondern muss ebenso auch in der Be- und im Sinne eines wirksamen Ver- der Erforderlichkeit der zu erhebenden
ratungsstelle selber beachtet werden. trauensschutzes für die Ratsuchenden Daten zentral. Es dürfen nur diejeni-
Es muss daher sorgfältig geprüft wer- verbessert werden kann. gen Daten erhoben, gespeichert und
den, welche Daten über Ratsuchende Beratungsfachkräfte und Teamassis- verarbeitet werden, die für die zu
gespeichert werden sollen, von ande- tentinnen haben bezogen auf Ratsu- erledigenden Aufgaben erforderlich
ren Mitarbeiterinnen oder Mitarbeitern chende unterschiedliche Aufgaben. sind. Dies gilt auch für das Sekreta-
eingesehen werden können oder auch Dies schlägt sich auch in datenschutz- riat der Beratungsstelle. Es ist daher
gezielt weitergegeben werden dürfen. rechtlicher Hinsicht nieder. Teamas- sorgfältig zu prüfen, welche Daten über
Die allgemein formulierten Rechts- sistentinnen und Beratungsfachkräfte Ratsuchende im Sekretariat gespeichert
grundsätze, nämlich dass bereits die haben unterschiedliche Rechte, Daten werden sollen (vgl. auch bke 2008b,
S. 279).
bke Hinweis Multidisziplinäres Fachteam
Die Zusammenarbeit in einem multi-
disziplinären Fachteam gehört zu den
Essentials der Erziehungsberatung.
Ratsuchende werden in der Regel im
Erstgespräch auf die Arbeitsweise der
Erziehungsberatungsstelle hingewiesen
(bke 2009a). Dies schließt die Erläute-
rung ein, dass Fallbesprechungen im
Team üblich sind. Die Ratsuchenden
erklären sich zumeist mit der ihnen
erläuterten Praxis einverstanden. Diese
spezifische Situation innerhalb der
Inanspruchnahme einer Erziehungsbe- von Ratsuchenden zu kennen und zu Beratungsstellen führt in der Praxis
ratungsstelle dem Schutz des Privat- verarbeiten. Aber ihre Aufgaben blei- häufig zu dem Schluss, dass alle Mit-
geheimnisses unterliegt (BAG 1987) ben aufeinander bezogen. arbeiter/innen der Beratungsstelle zum
und dass in einer Beratung geäußerte Im Weiteren werden einige Eck- umfassenden Zugriff auf die Daten der
persönliche Verhältnisse einzig der punkte zum Schutz personenbezogener Ratsuchenden berechtigt seien. Diese
Beratungsfachkraft anvertraut sind Daten im Sekretariat einer Bera- Auffassung wird durch den gegen-
(BVerfG 1977), brechen sich zuweilen tungsstelle formuliert und Hinweise wärtigen sorglosen Umgang mit den
2/13 Informationen für Erziehungsberatungsstellen 11Datenschutz im Sekretariat der Beratungsstelle bke-Hinweis
eigenen Daten im Internet verstärkt. Anmeldesituation arbeiten, wird durch diese technische
Vor diesem Hintergrund möchte die Lösung am Klarsten auf der Ebene
bke für mehr Sensibilität im Umgang Bei der telefonischen Anmeldung sollte EDV-gestützter Datenverarbeitung
mit personenbezogenen Daten werben. ein Ratsuchender von der Teamassis umgesetzt.
Dies ist dem Respekt vor den Ratsu- tentin darauf hingewiesen werden, Andere Lösungen, mit Einzelcom-
chenden und ihrem Recht auf informa- dass alle Angaben, die er in diesem putern am Arbeitsplatz der Beratungs-
tionelle Selbstbestimmung geschuldet, Telefonat macht, freiwillig sind. Dies fachkräfte oder mit klassischen Bera-
das durch die Verfassung geschützt ist. gilt insbesondere für Angaben zu der tungsdokumentationen im Stahlschrank
Diesen Schutz sollten Beratungsstellen Problemsituation, die die Inanspruch- des Sekretariats, unterliegen denselben
besonders ernst nehmen, da es ihr in- nahme von Beratung veranlasst. Je rechtlichen Regeln. Diese können ana-
nerstes Anliegen ist, Ratsuchenden zu nach Praxis der Fallverteilung sollte log auf sie angewendet werden.
mehr Selbstbestimmung zu verhelfen.
Mit Blick auf das Grundrecht der in-
formationellen Selbstbestimmung und
den hieraus abgeleiteten Gesetzen zum
Schutz personenbezogener Daten gibt Die Teamassistentin
auch die Zustimmung der Ratsuchen-
den keinen Freibrief zum Austausch erhebt am
aller ihrer Daten unter den Fachkräften
der Beratungsstelle. Vielmehr sind die
Telefon die ersten
Erhebung, Speicherung, Verarbeitung Daten zur Familie.
und Weitergabe von Daten immer
wieder eng am Grundsatz der Erforder
lichkeit zu orientieren. Klarnamen sind
beispielsweise nicht erforderlich, um
eine Problemkonstellation in einer Fa- der Ratsuchende den Hinweis erhal-
milie zu verstehen und gemeinsam zu ten, dass die allgemeine Benennung
Klienten-
erörtern. Daher gilt für die Fallbespre- eines Beratungsthemas ermöglicht, verwaltungsprogramm
chung im multidisziplinären Fachteam ihm schon für das Erstgespräch einen (elektronische
der Grundsatz der Anonymisierung der Termin bei einer spezifisch erfahrenen Beratungsdokumentation)
vorgestellten Fälle. Wird die Arbeits- Fachkraft zu geben.
weise im multidisziplinären Fachteam Ein Ratsuchender kann die Bera- Beratungsdokumentationen enthal-
korrekt als anonyme Fallbesprechung tungsstelle auch vollständig anonym, ten Personaldaten der Ratsuchenden,
erläutert, so hat der Ratsuchende auch d. h. auch ohne Nennung seines Na- Angaben zum Hilfeempfänger (dem jun-
nur in diese eingewilligt. mens gegenüber der Teamassistentin, gen Menschen) und zum Beratungsver-
aufsuchen. lauf (Diagnose, Richtung der Interventi-
Zur Vergabe eines Termins für ein on, ggf. Hilfeplan und Stellungnahmen)
Unterschiedliche Aufgaben Erstgespräch durch die Teamassistentin (bke 2008b). Ein Teil dieser Daten,
Die Teamassistentin ist erste Ansprech- reicht es aus, wenn ihr freie Termine nämlich die Personaldaten (Stammda-
partnerin für die Ratsuchenden. Sie der Beratungsfachkräfte bekannt sind. ten) sowie statistische Angaben, wird
erhebt am Telefon die ersten Daten in der Regel durch die Teamassistentin
zur Familie. Insbesondere kennt sie die EDV-gestützte erfasst und bearbeitet. Die Doku-
wesentlichen Stammdaten aller Ratsu- mentation der Beratung im engeren
chenden. Darin liegt das Spezifische
Datenverarbeitung Sinne, nämlich die Aufzeichnungen
ihrer Funktion. Für die einzelnen Be- In den meisten Beratungsstellen wird zum Beratungsverlauf, wird durch die
raterinnen und Berater ist es dagegen mit Personalcomputern gearbeitet. Beratungsfachkraft selbst geführt und
nicht erforderlich, dass sie die Daten Die Daten von Ratsuchenden werden ist auch nur durch sie einsehbar. Nur
anderer, von ihnen nicht beratener Kli- in Klientenverwaltungsprogrammen die Beratungsfachkraft hat also eigene
enten kennen. Für Beratungsfachkräfte verarbeitet. Deshalb wird im Weiteren Schreib- und Leserechte.
ist vielmehr spezifisch, dass ihnen – von dieser Konstellation ausgegangen. Die unterschiedlichen Aufgaben der
über die Stammdaten hinausgehend Unterschiedliche Aufgaben ziehen dann Teamassistentin und der Beratungs-
– von denjenigen Ratsuchenden, die unterschiedliche Lese- und Schreib- fachkräfte schlagen sich in präzise
sie selbst beraten, weitere personenbe- rechte in dem genutzten Programm definierten unterschiedlichen Rechten
zogene Daten anvertraut werden. Diese nach sich. Dabei wird eine auf einem zur Nutzung der Daten nieder:
unterschiedlichen Aufgabenstellungen Server gemeinsam genutzte Software • Die Teamassistentin ist berechtigt,
strukturieren die Wahrnehmung des unterstellt (bke 2004). Die Praxis die Stammdaten des Ratsuchen-
Datenschutzes innerhalb des Sekreta- einer Beratungsstelle, gemeinsam mit den zu speichern und im Laufe der
riats. unterschiedlichen Aufgaben für und Beratung von allen Ratsuchenden zu
mit Ratsuchenden und deren Daten zu lesen und für die Kontaktaufnahme
12 Informationen für Erziehungsberatungsstellen 2/13bke-Hinweis Datenschutz im Sekretariat der Beratungsstelle
zu nutzen. Ferner ist sie berechtigt, • PLZ und Ort Beratungsdyade (die auf Seiten des
statistische Daten zu erfassen und • Bezirk Ratsuchenden auch eine Familie umfas-
auszuwerten. • Tel. Nr. privat sen kann) ist im datenschutzrechtlichen
• Die einzelne Beraterin/der einzel- • Mobil Nr. Sinne ein Dritter. Dritte sind daher
ne Berater ist nur berechtigt, die • Fax Nr. auch andere Beratungsfachkräfte, die
jeweiligen Stammdaten der durch Dabei muss eine Rat suchende Per- das Beratungsgespräch nicht geführt
ihn selbst betreuten Ratsuchenden son nicht jede hier genannte Angabe haben.
einzusehen. machen. Sie kann den Kommunika- Die Tatsache, dass alle Beratungs-
• Die einer Beratungsfachkraft anver tionsweg wählen, auf dem sie ggf. fachkräfte zum Schutz des Privatge-
trauten personenbezogene Daten angesprochen werden möchte und heimnisses der Ratsuchenden verpflich-
der Ratsuchenden dürfen nur durch die Angabe ihrer Daten entsprechend tet sind, stellt keine Erlaubnis zum
sie erhoben, gespeichert und verar- begrenzen. Austausch von personenbezogenen
beitet werden. Nur sie hat Schreib- Daten der Ratsuchenden untereinander
und Leserechte. dar (bke 2008c).
• Weder die Teamassistentin noch
Aktenplan Deshalb müssen die Ratsuchenden
eine andere Beratungsfachkraft oder Aktenpläne dienen zur Organisation über die Arbeitsweise des multidiszi-
die Leitung hat Leserechte bezogen des gesamten Schriftgutverkehrs in plinären Teams unterrichtet werden
auf die in einem Beratungsverlauf einer Verwaltung, einem Unternehmens (bke 2009a) und ihr zustimmen (siehe
gespeicherten anvertrauten Daten. oder einem Verband. Der Aktenplan oben). Aber auch dann, wenn diese ihr
Denn diese sind nur der fallzustän- strukturiert daher die unterschiedlichen Einverständnis (in der Regel mündlich)
digen Beraterin anvertraut. Themen des Alltags. Eine Beratungs- erklärt haben, gilt: Fallbesprechungen
• Beratungsfachkräfte dürfen daher stelle wird in der Regel als eine sind grundsätzlich anonym durchzu-
nur in die Beratungsdokumenta Einrichtung eines Trägers geführt mit führen (bke 2008d, S. 85). Denn es
tionen ihrer eigenen Ratsuchenden der Folge, dass wesentliche Teile des sind nur die für eine Fallbesprechung
Einblick nehmen. Schriftguts nicht von ihr selbst, son- erforderlichen Daten weiterzugeben.
Diese Grundsätze gelten unabhängig dern vom jeweiligen Träger verwaltet Anderes gilt nur dann, wenn für die
davon, ob Stammdaten und Bera-
tungsdokumentationen EDV-gestützt
organisiert sind oder papiergebunden
aufbewahrt werden.
Fallbesprechungen
Stammdaten sind grundsätzlich anonym
Das Sekretariat hat als eine seiner zen- durchzuführen.
tralen Aufgaben die Kontaktaufnahme
mit den Ratsuchenden sicherzustellen
(bke 2011, S. 5). Diese rufen an, um
einen Termin zu vereinbaren. Sie müs- werden (z. B. Personalakten, Buchhal- Fallbesprechung in der Erziehungsbera-
sen eingelassen werden und mit ihnen tung, Steuerunterlagen). tungsstelle die Kenntnis der Person/en
muss, solange sie sich in Beratung In einer Erziehungs- und Familien- Voraussetzung ist, wie dies bei einer
befinden, Kontakt gehalten werden beratungsstelle selbst sind die zen- Gefährdungseinschätzung der Fall sein
können. Es ist daher erforderlich, dass tralen »Akten« die Dokumentationen kann (ebd.; § 65 Abs. 1 Nr. 4 SGB VIII).
im Sekretariat einer Beratungsstelle der Beratungen, die mit Ratsuchenden
Stammdaten der Ratsuchenden gespei- durchgeführt werden. In diesem Kon-
chert werden, um diese Kommunika text hat ein Aktenplan die Funktion,
Einsicht und Auskunft
tion zu gewährleisten. vergebene Aktennummern den Klarna- Als Folge dieser unterschiedlichen Auf-
Dem Grundsatz der Erforderlichkeit men der Klienten zuzuordnen. Nur die gabenstellung muss die Teamassisten-
entsprechend sind diese Stammdaten Teamassistentin hat das Recht, diese tin bei ihrer Aufgabenwahrnehmung
der Ratsuchenden auf einen möglichst Zuordnung einzusehen. sicherstellen, dass die Daten der Ratsu-
geringen Umfang zu reduzieren. Das chenden nicht von anderen Mitarbeiter/
heißt praktisch: Die Stammdaten sind innen der Beratungsstelle eingesehen
auf die für die Kontaktaufnahme mit Beratungsfachkräfte werden können. Dies betrifft z. B.
den Ratsuchenden erforderlichen Daten als Dritte die Dateneingabe: Der Arbeitsplatz
zu begrenzen. Das sind: der Teamassistentin sollte daher so
Ratsuchende vertrauen ihre persön- gestaltet sein, dass ihr bei der Daten-
• Nachname des Kindes/des Elternteils lichen Verhältnisse der jeweiligen eingabe niemand über die Schultern
• Vorname des Kindes/des Elternteils Beraterin/dem Berater an, der bzw. schauen und personenbezogene Daten
• Geburtsdatum des Kindes dem gegenüber sie sich offenbaren. Ratsuchender mitlesen kann. Allgemei-
• Strasse und Hausnummer Jede weitere Person außerhalb dieser ner gefasst: Der Zugang zum zentralen
2/13 Informationen für Erziehungsberatungsstellen 13Datenschutz im Sekretariat der Beratungsstelle bke-Hinweis
Personalcomputer der Beratungsstelle Zentraler Kalender Ratsuchenden angezeigt werden (und
muss so geregelt und gesichert sein, dürfen diese ggf. auch selbst eingege-
dass nur die Teamassistentin Zugriff Der Grundsatz, dass nur die Teamas- ben werden). Die Namen von anderen
auf die in diesem Gerät gespeicherten sistentin die Stammdaten aller Rat- Ratsuchenden gehören zentral zu den
Dateien mit Stammdaten und stati- suchenden kennt, sie also aufnimmt, personenbezogenen Daten, die in de-
stischen Daten Ratsuchender hat. speichert und verarbeitet, und dass nur ren Interesse zu schützen sind. Daher
Die Teamassistentin ist zum Schutz die jeweilige Beratungsfachkraft die dürfen diese Namen anderer Ratsu-
der von ihr erhobenen und gespei- ihr anvertrauten personenbezogenen chenden von den Beratungsfachkräften
cherten personenbezogenen Daten Daten der von ihr selbst beratenen Per- nicht gelesen werden können. Für eine
der Ratsuchenden verpflichtet. Das sonen kennt, gestaltet die Arbeitsab- Beratungsfachkraft darf nur erkennbar
heißt, sie ist nicht berechtigt, über läufe in der Beratungsstelle. Am zentra- sein, dass ein anderer Berater/eine
die Inanspruchnahme der Einrichtung
durch einzelne Ratsuchende gegenüber
Dritten Auskunft zu geben (bke 2009c).
Dies betrifft zunächst Mitarbeiter/innen
anderer Dienste und Einrichtungen (wie Die Teamassistentin ist
z. B. Jugendamt oder Familiengericht,
für die jeweils eine Entbindung von der
zum Schutz der personen-
Schweigepflicht vorliegen muss). Dies bezogenen Daten der
gilt aber ebenso innerhalb der Bera-
tungsstelle gegenüber allen anderen
Ratsuchenden verpflichtet.
Beratungsfachkräften und der Leitung,
wenn diese den jeweiligen Ratsuchen-
den nicht selbst beraten. Auch die
Beratungsfachkräfte der Einrichtung sind len Terminkalender der Beratungsstelle andere Beraterin zu einem bestimmten
datenschutzrechtlich gesehen Dritte, de- kann dies gut verdeutlicht werden. Zeitpunkt einen Beratungstermin
nen gegenüber die Teamassistentin den Wenn dieser Kalender EDV-gestützt vergeben hat. Welcher Ratsuchender
Schutz der personenbezogenen Daten verwaltet wird, können die beschrie- diesen Termin wahrnimmt, darf nur
der Ratsuchenden zu wahren hat. benen unterschiedlichen Aufgaben vom zuständigen Berater und von der
von Teamassistentin und Beratungs- Teamassistentin eingesehen werden
Anvertraute fachkraft und die damit verbundenen können.
datenschutzrechtlichen Pflichten in Soweit in Beratungsstellen noch
personenbezogene Daten jeweils spezifisch definierte Lese- und traditionelle papiergebundene Kalender
Alle weiteren, über die Stammdaten Schreibrechte umgesetzt werden. geführt werden, wird sich eine Kennt-
und die statistischen Daten hinaus Im Sekretariat der Beratungsstelle nisnahme der eingetragenen Namen
gehenden personenbezogenen Daten werden die Termine aller Ratsuchenden von Ratsuchenden durch andere, nicht
eines Ratsuchenden werden demjeni- von der Teamassistentin verwaltet. zuständige Beratungsfachkräfte prak-
gen Berater/derjenigen Beraterin anver- Sie hat daher das Recht, die Namen tisch kaum vermeiden lassen. Es ist
traut, der/die vom Ratsuchenden einen der Ratsuchenden zu erheben, in den daher zu empfehlen, die Terminver-
Beratungsauftrag erhalten hat. Daher Kalender einzugeben sowie einem waltung der Beratungsstelle auf einen
hat nur die jeweilige Beratungsfach- Berater und einem Beratungstermin EDV-gestützten Kalender umzustellen.
kraft auf diese ihr anvertrauten Daten zuzuordnen (Schreibrecht). Ebenso hat
ein Zugriffsrecht. Dies gilt auch dann, sie das Recht, zu sehen, welche Rat-
wenn die Beratungsdokumentation suchenden an einem bestimmten Tag Kontakt per E-Mail
auf einem zentralen Personalcomputer einen Gesprächstermin bei welchem
geführt wird. Berater in der Beratungsstelle haben Heute nehmen Ratsuchende mit
und daher voraussichtlich zu erwarten einer Beratungsstelle auch per E-Mail
Ausnahmen sind (Leserecht). Kontakt auf. E-Mails sind aus daten-
Wenn eine Beratungsfachkraft z. B. aus Für Beraterinnen und Berater ist schutzrechtlicher Sicht jedoch mit offen
Krankheits- oder Urlaubsgründen die der Zugriff auf die Daten im Kalender versandten Postkarten vergleichbar: Ihr
Vertretung einer anderen Beraterin/ dagegen auf diejenigen Ratsuchen- Inhalt kann jederzeit technisch leicht
eines anderen Beraters übernimmt, so den begrenzt, für die sie selbst einen mitgelesen werden. Daher können
ist sie mit Einwilligung der beratenen Beratungsauftrag übernommen haben. E-Mails nicht für Beratungszwecke
Person zur Einsicht in die Beratungsdo- Daraus ergibt sich, dass in einem zen- genutzt werden (bke 2004, S. 310 f.).
kumentation befugt. tralen, EDV-gestützten Terminkalender, Auch die Kommunikation zwischen der
Eine Einsichtnahme in eine Bera- nur die Teamassistentin allgemeine Teamassistentin und einer Rat suchen-
tungsdokumentation ist im Einzelfall Lese- und Schreibrechte hat. Wenn den Person sollte nicht auf diesem
auch durch die Leitung der Beratungs- andere Mitarbeiter den Kalender von Weg erfolgen.
stelle zu Zwecken der Qualitätssiche- ihrem PC aus einsehen, dürfen ihnen Teilt ein Ratsuchender dennoch ei-
rung zulässig (bke 2008e). nur die Namen der jeweils eigenen nen seine Beratung betreffenden Sach-
14 Informationen für Erziehungsberatungsstellen 2/13bke-Hinweis Datenschutz im Sekretariat der Beratungsstelle
verhalt per Mail an die Teamassistentin Ratsuchender erinnert sich nicht Insbesondere ist es nicht zulässig,
mit, sollte die Nachricht nicht per Mail an den Namen der Beratungsfachkraft dass eine Beratungsfachkraft über ein
an die zuständige Beratungsfachkraft Gelegentlich kommt es vor, dass eine gemeinsam genutztes Klientenverwal-
weitergeleitet werden. Entsprechende Rat suchende Person vergessen hat, tungsprogramm auf die anvertrauten
Kommunikationen sollten auf dem in beim wem sie zum Erstgespräch ange- Daten von Beraterinnen und Berater in
der Beratungsstelle gemeinsam ge- meldet ist. anderen Leistungsbereichen Zugriff er-
nutzten Server erfolgen. Dies ist datenschutzrechtlich unpro- langen kann. Dies gilt auch dann, wenn
blematisch. Die Teamassistentin verfügt sie selbst die Rat suchende Person
über alle zur Klärung notwendigen ebenfalls berät.
Konstellationen Informationen. Falls eine Beratungs-
In der Praxis entstehen immer wieder fachkraft die Teamassistentin vertreten Vertretung der
Konstellationen, die als datenschutz- muss, stehen ihr alle mit dieser Funk
rechtlich sensibel erscheinen und in de- tion verbundenen Rechte zu.
Teamassistentin
nen die Grundsätze des Datenschutzes Es lassen sich nicht alle möglichen Beratungsstellen vergeben für ihre
und des Schutzes des Privatgeheim- datenschutzrechtlich sensiblen Situati- Klienten Gesprächstermine bereits
nisses nicht vollständig umsetzbar onen in einer Erziehungsberatungsstel- am frühen Morgen oder am späten
erscheinen: le antizipieren und vor allem lassen sie Abend, zu Zeiten also, an denen das
sich von den Mitarbeiterinnen und Mit- Sekretariat nicht (immer) besetzt ist.
Entgegennahme des Anrufs eines arbeitern der Beratungsstelle nicht voll- Auch in Urlaubs- und Krankheitszeiten
Ratsuchenden in Gegenwart Dritter
Die Teamassistentin nimmt den Anruf
eines Ratsuchenden entgegen, während
sich eine Beratungsfachkraft im Sekre-
tariat aufhält. Durch die Begrüßung des Im EDV-gestützten
Ratsuchenden wird dessen Name von
der Beratungsfachkraft mitgehört.
Terminkalender hat nur die
Eine solche Kenntnisnahme ist Teamassistentin allgemeine
lebenspraktisch nicht immer zu vermei-
den. Sie sollte jedoch nicht fahrlässig Lese- und Schreibrechte.
in Kauf genommen werden.
Beratungsdokumentation
ist offen einsehbar ständig kontrollieren und datenschutz- müssen Sekretariatsaufgaben ggf. von
Eine Beratungsfachkraft nimmt eine Be- rechtlich korrekt gestalten. Dennoch Beratungsfachkräften wahrgenom-
ratungsdokumentation mit in die Fall- muss es Anspruch aller Mitarbeiter und men werden. Zudem verfügen man-
besprechung, in der sie diese Beratung Mitarbeiterinnen sein, den gesetzlichen che Beratungsstellen auch nicht über
vorträgt. Die Besprechung wird anonym Zielvorstellungen möglichst weitgehend ausreichendes Personal im Sekretariat.
durchgeführt. Doch in einer Pause liegt Genüge zu tun. In solchen Situationen vertritt daten-
die Beratungsdokumentation auf dem schutzrechtlich gesehen eine Bera-
Tisch und der Name des Ratsuchenden tungsfachkraft die Teamassistentin und
ist offen einsehbar. Mehrere Leistungsbereiche hat in dieser Funktion dann Lese- und
Diese Situation ist leicht zu vermei- ggf. Schreibrechte, die ihr als Beraterin
den, wenn Beratungsdokumentationen Wenn eine Beratungsstelle über meh- und Berater verwehrt sind.
an Stelle des Namens des Ratsuchen- rere Leistungsbereiche verfügt und Wenn gesichert ist, dass Sekretari-
den ein Kürzel tragen, z. B. zusammen- z. B. neben der Erziehungsberatung atsaufgaben immer von den Teamas-
gesetzt aus den Anfangsbuchstaben auch Eheberatung oder Schwange- sistentinnen wahrgenommen werden,
des Namens und dem Geburtsdatum. renberatung vorhält, dann darf eine können die Lese- und Schreibrechte in
Einsichtnahme in die Stammdaten der genutzten Software fest program-
Öffnen der Tür aller Klienten der verschiedenen miert werden.
Ein Ratsuchender klingelt abends an Leistungsbereiche nur durch die Ist dagegen mit Vertretungen durch
der Tür. Eine Beratungsfachkraft öffnet Teamassistentin(nen) im Sekretariat Beratungsfachkräfte zu rechnen, so
und der Ratsuchende stellt sich mit der Einrichtung erfolgen. sollten Rechte nicht erst durch die
Namen und Termin bei einem anderen Wenn die Aufgaben der Teamassis Systemadministratoren eines zentralen
Berater vor. tentinnen auf jeweils einen Leistungs- Netzwerkes geändert werden müs-
Hier gibt der Ratsuchende seine bereich (z. B. Erziehungsberatung oder sen. Angemessen ist vielmehr eine
personenbezogenen Daten selbst preis. Schwangerenberatung) begrenzt sind, Änderung der Zugriffsrechte durch die
Daher entsteht kein datenschutzrecht- muss deren Einsichtnahme auf die Leitung der Beratungsstelle.
liches Problem. Er muss an der Nen- Stammdaten der Klienten des ihr zuge- Wenn Aufgaben der Teamassisten-
nung seines Namens nicht gehindert wiesenen Leistungsbereichs begrenzt tin häufig durch Beratungsfachkräfte
werden. werden. wahrzunehmen sind, wird möglicher-
2/13 Informationen für Erziehungsberatungsstellen 15Datenschutz im Sekretariat der Beratungsstelle bke-Hinweis
weise auf eine technische Umsetzung fahr einer unbefugten Kenntnisnahme prüfen, ob die Praxis innerhalb der Be-
der rechtlichen Grundsätze verzichtet anvertrauter Daten von Ratsuchenden ratungsstelle im Umgang mit personen-
werden. Beratungsfachkräfte können geht jedoch von einer unzureichenden bezogenen Daten von Ratsuchenden
dann zwar jederzeit Namen von Ratsu- Datensicherheit aus: Beratungsstellen den bekannten und hier noch einmal
chenden anderer Beratungsfachkräfte speichern anvertraute Daten häufig auf dargestellten rechtlichen Grundsätzen
im zentralen Kalender lesen bzw. neue Personalcomputern, die ohne größere entspricht. Wo immer möglich, müssen
Termine vergeben, doch sie dürfen dies Schwierigkeiten von Unbefugten ent- die gesetzlichen Vorgaben eingehalten
nur, wenn sie die Funktion der Teamas- wendet werden können. Datenschutz und der Schutz der Daten der Ratsu-
sistentin wahrnehmen. Hier ist eine im Sekretariat setzt daher eine entspre- chenden verbessert werden.
erhöhte Sensibilität der Beraterinnen chend geschützte EDV-Technik voraus Fürth, 19. Juni 2013
und Berater für die datenschutzrecht- (vgl. bke 2004).
liche Situation gefordert. Literatur
Empfehlung Bundesarbeitsgericht (BAG) (1987): Erfassung von
Zuarbeit durch die Telefonnummern der Klienten in einer zentralen
Telefonanlage. In: bke (1997): Rechtsfragen in der
Die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter
Teamassistentin in den Erziehungs- und Familienbera-
Beratung. Fürth, S. 222 – 227.
bke (2004): Datenschutz und Datensicherheit beim
Dass Fachkräfte eines Sekretariats tungsstellen müssen sich bewusst sein, Einsatz von Personalcomputern. In: bke (2009):
an erforderlichen Texterstellungen dass der Schutz des Privatgeheim- Rechtsgrundlagen der Beratung, Fürth, S. 299 – 315.
beteiligt werden, kann als bekannt nisses der Ratsuchenden keinen Aus- bke (2008a): Bedeutung der Datenschutzregelungen
vorausgesetzt werden. Insofern ist von tausch von deren personenbezogenen für die Erziehungsberatungsstellen, in: bke (2009):
Rechtsgrundlagen der Beratung, Fürth, S. 228 – 242.
einer konkludenten Einwilligung der Daten unter den Beratungsfachkräften
Ratsuchenden in die damit verbundene zulässt. Aus der Eigenschaft des Ge- bke (2008b): Aktenführung in Erziehungsbera-
tungsstellen. In: bke (2009): Rechtsgrundlagen der
Kenntnisnahme durch die Teamas- heimnisträgers nach § 203 StGB folgt Beratung, Fürth, S. 277 – 287.
sistentin auszugehen (bke 2008a, nicht, dass unter den Geheimnisträgern bke (2008c): Schutz des Privatgeheimnisses und
S. 237), wenn die Teamassistentin personenbezogene Daten ausgetauscht Sozialdatenschutz. In: bke (2009): Rechtsgrund
(z. B. auf dem Wege des Diktats) in die werden dürften. Vielmehr sind die lagen der Beratung, Fürth, S. 243 – 269.
Erstellung des Beratungsverlaufs in ei- Daten der Ratsuchenden den Berate- bke (2008)d: Rechtsfragen bei der Abschätzung des
Gefährdungsrisikos. In: bke (2009): Rechtsgrund
ner Beratungsdokumentation einbezo- rinnen und Beratern immer persönlich lagen der Beratung, Fürth, S. 80 – 91.
gen ist. Die Rechte der Teamassistentin anvertraut. bke (2008e): Einsichtnahme in Beratungsdokumen-
sind in diesem Fall von den Rechten Der Schutz des Privatgeheimnisses tationen zum Zwecke der Qualitätssicherung. In:
der Beratungsfachkraft abgeleitet. der Ratsuchenden ist für Beratungs- bke (2009): Rechtsgrundlagen der Beratung, Fürth,
S. 290 – 298.
Diese rechtliche Problemstellung fachkräfte keine bloße Rechtspflicht,
bke (2009a): Information zur Arbeitsweise. In: bke
wird vermieden, wenn die Beratungs- die es zu erfüllen gilt. Vielmehr ist das
(2009): Rechtsgrundlagen der Beratung, Fürth,
fachkraft ein Sprachprogramm zum Vertrauen in die Beratungsfachkraft die S. 381 – 382.
Diktat des Textes in den Personalcom- Vorbedingung einer jeglichen Beratung. bke (2009b): Fallkonstellation 27. In: bke (2009):
puter benutzt. Daher ist der rechtlich angemessene Rechtsgrundlagen der Beratung, Fürth, S. 354 – 354.
Schutz der personenbezogenen Daten bke (2009c): Verhalten bei schriftlichen und fern-
von Ratsuchenden zugleich ein fach- mündlichen Anfragen. In: bke (2009): Rechtsgrund
Löschung von lagen der Beratung, Fürth, S. 319 – 321.
liches Erfordernis.
Beratungsdokumentationen Mithin ist diese Aufgabe von allen bke (2011): Aufgaben der Teamassistentin im Sekre-
tariat der Erziehungsberatungsstelle. In: Informa
Beratungsdokumentationen sind zu Mitarbeiter/innen der Beratungsstelle tionen für Erziehungsberatungsstellen, Heft 2/2011,
löschen, wenn die Kenntnis der ge- gleichermaßen – jedoch immer bezogen S. 4 – 9.
speicherten Daten zur rechtmäßigen auf die eigene Rolle in der Beratungs- bke (2012): Dokumentation von Gefährdungsein-
schätzungen. In: Informationen für Erziehungsbera
Erfüllung der Aufgabe der Beratung stelle – verantwortlich wahrzunehmen. tungsstellen, Heft 2/2012, S. 20 – 23.
nicht mehr erforderlich ist (§ 84 Abs. 2 Um den Umgang mit personenbezo-
Bundesverfassungsgericht (BVerfG) (1977): Schutz
Satz 2 SGB X) (siehe im Einzelnen bke genen Daten in der Beratungsstelle des Privatgeheimnisses in der Beratung vs. Be-
2008b, S. 281 ff., bke 2012). qualifiziert zu gestalten, bedarf es in schlagnahme von Klientenakten. In: bke (1997):
der Regel auch einer spezifischen Ver- Rechtsfragen in der Beratung. Fürth, S. 208 – 214.
antwortungszuweisung. Zunächst ist es
Datensicherheit Pflicht der Leitung der Beratungsstelle,
Es bestehen – wie dargestellt – im hierfür die erforderlichen Rahmenbe-
Sekretariat einer Erziehungs- und dingungen herzustellen. Die Aufgaben
Familienberatungsstelle vielfältige des Datenschutzes kann jedoch in der
Möglichkeiten eines unbefugten wie Beratungsstelle auch an eine ausge-
auch eines unbeabsichtigten Zugriffs wählte Fachkraft delegiert werden.
auf geschützte Daten. Die größte Ge- In dieser Verantwortlichkeit ist zu
16 Informationen für Erziehungsberatungsstellen 2/13Sie können auch lesen
