Digital Roadmap SAP INFOTAG FÜR DEN EINKAUF 2019 - Die digitale Roadmap mit SAP S/4 HANA und SAP Ariba
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SAP INFOTAG FÜR DEN EINKAUF 2019 Digital Roadmap Die digitale Roadmap mit SAP S/4 HANA und SAP Ariba Sebastian Luecke, innogy SE Baden-Baden, 01. Oktober 2019
Agenda 1 Überblick innogy SE Corporate Procurement 2 Transformation der Einkaufsprozesse zu SAP S/4HANA for central procurement 3 End-to-End Digitalisierung der Source-to-Pay Prozesslandschaft mit SAP Ariba 4 Optimierung der Geschäftsprozesse mit SAP Process Mining by Celonis
Überblick innogy SE Corporate Procurement
Zahlen und Fakten innogy Corporate Procurement
Konzerngesellschaften in 7 Ländern
4,6 Mrd. € Beschaffungsvolumen in 2018
3,3 %* Einkaufsergebnis in 2018
480 Mitarbeiter an > 30 Standorten
Ziel Einkaufsergebnis für 2018: 3,0%
* bezogen auf das Beschaffungsvolumen 2018
innogy SE · Automatisierung & Digitalisierung in Corporate Procurement
3
Überblick innogy SE Corporate Procurement
Konzern-Einkaufsstrategie
Wir erzielen wiederkehrend Wir bauen die internationale
jährlich ein Einkaufsergebnis Zusammenarbeit durch
in Höhe von 3 % und leisten Förderung des internationalen
damit einen nachhaltigen Category Managements
Wertbeitrag für den Konzern zielorientiert aus
Wir beschränken den Anteil
administrativer Arbeit durch Wir richten uns flexibel
Weiterentwicklung der auf die geänderten Rahmen-
Automatisierung auf ein bedingungen unserer Kunden
Minimum und fokussieren und der Märkte aus und
unsere Ressourcen auf erweitern damit den Kunden-
strategische Einkaufsthemen und Lieferantenfokus
innogy SE · Automatisierung & Digitalisierung in Corporate Procurement
4
Überblick innogy SE Corporate Procurement
Automatisierungs-KPIs Corporate Procurement
Catalogue quote (in k order positions) eRFx (electronic tenders) (in %) eAuction (in %)1
1000 900,0 100 100
720,0
44,4 42,3
500 50 50
19,0 23,5
0 0 0
2017 2018 2017 2018 2017 2018
Quota of automatic order items (in %) Supplier Portal (SUS) Electronic invoice quote (in %)
Germany: 89 % 82 % of all transactions via SUS Germany: 76 %
100 77,3 83 900
1.000 790 700 640 100
51,0 55,0
50 50
0 0 0
2017 2018 2017 2018 2017 2018
1
Order items (k) Active vendors
2018 eAuction ohne UK
innogy SE · Automatisierung & Digitalisierung in Corporate Procurement 5
Überblick innogy SE Corporate Procurement
Entwicklung Corporate Procurement
SAP S/4 HANA
SAP Ariba
eSourcing Upgrade Einführung
SAP SUS Celonis SAP BW/4
Einführung Portum SRM 7.01 Hana
SAP SRM eTender Einführung
RPA
myFutura SAP SLC
Exemplary milestones
2000 2010 Heute
Fusion Integration Carve-out Category
RWE und VEW Amprion Management IPO Übernahme
nPower UK Integration
Essent NL innogy SE durch E.ON
International Sourcing
Teams
Zentralisierung / Internationalisierung
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Transformation der Einkaufsprozesse zu SAP S/4HANA for central procurement
Digital Roadmap SAP S/4 HANA
Mit SAP S/4HANA wurde der neue SAP-Standard als
Basis bei der innogy SE implementiert und ausgerollt
Ziele
Motivation
▪ Die durch die Trennung von RWE/innogy ▪ bereinigt die Systemstrukturen
geschaffenen Konzernstrukturen sind in der (einschließlich der Trennung von innogy
heutigen System- und Prozesslandschaft nicht und RWE im SAP-Kernbereich)
sachgerecht abgebildet ▪ bringt die Systemlandschaft der innogy
▪ Daraus resultierten erhebliche Ineffizienzen in den technologisch auf den neuesten Stand
Finanzprozessen sowie substanzielle Risiken für (SAP S/4 HANA)
Qualität und Compliance, vor allem auch im ▪ standardisiert und optimiert die
steuerlichen Bereich Unternehmensprozesse
▪ Die SAP-Systeme stehen zudem am Ende ihres ▪ schafft die notwendigen
Lebenszyklus und müssen bis zum Auslaufen der Voraussetzungen für weitere,
Wartungsunterstützung abgelöst sein wesentliche Effizienzsteigerungen
innogy SE · Automatisierung & Digitalisierung in Corporate Procurement 8
Digital Roadmap SAP S/4 HANA
Nutzung der agilen SAP Activate Methodik mit > 200
Projektmitarbeitern aufgeteilt in 17 Sprint Teams
Sprint Team
Insgesamt gibt es 17 Sprint-Teams Product Owner
• Accounting, 7
Finance & Tax
• Controlling 3 Product Manager
(Workstream-Lead)
• Procurement 2
• Retail Integration 2
• Renewables 1 Sprint Team
Integration
• Real Estate & 2 SAP Solution
Infrastructure Architect
Querschnittsfunktionen
Solution PE WS/WP Dokumenten- Analytics/ Migration
Manager Services Schulung Architecture Identity Mgmt. mgmt. BI
innogy SE · Automatisierung & Digitalisierung in Corporate Procurement 9
Digital Roadmap SAP S/4 HANA
Die Projektsteuerung, Dokumentation und Freigabe
erfolgte zentral mit dem SAP Solution Manager…
In 4 Waves und 12 Sprints zum erfolgreichen Go-Live am 01.01.19
In der Explore Phase wurden alle Alle Anforderungen wurden Im Workstream Procurement
Anforderungen in ein PO Backlog konsistent im Solution Manager wurden mehr als 100 Work items
überführt und durch die PL geprüft nachgehalten und dokumentiert… erfolgreich abgearbeitet….
innogy SE · Automatisierung & Digitalisierung in Corporate Procurement 10Digital Roadmap SAP S/4 HANA Durch die direkte Einbindung von neuen Technologien ergeben sich innovative Prozessverbesserungen… Testversion für Bestellanforderer ohne komplexe Dienstleistungen innogy SE · Automatisierung & Digitalisierung in Corporate Procurement 11
Digital Roadmap SAP S/4 HANA
Digitale Transformation durch die Migration von SAP SRM
zu SAP S/4 HANA for Central Procurement und SAP Ariba
Functional Fit (+)
• Harmonisierung von mehreren
aktuellen Teilprozessen und
unterschiedlichen Systemen
in der Ariba Suite möglich. innogy Lieferantenportal
• Hohe applikationsübergreifende Phase-out Go-Live
Integration mit angrenzenden
Funktionen in die IT-Landschaft.
• Einheitlicher Systemeinstieg für
den Lieferanten und Kunden bei
P2P Prozessen - End-to-End Sicht.
• Bereitstellung innovativer
Methoden und Werkzeuge (AI),
mit den neuesten Markttrends
sowie Risikobewertungen.
• Agile IT Architektur durch Central
HUB Szenario bei zukünftigen ERP As-Is Scenario Future Scenario
Strukturveränderungen .
• Modularer Aufbau ermöglicht Exemplarische Darstellung der Systeme aus Sicht von Corporate Procurement für die zentrale Beschaffung
flexible Vertragsgestaltung. von Materialien und Dienstleistungen über mehrere ERP Systeme (z.B. KP1, EP5 und ab 2019 IP4).
innogy SE · Automatisierung & Digitalisierung in Corporate Procurement 12Digital Roadmap SAP S/4 HANA
Das KEP ermöglicht einen zentralen Zugriff sowie die
Bearbeitung von Einkaufsbelegen auf allen Systemen
KEP – Verbindung zu allen Einkaufssystemen
ALE
Zentrale Bedarfsbearbeitung Zentrale Analysen und Kennzahlen
• Bearbeitung Bestellanforderungen • Zentrale Einsparsystematik
SAP SRM SAP ERP SAP ERP SAP ERP SAP BW • Durchführung Spend Analysen
• Anlage und Freigabe Bestellungen
• Anlage, Freigabe und Verteilung • Darstellung TOP Kennzahlen
von Konzernrahmenverträgen
innogy SE · Automatisierung & Digitalisierung in Corporate Procurement 13Digital Roadmap mit SAP S/4 HANA
...Erfolgsfaktoren und Herausforderungen
“Änderung der Kreditorenlogik durch
“Design und Priorisierung von Prozessen, in Nutzung des MDG SAP Standard „Abstimmung zu
Anbetracht von Roll-out Kritikalität und Geschäftspartner beachten" Migrationskonzept, -
Kapazitätsauslastung in den Sprints“ werkzeug und Umfang”
“Schulung der Work und Sprint „Kommunikation, u.a. Einbindung von
„Eindeutige Zielarchitektur kann Teams in der neuen agilen Multiplikatoren, die die Einführung
Doppelarbeiten vermeiden “ Projektmethodik“ neuer Technologien vorantreiben“
“Integration von Schnittstellen, Abstimmungen zu
“Projekt vs. Tagesgeschäft, Abstimmung zu div. MM Stammdaten, UAT Planung und
Kapazitäten und Kalendermanagement“ Berechtigungsmanagement nicht unterschätzen"
innogy SE · Automatisierung & Digitalisierung in Corporate Procurement 14End-to-End Digitalisierung der Source-to-Pay Prozesslandschaft mit SAP Ariba
Digital Roadmap mit SAP Ariba
Entwicklung einer Digital Procurement Roadmap
Start: Die Digitalisierung Ziel: Entwicklung einer Digital Vision: Corporate
wird die Beschaffung Roadmap in Corporate Procurement ist Pionier und
funktional (Prozesse), Procurement, um die Benchmark Leader bei der
organisatorisch, als auch Digitalisierung strategisch Einführung digitaler
technisch (IT) beeinflussen voranzutreiben Fähigkeiten und Technologien
innogy SE · Automatisierung & Digitalisierung in Corporate Procurement
16Digital Roadmap mit SAP Ariba
Die aktuelle Systemlandschaft in Corporate Procurement
ist fragmentiert und besteht aus Software Einzellösungen
Strategic Demand Commodity Portfolio Supply Market Make-or-Buy
Purchasing Strategy
Processes Management Management Analysis
Procurement Connect (MS SharePoint)
Tactical Forward Contract Supplier
Demand Specification Negotiation
Processes Sourcing/RfX Management Management
SAP R/3 SAP R/3 SAP R/3
Xpertselect VMS SAP SRM BE SAP SRM CCM SAP SUS
myFutura SAP SLC
Portum
Order Order
Operational Requisition Ordering/ Invoice Check, Claim
Confirmation/ Delivery,
Processes Request Asset Creation Payment Management
Tracking Receipt
SAP R/3
SAP SRM epos (Mercateo) SAP SUS Tradeshift
Phase-out 2018
innogy SE · Automatisierung & Digitalisierung in Corporate Procurement 17Digital Roadmap mit SAP Ariba
Motivation und Zielsetzung für SAP Ariba
Motivation Ziele
▪ Die Systemlandschaft von Corporate Procurement ▪ bereinigt die Systemstrukturen
hat eine solide Prozess- und Systemreife erreicht (einschließlich der Trennung von innogy
(Benchmark). und RWE im non-ERP Bereich)
▪ Einzelne IT-Systeme werden bereits nicht mehr ▪ bringt die Systemlandschaft von
weiterentwickelt und die Standardwartung endet. Corporate Procurement technologisch
auf den neuesten Stand und optimiert
▪ OnPremise vs. IT Cloud Strategie: Mittelfristige die Beschaffungsprozesse
Transformation der Systemlandschaft in die Cloud
▪ reduziert Schnittstellen und bietet eine
▪ Die interne Weiterentwicklung von Systemen und Standardintegration der operativen und
Prozessen ist nicht effektiv (Make vs. Buy) . taktischen Beschaffungsprozesse
▪ Die derzeitigen IT-Systeme können neue effiziente ▪ schafft die notwendigen
Technologien zur Prozessautomatisierung nicht Voraussetzungen für weitere,
unterstützen. wesentliche Effizienzsteigerungen
innogy SE · Automatisierung & Digitalisierung in Corporate Procurement 18Digital Roadmap mit SAP Ariba
End-to-End Digitalisierung der Source-to-Pay Prozesse
mit SAP Ariba integriert in SAP S/4 HANA…
Demand Commodity Portfolio Supply Market Make-or-Buy
Strategic Process Purchasing Strategy
Management Management Analysis
Category Management Platform
Contract Supplier
Tactical Process Demand Specification Sourcing/RfX Negotiation
Management Management
Ariba Source-to-Contract Platform
myFutura (GAEB)*
Temp Labour Vendor Management Platform
* Teilweise für Bauleistungen, bis Funktionen in Suite enthalten
Order Order
Operational Requisition Ordering/ Invoice Check, Claim
Confirmation/ Delivery,
process Request Asset Creation Payment Management
Tracking Receipt
Ariba Purchase-to-Pay Supplier Network (incl. Catalogue Platform)
SAP S/4 HANA ERP (incl. interfaces to MDG, BW etc.)
Service Entry
innogy SE · Automatisierung & Digitalisierung in Corporate Procurement 19Digital Roadmap mit SAP Ariba
Die Ariba Projektorganisation wurde prozessorientiert
ergänzt um Integration und Enablement aufgesetzt
STEERING /
Sponsor Steering Co
SPONSOR
MANAGING PROJECT LEAD PROJECT MANAGEMENT PMO (extern)
Work Stream 1 Work Stream 2 Work Stream 3 Work Stream 4
Operational Procurement Strategic Procurement Integration Internal External
Enablement
Commerce Contract Supplier and E2E Training and
Guided Buying eSourcing
Automation Management Risk Management Integration Communication
innogy SE · Automatisierung & Digitalisierung in Corporate Procurement 20Digital Roadmap mit SAP Ariba
Die Ariba Projektplanung beinhaltet mehrere Phasen
zur iterativen Implementierung und Integration…
Project Ariba 2019-2021
Explore Design & Realise Deploy Design & Realise Deploy Hypercare
Wave 0 Phase 1 Phase 2
Jan. 2020 – Mar. 2020
Jun. 2018 – Dec. 2018 Jan. 2019 – Jun. 2019 Jul. 2019 – Dec. 2019
FitGAP Ariba Basic Configuration Implementation Implementation Integration Test Run Hypercare
UAT Implementation
Sprints Sprints Sprints
UAT HIP*
1 2 3 1 2 3 1 2 3 Enablement
• Basic • Integration R/3,
Configuration S/4 HANA
• Central HUB • Guided Buying
Implementation
• Commerce
• eSourcing Automation
Kick-off • Contract Go-Live 1 • Supplier Risk Go-Live 2
05.02.2019 Collaboration 01.07.2019 01.01.2020
Etc.
• SLP Onboarding
innogy SE · Automatisierung & Digitalisierung in Corporate Procurement 21Digital Roadmap mit SAP Ariba
Die Abbildung von existierenden Teilprozessen hat
bei Implementierung und Roll-out oberste Priorität!
Digitize procedures
Guided Buying Network Sourcing Contracts SLP
Catalogue buying Commerce Automation eSourcing (eRfQ, eAuction) Contract Management Supplier Performance & Risk
Katalog-Bestellungen Bestellübermittlung Freitextanfragen Contract Templates (Create) MDG Integration
Freitextbestellungen Bestelländerungen Anfragen Material Contract Workflow (Collaborate) Supplier Onboarding
Spot Buy (Anfragen) Auftragsbestätigungen Anfragen Dienstleistungen Contract Lifecycle (Monitore) Supplier Qualification
Rechnungsübermittlung Integration PR – RfQ – PO / RV eSign Integration Supplier Performance
Ticker Auktionen DMS Integration Risk Management
completed Reverse Auktionen Integration SAP (monitoring) Scorecards
in work
open MPA Auktionen
innogy SE · Automatisierung & Digitalisierung in Corporate Procurement 22Digital Roadmap mit SAP Ariba
...Erfolgsfaktoren und Herausforderungen
“Ausreichende Ressourcen für Supplier
Enablement und Training einplanen, klare
Zielvorgaben kommunizieren"
“Identifizierung und Priorisierung von Prozessen
(z.B. Phase-out as-is), Roll-out iterativ planen“
“Realisierung von ‚Quick-wins‘ durch
gezielte Verfolgung von Standards"
“Cloud vs.OnPremise oder Standard vs.
Wunschkonzert, frühzeitiges Change „Kommunikation, u.a. Einbindung von
Management bei Product Ownern“ Multiplikatoren, die die Einführung neuer
Technologien vorantreiben“
“Integration SAP S/4 Central Procurement “Integration von Stammdaten (CSV) und
und SAP Ariba (inkl. CIG) für komplexe Berechtigungsmanagement (z.B. IDM)
Dienstleistungen kein Standard" Anbindung nicht unterschätzen"
innogy SE · Automatisierung & Digitalisierung in Corporate Procurement 23Optimierung der Geschäftsprozesse mit SAP Process Mining by Celonis
SAP Process Mining by Celonis
Mit Celonis Process Mining können wir konzernweit
Analysen von > 4 Mrd. Informationen durchführen….
E2E Prozesse sichtbar machen
2 Mio. Bestellpositionen
4 Mrd. Informationen
Abweichungen und Schwachstellen erkennen
innogy SE · Automatisierung & Digitalisierung in Corporate Procurement 25SAP Process Mining by Celonis
innogy nutzt Process Mining by Celonis auf Basis von
SAP BW/4 Hana, um Transparenz über den gesamten
Purchase-to-Pay Prozess zu erhalten
Exemplary analysis Celonis Process Cockpit
>350 Automatisier Manuelle Nutzung Nutzung Durchlaufzeit Type, Workflow >15
Viewer ungsquote Änderungen Belegarten Rahmenvertr en (Freigabe) Customer, types and KeyUser
äge / FO Country cycle time
Status Status Bestellübermi Auftragsbestä WE/LERF eInvoicing RPA
Anforderung- Bestellungen ttlung (Type, tigungen (Type, (Type, Prozesse
en (BANF) Channel) Channel) Channel)
Daily Update
SAP BW/4 HANA
Konsolidierung der ERP Daten
Existing
In plan
innogy SE · Automatisierung & Digitalisierung in Corporate Procurement 26Stay innogized
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