Digitalisierungskonzept Landkreis Harz und Transformationsansatz 9. September 2021
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Digitalisierungskonzept Landkreis Harz und Transformationsansatz 9. September 2021
MACHBARKEITSSTUDIE LANDKREIS DER ZUKUNFT
Betrachtete Handlungsfelder
Ausgangssituation Leitgedanken der Studie
• Der Landkreis Harz hat • die Chancen der Digitalisierung für den Verwaltung
–beauftragt durch die Harz AG– Landkreis zu nutzen
eine Machbarkeitsstudie • mit dem Fokus auf eine schnelle Dienste
durchgeführt, um die Chancen der Umsetzung (< 2 Jahre)
Digitalisierung für den Landkreis
zu nutzen • im Wirkungsbereich des Landkreises mit
Unterstützung von Unternehmen und Mobilität
• Die Studie startete im Februar dem Land Sachsen-Anhalt
2021 und wurde im Juni
• nicht für den Harz, sondern mit dem Harz Handel
abgeschlossen
- unter breiter Beteiligung von Bürgern
• Die Veröffentlichung der und Unternehmen
Ergebnisse erfolgte am 14. Juli Bildung
• als Vorreiter für andere Landkreise
Quelle (Fotos) http://www.kreis-hz.de/
FOKUS HEUTE: HANDLUNGSFELD VERWALTUNG
Adressierte Fragestellungen:
Wie erzeugen wir von Anfang an Wirkung?
Wie wirkt Digitalisierung als Teil einer
„modernen Verwaltung“?
Womit fangen wir in der Verwaltung an?
Wann ist der geeignete Zeitpunkt zu starten?
Wie gelingt die Umsetzung?
Links zur Studie:
https://www.kreis-hz.de/de/digitalisierung.html
https://cpc-ag.de/blog/digitalisierungskonzept-landkreis-harz/ Quelle (Fotos) http://www.kreis-hz.de/
VORSTELLUNG © CPC Slide 4
LANDKREIS HARZ:
Portrait Landkreis Harz
- Lage: im Dreiländereck von Sachsen-Anhalt, Thüringen und Niedersachsen //
Wirtschaftsachse zwischen den Ballungsräumen Hannover-Halle-Leipzig und
Berlin-Magdeburg-Göttingen.
- > 214.000 Einwohner / Fläche von 2 104 km²
- 13 Einheitsgemeinden und eine Verbandsgemeinde
- Landrat: Thomas Balcerowski
Landkreisverwaltung:
- Standorte: Halberstadt / Wernigerode / Quedlinburg
- Ca. 1000 Mitarbeiter
- …..
- …
© .CPC Seite 5
CPC FIRMENPROFIL
DIE FÜHRENDE CHANGE BERATUNG “ Wir gestalten erfolgreiche, robuste
Organisationen in denen Menschen mit
Freude und Sinn arbeiten.
1.500 100 Umsetzungs- Greifbare Teaming &
Projekte Berater expertise Veränderungen Partnerschaft
Wir arbeiten mit Unsere Consultants Wir bringen innovative Wir machen Das wichtigste Wissen
unseren Kunden verfügen über Methoden, Formate, Veränderungen für das für eine Transformation
weltweit zusammen – ausgezeichnete Tools und Techniken in Management, die liegt im System des
über viele Jahre und Erfahrung im Projekt- die Projekte unserer Mitarbeiter und die Kunden selbst. Daher
Jahrzehnte und Change Kunden gesamte Organisation leben wir Co-Creation
Management erlebbar und Zusammenarbeit
auf Augenhöhe.
Ausgezeichnetes
Feedback
© CPC Slide 6
WIRKUNG VON ANFANG AN © CPC Slide 7
WIRKUNG VON ANFANG AN:
UNSER VERSTÄNDNIS VON IMPLEMENTIERUNG
Installation + Mitarbeiter,
Erfolgreiche Umstellung (Business Case) IMPLEMENTIERUNG • die die Umstellung
unterstützen und vorantreiben
• die die neuen Arbeitsabläufe
übernommen haben in ihrer
täglichen Routine nutzen
• verstehen sich in all ihren
Aktivitäten als Einheit
Change Management
INSTALLATION
Prozesse & Systeme sind
nutzbar
Zeit
© CPC Slide 8
WIRKUNG VON ANFANG AN:
DIE VERÄNDERUNG AKTIV STEUERN
Erforderliche
Einbeziehungsprozesse zu
unterschiedlichen Zeitpunkten:
Belohnung
Kommunikation
Befähigung
Einbindung
Anerkennung
© CPC Slide 9
WIRKUNG VON ANFANG AN:
EINBINDUNG
Beteiligungsprozess des Auftraggebers Harz AG Beteiligungsprozesse in der Verwaltung
Informationsrunden vorab zum Lenkungsausschuss Begleitendes Team auf Verwaltungsführungskräften und
Experten. Gemeinsame Teilnahme an:
Beteiligung in den Experten Workshops
Kick-off- / Gestaltungs- / Abschlussterminen
Teilnahme an „Kundenfeedbacks“ zu
Entwicklung des Zielbildes der „modernen
Verwaltungsprozessen
Verwaltung“
Teilnahme am Lenkungsausschuss Priorisierung der Fachverfahren
Workshops mit Fachverfahrensbeteiligten zur
Prozessanalyse
Lösungsansätze und Definition der Umsetzung im Team
© CPC Slide 10HANDLUNGSFELD VERWALTUNG © CPC Slide 11
Wir wirkt Digitalisierung als Teil einer „modernen Verwaltung“?
WAS HEISST ‚MODERNE VERWALTUNG‘?
Für die
Service- Ermessens-
spielräume
Leistungs- Lösungs-
Herausforderung
empfänger orientiert
orientiert nutzend
agieren
Verwaltung Effizient Schnelle
Abwicklungen
Schlanke
Prozesse
Bürokratie-
verzicht
Digitalisiert Digitale
Abwicklung
Trans-
parenz
Navigation
© CPC Slide 12WOMIT FANGEN WIR IN DER VERWALTUNG AN?
PRIORISIERUNG VON VERFAHREN
Zusammenarbeit mit dem Team der Verwaltung
3 5
1
2 4
1 2 3 4 5
Basis ist die Auswahl der Verfahren mit Relevanz für die Priorisierung in Detaillierung
Kreisverwaltung und Einordnung in Expertengesprächen
OZG / LeiKa im
(IT, Dezernatsleiter,
Liste mit Stand • Freiwillige Aufgabe im eigenen Wirkungskreis
Zuordnung ausgewählte Amtsleiter) Fachgespräch.
10/2020 der Systeme zu mit Plausibilisierung Festhalten von
• Pflichtaufgabe im eigenen Wirkungskreis
(Verfügbar und den Verfahren anhand von Kriterien (u.a. Ausgangs-
• Pflichtaufgabe im übertragenen Wirkungskreis Mengengerüst, Betroffene
Bewertet in der situation,
(Weisung des Bundes) Arbeitsplätze, Eignung als
der Verwaltung Pilot, vorhandene
Lösungsansatz
• Pflichtaufgabe im übertragenen Wirkungskreis
Verwaltung) Land (Auftragsangelegenheiten). Lösungen) und Vorgehen
© CPC Slide 13ERGEBNIS DER STUDIE: DIGITALISIERUNG IM LANDKREIS HARZ IST
MEHR ALS DIE UMSETZUNG DES ONLINE-ZUGANGSGESETZES
1. Befähigung der Verwaltung im 2. Aufbau / Integration der 3. Integration der Gemeinden
Landkreis Onlinezugänge und - im Landkreis
Aufbau einer neuen, zeitgemäßen, IT- services Realisieren von Synergien
Infrastruktur Online-Terminverwaltung, Schaffen von Standards für
IT-Architektur, die flexible Anbindung Nutzung Video-Konferenz Tools interkommunalen Datenaustausch
von OZG-Dienste ermöglicht Aufbau eigener Online-Dienste wo & Zusammenarbeit
Neue Verwaltungsprozesse, die alle dringend erforderlich Nutzen einheitlicher Design-
Eingangskanäle (Online, Formular, Nachnutzung & Anbindung von Komponenten bei Web-Portalen
vor-Ort etc.) bedienen kann Online-Diensten wo immer
Integriertes Dokumenten- und möglich
Datenmanagement / Kommunikation
zwischen Fachsystemen
Gestalten der Veränderung mit den
Mitarbeitern gemeinsamWann ist der geeignete Zeitpunkt zu starten?
WIR WERDEN HEUTE BEREITS TÄTIG (FÜHRERSCHEIN)
. Online Dienste . Verwaltung
Ausgangssituation
Kunde gibt Antrag im Bild und Daten über Daten im Zahlungs- Führerschein-
Prinzipien zur
Antrag ab Fachsystem Unterschrift Einwohner- Fachsystem anweisung ausgabe / kontinuierlichen
erfasst scannen Meldeamt bearbeiten + Zusendung
prüfen weitere Entwicklung des
Abfragen
Reifegrades:
FSW FSW Intranet FSW HESS
KBA Infoma
1. Optimieren des
.
NSYS Prozesses
2. Nutzen der
SMS Möglichkeiten des
Automatische Schnittstelle Nachricht
Kunde erfasst Bild und Daten über Daten im Zahlungs- Führerschein-
Fachverfahrens
Schritt 1
Daten online Unterschrift Prüfung der
Einwohner- Fachsystem zum Kassen-
anweisung ausgabe /
in der scannen Daten im
Meldeamt bearbeiten + system Zusendung
Fahrschule Fachsystem
prüfen weitere (Mehrfach- 3. Einführen von
(1 statt 2 Abfragen eingabe
Systeme) entfällt)
Führerschein-
Online-Services wo
.
FSW FSW Intranet FSW HESS
ausgabe / nötig
KBA Infoma
Zusendung
NSYS
4. Einbinden von
OZG-Diensten
Kunde erfasst Bild und Elektronische Daten über Daten im Führerschein-
Schritt 2
Daten online Unterschrift Zahlung Einwohner- Fachsystem ausgabe /
erfolgt Meldeamt bearbeiten + Zusendung
elektronisch prüfen weitere
Abfragen
.
eFührer- eID ePayment Intranet FSW
schein
Infoma KBA
NSYSUMSETZUNG © .CPC Slide 16
EIN PROGRAMM MANAGEMENT GESTALTET DIE UMSETZUNG
Der Umfang der anstehenden Veränderungen in Dies kann nur erfolgreich durch eine Programm- Die Verankerung der ´neuen Verwaltung´
der Kreisverwaltung hat Auswirkungen auf Management Organisation gelingen. erfolgt über die Ausprägung
- verändere Abläufe und der Programm-Organisation
- neuem Rollenverständnisse,
Service-
- die Nutzung neuer IT-Verfahren • Ausrichtung Ziele des
orientiert
- Sowie das Arbeiten mit veränderter Haltung Programms / Steuerung
und Bewusstsein (z.B. Kundenorientierung) durch den Lenkungskreis
Lenkungskreis
• Besetzung Programm-
Damit dies erfolgreich gelingt, muss die Programm Management
Organisation stringent begleitet werden, durch Manager
- Aktive Einbeziehung OZG Radar
Programm Management • Ausprägung Programm-
Begleitung
Effizient
- Offene Kommunikation
. Veränderungsmanagement
. Prozess-Effizienz
. Kommunikation (Int. & ext.)
Management mit
E-Akte / DMS
- Befähigung & Trainings
. Förderungs-Management
Integration von
Veränderung,
Sowie Transparenz über Projektfortschritte, Kommunikation, Führung
Projekt 1 Projekt 2 Projekt 3 Projekt 4
aktive Steuerung und „aus dem Weg Schaffen“ • Schaffen von Standards bei
von Hindernissen …. …. …. …. Digitalisiert Projekt-Vorgehen
und -besetzung
• ….
© CPC Slide 17AUFBAU DER PROGRAMM ORGANISATION
PROGRAMM ORGANISATION
Lenkungskreis
Programm
Manager
Programm Management
OZG Radar Begleitung
. Veränderungsmanagement
. Prozess-Effizienz
E-Akte / DMS
. Kommunikation (Int. & ext.)
. Förderungs-Management
Digitalisierungsprojekte der Verwaltung Digitalisierungsprojekte des Landkreises
Relaunch Web-Portal Online Terminvergabe Digitalisierung Daueraufenthalts- …. ….
. .
und Aufrufanlage Fahrerlaubnisbehörde recht EU-Bürger
Online
Digitalisierung Befähigung …… … ....
Baugenehmigungs-
Sozialhilfe Infrastruktur . . .
verfahrenTRENNUNG PROJEKT- UND LINIENORGANISATION
Programmorganisation
• Trennung zwischen Programm-Organisation für die Transformation und
Linienorganisation für die Operative
• Klare Verantwortung in der Programm-Organisation:
• Projekte werden durch Projektmanager geführt
• Gesamtprogramm durch den Programm Manager
• Gesamtführung und Steuerung durch den Lenkungskreis
• Jedes Projekt ist eindeutig beauftragt mit Zielsetzung, Umfang,
Laufzeit, Kap.-bedarf, Ressourcenzuscheidung
Linienorganisation • Das Programm Management stellt übergreifende Services bereit
(Steuerung, Change, Kommunikaton, etc.)
• Verflechtung zwischen Linien- und Programm-Organisation
• Jedes Projekt besitzt einen Auftraggeber (Führungskraft Linie),
der/die für die Umsetzung verantwortlich ist
• Der Lenkungskreis ist besetzt durch Landrat, Dezernenten und
Auftraggeber
• Der Programm Manager berichtet in der Linie direkt an den Landrat
© .CPC Slide 19ANGEDACHTE CHANGE BEGLEITUNG
Steuerung der
Einbeziehung Kommunikation Befähigung / Trainings
Veränderung
• Begleitung der Projekte durch • Intranet: Wöchentliche • Wissensvermittlung • Transparenz über den
Fachexpertisen & IT Kurzberichte (z.B. über (z.B. bei neue Verfahren) Programm-Fortschritt und
• Prozess-Workshops Quick-Wins) • Erlebnis-Veranstaltungen Implementierungsstand
• Simulationen • Podcast/Video-Botschaften zum Thema Verhalten & (Dashboard)
• Ausrichtung im Führungskreis über wesentliche Haltung • Rückmeldung aus der
• Zielgerichteter Einsatz von Meilensteine (monatlich) (z.B. Kundenorientierung) Verwaltung
• Teilnahmequoten &
Tools und Feedback- • Townhall Veranstaltung mit • Führungsentwicklung
Rückmeldung der FK zur allg.
sammlung durch Change allen Verwaltungsmitarbeiter • … Stimmung
Agents (z.B. Botschaften Leitbild / • Fremdeinschätzung über
• Workshops in den jeweiligen Erlebbarmachen der Ambassador
Fachverfahren zur gewünschten Verhaltens) • Soundingboards
• Selbsteinschätzung MA
Generierung von Quick-Wins
(z.B. eMail Nachricht bei • Umgang mit negativen
Führerschein Fertigstellung) Gefühlen
• ….
© CPC Slide 20LESSONS LEARNED
Vorhandene gute Bereitschaft in der
Landkreisverwaltung für die Veränderung
Frühzeitige Einbindung aller Führungskräfte und
Teile der Organisation in den Veränderungsprozess
ist essentiell
Die Trennung zwischen Linienorganisation und
Programm Management Organisation erscheint
vielversprechend
…
Setzen von Rahmenbedingungen durch das Land
Start aus eigenen Mittel geht ABER: Ohne Zugriff auf
weitere Finanzierungstöpfe wird die Digitalisierung
scheitern
© CPC Slide 21SIE HABEN FRAGEN? KONTAKTIEREN SIE UNS! Karsten Fischer Dirk Thater Programm Manager Partner T +49-160-998 75988 T +49-160 974 36186 karsten.fischer@kreis-hz.de dirk.thater@cpc-ag.de © CPC Slide 22
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