Eine Entscheidung für Ergonomie und Kundenservice - Automatisierte Rückgabe und Sortierung an der Stadtbibliothek Gütersloh - B.I.T ...
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Links: ein voller Ergocart wird aus der Anlage zum Einstellen genommen, daneben ein Blick auf die komplette Anlage hinter Glas.
Eine Entscheidung für Ergonomie
und Kundenservice
Automatisierte Rückgabe und Sortierung an der Stadtbibliothek Gütersloh
Silke Niermann
Herausforderung eigenen Finanzverantwortlichkeit auch eine eigene
❱ 2010 stand die Stadtbibliothek Gütersloh vor gro- Mitarbeitervertretung im Haus, die unmittelbar an
ßen Herausforderungen. Massive Einsparungen führ- den Entwicklungs- und Entscheidungsprozessen be-
ten zu Personalabbau und auch Angebotsreduzie- teiligt ist. Aufgabe dieser Arbeitsgruppe war die Be-
rung. Um trotzdem weiterhin kundenorientierten Ser- wertung und Begutachtung von verschiedenen Rück-
vice an 41 Wochenöffnungsstunden aufrecht erhalten sortierungsanlagen bezogen auf ihre Umsetzbarkeit
zu können, ist die Stadtbibliothek den Weg der Auto- in der Stadtbibliothek Gütersloh, die Einbindung in
matisierung von Routinearbeiten gegangen. Der erste die bestehenden Abläufe, die technische Verlässlich-
Schritt war 2011 die Einführung von RFID und die Ins- keit, Servicequalität der Anbieterfirmen, aber auch
tallation von Selbstverbuchern. Nächster Schritt soll- die Ergonomie der Arbeitsabläufe. Dafür standen eini-
te dann die Automatisation von jährlich ca. 286.000 ge Besuche von öffentlichen und auch wissenschaft-
Rückgaben sein. Dafür wurden eine Rückgabe- und lichen Bibliotheken an. In Gesprächen mit den dor-
Sortieranlage und ein Kassenautomat geplant. Das tigen Kolleg/-innen wurden Informationen über die
Ziel war eine weitere Entlastung des Personals und Arbeitsabläufe und -veränderungen durch eine solche
die Nutzung freiwerdender Ressourcen für die Weiter- Anlage eingeholt. Darunter waren Rücksortierungs-
entwicklung von Bibliotheksservices und -angeboten. anlagen mit sogenannten BINs, in denen die Medien
durch die Anlage grob in größere Medienboxen sor-
Umsetzung tiert werden und auch Anlagen, die mit einer feinen
Ende 2014 wurde eine Arbeitsgruppe bestehend aus Sortierung auf Stapelbücherwagen/ErgoCarts arbei-
Mitarbeitern, der Geschäftsführung und dem biblio- ten. Hier entfällt für die Mitarbeiter/-innen das Um-
thekseigenen Betriebsrat gegründet. Durch die eigen- packen und Sortieren der Medien aus den BINs auf
ständige Betriebsform als GmbH besteht neben einer die bibliotheksüblichen Bücherwagen.
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In einem europaweiten Aus-
schreibungsverfahren wurde
dann der Auftrag an die dä-
nische Firma Lyngsoe Library
Systems für eine Lyngsoe Sort
MateTM 2000 Rücksortierungs-
anlage mit einer Außenrückga-
be, zwei Innenrückgaben und
18 Sortierstationen mit Ergo
Carts vergeben. Neben den
Ergo Carts sind für AV-Medien
auch kleine Boxen und auch
ein größerer Überlauf-Contai-
ner in der Anlage integriert.
Nachdem das eingebaute Le-
segerät an den Rückgabestati-
onen die RFID Labels gelesen
hat, erhält die Sortieranlage
vom Bibliotheksverwaltungs-
Einfache Handhabung auf den Etagen beim Einstellen
system Informationen über die
Die Arbeitsgruppe hat dann 2015 ein eindeutiges Vo- Endstelle, an die das Medium transportiert werden
tum für eine Rücksortierungsanlage mit Stapelbü- muss. Pop-Up Rollen an der entsprechenden Stel-
cherwagen abgegeben. Entscheidendes Argument le heben das Medium über die Bänder hinaus, um
war die überzeugende Ergonomie dieser Anlagen- es dann schonend in den jeweiligen Stapelbücher-
form, da das Umpacken der zurückgebuchten Medi- wagen gleiten zu lassen. Dem Kunden wird am Dis-
en aus großen BINs auf die klassischen Bücherwagen play der Rückgabestation – auf Wunsch mit oder oh-
entfällt. Damit wurde diese Anlagenform als die kon- ne Quittungsausdruck – eine erfolgreiche Rückgabe
sequentere Lösung für die Automatisierung von Ar- bestätigt.
beitsabläufen beim Medienrücklauf in der Stadtbiblio-
thek Gütersloh bewertet. Über eine Finanzierung aus
„Lyngsoe Systems hat uns sicher und professionell durch
eigenen Rücklagen der GmbH, Sonderzuschüssen der
Stadt Gütersloh und Fördermitteln des Landes NRW den gesamten Planungs- und Implementierungsprozess
konnte Ende 2017 die neue Rücksortierungsanlage begleitet. Uns beeindruckt immer wieder die besondere
der Firma Lyngsoe Library Systems installiert und in Servicebereitschaft der Firma. Wir sind gerne ein Beispiel
Betrieb genommen werden.
für andere öffentliche Bibliotheken, wie durch die
Die Anlage Implementierung der Anlage ein Servicemehrwert für
Wichtig bei den Planungen und der notwendigen Aus- unsere Kunden und ergonomischen Arbeitsbedingungen
schreibung waren folgende Kriterien: für unsere Mitarbeiter geschaffen worden sind.“
• Rückgabemöglichkeit über 24/7 von außen
• 18 Sortierstationen Silke Niermann, Geschäftsführerin Stadtbibliothek Gütersloh GmbH
• einfache Usability und Userinterface für die Kun-
den
• Nähe der Anlage zur Infotheke Die Anlage wird über den Lyngsoe Sorter Control-
• ein gutes Maß von Feinsortierung und damit ver- lerTM vom Personal kontrolliert und kann für beson-
bundener Anlagengröße (so viel wie möglich, so dere Schließtage durch die Erstellung neuer Sor-
wenig wie nötig) tiertabellen individuell eingestellt werden. Über eine
• körperliche Entlastung der Mitarbeiter/-innen Leuchte am Informationsplatz in der Nähe der Anlage
durch entsprechende Systemkomponenten wie wird das Personal auf einfache Weise auf volle Er-
Stapelbücherwagen go Carts, einen Ausfall der Rückgabestationen oder
• Schnittstelle zu dem LMS WinBiap der kompletten Anlage hingewiesen. Als Standort der
· hohe Servicequalität bei Wartung und Fehlerbehe- Rücksortierungsanlage wurde ein komplett verglas-
bung ter Raum direkt neben dem Haupteingang und damit
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sowohl von außen als auch von innen für alle einseh-
bar ausgewählt. Neben technischen und praktischen
Gründen war auch die Sichtbarkeit von Bibliotheks-
technik ein wesentliches Argument für diesen expo-
nierten Standort.
Die Planung der Rücksortierungsanlage durch die Fir-
ma Lyngsoe Systems fand in enger und ausgespro-
chen kooperativer Zusammenarbeit mit der biblio-
thekseigenen Haustechnik, der Bibliothekssoftware-
Firma Datronic (LMS WinBiap) und der regioIT, dem
IT-Dienstleister der Stadtbibliothek statt. Die Instal-
lation konnte mit nur zwei Schließtagen reibungslos
umgesetzt werden. Das Team der Firma hat die Stadt- Außenrückgabe neben Haupteingang
bibliothek sicher und professionell durch den gesam-
ten Planungs- und Implementierungsprozess beglei- lage vom Rückgang ihrer Symptome berichtet. Auf-
tet. Die Servicebereitschaft der Mitarbeiter hat nicht grund des geringeren Fassungsvermögens der Sta-
nur zu Beginn, sondern auch im laufenden Betrieb die pelbücherwagen werden die zurückgegebenen Medi-
en nun im laufenden Bibliotheksbetrieb vom Perso-
„Es hat einen echten Mehrwert für die Kolleginnen
nal während der Infodienste wieder in den Bestand
und Kollegen, dass die Anlage von Lyngsoe zurücksortiert. Die damit frei gewordenen zeitlichen
Systems die zurückgegebenen Medien direkt auf Ressourcen vor der morgendlichen Bibliotheksöff-
die Ergo Carts sortiert. Dadurch fällt ein – den nung können nun gut für Projektplanungen und -ge-
spräche eingesetzt werden.
Körper belastender – Arbeitsschritt weg. Die Ergo
Das Fazit für die Stadtbibliothek Gütersloh nach über
Carts sind wendig und lassen sich mit wenig drei Jahren Betrieb der Rücksortierungsanlage lautet:
Kraftaufwand auch in schmalen Gängen und kleinen – mehr Ergonomie für das Personal bei Rücksortie-
Regalnischen bewegen. Durch die optimale Höhe rung und Einstellen durch den Einsatz von Ergo
Carts
der hochgefahrenen Wagen in der Waagerechte fällt
– guter Kundenservice durch eine stabile Anlagen-
auch das ständige Bücken beim Einstellen weg.“ technik und einfaches Userinterface
– besserer Ressourceneinsatz für Projekte durch
Anja Krokowski, stellvertretende Leitung neue Arbeitsabläufe
Stadtbibliothek Gütersloh GmbH
Seit 2020 sind zudem auch die Selbstverbucher der
Firma Lyngsoe Library System in der Stadtbibliothek
Gütersloh im Einsatz. Damit haben Kunden nun so-
wohl bei den Selbstverbuchern als auch bei den Rück-
gabestationen ein einheitliches Design und gleiche
Stadtbibliothek überzeugt. Die dänische Service-Hot- Nutzerführung.
line steht während der Öffnungszeiten der Stadtbib- Der Einsatz von Automatisierungstechnik in die Be-
liothek auch am Samstag zur Verfügung und arbeitet triebsabläufe mit Selbstverbuchern, Kassenautomat
sehr verlässlich an Problembehebungen. und auch einer Rücksortierungsanlage hat der Stadt-
bibliothek Gütersloh Ressourcen für die Arbeit an ih-
Fazit rer Vision einer „Bibliothek voller Ideen von und für
Die Entscheidung für eine Rücksortierungsanlage mit Menschen“ verschafft. ❙
Stapelbücherwagen hat sich für die Stadtbibliothek
Gütersloh als richtig erwiesen. Die Betreuung der An-
lage im laufenden Bibliotheksbetrieb und die Organi- Silke Niermann
sation der Rückgaben mit den leicht zu manövrieren- Geschäftsführerin Stadtbibliothek
Gütersloh GmbH
den Ergo Carts werden vom Bibliothekspersonal als
E-Mail: Silke.Niermann@gt-net.de
sehr ergonomisch bewertet. Kolleg/-innen mit ortho- Blessenstätte 1
pädischen Problemen im Schulter- und Armbereich 33330 Gütersloh
haben nach Inbetriebnahme der Rücksortierungsan-
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Bibliothek. Information. Technologie.
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