EINLADUNG - ANREISE - PRO DV AG
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ANREISE
Deutsche Nationalbibliothek
Adickesallee 1 · 60322 Frankfurt am Main
EINLADUNG
zur ordentlichen Hauptversammlung
PRO DV AG
Investor Relations
Hauert 12
44227 Dortmund
PRO DV AG Sitz Dortmund ISIN DE0006967805 // WKN 696780 EINLADUNG ZUR ORDENTLICHEN HAUPTVERSAMMLUNG Wir laden unsere Aktionäre hiermit zu der am Dienstag, 28. September 2021 um 11.00 Uhr (MESZ) in der Deutschen Nationalbibliothek, 60322 Frankfurt am Main, Adickesallee 1, stattfindenden ordentlichen Hauptversammlung ein.
TAGESORDNUNG TEILNAHMERECHT
1. Vorlage des festgestellten Jahresabschlusses für die Zur Teilnahme an der Hauptversammlung und zur Aus-
PRO DV AG zum 31.12.2020 und des Lageberichts für die übung des Stimmrechts in der Hauptversammlung sind
PRO DV AG sowie des Berichts des Aufsichtsrats diejenigen Aktionäre berechtigt, die sich bei der Gesell-
Der Aufsichtsrat hat den vom Vorstand aufgestellten Jah- schaft unter der nachfolgend benannten Adresse an-
resabschluss am 18.03.2021 gebilligt. Damit ist der Jahres- melden und für die bei der Gesellschaft ein besonderer,
abschluss festgestellt. Die unter diesem Tagesordnungs- durch das depotführende Institut ausgestellter Nach-
punkt genannten Unterlagen sind der Hauptversammlung weis des Anteilsbesitzes eingereicht wird. Der Nach-
vorzulegen, ohne dass es einer Beschlussfassung der weis des Anteilsbesitzes hat sich auf den Beginn des
Hauptversammlung bedarf. 07.09.2021, 0.00 Uhr (MESZ) (sog. Nachweisstichtag),
zu beziehen und muss der Gesellschaft zusammen mit
2. Beschlussfassung über die Entlastung der Mitglieder der Anmeldung unter der nachfolgenden Adresse bis
des Vorstands für das Geschäftsjahr 2020 spätestens 21.09.2021, 24.00 Uhr (MESZ), zugehen.
Vorstand und Aufsichtsrat schlagen vor, den Mitgliedern Die Anmeldung und der Nachweis des Anteilsbesitzes
des Vorstands für das Geschäftsjahr 2020 Entlastung zu bedürfen der Textform und müssen in deutscher oder
erteilen. englischer Sprache abgefasst sein.
3. Beschlussfassung über die Entlastung der Mitglieder PRO DV AG
des Aufsichtsrats für das Geschäftsjahr 2020 c/o Link Market Services GmbH
Vorstand und Aufsichtsrat schlagen vor, den Mitgliedern Landshuter Allee 10
des Aufsichtsrats für das Geschäftsjahr 2020 Entlastung 80637 München
zu erteilen. E-Mail: inhaberaktien@linkmarketservices.de
4. Beschlussfassung über die Bestellung des Abschluss- Im Verhältnis zur Gesellschaft gilt für die Teilnahme an der
prüfers für das Geschäftsjahr 2021 Versammlung und die Ausübung des Stimmrechts als Ak-
Der Aufsichtsrat schlägt vor, die ROTTHEGE | WASSERMANN tionär nur, wer den Nachweis des Anteilsbesitzes erbracht
GmbH, Wirtschaftsprüfungsgesellschaft in Essen zum Ab- hat. Die Berechtigung zur Teilnahme und der Umfang des
schlussprüfer für das am 31.12.2021 endende Geschäftsjahr Stimmrechts bemessen sich dabei ausschließlich nach dem
zu wählen. Anteilsbesitz des Aktionärs zum Nachweisstichtag. Mit
dem Nachweisstichtag geht keine Sperre für die Veräußer-
barkeit des Anteilsbesitzes einher. Auch im Fall der voll-
ständigen oder teilweisen Veräußerung des Anteilsbesitzes
nach dem Nachweisstichtag ist für die Teilnahme und
den Umfang des Stimmrechts ausschließlich der Anteils-
besitz des Aktionärs am Nachweisstichtag maßgeblich,
d. h. Veräußerungen von Aktien nach dem Nachweisstich-
tag haben keine Auswirkungen auf die Berechtigung zur
Teilnahme und auf den Umfang des Stimmrechts.Entsprechendes gilt für den Zuerwerb von Aktien nach Die Aktionäre, die den von der Gesellschaft benannten
dem Nachweisstichtag. Personen, die zum Nachweisstich- Stimmrechtsvertretern eine Vollmacht erteilen möchten,
tag noch keine Aktien besitzen und erst danach Aktionär benötigen hierzu eine Eintrittskarte zur Hauptversamm-
werden, sind nicht teilnahme- und stimmberechtigt. Der lung, die bei der depotführenden Bank zu beantragen ist.
Nachweisstichtag hat keine Bedeutung für die Dividen-
denberechtigung. Weitere Informationen zur Stimmrechtsvertretung so-
wie ein Formular zur Vollmachts- und Weisungserteilung
Nach Eingang der Anmeldung und des Nachweises ihres stehen den Aktionären unter der Internetadresse
Anteilsbesitzes bei der Gesellschaft werden den Aktionä-
ren Eintrittskarten für die Hauptversammlung übersandt. www.prodv.de
Um den rechtzeitigen Erhalt der Eintrittskarten sicherzu- im Bereich Unternehmen > Investor Relations unter der
stellen, bitten wir die Aktionäre, frühzeitig eine Eintritts- Rubrik Hauptversammlung zum Download zur Verfü-
karte für die Teilnahme an der Hauptversammlung bei gung oder können montags bis freitags (außer feiertags)
ihrem depotführenden Institut anzufordern. Die erforder- zwischen 9.00 Uhr (MESZ) und 17.00 Uhr (MESZ) bei der
liche Anmeldung und die Übersendung des Nachweises Gesellschaft unter der Telefonnummer +49 89 21027-222
des maßgeblichen Anteilsbesitzes werden in diesem Fall angefordert werden.
durch das depotführende Institut vorgenommen.
Die Vollmachten und Weisungen für die Stimmrechts-
vertreter, die im Vorfeld der Hauptversammung erteilt
STIMMRECHTSVERTRETUNG werden, sind bis spätestens 27.09.2021 – bei den angegebe-
nen Stimmrechtsvertretern eingehend – zurückzusenden.
Jede Stückaktie gewährt in der Hauptversammlung eine Später eingehende Vollmachten und Weisungen können
Stimme. nicht mehr berücksichtigt werden.
Die Aktionäre, die nicht an der Hauptversammlung teil-
nehmen, können ihr Stimmrecht unter entsprechender Selbstverständlich können die Aktionäre am Tag der
Vollmachtserteilung durch einen Bevollmächtigten, auch Hauptversammlung noch bis zum Beginn der Abstimun-
durch ein Intermediär oder eine Vereinigung von Akti- gen am An- und Abmeldeschalter Vollmachten und
onären, ausüben lassen. Vollmachten, die nicht an ein Weisungen an die Stimmrechtsvertreter erteilen.
Intermediär, eine Aktionärsvereinigung oder eine andere der
in § 135 AktG gleichgestellten Personen erteilt werden, Ergänzungsverlangen zur Tagesordnung nach § 122
bedürfen der Textform. Ein Formular zur Vollmachtser- Abs. 2 AktG
teilung befindet sich auf der Rückseite der Eintrittskarte
oder kann bei oben genannter Adresse angefordert werden. Aktionäre, deren Anteil zusammen den zwanzigsten
Als besonderen Service bieten wir unseren Aktionären Teil des Grundkapitals oder den anteiligen Betrag von
an, sich durch von der Gesellschaft benannte weisungs- 500.000,00 Euro erreichen, können verlangen, dass Ge-
gebundene Stimmrechtsvertreter in der Hauptversamm- genstände auf die Tagesordnung gesetzt und bekanntge-
lung vertreten zu lassen. Die Stimmrechtsvertreter üben macht werden. Jedem neuen Gegenstand muss eine Begrün-
das Stimmrecht ausschließlich auf der Grundlage der dung oder eine Beschlussvorlage beiliegen. Das Verlangen ist
vom Aktionär erteilten Weisungen aus. schriftlich an den Vorstand der PRO DV AG zu richten undmuss der Gesellschaft bis zum Ablauf des 03.09.2021, PRO DV AG
24.00 Uhr (MESZ) zugegangen sein. Investor Relations
Hauert 12
Bitte richten Sie ein entsprechendes Verlangen an die
44227 Dortmund
folgende Adresse:
E-Mail: ir@prodv.de
PRO DV AG
Vorstand zugehen und die übrigen Voraussetzungen für eine Pflicht
Hauert 12 der Gesellschaft zur Zugänglichmachung nach § 126 bzw.
44227 Dortmund § 127 AktG erfüllt sind. Eventuelle Stellungnahmen der
Verwaltung werden ebenfalls unter der genannten Inter-
Die Antragsteller haben nachzuweisen, dass sie seit min- netadresse veröffentlicht.
destens 90 Tagen vor dem Tag des Zugangs des Verlangens
Inhaber der Aktien sind und dass sie die Aktien bis zur Gesamtzahl der Aktien und Stimmrechte zum Zeitpunkt
Entscheidung des Vorstands über den Antrag halten (§ 122 der Einberufung der Hauptversammlung
Absatz 2, § 122 Absatz 1 Satz 3 AktG sowie § 70 AktG).
Im Zeitpunkt der Einberufung der Hauptversammlung be-
trägt das Grundkapital der Gesellschaft 4.300.000,00 Euro
und ist eingeteilt in 4.300.000 Stückaktien. Die Zahl der
ANTRÄGE UND WAHLVORSCHLÄGE Aktien, die ein Stimmrecht gewähren, also die Gesamtzahl
der Aktien abzüglich der zum Zeitpunkt der Einberufung
Anträge und Wahlvorschläge von Aktionären gemäß von der Gesellschaft gehaltenen oder ihr gemäß § 71d
§§ 126 Abs. 1 und 127 AktG AktG zuzurechnenden eigenen Aktien, beträgt zu diesem
Zeitpunkt 4.300.000 Aktien.
Aktionäre können in der Hauptversammlung Anträge und
ggf. auch Wahlvorschläge zu Punkten der Tagesordnung
stellen, ohne dass es hierfür von der Hauptversammlung
einer Ankündigung, Veröffentlichung oder sonstigen be-
sonderen Handlung bedarf.
Gegenanträge im Sinne des § 126 AktG und Wahlvor- VERÖFFENTLICHUNGEN
schläge im Sinne des § 127 AktG werden einschließlich AUF DER INTERNETSEITE
des Namens des Aktionärs, der Begründung, die allerdings
für Wahlvorschläge nicht erforderlich ist, und einer etwa- Diese Einberufung der Hauptversammlung, die zugäng-
igen Stellungnahme der Verwaltung unter der Internetad- lich zu machenden Unterlagen und Anträge von Aktio-
resse www.prodv.de im Bereich Unternehmen > Investor nären sowie weitere Informationen stehen auch auf der
Relations unter der Rubrik Hauptversammlung zugäng- Internetseite der Gesellschaft unter www.prodv.de im Be-
lich gemacht, wenn sie der Gesellschaft bis Ablauf des reich Unternehmen > Investor Relations unter der Rubrik
13.09.2021, 24.00 Uhr (MESZ) unter der Adresse Hauptversammlung zum Download zur Verfügung.Datenschutzrechtliche Betroffeneninformation für ten Dienstleistung erforderlich sind und verarbeiten die
Aktionäre Daten ausschließlich nach Weisung der Gesellschaft.
Die Gesellschaft verarbeitet als verantwortliche Stelle Werden (Gegen-)Anträge zur Tagesordnung der Haupt-
im Sinne von Art. 4 Nr. 7 Datenschutz-Grundverordnung versammlung gestellt, prüfen wir diese auf ihre Zulässig-
(„DSGVO“) personenbezogene Daten (Name, Anschrift, keit, teilen diese einschließlich des/der Namen der An-
E-Mail-Adresse, Aktienanzahl, Aktiengattung, Besitzart tragsteller und gegebenenfalls einer Stellungnahme der
der Aktien und Nummer der Eintrittskarte) auf Grundlage Verwaltung den übrigen Aktionären mit und veröffent-
der in Deutschland geltenden Datenschutzbestimmungen, lichen dies zusätzlich auf der Website der Gesellschaft.
um den Aktionären die Ausübung ihrer Rechte im Rahmen
der Hauptversammlung zu ermöglichen. Die Gesellschaft Bezüglich der Verarbeitung personenbezogener Daten
wird vertreten durch die Vorstände Uwe Osterkamp und haben die Aktionäre die folgenden Rechte: Sie können
Gregor Steverding. Die Gesellschaft können Sie erreichen von der Gesellschaft gemäß Art. 15 DSGVO Auskunft über
unter: Ihre personenbezogenen Daten, gemäß Art. 16 DSGVO die
Berichtigung Ihrer personenbezogenen Daten, gemäß Art.
PRO DV AG 17 DSGVO die Löschung Ihrer personenbezogenen Daten,
Hauert 12 gemäß Art. 18 DSGVO die Einschränkung der Verarbei-
44227 Dortmund tung Ihrer personenbezogenen Daten und gemäß Art. 20
Telefonnummer: +49 231 9792-0 DSGVO die Übertragung bestimmter personenbezogener
E-Mail: datenschutz@prodv.de Daten auf Sie oder einen von Ihnen benannten Dritten
(Recht auf Datenübertragbarkeit) verlangen.
Soweit diese personenbezogenen Daten nicht von Ihnen
im Rahmen Ihrer Anmeldung zur Hauptversammlung an- Diese Rechte können die Aktionäre gegenüber der Gesell-
gegeben wurden, übermittelt Ihre depotführende Bank schaft unentgeltlich über die E-Mail-Adresse
Ihre personenbezogenen Daten an die Gesellschaft. Die
Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten erfolgt datenschutz@prodv.de
ausschließlich für die Abwicklung Ihrer Teilnahme an der
Hauptversammlung und auch insoweit nur in dem zur oder über die folgenden Kontaktdaten geltend machen:
Erreichung dieses Zwecks zwingend erforderlichen Maße.
Rechtsgrundlage für die Verarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 lit. PRO DV AG
(c) DSGVO. Wir speichern Ihre personenbezogenen Da- Hauert 12
ten für einen Zeitraum von zehn (10) Jahren beginnend 44227 Dortmund
mit dem Ende des Jahres, in dem die Hauptversammlung
stattfand.
Zudem steht den Aktionären gemäß Art. 77 DSGVO ein Be-
Die Dienstleister der Gesellschaft, welche zum Zwecke der schwerderecht bei den Datenschutzaufsichtsbehörden zu.
Ausrichtung der Hauptversammlung beauftragt werden, Diese kann insbesondere bei der Datenschutzaufsichtsbe-
erhalten von der Gesellschaft nur solche personenbezo- hörde entweder des Bundeslandes, in dem der Aktionär sei-
genen Daten, welche für die Ausführung der beauftrag- nen Wohnsitz oder ständigen Aufenthaltsort hat, oder desBundeslandes Nordrhein-Westfalen, in dem die Gesellschaft ihren Sitz hat, eingelegt werden. Coronavirus-Lage Die aktuellen Informationen für die geltenden Hygiene- und Abstandsregelungen auf der Hauptversammlung finden Sie auf der Internetseite der Gesellschaft unter www.prodv.de im Bereich Unternehmen > Investor Relations unter der Rubrik Hauptversammlung. Dortmund, im August 2021 PRO DV AG Der Vorstand www.prodv.de
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